Что является технической ошибкой планирования своего времени
Первый уровень: технические ошибки
Первый уровень: технические ошибки
Ошибка № 1: Для выполнения задач не отводится конкретного времени и места в расписании
Одна из самых распространенных причин, по которой вы, возможно, никак не можете приступить к выполнению того, что является для вас важным, состоит в том, что вы не можете отвести или зарезервировать необходимый для этого промежуток времени. Слишком часто люди составляют перечень того, что они хотят сделать, не задавая себе при этом следующий важный вопрос: когда я собираюсь это сделать? До тех пор, пока у задачи “нет своего места”, то есть пока в вашем расписании или графике для нее не отведен определенный интервал времени, вы не сможете взяться за ее выполнение.
Если вы говорите себе, что возьметесь за это дело в “свободное время”, имейте в виду, что на самом деле того, что вы называете “свободным временем”, не существует! На самом деле у нас всегда оказывается намного больше дел и планов, чем времени, достаточного для их выполнения. Единственная возможность для нас выкроить свободную минуту появляется тогда, когда мы отказываемся от выполнения задуманного или бросаем запланированное дело. И тогда мы обычно не знаем, что делать с этим неожиданно освободившимся временем, потому что оно застает нас врасплох.
Поэтому, если что-то кажется вам действительно важным, отведите определенное время в вашем графике, чтобы это важное для вас дело могло свершиться. В главе 5 “Планирование времени” и в главе 9 “Выбор времени” вы подробнее прочитаете об этом и научитесь назначать и распределять время для выполнения задач.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Продолжение на ЛитРес
Читайте также
Технические детали
Технические детали Поскольку письмо должно быть отправлено сразу, как только произошло инициирующее событие, предлагаю организовать это с помощью CMS-магазина.Рассылочные сервисы обычно буксуют, когда речь заходит о моментальной отправке писем. К тому же в сообщении
Технические детали
Технические детали Организовать отправку письма также удобно через CMS. Конечно, отправляем его только тем, кто не воспользовался бонусом за подписку. В задаче программисту указываем прежний набор данных: момент отправки письма, e-mail и имя отправителя, содержание письма
Технические детали
Технические детали Если бонус и напоминание о нем удобно отправлять через CMS, то для welcome e-mail отлично подойдет рассылочный сервис.Почти все сервисы позволяют автоматизировать отправку писем с привязкой к моменту подписки. Никаких дополнительных данных
Технические детали
Технические детали Запрашивать отзыв будем также через рассылочный сервис. Это наложит на письмо некоторые ограничения (нельзя сослаться на страницы конкретных товаров – потребуется дополнительная передача данных в сервис). Но зато упростит всю механику процесса.
Технические детали
Технические детали Отправляем письмо через рассылочный сервис. Используем функционал автоответчиков – привязку момента отправки сообщения к произвольной дате. В качестве нее выбираем дату последнего заказа и устанавливаем временной интервал в N+1 день (например, 181?й
Технические детали
Технические детали Конечно, отправить напоминание мы можем только тем, чей e-mail адрес нам известен. То есть либо зарегистрированным пользователям, либо пользователям, которые успели указать свои контакты в процессе заказа.Поскольку письмо может содержать много данных
Глава 2 Уровень первый: Реакция на обучение
Глава 2 Уровень первый: Реакция на обучение Главный вопрос уровня: «Как сами участники оценивают тренинг»? Перед нами первый уровень – и, в большинстве случаев, последний – по которому проводится измерение эффективности тренингов в российских компаниях. Это самый
Технические или логические ограничения
Технические или логические ограничения Технические ограничения связаны с последовательностью, в которой должны выполняться операции проекта и показаны на рис. 3.1.А. Сеть проекта для каркаса дома должна отражать последовательность трех операций: заливка фундамента,
Технические риски
Технические риски Технические риски проблематичны, часто они могут привести к закрытию проекта.Что будет, если система или процесс не будут давать результатов?Планы на случай непредвиденных обстоятельств или планы-дублеры составляются в тех случаях, когда есть
Технические риски
Технические риски Технические риски проблематичны, часто они могут привести к закрытию проекта.Что будет, если система или процесс не будут давать результатов?Планы на случай непредвиденных обстоятельств или планы-дублеры составляются в тех случаях, когда есть
Первый уровень некомпетентности
Первый уровень некомпетентности Одной из причин микроменджмента может быть то, что начальник оказался в области, которую плохо знает. Это вовсе не обязательно означает выполнение принципа Питера, гласящего, что в иерархической системе любой работник поднимается до
Технические данные
Технические данные На эффективность транзитной рекламы во многом влияют такие технические данные, как формат, количество сторон, материал, наличие подсветки.ФорматРекламные конструкции транзитной рекламы могут быть как стандартными, так и нестандартными. Стандартные
Детализация и технические характеристики
Детализация и технические характеристики Есть мнение, что технические характеристики продукта навевают скуку. У меня абсолютно противоположная точка зрения. Самый яркий пример – выбор автомобиля и внимательное изучение опций, входящих в ту или иную комплектацию
7 главных ошибок тайм-менеджмента
Управление временем – один из самых важных навыков в жизни современного человека. Именно поэтому сегодня можно найти огромное количество методик, которые ему обучают. Однако в процессе тайм-менеджмента люди совершают разные ошибки, не позволяющие получить от практики действительно хороший результат. Возможно, их совершаете и вы, и если вам удастся искоренить их, у вас появится больше времени для важных дел. Недостаток отдыха, мультизадачность, отсутствие системы приоритетов – все это характерно и для самых продуктивных людей. Но теперь вы узнаете, как исправить свои недочеты.
Вы прокрастинируете
Мы все подвержены прокрастинации. Согласитесь, это куда приятней – посмотреть еще одно чрезвычайно интересное и познавательное видео на YouTube, чем наконец-то сесть за работу над новым проектом. В результате вы теряете время и не получаете никакой существенной пользы.
С прокрастинацией сложно бороться, но способы есть. Просто пообещайте себе сделать только один маленький шаг. Например, открыть Google Docs, где вы работаете над статьями. Это ведь ни к чему вас не обязывает, не так ли? Но это незначительное действие позволяет оторваться от бесполезных занятий. В итоге вам уже гораздо проще сделать следующий шаг – продолжить работу над текстом.
У вас слишком мало перерывов и отдыха
Вы все-таки смогли преодолеть прокрастинацию и решили дать жару своей работе. Проходит час, другой, третий, но что-то идет не так. Вы все равно не успеваете сделать то, что запланировали. Что происходит?
Люди не могут работать постоянно. Отсутствие перерывов приводит к падению производительности и повышает уровень стресса. Многочисленными исследованиями доказано, что наш ум не может ясно мыслить дольше 90 минут. По истечению этого срока внимание рассеивается и вы просто не способны сфокусироваться на чем-то одном.
Для достижения наилучших результатов делайте перерыв на 15-20 минут на каждые 50-90 минут работы. При этом очень важно действительно оторваться от работы и переключиться на что-то совершенно другое. Если вы заняты сидячим умственным трудом, займитесь физической активностью, к примеру, сделайте зарядку или прогуляйтесь.
Вы работаете в режиме мультизадачности
Делать одновременно несколько задач – это кажется таким продуктивным! Но так только кажется. Наш мозг в принципе не способен концентрироваться на двух вещах сразу. Так что вы не делаете много дел сразу – вы просто очень быстро переключаетесь между ними. И если для каких-то несложных задач (вроде уборки квартиры и одновременного приготовления еды) это еще работает, то для сложной умственной работы такой подход уже не подходит.
Исследования показывают, что люди, которые практикуют многозадачность, с большей вероятностью отвлекаются и делают больше ошибок. Наш совет: работайте только над одной задачей в течение одного цикла (между двумя перерывами). Планируйте свой рабочий процесс таким образом, чтобы минимально переключаться между разнотипными задачами.
Вы не отслеживаете свое время
Как много драгоценных минут вы тратите на утренний душ, проверку электронной почты в течение дня или пустые поболтушки в соцсетях? А сколько времени вам нужно на совершение того или иного типа повседневной работы? Как часто вы ошибаетесь, планируя слишком мало времени на ту или иную задачу?
Если вы не можете уверенно ответить на эти вопросы, вы тоже подвержены этой ошибке тайм-менеджмента. В результате вы тратите слишком много времени на ненужные дела и чересчур мало на существенные. Отслеживайте свое время и анализируйте полученные результаты. Подумайте, на чем можно сэкономить, а на что нужно выделить больше времени.
Вы не умеете ставить приоритеты
Многие люди не осознают важности ранжирования при планировании своего дня. Существуют не только срочные дела или те, что могут подождать, но еще и важные и несущественные. Правильно расставляя приоритеты, вы будете уверены, что тратите время с пользой на то, что реально приближает вас к вашим целям.
Самым простым способом ранжирования дел является матрица Эйзенхауера. Разделите все дела по двум критериям: важности и срочности. После этого расчертите лист бумаги на 4 части и поместите каждую задачу в соответствующую ячейку:
Порядок выполнения дел будет следующим:
Действуя так, уже через несколько дней вы заметите, что стали больше успевать, а дела перестали накапливаться.
Вы берете на себя слишком много работы
Тайм-менеджмент не означает работать много. Он означает работать, при этом чувствуя себя человеком, а не рабом на галере. К тому же перегруженность снижает производительность. Спешка и постоянный страх не успеть повышают активность симпато-адреналовой системы, которая мешает мыслить ясно и увеличивает уровень стресса.
Не берите на себя слишком много, а если берете, выделяйте для этого достаточно времени. Проанализируйте вашу предыдущую работу. Определите свой уровень комфортной загруженности и не заходите слишком далеко за его рамки. Это как спортивные тренировки: если вы начнете тренироваться день и ночь, то будете выглядеть как узник концлагеря, а не атлет.
Вы слишком много отвлекаетесь
Думаем, что не ошибемся, если скажем, что ошибка множества людей состоит в том, что они попросту отвлекаются от каких-то чрезвычайных дел. Хорошо, если эти отвлечения позволяют чему-то научиться, но зачастую мы просто теряем время: на звонки, сообщения, мемы и смешные видео и кучу других вещей. Это не только отбирает время, но еще и снижает продуктивность: мозг переходит в режим многозадачности и фокус внимания сбивается.
Сделайте недоступными отвлекающие факторы: выключите уведомления, отложите телефон в сторону. Если же вдруг обнаруживаете себя листающим ленту инстаграма или занимающимся чем-то другим не менее «полезным», постарайтесь вспомнить, каковы ваши истинные цели, и что нужно делать, чтобы достичь их.
Резюме
Чтобы тайм-менеджмент работал на вас и делал вашу жизнь лучше, возьмите на заметку все, о чем мы поговорили. Резюмировать сказанное можно так:
Эти нехитрые правила помогут вам в разы повысить свою продуктивность и перестать терять драгоценные минуты. Начните пользоваться ими сегодня, и уже завтра вы будете довольны собой. Желаем удачи!
BzBook.ru
Первый уровень: технические ошибки.
Ошибка № 1: Для выполнения задач не отводится конкретного времени и места в расписании.
Одна из самых распространенных причин, по которой вы, возможно, никак не можете приступить к выполнению того, что является для вас важным, состоит в том, что вы не можете отвести или зарезервировать необходимый для этого промежуток времени. Слишком часто люди составляют перечень того, что они хотят сделать, не задавая себе при этом следующий важный вопрос: когда я собираюсь это сделать? До тех пор, пока у задачи «нет своего места», то есть пока в вашем расписании или графике для нее не отведен определенный интервал времени, вы не сможете взяться за ее выполнение.
Если вы говорите себе, что возьметесь за это дело в свободное время, имейте в виду, что на самом деле того, что вы называете свободным временем, не существует! На самом деле у нас всегда оказывается намного больше дел и планов, чем времени, достаточного для их выполнения. Единственная возможность для нас выкроить свободную минуту появляется тогда, когда мы отказываемся от выполнения задуманного или бросаем запланированное дело. И тогда мы обычно не знаем, что делать с этим неожиданно освободившимся временем, потому что оно застает нас врасплох.
Поэтому, если что-то кажется вам действительно важным, отведите определенное время в вашем графике, чтобы это важное для вас дело могло свершиться. В главе 5 «Планирование времени» и в главе 9 «Выбор времени» вы подробнее прочитаете об этом и научитесь назначать и распределять время для выполнения задач.
Ошибка № 2: Вы отводите для выполнения задачи неподходящее время.
Если вы назначили определенное время для выполнения чего-либо и при этом обнаруживаете, что по-прежнему не можете приступить к запланированному делу, возможно, это происходит потому, что вы отводите для выполнения этой задачи неподходящее время. У каждого из нас есть свои циклы, периоды, на протяжении которых наши силы, энергия и способность сосредоточиваться на выполняемой работе циклически изменяются. Так, например, одни из нас — «жаворонки», другие наиболее активны и энергичны вечером. Некоторые из нас расположены начинать большие дела или приступать к реализации новых проектов в определенное время года (например, в январе или сентябре — если со времен детства и юности у вас осталась привычка начинать учиться — или весной, с приходом теплой погоды). Некоторые женщины считают, что существуют определенные периоды времени в течение месячного цикла, когда они лучше способны справляться с задачами, требующими концентрации или настойчивости.
Если вы работаете, не обращая внимания на ваши индивидуальные циклы изменения энергии или концентрации, вам будет тяжело приступать к решению запланированных задач в периоды упадка ваших сил или способностей. Если в конце каждого месяца вы не можете заставить себя разобраться в личных финансах, свести баланс в чековой книжке и составить план расходов на будущий месяц (то, что вы каждый раз обещаете себе сделать) — возможно, дело в том, что вы всегда пытаетесь сделать это поздним вечером после работы, когда вы устали и ваши интеллектуальные способности снизились. Если вместо вечера вы запланируете эту задачу на утро, вы, возможно, почувствуете себя более расположенным приступить к финансовым расчетам.
Для подробного изучения особенностей работы с вашими естественными ритмами и циклами изменения энергии смотрите главу 3 «Как мы распоряжаемся своим временем?».
Ошибка № 3: Вы ошиблись в расчете времени, необходимого для выполнения задач.
Большинство людей крайне нереалистично оценивают объем работы, которую они способны выполнить за день. Если время, необходимое для завершения всех запланированный вами дел, превышает время, имеющееся в вашем распоряжении, вы просто не сможете приступить к выполнению всех намеченных задач и в конечном итоге будете чувствовать себя расстроенными и разочарованными. В любой ситуации этого можно избежать. Если вы точнее рассчитаете время, необходимое для выполнения поставленных задач, вы сможете запланировать реалистичный объем работы. Научиться оценивать необходимое для выполнения задач время может каждый, и вы овладеете этим навыком, прочитав главу 7 «Сортировка задач». Более того, когда вы знаете, каковы ваши долгосрочные стратегические цели, вам будет намного проще сокращать время выполнения тех задач, которые не служат реализации ваших целей, делегировать их исполнение другим или вовсе отказываться от их выполнения. Глава 8 «Зачистка» расписания» поможет вам овладеть навыками выхода из таких ситуаций, когда дел у вас оказывается больше, чем времени на их выполнение.
Ошибка № 4: Вы — неподходящий человек для выполнения задачи.
Очень многие из нас совершают ошибку, думая, что мы все должны делать сами, что обращение за помощью — признак слабости или некомпетентности. Возможно, это тяжело признать, но, когда дело касается выполнения определенных задач, вы можете просто оказаться не подходящим для этого человеком. Но, с другой стороны, этот факт становится для нас избавлением, источником свободы. Каждый из нас обладает уникальными дарованиями и навыками, это относится ко всем людям. Согласившись с тем, что кто-то другой способен выполнить работу быстрее, лучше, эффективнее вас, и принимая этот факт, вы сэкономите уйму времени и сил, снимите лишнюю головную боль и сердечные приступы. Может быть, у вас есть сотрудники, помощники, друзья или близкие, которые действительно получат удовольствие от работы, которая вам кажется трудной или скучной. Если кто-то другой лучше вас сможет составить рекламный проспект или свести бухгалтерский баланс, примите это, пригласите этих людей на работу и двигайтесь дальше.
Вы подробнее изучите искусство делегирования полномочий в главе 8 «Зачистка» расписания».
Ошибка № 5: Задача чрезмерно сложна.
Если вы не можете приступить к выполнению важных задач, возможно, причина в том, что вы излишне усложняете задачу и пытаетесь решить ее самым сложным способом. Если определенная задача или операция слишком трудна и громоздка, есть вероятность, что вы просто будете избегать ее. Если вы хотите добиться успеха, вам нужно упростить ее.
Многие люди создают системы хранения документов, которые слишком сложны и запутанны, или состоят из сотен папок, в каждой из которых зачастую хранятся только один или два листа бумаги. Такой способ хранения документов в конечном итоге тормозит работу, поскольку нередко бывает очень трудно вспомнить, в какой папке подшит нужный документ. Поддерживая ясную и понятную рубрикацию папок, вы оставляете себе меньше вариантов для выбора, куда именно вложить или где искать очередную бумагу, что позволит вам быстрее работать с хранилищем документов, будь то папки с бумагами, картотека или файловая система вашего компьютера. Пытаясь приступить к большому проекту или одним махом решить сложную задачу, вы, скорее всего, будете ошеломлены или подавлены. Например, вы хотите разобрать кучу фотографий, пытаясь за один раз рассортировать все, что накопилось за пятнадцать лет, и разложить фотографии по фотоальбомам в хронологическом порядке. Своим объемом эта задача может отпугнуть любого, и вы постоянно будете откладывать ее выполнение. Однако, если вы разобьете проект на отдельные, меньшие по объему работ этапы, он станет вполне управляемым. В нашем примере вы можете для начала купить альбомы для фотографий. На следующий день рассортируйте фотографии и разложите их в хронологическом порядке. Затем заполняйте по одному альбому в неделю до тех пор, пока задача не будет закончена.
Раскладывайте сложные проекты на ряд простых этапов или шагов, упрощая задачу. Глава 8 «Зачистка» расписания», содержит целый раздел, посвященный специальным приемам упрощения выполнения повседневных задач.
Ошибка № 6: Вы не можете вспомнить, что вы должны сделать.
Если у вас нет блокнота, в котором вы регулярно составляете список задач, ежедневника, специального органайзера или так называемого тайм-менеджера, есть вероятность, что вы так и не приступите к выполнению многих важных задач, — просто потому, что вы не сможете вспомнить, что вы должны сделать! Это звучит слишком банально, но в той напряженной и суетливой среде, в которой мы живем, трудно и непрактично полагаться только на собственную память. Имея даже самые лучшие побуждения, мы часто отвлекаемся и забываем о том, что хотели сделать. Чтобы избежать этого, вам нужно постоянно записывать ваши планы, составлять перечень предстоящих дел и встреч, включая встречи со своими близкими и с самим собой, в одном надежном месте. Глава 6 поможет вам подобрать подходящее лично вам средство для такого планирования — ежедневник или органайзер, бумажный или электронный.
Ошибка № 7: Ваше рабочее пространство не организовано должным образом.
Даже если вы во всех отношениях прекрасно справляетесь с планированием времени, не организованная должным образом рабочая среда украдет огромную часть вашей энергии и времени. Вы потеряете многие часы в поисках пропавших ключей, очков для чтения или каких-нибудь важных документов. Вы будете работать неэффективно, теряя время, переделывая однажды сделанное, заново составляя утраченные бумаги, постоянно покидая рабочее место в поисках замены того, что вы потеряли.
Wall StreetJournal сообщает, что обычный руководитель ежегодно тратит в среднем шесть недель на поиск пропавшей информации и материалов на своем рабочем столе, который завален неразобранными бумагами, в личных архивах и папках. В итоге полезное рабочее время сокращается этим на один час в день в расчете на одного служащего — и это еще очень оптимистическая оценка потерь времени. USA Today сообщает, что американцы ежедневно тратят на поиски потерянных предметов 9 миллионов часов.
Решение этой, по сути, чисто технической проблемы очень простое: организуйте свое пространство. В среднем для организации рабочего пространства в обычном офисе требуется всего три дня, в обычной жилой комнате — от одного до полутора дней. Это небольшое вложение времени и денег многократно окупается приобретением шести или более дополнительных недель в год!
Очень трудно привести в порядок все сразу, но вы можете начать с того помещения, в котором проводите большую часть времени. И чем скорее вы вложите свое время в организацию вашей среды, тем скорее вы извлечете огромную прибыль в виде дополнительного времени, которым вы сможете распоряжаться. Моя первая книга, «Самоорганизация по принципу «изнутри наружу», познакомит вас с простыми и безотказными приемами организации и управления любым пространством в вашем доме или на рабочем месте.
BOSSHUNT
Я предлагаю вам самостоятельно провести экспресс-диагностику индивидуальных барьеров, препятствующих вам оптимально использовать свое время.
Опросник «Факторы неэффективного обращения с временным ресурсом»
Инструкция: Ниже представлены утверждения, касающиеся отношения ко времени. Отметьте плюсом те из них, которые свойственны вам.
Мне это свойственно? Если да — ставьте плюс.
Вопросы:
Интерпретации результатов опросника «Факторы неэффективного обращения с временным ресурсом».
Инструкция: суммируйте плюсы, которые вы отметили в опроснике в интервале от 1 до 9, от 10 до 16, от 17 до 24.
Все факторы из- за которых нам не удаётся эффективно использовать время, можно разделить на три группы: технические, объективные, психологические.
Проблем какого уровня у вас оказалось больше: технических? объективных или психологических?
Пункты 1-9 Ваш результат:
Первый уровень. Технические ошибки:
Ошибки в расчете времени, необходимого для выполнения задачи.
Для выполнения задач не отводится конкретного времени и места в расписании.
Для выполнения задачи отводится неподходящее время.
Ваше рабочее пространство не организовано должным образом.
Задача слишком сложна и громоздка для того, чтобы ее решить в один присест.
Пункты 10-16 Ваш результат:
Второй уровень. Объективные факторы:
Вы перегружены непомерно большим объемом работы.
Недостаточна концентрация внимания.
Проблемы со здоровьем ограничивают ваши силы.
Вы попали в полосу перемен.
Вы находитесь в обстановке с высоким уровнем помех.
Вам мешает чужая неорганизованность.
Пункты 17-24 Ваш результат:
Третий уровень. Психологические барьеры:
Нет ясности в жизненных целях и приоритетах.
Вы не умеете отказывать, и другие этим пользуются.
Страх перед возможной неудачей.
Страх успеха.
Страх перемен.
Страх перед завершенностью.
Перфекционизм.
Низкая самомотивация.
По материалам из книги: Д. Моргенстерн «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью».