Что является критериями выбора системы автоматизации документооборота
Выбор системы электронного документооборота: взгляд заказчика
В настоящее время в России наблюдается рост интереса к системам электронного документооборота (СЭД) среди государственных и коммерческих структур. Компании-разработчики готовы предоставить СЭД как для небольших организаций численностью 5-10 человек, так и для крупных предприятий численностью тысячи человек. Всего на рынке представлено более пятидесяти решений этого класса. Но на вопрос, по каким критериям правильно выбирать систему, ответ знают далеко не все. В данном обзоре предлагается анализ наиболее популярных отечественных разработок в области автоматизации документооборота и делопроизводства.
Сегодня можно выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков, работающих в сфере автоматизации работы с документами:
Босс-Референт, ГранДок, Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, CompanyMedia, Directum, DIS-системы, DocsVision, LanDocs, Optima-Workflow.
Таблица 1. Основные возможности систем электронного документооборота
Следующим моментом, на который стоит обратить внимание при выборе той или иной системы, являются услуги, предоставляемые компаниями-разработчиками, и технические требования к системе. Для полноценной работы с системой в первую очередь необходимо пройти обучение. Разработчик должен предоставить постоянно действующую оперативную техническую поддержку. Услуги по установке и настройке системы, предлагаемые разработчиками, являются необязательными и могут понадобиться только в том случае, если собственные IT-специалисты не в силах самостоятельно осуществить адаптацию системы и ввод ее в эксплуатацию. Знание технических требований к системе позволяет заранее оценить расходы на приобретение дополнительного программного обеспечения и нового оборудования.
Суммарные затраты на приобретение системы складываются из стоимости лицензий программного продукта, базы данных, услуг, дополнительных модулей системы и стороннего программного обеспечения. По общей стоимости серверной и пользовательских лицензий, а также стоимости СУБД/платформы, наиболее приемлемыми являются системы ГранДок, ЕВФРАТ-Документооборот и DocsVision. Стоимость базы данных и программных платформ варьируется от 900$ (MS SQL Server 2005) до 4000$ (Lotus Notes Domino). Исключением является система ЕВФРАТ-Документооборот, имеющая встроенную СУБД Ника (0$) (таблица 2). Сравнение полных затрат на внедрение систем практически неосуществимо в силу различного подхода компаний-разработчиков к предоставлению услуг. В примечаниях к таблицам можно найти информацию об используемых системами базах данных и платформах, а также о модулях, стоимость которых учтена для систем LanDocs и CompanyMedia.
Таблица 2. Стоимость сервера и лизенций
Приобретая систему, не следует забывать о «подводных камнях» ее внедрения и промышленной эксплуатации. Может оказаться, что все достоинства функционала приобретенной системы сойдут на «нет», когда дело дойдёт до внедрения и использования системы. Например, если приобретаемая система не содержит инструментария необходимого для настройки под потребности организации собственными силами, то процесс внедрения будет требовать участия разработчика, что существенно повлияет на повышение стоимости внедрения. Адаптировать систему под нужды своей организации доступными средствами без участия разработчика и без дополнительных затрат смогут обладатели систем ЕВФРАТ-Документооборот и DocsVision. Заказчикам других систем предлагается набор стандартных настроек, которые могут быть доработаны разработчиками или их партнерами, что приведет к увеличению затрат на внедрение (таблица 3).
Таблица 3. Доступный инструментарий для настройки системы
Стоимость и сроки внедрения являются одними из факторов, влияющих на распространенность системы. В каждом конкретном внедрении они зависят от возможностей выбранной системы и структуры компании-заказчика (масштаб, специфика деятельности и т. д.), приобретающей систему. По имеющимся оценкам (таблица 4), на сегодняшний день наибольшее количество внедрений имеют системы ЕВФРАТ-Документооборот, Дело и CompanyMedia. Система Дело популярна в государственных учреждениях благодаря тому, что она ориентирована на автоматизацию процедур традиционного делопроизводства. Распространенность системы ЕВФРАТ-Документооборот объясняется универсальностью ее использования и гибкой ценовой политикой. Большое количество внедрений CompanyMedia обеспечивает модульность системы и реализация на платформе Lotus Notes/Domino.
Таблица 4. Опыт внедрения систем
Предполагая, что внедрение прошло успешно, следует рассмотреть, что же ещё существенно для автоматизации электронного документооборота. Помимо необходимого набора возможностей (таблица 1) наличие в системе дополнительного функционала (таблица 5) может значительно упростить работу с системой всем сотрудникам организации (например, настройка уведомлений и напоминаний). В некоторых случаях этот функционал просто необходим (например, WEB-доступ). Потребности заказчика в автоматизации процессов обработки документов со временем могут меняться (например, в случае изменения организационной структуры предприятия), что может привести к необходимости в развитии системы. Например, возникает ситуация, когда заказчик, успешно эксплуатирующий систему в головном офисе организации, впоследствии принимает решение о внедрении ее в филиалы. Как видно из таблицы 5, наиболее полноценный дополнительный функционал за счет гибких настроек пользовательского интерфейса предоставляют системы Босс-Референт и Optima-Workflow. По остальным параметрам уверенные позиции занимают системы Directum, DocsVision и ЕВФРАТ-Документооборот.
Таблица 5. Дополнительные возможности работы с системой
Важными характеристиками СЭД являются её безопасность, надёжность и производительность (таблица 6). Из таблицы 6 следует, что системы Directum, DocsVision, Optima-Workflow и ЕВФРАТ-Документооборот позволяют обеспечить необходимый уровень надёжности и безопасности электронного документооборота. В свою очередь производительности рассматриваемых в обзоре решений достаточно, чтобы автоматизировать как небольшие, так и крупные структуры, так как производительность в большинстве случаях зависит от возможностей серверного аппаратного обеспечения. В случае создания распределенной системы электронного документооборота (отдельные серверы базы данных для каждого подразделения) количество одновременно работающих пользователей может измеряться тысячами. Хочется отметить, что системы Босс-Референт и CompanyMedia, реализованные на платформе Lotus Notes/Domino, предлагают наиболее развитые средства администрирования при распределенной работе за счет возможностей платформы.
Таблица 6. Надёжность, безопасность
При выборе системы электронного документооборота следует учесть множество факторов, и окончательное решение предпочтительно принимать на основе комплексного анализа возможностей СЭД в зависимости от требований и специфики заказчика. В таблицах обзора всесторонне рассмотрены наиболее важные аспекты выбора, внедрения и последующего использования СЭД, учитывающие помимо обязательных функциональных возможностей, стоимости и опыта их использования, возможности их адаптации, модификации и развития, необходимость которых не так очевидна на начальном этапе внедрения. Критерии, по которым были рассмотрены системы — достаточно универсальны и соответствуют задачам автоматизации документооборота как в коммерческих, так и в государственных учреждениях.
Если говорить о выборе СЭД для организации с предполагаемым количеством одновременно работающих пользователей около 50, то наиболее оптимальным решением видится система ЕВФРАТ-Документооборот, разработка компании Cognitive Technologies. При умеренной стоимости система, с одной стороны, содержит весь необходимый функционал для автоматизации работы с документами, а с другой стороны, предлагает широкие возможности настройки и модификации при внедрении разработчиком, партнерами и непосредственно заказчиками. Интересным предложением также является система DocsVision, которая также включает в себя весь необходимый функционал для автоматизации документооборота и тесно интегрирована с продуктами компании Microsoft. Система предоставляет гибкие возможности при адаптации к требованиям заказчика. В настоящее время внедрение этой системы осуществляется через партнерскую сеть компании DocsVision, что говорит о достаточной независимости системы от разработчика. Кроме этого по отдельным критериям хорошо показали себя системы Дело, Directum и Optima-Workflow.
Таким образом, использование аналитических выкладок, предложенных в обзоре, поможет организациям, заинтересованным в автоматизации документооборота, сделать наиболее приемлемый выбор решения и тем самым избежать целого ряда “скрытых” на начальном этапе внедрения проблем, связанных с использованием систем электронного документооборота.
Обзор подготовлен на основе анализа технических описаний систем, взятых из открытых источников, и тестирования демо-версий программных продуктов ГранДок, Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, DocsVision, Optima-Workflow. Исследование возможностей систем Босс-Референт, CompanyMedia, Directum, DIS-системы, LanDocs проводилось только на основе технических описаний, поскольку компании-разработчики данных систем демо-версии не предоставляют.
В подготовке настоящего обзора принимали участие специалисты отделов делопроизводства и информационных технологий Новгородской электро-сбытовой компании под руководством помощника генерального директора ООО «Новэлектросбыт» Конюшенко Елены Карловны.
ВНИМАНИЕ!
Завтра на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Повысьте свою ценность как специалиста в глазах директора. Смотреть полную программу
Статьи и публикации
Системы электронного документооборота: критерии выбора
Сегодня объем рынка систем электронного документооборота (СЭД) в России растет чрезвычайно быстрыми темпами. Во многом это объясняется тем, что и государственные учреждения, и коммерческие компании хотят получить реальную отдачу от многолетних инвестиций в свою информационную инфраструктуру. Использование системы электронного документооборота позволяет существенно повысить эффективность выполнения важных управленческих процедур при минимальных финансовых и временных затратах. Поэтому все больше и больше заказчиков переходит к широкому промышленному внедрению СЭД. Как и прогнозировал Росбизнесконсалтинг в своем прошлогоднем аналитическом отчете «Рынок систем электронного документооборота», рост в этой отрасли составил 90-130%.
До недавнего времени автоматизация работы с документами рассматривалась как прерогатива делопроизводственных служб. Однако в последнее десятилетие прогресс в области интеграции ИТ в офисную жизнь изменил ситуацию. Значение внедрения СЭД сложно переоценить, однако на этом пути скрывается немало «подводных камней».
Проблемы внедрения
Руководство должно видеть в ИТ стратегический ресурс компании. Однако на практике глобальной проблемой, с которой приходится сталкиваться, является стремление сэкономить на внедрении ИТ, а именно на той его части, которая сводится к предварительному анализу происходящих на предприятии бизнес-процессов. Актуальность аудита информационных рисков и консалтинга сегодня связана не только с внедрением систем электронного документооборота и с желанием упорядочить процессы управления документами. Существуют и другие причины. В их числе: ужесточение законодательно-нормативных требований к делопроизводству как в государственном, так и в частном секторах экономики; трудности с составлением номенклатуры дел; несовершенство процессов управления документами; проблемы с определением сроков их хранения.
Организационные проблемы связаны, в первую очередь, с человеческим фактором:
Актуальность СЭД
С появлением электронных документов и увеличением их доли в документообороте технологические операции с ними осуществляются несоизмеримо быстрее, они легче поддаются автоматизации. Именно поэтому во многих странах важнейшим показателем повышения эффективности работы управленческого аппарата считается увеличение доли электронных документов в общем документообороте.
Критерии выбора СЭД:
1) Поддержка полного жизненного цикла документа. Система электронного документооборота должна поддерживать весь жизненный цикл документов, включая подготовку, согласование и визирование их проектов, публикацию электронных документов, организацию архивного хранения документов с доступом к электронным архивам. Один и тот же документ в разные периоды своего жизненного цикла может существовать в электронном и бумажном видах. Поэтому СЭД призвана обеспечивать управление как теми, так и другими.
2) Корпоративный документооборот в системе территориально-распределенных предприятий. Оптимальная система корпоративного документооборота сочетает сквозной контроль за документационной деятельностью в корпоративной структуре с автономностью управленческих процессов в самостоятельных подразделениях. Благодаря этому повышается скорость принятия решений и их исполнения, руководители получают возможность реально управлять работой с документами в компьютерной сети предприятия.
Компания-производитель СЭД
При выборе поставщика СЭД необходимо обратить внимание на следующие аспекты:
Разработчик должен предоставить постоянно действующую оперативную техническую поддержку. А вот услуги по установке и настройке системы являются необязательными и могут понадобиться только в том случае, если собственные IT-специалисты не в силах самостоятельно осуществить адаптацию системы и ввод ее в эксплуатацию. Знание технических требований к системе позволяет заранее оценить расходы на приобретение дополнительного программного обеспечения и нового оборудования.
Пилотный проект
После выбора компании-поставщика необходимо отработать те бизнес-процессы, которые намечено автоматизировать, провести тестирование решения в работе, выявить все недостатки и т.д. Пилотный проект позволяет убедиться в соответствии решения поставленным задачам. Согласно мнению разработчиков, этот этап внедрения является ключевым, поскольку в его ходе можно получить ту информацию, которую не выявили в ходе предпроектного, информационного обследования.
Обучение персонала
При развертывании СЭД самое пристальное внимание следует также уделять вопросам обучения сотрудников. Оно должно осуществляться на постоянной основе и на всех этапах внедрения. Со стороны руководства организации необходимо четкое понимание: создание СЭД достаточно длительный проект, развитие и поддержка системы будет требовать постоянного вложения средств. К сожалению, на специальной подготовке персонала принято экономить, ошибочно полагая, что достаточно обучить одного человека, а он затем передаст свои знания всем остальным.
Владимир Эдуардович Баласанян, генеральный директор ИТ-компании «Электронные Офисные Системы». Компания, участвующая в проекте электронного документооборота, не вправе ограничиться разработкой и/или вводом в действие конкретного программного продукта с определенной функциональностью для обслуживания электронного контура документооборота. Она должна обеспечить полный комплекс услуг по созданию и быстрому развитию единой технологии работы с бумажными и электронными документами. При этом поставщик решения призван обеспечить одновременно и развитие функциональности продуктовой линейки с соблюдением преемственности версий и взаимосвязи продуктов, и сопровождение огромного количества установок на большой территории. Все это требует значительных инвестиций в расширение бизнеса.
Безопасность и надежность СЭД
Электронные ключи нового поколения (например, eToken PRO), помимо указанного функционала, способны обеспечить надежное хранение ключевой информации, используемой при работе с электронно-цифровой подписью (ЭЦП). Закрытые ключи ЭЦП хранятся в защищенной памяти USB-устройства или смарт-карты и не могут быть извлечены из нее, что существенно снижает риск компрометации.
При развертывании защищенной СЭД обязательным условием является криптографическая защита конфиденциальной информации, хранящейся в базе данных и на рабочих станциях пользователей. Более того, система защищенного документооборота должна предусматривать возможность запуска процессов зашифрования и расшифровывания только пользователями, располагающими электронными ключами и знающими их PIN-коды.
Применение указанных технологий позволяет создать в корпоративной сетевой инфраструктуре защищенный контур делопроизводственного процесса, обработки и хранения документов. При этом полностью сохраняется функциональная оснащенность системы и ее прозрачность для доверенных пользователей.
Ближайшие перспективы
Еще пару лет назад корпоративные заказчики решали преимущественно задачи организации документооборота в центральных офисах. Сегодня приоритетным направлением является построение систем, охватывающих территориально распределенные структуры, требующие особого внимания с точки зрения защиты электронного документооборота. Именно поэтому на ближайшее время можно прогнозировать активное развитие этого рынка. Ведь управление деятельностью крупных организаций, имеющих филиальную структуру, становится актуальной задачей в условиях жесткой рыночной конкуренции и возрастающей ценности коммерческой информации организаций.
Выбор системы электронного документооборота
Введение
Внедрение электронного документооборота на предприятии – задача очень ответственная и зачастую связана с коренным изменением действующих у Вас бизнес-процессов. По большому счету, с установкой электронного документооборота Вы меняете стиль управления бизнесом. Переходить или не переходить на электронный документооборот? Если да – то какую систему электронного документооборота (СЭД) выбрать? Как быстро окупится система? Каких усилий и средств потребует техническая поддержка системы во время ее штатной эксплуатации? На все эти и другие вопросы так или иначе придется ответить, прежде чем будет принято решение о приобретении и установке СЭД на Вашем предприятии.
В данной статье кратко рассмотрено:
Когда необходим электронный документооборот?
Собственно говоря, электронный документооборот ни в коем разе не должен внедряться как дань моде на «прогрессивные технологии». Если Ваш бизнес успешно работает и без электронного или даже вообще без бумажного документооборота, очень маловероятно, что установка СЭД сделает его более эффективным. Речь в данном случае, скорее всего, может идти лишь об удобстве работы с документами. Так, например, мы все давно уже привыкли к электронной почте и к «общепринятому» пользовательскому интерфейсу почтового клиента, в котором Ваши письма разложены по папкам. Аналогичным образом СЭД поместит Ваши документы в некоторые папки и примет на себя все проблемы, связанные с поиском, доступом и хранением документов. Оптимальным решением здесь может быть такой интерфейс рабочего места пользователя системы, в который интегрированы функции привычного почтового клиента, например, такого как Microsoft Outlook. Т.е. Вы получите возможность единым образом работать как с электронными письмами, так и прочими электронными документами.
Однако если на Вашем предприятии существуют нижеперечисленные проблемы, простым хранилищем документов не обойтись, и Вам стоит всерьез задуматься над автоматизацией работ с документами и бизнес-процессами:
Игнорирование вышеназванных ситуаций или попытки решить эти задачи без помощи автоматизированных программных систем приведет к еще большему усугублению проблем.
Функции современных СЭД
Системы автоматизации документооборота, предлагаемые в настоящее время на рынках России и Украины, в основном, отечественных производителей либо интеграторов зарубежного программного обеспечения, в частности, на платформе Lotus Notes/Domino от компании IBM. Среди известных СЭД российских поставщиков можно назвать: Дело, БОСС-Референт, CompanyMedia, DIRECTUM, DOCUMENTUM, DocsVision, ЕВФРАТ-Документооборот, Optima-Workflow, LanDocs, МОТИВ, Lotsia PDM Plus. Из украинских разработчиков можно отметить Атлас ДОК, Megapolis.Документооборот, ДОК ПРОФ, АСКОД и FossDoc.
Функции, предлагаемые СЭД своим пользователям, весьма разнообразны. В первом приближении их можно разделить на такие категории:
Рассмотрим кратко наиболее востребованные функции из перечисленных категорий:
Хранение и поиск документов
Централизованное хранение документов – едва ли не единственная цель перехода на электронный документооборот для маленьких компаний. В связи с этим стоит обратить внимание на поставщика хранилища данных, используемого в той или иной СЭД. Могут использоваться:
Среди функций для поиска документов различают:
Поддержка канцелярии и делопроизводства
Поддержка работы канцелярии – важный компонент СЭД, ориентированных на работу, как в государственных органах, так и в коммерческих организациях. К основным «канцелярским» функциям можно отнести следующее:
Маршрутизация и контроль исполнения документов
Функции данной категории востребованы как в крупных, так и мелких организациях и позволяют управлять документопотоками на Вашем предприятии и контролировать исполнение работ по документам. К основным функциям данной категории относятся:
Аналитические отчеты
Как правило, отчеты в СЭД создаются под конкретного заказчика. Однако существуют и общепринятые отчеты, такие как:
Информационная безопасность
Функции данной категории обеспечат информационную безопасность предприятия следующими средствами:
Дополнительные (специфические) функции
Некоторые разработчики СЭД предлагают ряд специфических функций, присущих только данной конкретной системе. Например, Lotsia PDM Plus интегрирована с САПР-системами и поддерживает работу с конструкторской документацией. Система FossDoc может быть интегрирована с корпоративной почтовой системой FossMail того же разработчика. Интересны также решения, предлагающие интеграцию с популярной ERP-системой 1С:Предприятие. Многие СЭД предоставляют собственные API-интерфейсы для разработки новой функциональности «под заказчика».
Критерии выбора системы документооборота
По нашому мнению при выборе СЭД потребителям приходится искать компромиссное решение, по максимуму удовлетворяющее следующим критериям:
Рассмотрим подробнее некоторые из перечисленных выше критериев.
Обеспечение функциональности
В интернете можно найти достаточно много обзоров, посвященных сравнению различных СЭД. Так как большинство из этих обзоров составлено по заказу тех или иных разработчиков, не стоит слишком серьезно относиться к выводам о том, что та или иная система по своему функционалу превосходит все остальные. В настоящее время все еще формируется общепринятая терминология для обозначения функциональности СЭД. Кроме того, реализация одних и тех же функций, заявленных различными производителями, может сильно отличаться.
Полная функциональность современных СЭД может заинтересовать только крупных корпоративных клиентов или государственные органы и вряд ли будет востребована, например, клиентами от малого и среднего бизнеса. Поэтому предпочтение должно быть оказано поставщикам, предлагающим модульный принцип лицензирования системы. Вы выбираете модули, которые предназначены для решения только Ваших задач. Например, системы на базе Lotus Notes/Domino в силу особенностей архитектуры платформы Lotus обеспечивают модульность «по умолчанию». Но и среди отечественных разработок есть СЭД, реализующие свои функции и лицензируемые по модульному принципу. Так, например, система FossDoc представлена линейкой продуктов, являющихся набором модулей для решения определенных задач документооборота и управления бизнес-процессами. Аналогичным образом лицензируются системы DIRECTUM, LanDocs и др.
Стоит также обратить внимание на возможность дополнительного наращивания функций системы при дальнейшей эксплуатации.
Совокупная стоимость владения
Как правило, в полную совокупную стоимость владения системой входят:
Стоимость хранилища данных является весомым фактором общего удорожания системы. Так по этой причине решения на платформе Lotus отличаются сравнительно высокой стоимостью. Достаточно дорого будут стоить СЭД, хранящие данные на Oracle, системе, используемой, как правило, в крупных организациях с высокими требованиями к надежности и безопасности. Если Вы представитель малого или среднего бизнеса, оптимальным решением для Вас могут быть СЭД с поддержкой Microsoft SQL Server. Среди линейки MS SQL Server есть условно бесплатные сервисы, поддерживаемые некоторыми СЭД (Дело, FossDoc и др.).
Техподдержка
Качественная техническая поддержка предполагает, что поставщик СЭД предоставляет все возможные средства для всестороннего изучения работы системы и оказания услуг по консультированию пользователей и оперативному устранению замеченных ошибок. Компонентами эффективной техподдержки являются:
Учет отечественного законодательства
При выборе СЭД для государственных структур актуальной проблемой является соответствие системы законодательной и нормативной базе. Например, провайдеры электронной цифровой подписи, используемые в СЭД, должны быть сертифицированы соответствующими госорганами.
Для украинских госструктур важным моментом является полная украиноязычная локализация, как пользовательских интерфейсов, так и документации, включая возможность технической поддержки на государственном языке.
Субъективные предпочтения заказчика
Часто на практике решающими факторами в пользу выбора той или иной системы документооборота оказываются трудноформализумемые, субъективные предпочтения клиента. Тем не менее, можно указать следующие распространенные предпочтения заказчиков при выборе СЭД:
Выводы
В настоящее время на рынке программного обеспечения России, Украины и других постсоветских стран широко представлены системы для автоматизации делопроизводства, документооборота и других бизнес-процессов предприятий и учреждений. Для выбора СЭД для внедрения на Вашем предприятии, рекомендуем предпринять ряд следующих шагов:
Окончательное решение в пользу выбора той или иной системы документооборота может быть получено, например, путем средневзвешенного анализа оценок, которые Вы выставили избранным СЭД за соответствие перечисленным критериям.
А. Горовой, ФОСС-Он-Лайн, аналитик компьютерных систем