Что такое организация мероприятия
ВВЕДЕНИЕ
Прагматические отношения во всех сферах жизни общества становятся характеристикой XXI века. В условиях, когда успех предприятия, общественной либо политической структуры уже не возможен без проведения презентаций, выставок, конференций и т.д., особую актуальность приобретает грамотная организация подобных мероприятий.
Однако далеко не всегда такого рода мероприятия проходят на профессиональном уровне, так как высококлассных специалистов, способных их осуществить, не так много. Тем более, что с каждым годом методика их проведения совершенствуется, появляются новые технологии, более креативная техника. Очень важно, чтобы эти мероприятия были хорошо продуманы и спланированы, поскольку участники воспринимают их как визитную карточку учреждения.
К сожалению, учебные пособия, в которых были бы изложены технологии подготовки совещаний, презентаций, конференций, массовых и иных мероприятий, в настоящее время отсутствуют. При необходимости приходится буквально по крупицам собирать информацию в Интернете и не всегда корректных книжных изданиях.
Цель курсовой работы: развить у будущих специалистов в области сервиса и туризма умения организовывать мероприятия, представляющие интерес для их участников и отражающие интересы своего учреждения.
1. Рассмотреть понятия и сущность организации и проведения мероприятия;
2. Составить программу организации и проведения конференции.
ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИЯ МЕРОПРИЯТИЯ
Этапы организации и проведения мероприятия
Прежде всего, следует подчеркнуть: неудачи раскрытия содержания мероприятия вскоре забудутся, но о технологических срывах участники будут помнить годами.
Каждое мероприятие имеет определенные требования, отклонение от которых в отдельных случаях допустимо, но нежелательно. Так, если в каком-либо массовом мероприятии всё действие рассчитано буквально по минутам, но при проведении возникли неожиданные обстоятельства, то временные рамки придется все же немного нарушить.
Любое мероприятие имеет организационный план, который подразумевает логичность и порядок действий, направленных на построение мероприятия в целом. План мероприятия состоит из пунктов, каждый из которых требует выполнения определенных обязанностей. Чтобы планируемое мероприятие прошло на должном уровне, необходимо проводить соответствующую подготовку. Вся работа в этом направлении должна быть отлажена, проконтролирована специалистами. Необходимым условием является четкое распределение обязанностей, функций между участниками этого процесса. Назначенное лицо или группа лиц (оргкомитет) должны относиться к своим обязанностям с особым вниманием, ответственностью и с пониманием дела. Например, при проведении делового приема необходимо выбрать вид приема, составить список приглашенных лиц, разослать приглашения и т.д.
В целом можно выделить следующие этапы организации проведения мероприятия как вида деятельности:
1. Возникновение идеи мероприятия и её юридическое закрепление.
Идея мероприятия может быть вызвана объективными либо субъективными причинами. В первом случае мероприятие может быть задумано в связи с приближающейся значительной датой: 50-летие создания учреждения, 10-летие выхода в свет первой книги издательства, открытие монумента и т.д. Во втором случае оно может быть предложено кем-то из сотрудников учреждения: проведение научной конференции, праздник творчества дворников ЖЭКа, День цветения ромашки и др.
Принятое решение реализуется в соответствующем приказе. Который юридически закрепляет сам факт необходимости проведения мероприятия, ответственных за его организацию, проведение и осуществление контроля за исполнением.
2. Определение состава участников.
Осуществляется оргкомитетом либо сотрудником, ответственным за проведение мероприятия, по согласованию с руководителем учреждения.
3. Оповещение о предстоящем мероприятии.
4. Встреча участников мероприятия.
При проведении масштабных мероприятий встречают обычно почетных участников и участников, определенных регламентом мероприятия (руководители, государственные и политические деятели, иностранные делегации и т.п.). Составляется график встреч, включающий фамилию, место работы и должность прибывающего участника, дату и место прибытия, ответственного за встречу. Заказывается транспорт в зависимости от количества и ранга прибывающих участников. Так, почетному участнику независимо от количества прибывающих вместе с ним участников предоставляется отдельный транспорт.
Некорректно встретить почетного участника, игнорируя при этом участников, прибывших одновременно с ним.
5. Размещение участников мероприятия.
Иногородние участники мероприятия могут размещаться в гостиницах, общежитиях, пансионатах, квартирах, принадлежащих учреждению, в частном секторе.
При размещении в гостинице следует учитывать:
· социальный статус участника;
· территориальную удаленность от места проведения мероприятия.
Размещение в пансионате. Этот способ особенно перспективен, если пансионат располагает комплексом помещений, специально оборудованных для проведения различных мероприятий. Кроме того, он используется в случаях, когда мест в гостинице не хватает для размещения всех участников мероприятия. При этом решается вопрос с питанием (завтрак, ужин) иногородних участников. Неудобство в данном случае в том, что возрастают, и иногда существенно, транспортные расходы по доставке участников к месту проведения мероприятия.
Размещение в служебных квартирах. Некоторые учреждения располагают служебной площадью, предназначенной для размещения командированных сотрудников. В них можно поселить участников мероприятия, которых не удалось разместить в гостиницах.
Размещение в частном секторе. Используется также при нехватке мест в гостиницах. Кроме того, некоторые иногородние участники могут проживать в квартирах своих родственников и знакомых. Неудобство такого размещения заключается в том, что отчет за соответствующие командировочные расходы документально затрудняется.
6. Организация питания участников мероприятия.
Существует 3 вида организации питания участников мероприятия:
· перерыв на кофе (кофе-брейк);
· товарищеский ужин (неформальная встреча за столом, фуршет, банкет).
Если обед планируется в кафе, то необходимо заранее заказать столики и согласовать меню. Если участники будут обедать в столовой учреждения, то следует позаботиться о том, чтобы они обедали в другое время, чем сотрудники, либо закрыть столовую (часть столовой) на спецобслуживание.
Следует иметь в виду, что традиционное питание осуществляется в большинстве случаев за счет командировочных средств участников, а средства эти, как правило, более чем скромные.
7. Регистрация участников мероприятия.
Регистрация участников проводится непосредственно перед началом содержательной части мероприятия, а её форма зависит от вида мероприятия и его масштабности. На многих мероприятиях, особенно массовых, регистрация участников не предусматривается.
· фамилия, имя, отчество;
· место работы и должность;
· координаты для контакта;
Регистрация проводится одним лицом (преимущественно во время нерегулярных мероприятий) или группой сотрудников учреждения-организатора. Во втором случае используются различные параметры для регистрации, например:
· по алфавитному порядку фамилий;
· по группам учреждений-участников;
Перед началом регистрации заранее устанавливаются столы с табличками, на которых указываются признаки группировки: буквы алфавита, наименования учреждений, регионы и т.д.
8. Регламент (программа, сценарий) мероприятия.
Регламент должен предусматривать четкую организацию хода осуществления мероприятия, порядок рассмотрения вопросов, формы завершения содержательной части, определение процедурных вопросов (время, отводимое на доклад, сообщение, дискуссию, справки и др.), то есть отражать структуру проведения мероприятия, выверенную по времени. Регламент является обязательной составной частью как регулярных, так и нерегулярных мероприятий.
9. Техническое обеспечение мероприятия.
Оно включает в себя подготовку:
· зала для проведения мероприятия (количество мест должно превышать количество участников; зал должен быть оформлен);
· места для выступления участников (на столе президиума должен быть установлен микрофон, если участников более 100 человек; количество мест в президиуме должно превышать число членов президиума; необходимо продумать дизайн и оснастить трибуну микрофоном для выступающих);
· технических средств (микрофоны, компьютер, аппаратура для демонстрации слайдов, таблиц, освещенность зала).
Для мероприятий всех типов используются проекторы, звуковые системы, компьютеризированное оборудование с доступным программным обеспечением, позволяющим создавать различные визуальные эффекты.
В ходе мероприятия или по окончании его можно организовать фотосъемку участников, для чего следует пригласить фотографа и подготовить необходимую аппаратуру.
10. Культурная программа.
Если мероприятие многодневное, то следует запланировать для участников культурную программу. Возможны следующие варианты:
· посещение культурно-зрелищных учреждений;
· концерт профессиональных артистов;
· показ художественной самодеятельности;
· анимационные программы с участием зрителей.
При составлении культурной программы учитываются продолжительность мероприятия, количество и культурно-образовательный уровень участников, возможность приобретения достаточного количества билетов. Ознакомление участников с культурной программой производится до начала или в ходе содержательной части, информацию о пожеланиях участников собирают во время перерывов.
11. Анкетирование участников мероприятия.
Анкетирование проводится в целях:
· определения уровня содержания проведенного мероприятия;
· проведения в дальнейшем справочно-информационной работы.
12. Отчет о проведении мероприятия.
На последнем этапе проводится подготовка итоговых документов, обработка материалов анкетирования и составляется отчет.
Отчет включает в себя:
· экспозиционную информацию: общие количественные показатели, отраслевая и географическая структура участников и посетителей и др.;
· отчет о мероприятиях деловой, конкурсной, презентационной программы;
· отчет о рекламно-информационном сопровождении мероприятия;
· результаты анкетирования и социологического исследования;
· приложения (состав рабочих органов, приказы и распоряжения организатора мероприятия, план проведения мероприятия; положения о конкурсах и заключения конкурсных комиссий и др.);
· выводы и предложения.
Данные отчета являются документом по организации и проведению мероприятия.
Эвент (ивент)
Рассказываем в статье, что такое ивент, как правильно организовать мероприятие и искать персонал для его проведения.
Что такое ивент
Event (с англ. «событие») — публичные мероприятия, которые носят развлекательный и/или рекламный характер.
Термины «event-менеджер», «event-маркетинг», «event-мероприятия» стали употреблять относительно недавно. Известный специалист в области ивент-менеджмента Джо Голдблатт отмечает, что эта профессия сформировалась в середине прошлого столетия с открытием Диснейленда в США.
В России ивент-индустрия начала развиваться в конце 20 века, когда на рынке появились компании, предоставляющие услуги организации мероприятий.
Примеры Event-мероприятий
Event-мероприятия проводятся для того, чтобы положительно влиять на мнение аудитории, налаживать деловые контакты, обменяться опытом. В маркетинге ивенты считаются важными инструментами.
Одни из самых масштабных ивентов создает Red Bull. Производитель энергетического напитка ассоциируется с экстримом, активностью и свободой. Ивенты, которые проводятся под эгидой бренда — фестивали Red Bull Music, спортивные соревнования Red Bull Air Race, Red Bull Flugtag, Red Bull Cliff Diving, Red Bull King of the Air.
Ежегодно компания Apple организовывает ивенты для анонсирования новых продуктов. Это ожидаемые события, которые собирают несколько тысяч участников и гостей.
Еще один пример удачного ивента — это партнерство компании Heineken с Лигой чемпионов UEFA. На стадионах продается пиво производителя, ему посвящено рекламное время до, во время и после игр. Титульное спонсорство в престижном футбольном турнире приносит плоды — широкую узнаваемость Heineken.
Виды ивентов
Существует несколько десятков видов мероприятий:
Открытия.
Этот вид ивента значит торжественное мероприятие в честь запуска чего-то нового (салон красоты, дилерский центр, булочная — любой другой проект).
Выставки.
Их организуют для одной компании или сразу нескольких (компания становится одним из участников отраслевого ивента). В обоих случаях цель — представление продукта не только анонсируемого, но и уже вышедшего. Отраслевые выставки проводят чаще, так компании могут привлечь внимание большего количества потенциальных клиентов.
Ярмарки.
Это события, где производители выставляют товар на продажу. Часто сопровождается развлекательными мероприятиями.
Презентации.
Используют, когда хотят представить новый товар или услугу.
Праздники.
Мероприятие любого масштаба и тематики: частное, городское, спортивное. Ивенты стараются сделать зрелищными, эмоциональными и развлекательными.
Пресс-мероприятия.
В них входят все ивенты, которые предполагают участие представителей СМИ: пресс-туры, пресс-брифинги, пресс-конференции, пресс-ланчи, круглые столы. Основная цель — поделиться с журналистами важной информацией. В зависимости от выбранного формата ивент носит официальный или неформальный характер.
Мастер-класс/тренинг/семинар.
События, где эксперты обучают участников определенной дисциплине.
Фестивали, концерты.
На ивентах выступают известные люди, устраивают зрелищные номера.
Также ивенты делятся на несколько групп в зависимости от целей и аудитории:
Trade events/Торговые ивенты — это события, которые создают для клиентов и партнеров (конференции, семинары, слеты). Цель таких ивентов — донести партнерам информацию о достижении компании, выпуске новой продукции, а также улучшить имидж бренда.
Corporate events/Корпоративные ивенты — мероприятия для сотрудников, проводятся в виде тимбилдингов, юбилеев компании и празднования других важных дат.
Special events/Специальные ивенты — события для клиентов (концерты, презентации, фестивали, благотворительные акции, рекламные туры).
Как организовать успешный ивент
Для достижения успеха мероприятия нужно:
1. Определение цели и формата мероприятия.
Поймите, чего вы хотите от ивента: рассказать о продукте компании, собрать средства, развлечь посетителей или донести знания. От этого будет зависеть и формат.
Создайте документ, в котором будет содержаться подробный план подготовки и проведения ивента: от логистики до его продвижения.
3. Составление бюджета.
В бюджете отражаются список задач, запланированные и возможные непредвиденные расходы.
При подготовке ивента учитывайте все мелочи: от дополнительных развлечений до внешнего вида официантов и дизайна пригласительных.
Нужно заранее определиться с местом проведения мероприятия, забронировать его. Обязательно стоит посетить его лично, доверять фотографиям может быть слишком опрометчиво.
6. Распределение зон ответственности.
Во избежание форс-мажоров важно определиться, за что будет отвечать каждый член команды на этапе подготовки и во время проведения ивента.
Чем больше будет использовано каналов распространения информации, тем выше вероятность, что вашим ивентом заинтересуются.
Это важная часть при проведении ивентов. Команда и обслуживающий персонал должны быть вежливы, ненавязчивы и не подавать виду, если события пойдут не по плану.
9. Финальная проверка.
За день до проведения ивента обязательно проведите итоговую проверку готовности персонала, техники, площадки, материалов и пр. Составьте чек-лист и пройдитесь по нему перед ивентом.
Чтобы объективно оценить, как прошел ивент, попросите гостей оставить отзыв или заполнить анкету. Так вы сможете проанализировать возможные ошибки и избежать их в дальнейшем.
Роль персонала в организации ивента
Персонал — это ключевая составляющая любого события. Сотрудники отвечают за взаимодействие с гостями, организацию, проведение и контроль мероприятия. Ошибка, допущенная одним членом команды, может повлиять на впечатления посетителей от ивента.
Где найти сотрудников для проведения
Есть несколько способов поиска персонала для ивентов:
Публикация объявлений на работных сайтах.
Поиск в тематических группах в соцсетях.
Обращение к друзьям и знакомым, которые посоветуют ивент-специалистов.
Поиск организаторов мероприятий. Этот вариант наименее трудозатратный, так как поиском персонала займутся ивент-менеджеры с наработанной базой.
Заключение
Мы выяснили, что такое ивент, какие виды мероприятий существуют и что нужно для проведения хорошего ивента.
Организация мероприятий: на что обратить внимание?
Главные must-have в организации мероприятий и советы, которые пригодятся новичкам в event-сфере. Читайте на EventNN!
В организации ивентов существует несколько моментов, на которые обязательно нужно обращать внимание для достижения успеха. Особенно внимательно к этому стоит отнестись новичкам, которые делают первые шаги в event-индустрии и хотят изначально поставить организацию мероприятий на высокий уровень.
В организации мероприятий, как и везде, большую роль играет человеческий фактор. Именно от людей и их реакции зависит успешное проведение мероприятия, потому важно произвести на них положительное впечатление, подарить им приятные эмоции от организованного события.
Организация мероприятий –
Позаботьтесь об эмоциональном интеллекте участников
Этой хитростью опытные ивент-агентства пользуются давно, но в последнее время она приобретает все больше значимости. Эмоциональный интеллект ценят многие успешные люди – это раз; спокойная, расслабленная, сконцентрированная аудитория лучше воспримет посыл вашего мероприятия – это два. Забота организатора мероприятия о психическом здоровье участников ивента заключается в продумывании различных деталей: дизайне площадки проведения мероприятия, еде, перерывах, расстановке мебели, коротких сменах деятельности и т.д.
Идеи на вооружение:
Организация мероприятий –
Переосмыслите подачу контента
Стандартные речи – это несколько прошлый век. Материалы, преподнесенные в таком формате, зачастую не сохраняются, а участники (если их можно так назвать, ведь они не принимают непосредственное участие в действии, а лишь слушают) могут быстро потерять интерес.
Организация мероприятий –
Подарите участникам мероприятия отдых или новый опыт
Лучший отдых – это смена деятельности. И лучше сменять ее на что-то приятное и новое для человека. Например, помимо основных событий мероприятия, предложите участникам что-то еще, отвлеченное от ведущей темы – например, экскурсию по городу, бесплатное участие в фестивале, даты которого совпадают с проведением мероприятия, ужин в хорошем ресторане в неформальной обстановке и т.д.
Организация мероприятий –
Используйте нейронауку для убеждения аудитории
Организация мероприятий –
Усильте лояльность участников с помощью коллективного разума
Коллективный разум, когда, казалось бы, несовместимые друг с другом идеи совершено разных людей начинают складываться в максимально полную и репрезентативную картину, творит чудеса! Особенно этот подход актуален для проведения мероприятий таких, как тематические и отраслевые конференции и форумы.
Организация мероприятий –
Внесите элемент благотворительности в мероприятие
Любое мероприятие, особенно крупное, может сделать мир лучше и добрее. И это рычаг, не пользоваться которым было бы обидно. Во-первых, такой подход помогает объединить участников под эгидой решения общей важной проблемы. Во-вторых, элемент благотворительности в вашем ивенте подарит участникам чувство, что они кому-то помогли. (Даже если просто часть средств, собранных за билеты на мероприятие, будет переводиться в благотворительный фонд). Не будем опускать и важный репутационный нюанс – вашему event-агентству или бренду самого мероприятия пойдет на пользу такая слава.
Организация мероприятий –
Вызывайте у участника приятные эмоции
Заставьте участника вашего мероприятия чувствовать себя важным компонентом события и ощущать себя как дома.
Организация мероприятий –
Совместно решайте отраслевые проблемы
Привлекайте аудиторию своего мероприятия к попыткам решить проблемы отрасли. Это можно ненавязчиво вплести в канву мероприятия в виде небольших дискуссионных блоков либо сделать решение определенных значимых проблем ведущей темой всего мероприятия. Людям нравится принимать участие в решении важных проблем, это повышает их чувство собственной значимости. А в результате совместной работы можно найти действительно оптимальные пути их решения.
Организация мероприятий –
Путешествуйте во времени
Думаете, это невозможно? Еще как возможно! С помощью презентаций, проектора, дополненной или виртуальной реальности создавайте иллюзию путешествия во времени. Это наглядно и порой вызывает у взрослых людей детский восторг.
Организация мероприятий –
Вызовите у потенциальных участников любопытство
Оставляйте один компонент мероприятия неизвестным. Неизвестное притягивает. А любопытство – движущая сила действий. Во время постоянного доступа к информации, когда все что угодно можно узнать в Google, секреты – это магический инструмент. Создавайте секреты, используйте силу неизвестного:
Организация мероприятий –
Выстраивайте доверительные отношения
Доверие – главный строительный материал для любых отношений, в том числе с потенциальными участниками мероприятия.
Организация мероприятий –
Дарите чувство эксклюзивности
Еще один действенный способ вызвать интерес к вашему событию – через эксклюзивность.
Организация мероприятий – процесс комплексный и многоступенчатый. Уделять внимание требуется не только техническим моментам (площадка, техническое оснащение и пр.), но и более абстрактным, направленным на то, чтобы удовлетворить все потребности участника события, на то, чтобы заставить его прийти еще раз.
Профессия «Организатор мероприятий»
Предисловие: по причине некой стагнации сайта, хотелось бы начать серьезную серию авторских постов. Проект может послужить не только приятным утренним чтивом за завтраком, но и просветительской литературой для подрастающего поколения, которое не слышало о хэдхантере, силе соотношения знание-опыт, опыт-оплата труда. Самое главное – не слышало о невероятном разнообразии профессий и должностей.
Тысячи выпускников вузов, получив заветный диплом, не имеют ни малейшего представления, кем они хотят стать, читать «работать». И только для самых пробивных слова «стать» и «работать» тождественны.
Представления выпускников о профессиях все еще традиционны – это «преподаватель», «врач», «программист», «кондитер», «летчик» и так далее. Под каждой из этих профессий скрывается с десяток узких специальностей, и только 1-2 будут подходить конкретному специалисту. А ведь есть еще та, какая-то странная профессия, которая они не знают, как называется, но когда по телевизору или в кино показывают, там все весело и дружно сидят и сочиняют слоганы. Ну, как в фильме «99 франков». Или вон есть там за сценой на концерте какие-то ребята, что-то делают, вроде как работают. И Марина Петровна каким-то образом привозит огромное количество американских туристов на теплоход, сидит с ними за столиком в ресторане, общается. Это что за работа такая? Где такому учат?
Одним словом, как мне заниматься тем, чем я хотел заниматься с самого детства? Теми странными вещами, которыми не учат в вузе, а когда спрашиваешь преподавателей, они разводят руками.
В какой-то прекрасный вечер я посмотрела фильм «Выпускник» с Дастином Хоффманом. Тот самый, в котором Миссис Робинсон. Вы знаете, что люди очень по-разному трактуют концовку фильма? Я смотрела его позже с подругой, которая, глядя на уезжающих в автобусе главных героев, улыбалась. Для нее концовка была романтичнее некуда. Меня же «Выпускник» заставил действовать – я не могла себе представить что-то хуже, чем слоняться по родительскому дому, без работы, без опыта, без профессии. Когда тебя спрашивают – ну, что дальше? А ты еще не решил. Фильм «Выпускник», он о безысходности. И в конце, когда герои едут в автобусе, на их лицах так и видно понимание, что они только что натворили какую-то фигню и теперь сами не поймут, что делать дальше.
Я не хотела быть «выпускником», поэтому у меня была «моя» профессия еще до гос экзаменов. Не журналист, преподаватель, переводчик, а то, что я хотела.
Если вы родители, то советую вам как можно раньше познакомить детей с сайтом хэдхантер. С названиями специальностей, требованиями к резюме, а самое главное – требованиями к соискателям.
Изначально я искала работу в концертной деятельности. Была готова даже переехать в Москву, если бы меня взяли хотя бы стажером в компанию типа SAV Entertainment. От работы в клубах меня отговорила знакомая, резюме в ведущее концертное агентство города отклонили (причем, и в последующие разы, когда резюме было уже с большим опытом работы). Попалась одна единственная вакансия – организатор мероприятий. Компания крутая (как впоследствии выяснилось, одна из лучших, если не лучшая). Почему взяли: ожидаемая зарплата – 20 тысяч рублей. Все, кто удивится, поверьте – для зеленого сотрудника, который не умеет чуть меньше, чем ничего – это красная цена. Другие причины сложно назвать – одни соискатели на собеседовании нравятся, другие – нет. Видимо представления работодателя о соискателе и мои представления о работе совпали. Спросили, когда я готова начать. Я сказала – сейчас. Работала я в тот же день, вернее вечер. Поехала с одним из руководителей на презентацию машины. Помогала раздавать подарки, приглядывала за кейтерингом, гладила кимоно.J Все начинается с очень малого и доходит до серьезных масштабов.
Теперь самая суть поста – работа организатора мероприятий. Я пользуюсь русским названием профессии, потому что 80% не понимает, что такое event manager, producer или, о боже, mice manager (об этом позже). Разберем типичную вакансию с хэдхантера на должность организатора. Требования стандартные у всех агентств. Разберем то, с чем столкнется новичок (оригинальный список требований взят с хэдхантера и выделен курсивом):
Поиск и привлечение клиентов/партнеров. – Вообще, это задача аккаунт-менеджера. Если в вакансии есть такое требование, то агентство очень маленькое – вам придется и делать проекты, и заниматься клиентом. Совмещать эти две обязанности может только очень опытный менеджер.
Поддержка и развитие клиентской базы – Задача ньюбиза/аккаунта (менеджер по развитию бизнеса и привлечению клиентов)
Проведение встреч и переговоров, согласование условий и параметров предложений. – Менеджеры часто ездят на встречи с клиентом, но все же в 90% случаев в сопровождении аккаунт-менеджера.
Составление коммерческих предложений (разработка планов мероприятий, полный расчет стоимости) – а вот это 50% вашего времени. Привет, excel.
Консультирование клиентов по вопросам, связанным с организацией и проведением мероприятий – опять же, аккаунтинг. Однако, эту задачу иногда также передают менеджеру.
Высшее образование – здесь несколько вариантов: диплом по маркетингу, по пиару, рекламе, режиссуре. Однако, специфики этой профессии не передает ни одна профессия.
Опытный пользователь MS Office, Internet. – Явно необходимо заменить на «Опытный пользователь Excel». Поверьте, я мыслю сметами J Судя по тому, что вакансия свежая, требование к знанию офиса и интернета немного смешны.
Опыт активных продаж – приветствуется – это ньюбиз!
Умение работать в коллективе – очень важно, ваш коллектив будет вашей семьей
Обучаемость.- нужно принять то, что вы очень мало знаете и умеете. Будет много критики, но она будет нацелена на ваше развитие
Широкий кругозор. – Скорее, креативность, поиск новых фишек, заинтересованность в жизни. Никому не интересен организатор, который предлагает их мероприятия в мероприятие одно и то же, просто потому что не знает ничего нового.
Если вы видите, что заработная плата не указана и в вакансии о ней вообще ничего не сказано – отправляйте резюме. Вполне возможно, что руководитель захочет вас взять и обучить всему с нуля.
Допустим, вас взяли. Обрисовали радужные перспективы. Запомните, что вся эта радуга для тех, кто готов работать. «Не столько удачи, сколько пахоты». Это слова организатора сочинской олимпиады 😉
Работа организатора не знает графика 9.00-18.00. Звонить могут в любое время, особенно во время реализации проекта. Также в клиентах может быть завод, который работает с 7.30 до 16.00. Либо Владивосток.J Либо, если вы уже крутышка, США. J Очень важно научится не дуться, не воспринимать это в штыки. Хорошие компании заботятся о сотрудниках и корректируют им расписание, поощряют.
Загрузка менеджера очень важна, если она слишком высокая, то менеджер может совершить ошибку. А ошибки в этой профессии всегда завязаны на очень больших деньгах. В своем первом агентстве я могла в течение дня заехать в OBI за реквизитом, поехать на встречу с клиентом, заехать в офис написать сценарий, поехать вечером на мероприятие – свое или чужое. Питалась кейтерингом. Может показаться безумной суматохой, но я любила эту часть. Во время такой работы вы знакомитесь с кучей самых интересных людей города – лучшие фотографы, музыканты, режиссеры. Ваша телефонная книжка пестрит известными именами. Но следует также запомнить, что вы работаете с этими людьми, они оценивают вас за ваш профессионализм, следуют за вами. Работа организатора требует предельной точности и просвещенности. Вы несете ответственность за техническую группу от 15 до 100 человек и еще за те 500 гостей, которые захотели после юбилея компании прыгнуть в речку.
Проект. Набравшись опыта, я понимаю, что самое главное для организатора мероприятий – это грамотный аккаунт-менеджер. Аккаунт-менеджер – это человек, который продает проект. Это человек, который доказывает клиенту, что вы именно те, кому нужно отдать проект. Это ваш добытчик. Он может принести вам диетическое блюдо, либо сочный пряный шашлык.
С чего начинается работа на проекте. Аккаунт-менеджер приносит вам свежий, хрустящий бриф (техническое задание) = список того, что и когда хочет клиент, переведенный на ваш язык. Например, одна из реплик: «400 детям в парке нужно показать такой-то ролик». Грамотный менеджер знает, как это можно сделать. Грамотный аккаунт-менеджер знает, как обосновать клиенту, что это нельзя сделать за 20 тысяч рублей. Нет, за 30 тоже нельзя.
Берем бриф, открываем excel. Параллельно креативщик открывает power point, чтобы написать концепцию мероприятия, «рассказать» клиенту, что тот сможет увидеть за те деньги, которые готов предложить. Именно на этой стадии можно увидеть тот самый момент из 99 франков – создание слогана мероприятия, идеи и фирменного стиля. Этот момент называется «мозговой штурм» или «давайте вместе поштормим». Если мероприятие несложное, то менеджер сам пишет и «обсчитывает» концепцию. Если мероприятие очень сложное, то к работе привлекается режиссер-постановщик.
Обычно предложение подготавливают за неделю. Если задание дали за 2-3 месяца до сдачи, ждите, что его 42528975 изменят и переделывать придется опять-таки за неделю, а то и за 2 дня (субботу и воскресенье, ага).
Сдали проект, ждем ответ. Варианты ответа: да, берем, приступаем (10%), да, берем, приступаем, но втрое дешевле сделайте и добавьте нам хэдлайнера (70%), не берем, мы сделаем это сами (10%), не берем, агентство Пупкин и Ко сделает нам дешевле, а слоган и фирменный стиль и что вы там еще проработали мы возьмем, ну просто потому что законами об авторском праве никто не защищен (10%). Опытные организаторы знают, что есть еще несколько очень неприятных вариантов.
Что же мы делаем, если проект взят. Берем все, что у нас понапёсано, и активно всем звоним-договариваемся. Далее – тонкости реализации, коих куча. Дни и ночи без сна перед проектом, ночной монтаж, дневной ливень и вся остальная романтика.
Это тяжелая работа, но моменты, когда вы стоите за сценой, а перед вами танцует целое поле людей – бесценны. Вы получаете огромный заряд позитива и энергии. Негативные моменты забываются, потому что вы подарили людям настроение.
Виды мероприятий. В начале статьи я писала об инязе, репетиторстве и переводе. Это мои основные и очень сильные навыки. Я пока не встречала организатора со знанием такого количества иностранных языков. Поэтому когда я начала работать днями и ночами в ивенте, отсутствие практики языка стало очень большим минусом. Немного разобравшись в профессии, я узнала о зарубежных мероприятиях – Meeting Incentive Corporate Event, короче – MICE. Такую работу найти очень сложно, особенно если у вас нет опыта в зарубежных мероприятиях (замкнутый круг, да).
Из-за отсутствия языковой практики я уволилась из своей первой компании. Было трудно, становилось очень скучно, работа в туристической компании разительно отличалась от того, к чему я привыкла. Бывший руководитель привлекал к проектам, звал назад, но раз уж ты один раз ушел. А вот теперь начинается самое интересное – знакомства. Если вы хороший специалист, то знакомые о вас говорят. Меня порекомендовали в очень амбициозное московское агентство. С очень высокими требованиями, высокой зарплатой и выгодными условиями. Не бойтесь не соответствовать абсолютно всем требованиям работодателя. В моем случае требованием было «от 3 лет работы в сфере». 3 лет не было, был почти год, но был также огромный список проделанных за этот год проектов. Меня взяли после первого очень долгого собеседования. Второе решили не проводить. А через месяц работы дали в руки мой первый зарубежный проект.
Об оплате труда. Я писала выше о стартовых 20 тысячах. На тот момент я была еще студенткой без диплома. Зарплата в организаторском бизнесе немного отличается от обычной. Агентство выплачивает ставку (те же 20,30, 40 тысяч) и платит бонусы за реализацию проектов. Ивент-менеджер как раз на бонусы и кормится. Смысла расписывать бонусы в цифрах нет, они разнятся от проекта к проекту. Но ваша оплата зависит от того, что вы умеете. Есть ребята, которые организуют все одни, под ключ. Есть целые маркетинговые агентства-полигоны, в которых задачи расписаны на каждого человека и прибыль с проекта делится на 5-6, а то и большее количество человек. Вывод один – хороший менеджер очень хорошо зарабатывает.
Виды специализаций в организации мероприятий, с которыми пришлось столкнуться: event (общие событийные мероприятия – корпоративные мероприятия, частные праздники), свадьбы, b2b (деловые мероприятия), btl (промо-акции), mice (зарубежные выездные или просто выездные мероприятия, например, из Москвы в Питер, на Байкал и т.д., сюда же входят поощрительные поездки победителям акций), детские праздники, концерты, шоу.
Где учат: скорее нигде. Учатся с опытом. Есть компании, которые требуют профильное образование в сфере пиара. Я знаю людей, которые работают в ивенте с 16 лет и уже сейчас за их плечами опыт организации крупнейших фестивалей мира. Образование какое-то. Самое лучшее, что слышала и что кажется уместными – специальность режиссер-постановщик (если вы хотите делать шоу), ну и маркетинг и реклама (если вы нацелены рекламировать продукт клиента и делать промо события).
В концертной и фестивальной деятельности я себя пока никак не реализовала. Если кто-то из вас занимается подобными вещами, то я с интересом вас почитаю, так как одна из причин, по которой я пока не рвусь в концерты – деньги. Ивент предлагает большие деньги, постоянную загрузку проектами, концерты – не знаю. Геморроя они, явно, предлагают больше. J Но я же авантюрист, меня все равно туда тянет.
Где еще почитать – event.ru. Это как adme для организаторов, залипаешь надолго.
Если у вас есть вопросы по профессии, буду рада ответить.