делопроизводитель в гибдд чем занимается
Обязанности делопроизводителя. Чем делопроизводитель отличается от секретаря?
Что нужно делать любой организации, независимо от специфики и направления деятельности? Конечно же – вести документацию. Документооборот – вот что есть в любом учреждении, поэтому понятно, откуда появилась и почему важна такая профессия, как делопроизводитель.
Важная должность
Многие говорят, что нет смысла нанимать делопроизводителя, если в штате уже есть секретарь или даже несколько секретарей. Подобный подход абсолютно неправильный, ведь в обязанности этих двух совершенно разных профессией входит выполнение разных заданий: секретарь должен помогать следить за графиком руководителю, отвечать на звонки, приносить кофе, выполнять мелкие поручения, а в обязанности делопроизводителя входит контроль над всей документацией организации.
Сложный документальный контроль
Ответственный делопроизводитель должен не только контролировать оборот документов в организации, он также является главным смотрителем архива. В обязанности делопроизводителя включают такие функции:
Учет корреспонденции (как входящей, так и исходящей) также водит в обязанности делопроизводителя.
Различие обязанностей в небольших и больших компаниях
Специфические требования, которые могут быть предъявлены потенциальному сотруднику
Обязанности делопроизводителя зависят от специфики деятельности организации. Например, международные организации или компании, которые имеют иностранных партнеров, могут требовать от своих делопроизводителей переводить корреспонденцию, например, с английского и наоборот.
На такую должность чаще берут человека с опытом работы, ведь здесь нужно иметь высокий уровень усидчивости и быть действительно скрупулёзным человеком, за плечами которого несколько лет практики. Молодым людям, которые только окончили образовательные учреждения по данному профилю и у которых нет опыта, стоит попытаться впечатлить потенциального будущего работодателя своим стремлением работать, тогда, возможно, есть шанс попасть на такую должность даже в большой, перспективной организации.
Нужно понимать специфику деятельности компании, с документацией которой придется работать. Достаточно глубокие знания законодательной базы, которой руководствуется предприятие, – это также большой плюс для потенциального работника.
Нужно быть готовым к тому, что придется изучить не только структуру компании, но и стать настоящим специалистом в области правил и норм охраны труда, а также не забывать об этикете делового общения.
Какие организации не обходятся без делопроизводителей
Должность делопроизводителя всегда есть в школах и детских садах больших городов. Это связанно с тем, что без человека, который сумеет уследить за всей документацией и при необходимости немедленно предоставить любой из хранящихся документов, не обойтись.
Обязанности делопроизводителя в школе немного отличаются от обязанностей делопроизводителя, например, в торговой организации. Здесь работа будет вестись с документами каждого из учащихся. В конце отчетного периода необходимо будет подавать информацию о проделанной работе. Лучше, если человек, работающий в таких организациях, сможет легко находить общий язык и с детьми, и с их родителями, ведь проблемы в документоведении, наличие несоответствий, которые нужно будет уточнить, – это довольно распространённое явление.
В любом большом садике также есть свой делопроизводитель. Должностные обязанности здесь похожи на те, что есть у работников данного профиля в школах. Это объясняется единой направленностью деятельности таких государственных или частных организаций. Такие учреждения тоже желают, чтобы у них работал ответственный и квалифицированный делопроизводитель. Обязанности в детском саду у этого специалиста остаются теми же: работа с документной базой и архивами.
Некоторые личные качества, которыми должен обладать хороший делопроизводитель
Что это за специальность «делопроизводитель»?
1.1. Делопроизводитель относится к категории технических
исполнителей, принимается на работу и увольняется с нее приказом
директора предприятия по представлению __________________________________
(заведующего канцелярией,
________________________________________________________________________.
иного должностного лица)
1.2. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее
начальное профессиональное образование, без предъявления требований к
стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную
подготовку по установленной программе, без предъявления требований к
стажу работы.
1.3. Делопроизводитель непосредственно подчиняется _________________
(заведующему
________________________________________________________________________.
канцелярией, начальнику отдела документационного обеспечения, иному
должностному лицу)
1.4. Во время отсутствия делопроизводителя (отпуск, болезнь и пр. )
его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый
заместитель, несущий полную ответственность за надлежащее исполнение
возложенных на него обязанностей.
1.5. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:
— нормативными документами и методическими материалами по вопросам
выполняемой работы;
— уставом предприятия;
— правилами трудового распорядка;
— приказами и распоряжениями директора предприятия
и непосредственного руководителя;
— настоящей должностной инструкцией.
1.6. Делопроизводитель должен знать:
— нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие
руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на
предприятии;
— основные положения Единой государственной системы
делопроизводства;
— структуру предприятия и его подразделений;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной
документации;
— порядок контроля за прохождением служебных документов и
материалов;
— основы организации труда;
— правила эксплуатации вычислительной техники;
— основные вопросы законодательства о труде;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда.
На делопроизводителя возлагаются следующие функции:
2.1. Прием, регистрация и направление корреспонденции в структурные
подразделения предприятия, отправка исполненной документации по
адресатам.
2.2. Учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизация
и хранение документов.
2.3. Контроль за своевременным исполнением документов, выдача
необходимых справок по зарегистрированным документам.
III. Должностные обязанности
Для выполнения возложенных на него функций делопроизводитель обязан:
3.1. Принимать и регистрировать корреспонденцию, направлять ее в
соответствующие структурные подразделения.
3.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия
передавать документы на исполнение, оформлять регистрационные карточки
или создавать банк данных.
3.3. Вести картотеку учета прохождения документальных материалов,
осуществлять контроль за их исполнением, выдавать необходимые справки по
зарегистрированным документам.
3.4. Отправлять исполненную документацию по адресатам.
3.5. Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции,
систематизировать и хранить документы текущего архива.
3.6. Вести работу по созданию справочного аппарата по документам,
обеспечивать их удобный и быстрый поиск.
3.7. Готовить и сдавать в архив предприятия документальные
материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или
компьютерные банки данных, составлять описи дел, передаваемых на хранение
в архив.
3.8. Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.
(ну примерно вот так)
Делопроизводитель в гибдд чем занимается
Обычно основной работой, связанной с оборотом документов, в т. ч. первичных, занимается бухгалтер. Однако штатным расписанием может быть предусмотрена отдельная должностная единица, которая за это отвечает. В данной статье разобраны основные должностные обязанности делопроизводителя в организации.
Правовые основы работы делопроизводителем
Отдельная профессия «делопроизводитель», в частности, предусмотрена Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих. Он утверждён постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37.
Кроме того, существует отдельный профстандарт делопроизводителя. Он закреплён приказом Минтруда от 06.05.2015 № 276н. Причём в нём делопроизводитель также официально назван специалистом по организационному и документационному обеспечению управления организацией.
Отметим, что должностная инструкция делопроизводителя не должна противоречить этим двум документам Минтруда.
Как правило, вакансии делопроизводителя размещают организации, которые имеют большой и частый документооборот.
Основные функциональные обязанности делопроизводителя
Ключевые обязанности делопроизводителя для резюме или для поиска соответствующего специалиста должны быть следующие:
Основные требования к делопроизводителю в части знаний
По закону квалификация делопроизводителя подразумевает, что он должен знать:
Вот что должен знать делопроизводитель в первую очередь.
Основные требования к образованию делопроизводителя
Минтруд предъявляет следующие квалификационные требования к делопроизводителю(одно из двух):
Что делает делопроизводитель в организации?
Любое крупное предприятие работает с множеством документов. Их нужно не только напечатать, но и должным образом оформить, подшить и запротоколировать.
Постепенно компании переходят на электронный документооборот, но до завершения этого процесса еще далеко. Из этой статьи вы узнаете, кто это — делопроизводитель, и чем он занимается.
Должностные обязанности делопроизводителя в организации
Все, что делает делопроизводитель, связано с обработкой входящей и исходящей корреспонденции предприятия, оформлением документов и обработкой других важных бумаг.
Что еще делает делопроизводитель:
Также в должностные обязанности делопроизводителя в организации входит личная ответственность за сохранение документации. Делопроизводитель, проходящий обучение для приема на работу, дополнительно сдает тест по защите персональных данных.
Эта профессия отличается неопределенным кругом задач. То что делает производитель, может быть связано с обязанностями других специалистов, например, бухгалтеров или экономистов.
Деятельность такого специалиста пересекается с иными профессиями: секретаря-референта, сотрудника справочной службы, архивариуса, документоведа, помощника судьи.
Делопроизводитель — кто это и чем занимается
По стандарту профессии делопроизводитель должен ориентироваться во множестве нормативно-правовых актов и правил по оформлению документов. То, чем занимается делопроизводитель, регламентируется Единой государственной системой документооборота, поэтому специалисту требуется знать ее общие положения.
В число его умений также входит:
Условия работы сказываются и на характере специалиста.
Чтобы успешно справляться со своими обязанностями, делопроизводитель должен:
Также большую роль играет стрессоустойчивость и умение находить общий язык в коллективе.
Источник фото freepik
Обучение на делопроизводителя
Согласно законодательству, чтобы претендовать на работу делопроизводителя необходим диплом о высшем образовании. Опыт для трудоустройства не всегда обязателен.
Во многих вузах есть отдельное направление «Делопроизводство», но на самом деле подойдет и юридическая, и экономическая специальность. В России есть 25 вузов, в которых можно получить профессию делопроизводителя.
5 популярных вузов России, имеющих программу обучения на делопроизводителя (код специальности — 7.46.01.03):
Также профессиональное обучение на делопроизводителя можно пройти в 56 ссузах.
5 популярных колледжей для получения специальности:
Обучение на делопроизводителя дистанционно
Если у вас нет возможности обучаться очно в предложенных учебных заведениях, то можно пройти курсы делопроизводителя дистанционно.
В обучении используется система вебинаров, онлайн-тестирования и консультации с преподавателями через компьютерные программы, например, Skype.
Если специальность уже есть, то можно пройти курсы повышения квалификации для делопроизводителей.
По итогам обучения выдается документ о профессиональной переподготовке.
Сколько зарабатывает делопроизводитель
По данным интернет-сервисов по поиску сотрудников, минимальная зарплата делопроизводителя составляет менее 12 тысяч рублей.
Максимальная зарплата — более 80 тысяч рублей.
Часто делопроизводителей с опытом работы берут на иные позиции, например, помощником директора или личным секретарем.
Плюсы и минусы профессии делопроизводителя
Плюсы:
Минусы:
Делопроизводство — не профессия, а призвание
Интервью со старшим инспектором отдела делопроизводства и режима Управления МВД России по городу Нижнему Новгороду Простатиной Галиной Андрияновной
20 января в системе МВД России отмечается день образования подразделений делопроизводства и режима. Датой образования канцелярии МВД считается 20 января 1803 года, то есть уже 209 лет эта служба продолжает функционировать и совершенствовать свою деятельность.
Это подразделение действительно вносит большой вклад в повышение эффективности управленческой деятельности, обеспечение государственной тайны и работы с обращениями граждан.
Одной из лучших, профессионально грамотной и добросовестно исполняющей служебные обязанности по оценке руководства и коллег является инспектор отдела делопроизводства и режима Управления МВД России по городу Нижнему Новгороду Простатина Галина Андрияновна.
Пока моя собеседница рассказывала о своих первых днях работы в органах внутренних дел, я внимательно рассматривала ее. От неё веяло каким–то спокойствием, размеренностью. Позже она призналась мне, что имя «Галина» переводится как «безмятежность, тихая гладь».
Галина Андрияновна, расскажите о себе. Как Вы попали на работу в органы внутренних дел?
Я всегда очень хотела работать в милиции. Ведь у меня перед глазами на протяжении многих лет было два достойных примера: отец и дед. В милицию я трудоустроилась в 1977 году. Кажется, что это было недавно. Мне тогда только исполнилось 19 лет и вся жизнь была впереди.
С какими трудностями Вам, как женщине, пришлось столкнуться на службе в ОВД?
Как же Вы попали в отдел делопроизводства и режима Управления МВД России по городу Нижнему Новгороду?
32 года я трудилась в органах внутренних дел Ленинского района и только два с небольшим года назад в связи с реформированием системы
Как Вы применяете свои личностные качества: рассудительность, спокойствие и размеренность в повседневной работе?
Вы не думайте, что я всегда такая спокойная. Я ведь по гороскопу представитель огненного знака. Во мне то берет верх огненная страсть и эмоции, то предписываемое именем спокойствие. Так как работа у меня требует немалой усидчивости и аккуратности, огромной внимательности, ответственности и скрупулезности, в равной степени терпения и общительности, то мои личностные качества только помогают мне реализовать себя в любимом деле.
По долгу службы Вам приходится общаться с разными людьми: начальниками, рядовыми полицейскими, которым постоянно «прямо сейчас» необходимы какие-либо документы, «очень надо» быстрее что-то зарегистрировать, которые постоянно спешат и ни минуты не могут ждать, с пришедшими с жалобами, с заявлениями на прием к руководителю нижегородцами. А люди с жалобами, с заявлениями на прием к руководству приходят разные. Как же Вы справляетесь со всем этим в эмоциональном плане?
С высоты прожитых лет я уже по-иному начала относиться к званиям и регалиям, вообще стала проще относиться к жизни. С годами я стала намного терпимее, менее категоричной к людям. В этом мне помогла моя работа. Конечно же, я человек, со своими радостями, печалями, заботами и проблемами. Бывает иной раз и вспылю, но сразу же беру верх над своими эмоциями. Сложный день, плохое настроение – это не повод портить нервы другим людям. Возможно, у них день был в сто раз хуже, чем у меня, а настроение прескверное из-за печальных событий в их жизни. Когда я работала в Ленинском отделе милиции города Нижнего Новгорода был период, когда на прием регулярно приходили несколько жителей, состоящих на учете в психиатрическом диспансере. У кого-то из них инопланетные жители мысли прослушивают, у кого-то соседи лазерными лучами квартиру постоянно сканируют. Терпение нужно было огромное.
Галина Андрияновна рассказала, что в свободное время много читает: «Читать полезно всем и всегда – убеждена она, к сожалению сейчас люди, особенно дети, очень мало уделяют времени книгам, а ведь книги развивают не только интеллект, но и грамотную, правильную речь». Ей нравится и классическая литература, и современные произведения, в которых можно найти шедевры, которые со временем будут востребованы читателями.
«Я считаю себя сильным человеком. Мне судьба посылала много испытаний и я считаю, что прошла их достойно», – заключила Галина Андрияновна. «У меня не сложилась в общем понимании личная жизнь, но кто сказал, что жизнь должна быть стереотипна: муж, дети, внуки? Я убеждена, что данный стереотип неверен, нужно жить не так как все, а так как ты считаешь правильным для себя, как сложились жизненные обстоятельства. Нельзя идти на поводу у мнения большинства и если не получается жить как они, то нельзя извиняться и чувствовать себя ущербной. Я чувствую себя вполне счастливой, не смотря на все трудности, выпавшие в жизни. На работе у нас сложился хороший коллектив и это ли не повод для радости. Знаете, как это важно, ведь на рабочем месте человек проводит большую половину своей жизни, а мы – сотрудники органов внутренних дел еще больше».
Ну что же тут можно добавить? Только в очередной раз пожелать всем сотрудникам подразделений делопроизводства и режима исполнения всех желаний, здоровья и профессиональных успехов.