для чего необходим протокол особенности его оформления
Протоколы
Протокол представляет собой бумагу, в которой отражаются обсуждения и решения, принятые на собраниях и заседаниях. Это одновременно и информационный, и распорядительный документ. В нем фиксируются сведения о ходе обсуждений. Но в бумаге есть не только информация, и распорядительная часть.
Для чего требуется протокол?
Протокол нужен для документации работы коллегиальных структур. К примеру, это могут быть комиссии, президиумы, профсоюзы. Бумага составляется на конференциях и совещаниях. За ее оформление отвечает секретарь. Он должен следить за тем, что все сведения зафиксированы правильно. Срок составления протокола – 5 суток с даты заседания.
Основная функция протокола – отражение решений, сроков и ответственных лиц, определенных в ходе мероприятий. Дело в том, что решения, принятые в процессе заседания, могут быть истолкованы по-разному участниками обсуждения. Кроме того, сведения могут быть проинтерпретированы по-разному в дальнейшем. Все эти проблемы и решает протокол. Он твердо фиксирует все необходимые сведения. Если возникнут разногласия в дальнейшем, можно будет просто сослаться на документ.
Протокол является основанием для предъявления требований к исполнителям. На его основании сотрудники будут осуществлять свою работу, исполнять поставленные руководителем задачи.
Документ будет актуальным при возникновении конфликтов. Он исключает проблему искажений. Исполнители не смогут «забыть» о поставленных задачах. Протокол фиксирует актуальное состояние дел и проблем в компании на момент совещания.
Особенно принципиально его наличие, если коллегиальных органов много. Документ облегчает взаимодействие между акционерными обществами, профсоюзами, ассоциациями. Его обязательно нужно составлять при принятии глобальных решений.
Кто занимается составлением протокола?
Обычно протокол составляется секретарем коллегиального органа (профсоюз, комиссия). Однако приглашение к работе секретаря – не всегда правильное решение. Иногда от человека, фиксирующего ход обсуждения, нужны специальные знания. Только при наличии достаточной квалификации сотрудник сможет отразить все сведения правильно. Поэтому иногда секретаря заменяет специалист нужного профиля.
Основные разновидности документа
Протоколы подразделяются на эти разновидности:
Вид составляемого протокола зависит от вида проводимого обсуждения.
Особенности составления
Для составления протоколов используются специальные бланки. В них фиксируются эти реквизиты:
Текст подразделяются на 2 части: вводная и основная. В вводной части фиксируются эти положения:
Основная часть заполняется в соответствии с повесткой заседания.
К протоколу предъявляются строгие требования. Он должен полностью фиксировать содержание обсуждения. Документ должен быть достоверным и полным. Нумерация бумаги выполняется в рамках календарного года. Документ составляется на базе рукописных, стенографических и магнитофонных записей. Основаниями для составления также являются бумаги, подготовленные к мероприятию: повестка заседания, тезисы докладов.
Если на мероприятии присутствует большое число участников, не имеет смысл перечислять их в вводной части. Следует использовать для этого отдельный список. В вводной части протокола фиксируется общее число присутствующих со ссылкой на дополнительный список.
Выписки из протокола
Из протоколов часто делаются выписки. Если присутствует такая необходимость, имеет смысл перечислять в выписке эти реквизиты:
Из содержательной части изымаются только положения, которые важны для заинтересованного лица.
Протокол совещания
Протокол совещания – документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия. Он не относится к строго обязательным документам, но в некоторых случаях бывает действительно необходим.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Роль протокола
Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр.
Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа.
Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения.
Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.
Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы. Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений.
Порядок проведения совещания
Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.
Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.
Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.
С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.
Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.
Кто должен оформлять протокол
Функция по оформлению протокола обычно входит в компетенцию секретаря предприятия или иного работника, назначенного для выполнения этой миссии прямо на совещании. При этом человек, выбранный для ведения протокола, должен иметь четкое понимание того, как и для чего это делается и обладать хотя бы минимальными навыками по написанию протоколирующих документов.
Составление протокола
На сегодня закон не предусматривает строгой унифицированной формы протокола совещания, так что организации могут составлять его в произвольном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. Однако определенную информацию указывать в нем обязательно:
Иногда в протокол вносят точное время (вплоть до минут) начала и окончания совещания – это позволяет дисциплинировать сотрудников и оптимизировать в будущем время, которое тратится на подобного рода собрания.
При необходимости к протоколу совещания могут быть прикреплены какие-то дополнительные документы, фото и видео свидетельства. Если таковые имеются, их наличие нужно отразить в протоколе совещания отдельным пунктом.
Следует отметить, что протокол должен вестись крайне внимательно, нужно избегать ошибок и исправлений, и совершенно недопустимо вносить в него недостоверные или заведомо ложные сведения. При выявлении таких моментов в случае проверки внутренней документации фирмы контролирующими органами, компания может понести серьезное наказание.
Основные правила оформления протокола
Протокол, как правило, составляется в единственном экземпляре, но при необходимости могут быть сделаны его копии, количество которых не ограничено.
Документ должен быть обязательно подписан непосредственным составителем, секретарем, а также всеми членами собрания.
Оформлять протокол можно на простом листе А4 формата или на фирменном бланке организации – это роли не играет, как и то, ведется он в рукописном виде или заполняется на компьютере. Удостоверять его печатью предприятия не обязательно, так как с 2016 года юридические лица по закону имеют полное право не использовать для заверения своей документации печати и штампы.
Содержание и хранение протокола
После оформления и надлежащего визирования протокол должен содержаться вместе с другими документами фирмы, фиксирующими внутренние совещания, переговоры и заседания. После утраты актуальности его следует отправить на хранение в архив предприятия, где он должен находиться установленный законом или внутренними локальными актами компании срок (не меньше 3 лет), после чего он может быть подвергнут утилизации (эта процедура также должна проводиться строго в определенном законом порядке).
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Оформление протокола: порядок и особенности составления
Оформление протокола – дело весьма непростое и требует большой концентрации внимания от исполнителя. В этом документе должен быть полностью зафиксирован процесс обсуждения вынесенных на повестку вопросов. В соответствии с требованиями к оформлению протокола, в нем должны содержаться и принятые коллективно решения. Этот документ является действительно очень важным, и от того, насколько грамотно он составлен, будет зависеть качество и скорость принятых решений.
Зачем нужно составлять протокол?
Все существующие формы протоколов отображают ход обсуждения и принятие решений, которые определяют дальнейшую политику и стратегию предприятия на рынке товаров и услуг. Однако протоколы ведутся не только в коммерческих организациях, но и в государственных учреждениях. Отдельно следует выделить протоколы, которые составляются органами внутренних дел и другими контролирующими службами (о правонарушениях). Однако подобны документы в рамках данной статьи не рассматриваются.
Основной целью протоколов собраний является придание законной силы и документальное утверждение решений собрания.
Любой субъект хозяйствования просто обязан учитывать мнения сотрудников и других участников деятельности организации в принятии важных стратегических решений.
За кем закреплена обязанность вести протокол
Гражданский кодекс Российской Федерации возлагает обязанность по ведению протокола на секретаря. Не обязательно иметь в штате организации единицу секретаря. Эти функции может выполнять любой другой специалист. Однако желательно, чтобы исполняющий обязанности секретаря работник разбирался в обсуждаемых вопросах. Но данное условие совсем не является обязательным. Ведь в том случае, если у секретаря возникают сложности в понимании сути обсуждаемых проблем, он имеет полное право задавать вопросы и уточнять сведения.
Оформление протокола является далеко не единственной функцией секретаря. Проведение подготовительных мероприятий также входит в его обязанности. Он тщательно изучает протоколы предыдущих собраний и составляет список спорных вопросов, по которым не было достигнуто соглашение, чтобы поднять их на собрании повторно.
Обязательные разделы протокола
В соответствии с действующим законодательством (статья 181.2 Гражданского кодекса) протокол заседания организации в обязательном порядке должен включать в себя название организации (структурного подразделения), заголовок, введение, дату и номер регистрации документа, место проведения, обсуждаемые вопросы, стенограмму (основная и наиболее важная часть), а также подписи участников, председателя и секретаря. Название организации должно быть полным. Не допускается использование аббревиатур и сокращений. Это очень важный момент. Название должно соответствовать указанному в документах о государственной регистрации субъекта хозяйствования.
Чтобы не нарушить существующий порядок, рекомендуется при составлении и оформлении протокола использовать специальные бланки. Однако многие организации предпочитают использовать свои фирменные бланки, если это продиктовано политикой предприятия и внутренними инструкциями.
Требования к заголовку протокола
Заголовок документа всегда притягивает к себе пристальное внимание. И по статистике, именно к этой части документа у контролирующих органов возникают обоснованные претензии. Прежде всего, заголовок должен содержать слово «Протокол», после которого следует слово «совещание». Например: «Протокол оперативного совещания».
Как правильно указать номер, дату и место проведения заседания?
Оформление протоколов (административных, санитарной инспекции, ДТП, о проведении собраний и других) требует простановки порядкового номера. Обычно этот номер соответствует порядковому номеру собрания за текущий календарный год. Исключение составляют, пожалуй, только учреждения образования и дошкольного воспитания. В таких организациях допускается вести счет не с начала учебного года. Но как известно, в любом правиле имеются исключения. Так, например, в соответствии с правилами составления протокола, если совещание созывается по инициативе временно действующего руководства, то нумерация осуществляется с начала вступления в должность и заканчивается по истечении срока действия полномочий.
Документ должен быть датирован днем проведения совещания. Иногда споры могут затянуть совещание до нескольких рабочих дней. В таком случае в документе проставляется диапазон дат (с какого и по какое число включительно проводилось собрание).
Протокол будет оформлен с нарушениями, если в нем не указано место проведения собрания (происшествия). Это город или любой другой населенный пункт, в котором произошли события. Иногда название населенного пункта может не указываться при оформлении документа. Протокол в таких случаях должен содержать указание на населенный пункт в названии организации. Например: «Минский подшипниковый завод».
Особенности составления вводной части
Данный раздел начинается с указания фамилий и инициалов председательствующего и секретаря. Председателем может быть назначен сотрудник организации, наделенный соответствующими полномочиями. Причем должность председателя не указывается в документе. Далеко не всегда председателем избирается руководитель организации (директор). Это может быть любой человек с активной жизненной позицией, имеющий авторитет у коллег.
В вводной части указываются фамилии и инициалы всех тех, кто присутствует на совещании (собрании). При этом должности участников также не указываются. Перечисление ведется в алфавитном порядке. В случае большого количества участников (пятнадцать и более) весь список оформляется в виде приложения. Оформление протокола с использованием данного приема позволяет не загружать основной документ.
Иногда в качестве сторонних наблюдателей на заседание приглашаются третьи лица без права голоса. В таких случаях также необходимо перечислить этих лиц списком в алфавитном порядке и озаглавить его «Приглашенные».
При оформлении протокола каждый из участников (как присутствующие, так и приглашенные) должен поставить подпись напротив своей фамилии в соответствующем списке.
Составление повестки дня
Подраздел «Повестка дня» также относится к вводной части. Под этим термином понимают список вопросов, которые необходимо рассмотреть за отведенное время. Для нумерации принято использовать арабские цифры. Грамотно в начале вопроса ставить предлог «О» либо «Об». Секретарь должен заблаговременно назначить докладчиков по вынесенным на рассмотрение вопросам. Этого требуют правила оформления протокола.
Особенности составления основной части протокола
На данном этапе необходимо дать перечень вопросов, которые были рассмотрены на мероприятии. Перечень этих вопросов составляется и утверждается руководством компании и общественными активистами. Однако в ряде случаев (например, при проведении годового собрания) законодательно закреплен перечень вопросов, обязательных к рассмотрению на собрании коллектива.
В данном разделе необходимо указать точное время начала и завершения регистрации участников мероприятия, обладающих правом голоса. Это обязательное условие. Его нужно помнить секретарю, чтобы правильно составить протокол. Как секретарь, так и организатор собрания может проводить регистрацию прибывающих участников. Прежде чем вносить соответствующую запись, ответственное лицо должно истребовать документ, удостоверяющий личность и приглашение на участие в собрании. Иногда участнику необходимо подтвердить свое право голоса, предъявив доверенность или другие документы.
Некоторые особенности составления заключительной части протокола
После завершения обсуждения всех вынесенных на повестку дня вопросов, объявляется перерыв. За это время секретарь составляет чистовой вариант протокола. По завершении перерыва каждый из участников должен ознакомиться с проектом протокола. Если не возникает разногласий, то председатель и секретарь ставят свои подписи. Это, собственно, и является заключительным аккордом в оформлении документа.
В ряде случаев на составление чистового варианта протокола секретарю может потребоваться много времени. Поэтому дата составления протокола может отличаться от даты проведения самого мероприятия.
Краткая и полная формы протокола. В чем отличия?
Если обсуждение вопросов производится в краткой форме, то в основной части протокола достаточно указать лишь принятое решение, а также краткие сведения о докладчике. Разумеется, необходимо указать и сам вопрос, по которому велся совещательный процесс.
При полной форме совещания одних лишь кратких сведений будет недостаточно. Порядок оформления протокола такого типа требует указывать в нем мельчайшие детали совещательно процесса: мнения выступавших участников процесса и наблюдателей, замечания и возражения, споры и так далее.
Существующие формы собраний
Законодательно закреплены две возможные формы собраний. Обычно требуется личное присутствие всех участников. Однако в силу различных обстоятельств и по уважительным причинам не всегда все участники, обладающие правом голоса, могут прибыть на собрание. В таких случаях законом установлена так называемая заочная форма проведения. При принятии решения в таком случае принимается во внимание должным образом оформленных и отправленных по почте документ от участника собрания.
К отдельной форме собрания можно отнести так называемое собрания товариществ и собственников. Главной отличительной чертой таких собраний является наделение всех без исключения участников процесса равными правами и полномочиями. Кроме того, при проведении таких мероприятий нет необходимости в формировании кворума голосов, и для принятия решений совсем не обязательно привлечь к участию большинство членов садовничества или товарищества. При этом отсутствующие не могут опротестовать принятое решение и обязаны ему подчиниться. Особенность составления протокола в данном случае является необходимость указывать в нем состав комиссии, которая занимается подсчетом голосов. Председатель и секретарь могут избираться путем всеобщего (открытого или закрытого) голосования, а могут осуществлять свою деятельность на постоянной основе (для этого нужно иметь подкрепленные документами соответствующие полномочия).
Полезные советы
Зачастую обсуждения протекают очень бурно. В таких условиях секретарь просто физически не успевает протоколировать сказанное и произошедшее. В данном случае средства аудио- и видеозаписи помогут качественно составить протокол. Как можно успеть секретарю записать все восторженные и гневные тирады участников собрания? Даже если он владеет слепым десятипальцевым методом печати, это едва ли возможно сделать. О составлении чистового варианта документа на собрании не может быть и речи. Секретарь обычно делает пометки в черновике, а уж затем, в спокойной обстановке и тишине, записывает все по порядку.
Требования по оформлению бумаг
С лавинообразным ростом средних субъектов отмечается и рост неправильно оформленной документации, в том числе и протоколов. Это объясняется дефицитом хорошо подготовленных кадров в делопроизводстве.
Чтобы минимизировать количество ошибок и облегчить работу контролирующим органам, были разработаны бланки протоколов совещаний. Однако никто не вправе запретить организации пользоваться своими собственными фирменными бланками. Однако делопроизводитель в этом случае должен помнить и соблюдать некоторые правила.
Если в протоколе содержится информация о придании юридической силы какому-либо документу, то обязательно нужно дать ссылку на дату и номер документа, а сам документ добавить в приложение к протоколу.
Важно также не забывать и о мелочах. Иногда из-за них приходится править и переделывать протокол. Так, подпись должна быть отделена от основной части тремя межстрочными отступами (интервалами). Эта строка должна содержать фамилию и инициалы человека, который ставит в этом месте свою подпись.
Зачастую принятая резолюция не предназначена для широкой публики. В таких случаях в правом углу сверху ставится соответствующая пометка. При оформлении выписки из протокола отсутствие такой метки может привести к несанкционированному доступу и к утечке информации.
Общие правила составления и оформления протокола
Д анная статья – наглядное методическое пособие по оформлению протоколов. Она поможет вам правильно и быстро создать протокол. Она пригодится и когда вы решите научить этому своих коллег, чтобы избавить себя от необходимости исправлять допускаемые ими ошибки.
Название вида и принадлежность к системам и подсистемам документации
Протокол – документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.
Обязательному протоколированию подлежат:
Отражение в цели создания документа управленческого принципа коллегиальности, коллегиального принятия решений позволяет говорить о протоколе как о самостоятельном виде документа.
Протокол является документом, относящимся прежде всего к системе организационно-распорядительной документации. Протоколы являются управленческими распорядительными документами (относятся к подсистеме распорядительной документации), которые выполняют управленческую и правовую функции, причем правовая функция протокола является приоритетной и выступает на первый план.
Но документ с названием вида «ПРОТОКОЛ» применяется в процессе документирования и многих других видов деятельности.
В учебных и научных учреждениях протоколы фиксируют научные достижения и открытия, прием на обучение, открытие специальностей, стандарты образования, присвоение профессиональной квалификации, ученых степеней и званий, избрание на должности и другие вопросы. Подобные протоколы относятся к системам научно-исследовательской или учебно-методической документации (к определенным их подсистемам в зависимости от цели создания протокола и его содержания).
В практике бизнеса составляются протоколы деловых встреч, протоколы о намерениях, протоколы передачи конфиденциальной информации, протоколы разногласий и другие, в которых фиксируются не управленческие решения, а договоренности и достигнутое сторонами (т.е. коллегиальное, коллективное, а не «комиссионное», как иногда неправильно говорят) согласие в решении вопросов взаимной заинтересованности. Подобные протоколы возможно отнести к подсистеме информационно-справочных документов системы организационно-распорядительной документации или к подсистеме гражданско-правовой договорной документации этой же системы, т.к. в них закрепляется ход исполнения договоров и соглашений, подтверждается заинтересованность и возможные сферы сотрудничества, а также фиксируются основные условия для заключения в дальнейшем конкретных сделок.
Протоколы, создаваемые с целью подтверждения расчетов, входят в состав подсистемы по кассовым операциям системы банковской документации.
По некоторым функциям управления персоналом составляются протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, которые входят в специальную подсистему кадровой документации.
Протоколы общих собраний акционеров (и документы к ним), обязательный состав информации которых устанавливается Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об акционерных обществах», требованиями регулятора – Федеральной службы по финансовым рынкам, образуют подсистему организационных документов, на основе которой уже сформировалась специальная подсистема учредительной документации, а в настоящее время можно говорить о процессе формирования подсистемы/системы документации, обеспечивающей процедуры корпоративного управления.
Классификация протоколов
Все виды и разновидности протоколов, независимо от принадлежности к системе или подсистеме документации, классифицируются по двум основаниям – способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы подразделяются на краткие и полные.
Полные протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования), стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола), фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций). Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости от способа документирования.
Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос – принятое решение».
Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности, а протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или помощники руководителей.
Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, информационные справки, проекты решений и др.
Составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если на заседании велась стенограмма или производилась запись на диктофон), отредактирован и оформлен не позднее 3 или 5 дней с даты заседания. Эти сроки или другие стандарты сроков подготовки протокола к подписанию – «в день заседания», «не позднее следующего рабочего дня» и т.п. – обычно регламентируются положениями о соответствующих коллегиальных органах и должностной инструкцией/должностным регламентом секретаря конкретного коллегиального органа.
Формуляр протокола
Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.
Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) центрованно.
В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:
Дополнительными реквизитами протокола являются:
Особенности оформления обязательных реквизитов протокола, а также наличие, количество и правила оформления дополнительных реквизитов, особенности формуляра определяются требованиями действующего законодательства, обычаями делового оборота или конкретной управленческой ситуацией. Но все особенности оформления базируются на общем алгоритме, который исторически сложился в процессе составления и оформления протокола как одного из основных видов распорядительных документов.
Заголовочная часть протокола
Для обеспечения юридической силы протокола необходимо правильно оформить полное наименование организации или предприятия, в качестве которого признается зарегистрированное в Едином государственном реестре юридических лиц наименование юридического лица в соответствии с его учредительными документами и уставом, (т.е. с обязательным указанием организационно-правовой формы):