делопроизводитель это кто и чем занимается в садике
Охрана и безопасность труда в школе и ДОУ
Должностная инструкция
делопроизводителя в детском саду
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция делопроизводителя ДОУ (детского сада) разработана в соответствии с Профстандартом 07.002 «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденным приказом Министерства труда и социальной защиты РФ № 276н от 6 мая 2015г, с учетом Федерального Закона №273 от 29.12.2012г «Об образовании в Российской Федерации» в редакции от 2 июля 2021 года, согласно СП 2.4.3648-20 «Санитарно-эпидемиологические требования к организациям воспитания и обучения, отдыха и оздоровления детей и молодежи», Трудовому кодексу Российской Федерации, Уставу и иным нормативными актами, регламентирующим трудовые отношения между работником и работодателем.
1.2. Данная должностная инструкция делопроизводителя ДОУ по профстандарту регламентирует основные трудовые функции, должностные обязанности делопроизводителя детского сада, права и ответственность, а также взаимоотношения и связи по должности при работе в дошкольном образовательном учреждении.
1.3. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей, назначается и освобождается от занимаемой должности заведующий дошкольным образовательным учреждением в порядке, установленном трудовым договором (контрактом) с работником, в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.
1.4.
1.5. Делопроизводитель непосредственно подчиняется заведующему дошкольным образовательным учреждением.
1.6. Сотрудник осуществляет трудовую деятельность согласно должностной инструкции делопроизводителя в детском саду с учетом профстандарта, Конституции Российской Федерации, решениям органов управления образования всех уровней, касающимся организации делопроизводства в дошкольных образовательных учреждениях, Федеральному Закону «Об образовании в Российской Федерации», трудовому договору и Уставу дошкольного образовательного учреждения.
1.7.
1.10. Делопроизводитель в ДОУ должен строго соблюдать свою должностную инструкцию, разработанную на основе Профстандарта, Конвенцию ООН о правах ребенка, инструкцию по охране труда для делопроизводителя детского сада и инструкции по охране труда при эксплуатации компьютерной и оргтехники, соблюдать установленные правила и требования охраны труда и пожарной безопасности, правила личной гигиены и гигиены труда в дошкольном образовательном учреждении.
1.11. Делопроизводитель должен пройти обучение и иметь навыки в оказании первой помощи пострадавшим, знать порядок действий при возникновении пожара или иной чрезвычайной ситуации и эвакуации в дошкольном образовательном учреждении.
2. Трудовые функции
К основным трудовым функциям делопроизводителя относятся:
2.1.
2.1.1. Организация работы с документами.
2.1.2. Организация текущего хранения документов.
2.1.3. Организация обработки дел для последующего хранения.
3. Должностные обязанности делопроизводителя ДОУ
Делопроизводитель в ДОУ выполняет следующие обязанности:
3.1.
3.4. Организовывает внедрение, ведение (в том числе автоматизированное) и развитие систем документации, включая электронные документы.
3.5. Осуществляет учет часов работы работников дошкольного образовательного учреждения, в установленные сроки заполняет и сдает в бухгалтерию табель учета рабочего времени работников ДОУ. Следит за соблюдением сотрудниками графиков работы, сообщает работникам об изменениях в графике работы заблаговременно, под роспись.
3.6. Согласно распоряжениям заведующего печатает и оформляет требуемую документацию для организации образовательной деятельности в дошкольном образовательном учреждении, выполнения годового плана.
3.7. Выполняет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
3.8. Занимается подготовкой общих собраний работников детского сада, сбором необходимых материалов, оповещением участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрацией.
3.9. Является секретарем административного совещания при заведующем дошкольным образовательным учреждением.
3.10. В границах своей компетенции участвует в составлении программы развития делопроизводства дошкольного образовательного учреждения, вносит предложения по вопросам усовершенствования делопроизводства дошкольного образовательного учреждения.
3.11. Обеспечивает защиту прав и свобод детей, родителей (законных представителей) при обработке персональных данных (далее – ПД).
3.12. Строго соблюдает конфиденциальность персональных данных и требования по защите и безопасности ПД при их обработке, недопущение их распространения без согласия субъекта ПД или наличия другого законного основания.
3.13. Соблюдает законность целей и способов обработки персональных данных сотрудников и воспитанников дошкольного образовательного учреждения.
3.14. При использовании электронного оборудования, в том числе клавиатуры и компьютерной мыши ежедневно дезинфицирует их в соответствии с рекомендациями производителя либо с использованием растворов или салфеток на спиртовой основе, содержащих не менее 70% спирта.
3.15. Самостоятельно планирует свою деятельность по согласованию с заведующим дошкольным образовательным учреждением.
3.16. Строго соблюдает положения должностной инструкции делопроизводителя ДОУ, разработанной на основе профстандарта, трудовую дисциплину и установленный в детском саду режим дня, санитарно-гигиенические нормы на рабочем месте, правила и требования охраны труда и пожарной безопасности.
3.17. Соблюдает культуру и этику общения с сотрудниками и коллегами по работе, этические нормы поведения в дошкольном образовательном учреждении, в быту и общественных местах.
3.18. Своевременно проходит периодические медицинские осмотры.
4. Права
4.1. На рабочее место, которое соответствует требованиям и нормам охраны труда и пожарной безопасности.
4.2. После передачи документов требовать от исполнителей грамотного и правильного оформления требуемых документальных материалов, отчетов, ответов.
4.3. Запрашивать у администрации ДОУ, получать и применять информационные материалы, нормативные и правовые документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
4.4. На моральное и материальное поощрение, а также на защиту собственных интересов и интересов сотрудников дошкольного образовательного учреждения.
4.5. Запрашивать у заведующего детским садом разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям, получать от других работников информацию, документы, необходимые для исполнения поручений.
4.6. Знакомиться с проектами решений заведующего дошкольным образовательным учреждением, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критериями оценки качества исполнения своих должностных обязанностей и трудовых функций.
4.7. На ознакомление с имеющимися материалами личного дела, отзывами о своей работе, жалобами и иными документами, отражающими оценку труда делопроизводителя, предоставлять по ним пояснения.
4.8. Вносить конкретные предложения администрации по улучшению организации труда и условий работы делопроизводителя дошкольного образовательного учреждения.
4.9. Участвовать в работе органов самоуправления дошкольным образовательным учреждением, в работе общего собрания работников, в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых делопроизводителем ДОУ должностных обязанностей.
4.10. На защиту профессиональной чести и достоинства, неразглашение дисциплинарного (служебного) расследования, исключая случаи, предусмотренные законом. На защиту своих профессиональных интересов самостоятельно и (или через законного представителя, в том числе адвоката), в случае дисциплинарного или служебного расследования, связанного с несоблюдением норм профессиональной этики.
4.11. Делопроизводитель имеет все права, предусмотренные Трудовым кодексом Российской Федерации, Уставом ДОУ, Коллективным договором, Правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными актами дошкольного образовательного учреждения, а также право на социальные гарантии.
4.12. Повышать свою профессиональную квалификацию.
5. Ответственность
6. Взаимоотношения. Связи по должности
6.1. Делопроизводитель работает в режиме нормированного рабочего дня по графику, составленному исходя из 40-часовой рабочей недели и утвержденному заведующим дошкольным образовательным учреждением.
6.2. Постоянно обменивается информацией по вопросам, относящимся к его компетенции, с администрацией, бухгалтерией, педагогическими работниками и обслуживающим персоналом детского сада, с родителями воспитанников (лицами их заменяющими).
6.3. Получает от заведующего дошкольным образовательным учреждением информацию нормативно-правового и организационного характера, знакомится под расписку с необходимыми документами.
6.4. Самостоятельно планирует свою работу на каждый день.
6.5. Вовремя сообщает заведующему ДОУ и его заместителям об информации, приказах, распоряжениях и иной документации, поступившей по электронной почте.
6.6. Систематически делится информацией по вопросам, входящим в его компетенцию, с сотрудниками и работниками дошкольного образовательного учреждения.
6.7. Передает информацию и документы, распоряжения администрации сотрудникам ДОУ, информирует работников о совещаниях, требует от исполнителей грамотного и правильного оформления требуемых документальных материалов, отчетов, ответов.
6.8. Информирует заместителя директора по административно-хозяйственной работе (завхоза) обо всех недостатках в организации условий его деятельности (отсутствии канцелярских принадлежностей, ремонте оргтехники или мебели), соответствии рабочего места нормам охраны труда и пожарной безопасности. Вносит свои предложения по устранению недостатков, по оптимизации работы делопроизводителя.
6.9. Информирует заведующего (при отсутствии – иное должностное лицо) о несчастном случае, факте возникновения групповых инфекционных и неинфекционных заболеваний, заместителя заведующего по административно-хозяйственной части (завхоза) – об аварийных ситуациях в работе систем электроснабжения и теплоснабжения, водоснабжения и водоотведения, которые создают угрозу возникновения и распространения инфекционных заболеваний и отравлений.
6.10. Во время отсутствия делопроизводителя его обязанности выполняет сотрудник, имеющий все требующиеся профессиональные знания, умения и навыки, назначенный приказом заведующего дошкольным образовательным учреждением. Данный сотрудник приобретает соответствующие права и несет полную ответственность за качественное выполнение возложенных на него обязанностей.
7. Заключительные положения
7.1. Ознакомление делопроизводителя ДОУ с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
7.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у работодателя, второй – у сотрудника.
7.3. Факт ознакомления работника с настоящей инструкцией подтверждается подписью в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя, а также в журнале ознакомления с должностными инструкциями.
Должностную инструкцию разработал: _____________ /_______________________/
С должностной инструкцией ознакомлен (а), один экземпляр получил (а) на руки.
«___»_____202__г. _____________ /_______________________/
Мне бы Ваши проблемы, или «подводные камни» работы в детском саду
В марте приняли меня на работу в детский садик. Должность – делопроизводитель, «перебирать бумажки», что называется. Зарплата – минималка, на руки выходит 6400 руб. С наличием хороших вакансий в нашей местности не весело. Да и мне, пока дочка в садик не начала ходить, нужно место с возможностью отпроситься, если куда надо съездить.
В общем, эта работа на данный момент самое то. Документов много, но не так, чтобы напряжно, но спокойно целый день трудишься. Выделили мне отдельный маленький кабинет. Чистенький, с утра солнышко светит, туалет (!) рядом, кормят обедом (150 руб. в месяц всего), я цветы в горшках принесла. Выдали в пользование принтер, ноутбук, ящик для подшивки документов – красота! Работай – не хочу!
Спросите, и где же я накопала камней.
С первого дня меня оправили обедать в одну из групп. Месяц честно отходила, каждый день, недоумевая – это вообще как, посторонний человек кушает вместе с детьми. Понятно, нянечка и воспитатель. А я как третье колесо, спиной-полубоком, т. к. столик маленький – няня с воспитателем лицом к детям. Ем – давлюсь, глотаю как бегемот, вся как поросенок обляпаюсь – они детям замечания делают, голос повыше – кто прольет, кто накрошит, кто балуется. А я как «молодая мама» становлюсь всё дерганей и дерганей…
Итак, через месяц накануне прихода комиссии (!), сижу в кабинете и слышу нянечка (где я обедала) на весь коридор говорит: «Почему это я должна носить в кастрюле еще и её порцию? А потом мыть еще за ней тарелку?». Вот как, еще один недовольный! Спрашиваю её потом, а кто еще типа меня, обслуживающего персонала, кушает в группах? А никто! Вахтер и кастелянша с прачкой берут свои тарелки, им выдают на раздаче, и они кушают в своем кабинете.
Для полной картины – заведующая и заместители кушают в кухне, но переодеваются – халаты, обувь, шапочки.
Пока заведующая в отпуске, иду к заму – так, мол, и так. Ладно, только принести свою посуду. Я успокоилась.
А зря…. Приходит второй зам и делает конкретное замечание. Почему я хожу обедать в группу без халата, почему не помогаю носить кастрюли «пожилой» нянечке», почему не мою посуду. Думаете, она встала не с той ноги? Нет, когда меня приняли на работу – у нее забрали принтер и отдали мне, а еще большую приличную столешницу.
(Сегодня утром ем домашнюю кашу из баночки, заходит она в кабинет, и естественно, делает замечание, что «можно и позавтракать в группе…». Продолжаем выступать.)
Теперь по поводу халата. Пошла я как умный работник к кастелянше – что там было. Крику-то, крику! Оказалось, халаты на вес золота, у воспитателей они только на время комиссии. А у нянечек – фартуки.
Носить кастрюли и мыть посуду. Ели кто не знает, в садах строжайшие правила по СанПину – когда выдают обеды, весь коридор перекрывается – ходить посторонним нельзя. Все, кто с посудой в спец. одежде. Про мытье тарелок можно дальше и не рассказывать.
Что еще добавить, так это буквально вчера, первого зама вдруг «осенило», что кушать лучше все-таки в группе, т. к. если приходить на раздачу, то надо кроме своей посуды еще и поднос, а также одеть халат и шапочку. Ладно. Только я ни разу не видела, чтобы вахтер и остальные «переодевались к обеду»…
А вообще, мне надо скинуть пару зимних килограммов (это я слукавила – надо скинуть 5 кг….). Домашних зеленых салатиков поклевать. А скажут, что не захотела халат одеть. Да.
Организация делопроизводства в дошкольном учреждении
Таким образом, качество управления дошкольным образовательным учреждением напрямую зависит от уровня организации делопроизводства. При этом, с ростом дошкольных образовательных учреждений и численности сотрудников в них, вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным.
Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, отраженный в сборниках статей, учебных и методических пособиях. Государственная система документационного обеспечения управления, устанавливает единые требования к документированию и организации работы с документами, а также государственные стандарты на документацию и работу с документами, в том числе ГОСТ Р 51141-98, в котором закреплено современное толкование терминов и определений по делопроизводству, архивному делу; ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающий состав и расположение на листе бумаги реквизитов, рекомендуемые требования к оформлению документов, тексту и бланкам документов; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Существует система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Но, к сожалению, до сих пор нет конкретных стандартов оформления локальных актов для дошкольных учреждений. Поэтому необходимо разработать требования, определяющие общие принципы управления документацией в ДОУ.
Важнейшими нормативными документами, используемыми в делопроизводстве дошкольных образовательных учреждений, являются: Закон Российской Федерации «Об образовании», Письмо Министерства образования Российской Федерации «О направлении пакета образцов документов, реализующих новое положение о ДОУ в РФ», Положение о порядке лицензирования образовательных учреждений и др.
Дошкольное учреждение является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетный и другие счета в банковских учреждениях, имеет в оперативном управлении имущество, находящееся в муниципальной собственности и обособленное имущество на правах собственности, приобретенное за счет внебюджетных средств, круглую печать, штамп, бланки со своим наименованием и другие реквизиты. Оно приобретает права юридического лица в части ведения уставной финансово-хозяйственной деятельности, направленной на обеспечение образовательного процесса, с момента государственной регистрации в установленном законом порядке.
Осуществление образовательной деятельности разрешено с момента выдачи учреждению лицензии на образовательную деятельность.
Руководитель Учреждения в своей деятельности основывается на федеральных законах, указах, распоряжениях Президента Российской Федерации, решениях местного самоуправления и документами в области делопроизводства, гражданского законодательства и законов о труде.
Управление осуществляется на принципах единоначалия и самоуправления. Общее руководство Учреждением осуществляет Совет педагогов, в состав которого входят все педагоги на основании Положения о Совете педагогов (приложение 1).
Совет педагогов как высший орган руководства всем воспитательно-образовательным процессом решает конкретные задачи Учреждения. Для более эффективной работы по вопросам воспитания и образования воспитанников действует Положение о контрольной деятельности (приложение 2) и другие Положения, регламентирующие деятельность педагогов.
Совет педагогов решает вопросы своей деятельности на заседаниях, которые проводятся не реже одного раза в три месяца, все вопросы отражаются в протоколах.
Заведующий ДОУ несет всю полноту ответственности за правильность документирования и оформление соответствующих документов.
С появлением управленческих технологий многократно возрастает роль делопроизводителя в ДОУ. Раскроем более полно деятельность делопроизводителя.
Делопроизводитель действует в соответствии с должностной инструкцией, являющейся документом, регламентирующим производственные полномочия, предъявляемые к работнику, занимающему эту должность.
Делопроизводитель Учреждения должен знать: трудовое законодательство, основные правила постановки документальной части общего делопроизводства; инструкцию по делопроизводству; структуру учреждения; Правила внутреннего трудового распорядка. На делопроизводителя возлагаются функции: обеспечение учета, регистрации, контроля исполнения поручений руководства данного учреждения, информационно-справочное обслуживание по документам и их хранение.
Таким образом, делопроизводитель отвечает за организацию делопроизводства в Учреждении. В процессе своей деятельности делопроизводитель взаимодействует с педагогическим, административным и обслуживающим персоналом по вопросам подготовки и представления необходимых документов, проверки выполнения поручений, приказов и указаний руководителя дошкольного учреждения.
Дошкольные образовательные учреждения в соответствии с Законом РФ «Об образовании» получили широкие права в самостоятельном осуществлении образовательного процесса, подборе и расстановке кадров, научной, финансовой, хозяйственной и иной деятельности.
Таким образом, все документы, образующиеся в деятельности дошкольного учреждения, можно разделить на группы:
Документы, организующие медицинскую деятельность.
Документы, организующие педагогическую деятельность Учреждения и управляющие данной деятельностью (приказы по основной деятельности), распоряжения руководителя.
Документация по работе с гражданами; заявления о зачислении ребенка в учреждение; заявления от бывших работников о предоставлении архивных сведений о стаже работы и заработной плате; жалобы о ненадлежащем уходе, присмотре за ребенком.
Рассмотрим особенности оформления некоторых документов в ДОУ.
В уставе прописывается особенность функционирования Учреждения, права и обязанности участников образовательного процесса.
Должностной и численный состав учреждения с указанием фонда заработной платы закрепляется в штатном расписании. Штатное расписание составляется на бланке предприятия и содержит сведения должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписывается заведующим Учреждением, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем Управления образования, при этом в грифе утверждения указываются общая штатная численность учреждения и месячный фонд заработной платы.
Это один из важнейших документов, регламентирующих жизнь ДОУ, который сочетается с положениями Устава детского сада. Организация работы учреждения, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, внутренний режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка.
Согласно Уставу Учреждения, правила внутреннего трудового распорядка, равно как и изменения к ним, принимаются общим собранием коллектива в начале каждого учебного года и утверждаются заведующим. При приеме на работу заведующий Учреждением обязан ознакомить каждого работника с указанным документом под роспись в приказе о назначении. Храниться этот документ должен в доступном для каждого работника месте.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или применения положений законодательных и нормативных актов.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».
Инструкция является документом постоянного длительного действия (до замены ее новой инструкцией).
При приеме работника заведующий знакомит его с должностной инструкцией, отвечает на возникшие вопросы.
Инструкция утверждается и вводится в действие приказом заведующего.
В Учреждении все приказы фиксируются в книге приказов (отдельной тетради), которая прошнурована, листы пронумерованы и скреплены печатью дошкольного учреждения и подписью руководителя. На последней странице, где ставится печать, имеется запись: «В книге приказов пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью ___ страниц», которая подписана заведующим Учреждением.
Все приказы о назначении, увольнении и административном взыскании должны соответствовать статьям и пунктам Трудового Кодекса Российской Федерации. В любом приказе, в котором упоминаются фамилии сотрудников, должны стоять росписи каждого из них, свидетельствующие об ознакомлении с приказом.
Выделяются приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Каждый из указанных видов приказов заносится в отдельную книгу приказов.
Приказы по основной деятельности регламентируют работу учреждения, правила техники безопасности, создание различного рода комиссий и т. д. Текст приказа по основной деятельности состоит из двух логически взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной.
Распорядительная часть текста приказа, состоящего из нескольких пунктов, нумеруется арабскими цифрами с точками. Каждый пункт начинается с глагола в неопределенной форме, указывающего конкретное действие исполнителя, или с его фамилии, имени, отчества. Затем излагается содержание поручения.
Указания, помещенные в распорядительной части приказа, должны быть контролируемыми, адресными, с указанием конкретных сроков и объемов выполняемой работы.
В последнем пункте приказа руководитель может возложить контроль исполнения приказа на одно из должностных лиц.
Приказы по личному составу регламентируют назначение на должность сотрудников, их перевод на другую должность либо увольнение.
Эти приказы не имеют констатирующей части и глагола «Приказываю», а начинаются сразу с распорядительного действия: «Принять», «Назначить», «Перевести», «Уволить» и т. п. Содержание приказа определяется спецификой распорядительного действия. Приказы, касающиеся перевода, увольнения, наложения дисциплинарных взысканий, должны иметь обязательную ссылку на соответствующую статью Трудового Кодекса РФ.
Приказ может быть подписан руководителем Учреждения или лицом, исполняющим обязанности руководителя в случае отсутствия последнего.
За подписью помещается: «С приказом ознакомлен: подпись, Ф.И.О. работника».
Подпись и дата ознакомления ставятся работником собственноручно.
Приказ вводится в действие с даты его подписания, если в тексте приказа не указаны иные сроки.
Издание приказа влечет за собой правовые последствия как для лиц, указанных в нем, так и для подписавшего его руководителя. В случае ущемления интересов работника должностное лицо, подписавшее приказ, обязано, в отдельных ситуациях по решению суда, внести изменения в ранее изданный приказ с целью устранения нарушений действующего законодательства со всеми вытекающими моральными и, возможно, материальными последствиями.
Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.
Распоряжения оформляются на бланке распоряжения (бланк конкретного вида документа).
Обязательными реквизитами распоряжения являются: наименование организации, название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.
Остановимся на кадровой документации.
Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, датах их создания, заголовках. При нумерации листов дела листы внутренней описи нумеруются отдельно.
В графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» сведения о работе отражаются в соответствии с записями в трудовой книжке. В указанную графу вносятся сведения и о перерывах в работе в связи с учебой, болезнью и др. Кроме того, если работник в одном учреждении в разные периоды занимал различные должности, то следует указывать время пребывания на каждой из них.
Делопроизводитель, принимая от поступающего личный листок по учету кадров, проверяет полноту его заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами.
Подшитая в личное дело выписка из приказа о приеме на работу конкретного сотрудника должна быть заверена заведующим.
На личном листке проставляется присвоенный личному делу порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в книге учета личных дел. После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и в освободившуюся обложку, под тем же номером, помещается личное дело нового работника.
В целях обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в книге учета, где предусматриваются следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество работника. Дата постановки дела на учет, дата снятия с учета.
Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.
Аттестационный лист (копия) хранится в личном деле педагогических кадров, прошедших аттестацию. После успешного прохождения аттестации заведующий издает приказ (не позднее одного месяца после заседания аттестационной комиссии) о присвоении квалификационной категории работнику и делает соответствующую запись в трудовой книжке.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, ведется на всех сотрудников, проработавших свыше пяти дней, если работа в этой организации является основной.
Прием на работу без трудовой книжки не допускается. В работе с трудовыми книжками заведующий руководствуется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек. В этой же Инструкции предусматривается ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В указанной книге регистрируются все трудовые книжки работников при поступлении на работу с записью серии и номера книжек. Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним прилагается к Инструкции.
Таким образом, основным нормативными документами деятельности Учреждения являются локальные акты: устав, приказы заведующего, договора, Положения и др. документы, не противоречащие законодательству РФ.
Обязательно в ДОУ должна составляться номенклатура дел.
Заведующий дошкольным образовательным учреждением вправе вносить дополнения и уточнения в номенклатуру дел учреждения в соответствии со спецификой его деятельности.
Все документы различаются по своей ценности, следовательно, у всех документов должны различаться сроки хранения, причем данное правило распространяется и на хранение электронных документов.
Все дела в Учреждении хранятся в кабинете заведующего и у руководителей структурных подразделений (методическом, медицинском кабинетах, у заместителя по административно-хозяйственной части).
Срок хранения документов может быть временным (до 10 лет), свыше 10 лет и постоянным. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях.
Ответственность за хранение документов руководитель ДОУ возлагает на руководителей подразделений (старшего воспитателя, старшую медицинскую сестру, главного бухгалтера).
Таким образом, можно сделать следующие выводы:
1. Организация деятельности дошкольного учреждения предусматривает наличие многих видов документов (в отдельных случаях их разработку), без которых невозможно решать задачи эффективного управления. Залогом успеха заведующего в управленческой деятельности является глубокое знание ведомственных организационных документов, их умелое использование в практической работе, а также систематическое совершенствование личных навыков в подготовке документальных материалов.
2. Заведующий должен обладать необходимой правовой подготовкой, знать и грамотно применять на практике методику подготовки приказов, которая предусматривает обязательную проработку руководителем особенностей конкретной ситуации, требующей издания приказа, проверку наличия необходимых документальных материалов и их соответствия действующему законодательству. Заведующему необходимо скрупулезно контролировать сроки подготовки приказов о периодически проводимых в учреждении мероприятиях: ознакомление сотрудников с действующими ведомственными инструкциями, назначение ответственных за пожарную безопасность в помещениях и т.д.
Поэтому для успешной организации документирования управленческой деятельности дошкольного учреждения важно комплексное решение вопросов документационного обеспечения управления, что позволит повысить качество и эффективность делопроизводства на всех уровнях управления.