для чего используется кнопка к исполнению в электронной почте
Вы получили электронное письмо, где в копии стоят несколько адресатов. Что произойдет, если нажать кнопку «Ответить всем»?
· Будет создано письмо, где в поле «Кому» будет указан адрес, с которого Вам пришло исходное письмо
· Будет создано письмо, где в поле «Кому» и «Копия» будут соответственно указаны все адресаты, перечисленные в исходном письме
· Будет создано письмо с пустым полем «Кому»
· Будет создано письмо, где в поле «Копия» будут указаны адресаты, перечисленные в исходном письме
Вы получили письмо с определенного адреса. В поле «Копия» стоит еще несколько адресов. Вы хотите ответить только тому человеку, с адреса которого пришло письмо. Какую кнопку нужно нажать?
Для чего используется кнопка «К исполнению»?
· Чтобы установить напоминание в календаре
· Чтобы подготовить ответ от имени руководителя
· Чтобы письмо всегда было помечено как непрочитанное
Ответ на сообщение электронной почты или его пересылка
При получении сообщения с ним можно выполнить несколько действий.
Чтобы ответить только отправителю, выберите Ответить.
Чтобы ответить исходному отправителю и всем остальным получателям из строки «Кому» и «Копия», выберите Ответить всем.
Чтобы отправить сообщение пользователю, которого нет в строке «Кому» или «Копия», выберите Переслать.
Вложения
Пересылаемое сообщение будет включать все вложения, полученные с исходным сообщением. Можно добавить в сообщение другие вложения.
Вложения не добавляются при ответе на сообщение. Вы можете вручную добавить вложения в любое ответное сообщение.
Ответ на сообщения и их пересылка — одна из наиболее частых задач в Microsoft Office Outlook 2007. В этом разделе содержатся основные сведения об ответах на сообщения и их пересылке. Справка по настройке сообщений, например по изменению фона или добавлению вложений, доступна в других разделах.
В этой статье
Ответ отправителю
Если вы хотите ответить только отправителю сообщения, выполните одно из следующих действий:
Если сообщение выбрано, но не открыто в отдельном окне. На стандартной панели инструментов нажмите кнопку Ответить.
Если сообщение открыто и выводится его содержимое. На вкладке Сообщение в группе Ответ нажмите кнопку Ответить.
Совет: Дополнительные сведения о добавлении вложения см. в статье Вложение файла или другого элемента в сообщение электронной почты.
Нажмите кнопку Отправить.
Примечание: По умолчанию при ответе на сообщение электронной почты текст исходного сообщения включается в текст ответа. Дополнительные сведения об изменении этого параметра см. в разделе Отмена автоматического включения исходного сообщения.
Ответ отправителю и всем получателям сообщения
Вы можете ответить отправителю сообщения и всем пользователям, указанным в полях Кому и Копия.
Во многих случаях не требуется включать всех пользователей в ответ. Используйте функцию Ответить всем с осторожностью, особенно при наличии большого числа получателей или списков рассылки. Если необходимо написать только отправителю сообщения, рекомендуется использовать кнопку Ответить. Кроме того, вы можете удалить имена людей или списков рассылки, которым не нужно читать ответ.
Выполните одно из указанных ниже действий.
Если сообщение выбрано, но не открыто в отдельном окне. На стандартной панели инструментов нажмите кнопку Ответить всем.
Если сообщение открыто. На вкладке Сообщение в группе Ответ нажмите кнопку Ответить всем.
Совет: Дополнительные сведения о добавлении вложения см. в статье Вложение файла или другого элемента в сообщение электронной почты.
Нажмите кнопку Отправить.
Совет: Если вам требуется написать только одному из получателей, можно удалить других. Для этого щелкните имя получателя в поле Кому или Копия (при этом имя будет выделено) и нажмите клавишу DELETE.
Примечание: По умолчанию при ответе на сообщение электронной почты текст исходного сообщения включается в текст ответа. Дополнительные сведения об изменении этого параметра см. в разделе Отмена автоматического включения исходного сообщения.
Пересылка сообщения
Совет: Если вы хотите переслать несколько сообщений, выберите первое и, удерживая нажатой клавишу CTRL, выберите остальные сообщения, а затем нажмите кнопку Переслать. Все сообщения будут пересланы в виде вложений в новое сообщение.
Выполните одно из указанных ниже действий.
Если сообщение выбрано, но не открыто в отдельном окне. На стандартной панели инструментов нажмите кнопку Переслать.
Если сообщение открыто. На вкладке Сообщение в группе Ответ нажмите кнопку Переслать.
В поле Кому введите имена получателей.
Примечание: В полях Кому, Копия и СК должен быть указан по крайней мере один допустимый получатель электронной почты.
Чтобы выбрать имена адресатов из списка, нажмите кнопку Кому, Копия или СК.
Подробнее о полях Копия и СК
Копия: всем адресатам, указанным в этом поле сообщения Outlook, будет отправлена копия сообщения. При этом их имена будут видны всем остальным получателям данного сообщения.
СК: название этого поля — сокращение от словосочетания «скрытая копия». Всем адресатам, указанным в этом поле сообщения электронной почты, будет отправлена копия сообщения, но при этом их имена не будут видны другим получателям сообщения. Если при создании нового сообщения поле СК не отображается, его можно добавить.
На вкладке Параметры в группе Поля выберите пункт Отобразить поле «СК».
Нажмите кнопку Отправить.
Отмена автоматического включения исходного сообщения
В главном окне Office Outlook 2007 выберите в меню Сервис команду Параметры.
На вкладке Параметры щелкните Параметры электронной почты.
В разделе При ответах и пересылках в раскрывающемся списке При ответе на сообщение выберите значение не включать текст исходного сообщения.
Устранение неполадок, при которых отсутствует кнопка «Отправить»
При отсутствии команды Отправить невозможно отправить сообщение. В этом разделе приведены сведения о поиске команды Отправить, указаны возможные причины ее отсутствия и перечислены действия для исправления этой проблемы.
Кнопка Отправить находится рядом с поля «Кому» «Копия» и «СК».
Если в Outlook 2007 не настроена учетная запись электронной почты, команда Отправить не отображается, а сообщения невозможно отправить.
В большинстве случаев Outlook 2007 используется с учетной записью электронной почты. Тем не менее существует ряд причин, по которым учетная запись электронной почты может не быть настроена:
Outlook 2007 настроен без поддержки электронной почты. В редких случаях Outlook 2007 может быть настроен для управления только контактами, задачами или календарями.
Настройка учетной записи электронной почты была прервана. При первом запуске Outlook 2007 настройка учетной записи не была завершена.
Файл конфигурации учетной записи поврежден. Повреждение файла конфигурации, который используется для хранения сведений конфигурации учетной записи электронной почты, может привести к тому, что ранее настроенная учетная запись электронной почты не будет отображаться.
Примечание: Вы можете открыть файл данных Outlook, который называется файл личных папок (PST), просмотреть полученные сообщения и открыть окно создания сообщения с помощью команд Создать, Ответить, Ответить всем или Переслать. Однако если не настроена ни одна учетная запись электронной почты, кнопка Отправить не будет отображаться.
Проверка наличия учетной записи
Прежде всего убедитесь в том, что учетная запись электронной почты настроена.
В меню Сервис выберите элемент Настройка учетных записей.
Команда Настройка учетных записей отсутствует
Команда Настройка учетных записей включена в меню СервисOutlook 2007. Приведенные ниже инструкции не применимы для более ранних версий Outlook. Воспользуйтесь справкой, доступной в соответствующей версии. Если в заголовке окна программы отображается Outlook Express, это значит, что используется другая программа, отличная от Outlook. Дополнительные сведения см. в справке Outlook Express.
Если в списке Имя на вкладке Электронная почта отсутствуют записи, в профиле Outlook нет настроенных учетных записей электронной почты.
Дополнительные сведения о добавлении учетной записи электронной почты см. в статье Добавление или удаление учетной записи электронной почты.
Учетная запись электронной почты настроена, но кнопка «Отправить» отсутствует
Если учетная запись электронной почты указана, удалите и добавьте ее. См. статью Настройка электронной почты Outlook.
Если кнопка Отправить все еще не отображается при создании сообщения, ответе или пересылке, создайте новый профиль Outlook и добавьте в него свою учетную запись электронной почты. См. статью Создание новой конфигурации электронной почты.
Управление сообщениями электронной почты с помощью правил
Правила позволяют перемещать, помечать и отвечать на сообщения электронной почты автоматически. Можно также использовать правила для воспроизведения звуков, перемещать сообщения в папках или отображать оповещения о новых сообщениях.
Самое простое и наиболее распространенное правило, которое вы можете создать, позволяет перемещать элементы от определенного отправителя или с определенными словами в строке темы в другую папку. Это правило можно создать непосредственно из сообщения, которые вы уже получили.
Щелкните правой кнопкой мыши сообщение в папке «Входящие» или в другую папку электронной почты и выберите пункт правила.
Выберите один из вариантов. Outlook автоматически предлагает создать правило на основе отправителя и получателей. Чтобы просмотреть дополнительные параметры, выберите Создать правило.
В диалоговом окне Создание правила выберите один или несколько из первых трех флажков.
Если вы хотите, чтобы правило переместило сообщение в папку, выполните указанные ниже действия установите флажок переместить элемент в папку, а затем выберите папку, в диалоговом окне Выберите папку, которая появится и нажмите кнопку ОК.
Нажмите кнопку OК, чтобы сохранить выбор и вернуться в окно создания правила.
Примечание: Если вы хотите применить правило к сообщениям, которые вы уже получили, установите флажок на появившемся диалоговом окне подтверждения и нажмите ОК.
Создать правило с помощью Мастера правил
Существует три типа правил, которые можно реализовать с помощью Мастера правил.
Будьте организованны: Перечисленные ниже правила помогут фильтровать, хранить и работать с сообщениями.
Информированность: Эти правила уведомляют при получении сообщения, которое соответствует определенному набору условий.
Настраиваемые правила: Это правила, создаваемые без шаблона.
Выберите Файл > Управление правилами & оповещениями для открытия диалогового окна Правила и оповещения.
На вкладке Правила электронной почты нажмите Новое правило.
Выберите один из шаблонов из Шага 1. Чтобы начать с пустого правила, выберите Применение правила к полученным мной сообщениям или Применение правила к отправленным мной сообщениям.
В Шаге 2: измените окно описания правила, нажмите на любой подчеркнутый параметр, чтобы установить его. Например, при выборе Пометка сообщений от определенного пользователя для дальнейших действий на шаге 1, выберите людей или общедоступную группу, чтобы выбрать, сообщения каких отправителей нужно пометить, а затем нажмите для принятия дальнейших действий, чтобы выбрать пометку и дату дальнейших действий.
На второй странице Мастера правил можно добавить дополнительные условия для правила. Например, можно выбрать сообщения от определенного пользователя, содержащие определенные слова в теме или тексте сообщения.
В Шаге 2: Измените окно описания правила, нажмите на любое из подчеркнутых дополнительных условий, которые вы только что добавили. Нажмите Далее.
На третьей странице Мастера правил можно выбрать дополнительные действия, применяемые к сообщению. Например, можно пометить сообщения для дальнейших действий, а также сообщения высокой важности.
В Шаге 2: Измените окно описания правила, нажмите на любое из подчеркнутых дополнительных условий, которые вы только что добавили. Нажмите Далее.
На четвертой странице Мастера правил можно добавить любые исключения для правила. Например, можно проверить, за исключением помеченных как важные, чтобы убедиться, что все сообщения, относящиеся к особо важным, не помечены к дальнейшим действиям.
В Шаге 1: Выберите поле условия (-ий), выберите несколько дополнительных условий, установив флажки.
В Шаге 2: Измените окно описания правила, нажмите на любое из подчеркнутых дополнительных условий, которые вы только что добавили. Затем нажмите Далее.
На последней странице Мастера правил введите имя для правила.
Если нужно применить это правило к сообщениям, которые уже находятся в папке Входящие, установите флажок на Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке «Входящие».
По умолчанию установлен флажок Включить правило. Можно снять этот флажок, если вы не хотите, чтобы правило было включено в данный момент.
Нажмите Готово, чтобы сохранить и включить правило.
Если правило больше не нужно, его можно удалить.
На вкладке Файл выберите Управление правилами и оповещениями.
В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты выберите правило.
Нажмите кнопки Удалить 
> ОК.
Вы можете вручную выполнить одно или несколько правил.
На вкладке Файл выберите Управление правилами и оповещениями, а затем на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Применить правила.
В диалоговом окне Применить правила в списке Выберите правила для выполнения установите флажок рядом с каждым правилом, которое вы хотите выполнить.
Если нужно использовать другую папку, в разделе Выполнить в папке нажмите кнопку Обзор, выберите папку и нажмите кнопку ОК.
Установите флажок Включить вложенные папки, чтобы включить все папки, расположенные в папке, указанной в шаге 3.
В списке Применить к по умолчанию выбраны все сообщения. Можно изменить это значение на прочтенные или непрочтенные сообщения.
В приложении Outlook есть два типа правил: правила сервера и правила клиента.
Правила сервера
При использовании учетной записи Microsoft Exchange Server некоторые правила являются правилами сервера. Они применяются к почтовому ящику на сервере Exchange, даже когда Outlook не запущен.
Правила сервера должны применяться к сообщениям, когда они доставляются в папку Входящие, и эти правила невозможно применить, пока они не выполнены на сервере. Например, правило печати сообщения не может выполняться, если оно не выполнено на сервере. Если правило не удалось применить на сервере, оно применяется при запуске Outlook и становится правилом клиента.
Правила только для клиента
Правила клиента — это правила, которые выполняются только на вашем компьютере. Это правила, которые выполняются в Outlook, а не на сервере Exchange Правила только для клиента могут выполняться только в случае, когда приложение Outlook запущено.
Совет: Если в списке правил содержатся правила обоих видов, сначала применяются серверные правила, а затем правила клиента.
Уведомления о доставке, ответы на голосование и автоответы
При применении правил действия над уведомлениями о доставке, уведомлениями о прочтении, ответами на голосование и автоответами об отсутствии на месте обрабатываются так же, как и обычные сообщения. Например, правило, согласно которому сообщения со словом «собрание» в теме перемещаются в специальную папку, применяется также ко всем уведомлениям о доставке и о прочтении, ответам на голосование и автоответам.
Примечание: Если правило перемещает ответы на голосование из папки Входящие в другую папку, это влияет на отслеживание голосования. Если открыть отправленное сообщение, содержащее кнопки голосования, данные отслеживания не будут содержать счетчик для ответов, перемещенных правилом. Перемещение или удаление ответа вручную не влияет на отслеживание.
Приглашения на собрания, запросы выполнения задач и документы
Приглашения на собрание, запросы выполнения задач и документы при применении правил считаются сообщениями. Например, если создается правило, которое перемещает в специальную папку элементы, отвечающие определенным условиям, также будут перемещаться все запросы выполнения задач и приглашения на собрания, удовлетворяющие этим условиям. Однако при создании правил, затрагивающих такие элементы, следует помнить о следующих ограничениях:
Элемент, перемещенный не в почтовую папку, может не действовать, как ожидалось. Например, если сообщение перемещено в папку Календарь, новая встреча не создается.
Если ответ на приглашение или на поручение перемещен согласно правилу в папку Удаленные, ответ не будет отслежен исходным элементом.
Если приглашение на собрание автоматически перемещено в папку Удаленные, собрание не добавляется в папку Календарь.
Правила, предназначенные для отправляемых сообщений, не применяются к поручениям и приглашениям на собрание.
Выполнение правила, содержащего группу контактов, может зависеть от способа его создания.
Перемещение сообщений, отправленных в общедоступную группу, в папку
Это правило доступно только в том случае, если используется учетная запись Exchange Server. В указанную папку перемещаются только сообщения, отправленные в папку «Группа контактов». Сообщения от пользователей, являющихся участниками этой группы контактов, не перемещаются в указанную папку.
кнопка html для отправки электронной почты
как отправить электронное письмо с указанными начальными значениями для заголовков subject и message от кнопки в html, например, это
JavaScript (с jQuery):
обратите внимание, что я здесь делаю. Сама форма не имеет никакого действия, связанного с ней. И кнопка «Отправить» не совсем submit тип, это просто button тип. Используя JavaScript, я привязка к событию click этой кнопки, Установка атрибута действия формы и отправка формы.
он работает настолько, насколько он передает форму mailto action (моя почтовая программа по умолчанию всплывает и открывает новое сообщение на указанный адрес), но для меня (Safari, Mail.app) на самом деле это не указывает тему или тело в полученном сообщении.
Давид Примечания, его предложение фактически не выполняет запрос OP, который был по электронной почте С темой и. Это не работает, потому что большинство, возможно, все, комбинации браузеров плюс почтовые клиенты не принимают subject и body атрибуты mailto: URI при поставке как
опять же, в полном раскрытии, я создал эту услугу, потому что не смог найти подходящую ответ.
вы не можете напрямую отправить электронное письмо с HTML-формой. Однако вы можете отправить форму на свой веб-сервер, а затем создать электронное письмо с программой на стороне сервера, написанной, например, на PHP.
другое решение-создать ссылку, как вы это сделали с » mailto:». Это откроет программу электронной почты от пользователя. И он / она может отправить предварительно заполненное письмо.
когда вы решили, как вы хотите это сделать, вы можете задать другой (более конкретный) вопрос на этом сайте. (Или вы можете искать решение где-то в интернете.)
даже если это очень старый и неуместный сейчас, я отвечаю, чтобы помочь людям, как я! должно быть так:
10 правил этикета электронной почты
Общение между людьми – это естественный и жизненно важный процесс. Когда-то эпистолярный жанр был единственным доступным способом общения людей, находящихся на удалении друг от друга.
Почта существовала со времен древнего Рима, если не раньше. Люди переписывались. В литературе известны даже романы и повести в письмах.
Современные достижения в сфере информационных технологий предлагают новые, более совершенные способы общения.
При этом почтовая переписка сохраняется. Это старый, но надежный способ общения, который обладает своими неповторимыми качествами. Современный формат почтовой переписки представляет электронная почта, иначе E-mail.
Электронная почта в отличие от обычной позволяет общаться адресатам практически мгновенно. Нажал кнопку «Отправить» (письмо), и через несколько секунд получатель видит это письмо в своей почте, в папке «Входящие».
Став доступной и распространенной среди пользователей, электронной почте присущи определенные правила ведения переписки. Подобные правила позволяют организовать и вести переписку в рамках принятых культурных и деловых норм. Свод систематизированных правил «е-мейл» переписки получил название негласный «Этикет электронной почты».
Этикет электронной переписки включает особенности оформления, составления писем, а также принципы общения адресатов. Для начала огласим весь список правил:
Правило 1. В электронном письме заполняйте все поля.
Правило 2. Почтовый адрес и имя отправителя должны быть понятными.
Правило 3. Тему (заголовок, название) письма нужно указывать всегда.
Правило 4. При ответе на какое-либо письмо подумайте, нужно ли менять тему письма.
Правило 5. Почтовый адрес получателя заполняйте в последнюю очередь.
Правило 6. Сохраните текст письма в отдельном файле, прежде чем отправлять письмо.
Правило 7. Текст письма должен отвечать определенным требованиям.
Правило 8. На электронные письма нужно отвечать.
Правило 9. Не отправляйте по электронной почте конфиденциальную информацию.
Правило 10. Не публикуйте информацию из личных писем без согласия их отправителей.
А теперь подробнее о каждом из десяти правил.
Правило 1. В электронном письме заполняйте все поля.
Для наглядности используем скриншот (рис. 1), на котором представлено, как выглядит новое письмо в почте Яндекса (после нажатия на кнопку «Написать»):
Практически во всех почтовых сервисах (почта Яндекса, Майл ру, Гугла, Рамблера и др.) электронное письмо содержит следующую информацию:
Обязательны для заполнения все перечисленные пункты, кроме последнего (цифра 5 на рис. 1) – приложения к письму. Если к письму не требуется прикреплять никаких файлов, поясняющих текст письма, то об этом пункте можно забыть.
Правило 2. Почтовый адрес и имя отправителя должны быть понятными.
Переписка предполагает наличие двух сторон общения, поэтому следует уделить внимание персональным данным. Личные данные должны быть понятными и по возможности полными, чтобы не вызывать у адресата непонимание, настороженность и загадочность.
Наибольшее доверие вызывает почтовый адрес, содержащий фамилию и имя, например, NadezdaTimofeeva@yandex.ru.
Если у отправителя есть свой сайт или блог, то полезно будет указать адрес с доменом сайта, например, info@inetgramotnost.ru. Дело в том, что, перейдя на указанный после знака @ сайт (inetgramotnost.ru), можно много узнать об авторе сайта по представленным на нем материалам.
Если почтовый адрес имеет вид abracadabra966@mail.ru, то не всякий получатель письма от такого адресата решится открыть это письмо. А вдруг там вирус, приводящей к блокировке компьютера, или спам, который после открытия такого письма пойдет бесконечным потоком?
Правило 3. Тему (заголовок, название) письма нужно указывать всегда.
Заголовок письма – это то единственное, что видит получатель письма, когда оно к нему приходит. Очень часто от названия письма зависит его дальнейшая судьба:
Поэтому к заголовкам письма нужно относиться с особым пиететом (то есть, с благоговением).
Варианты судеб полученного письма в зависимости от его заголовка:
Заголовок письма – это ключик к тому, чтобы заинтересовать получателя открыть письмо, а точнее, «зацепить», привлечь внимание. Это особенно важно, если Вы пишите письмо кому-либо впервые. Перефразируя слова из книги «Приключения капитана Врунгеля» («как назовешь корабль, так он и поплывет»), можно сказать, что «как назовешь письмо, так оно и дойдет» до получателя.
Таким образом, заголовок письма должен быть кратким (не более 50 знаков), интересным и по делу (выражать суть письма).
При этом в ходе переписки, если получатель письма отвечает автору, заголовок письма не должен меняться. Он также не должен меняться в ходе многократной переписки, когда письмо много раз направляется то в одну, то в другую сторону.
Если в ходе переписки тема обсуждения меняется, то имеет смысл поменять тему письма или, возможно, создать новое письмо с новой темой для дальнейшей переписки.
Правило 4. При ответе на какое-либо письмо подумайте, нужно ли менять тему письма.
В подавляющем большинстве случаев тему письма менять НЕ нужно, ниже объясню причины. Но из правил, как известно, бывают некоторые исключения. Впрочем, обо всем по порядку.
Как написать письмо ответ
Многие начинающие пользователи отвечают на письмо неправильно, а именно, получив письмо, они его читают и для ответа жмут на кнопку «Написать». Это в корне неверно.
При ответе на письмо следует нажимать на кнопку «Ответить», чтобы понимать с чего начали переписку и к чему пришли. Для этого:
Во многих службах технической поддержки просят при электронной переписке по поводу какой-либо проблемы нажимать именно на кнопку «Ответить». И при этом в переписке не менять ничего в предыдущих письмах. Точнее, любая техподдержка просит «при ответах сохранять цитирование». Ибо так проще понять, с чего начали решать проблему и к чему пришли.
Многие начинающие пользователи не могут найти предыдущего письма, либо по каким-то другим причинам зачастую НЕ отвечают (то есть, не пользуются кнопкой «Ответить»), а пишут новое письмо (жмут на кнопку «Написать» или «Создать»). Получая каждый раз новое письмо, получателю нового письма бывает сложно вспомнить «с чистого листа» все детали предыдущего письма, что сильно затрудняет переписку.
А профессиональная техподдержка на неправильно оформленные письма может вообще не ответить.
Замечу, что «Re:» – это сокращение от английского «Reply:» или «Response:», что переводится как «Мой ответ на:». Если тема письма изменилась, следует удалить это «Re:» и написать новую тему письма, отражающую суть нового поворота событий.
Правило 5. Почтовый адрес получателя (Кому) заполняйте в последнюю очередь.
Поле «Кому» лучше всего заполнять в последнюю очередь, уже после того, как письмо будет написано и проверено. Это позволит избежать часто повторяющиеся ошибки, когда отправитель письма отправляет его адресату не дописанным, случайно нажав на кнопку «Ответить».
И уж если Вы нажимаете на кнопку «Ответить», тогда перед нажатием проверьте в первую очередь, тому ли адресату Вы отправляете письмо. Бывает очень обидно, когда письмо, особенно если оно содержит личную или конфиденциальную информацию, уходит не туда, куда Вы его собирались отправить.
Правило 6. Сохраните текст письма в отдельном файле, прежде чем отправлять письмо.
К сожалению, это правило вспоминается только тогда, когда
При отправке важных писем со «стеной текста», набранной вручную, а не скопированной откуда-то, это очень хорошее правило. Оно сильно упрощает жизнь.
Правило 7. Текст письма должен отвечать следующим требованиям:
1) Текст письма должен содержать приветствие.
Как минимум, «Здравствуйте.» или «Доброго времени суток.». Если знаете имя, то «Уважаемый (ая) Имя (возможно, Отчество)». Приветствие «Доброго времени суток» часто применяется при общении в Интернете вместо «Доброе утро», «Добрый день» или «Добрый вечер». Это связано с тем, что отправитель письма никогда не может знать точно, когда его письмо будет открыто получателем. Отправитель и получатель могут находиться в разных концах Земли, в разных часовых поясах. А также отправитель никогда точно не знает, когда получатель откроет и прочтет его письмо.
2) Текст письма должен быть грамотным и не содержать ошибок.
В Интернете почему-то не придается большого значения грамоте. Ошибки можно встретить на официальных сайтах серьезных компаний, не говоря уж о письмах, в которых иногда трудно понять не только отдельные слова, но и целые фразы, настолько безграмотно и с ошибками они могут быть сформулированы. Важно помнить, что безграмотные письма – это плохая культура, и ей не место в Интернете.
3) Текст письма должен быть понятным по содержанию.
Отправитель всегда знает, о чем он пишет, но получатель это может понять только из текста письма. Далеко не всегда отправитель пишет о своей проблеме понятным для получателя способом. Непонятные по содержанию письма могут вызывать у получателя только раздражение и досаду, поскольку он потратил время на чтение письма, но так и не понял, что отправитель хотел ему сообщить.
4) Текст письма должен охватывать рамки одной темы.
Если отправителю есть что сказать получателю по разным темам, то лучше отправить по одному письму на каждую тему. Это упростит получателю восприятие информации и позволит ему дать Вам точный и исчерпывающий ответ.
5) Текст письма должен быть структурированным по содержанию и по внешнему восприятию.
Структурированный текст легко читать. И воспринимается он так, как было задумано автором письма. Не структурированный текст с перескоками мысли, с преобладанием эмоций, а не фактов, с непонятными связками и т.п. может быть воспринят получателем письма совсем не так, как это было задумано отправителем. В итоге общение по E-mail не получится. Оно не состоится вообще, либо понадобится телефон, Скайп и иные средства коммуникации.
6) Текст письма должен иметь оптимальный размер.
Совсем короткие письма из 5-7 слов читать, кончно, приятно, но нужно понять очень талантливым писателем, чтобы в эти слова вложить основную мысль. Неискушенному автору письма лучше писать побольше, чтобы как можно точнее передать информацию или сведения, направляемые адресату.
Вместе с тем излишне длинное письмо, изобилующее повторами, дополнительными пояснениями, лишней информацией не по теме и др. воспринимаются получателем как «стена текста», утомляют его и вызывают негативную реакцию. Во всем нужна мера;
7) Шрифт текста письма должен быть распространенного типа, который будет отображаться во всех почтовых сервисах.
Любителям экзотических шрифтов, например, напоминающим рукописный текст гусиным пером, должен помнить, что у получателя вместо текста письма может получиться нечитаемая абракадабра. Любителям экзотики следует заботиться о том, чтобы применяемый им экзотический шрифт пересылался в письме вместе с текстом.
8) Размер шрифта в тексте письма должен быть однообразным.
Мелким шрифтом можно писать какие-либо незначительные примечания, все остальное надо делать шрифтом одного размера. В некоторых почтовых сервисах вообще используется один-единственный универсальный шрифт. Об этом всегда следует помнить, поскольку все изыски отправителя по художественному оформлению текста шрифтами разных размеров в конечном итоге у получателя будут выглядеть как однообразные текст. А потому нужно ли так стараться?
9) В тексте письма не стоит злоупотреблять использованием прописных и заглавных букв.
Сложно читать письма, где все буквы маленькие, даже в начале предложения, или наоборот, где все буквы ЗАГЛАВНЫЕ. Помните, что ПИСЬМО, НАПИСАННОЕ ПРИ ВКЛЮЧЕННОЙ КЛАВИШЕ Caps Lock И СОСТОЯЩЕЕ ИЗ ЗАГЛАВНЫХ БУКВ, В ИНТЕРНЕТЕ ВОСПРИНИМАЕТСЯ как КРИК и означает только крик и ничего другого.
10) Тон письма ни в коем случае не должен иметь черты агрессивности, раздражительности.
Текст письма не должен содержать ругательства и оскорбления. Письмо лучше всего писать, находясь в уравновешенном и рассудительном состоянии. Приветствуются легкая шутливость и уместный юмор, если адресат поддерживает подобный тон общения и способен его оценить.
11) В конце всегда следует оставлять подпись (имя, фамилия, ник, должность для деловых писем) с возможными пожеланиями к собеседнику.
К пожеланиям относится: С уважением, С благодарностью и т.п.
Правило 8. На электронные письма нужно отвечать.
Отвечать на письмо принято всегда, поэтому нужно находить время и возможность уделить взаимное внимание и уважение к отправителям.
Электронная почта не терпит застоя. Работа с электронной почтой во многом зависит от дисциплинированности и организованности получателя. Это заключается в регулярном мониторинге своего почтового ящика, ознакомлении с входящей корреспонденцией, ее изучением, систематизацией и составлением ответов.
Одним из важных моментов является вовремя отправленный ответ, что уже само по себе говорит о получателе с положительной стороны и характеризует его степень ответственности и заинтересованности.
Электронная почта – это не привычная бумажная почта с почтальонами, автомобилями, самолетами, поездами. Электронные письма доставляются в считанные секунды, и отправители надеются на быстрый ответ. В электронном общении приняты совершенно другие темпы, можно сказать, что это «здесь и сейчас». Опоздание по времени может привести к утрате актуальности обсуждаемой темы.
Правило 9. Не отправляйте по электронной почте конфиденциальную информацию.
Электронную почту, увы, могут взломать, перехватить. И тогда записанные в электронные письма пароли, номера банковских карт, пин-коды и т.п. могут стать доступными для посторонних лиц, которые могут их использовать в корыстных целях. Поэтому такую информацию не стоит доверять электронной почте.
Правило 10. Не публикуйте информацию из личных писем без согласия их отправителей.
Уважая чужую конфиденциальную информацию, Вы уважаете и себя, и свое право на приватность.
Общение посредством электронной почты без взаимного визуального и слухового контакта требует соблюдения правил этикета, которые в свою очередь способствуют налаживанию грамотного и культурного диалога между людьми.
В одном из писем Антуан Сент-Экзюпери заметил:
Это очень меткое выражение, в том числе, в отношении вышеупомянутых принципов этикета при общении по электронной почте.
Пожалуйста, проголосуйте!
Прошу проголосовать за один из предложенных ниже вариантов:
Добавить комментарий Отменить ответ
11 thoughts on “ 10 правил этикета электронной почты ”
Готовя пересылку большого вложения, превышающую 200-500 килобайт, обязательно предупредите об этом своего респондента. Лучше все же не пересылать больших вложений в письмах. Существует много других способов передать большие тексты, фото или звук, минуя электронную почту. Например, через ftp-сервера или через веб-интерфейс.
Интересно, кто придумал эти правила. Как говорил великий Ленин: «Вы, батенка, либо дурак, либо провокатор. Вот интересно что мне как получателю даст заполнение всех полей и так далее, кроме сбора инфы о лохах владельцами сайтов, которые при этом о себе это не пишут.
В статье речь идет об отправке письма тому человеку, которому Вам надо написать электронное письмо. Если Вы в своей почте не заполните хотя бы поле «Кому», то как этот человек сможет получить ваше письмо?
А если я не напишу письмо, то как его получат?)))) А если письмо удалят, как делаете вы, то мне расписывать всё впустую. Ну не надо.
Вы понимаете огромную разницу между письмом, о правилах написания которого речь идет в этой статье, и комментариями на любом блоге?
Написать письмо означает, что Вы откроете свою почту, заполните поле «Кому», а в некоторых почтовых ящиках еще и поле от «Кого», напишите там письмо какому-то человеку и отправите его. Ваше письмо получит только этот человек, которому Вы его адресовали. Статья именно об этикете при таком общении один на один, без посторонних глаз.
Написать комментарий на сайте — это значит написать свое мнение по поводу материала, изложенного в статье, и выложить его на всеобщее обозрение, на весь интернет с взрослыми, детьми, подростками и прочими читателями. При этом Вы можете указать свою электронную почту и согласиться на получение ответа на свой комментарий. Кроме того, при написании своего комментария Вы можете указать любую несуществующую почту и при этом Вы можете отказаться от получения ответа на эту несуществующую почту. Комментарии нужно писать сдержанно, без оскорблений и перехода на личности — это будут читать все, а люди разные. Ваши комментарии, к сожалению, к теме статьи не имеют никакого отношения. Вы поднимаете совсем другие темы про использование личных данных, про защиту персональных данных и прочее. У меня есть статьи на эту тему, вот одна их них:
https://www.inetgramotnost.ru/polezno-znat/kto-i-zachem-sobiraet-personalnye-dannye-polzovatelej.html
Обращайте, пожалуйста, внимание на тему статьи, и пишите комментарии по существу.
На многих сайтах сейчас отключена возможность оставлять комментарии. Это сделано, потому что модерация комментариев занимает много времени, поэтому проще всего отключить комментарии.
На других сайтах есть предварительная модерация комментариев. Это значит, что Вы пишете свой комментарий и он уходит на модерацию. Администратор сайта проверяет комментарий, когда у него есть время, и если комментарий не содержит спама, мата, оскорблений и плохих высказываний, то админ одобряет комментарий. Но админ может удалить комментарий без объяснения причин.
На моем сайте разрешено писать комментарии и нет предварительной модерации. Я это сделала для удобства пользователей. Тем не менее все комментарии в любом случае проходят мою модерацию. Комментарии, содержащие угрозы, спам, мат и оскорбления, я удаляю без объяснений.
Те теперь ваши советы сводятся у одному, — напишите адрес)))
Я вам может тайну открою, но без адреса письмо не отправляется и даже требует адрес написать. Вот ведь чудеса!)))))