для чего используется функция автозаполнения в excel
Использование функции автозаполнения при вводе формул
Функция автозаполнения позволяет быстро вставлять функции и аргументы, минимизируя ошибки ввода и синтаксиса. В меню Автозаполнеть можно выбрать параметры в зависимости от контекста, а также выбрать, что нужно вставить в формулу.
Включить автозавершение
В меню Excel выберите пункт Параметры.
В списке Формулы и спискищелкните Автозавершение.
Выберите параметры автозавершения для функций и именоваваемого диапазона.
Выбор того, когда должно появиться меню автозаполнеия
Вы всегда можете отобразить меню автозавершения при вводе формулы. Чтобы сузить число отображаемого текста, меню можно отобразить только после ввода определенного количества букв.
В меню Excel выберите пункт Параметры.
В списке Формулы и спискищелкните Автозавершение.
В поле Показать параметры после ввода введите нужное количество букв, прежде чем появится меню автозаполнению.
Вставка элемента из меню автозаполнеия
Когда появится меню Автозавершение, вы можете выбрать элемент из списка с помощью клавиш СТРЕЛКА ВВЕРХ и СТРЕЛКА ВНИЗ. Нажмите клавишу TAB, чтобы вставить выбранный элемент.
Вы также можете нажать клавишу RETURN, чтобы вставить элемент из меню автозаполнеия в Excel для Mac. Для совместимости с Windows версиями Excel рекомендуется использовать Excel.
После ввода элемента из меню автозавершления не забудьте ввести закрываюю скобку для функции, закрываюю скобку для ссылки на таблицу или закрываю кавычка для текстовой строки, если она не вставлена автоматически.
Включить автозавершение
В меню Excel выберите пункт Параметры.
В списке Формулы и спискищелкните Автозавершение.
Выберите пункт Показать меню автозавершения для функций, именуемого диапазона.
Выбор того, когда должно появиться меню автозаполнеия
Вы всегда можете отобразить меню автозавершения при вводе формулы. Чтобы сузить число отображаемого текста, меню можно отобразить только после ввода определенного количества букв.
В меню Excel выберите пункт Параметры.
В списке Формулы и спискищелкните Автозавершение.
В поле Показывать меню только после ввода введите количество букв, которые нужно ввести, прежде чем появится меню автозавершения.
Совет: Вы также можете показать меню автозавершения, нажав клавиши CONTROL+OPTION+СТРЕЛКА ВНИЗ.
Вставка элемента из меню автозаполнеия
Когда появится меню Автозавершение, вы можете выбрать элемент из списка с помощью клавиш СТРЕЛКА ВВЕРХ и СТРЕЛКА ВНИЗ. Нажмите клавишу TAB, чтобы вставить выбранный элемент.
Вы также можете нажать клавишу RETURN, чтобы вставить элемент из меню автозаполнеия в Excel для Mac. Для совместимости с Windows версиями Excel рекомендуется использовать Excel.
После ввода элемента из меню автозавершления не забудьте ввести закрываюю скобку для функции, закрываюю скобку для ссылки на таблицу или закрываю кавычка для текстовой строки, если она не вставлена автоматически.
Автоматическое заполнение ячеек листа данными
Функция автозаполнения позволяет заполнять ячейки данными на основе шаблона или данных в других ячейках.
Примечание: В этой статье объясняется, как автоматически заполнить значения в других ячейках. Она не содержит сведения о вводе данных вручную или одновременном заполнении нескольких листов.
Другие видеоуроки от Майка Гирвина в YouTube на канале excelisfun
Выделите одну или несколько ячеек, которые необходимо использовать в качестве основы для заполнения других ячеек.
Например, если требуется задать последовательность 1, 2, 3, 4, 5. введите в первые две ячейки значения 1 и 2. Если необходима последовательность 2, 4, 6, 8. введите 2 и 4.
Если необходима последовательность 2, 2, 2, 2. введите значение 2 только в первую ячейку.
Перетащите маркер заполнения 
.
При необходимости щелкните значок Параметры автозаполнения 
и выберите подходящий вариант.
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.
ITGuides.ru
Вопросы и ответы в сфере it технологий и настройке ПК
Зачем нужна и как пользоваться функцией автозаполнения в Excel
Работа в Excel не всегда может протекать гладко и быстро, поскольку о существовании специальных встроенных функций, которые могут облегчить ту или иную задачу, знает далеко не каждый пользователь. Одной из них является автозаполнение ячеек — удобная функция, которую внедрили разработчики в программу с целью исключить постоянные повторения тех или иных операций.
Видео по созданию списков автозаполнения
Понятие и способы использования
Автоматическое заполнение в MS Office Excel представляет собой одну из основных функций в табличном процессоре, благодаря чему производится ввод необходимых данных в ячейки таблицы со значительно меньшими временными затратами, нежели это осуществлять вручную.
Автозаполнение может быть знакомой процедурой для постоянных пользователей программы в качестве операции по выделению 2-х ячеек с последовательными числами и протягиванием курсора вниз до появления целой численной вереницы в арифметической прогрессии. Однако не всем известны другие, не менее полезные подобные функции Excel, поскольку программа не ограничивается лишь арифметической прогрессией. Несложно найти и пользоваться нужной прогрессией — после ввода первых значений, курсор мышки направляется к правому нижнему углу, но протягивает не левой, как обычно, кнопкой мышки вниз/вбок, а правой. Такие действия вызовут контекстное меню, где выбирается пункт «прогрессия», а затем подбирает необходимый ее вид.
Таким образом, известно несколько основных способов автозаполнения в Excel:
Автозаполнение ячеек можно сделать простым расширением выделенной области
Мощность MS Excel в основном заключается в том, что осуществить автозаполнение можно не только простыми числовыми значениями, но и другими типами данных или формулами. К тому же есть возможность создавать индивидуальные списки, которые позволят пользователю не тратить каждый раз время на новый ввод тех же значений.
Создание списков
Очень часто пользователи по работе вынуждены ежедневно или ежемесячно создавать списки в Excel с одинаковой, к примеру, шапкой таблицы. Можно тратить каждый раз время на копирование шапки, а можно создать новый список, который будет использоваться регулярно. Для этого необходимо проделать следующее:
Пример создания списка для автозаполнения шапки таблицы с использованием мастера
После этого следует найти пункт «Новый список» и навести мышкой на поле «Элементы списка», где и нужно будет занести через запятую необходимые наименования столбцов (фото 2). Нажимаем «Добавить» и радуемся маленькому, но полезному открытию.
Еще можно использовать поле «Импорт списка из ячеек» посредством активации поля выбора, щелкнув курсором на нем. Определяем диапазон со значениями, из которых желаем создать список и жмем «Импорт». Так появится еще один нужный список из заданных ячеек.
Автозаполнение — это далеко не единственная полезная и нужная функция такой программы Microsoft Office Excel и для познания всех ее «секретов» требуются стремление к знаниям, время и терпение. Удачи вам!
Отблагодари меня, поделись ссылкой с друзьями в социальных сетях:
Автозаполнение ячеек в Excel
Автозаполнение ячеек Excel – это автоматический ввод серии данных в некоторый диапазон. Введем в ячейку «Понедельник», затем удерживая левой кнопкой мышки маркер автозаполнения (квадратик в правом нижнем углу), тянем вниз (или в другую сторону). Результатом будет список из дней недели. Можно использовать краткую форму типа Пн, Вт, Ср и т.д. Эксель поймет. Аналогичным образом создается список из названий месяцев.
Автоматическое заполнение ячеек также используют для продления последовательности чисел c заданным шагом (арифметическая прогрессия). Чтобы сделать список нечетных чисел, нужно в двух ячейках указать 1 и 3, затем выделить обе ячейки и протянуть вниз.
Эксель также умеет распознать числа среди текста. Так, легко создать перечень кварталов. Введем в ячейку «1 квартал» и протянем вниз.
На этом познания об автозаполнении у большинства пользователей Эксель заканчиваются. Но это далеко не все, и далее будут рассмотрены другие эффективные и интересные приемы.
Автозаполнение в Excel из списка данных
Ясно, что кроме дней недели и месяцев могут понадобиться другие списки. Допустим, часто приходится вводить перечень городов, где находятся сервисные центры компании: Минск, Гомель, Брест, Гродно, Витебск, Могилев, Москва, Санкт-Петербург, Воронеж, Ростов-на-Дону, Смоленск, Белгород. Вначале нужно создать и сохранить (в нужном порядке) полный список названий. Заходим в Файл – Параметры – Дополнительно – Общие – Изменить списки.
В следующем открывшемся окне видны те списки, которые существуют по умолчанию.
Как видно, их не много. Но легко добавить свой собственный. Можно воспользоваться окном справа, где либо через запятую, либо столбцом перечислить нужную последовательность. Однако быстрее будет импортировать, особенно, если данных много. Для этого предварительно где-нибудь на листе Excel создаем перечень названий, затем делаем на него ссылку и нажимаем Импорт.
Жмем ОК. Список создан, можно изпользовать для автозаполнения.
Помимо текстовых списков чаще приходится создавать последовательности чисел и дат. Один из вариантов был рассмотрен в начале статьи, но это примитивно. Есть более интересные приемы. Вначале нужно выделить одно или несколько первых значений серии, а также диапазон (вправо или вниз), куда будет продлена последовательность значений. Далее вызываем диалоговое окно прогрессии: Главная – Заполнить – Прогрессия.
В левой части окна с помощью переключателя задается направление построения последовательности: вниз (по строкам) или вправо (по столбцам).
Посередине выбирается нужный тип:
Нижняя часть окна Прогрессия служит для того, чтобы создать последовательность любой длины на основании конечного значения и шага. Например, нужно заполнить столбец последовательностью четных чисел от 2 до 1000. Мышкой протягивать не удобно. Поэтому предварительно нужно выделить только ячейку с одним первым значением. Далее в окне Прогрессия указываем Расположение, Шаг и Предельное значение.
Результатом будет заполненный столбец от 2 до 1000. Аналогичным образом можно сделать последовательность рабочих дней на год вперед (предельным значением нужно указать последнюю дату, например 31.12.2016). Возможность заполнять столбец (или строку) с указанием последнего значения очень полезная штука, т.к. избавляет от кучи лишних действий во время протягивания. На этом настройки автозаполнения заканчиваются. Идем далее.
Автозаполнение чисел с помощью мыши
Автозаполнение в Excel удобнее делать мышкой, у которой есть правая и левая кнопка. Понадобятся обе.
Допустим, нужно сделать порядковые номера чисел, начиная с 1. Обычно заполняют две ячейки числами 1 и 2, а далее левой кнопкой мыши протягивают арифметическую прогрессию. Можно сделать по-другому. Заполняем только одну ячейку с 1. Протягиваем ее и получим столбец с единицами. Далее открываем квадратик, который появляется сразу после протягивания в правом нижнем углу и выбираем Заполнить.
Если выбрать Заполнить только форматы, будут продлены только форматы ячеек.
Сделать последовательность чисел можно еще быстрее. Во время протягивания ячейки, удерживаем кнопку Ctrl.
Этот трюк работает только с последовательностью чисел. В других ситуациях удерживание Ctrl приводит к копированию данных вместо автозаполнения.
Если при протягивании использовать правую кнопку мыши, то контекстное меню открывается сразу после отпускания кнопки.
При этом добавляются несколько команд. Прогрессия позволяет использовать дополнительные операции автозаполнения (настройки см. выше). Правда, диапазон получается выделенным и длина последовательности будет ограничена последней ячейкой.
Чтобы произвести автозаполнение до необходимого предельного значения (числа или даты), можно проделать следующий трюк. Берем правой кнопкой мыши за маркер чуть оттягиваем вниз, сразу возвращаем назад и отпускаем кнопку – открывается контекстное меню автозаполнения. Выбираем прогрессию. На этот раз выделена только одна ячейка, поэтому указываем направление, шаг, предельное значение и создаем нужную последовательность.
Очень интересными являются пункты меню Линейное и Экспоненциальное приближение. Это экстраполяция, т.е. прогнозирование, данных по указанной модели (линейной или экспоненциальной). Обычно для прогноза используют специальные функции Excel или предварительно рассчитывают уравнение тренда (регрессии), в которое подставляют значения независимой переменной для будущих периодов и таким образом рассчитывают прогнозное значение. Делается примерно так. Допустим, есть динамика показателя с равномерным ростом.
Для прогнозирования подойдет линейный тренд. Расчет параметров уравнения можно осуществить с помощью функций Excel, но часто для наглядности используют диаграмму с настройками отображения линии тренда, уравнения и прогнозных значений.
Чтобы получить прогноз в числовом выражении, нужно произвести расчет на основе полученного уравнения регрессии (либо напрямую обратиться к формулам Excel). Таким образом, получается довольно много действий, требующих при этом хорошего понимания.
Так вот прогноз по методу линейной регрессии можно сделать вообще без формул и без графиков, используя только автозаполнение ячеек в экселе. Для этого выделяем данные, по которым строится прогноз, протягиваем правой кнопкой мыши на нужное количество ячеек, соответствующее длине прогноза, и выбираем Линейное приближение. Получаем прогноз. Без шума, пыли, формул и диаграмм.
Если данные имеют ускоряющийся рост (как счет на депозите), то можно использовать экспоненциальную модель. Вновь, чтобы не мучиться с вычислениями, можно воспользоваться автозаполнением, выбрав Экспоненциальное приближение.
Более быстрого способа прогнозирования, пожалуй, не придумаешь.
Автозаполнение дат с помощью мыши
Довольно часто требуется продлить список дат. Берем дату и тащим левой кнопкой мыши. Открываем квадратик и выбираем способ заполнения.
По рабочим дням – отличный вариант для бухгалтеров, HR и других специалистов, кто имеет дело с составлением различных планов. А вот другой пример. Допустим, платежи по графику наступают 15-го числа и в последний день каждого месяца. Укажем первые две даты, протянем вниз и заполним по месяцам (любой кнопкой мыши).
Обратите внимание, что 15-е число фиксируется, а последний день месяца меняется, чтобы всегда оставаться последним.
Используя правую кнопку мыши, можно воспользоваться настройками прогрессии. Например, сделать список рабочих дней до конца года. В перечне команд через правую кнопку есть еще Мгновенное заполнение. Эта функция появилась в Excel 2013. Используется для заполнения ячеек по образцу. Но об этом уже была статья, рекомендую ознакомиться. Также поможет сэкономить не один час работы.
На этом, пожалуй, все. В видеоуроке показано, как сделать автозаполнение ячеек в Excel.
Как выполняется автозаполнение ячеек в Экселе
Программа Excel позволяет не только обрабатывать большие объемы данных, но и благодаря различным инструментам и функциям, делать это максимально быстро и эффективно. В данной статье мы разберем, каким образом работает автозаполнение ячеек данными.
Принцип работы автозаполнения
Для того, чтобы выполнить автозаполнение в Эксель нужно использовать так называемый маркер заполнения. Делается это достаточно просто:
Примечание: заполнение ячеек с помощью маркера зависит от того, какие данные содержатся в исходной. В нашем случае это текстовое значение, которое было просто скопировано.
Автоматическое заполнение числами
Одним из самых распространенных примеров применения автозаполнения является ввод подряд идущих чисел. Допустим, нам нужно выполнить нумерацию от 1 до 25. Чтобы не вводить значения вручную, делаем так:
Альтернативный способ
Во время протягивания маркера заполнения вниз вместе с зажатой левой копкой мыши, также, удерживаем клавишу Ctrl. Рядом с привычным значком в виде черного плюсика при этом должен появиться еще один плюсик поменьше – слева и сверху.
После этого числа сразу же заполнятся по порядку, и необходимость использовать меню с параметрами автозаполнения отпадает.
Заполнение значений математической прогрессии
С помощью автозаполнения можно максимально быстро составить ряд прогрессии, правда, только арифметической.
Примечание: Если в первых двух ячейках указать числа 1 и 2, то мы получим еще один способ заполнения числовых значений по порядку (прогрессия с разностью – один).
Использование функции “Заполнить”
Выполнить автозаполнение в Excel можно с помощью специального инструмента “Заполнить”. Алгоритм действий следующий:
Заполнение ряда прогрессии
С помощью функции “Заполнить” можно, в т.ч., продолжить ряд прогрессии:
Автозаполнение ячеек формулами/функциями
Еще один распространенный пример использования автозаполнения – быстрое копирование формул/функции. При это учитываются относительные и абсолютные ссылки, содержащиеся в исходной ячейке.
Допустим, у нас есть перечень товаров, их стоимость и продажи в шт. Необходимо посчитать итоговую выручку по каждой позиции:
Другие виды автозаполнения
Возможности Эксель позволяют выполнить автозаполнение по порядку не только чисел, но и других подходящих для этого значений. При этом план действий остается тем же.
Даты
Примечание: формат ячеек при этом можно настроить на наше усмотрение.
Дни недели/месяцы
Аналогичным образом выполняется автоматическое заполнение ячеек по дням недели или названиям месяцев (на скриншоте).
Произвольные значения
Иногда в определенный диапазон ячеек требуется ввести однотипные данные с изменением содержащегося числового значения по возрастанию. Например, это может быть список адресов.
При протягивании значения из исходной ячейки на другие, мы видим, что меняется только номер дома: 2, 3, 4, 5 и т.д.
Создаем собственные списки
Если необходимого варианта автозаполнения в программе Excel нет, его можно создать вручную. В данном случае руководствуемся следующим планом действий:
Заключение
Таким образом, благодаря автозаполнению процесс ввода однотипных данных в Экселе можно максимально ускорить, что делает эту функцию одной из самых полезных и незаменимых практически для каждого пользователя. А это значит, что потраченное на изучение данного инструмента время в дальнейшем неоднократно окупится.