Что такое приказ на отпуск
Приказ на отпуск. Бланк и образец заполнения по форме Т-6
Отпуск работника необходимо оформлять в полном соответствии с принятыми стандартами, нормами. Важно заполнить соответствующую форму для официального предоставления отпуска. Ключевая официальная бумага, фиксирующая предоставление отпуска – специальная утверждённая и унифицированная форма Т-6. Данный приказ издаётся руководителем.
На местах распоряжениями занимаются уполномоченные должностные лица, например, начальник кадровой службы.
Отличительные черты документа
Обратим внимание на стандарты, в соответствии с которыми оформляются приказы на отпуск сотрудников. По имеющемуся образцу следует оформлять все соответствующие документы. Сотрудник кадрового отдела, любое другое уполномоченное лицо заполняет форму приказа. Затем бланк обязательно передают на утверждение. Чтобы документ был действительным, его заверяют подписью руководителя организации, подразделения.
Важно! Когда приказ уже утверждён, сотрудник тоже ставит свою подпись. Следует также внести информацию об отпуске в личную карточку сотрудника. Данные вписывают на основе приказа. Также в срок не позже трёх дней до первого дня отпуска нужно сделать выплаты, если они предусматриваются.
Есть и перечень бумаг, прилагаемых к приказу. Оформляются следующие официальные бумаги:
Запомните! Работник обязан оповестить о необходимости отпуска заблаговременно. Определён и конкретный срок: информация предоставляется сотрудником минимум за 15 дней до первого дня предполагаемого отпуска. Учитываются календарные дни.
Существуют ещё ряд документов, которые могут прилагаться к приказу по форме Т-6.
Как правильно составить приказ
Сейчас мы подробно рассмотрим, как грамотно составить приказ. В первую очередь указывается дата составления, нужно записать номер данного официального документа, внести наименование организации, подразделения.
Начинают приказы с формулировки «предоставить отпуск». Обозначается, кто именно отправляется отдыхать. В дательном падеже пишут фамилию, имя, отчество работника. Например: Вахрушевой Марии Николаевне. Затем в соответствующих полях записывают название подразделения, должность, которую занимает сотрудник. Указывают его специальность, профессию. Если использовать в качестве образца личную карточку работающего гражданина, все сведения будут максимально точными.
Потом нужно уделить внимание строчке, где обозначается конкретный рабочий период. Заполнять строки А, Б, В следует в соответствии с тем, какого именно типа планируется отпуск. У нас действует ТК РФ. По нему любой работник имеет возможность каждый год отдыхать, получая при этом денежную компенсацию, 28 календарных дней. Вопрос решается руководителем индивидуально, если сотрудник не успел отработать 12 месяцев. Например, зачастую начальники готовы дать своим подчинённым оплачиваемый отдых, если они работали хотя бы 6 месяцев. Тогда это необходимо указать под литерой Б. У нас в примере — самый распространённый вариант — ежегодный основной оплачиваемый отпуск (литера А).
Потом остаётся подписать документ. Заверяют подписями приказ не только руководитель, но и сам сотрудник. Документ отправляется в бухгалтерию, отдел кадров, поэтому его надо оформить в двух экземплярах.
Оформление отпуска, когда заработная плата не сохраняется
Очень важно оформить такой приказ грамотно, поскольку это играет большую роль не только для отчётности, но и для бухгалтерии. Необходимо подтвердить, что сотрудник по собственной инициативе уходит на отдых, согласен на отпуск за свой счёт. В таком случае средний заработок не выплачивается, то есть организации не нужно компенсировать простой.
Стоит отметить, что организации желательно заранее обезопасить себя от вероятных притязаний работников. Важно иметь достойное подтверждение того, что сотрудник по своей воле попросил именно неоплачиваемый отдых. Специалисты советуют подумать о форме заявления работника. В некоторых компаниях практикуется заполнение заявлений на неоплачиваемый отпуск на бланках, уже разработанных, распечатанных. А сотруднику остаётся только подписать готовый документ. Это не очень хорошее решение. Иногда в дальнейшем с такими заявлениями возникают проблемы, а сотрудники подают иски на компенсацию простоя и морального вреда, ссылаясь на недействительность заявления. Подпись легко подделать, а проверить и подтвердить её подлинность сложнее.
Что же делать руководству? Оптимальный вариант – просить сотрудников писать заявление на неоплачиваемый отпуск собственноручно. Такой документ уже является более надёжным подтверждением, поскольку экспертиза точно определит по довольно большому рукописному тексту его автора.
Обратите внимание, что отпуск за свой счёт может предоставляться просто по желанию, а также по каким-либо уважительным причинам. Когда оформляется приказ, в нём обязательно записывается в графе Б: отдых предоставлен, но выплаты, сохранение зарплаты при этом не предусматриваются.
Приказ на отпуск по беременности, родам
Запомните, что здесь тоже крайне важно грамотно оформить приказ. Беременная работница не только получает возможность отдохнуть в соответствии с ним, но и имеет право на денежную компенсацию. Такое право регулируется трудовым кодексом РФ.
Сам факт беременности, предстоящего рождения ребёнка ещё не является основанием для отдыха, ведь всё необходимо подтвердить официально, зарегистрировать соответствующее заявление, выпустить приказ.
Составляют приказ на отпуск беременной женщины по форме Т-6 на основании набора бумаг. Будущая мама должна предъявить в первую очередь заявление, в котором просит дать ей декретный отпуск, начислить денежные выплаты. Также необходим официальный документ, где указывается планируемая дата появления ребёнка.
Женщина получает возможность отправиться отдыхать за 70 календарных дней до предполагаемой даты рождения ребёнка.
Нужна соответствующая справка из лечебного учреждения – женской консультации, а также листок нетрудоспособности. Такие документы любая будущая мама получит без проблем в том учреждении, где ведут её беременность.
Рассмотрим несколько важных моментов. Уделите внимание названию отпуска. Принято называть его декретным, но нужно использовать официальное наименование, которое даётся в ТК: отпуск по беременности и родам.
Такая формулировка вписывается в строку Б.
Затем нужно указать длительность отпуска. Когда женщина беременна двумя и более детьми, возникают осложнения, он составляет 192 дня. При этом чаще всего используется стандартный период декретного отпуска – 140 дней. Обязательно указывают начальную, конечную дату отпуска.
Зачастую женщины решают использовать и тот период ежегодного отпуска, который у них остался. Можно оба отпуска оформить в одном документе Т-6. В графе А пишут про основной отпуск, а затем уже вносят в строку Б данные про декретный, после чего в строчке В суммируют сведения о двух периодах отдыха.
Отпуск по уходу за ребёнком в форме Т-6
Молодая мама имеет возможность отдохнуть от работы, чтобы ухаживать за ребёнком. Отпуск будет оплачиваться, пока малышу не исполнится полтора года. До трёх лет остается право воспользоваться отпуском за свой счёт. Оплате не подлежат полтора года.
Заполняется пункт Б. Отражается последний, первый день отдыха, общий период указывается в календарных днях.
Важно проследить, чтобы были предоставлены подтверждающие бумаги.
Обязательно подаётся свидетельство о рождении ребёнка. Нужен документ с места, где трудится супруг, что он не получил соответствующий отпуск по уходу за ребёнком.
Когда оба родителя не отдыхают, отпуск может оформить бабушка или дедушка. В таком случае обязательно предоставляются документы от обоих родителей с их мест работы, чтобы зафиксировать, что они не использовали свои возможности отдыхать и ухаживать за ребёнком.
Также сотрудники оформляют отпуска с последующим увольнением по собственному желанию. Работодатель вправе выдать денежную компенсацию отпуска, но сам отпуск не оформлять.
Форма приказа о предоставлении отпуска работнику в 2021 году
Приказ о предоставлении отпуска относится к внутрифирменному набору документов, включающему множество разнообразных приказов, распоряжений и указаний (например: приказ о приеме на работу или увольнении, распоряжение о временном переводе и др.).
Еще несколько лет назад компании применяли для оформления «отпускной» процедуры приказ единой для всех унифицированной формы № Т-6, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Применение указанного формата этого документа в настоящее время не обязательно, но и не запрещено. Поэтому по желанию фирмы использование унифицированной формы может быть продолжено – она привычна для работников кадровых служб, администрации и сотрудников.
Тем, кто не желает пользоваться стандартным «отпускным» приказом, можно разработать свою форму.
Узаконить применение той или иной формы внутрифирменных приказов можно, закрепив такую возможность в положении о кадровом документообороте, а применяемый бланк указать в приложении к этому локальному акту.
Кадровая служба может предусмотреть различные модификации приказов на отпуск. К примеру, разработать отдельные бланки «Приказ о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска», «Распоряжение об отпуске без сохранения заработной платы» и др.
Как может выглядеть самостоятельно разработанный бланк приказа на отпуск, смотрите на нашем сайте:
В следующем разделе поговорим о том, как оформить образец приказа на отпуск.
Заполняем приказ на отпуск: образец на 2021 год
Если работник не имеет права на дополнительные дни отдыха, то для оформления приказа об отправке работника в ежегодный оплачиваемый отпуск потребуется минимальный объем информации:
В шапке приказа необходимо уточнить его заголовок и наименование фирмы-работодателя, а завершит оформление подпись руководителя. Кроме обозначенных данных, в приказе может присутствовать отметка об ознакомлении работника с данным приказом.
Образец приказа на отпуск 2021 года смотрите на нашем сайте:
Обратите внимание! Если сотрудник идет в отпуск по графику, писать заявление ему не обязательно. Заявление нужно, например, когда в отпуск идет принятый в текущем году сотрудник.
Как оформить предоставление отпуска сотруднику? Какие документы оформить, если отпуск работника был перенесен? Какие возможны риски, если нарушен порядок предоставления работнику ежегодного основного оплачиваемого отпуска? Ответы на эти и другие вопросы детально рассмотрели эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Итоги
Приказ на отпуск, образец заполнения которого мы рассмотрели, не требует особых усилий на оформление. Он содержит минимум необходимой информации об отпускнике и продолжительности отдыха. Унифицированная форма приказа на отпуск образца 2021 года по сравнению с 2020 годом не изменилась. Форму приказа можно взять привычную (ф. Т-6), а при желании разработать свою. Главное, чтобы в ней отразилась вся необходимая для отправки работника в отпуск информация.
Алгоритм предоставления отпуска: приказ, записка-расчет, отметки в табеле
Рано или поздно любой бизнес сталкивается с процедурой предоставления отпусков. Для этого нужно правильно оформить приказ, вовремя уведомить сотрудника о начале отпуска, заполнить записку-расчет и правильно рассчитать отпускные.
Если работник идет в отпуск по графику, то заявление на отпуск ему писать не нужно. Задача работодателя — только уведомить его о начале отпуска за две недели.
Если сотрудник согласовал с работодателем перенос отпуска, то есть уходит отдыхать вне графика, то тогда ему нужно написать заявление. Работодателю при этом важно не забыть внести изменения в график отпусков. Как это сделать?
Если о переносе получается договориться с руководителем, работодатель готовит приказ о переносе отпуска и вносит соответствующие изменения в график отпусков.
Приказ можно составить в свободной форме. При этом важно отразить в нем причину переноса и внесения изменений в график отпусков, а также поручение перенести даты отпуска и внести изменения в график. Приказ подписывается руководителем компании и сотрудником.
В целом предоставление отпуска включает несколько шагов.
1. Уведомление работника о начале ежегодного оплачиваемого отпуска
Согласно ст. 123 ТК РФ у работодателя есть обязанность — известить каждого работника о времени начала его отпуска не позднее чем за две недели.
В Письме Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59245-6-1 отмечается, что работодатель должен довести до сведения всех работников утвержденный график отпусков. Но помимо этого он еще должен напомнить каждому работнику о времени начала его отпуска. Причем извещать нужно не только тех, кто уходит в очередной отпуск по графику, но и сотрудников, которые решили взять дополнительный отдых. Это можно сделать с помощью уведомления, оно составляется в свободной форме.
В другом Письме от 22.03.2012 № 428-6-1 Роструд говорит о том, что формы и способы выполнения требования об извещении сотрудников о начале отпуска работодатель вправе определять самостоятельно. При этом ведомство предлагает такие формы:
2. Оформление приказа о предоставлении отпуска и составление записки-расчета
Для предоставления отпуска нужно выпустить приказ (распоряжение). Как правило, работодатели используют для этого форму № Т-6 (если в отпуск отправляется один работник). Также есть списочная форма – № Т-6А.
В приказе указываются: ФИО работника, структурное подразделение, к которому он относится, его должность, даты отпуска и другая информация.
Записка-расчет о предоставлении отпуска необходима для расчета зарплаты и других выплат, причитающихся работнику при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска. Она заполняется по форме № Т-60.
3. Расчет и выплата отпускных
При расчете отпускных учитываются различные детали, определяется отпускной стаж. Иногда приходится сталкиваться с нестандартными ситуациями. Например, когда на отпуск накладывается больничный или отпуск совпадает с праздником.
Расчет отпускных в 2021 году: правила и особенности
4. Внесение сведений в личную карточку работника
В личной карточке (форма Т-2) отражается вся информация о работнике, в том числе и о предоставленных ему отпусках.
Информация вносится на основании приказов на отпуск. Это касается всех отпусков: и ежегодного оплачиваемого, и дополнительного, и отпуска по уходу за ребенком, и отпуска по беременности и родам, и др.
5. Проставление отметок в табеле учета рабочего времени
Дни, когда работник находится в ежегодном основном оплачиваемом отпуске, обозначается кодом «ОТ» (09).
Нерабочие праздничные дни, которые перечислены в ст. 112 ТК РФ, обозначаются в табеле кодом «В» (26). Ставить «ОТ» (09) в этом случае нельзя, иначе придется заплатить за эти дни средний заработок, а на нерабочие праздничные дни отпуск продлевается.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Отпуск для сотрудника: как правильно оформить и оплатить
Каждый год работодатель должен отпустить сотрудника в отпуск. Звучит легко, а на деле там опять куча бумажек и определенная последовательность действий. Разбираемся с этим.
Михаил Кратов
Трудовой кодекс гарантирует сотрудникам отпуск — 28 дней, его можно взять частями в течение года. В это время сотрудник не работает, но за ним в компании сохраняют рабочее место и средний заработок.
Если компания не предоставит отпуск или не оплатит его, сотрудник может пожаловаться в трудовую инспекцию, а компания получит штраф.
В этой статье все, что нужно знать работодателям об отпусках и расчете отпускных.
Кто получает отпуск
По закону отпуск получают все сотрудники, которые работают по трудовому договору. Неважно, как они работают — полный рабочий день или неполный, дома или в офисе, у ИП или в ООО, — отпуск все равно нужно предоставить. Сотрудник имеет право отдыхать каждый год. А для исполнителей по гражданско-правовым договорам отпуска не предусмотрены.
Отпуск считают за рабочий год, а не за календарный — с того дня, когда сотрудник устроился на работу.
Сотрудник пришел в компанию 10 октября 2019 года, его рабочий год — с 10 октября 2019 года по 9 октября 2020 года. За это время он должен был получить отпуск. Следующий рабочий год сотрудника начнется с 10 октября 2020 года.
Иногда рабочий год может стать длиннее, например, если человек взял больше 14 календарных дней отпуска за свой счёт. Например, если он отдыхал за свой счет 20 дней, рабочий год увеличится на 6 дней.
В первый год работы сотрудник получает право на отпуск через 6 месяцев. Ключевое слово здесь — право. Не значит, что сотрудник сразу получит отпуск, но может обсудить даты отдыха с работодателем. Если сотрудник договорится с работодателем, можно уйти в отпуск и раньше. В следующие годы сотрудник может уйти в отпуск в любое время по графику отпусков.
В этих ситуациях работодатель не может отказать в отпуске:
Эти сотрудники могут выбрать удобное для них время отдыха, даже если это не вписывается в планы работодателя.
Сколько длится отпуск и как его предоставлять
У большинства сотрудников отпуск — это 28 календарных дней. Если сотрудник моложе 18 лет, его отпуск будет длиннее — 31 день. Не обязательно брать все дни сразу, можно разбить из на части. Главное, чтобы одна из частей не была менее 14 дней.
Чтобы отдыхать больше, сотрудники иногда берут отпуск с понедельника по пятницу. По сути это 5 календарных дней, а отдыхают они 7, захватывая субботу и воскресенье. Это нормальная практика, если работодатель не против.
Как оформить отпуск
Придется составить много документов — обычно этим занимается сотрудник по кадрам или бухгалтер. Мы разберем все шаги, чтобы вы могли пройти по ним сами или проверить работу своих специалистов.
Шаг 1. Составить положение об отпусках. Документ не нужен, если компания будет предоставлять отпуска строго по Трудовому кодексу. Но если она хочет увеличить длительность отпусков или выплачивать отпускные раньше, эти моменты нужно прописать в положении об отпусках. Документ составляют в произвольной форме, но мы рекомендуем предусмотреть такие пункты:
Шаг 2. Составить график отпусков. Это документ, в котором описано, кто и когда идет в отпуск. Его обязаны составлять все компании, кроме микропредприятий. Это компании, у которых среднесписочная численность сотрудников до 15 человек и доход до 120 млн рублей в год. Микропредприятия могут заменить график на письменное соглашение между работодателем и сотрудником. Но составлять десяток соглашений неудобно, поэтому проще составить один график.
График отпусков обязаны соблюдать работодатель и сотрудники. Сотрудник должен уйти в отпуск по графику, а работодатель — отпустить его в эти даты.
Закон разрешает менять даты отпуска, если и работник, и работодатель не против. Например, если сотрудник передумал брать отпуск в сентябре и хочет отдыхать в ноябре, он должен согласовать это с работодателем. Или наоборот: если во время отпуска сотрудник нужен на работе, то отпуск можно перенести, если он не против.
График отпусков помогает разрешать споры между сотрудником и работодателем по поводу отпуска. Плюс это еще документ, который будет проверять трудовая инспекция. Если графика отпусков нет, компания может получить штраф — от 30 000 до 50 000 ₽, а руководитель — от 1000 руб. до 5 000 ₽. За повторное нарушение штрафы больше.
График отпусков можно заполнять по форме или сделать произвольный бланк.
Утвердить график отпусков на следующий год нужно за две недели до конца текущего года, например на 2022 год — до 17 декабря. Руководитель компании или его заместитель подписывают график.
Если в компании есть профсоюз, график отпусков нужно согласовать с ним: направить проект графика и копии документов, которые подтверждают, что некоторые сотрудники могут взять отпуск в удобное время.
С графиком отпусков нужно ознакомить сотрудников. Закон не поясняет, как это сделать. Например, можно попросить каждого расписаться в своей графе.
Если сотрудник передумал и хочет изменить даты отпуска, он должен написать заявление в произвольной форме. Работодатель может согласиться или отказать. Если сотрудник ушел в отпуск без согласия, его можно уволить за прогул.
Сотрудник не согласовал с работодателем перенос отпуска, и его уволили
Сотрудник написал заявление на отпуск по графику, но передумал и перенес даты отпуска. С руководителем согласовал это устно.
Когда сотрудник не вышел на работу, его уволили за прогул. Он обратился в суд и попросил признать увольнение незаконным. Судьи обратили внимание на то, что работодатель на перенос дат не соглашался, приказ на отпуск не издавал, и вообще не обязан предоставлять отпуск вне графика. Увольнение посчитали законным.
Шаг 3. Вручить сотруднику уведомление об отпуске за 2 недели до начала отдыха. У документа нет обязательной формы, поэтому можно оформить его так:
Шаг 4. Получить от сотрудника заявление на отпуск. В положении об отпусках прописывают, когда сотрудник должен подать заявление на отпуск.
Если отпуск по графику, иногда компании отказываются от заявлений. Но если в положении об отпусках оно было прописано, то сотруднику можно дать такую форму.
Шаг 5. Оформить приказ на отпуск, записку-расчет и выплатить отпускные. Приказ на отпуск — документ, который подтверждает, что сотрудник не приходит на работу по уважительной причине: он на отдыхе. Подписывают документ руководитель и сотрудник.
На основании приказа составляют записку-расчет отпускных. Этот документ подписывают специалист отдела кадров и бухгалтер, который делал расчет.
Как рассчитать отпускные
Отпускные рассчитывают по формуле:
Сумма отпускных = Средний дневной заработок × Количество дней отпуска
Главная проблема тут — правильно рассчитать средний дневной заработок. И тут два шага:
Посчитать доход сотрудника. Расчетный период для отпуска — 12 календарных месяцев до месяца начала отпуска.
Отпуск начинается в июне. Расчетный период — с 1 июня прошлого года по 31 мая текущего.
В доход включают все выплаты за работу, которые были начислены сотруднику: зарплату, премии, переработки.
Годовая премия, которая относится к расчетному периоду — учтут полностью.
Например, менеджер уходит в отпуск с 01.04.2021. Расчетный период — с 01.04.2020 по 31.03.2021. За этот период ему начислили две годовые премии:
за 2019 год — в мае 2020 года;
за 2020 год — в марте 2021 года.
При расчете отпускных учтут только одну премию — за 2020 год. Годовая премия за 2019 год, хоть и попала в расчетный период, к нему не относится, поэтому ее не учитывают.
Квартальную премию учитывают по такому правилу: если квартал полностью попадает в расчетный период, премию учтут полностью.
Разовую премию учитывают, если она предусмотрена в положении о премировании или другом локальном нормативном акте.
Премии к праздникам — не включают.
Отпускные, командировочные, больничные, материальная помощь, компенсация проезда — не включают.
Рассчитать сколько дней отработано. Тут все зависит от того, полностью отработаны месяцы за год или нет. Например, в дни сотрудник мог болеть или быть в командировке. А выходные и праздники значения не имеют. Например, человек не болел в январе, но, несмотря на новогодние праздники, месяц считается отработанным полностью.
Если сотрудник полностью отработал год до отпуска, средний дневной заработок считают так:
Выплаты, которые включат в расчет среднего заработка за расчетный период / 12 / 29,3. 29,3 — это среднемесячное число календарных дней.
У сотрудника отпуск с 15 апреля 2021 года. Расчетный период с 1 апреля 2020 года по 31 марта 2021 года отработан полностью. Доход за это время — 1 110 000 ₽.
Средний дневной заработок для оплаты отпускных: 1 110 000 ₽ / 12 / 29,3 = 3157 ₽.
Если сотрудник не работал дни расчетного периода, например был в отпуске по уходу за ребенком, на больничном, в командировке, это время и выплаты за него не входят в расчет.
Средний дневной заработок = Выплаты, включаемые в расчет среднего заработка за расчетный период / (29,3 × Количество полностью отработанных месяцев + Количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах)
Сотрудник уходит в отпуск с 6 по 19 июля 2021 года на 14 дней. Его доход за рабочий год — 750 000 ₽.
Расчетный период — год до отпуска: с 1 июля 2020 года по 30 июня 2021 года. В это время сотрудник:
был в отпуске в августе 2020 года — 7 календарных дней; был в командировке в декабре 2020 года — 9 дней; был на больничном в феврале 2021 года — 7 календарных дней.
Полностью отработанные месяцы рабочего года:
— в 2020 году: июль, сентябрь, октябрь, ноябрь;
— в 2021 году: январь, март, апрель, май, июнь.
Не полностью отработанные месяцы рабочего года:
— в 2020 году: август, декабрь;
— в 2021 году: февраль.
Количество дней в не полностью отработанных месяцах:
в августе 2020 года: 29,3 / 31 день × (31 день − 7 дней) = 22,68 дня;
в декабре 2020 года: 29,3 / 31 день × (31 день − 9 дней) = 20,79 дня;
в феврале 2021 года: 29,3 / 28 дней × (28 дней − 7 дней) = 21,98 дня.
Средний дневной заработок: 750 000 ₽ / (29,3 × 9 месяцев + 22,68 дня + 20,79 дня + 21,98 дня) = 2278,6 ₽.
Отпускные 2278,6 ₽ × 14 дней = 31 900,4 ₽.
Если средняя зарплата сотрудника, работающего на полную ставку, меньше федерального МРОТ, то для расчета отпускных берут МРОТ. В 2021 году это 17 792 ₽.
Как выплатить отпускные
Выплатить отпускные нужно минимум за три календарных дня до начала отпуска, причем первый день отпуска сюда не входит.
Сотрудник идет в отпуск 10 декабря — отпускные ему нужно перечислить до 7 декабря. Если сотрудник уходит в отпуск с понедельника, отпускные надо выплатить в четверг. Если дата выплаты выпадает на выходной или праздник, отпускные перечисляют за день до этого.
Отпускные можно перечислить вместе с зарплатой.
В компании зарплату выплачивают 4 декабря. Сотрудник идет в отпуск 10 декабря — 4 декабря надо выплатить зарплату и можно перечислить отпускные.
Главное — не нарушить сроки выплаты.
Какие налоги и взносы нужно уплатить
Работодатель не только начисляет отпускные, но еще платит НФДЛ и взносы. Все эти тонкости знают бухгалтеры, но на всякий случай все равно обращаем на это внимание.
НДФЛ — со всей суммы отпускных. Сотрудник получает отпускные за минусом налога. Перечислить НДФЛ в бюджет нужно до последнего числа месяца, в котором отпускные выплачены, а если это выходной — в первый рабочий день следующего месяца.
Сотрудник ушел в отпуск 15 октября 2021 года, НДФЛ нужно перечислить в бюджет 2 ноября, потому что 31 октября — суббота. Но можно перечислить и раньше, это не запрещено.
Страховые взносы — платит работодатель. Всю сумму отпускных облагают страховыми взносами и включают в облагаемую базу за тот месяц, в котором они начислены. Перечислить взносы в бюджет нужно в следующем месяце. Причем неважно, когда сотрудникам выплатили отпускные.
Отпускные начислены в октябре, а сотрудник получил их в ноябре. За октябрь — включаем в базу по страховым взносам. Перечислить взносы в бюджет нужно до 15 ноября.
Налог на прибыль — если компания на ОСНО. Учет отпускных зависит от метода учета доходов и расходов в компании. При методе начисления учитывают одним из двух способов:
1. Включают в расходы ежемесячно по мере начисления. Если отпуск приходится на разные месяцы, то отпускные распределяют пропорционально количеству дней отпуска в каждом месяце.
Компания «Альфа» применяет метод начисления. Отчетный период по налогу на прибыль — первый квартал, полугодие и девять месяцев.
Инженер идет в отпуск с 26 марта по 8 апреля, получил отпускные — 30 000 ₽.
В расходах по налогу на прибыль бухгалтер отразит отпускные так:
2. Создают резерв предстоящих расходов на оплату отпусков. Отчисления в такой резерв признают в расходах равномерно в течение года, независимо от того, когда сотрудники идут в отпуск, а оплату отпусков списывают за счет резерва.
Работодатель не обязан формировать резерв и делает это по желанию. Все эти тонкости тоже знают бухгалтеры.
Налог при УСН «Доходы минус расходы». Отпускные с НФДЛ учитывают в расходах на дату их выплаты, а взносы — на дату уплаты в бюджет.
Когда отпуск можно продлить или перенести
Ежегодный отпуск придется продлить в трех случаях:
Нельзя продлить отпуск, если в это время заболел ребенок или другой родственник. Такой ситуации нет в законе, но работодатель может прописать ее в положении об отпусках, и тогда болезнь члена семьи будет основанием для продления отпуска.
Отпуск продлевают на то количество дней, которое совпало, например с больничным.
Сотрудник ушел в отпуск 1 декабря на 14 дней. Во время отпуска он проболел 5 дней. В этом случае отпуск продлят на 5 дней.
Сотрудник должен сообщить работодателю, что из отпуска он выйдет позже, например написать заявление.
Если сотрудник хочет не продлить, а перенести отпуск, это нужно согласовать с работодателем.
Когда можно отозвать из отпуска
Чтобы отозвать сотрудника из отпуска, нужно получить от него согласие. Причем не со всеми сотрудниками это можно сделать.
Нельзя просить прервать отпуск:
Это нарушение закона, можно получить штраф.
Если сотрудник согласился выйти на работу, ему придется отдать дни, которые он не догулял. Причем он может выбрать удобное время в течение текущего года или присоединить дни к отпуску следующего года.
Как правильно оформить отзыв из отпуска, в законе не сказано. Рекомендуем оформлять так.
Шаг 1. Получить от сотрудника согласие прервать отпуск. Если сотрудник, который ушел в отпуск, очень нужен на работе, то его руководитель пишет на имя руководителя компании служебную или докладную записку. Можно, например, в такой форме.
Если руководитель компании разрешает отозвать сотрудника из отпуска, он отправляет сотруднику уведомление об этом по эл. почте или телеграммой. Сотрудник должен согласиться письменно. Вот пример уведомления сотрудника.
Шаг 2. Издать приказ. К моменту выхода сотрудника на работу работодатель должен издать приказ об отзыве из отпуска в произвольной форме. В приказе указывают:
Образец приказа об отзыве работника из отпуска выглядит так:
Шаг 3. Внести изменения в график отпусков. графу 10 «Примечание»: указать, что сотрудника отозвали из отпуска, и дату, когда он начал работать.
В графу 8 «Основание (документ)» нужно внести реквизиты приказа об отзыве из отпуска, а в графу 9 «Дата предполагаемого отпуска» — дату, когда будут использованы оставшиеся дни отпуска.
Шаг 4. Оформить личную карточку по форме Т-2. Информацию об отзыве из отпуска можно указать в разделе VIII.
Если работодатель перенес часть отпуска, информацию в графах 1—3 и 5 не меняют. В графах 4 и 6 одной чертой зачеркивают записи и ниже либо на следующей строке вписывают количество отгулянных дней отпуска и дату его окончания с учетом вызова на работу. Графу 7 дополняют реквизитами приказа, на основании которого часть отпуска перенесли.
Если работодатель перенес весь отпуск, в графах 1—7 информацию об отпуске зачеркивают одной чертой, а рядом с графой 7 или под ней указывают, например, реквизиты приказа об отмене приказа об отпуске.
Сотрудник, который внес изменения, ставит свою подпись под новыми записями.
Шаг 5. Внести изменения в табель учета рабочего времени. Дни отпуска до отзыва сотрудника следует отражать в табеле «ОТ» или «09». Дни, когда сотрудник вышел из отпуска, — в табеле «Я» или «01».
Шаг 6. Пересчитать отпускные. Если сотрудник вышел на работу, он должен получать зарплату, а не средний заработок, как при расчете отпускных. Поэтому работодателю придется пересчитать отпускные исходя из уменьшенного количества дней отпуска.
Если сотрудник не вернет отпускные за неиспользованные дни отпуска, их нужно зачесть в счет зарплаты, а НДФЛ с зарплаты уплатить в бюджет за вычетом налога, который перечислили ранее с излишних отпускных.
Когда можно заменить отпуск денежной компенсацией
Ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудника можно компенсировать деньгами только в двух случаях:
Допустим, у сотрудника ненормированный рабочий день. По коллективному договору он может взять дополнительный отпуск к основному — 4 календарных дня. 28 дней он отгулял, а 4 дня — нет. Поэтому эти 4 дня перенесли на 2021 год.
Теперь сотрудник может взять 36 дней отпуска: 4 дня за 2020 год и 32 дня за 2021 год. Он может написать заявление и заменить денежной компенсацией ту часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней, то есть 8 календарных дней: 4 дня за прошлый год и 4 дня за текущий.
Нельзя заменить деньгами дополнительный отпуск:
Право на отпуск при увольнении работника
Перед увольнением сотрудник может написать заявление и взять все неиспользованные дни отпуска. Но давать такой отпуск или не давать — решает работодатель.
Если он не подпишет заявление сотрудника об отпуске с последующим увольнением, то должен выплатить ему компенсацию за неиспользованные дни отпуска.
Если сотрудник самовольно уйдет в отпуск, работодатель вправе уволить его за прогул.
Тут есть одна особенность: датой прекращения трудового договора считают не последний день работы, а последний день отпуска. Однако выплатить сотруднику зарплату и все компенсации, связанные с увольнением, и отдать трудовую книжку нужно перед его уходом в отпуск, в последний день работы.
Чтобы оформить отпуск с последующим увольнением, работодатель должен получить от сотрудника заявление. Оно немного отличается от обычного заявления на отпуск.
Штрафы за нарушения по отпускам
Компания может пострадать, если не дает сотрудникам ежегодный отпуск, не составляет или не соблюдает график отпусков. А еще компания не может уволить сотрудника, который ушел в отпуск. Исключение — если компания ликвидируется или ИП закрывается.