Для хранения и автоматизации расчетов данных, представленных в табличной форме, используют рабочую книгуMicrosoftExcel, которая представляет собой файл с уникальным именем, заданным пользователем, и типом xlsx (в версиях MSExcelдо 2007 – xls).
Рабочая книга содержит расположенные в произвольном порядке листы, которые служат для организации и анализа данных. Можно вводить и изменять данные на нескольких листах, а также выполнять вычисления, используя данные из нескольких листов. Кроме данных, лист может содержать диаграммы, надписи и др. Имена листов отображаются на ярлыках в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа на другой следует щелкнуть левой клавишей мыши по соответствующему ярлыку.
Рабочее поле листа– это электронная таблица, состоящая из столбцов и строк. Названия столбцов состоят из одной, двух или трех букв латинского алфавита. Названия строк – цифры. Размер рабочего листа определяется системой по умолчанию.
Пересечение конкретного столбца и строки образует ячейку. Местоположение ячейки задается адресом, образованным из имени столбца и номера строки, на пересечении которых она находится. Адрес ячейки в электронной таблице обычно называют ссылкой. Например, ячейка с адресом (ссылкой) B5.
Рис. 1.1. Интерфейс стандартной рабочей книги
В MSExcel новую рабочую книгу можно создать несколькими способами:
§ КнопкаСоздать (сочетание клавиш Ctrl-N) открывает новую книгу с параметрами, установленными в шаблоне по умолчанию.
§ Команда Файл/Создать открывает палитру шаблонов, где можно выбирать варианты готовых шаблонов новой книги – Пустая книга и пр.
Объекты электронной таблицы
Ячейка — элементарный объект электронной таблицы, расположенный на пересечении столбца и строки.
Строка — все ячейки, расположенные на одном горизонтальном уровне таблицы. На каждом рабочем листе Excel 2007/2013 может быть 1 048 576 (2 20 ) строк.
Столбец — все ячейки, расположенные в одном вертикальном ряду таблицы. На каждом рабочем листе Excel 2007/2013 может быть 16 384 (2 14 ) столбцов.
Диапазон ячеек — группа смежных ячеек, которая может состоять из строки, ее части или нескольких строк, столбца, его части или нескольких столбцов, а также из совокупности ячеек, охватывающих прямоугольную область таблицы; диапазоном можно также считать одну ячейку.
Строки и столбцы имеют заголовки. Заголовки строк представлены в виде целых чисел, начиная с 1. Заголовки столбцов задаются буквами латинского алфавита: сначала от А до Z, затем от АА до AZ, от ВА до BZ и т.д.
Адрес ячейки определяется ее местоположением в таблице и задается координатами. Адрес ячейки в MicrosoftExcel называется ссылкой. Ссылка в MicrosoftExcel — адрес ячейки или связного диапазона ячеек, используемый при записи формул. С помощью ссылок можно использовать в одной формуле данные, находящиеся в разных частях листа, а также использовать в нескольких формулах значение одной ячейки.
Существуют два вида представления ссылок в MicrosoftExcel:
1) По умолчанию Excel использует классический стиль, в котором столбцы обозначаются буквами латинского алфавита (от A до XFD), а строки — номерами (от1 до 1 048 576). Эти буквы и номера называются заголовками строк и столбцов. Адрес ячейки образуется из заголовков столбца и строки, на пересечении которых она находится. Для ссылки на ячейку следует ввести букву столбца, и затем — номер строки. Например, ссылка B2 указывает на ячейку, расположенную на пересечении столбца B и строки 2.
Стиль ссылок R1C1 (здесь R – row (строка), C – column (столбец). При использовании этого стиля Excel ссылается на ячейки по номерам строк и столбцов. Ссылки на ячейки в этом случае имеют формат R1C1, например: R5C9. Стиль R1C1 используется при отражении ссылок в макросах.
Чтобы включить или выключить этот стиль ссылок, следует на вкладке Файл выбрать пункт Параметры, затем в диалоговом окне ПараметрыExcel в категории Формулы в области Работа с формулами установить или снять флажок Стиль ссылок R1C1.
Ссылка на диапазон ячеек задается указанием адресов его первой (верхней левой) и последней (нижней правой) ячеек), разделенных двоеточием, например:D3:H7.
Ячейка, в которую в данный момент вводятся данные, называется активной. Она маркируется табличным курсором (выделяется цветом), а ее содержимое отображается в строке формул. В каждый момент времени активной может быть только одна ячейка.
Выделение ячеек
Чтобы получить возможность вводить данные и выполнять большинство команд в MSExcel, необходимо выделить ячейки, нужные для работы.
Выделить одну ячейку можно следующими способами: щелкнуть левой клавишей мыши в определенном месте рабочего листа или ввести адрес ячейки в поле имени.
В операциях обработки часто используется не отдельная ячейка, а диапазон ячеек.
Выделить диапазон смежных ячеек можно следующими способами: удерживая левую клавишу, протащить указатель мыши по диагонали от первой до последней ячейки диапазона или ввести в поле ввода адрес диапазона ячеек.
Для выделения несмежных ячеек следует выделить первую группу смежных ячеек и, удерживая клавишу Ctrl, продолжить выделение следующих фрагментов.
Для выделения всей строки или столбца следует щелкнуть по имени строки или номеру столбца.
Для выделения всех ячеек рабочего листа следует щелкнуть кнопкуВыделить все, находящуюся на пересечении заголовков строк и столбцов.
Ввод данных может осуществляться в отдельную ячейку или в указанный диапазон.Ввод данных в активную ячейку осуществляется нажатием клавиши Enter после набора данных на клавиатуре.
Чтобы ввести одинаковые данные сразу в несколько ячеек, нужно сначала выделить эти ячейки, затем ввести значение и при нажатой клавише Ctrl нажать Enter.В одну ячейку можно ввести до 32 000 символов. По умолчанию текст в Excel выравнивается по левой границе ячейки, числа — по правой.
Если в ячейке отображаются символы ##### — это значит, что ширина столбца недостаточна для отображения числа. Расширить столбец можно, подвинув его правую границу в области заголовка столбца, либо двойным щелчком по правой границе заголовка столбца (автоподбор ширины).
Электронная таблица — компьютерная программа, позволяющая проводить вычисления с данными, представленными в виде двумерных массивов, имитирующих бумажные таблицы. Некоторые программы организуют данные в «листы», предлагая, таким образом, третье измерение. Электронные таблицы (ЭТ) представляют собой удобный инструмент для автоматизации вычислений. Многие расчёты, в частности в области бухгалтерского учёта, выполняются в табличной форме: балансы, расчётные ведомости, сметы расходов и т. п. Кроме того, решение численными методами целого ряда математических задач удобно выполнять именно в табличной форме. Использование математических формул в электронных таблицах позволяет представить взаимосвязь между различными параметрами некоторой реальной системы. Решения многих вычислительных задач, которые раньше можно было осуществить только с помощью программирования, стало возможно реализовать через математическое моделирование в электронной таблице.
, в приведенной ниже таблице 1.1 активной ячейкой является ячейка СЗ.
Рабочие листы и книги. При работе на компьютере электронная таблица существует в форме рабочего листа, который имеет имя (например, Лист 1). Рабочие листы объединяются вкниги, причем пользователь может вставлять, копировать, удалять и переименовывать рабочие листы. При создании, открытии или сохранении документа в электронных таблицах речь идет фактически о создании, открытии или сохранении книги.
При работе с электронными таблицами можно вводить и изменять данные одновременно на нескольких рабочих листах, а также выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов.
Таблица 1.2. Диапазоны ячеек в столбце, строке и прямоугольный диапазон
Внешний вид таблицы. Внешний вид таблицы, выделенных диапазонов ячеек или отдельных ячеек можно изменять. Для границ ячеек можно установить различные типы линий (одинарная, пунктирная, двойная и др.), их толщину и цвет. Сами ячейки можно закрасить в любой цвет путем выбора цвета из палитры цветов.
Редактирование листов. Из таблицы можно удалять столбцы, строки, диапазоны ячеек и отдельные ячейки. В процессе удаления диапазонов ячеек и отдельных ячеек требуется указать, в какую сторону (влево или вверх) будет производиться сдвиг ячеек.
В таблицу можно вставлять столбцы, строки и ячейки. В процессе вставки диапазонов ячеек и отдельных ячеек требуется указать, в какую сторону (вправо или вниз) будет производиться сдвиг ячеек.
Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчетов вручную или специального программирования. Наиболее широкое применение электронные таблицы нашли в экономических и бухгалтерских расчетах, но и в научно-технических задачах электронные таблицы можно использовать эффективно, например, для:
· проведения однотипных расчетов над большими наборами данных;
· автоматизации итоговых вычислений;
· решения задач путем подбора значений параметров, табулирования формул;
· обработки результатов экспериментов;
· проведения поиска оптимальных значений параметров;
· подготовки табличных документов;
· построения диаграмм и графиков по имеющимся данным.
Одним из наиболее распространенных средств работы с документами, имеющими табличную структуру, является программа Microsoft Excel.
Создание электронных таблиц Microsoft Excel
Программа Microsoft Excel предназначена для работы с таблицами данных, преимущественно числовых. При формировании таблицы выполняют ввод, редактирование и форматирование текстовых и числовых данных, а также формул. Наличие средств автоматизации облегчает эти операции. Созданная таблица может быть выведена на печать.
Основные понятия электронных таблиц
Рабочий лист состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист может содержать до 256 столбцов, пронумерованных от А до IV. Строки последовательно нумеруются цифрами, от 1 до 65 536 (максимально допустимый номер строки).
Ячейки и их адресация. На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами для хранения данных. Обозначение отдельной ячейки сочетает в себе номера столбца и строки (в этом порядке), на пересечении которых она расположена, например: А1 или DE234. Обозначение ячейки (ее номер) выполняет функции ее адреса. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках.
Одна из ячеек всегда является активной и выделяется рамкой активной ячейки. Эта рамка в программе Excel играет роль курсора. Операции ввода и редактирования всегда производятся в активной ячейке. Переместить рамку активной ячейки можно с помощью курсорных клавиш или указателя мыши.
Если требуется выделить прямоугольный диапазон ячеек, то это можно сделать протягиванием указателя от одной угловой ячейки до противоположной по диагонали. Рамка текущей ячейки при этом расширяется, охватывая весь выбранный диапазон. Чтобы выбрать столбец или строку целиком, следует щелкнуть на заголовке столбца (строки). Протягиванием указателя по заголовкам можно выбрать несколько идущих подряд столбцов или строк.
Ввод, редактирование и форматирование данных
Тип данных, размещаемых в ячейке, определяется автоматически при вводе. Если эти данные можно интерпретировать как число, программа Exc el так и делает. В противном случае данные рассматриваются как текст. Ввод формулы всегда начинается с символа “=” (знака равенства).
Вычисления в электронных таблицах
Правило использования формул в программе Excel состоит в том, что, если значение ячейки действительно зависит от других ячеек таблицы, всегда следует использовать формулу, даже если операцию легко можно выполнить в “уме”. Это гарантирует, что последующее редактирование таблицы не нарушит ее целостности и правильности производимых в ней вычислений.
Ссылки на ячейки. Формула может содержать ссылки, то есть адреса ячеек, содержимое которых используется в вычислениях. Это означает, что результат вычисления формулы зависит от числа, находящегося в другой ячейке. Ячейка, содержащая формулу, таким образом, является зависимой. Значение, отображаемое в ячейке с формулой, пересчитывается при изменении значения ячейки, на которую указывает ссылка.
Ссылку на ячейку можно задать разными способами. Во-первых, адрес ячейки можно ввести вручную. Другой способ состоит в щелчке на нужной ячейке или выборе диапазона, адрес которого требуется ввести. Ячейка или диапазон при этом выделяются пунктирной рамкой.
Все диалоговые окна программы Excel, которые требуют указания номеров или диапазонов ячеек, содержат кнопки, присоединенные к соответствующим полям. При щелчке на такой кнопке диалоговое окно сворачивается до минимально возможного размера, что облегчает выбор нужной ячейки (диапазона) с помощью щелчка или протягивания.
Абсолютные и относительные ссылки. По умолчанию, ссылки на ячейки в формулах рассматриваются как относительные. Это означает, что при копировании формулы адреса в ссылках автоматически изменяются в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии.
Пусть, например, в ячейке В2 имеется ссылка на ячейку АЗ. В относительном представлении можно сказать, что ссылка указывает на ячейку, которая располагается на один столбец левее и на одну строку ниже данной. Если формула будет скопирована в другую ячейку, то такое относительное указание ссылки сохранится. Например, при копировании формулы в ячейку ЕА27 ссылка будет продолжать указывать на ячейку, располагающуюся левее и ниже, в данном случае на ячейку DZ28.
Копирование содержимого ячеек
Копирование и перемещение ячеек в программе Excel можно осуществлять методом перетаскивания или через буфер обмена. При работе с небольшим числом ячеек удобно использовать первый метод, при работе с большими диапазонами – второй.
Метод перетаскивания. Чтобы методом перетаскивания скопировать или переместить текущую ячейку (выделенный диапазон) вместе с содержимым, следует навести указатель мыши на рамку текущей ячейки (он примет вид стрелки). Теперь ячейку можно перетащить в любое место рабочего листа (точка вставки помечается всплывающей подсказкой).
Для выбора способа выполнения этой операции, а также для более надежного контроля над ней рекомендуется использовать специальное перетаскивание с помощью правой кнопки мыши. В этом случае при отпускании кнопки мыши появляется специальное меню, в котором можно выбрать конкретную выполняемую операцию.
Мастер шаблонов для сбора данных. Данная надстройка предназначена для создания шаблонов, которые служат как формы для ввода записей в базу данных. Когда на основе шаблона создается рабочая книга, данные, введенные в нее, автоматически копируются в связанную с шаблоном базу данных. Запуск мастера производится командой Данные > Мастер шаблонов.
Мастер Web-форм. Надстройка Предназначена для создания формы, размещаемой на Web-узле. Форма организуется таким образом, что данные, введенные посетителями, автоматически добавляются в базу данных, связанную с формой. Форму Excel для сбора данных надо создать на рабочем листе заранее. Настройка системы сбора данных организуется с использованием мастера, который запускают командой Сервис > Мастер > Форма Web .
Построение диаграмм и графиков
В программе Excel термин диаграмма используется для обозначения всех видов графического представления числовых данных. Построение графического изображения производится на основерядаданных. Так называют группу ячеек с данными в пределах отдельной строки или столбца. На одной диаграмме можно отображать несколько рядов данных.
Диаграмма представляет собой вставной объект, внедренный на один из листов рабочей книги. Она может располагаться на том же листе, на котором находятся данные, или на любом другом листе (часто для отображения диаграммы отводят отдельный лист). Диаграмма сохраняет связь с данными, на основе которых она построена, и при обновлении этих данных немедленно изменяет свой вид.
Оформление диаграммы. Третий этап работы мастера (после щелчка на кнопке Далее ) состоит в выборе оформления диаграммы. На вкладках окна мастера задаются:
· название диаграммы, подписи осей (вкладка Заголовки );
· отображение и маркировка осей координат (вкладка Оси );
· описание построенных графиков (вкладка Легенда );
· отображение надписей, соответствующих отдельным элементам данных на графике ( вкладка Подписи данных );
· представление данных, использованных при построении графика, в виде таблицы (вкладка Таблица данных ).
В зависимости от типа диаграммы некоторые из перечисленных вкладок могут отсутствовать.
Размещение диаграммы. На последнем этапе работы мастера (после щелчка на кнопке Далее ) указывается, следует ли использовать для размещения диаграммы новый рабочий лист или один из имеющихся. Обычно этот выбор важен только для последующей печати документа, содержащего диаграмму. После щелчка на кнопке Готово диаграмма строится автоматически и вставляется на указанный рабочий лист.
Редактирование диаграммы. Готовую диаграмму можно изменить. Она состоит из набора отдельных элементов, таких, как сами графики (ряды данных), оси координат, заголовок диаграммы, область построения и прочее. При щелчке на элементе диаграммы он выделяется маркерами, а при наведении на него указателя мыши – описывается всплывающей подсказкой. Открыть диалоговое окно для форматирования элемента диаграммы можно через меню Формат (для выделенного элемента) или через контекстное меню (команда Формат ). Различные вкладки открывшегося диалогового окна позволяют изменять параметры отображения выбранного элемента данных.
Если требуется внести в диаграмму существенные изменения, следует вновь воспользоваться мастером диаграмм. Для этого следует открыть рабочий лист с диаграммой или выбрать диаграмму, внедренную в рабочий лист с данными. Запустив мастер диаграмм, можно изменить текущие параметры, которые рассматриваются в окнах мастера, как заданные по умолчанию.
— каковы назначение и основные возможности текстового процессора; — из каких элементарных объектов состоит табличный документ; — какие типы данных могут храниться в ячейках таблицы; — что такое абсолютная и относительная адресация; — правила записи и копирования формул и функций; — что такое диаграмма и из каких объектов она состоит.
Назначение табличного процессора
Табличный процессор содержит набор компьютерных инструментов для работы с информацией, представленной в табличной форме — в виде электронной таблицы. Рабочая область электронной таблицы напоминает по своей структуре шахматную доску. Она состоит из строк и столбцов, имеющих свои имена.
Основное назначение табличного процессора — автоматизация расчетов данных, представленных в табличной форме. Результатом работы табличного процессора является документ в виде таблицы или диаграммы.
Например, в табличном процессоре можно вести классный журнал. Учителя могут заносить в него оценки учащихся, а встроенные формулы позволят вычислить средний балл для каждого ученика, общую успеваемость класса по предмету и т. п. Каждый раз, когда учитель вносит новую оценку, табличный процессор будет автоматически пересчитывать все результаты.
Характерной особенностью табличного процессора является то, что в нем данные и результаты вычислений представлены в табличной форме. Для наглядности эти данные можно представить в графическом виде как диаграммы.
По сравнению со своей бумажной предшественницей электронная таблица предоставляет пользователю намного больше возможностей для работы. В клетки таблицы можно записывать не только числа, даты и тексты, но и логические выражения, функции и формулы. Формулы позволяют практически мгновенно производить пересчет и выводить в соответствующей ячейке новый результат при изменении исходных данных. Эта возможность позволяет активно использовать электронные таблицы в различных областях:
♦ для автоматизации вычислений; ♦ для представления результатов вычислений в виде диаграмм; ♦ для моделирования, когда исследуется влияние одних параметров на другие.
Объекты документа табличного процессора
Классификация объектов
Представление об объектах документа табличного процессора можно составить, познакомившись с их классификацией (рис. 4.1).
Рис. 4.1. Классификация объектов табличного документа
На первом уровне основанием классификации служит вид документа — таблица и диаграмма. Диаграмма является вспомогательным документом и без таблицы существовать не может. На втором уровне показаны основные объекты, которые образуют таблицу и диаграмму.
Объекты электронной таблицы
Таблица представляет собой сложный объект, состоящий из элементарных объектов: строк, столбцов, ячеек, диапазонов ячеек (рис. 4.2). Каждый элементарный объект имеет имя, которое определено разработчиками электронной таблицы.
Рис. 4.2. Элементарные объекты электронной таблицы
♦ Строка. Заголовки строк представлены в виде целых чисел, начиная с 1. ♦ Столбец. Заголовки столбцов задаются буквами латинского алфавита: сначала от А до Z, затем от АА до AZ, от ВА до BZ и т. д. ♦ Ячейка. Адрес ячейки определяется ее положением в таблице и образуется из заголовков столбца и строки, на пересечении которых она находится. Сначала записывается заголовок столбца, а затем номер строки, например: A3, D6, АВ46. ♦ Диапазон ячеек. Диапазон — это группа смежных ячеек: строка, несколько строк или часть строки; столбец, несколько столбцов или часть столбца; несколько смежных ячеек, образующих прямоугольную область. Диапазон ячеек задается указанием адресов его первой и последней ячеек, разделенных двоеточием.
• адрес ячейки, образованной пересечением столбца А и строки 7, — А7; • адрес диапазона, образованного частью строки 3, — E3:G3; • адрес диапазона, образованного частью столбца D, — D4:D8; • адрес диапазона, имеющего вид прямоугольника с начальной ячейкой F5 и конечной ячейкой G8, — F5:G8.
Ячейка — элементарный объект электронной таблицы, расположенный на пересечении столбца и строки.
Строка — все ячейки, расположенные на одном горизонтальном уровне таблицы.
Столбец — все ячейки, расположенные в одном вертикальном ряду таблицы.
Диапазон ячеек — группа смежных ячеек, которая может состоять из строки, ее части или нескольких строк, столбца, его части или нескольких столбцов, а также из совокупности ячеек, охватывающих прямоугольную область таблицы; диапазоном можно также считать одну ячейку.
Таблица, создаваемая пользователем, представляет собой объект, характеризующийся определенным количеством строк и столбцов. Этому объекту присваивается имя, которое указывается в заголовке окна табличного документа. Над этим объектом можно производить действия, предусмотренные в табличном процессоре.
Параметры объектов таблицы представлены в табл. 4.1.
Таблица 4.1. Параметры объектов таблицы
Объекты диаграммы
Диаграмма является объектом электронной таблицы и предназначена для представления данных в графической форме. Данные, находящиеся в одном столбце или в одной строке, называют рядом. Перед построением диаграммы сначала необходимо указать ряды, а затем перейти к выбору типа диаграммы. Для характеристики диаграммы служат следующие параметры: имя, тип, область, размещение.
♦ Имя. Диаграмме дается имя, под которым она включается в состав электронной таблицы.
♦ Тип. Табличный процессор позволяет строить диаграммы различных типов. Основные типы диаграмм показаны на рис. 4.3. Рассмотрим подробнее некоторые из них.
• График хорошо знаком вам по различным школьным задачам. На одном чертеже можно разместить несколько графиков, каждый из которых будет соответствовать своему ряду данных.
Рис. 4.3. Типы диаграмм
• Гистограмма, или столбчатая диаграмма, в отличие от круговых, может быть построена для нескольких рядов данных. Высота каждого столбика определяется значением в соответствующей ячейке. Примером гистограммы может служить диаграмма распределения роста учеников каждого класса. Здесь каждый ряд представляет собой набор значений роста учеников каждого класса. Очевидно, что в электронной таблице каждый ряд занимает одну строку или один столбец.
• Поверхностная диаграмма строится только для нескольких рядов и представляет собой группу многослойных разноцветных поверхностей. Каждый слой соответствует одному ряду данных.
• Круговая диаграмма (плоская или объемная) используется для графического отображения одного ряда значений. Таким рядом может быть, например, набор значений роста или веса учащихся. Каждый сектор такой диаграммы отражает относительную (выраженную в процентах) долю каждого значения из ряда от общей суммы всех значений.
• Смешанная диаграмма используется для отображения нескольких рядов данных с использованием разных типов диаграмм.
♦ Область. Ограничивает поле чертежа построения диаграммы.
♦ Размещение. Диаграмма может размещаться либо на том же листе, что и таблица, либо на отдельном листе. Диаграмма состоит из следующих объектов (рис. 4.4): ряд, ось, заголовок, легенда, область построения.
♦ Ряд. Диаграмма может быть построена как по одному ряду, так и по нескольким рядам. Для выделенного диапазона ячеек построение диаграммы ведется по нескольким рядам данных. В этом случае в качестве каждого ряда принимается соответствующая строка или столбец выделенного диапазона. Ряд может содержать подписи отображаемых значений.
♦ Ось. Каждая из осей диаграммы характеризуется следующими параметрами: вид, шкала, шрифт, число. 9 Вид определяет отображение внешнего вида оси на экране.
♦ Шкала определяет минимальное и максимальное значения шкалы, цену основных и промежуточных делений, точку пересечения с другими осями.
♦ Число определяет формат шкалы в соответствии с типами данных, находящихся в диапазоне.
Рис. 4.4. Объекты диаграммы
♦ Заголовок. Заголовком служит текст, определяемый пользователем; как правило, заголовок размещается над диаграммой.
♦ Легенда. При выводе к диаграмме можно добавить легенду — список названий рядов (обозначений переменных).
♦ Область построения. Это область, ограниченная осями и предназначенная для размещения рядов данных. Для удобства анализа результатов на область построения может наноситься сетка.
Способы выделения объектов электронной таблицы
♦ Для выделения ячейки нужно щелкнуть на ней мышью или переместить на нее курсор с помощью клавиш управления курсором.
♦ Для выделения строки нужно щелкнуть на ее заголовке.
♦ Для выделения столбца нужно щелкнуть на его заголовке.
♦ Выделение диапазона ячеек может быть выполнено несколькими способами:
• при помощи мыши — перемещая мышь при нажатой левой кнопке от начала к концу диапазона; • при помощи клавиш управления курсором — при нажатой клавише Shift; • вводом с клавиатуры начального и конечного адресов ячеек диапазона, разделенных двоеточием.
♦ Для выделения диаграммы необходимо выбрать диаграмму двойным щелчком мыши, а затем щелкнуть на нужном объекте.
Типовые действия над объектами электронной таблицы
Все действия над объектами электронной таблицы, кроме форматирования, редактирования и вычислений, выполняются так же, как и описанные ранее действия над объектами текстового документа. Технологии работы с инструментами табличного процессора аналогичны технологии работы в среде текстового процессора. Особенности действий, связанных с форматированием объектов, мы рассмотрим в теме 4.3.
Данные электронной таблицы
Общие сведения
В табличных процессорах предусмотрены различные форматы представления данных. Форматы определяют типы данных электронной таблицы: символьные (текстовые), числовые, логические, даты и т. д.
Так, например, для переноса разных продуктов человек использует разные емкости, контейнеры и т. п. Для того чтобы принести домой разливное молоко, вы используете бидон или банку, а не сумку или сетку. Если же вы отправились за картошкой, то вам понадобится как раз сетка или мешок, в то время как бидон и банка окажутся бесполезными. Яйца можно принести и в сетке, и в бидоне, но для повышения сохранности лучше воспользоваться специальным контейнером.
От того, какой формат выбран для той или иной ячейки, будет зависеть, какие действия табличный процессор сможет выполнять над ее содержимым.
Представьте себе, что в ячейку записаны цифры 120399. Как они будут восприняты табличным процессором? Какие действия будут над ними произведены? Если установлен текстовый формат, цифры будут восприняты как последовательность символов 1, 2, 0, 3, 9, 9. Если установлен числовой формат, они могут быть восприняты электронной таблицей как число. Если же ячейке назначен формат даты, они будут восприняты как 12 марта 1999 года.
Текстовый тип данных
Текстовые данные представляют собой некоторый набор символов. Если первый из них является буквой, кавычкой, апострофом или пробелом или если цифры в нем чередуются с буквами, то такая запись воспринимается как текст.
Действия над символьными данными производятся аналогично действиям над объектами в текстовом процессоре.
Примеры текстовых (символьных) данных:
Расписание занятий
8 «А» класс
«236
001 счет
Числовой тип данных
Примеры числовых данных:
232,5
,546
-13,7
+100
Запомните! Если в ячейке таблицы хранится последовательность цифр, начинающаяся с кавычки, то даже если такой набор цифр выглядит на экране как число, это — текст, и его нельзя использовать в вычислениях. Любые текстовые данные всегда воспринимаются как ноль.
Укажем косвенный признак, по которому можно отличить текстовые и числовые данные. Если значение в ячейке после ввода распознано табличным процессором как текст, то по окончании ввода (после нажатия на клавишу Enter) они автоматически выравниваются по левой границе ячейки. Данные, распознанные как числовые, после ввода выравниваются по правой границе ячейки (рис. 4.5). Однако этот признак не является показательным, если выравнивание в ячейках было задано вручную.
Логический тип данных
Логические данные используются в логических формулах и функциях. Данные этого типа отображаются в ячейке следующим образом: если вводится любое отличное от нуля число (целое или дробное), то после нажатия на клавишу Enter в ячейке будет выведено значение Истина. Ноль отображается в соответствующей ячейке как Ложь.
Это представление данных связано с понятием логической переменной, которая используется в алгебре логики. Она служит для описания высказываний, которые могут принимать одно из двух возможных значений: «истина» (логическая единица) либо «ложь» (логический ноль).
Тип данных — даты
Этот тип данных используется при выполнении таких функций, как добавление к дате числа, вычисление разности двух дат или пересчет даты вперед или назад. Пересчет чисел в даты производится автоматически в зависимости от заданного формата. Табличный процессор позволяет представлять вводимые числа как даты несколькими способами.
Примеры представления дат в разных форматах:
12 апреля 2006
12.04.2006
Апрель 2006
04.2006
Апрель
12 апреля
Формулы
Понятие формулы
Назначение электронной таблицы в первую очередь состоит в автоматизации вычислений. Для этого в ячейки таблицы вводятся формулы.
Ввод любой формулы начинается со знака равенства. Если его пропустить, то вводимая формула будет воспринята как текст.
В формулы можно включать числовые данные, знаки операций, различные функции, а также адреса объектов таблицы. Формулу, в которой содержатся адреса ячеек, можно сравнить с записью уравнения в математике, где вместо адресов ячеек используются переменные.
Адреса, которые используются в формулах, получили название ссылок. Ссылки позволяют связывать между собой любые ячейки электронной таблицы и производить необходимую обработку табличных данных.
Ссылка — это адрес объекта (ячейки, строки, столбца, диапазона ячеек), используемый при записи формулы.
Формулы представляют собой соединенные знаками арифметических и логических операций операнды. Операндом может быть конкретное значение, ссылка или функция.
Различают арифметические (алгебраические) и логические формулы.
Арифметические формулы.Арифметические формулы аналогичны математическим соотношениям. В них используются арифметические операции (сложение « + », вычитание «-», умножение «*», деление «/», возведение в степень «˄»). При вычислении по формулам соблюдается принятый в математике порядок выполнения арифметических операций: сначала выполняется возведение в степень, затем — умножение и деление, после этого — сложение и вычитание. Операции одного уровня, такие как умножение и деление, выполняются слева направо.
Для изменения порядка выполнения арифметических операций используют круглые скобки. Действия над операндами, заключенными в круглые скобки, выполняются в первую очередь.
Результатом вычислений по арифметической формуле является число. При каждом изменении входящих в формулу операндов результат пересчитывается заново и отображается в соответствующей ячейке.
Пример вычисления по арифметическим формулам:
Пусть в ячейке СЗ введена формула =А1+7*В2, а в ячейках А1 и В2 находятся числовые данные 3 и 5 (рис. 4.6, а). Тогда при вычислении по заданной формуле сначала будет выполнена операция умножения числа 7 на содержимое ячейки В2 (5) и к этому числу будет прибавлено содержимое ячейки А1 (3). Полученный результат, равный 38, будет отображен в ячейке СЗ, в которой находится формула (рис. 4.6, б). В данной формуле А1 и В2 представляют собой ссылки на ячейки. Смысл использования ссылок состоит в том, чтобы при изменении значений операндов автоматически изменялся результат вычислений, выводимый в ячейке СЗ. Например, пусть значение в ячейке А1 стало равным 1, а значение в ячейке В2 — 10. Тогда в ячейке СЗ появляется новое значение — 71 (рис. 4.6, в).
Рис. 4.6. К примеру вычислений по арифметическим формулам
Логические формулы. Логическая формула содержит условие и определяет, истинно оно или ложно. Истинному выражению присваивается значение «истина» (1), а ложному — «ложь» (0).
Однотипные формулы
При работе с электронной таблицей часто возникает необходимость в заполнении некоторого диапазона ячеек формулами, имеющими одинаковую структуру, но разные значения переменных. Это означает, что они различаются ссылками. Подобные формулы получили название однотипных.
Однотипные (подобные) формулы — это формулы, которые имеют одинаковую структуру (строение) и различаются только конкретными ссылками.
Для упрощения и ускорения ввода однотипных формул используется следующий прием. Формулу вводят только в одну (начальную) ячейку, после чего ее копируют в другие ячейки.
Пример однотипных формул:
Относительная, абсолютная и смешанная адресация
В однотипных формулах могут быть использованы самые разные ссылки. Возможны однотипные формулы, в которых часть ссылок при переходе от одной формулы к другой изменяются закономерным образом, а другие входящие в формулу ссылки остаются неизменными для всех формул.
При копировании формулы в другое место таблицы прежде всего необходимо определить способ автоматического изменения входящих в нее ссылок. Для этого используются относительные, абсолютные и смешанные ссылки.
♦ Относительная ссылка используется в формуле в том случае, если она должна изменяться при копировании.
Относительная ссылка записывается в обычной форме, например F3, Е7. Во всех ячейках, куда она будет помещена после копирования, изменяется и буква столбца, и номер строки.
♦ Абсолютная ссылка используется в формуле в том случае, если при ее копировании не должны изменяться обе части: буква столбца и номер строки.
Абсолютная ссылка — это ссылка, не изменяющаяся при копировании формулы.
Относительная ссылка — это ссылка, автоматически изменяющаяся при копировании формулы.
Смешанная ссылка — это ссылка, частично изменяющаяся при копировании.
Правило изменения относительных ссылок при копировании формул
Для правильного заполнения ячеек при копировании формул важно понимать правило относительной ориентации. Это правило объясняет, как изменяются входящие в скопированные формулы относительные или смешанные ссылки.
Правило относительной ориентации: Относительные ссылки в формуле определяют взаимное расположение ячеек с исходными данными и ячейки, в которой хранится результат вычисления.
Поясним смысл этого правила. На рис. 4.7 показан пример записи в ячейку С2 формулы, содержащей относительные ссылки на данные, хранящиеся в ячейках А1 и В4. Эти относительные ссылки указывают на взаимное расположение в таблице ячеек с исходными данными — операндов А1 и В4 — и результата вычисления по формуле, записанной в С2.
Правило относительной ориентации выполняется табличным процессором следующим образом:
♦ ссылка А1 указывает, что значение первого операнда берется из ячейки, расположенной на одну строку выше и на два столбца левее той, в которую будет помещена формула (здесь — С2); ♦ ссылка В4 указывает, что значение второго операнда берется из ячейки, смещенной на две строки вниз и на один столбец влево относительно места записи формулы (здесь — С2).
Правила копирования формул
1. Ввести формулу, указав в ней относительные и абсолютные ссылки. Такая формула представляет собой образец (шаблон), указывающий положение ячеек, в которых хранятся операнды, относительно положения ячейки с формулой.
2. После ввода исходной формулы необходимо скопировать ее в нужные ячейки. При копировании формул действует правило относительной ориентации ячеек, благодаря которому обеспечивается автоматическая настройка относительных ссылок во всех копиях формулы. Для запрета автоматического изменения ссылок при копировании следует использовать абсолютные ссылки в исходной формуле.
Порядок копирования формулы из ячейки в диапазон:
♦ выделите ячейку с исходной формулой; ♦ скопируйте формулу в буфер обмена; ♦ выделите диапазон ячеек, в который должна быть скопирована исходная формула; ♦ вставьте формулу из буфера, заполнив ею все ячейки выделенного диапазона.
Порядок копирования формул из одного диапазона в другой:
♦ выделите диапазон с формулами, которые должны быть скопированы; ♦ скопируйте формулы из выделенного диапазона в буфер обмена; ♦ установите курсор на первую ячейку диапазона, в который требуется скопировать формулы; ♦ вставьте формулы из буфера.
Пример копирования формул с использованием ссылок различных типов приведен на рис. 4.8:
а) с относительными ссылками; б) с абсолютными ссылками; в) со смешанными ссылками.
Рис. 4.8. Пример копирования формул с относительными (а), абсолютными (б) и смешанными ссылками(в)
Контрольные вопросы и задания
1. Перечислите объекты электронной таблицы.
2. Как задается адрес диапазона ячеек?
3. Перечислите параметры ячейки.
4. Из каких элементарных объектов состоит любая диаграмма?
5. Назовите основные типы диаграмм в табличном процессоре.
Ячейка — элементарный объект электронной таблицы, расположенный на пересечении столбца и строки.
