что относится к переписке по административно хозяйственным вопросам

Приказы по административно-хозяйственным вопросам

Какую ошибку делали в сроке хранения

Объясним логику их поведения и распространенную ошибку.

По Перечню типовых управленческих документов с указанием сроков хранения 2010 года 1 приказы по основной деятельности хранились постоянно до ликвидации организации. А после нее они могли быть выборочно взяты на хранение в государственный или муниципальный архив. Если кадровые документы туда передавались практически всегда, то приказы по основной деятельности если и брали, то некоторые – обычно это:

Об этом говорит сноска в Перечне 2010 г., которую мы видим в статье 19 а), посвященной приказам по основной деятельности.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558)

Эту ошибку, которую допускали, глядя на постоянные сроки хранения в Перечне 2010 г., допускают и глядя на Перечень 2019 г., только в новом Перечне это будут уже другие сноски:

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

По Перечню 2010 г. приказы по административно-хозяйственным вопросам следовало хранить 5 лет (ст. 19 в)). По Перечню 2019 г. 2 у них срок такой же (ст. 19 б)). А вот приказы по основной деятельности неисточники комплектования по-прежнему должны хранить до своей ликвидации (пожизненно), но возможность их частичной передачи при ликвидации организации в государственный/муниципальный архив Перечнем 2019 г. уже не предусматривается – см. примечание 2 к ст. 19 а)!

Поэтому смешивать эти 2 вида приказов не стоило ни раньше, ни сейчас. Ведь иначе хранить такие дела нужно по старшему сроку – постоянно (пожизненно для организации). А если изъять из них приказы по АХВ в отдельное дело с 5-летним сроком хранения.

Источник

Приказ и распоряжение: чем отличаются и в каком случае использовать

Бывает непонятно, какой распорядительный документ использовать, чтобы поставить задачи внутри компании: приказ или распоряжение. Разбираем на примерах, в чем разница и какой документ лучше подойдет в разных ситуациях

Сергей Скрябин

Чтобы ставить и решать задачи внутри компании, бизнес использует приказы и распоряжения. Не всегда понятно, когда какой документ нужно издать. Разбираемся, в чем отличия приказа от распоряжения, какой документ нужно издавать в разных ситуациях и кто имеет право это делать.

Сходства и различия приказа и распоряжения

В законодательстве нет общих правил, которые регулируют, когда издавать приказ, а когда — распоряжение. Например, в трудовом кодексе эти документы часто уравнивают в правах.

Так, чтобы принять сотрудника на работу или уволить его, подойдут оба документа.

Чтобы понять, чем отличается приказ от распоряжения, возьмем за основу определения из Единой государственной системы делопроизводства — ЕГСД.

Приказ — правовой акт, который издает руководитель органа государственного управления или его структурного подразделения, чтобы решить основные и оперативные задачи.

Распоряжение — правовой акт, который издает руководитель коллегиального органа государственного управления, чтобы решить оперативные вопросы. У распоряжения обычно ограниченный срок действия, и оно касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.

Главное отличие этих документов в том, что приказ всегда издает руководитель компании или его заместитель, а распоряжение — руководитель компании, заместитель и другие уполномоченные лица, например начальники отделов.

Есть также условные отличия приказа от распоряжения. Мы собрали их в таблице.

Виды приказов и распоряжений

В делопроизводстве есть три вида приказов и распоряжений.

По основной деятельности. Цель — решить основные задачи, которые стоят перед компанией. Например, ввести штатное расписание или создать новое подразделение.

По административно-хозяйственным вопросам. Относятся к деятельности, которая связана с транспортным обслуживанием, эксплуатацией и оснащением зданий. Например, приказ или распоряжение о покупке оборудования.

По личному составу. Касаются вопросов взаимодействия сотрудников с компанией. Например, чтобы принять на работу или уволить сотрудника, нужно издать соответствующий приказ или распоряжение.

Порядок издания приказа и распоряжения

Правила не регламентированы законом, но их прописывают в инструкции по делопроизводству. Обычно порядок издания приказов и распоряжений выглядит так:

Иногда порядок может быть сложнее: ответственный сотрудник сначала готовит проект, согласует его с юристами и руководителем и только потом отдает на подпись.

Например, если руководитель издает приказ о введении системы сохранения коммерческой тайны, лучше сначала подготовить проект и согласовать его с юристом, чтобы документ не противоречил законам.

А вот при издании приказа о приеме на работу можно воспользоваться шаблоном — готовить проект и согласовывать с юристом не обязательно.

Требования к оформлению приказов и распоряжений

В законе нет требований к оформлению приказов и распоряжений, но в государственном стандарте есть рекомендации, примеры и шаблоны распорядительных документов.

Компаниям и ИП не обязательно оформлять документы строго по ГОСТу, но чтобы они имели юридическую силу, нужно указать следующие реквизиты:

Например, ООО «Компания»Имя и должность автора документаДолжность указывают так, как она прописана в распорядительном документе о назначении на должность.

Например, генеральный директор ООО «Компания» Петров П. П.Вид документа«Приказ» или «Распоряжение»Номер документаУказывают номер, который присвоен при регистрации документаДатаДолжна соответствовать дате подписания или издания документаНаселенный пунктНужно указать город или другой населенный пункт, в котором издан документЗаголовокТо, о чем пойдет речь в документе.

Например, приказ «Об утверждении штатного расписания»Подпись руководителяРуководитель ставит подпись, а расшифровку печатают в документеКонтроль за исполнением приказа или распоряженияЧтобы назначить сотрудника, который будет отвечать за исполнение документа, последним пунктом в тексте указывают фамилию и должность ответственного.

Например: «Контроль за исполнением возложить на начальника отдела Петрова П. П.»

Кроме реквизитов, есть и другие рекомендации по оформлению распорядительных документов.

Оформление приказа. Текст приказа состоит из двух частей: первая — это основания или причины создания документа, вторая — решение руководителя, которое начинается со слова «Приказываю».

Оформление распоряжения. В отличие от приказа, в распоряжении оснований и причин для издания документа может не быть. В таком случае оно начинается сразу с решения руководителя — например, со слова «Обязываю».

Коротко

Сейчас читают

Оферта: что это и зачем она нужна

Одному бизнесу оферта поможет ускорить заключение договоров с клиентами, а другому — будет нужна по закону. Что включить в оферту и как избежать типовых ошибок — в статье

Как ИП оформить банкротство

Пошаговый план действий для ИП при оформлении банкротства и другие способы погасить долги

Что такое выездная налоговая проверка и как бизнесу к ней подготовиться

С экспертом по налоговым проверкам разобрались, как бизнесу вести себя при выездной проверке, какие права и ограничения есть у сотрудников налоговой и как оспорить результаты, если вы с ними не согласны

Рассылка для бизнеса

Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее

© 2006—2021, АО «Тинькофф Банк», Лицензия ЦБ РФ № 2673 — Команда проекта

Тинькофф Бизнес защищает персональные данные пользователей и обрабатывает Cookies только для персонализации сервисов. Запретить обработку Cookies можно в настройках Вашего браузера. Пожалуйста, ознакомьтесь с Условиями обработки персональных данных и Cookies.

Чтобы скачать чек-лист,
подпишитесь на рассылку о бизнесе

После подписки вам откроется страница для скачивания

Источник

Последние публикации

Новости

Главные темы месяца

Какие приказы относятся к приказам по административно-хозяйственным вопросам?

Приказы по административно-хозяйственным вопросам (административно-хозяйственной деятельности) и другие группы приказов: по основной деятельности, по личному составу

Приказы принято делить на три основные группы:

по основной деятельности,

по личному составу,

по административно-хозяйственным вопросам (или их называют еще «по административно-хозяйственной деятельности).

Такое разделение не предусмотрено Трудовым кодексом РФ, но оно устанавливалось ранее и устанавливается сейчас нормативными актами, определяющими сроки хранения приказов.

Сейчас сроки хранения документов установлены Росархивом в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». Данный Перечень утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236. В нем приказы как раз и разделены на группы: по личному составу (п. 434), по основной (профильной) деятельности» (п. 19), по административно-хозяйственным вопросам (п. 19).

Для разных приказов установлены разные сроки хранения, хранятся разные виды приказов в разных делах. Приказы по административно-хозяйственным вопросам собираются в дело отдельно от приказов основной деятельности и приказов по личному составу.

При решении вопроса об отнесении конкретного приказа к той или иной группе обращают внимание на содержание вопросов, которые приказ регулирует.

Чем отличаются приказы по административно-хозяйственным вопросам от других видов приказов?

Приказы по административно-хозяйственным вопросам (АХВ) отличаются от приказов по основной деятельности и по личному составу тем, что регулируют свою специфическую область, они направлены на решение административно-хозяйственных задач, стоящих перед организацией: об эксплуатации зданий и помещений, о транспортном обслуживании, внутренней связи, об организации общей и противопожарной охраны организации и др.

В отличие от приказов по АХВ приказы по основной деятельности издаются для регулирования основной и оперативной деятельности организации в целом либо отдельных ее структурных подразделений. Ими утверждаются локальные нормативные акты, создаются комиссии, новые структурные подразделения, оформляется проведение каких-то мероприятий (по сокращению штата, по проведению конкурсов) и др.

Новичкам иногда сложно понять, к какой группе отнести приказ: к приказам по АХВ или по основной деятельности. Эти две категории они порой путают. Нет сложностей обычно, когда нужно отличить приказы по АХВ от приказов по личному составу. Последние регулируют отношения «работник-работодатель» (прием на работу, перевод, перемещение, отпуск, командировку, увольнение и др.), они содержат распорядительные предписания в отношении конкретных работников.

Иногда приказ по АХВ касается в какой-то мере правил внутреннего трудового распорядка или иных локальных нормативных актов, например, когда он регулирует пропускной режим. Приказы по основной деятельности могут тоже касаться ПВТР и других ЛНА, например ЛНА о пропускном режиме. Тут важно разграничить два вида этих приказов. Приказом по основной деятельности ЛНА может утверждаться, в него могут вноситься изменения. Приказом по АХВ изменения в ЛНА не вносятся. Однако данным приказом регламентируются работы по организации пропускного режима, установленного в ЛНА.

В отличие от приказов по личному составу приказы по АХВ не решают вопросы управления персоналом, а зачастую даже не содержат персональных данных работников.

Виды (список, перечень) приказов, которые относятся к приказам по административно-хозяйственным вопросам

Упомянутый выше Перечень типовых управленческих архивных документов перечислил многие приказы, которые относятся к приказам по личному составу, но не указал, какие приказы следует относить к приказам по административно-хозяйственным вопросам. Он лишь назвал эту группу приказов и установил для нее срок хранения.

Таблица. Приказы по административно-хозяйственным вопросам в Перечне

В других нормативных актах, которые бы касались всех работодателей, тоже нет перечней приказов, отнесенных к приказам по административно-хозяйственным вопросам.

Этот перечень работодатель определяет самостоятельно в своих локальных нормативных актах, руководствуясь содержанием конкретных видов приказов. При составлении перечня можно ориентироваться на некоторые документы государственных органов, бюджетных учреждений. К частным работодателям они не относятся, они обычно внутриведомственные, но если тема в документе раскрыта хорошо, то почему бы не позаимствовать его положения в свои локальные нормативные акты.

Например, хорошо проработан наш вопрос в документах:

В данных Памятках неплохо раскрыто, как отличить приказ по административно-хозяйственным вопросам от других приказов, какие конкретно приказы отнести к приказам по административно-хозяйственным вопросам.

Так, в Памятке по систематизации приказов (распоряжений) в делопроизводстве организации указано:

«4.1. Приказы по административно-хозяйственным вопросам – распорядительные документы, направленные на решение административно-хозяйственных задач, стоящих перед организацией.

4.2. К приказам по административно-хозяйственной деятельности относятся приказы:

о соблюдении правил внутреннего распорядка деятельности;

об эксплуатации зданий и помещений;

о транспортном обслуживании, внутренней связи;

об организации общей и противопожарной охраны организации;

об обеспечении безопасности организации и др.

4.3. В случае если содержание зданий, служебных помещений в надлежащем техническом и санитарном состоянии, благоустройство придомовых территорий и т.п. или покупка оборудования, продажа горюче-смазочных материалов и др. являются основной деятельностью организации, приказы по этим вопросам отбираются на постоянное хранение».

В Памятке «Критерии отнесения приказов (распоряжений) к категориям: по основной деятельности, личному составу и административно-хозяйственным вопросам» предусмотрено:

«3.1. Приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам – распорядительные документы, направленные на решение административно-хозяйственных задач, стоящих перед организацией.

3.2. В Перечне в разделе 10 «Административно-хозяйственные вопросы» выделены четыре направления, относящиеся к административно-хозяйственной деятельности. Приказы (распоряжения), издаваемые по указанным направлениям, следует относить к группе приказов (распоряжений) по административно-хозяйственным вопросам:

3.2.1. о соблюдении правил внутреннего распорядка деятельности (например, приказ (распоряжение) об установлении пропускного режима в организации; о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни; о нарушении правил внутреннего трудового распорядка);

3.2.2. об эксплуатации зданий, помещений (например, приказ (распоряжение) по вопросам пользования и распоряжения имуществом; о сдаче помещений в аренду; о страховании имущества; о санитарно-гигиенической обработке помещений);

3.2.3. о транспортном обслуживании и внутренней связи (например, приказ (распоряжение) о выделении автотранспорта; о расходе горюче-смазочных материалов; об обеспечении средствами связи конференций, совещаний; об эксплуатации средств связи; об организации защиты сетей связи);

3.2.4. об обеспечении безопасности организации (например, приказ (распоряжение) об организации противопожарной охраны организации; об улучшении технической и антитеррористической укреплённости организации; об охранной деятельности; об устройстве и эксплуатации технических средств).

3.3. Организации, в которых перечисленные выше функции являются основной (профильной) деятельностью, приказы (распоряжения) по данным вопросам откладываются на постоянное хранение.

3.4. Приказ (распоряжение), содержащий вопросы основной деятельности и поручения административно-хозяйственного характера, относится к основной деятельности и хранится постоянно (например, в приказе (распоряжении) о подготовке и проведении конференции может содержаться поручение руководителю соответствующего подразделения об организации транспортного обслуживания участников мероприятия)».

Проанализировав содержание разных видов приказов, различные ведомственные нормативные акты, сложившуюся кадровую практику, мы составили список приказов, которые можно отнести к приказам по административно-хозяйственным вопросам.

Приказы (распоряжения) о соблюдении правил внутреннего распорядка деятельности

Приказы (распоряжения) об эксплуатации зданий и помещений

Приказы (распоряжения) о транспортном обслуживании, внутренней связи

Приказы (распоряжения) об обеспечении безопасности организации

Данные списки приказов, разумеется не полные и не закрытые. Привести все виды приказов, которые могут создаваться на практике, невозможно.

Деление приказов по административно-хозяйственным вопросам на подгруппы

Поскольку приказы по АХВ имеют одинаковый срок хранения, они могут формироваться в одно дело, регистрироваться в одном журнале – журнале регистрации приказов по административно-хозяйственным вопросам.

Работодатель у себя на локальном уровне вправе самостоятельно решить, будут ли приказы по АХВ у него делиться на подгруппы или нет, а если будут, то на какие именно подгруппы. Соответственно, приказы каждой подгруппы будут подшиваться в свое дело, регистрироваться отдельно. Номенклатура дел частной компании находится в ее собственном ведении.

Регистрация приказов по АХВ. Коды (индексы) приказов

Каждая группа приказов обычно регистрируется в отдельном журнале регистрации. Как было отмечено выше, приказы по АХВ имеют один общий срок хранения, поэтому могут регистрироваться в одном журнале и храниться в одном деле. Но по решению работодателя массив приказов по АХВ может быть поделен на подгруппы, каждая из которых будет регистрироваться и храниться отдельно.

Отдельно от приказов принято регистрировать распоряжения.

При регистрации приказа его номер нередко дополняется «расшифровывающим» буквенным индексом (кодом), «подсказывающим» к какой группе или подгруппе работодатель отнес данный приказ.

Закон не устанавливает обязательное присвоение индексов (кодов) приказам по АХВ всеми работодателями. Так что каждый работодатель вправе сам решить, присваивать ли ему код (индекс) своим приказам по АХВ или нет, и если присваивать, то какой. Обычно на практике присваивают код (индекс) «АХ» или «АХД» или «АХВ».

Некоторые работодатели присваивают коды (индексы) только приказам по личному составу, а приказам по АХВ и по основной деятельности не присваивают. Это может привести к путанице. Какую-то из этих групп все-таки лучше «прокодифицировать».

В целом каждому работодателю хорошо бы иметь у себя в организации классификатор приказов и распоряжений, в котором также установить, кто в организации полномочен издавать приказы, а кто распоряжения и по каким вопросам.

Источник

Что относится к переписке по административно хозяйственным вопросам

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Обзор документа

Письмо Министерства спорта РФ от 25 апреля 2019 г. № 05-05-2-20/10893 О разъяснении определения «должностное лицо»

Правовой департамент рассмотрел служебную записку Департамента науки и образования от 22 марта 2019 г. № 04-04-3-20/10393 по вопросу разъяснений определения «должностное лицо» и сообщает следующее.

В соответствии с пунктом 1 примечаний к статье 285 УК РФ должностными лицами в статьях Главы 30 «Преступления против государственной власти, интересов государственной службы и службы в органах местного самоуправления» признаются лица, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющие функции представителя власти либо выполняющие организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в государственных органах, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждениях, государственных корпорациях, государственных компаниях, государственных и муниципальных унитарных предприятиях, акционерных обществах, контрольный пакет акций которых принадлежит Российской Федерации, субъектам Российской Федерации или муниципальным образованиям, а также в Вооруженных Силах Российской Федерации, других войсках и воинских формированиях Российской Федерации.

Согласно примечанию к статье 2.4 КоАП РФ под должностным лицом в КоАП РФ следует понимать лицо, постоянно, временно или в соответствии со специальными полномочиями осуществляющее функции представителя власти, то есть наделенное в установленном законом порядке распорядительными полномочиями в отношении лиц, не находящихся в служебной зависимости от него, а равно лицо, выполняющее организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции в государственных органах, органах государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, а также в Вооруженных Силах Российской Федерации, других войсках и воинских формированиях Российской Федерации.

Из вышеизложенного следует, что должностным лицом является лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции.

В соответствии с пунктом 3 Постановления Пленума к исполняющим функции представителя власти следует относить лиц, наделенных правами и обязанностями по осуществлению функций органов законодательной, исполнительной или судебной власти, а также, исходя из содержания примечания к статье 318 УК РФ, иных лиц правоохранительных или контролирующих органов, наделенных в установленном законом порядке распорядительными полномочиями в отношении лиц, не находящихся от них в служебной зависимости, либо правом принимать решения, обязательные для исполнения гражданами, организациями, учреждениями независимо от их ведомственной принадлежности и форм собственности.

Согласно пункту 4 Постановления Пленума под организационно-распорядительными функциями следует понимать полномочия должностного лица, которые связаны с руководством трудовым коллективом государственного органа, государственного или муниципального учреждения (его структурного подразделения) или находящимися в их служебном подчинении отдельными работниками, с формированием кадрового состава и определением трудовых функций работников, с организацией порядка прохождения службы, применения мер поощрения или награждения, наложения дисциплинарных взысканий и т.п.

К организационно-распорядительным функциям относятся полномочия лиц по принятию решений, имеющих юридическое значение и влекущих определенные юридические последствия (например, по выдаче медицинским работником листка временной нетрудоспособности, установлению работником учреждения медико-социальной экспертизы факта наличия у гражданина инвалидности, приему экзаменов и выставлению оценок членом государственной экзаменационной (аттестационной) комиссии).

В соответствии с пунктом 5 Постановления Пленума как административно-хозяйственные функции надлежит рассматривать полномочия должностного лица по управлению и распоряжению имуществом и (или) денежными средствами, находящимися на балансе и (или) банковских счетах организаций, учреждений, воинских частей и подразделений, а также по совершению иных действий (например, по принятию решений о начислении заработной платы, премий, осуществлению контроля за движением материальных ценностей, определению порядка их хранения, учета и контроля за их расходованием).

Вместе с тем необходимо принимать во внимание, что УК РФ и КоАП РФ имеют специфичную, узконаправленную сферу правового регулирования, что необходимо учитывать в случаях использования закрепленных в них понятий «должностное лицо» в процессе реализации норм части 12 статьи 26 Федерального закона от 4 декабря 2007 г. № 329-ФЗ «О физической культуре и спорте в Российской Федерации».

Также в некоторых случаях законодательство Российской Федерации содержит понятие должностного лица в соответствующей сфере отношений. Например, статья 2 Федерального закона от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» определяет должностное лицо местного самоуправления как выборное либо заключившее контракт (трудовой договор) лицо, наделенное исполнительно-распорядительными полномочиями по решению вопросов местного значения и (или) по организации деятельности органа местного самоуправления.

Согласно пункту 5 статьи 4 Федерального закона от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» для целей данного Федерального закона под должностным лицом понимается лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в государственном органе или органе местного самоуправления.

Таким образом, понятие должностного лица, как правило, распространяется на лиц, замещающих должности в органах публичной власти.

Дополнительно отмечаем, что законодательством субъекта Российской Федерации также может быть закреплено понятие «должностное лицо».

С учетом вышеуказанного под должностным лицом, ответственным за организацию работы по предотвращению допинга в спорте и борьбе с ним во взаимодействии с российской антидопинговой организацией, федеральным органом исполнительной власти в области физической культуры и спорта, федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным на медико-биологическое обеспечение спортсменов спортивных сборных команд Российской Федерации, может пониматься такое должностное лицо, которое подпадает под вышеуказанные признаки данной категории лиц и у которого обозначенные выше функции будут включены в должностной регламент.

Обзор документа

Минспорт разъяснил, кто относится к должностным лицам, ответственным за организацию работы по предотвращению допинга в спорте и борьбе с ним во взаимодействии с российской антидопинговой организацией, федеральным органом исполнительной власти в области физкультуры и спорта, федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным на медико-биологическое обеспечение спортсменов сборных команд.

По общему правилу должностным является лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию реализующее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции.

Понятие должностного лица распространяется на лиц, замещающих должности в органах публичной власти.

Законодательством региона также может быть закреплено понятие «должностное лицо».

Источник