дедлайн горит что значит
Что такое дедлайн у программистов и что значит «дедлайн горит»?
Дедлайн происходит от английского «dead line», что буквально переводится как «линия смерти». В жизни это выражение означает крайний срок чего-нибудь.
Дедлайн-режим — откуда все началось?
Ко использует термин дедлайн?
По сути применить термин «дедлайн» можно ко всему, что имеет какой-либо с р ок. К примеру:
работа начинается в 8.00 — это дедлайн, когда нужно появиться на рабочем месте;
молоко испортится через 24 часа — это дедлайн, до этого времени его можно пить;
купили квартиру в новостройке — дедлайном будет срок ее сдачи;
Дедлайн в продажах. Любая реклама пестрит дедлайнами, все мы встречали что-то подобное: «Только до 14 января!», «Только до конца лета!», «Только на этих выходных!», «Пасхальные скидки до 20 апреля», «Только в честь дня 8 марта» и др. Все эти дедлайны применяются для стимулирования продаж, чтобы не оставлять покупателю врем ени на раздумья, потому что если не успеть вовремя, то цена «вырастет».
Дедлайн в госструктурах. Примеры такого дедлайна: налоги должны быть оплачены до такой-то даты, штрафы ГИБДД должны быть оплачены в течение 2-х недель, сроки исковой давности по каким-либо делам и др.
Дедлайн у журналистов. Репортаж должен выйти в 11 утра и ни минутой позже, статьи в газету для завтрашнего выпуска должны быть написаны до 17.00 и ни минутой позже. Все это делайн-режим.
Дедлайн у программистов. Нужно успеть завершить работу до определенного числа.
Что такое «дедлайн горит»?
дедлайн горит — означает, что у работника поджимают сроки;
Что делать, если дедлайн горит?
Установите новые сроки. Если дедлайн горит и вы просите его отложить, то обязательно нужно указывать время и дату нового дедлайна. Откладывать до неопределенной даты — непра в ильно. Но важно назначить такую дату, до которой вы точно успеете, чтобы не пришлось еще раз переносить окончание работы.
Эти три рекомендации в случае, если дедлайн горит, помогут вам сохранить репутацию, «свое лицо» и клиентов.
Как правильно сформировать и соблюдать дедлайн-режим?
Дедлайн всегда горит, если сроки сдачи работы неправильно рассчитаны и режим работы не соблюдается. Не нужно обозначать дедлайн просто так «с головы», нужен другой подход. Для такого подхода у нас есть рекомендации:
Всегда нужно устанавливать дедлайн с запасом. Лучше сделать немного раньше, чем не успеть вовремя. Даже если вы точно знаете, что успеете все сделать за определенный период времени, всегда на значайте на несколько дней больше — «на всякий пожарный случай». Если сроки устанавливает заказчик, но у вас есть подозрения, что вы не успеете, то это нужно сразу обозначить и четко аргументировать, чтобы получить более длительные сроки.
Дробите большой проект на мелкие части. Дробите проект на части и каждой такой части установите собственный дедлайн. И соблюдайте его, несмотря ни на что. Это поможет не расслабляться на старте, предполагая, что у вас еще очень много времени.
Не время деталям. Первостепенная задача — сделать проект вовремя и качественно, поэтому не нужно изначально включать в себе перфекциониста. Вначале нужно делать все самое важное, а потом, если останется время, то можно уделить его более мелким и маловажным деталям.
Не всегда все зависит от вас. При формировании дедлайна нужно учесть, что уйдет время на создание рабочей группы, покупку и настройку оборудования или ПО и другие проблемы, которые вам не подконтрольны.
Заключение
Соблюдать договоренности и сроки — это правильно. Поэтому изначально все должно быть четко спланировано и организовано, а себя нужно держать в постоянном рабочем состоянии даже на самом старте проекта, чтобы не настало такое время, когда вы будете понимать, что у вас горит дедлайн и вы ничего не успеваете.
Мы будем очень благодарны
если под понравившемся материалом Вы нажмёте одну из кнопок социальных сетей и поделитесь с друзьями.
Что делать, если дедлайн горит
Продолжаем рассказывать о тактических действиях при дедлайне. В прошлой статье мы учили страховаться от срыва сроков в самом начале работы над проектом, опираясь на опыт менеджеров Лайв Тайпинг. Но допустим, что описанные методы не сработали и сроки горят.
А почему до такого вообще доходит?
Начнём со справки. Для проектов характерны два экстремальных случая: срыв сроков и выход за рамки бюджета. К срыву сроков обычно приводят риски. Из первой части цикла мы узнали, что риски бывают внешние, на которые команда влиять не может, и внутренние, которые зависят только от команды: болезнь разработчика, долгий путь к решению, заминки со стороны третьих лиц или клиента. А выход за рамки бюджета — это уже следствие плохого проектирования и аналитики. Как пример — привлечение двух разработчиков вместо одного.
Но чаще всего сроки срываются того, что разработчик дал неправильную оценку. Когда менеджер узнаёт, что к установленному срок ничего не готово, он с командой начинает искать причину. Часто она кроется в нехватке опыта: при оценке задачи специалист не увидел сложностей. С опытными такого почти не бывает, потому что они склонны перезакладываться, с «мидлами» — реже, с наименее опытными «джунами» — чаще. И чем больше опыта у разработчика, тем активнее он признаёт ошибки и реже совершает их.
Чтобы найти факторы, которые привели к проблеме, нужны ретроспективы — командные встречи, на которых все обсуждают свои результаты на проекте и работают над ошибками. Обработаешь и устранишь половину — и на этом проекте такого больше не будет.
Менеджеры тоже ошибаются. Они могут передавить на разработчика или надавить там, где не надо было. Они могут ослабить внимание на одном проекте, когда заняты на другом. Они могут не собрать митинг вовремя. Насколько работа менеджера состоит из принятия кучи решений, настолько же он может упустить. Поэтому нужно составлять списки, планы, задачи, а не держать всё в голове.
— Роман Дмитриев, менеджер проектов Лайв Тайпинг (Свежевъ, Tarantool)
Итак, как общаться с клиентом в случае грядущего срыва? Как успокаивать и поддерживаешь партнёрские отношения?
Сформировать ожидания
Обычно команда уже за несколько месяцев до дедлайна способна понять, что не уложится в срок. И если ожидания клиента правильно сформированы, то он будет готов к худшему сценарию. А главный инструмент для их формирования — это коммуникация и ещё раз коммуникация.
На каждом этапе работы нужно давать клиенту ощущение контроля над ситуацией: погружать его в некоторые процессы и сообщать, на сколько процентов выполнена задача. Оговоримся, что это работает с теми клиентами, которые обратились к подрядчику потому, что не разбираются в этой задаче. А те клиенты, у которых хватает знаний, но не хватает времени, могут счесть такой подход проявлением несамостоятельности и нытьём.
В то же время нужно всегда напоминать про возможность уже озвученных рисков. Менеджеру необходимо заранее оценить сдвиг срока выполнения задачи, к которому может привести каждый отдельный риск.
Когда с клиентом говоришь о том, что вы рассмотрели самые разные варианты решения проблемы, а не бездельничали, то в случае угрозы сорвать срок клиент встанет на вашу сторону. Клиент лоялен, когда он в теме и когда ему заранее всё объясняли. Иногда к нему самому приходит понимание, и он его озвучивает в духе: «То есть, мы не укладываемся, да?».
— Владислав Сиренко, менеджер проектов Лайв Тайпинг (RocketGo, ВсеПлатежи)
С расположенным к вам клиентом проще договориться на перенос сроков. Но если рамки жёсткие, то придётся нивелировать отставание за счёт упрощения задач.
Показать выгодные стороны просрочки
Если срыв дедлайнов всё равно не пройдёт для клиента бесследно, то пусть уж тогда это будет светлый след. Например, окажется, что за счёт этого выпадания вы сделаете систему более гибкой и предусмотрите обработку редких кейсов, влияющих на безопасность.
Ещё до работы в Лайв Тайпинг я была адептом поста из канала «Паша и его прокрастинация». Суть в том, что ошибаются и срывают сроки все, но русские пытаются загладить вину только извинением, а извиняются они часто. Принцип «Да, мы прокосячили, НО МЫ ЖЕ ИЗВИНИЛИСЬ» клиент расценивает, скорее, как плевок в душу. Пользы это не несёт. С моей точки зрения, гораздо круче, когда признают косяк и говорят, что будет дальше. Например: «Да, мы на три часа вышли за сроки с вёрсткой, зато мы успели проверить её на всех браузерах и редких устройствах и гарантируем, что она не поедет». И гнев сменится на милость.
— Любовь Тимошенко, менеджер проектов Лайв Тайпинг (Security Pulse)
Важно, чтобы выгоду от просрочки получил клиент, а не команда. Если выгоды нет, то значит, что менеджер неправильно расставил приоритеты и разработчики делали ненужную задачу, либо задача была нужной, но от менеджера её нужность ускользает.
Можно также поразмышлять с клиентом, насколько уложиться в срок вообще важно. Если бы сроки были привязаны к (открытию магазина, как этот было у Лайв Тайпинг на проекте Sephora), то просрочки недопустимы. Но порой можно перевести внимание клиента на то, что у него еще есть другие задачи (например, не готов план продвижения), и ему лучше заниматься этими вопросами, пока команда занимается другими.
Не забывать про команду
Ведь команда тоже волнуется. И в отношении с командой менеджеру нужно соблюдать несколько правил:
В случае опасности сорвать дедлайн отношения внутри команды меняются с иерархичных на дружественные. Внешне это проявляется в том, что менеджер проводит с командой вечера, ночи и выходные, берёт на себя задачи. Есть общая цель и нужно вместе к ней прийти. Поэтому ближе к окончанию проекта Sephora формат внутри команды был практически семейный.
— Илья Помазков, менеджер проектов Лайв Тайпинг (Sephora, ИЛЬ ДЕ БОТЭ, Lime)
Извиниться
Если свести всё вышесказанное в вывод, то он будет звучать так: при угрозе выхода за дедлайн нужно оперативно оценить новые сроки с командой, выявить основную причину срыва и аргументированно объяснить клиенту, почему срок переносится. И сохранять спокойствие.
В заключительной статье цикла мы расскажем, как вести себя, когда всё безвозвратно потеряно.
Как работать с горящими дедлайнами?
Объясняем, как не поддаться панике и всё же успеть в срок
Сама по себе ситуация, когда дедлайны поджимают, абсолютно нормальна и даже может хорошо мотивировать. Проблемы возникают, когда такое происходит регулярно и приводит к срыву сроков всего проекта. Ещё одно негативное последствие — высокий уровень стресса и даже выгорание членов команды. Особенно если все выложились по максимуму и всё равно не успели. Разберёмся, что можно сделать, чтобы не сгорали ни дедлайны, ни участники команды, вместе с Галиной Нестеровой, наставником на курсе «Менеджер проектов» в Яндекс.Практикуме.
Почему возникают горящие сроки?
В рамках управления проектом менеджер поэтапно решает четыре важные задачи:
Все они тесно связаны друг с другом и образуют единую систему, от которой зависит успех в управлении проектом и конечный результат. Проблемы обычно возникают, если менеджер неверно спланировал или организовал процесс, вовремя не позаботился о мотивации и результате. Причины горящих сроков, как правило, кроются в первых двух этапах:
Планирование
Когда мы планируем сроки, то опираемся на прошлый опыт с подобными проектами, а также на информацию, которую получаем от команды или клиента. Но даже если учесть всё это и заложить возможные риски, план может не сработать.
Это происходит потому, что на начальном этапе мы переоцениваем известные нам вводные. Мы не можем знать, кто и когда заболеет, у кого упадёт продуктивность из-за личных проблем и какие технические ограничения внезапно возникнут по ходу проекта.
Поэтому остаётся просто принять как факт: есть вещи, о которых мы даже не подозреваем на этапе планирования, и поэтому не можем их учесть, как бы ни старались. И это нормально. Нужно просто вовремя замечать любые события, которые могут повлиять на сроки, и оперативно реагировать на них, а не впадать в панику.
Организация процесса
В этой части стратегические решения принять уже вряд ли получится, но можно своевременно реагировать на то, что происходит в команде.
Чтобы понять, всё ли в порядке и почему горят сроки на этом этапе, нужно ответить на главные вопросы:
Что такое проектный треугольник и как он может помочь?
Один из инструментов эффективного планирования — проектный треугольник. Есть разные стратегии проект-менеджмента, но большинство из них опирается на три ограничения:
Проектный треугольник, который образуют эти ограничения, похож на сообщающиеся сосуды: уровень жидкости в одном из них зависит от остальных. То же касается и углов треугольника: невозможно изменить бюджет, время или объем работ, не повлияв по крайней мере на одно из двух других ограничений. Это важно учитывать и на этапе планирования, и в процессе реализации проекта.
Если мы фиксируем сроки и бюджет, то задачи и объем работ можно менять. Представим, что вам нужен рабочий сайт через месяц, но в процессе вы понимаете, что не успеете уложиться в срок. Тогда вместе с командой вы меняете работу так, чтобы через месяц у вас был дизайн-макет и прототип с кликабельными иконками, но без части функций и контента.
Для каждого проекта нужна своя стратегия, которую можно менять на ходу, если потребуется. Иногда лучше пожертвовать сроками, чем конечным результатом, иногда — сделать меньше, но уложиться в срок.
Что делать, если сроки уже горят?
Здесь нужно уделить внимание сразу двум задачам — организации процесса и мотивации сотрудников.
Во-первых, важно вовремя реагировать на любые сигналы и внешние обстоятельства, которые влияют на проект. Например, если кто-то заболел или просто выгорел, внутри команды возник конфликт или корпоративный сервис перестал работать. Проблему нужно решать, параллельно сдвигая сроки или перераспределяя задачи. Не стоит надеяться, что всё рассосётся само собой.
Во-вторых, важно поддерживать продуктивную атмосферу. Не просто подбадривать, а предлагать реальную помощь или даже выходной, если сотрудник в этом нуждается. Не игнорировать конфликты, а вместе обсуждать, почему они происходят и как их можно преодолеть. Результат любой ценой — это победа на короткой дистанции, но марафон с таким подходом вы не пробежите.
Как извлечь пользу из горящих сроков?
Здесь мы переходим к четвёртой задаче менеджера — контролю результатов. С одной стороны, всем важно достичь поставленной цели — как минимум для того, чтобы все усилия были не напрасны. С другой стороны, важно помнить, что результат — это не просто цифры, а ещё и полезный опыт, извлеченный в процессе.
Горящие сроки можно использовать во благо: например, сплотить команду, перераспределив задачи и помогая друг другу, или стимулировать к поиску новых решений. Это помогает придать дополнительную мотивацию, ведь когда все участвуют в принятии решений и успешно справляются с трудностями, то результат становится более ценным для каждого из участников.
Важно не нагнетать, не давить на отстающих и не обрушиваться с критикой. Тогда ускоренный темп может привести к качественным скачкам в развитии проекта и команды в целом. Главное — вместе извлечь конструктивные выводы на будущее, и когда горящие сроки отступят, отрефлексировать этот опыт.
Вот что можно посоветовать всем, кто работает в условиях горящих сроков:
Что такое дедлайн в работе? 9 способов справиться с этим страшным монстром
Если крайний срок был не вчера, то паниковать не стоит.
И окружают они нас повсюду — в некотором смысле, даже пища в твоем холодильнике устанавливает дедлайн, до которого ты должен ее съесть, не заработав при этом пищевого расстройства.
Но не будем пытаться объять необъятное и сегодня предлагаем поговорить об одном из самых важных видов дедлайнов — тех, с которыми ты встречаешься на работе, а также как их не пропускать и что делать, если ты понял, что не успеваешь к установленному сроку.
Что такое дедлайн в работе
В зависимости от сферы, в которой ты трудишься, специфики твоей компании и руководства, рабочие дедлайны могут меняться. Однако условно их можно разделить по нескольким признакам.
Внешние и внутренние дедлайны;
Внешние — это те сроки, которые устанавливают клиенты компании, а внутренние — твое непосредственное начальство или, например, отдел кадров.
Краткосрочные или долгосрочные;
Мягкие и строгие дедлайны.
Так же как и в случае со сплошной и двойной сплошной линией на дороге, первые просто не стоит нарушать, а вторые — категорически не стоит.
Соблюдение или несоблюдение дедлайнов сказывается на отношении к тебе коллег и начальства как к ответственному или ненадежному человеку и, кроме того, может прямо влиять на твое потенциальное повышение или даже стать причиной увольнения.
Поэтому если пока выполнение работы точно в срок для тебя проблематично, то самое время обзавестись этим необходимым навыком.
Как соблюдать дедлайны? 6 полезных подсказок
1. Устанавливай сроки «с запасом»
Всякий раз, когда тебя просят назвать крайний срок для проекта, всегда устанавливай дату, которая, по крайней мере, на несколько дней превышает то, сколько тебе нужно — «на всякий пожарный». Пропуск крайнего срока может привести к негативным последствиям для твоей карьеры, а если проект будет выполнен за несколько дней до срока, то будешь выглядеть героем.
Если же крайний срок устанавливает клиент или руководитель, и ты понимаешь, что не справишься с этим дедлайном, то сразу прямо скажи об этом. Предоставь им здравые аргументы, почему тебе нужно больше времени, а затем сделай все возможное, чтобы максимально приблизиться к первоначально установленному ими сроку.
2. Разбей проект на части
Дробление проекта на ряд задач полезно по ряду причин. Во-первых, так он не будет казаться таким огромным и удручающим, что является триггером прокрастинации. А во-вторых, разбивка большой задачи на несколько поменьше поможет тебе расставить приоритеты в том, что необходимо сделать в первую очередь, а что можно оставить «на десерт».
3. Устанавливай собственные сроки — более краткосрочные
Как только ты разбил проект на части, установи дедлайн для первой из них — и постарайся, чтобы это была максимально близкая и конкретная дата без всякой абстракции.
Установка первого самостоятельно определенного срока в настоящем, а не будущем времени поможет сдвинуться с «мертвой точки» и даже ускорить процесс выполнения задачи, уберегая от соблазна отложить ее выполнение на потом.
4. Не зацикливайся на деталях
Перфекционисты зачастую не любят дедлайны, потому что они обеспечивают неблагоприятную среду для их жестких стандартов. Хорошей новостью является то, что результат, как правило, не должен быть идеальным на первой итерации.
При работе над проектом также пригодится правило 80/20. Сосредоточься на задачах, которые принесут наибольшие результаты, а мелким деталям посвяти оставшееся время.
5. Учти все внешние факторы
Иногда факторы, которые находятся вне нашего контроля, заставляют нас пропускать сроки. Обойти проблему отсутствия рабочей силы, оборудования или информации может помочь перспективное планирование. Когда для выполнения проекта необходимо участие других сотрудников или консультантов со стороны, обратись к ним как можно раньше.
Возьми бразды правления в делегировании задач, установлении сроков для разных этапов проекта и поддержании контакта между участниками для обеспечения прогресса. Делай запросы на оборудование и информацию заблаговременно, чтобы это не стало стрессовым моментом накануне дедлайна.
6. Не бойся обратиться за помощью
Если тебе не хватает времени, и похоже, что ты не уложишься в срок, не стесняйся обращаться за помощью к коллегам. Некоторые люди опасаются, что это создаст впечатление, что они не могут справиться с проектом. Однако впечатление, которое ты произведешь, пропустив дедлайн, явно будет хуже.
Даже если твои коллеги не могут помочь в реализации проекта, они могут снять с тебя часть рабочей нагрузки, чтобы ты мог уделить больше времени задаче с горящим дедлайном.
Увы, этот совет не удастся использовать, если ты работаешь в коллективе, где всех ненавидишь, но мы надеемся, что тебе повезло оказаться в окружении дружелюбных и понимающих людей, и в случае, если кому-то из них понадобится аналогичная помощь, ты тоже им в ней не откажешь.
Что делать, если ты не успеваешь к дедлайну?
Лучший способ удовлетворить своих клиентов или начальство — всегда соблюдать установленные сроки. Но иногда возникают неожиданные осложнения: проекты занимают больше времени, чем ты ожидал, или в твой четко спланированный график вмешиваются жизненные обстоятельства, которые ты не в силах контролировать.
Итак, что делать, когда надвигается крайний срок. и тебе однозначно нужно дополнительное время?
1. Уведоми начальство или клиентов (и сделай это как можно раньше)
Изменились условия проекта, или он расширился? Если на каком-то этапе ты четко понял, что не успеешь, не нужно об этом молчать. Лучший момент для уведомления клиентов или начальства, что тебе нужно больше времени, — это сразу когда стали ясны причины возникновения потребности в отсрочке — таким образом, все точно будут знать, зачем именно тебе нужно дополнительное время.
Когда тебя в процессе выполнения задачи просят что-то к ней добавить, то срабатывает простая причинно-следственная связь («Отлично, я могу включить это в проект, но это добавит Х дней к моему предполагаемому дедлайну — это нормально?»).
Но если проект существенно не изменился с тех пор, как ты взялся за него, а ты просто понял, что неправильно соотнес объемы и свои возможности, или в твоей личной жизни возникла какая-то чрезвычайная ситуация, — уведомить об этом как можно раньше будет показателем твоего уважения к заказчику или начальству и адекватности в оценке ситуации.
2. Будь честным
Быть честным иногда непросто, но сделать это нужно ради своей профессиональной репутации. Однако быть честным в том, почему именно ты отстаешь от графика — это вовсе не значит, что ты должен вдаваться в утомительные самобичевательные детали. Честные объяснения, почему ты запрашиваешь отсрочку, могут включать такие фразы, как:
«[Этот проект] требует больше исследований, чем я первоначально ожидал».
«Я нахожу, что это несколько сложнее, чем мы предполагали».
«[Этот проект] отличается от [других проектов, которые я сделал] из-за [специальной характеристики] — это, к сожалению, добавит некоторых дополнительных шагов в мой рабочий процесс».
Если задержку вызывает по-настоящему чрезвычайная ситуация, будь честен и в этом. Опять же, тебе не нужно пытаться добиться сопереживания или вдаваться во все детали.
Люди понимают, что жизнь не всегда ставит профессиональные графики в приоритет, поэтому будет достаточно использовать такие нейтральные фразы, как «чрезвычайная ситуация в семье», «болезнь» или «отказ оборудования». Будь готов быть более конкретным, если тебя об этом спросят, однако, как правило, большинство клиентов или начальство не будут этого делать.
3. Установи четкие новые сроки
Даже самый терпеливый и понимающий клиент будет недоволен, когда его попросят продлить срок без нового дедлайна в ближайшем будущем.
Всякий раз, когда ты вежливо запрашиваешь отсрочку, предложи конкретную новую дату завершения работы. Имей в виду, что ты, по сути, просишь об одолжении, и это может означать предложение даты с учетом ускорения твоего рабочего процесса.
Определив новый крайний срок, считай, что ты практически дал клятву на крови, что все будет сделано к этой дате — не ожидай больше никаких отсрочек и не расслабляйся: на кону стоит твоя репутация.