для чего необходимы совещания
Деловые совещания
Современный бизнес невозможен без различного рода переговоров. Деловые совещания – это возможность руководства донести основные цели и задачи сразу до всех структурных подразделений, получить обратную связь и на основании полученных данных скорректировать план действий для компании.
Совещания – это своеобразный инструмент управления бизнесом, который постоянно нуждается в оценке эффективности и анализе достигнутых результатов.
Деловое общение, деловые беседы, собрания, переговоры, дискуссии: как форма деловой коммуникации
Деловое общение следует отличать от обычного, поскольку первое преследует определенную цель и имеет строгую этику поведения, а последние – могут и не иметь никакой почвы и повода.
Форм деловой коммуникации существует большое множество, к основным из них относятся:
Помимо перечисленных форм существует еще целый их ряд: деловые собеседования, споры, совещания, переписки, презентации, конференции. Все они имеют свою специфику, но отвечают единым правилам деловой этики.
Деловые совещания: задачи, цели, темы
Деловые совещания проводятся для того, чтобы выработать конкретное решение актуальной проблемы или задачи. Помимо этого на совещаниях сотрудники подразделений могут делиться с руководством своими идеями по возможному решению каких-либо вопросов. Такая форма коммуникации позволяет комплексно увидеть ситуацию в компании, ее слабые и сильные стороны, способствует вхождению новых людей в коллектив, их знакомству с корпоративной культурой и нормами, принятыми в организации.
Основными целями и задачами совещаний являются:
Темы, которые присутствуют на совещаниях, могут быть абсолютно разными.
В российской практике принято не менее одного раза в неделю проводить совещания-планерки. Таким образом, руководители отделов отчитываются о проделанной за неделю работе и ставят планы на следующую (либо получают задания для реализации в рамках предстоящей рабочей недели).
Поводом или темой для внепланового совещания может быть целый ряд вопросов, которые возникают в связи с динамичной и изменчивой внешней средой, в которой приходится работать компаниям.
Виды, типы и классификация деловых совещаний
Деловые совещания могут быть разными по форме проведения, тематике и присутствующим лицам.
Основная их классификация представлена ниже:
Помимо представленной классификации совещания можно разделить на проблемные, оперативные и инструктивные.
Проблемные совещания направлены на поиск оптимального решения задач в сжатые сроки.
Оперативные (или их еще называют диспетчерскими) имеют целью получение данных о текущем положении компании. Вся информация от подчиненных аккумулируется у руководителей подразделений, а затем передается главному руководителю организации. Это данные о том, насколько были выполнены планы, достигнуты цели, решены задачи. Главное отличие таких совещаний от всех остальных – в их регулярности, постоянстве списка участников и возможном отсутствии повестки совещания (то есть его подробного плана).
Инструктивные совещания имеют обратный порядок в отличие от диспетчерских – вся информация в директивном формате спускается от руководителя к непосредственным подчиненным, и далее передается по вертикали власти в организации до конкретных исполнителей тех или иных задач. К такой информации относятся распоряжения руководства, которые могут повлиять на текущий ход работы организации, новые правила, нормы поведения, сроки исполнения конкретных задач.
Подготовка, организация и проведение деловых совещаний
Для того чтобы совещание было эффективным, необходимо тщательно продумать его основные моменты: цель совещания, основные задачи, этапы мероприятия. Только при таких условиях можно получить выгоду от совещания.
К сожалению, многие из них проводятся только потому, что в бизнес-среде так принято. Регулярные встречи и совещания в начале недели с руководством во многих компаниях стали обыденностью и потеряли смысл.
Однако крупные компании, которые стремятся развиваться и завоевывать большие доли рынка, подходят к данному вопросу с большой скрупулезностью:
Этапы и технологии ведения делового совещания
Каждое совещание имеет два основных этапа: подготовка и непосредственное проведение.
На первом этапе определяется актуальность проведения мероприятия, ставятся его цели и задачи, формируется список участников, подготавливаются доклады и презентации в соответствии с повесткой.
На втором – непосредственно согласно имеющейся повестке освещаются вопросы, в которых могут принимать участие все присутствующие. Как правило, руководство компании является председателем совещания и задает ему тон, предоставляет право слова, прекращает дискуссию, если она вышла за рамки конструктивного обсуждения.
Помимо основных этапов в совещании может присутствовать этап принятия решения, если оно предполагает решение какой-либо задачи. Это может происходить путем обсуждения или голосования.
Пример плана делового совещания
Имея на руках подробный план совещания, можно с уверенностью знать, что оно пройдет эффективно.
Такой план может включать в себя:
В процессе совещания важно фиксировать основные его моменты для того, чтобы иметь возможность вернуться к тому или иному вопросу и более подробному его рассмотрению.
Деловые совещания на выставках и конгрессах Экспоцентра
Одним из эффективных средств продвижения продукции является проведение деловых совещаний в рамках выставок и конгрессов, проводимых в ЦВК «Экспоцентр». Деловые совещания подобного формата несколько отличается от других. Если на обычном совещании собирается руководящий состав одного предприятия, то во время работы выставки у любого производителя есть уникальная возможность комплексно решить проблемы предприятия и пригласить всех поставщиков и дистрибьютеров продукции.
Специально оборудованные комнаты для деловых переговоров, конгресс-холлы ЦВК «Экспоцентра» рассчитаны на разное количество человек. Поэтому проблем с размещением всех участников не бывает. С помощью системы MatchMaking можно заранее согласовать время проведения совещания. Презентационная техника позволит сделать совещание более насыщенным и полным.
Ещё интересные ссылки на статьи
Читайте интересную подборку статей и полезной информации.
Правила проведения совещаний — подготовка и основные этапы
Система проведения совещаний во многих организациях развита недостаточно, из-за чего заседания превращаются в бесполезную трату времени и не приносят результатов. Дело не только в отношении сотрудников, но и в отсутствие должной подготовки руководителя.
Групповые обсуждения и планерки — это мощный инструмент командной работы и способ управления бизнес-процессами при условии правильной организации делового совещания. Чтобы правильно провести рабочие переговоры необходимо заранее подготовиться к нему, как руководящему органу, так и подчиненным, чтобы сохранить фокус внимания на решении важных задач.
Зачем проводить совещания?
Систематическое проведения собраний создают организацию, помогают поддерживать внутрикомандные отношения и увеличивают скорость решения корпоративных задач. К тому же, это позволяет сплотить разные отделы для выполнения единой цели и обезопасить предприятие от распространения слухов и сопротивления неизвестности.
Преимущества:
Систематичность проведения совещаний
Предприятия, в которых систематически организовано проведение совещаний, показывают лучшие результаты и скорость развития. Для внедрения такой практики следует добиться от сотрудников дисциплины, последовательности и посещаемости. Внезапные планерки не принесут результатов, так как не позволят работникам подготовиться к ним, сделать отчеты и снижают вовлеченность в процесс.
Важно: стоит заранее составить и утвердить график проведения собраний. Если в компании применяется больше одного вида, укажите это в предварительном плане.
Систематичность призывает к дисциплинированности, так как сотрудники точно знают, что им нужно поставлять рапорт о проделанной работе и ответственно относятся к ее исполнению.
Виды собраний
Способы проведения совещаний зависят от необходимого формата для действенного использования этого вида командной работы. Перед составлением плана определитесь, что вы хотите получить и какие цели поставлены. У каждого типа есть свои преимущества и показания.
Сроки и условия проведения совещаний обозначают еще две группы: плановые (собрания по заранее оглашенному графику) и оперативные (срочное решений конкретной задачи).
По особенностям и порядку проведения совещания выделяют:
Готовимся к совещанию правильно
Чтобы не тратить свое и чужое время на бессмысленные формальные собрания, подходите с ответственностью к подготовке.
1. Создайте план проведения совещания. Это поможет избежать путаницы и сумбура.
2. Определите присутствующих. Не всегда должны присутствовать все работники, всё зависит от текущих целей.
3. Регламентируйте время. Не превращайте оперативку в многочасовое заседание, это существенно снизит эффективность.
4. Соберите отчеты по задачам, поставленным на прошлом собрании.
5. Расставьте пункты обсуждения в порядке приоритетности.
6. Заранее напомните коллективу лично или по телефону. Попросите взять блокноты и ручки, чтобы делать пометки.
7. Подготовьте все необходимые материалы.
Правила проведения рабочего совещания
Если проведение совещания организовано с учетом базовых правил в соответствии с целями руководства, результат такого собрания станет не только корпоративное общение, но и эффективно проведенное время.
Этапы и технологии ведения делового совещания
Процедура проведения совещаний предполагает несколько этапов.
Этап 1. Подготовка
На первом этапе руководитель определяет актуальность, тип, предмет обсуждения. Составляет план и список участников, рассылает приглашения. Ознакомьте всех участников с повесткой, по которой будете рассматривать задачи. Это позволит заранее все обдумать и предложить свежие идеи. Все необходимые материалы, документы и доклады должны подготавливаться заранее.
Этап 2. Организация
После определения количества участников делового совещания, подготовьте место для встречи. Это позволяет сократить время на рассадку и повысить результативность общения. Если вы собираетесь использовать мультимедийные устройства, проверьте и настройте их перед планеркой.
Этап 3. Реализация
Непосредственно процесс проведения совещания в указанное время с обсуждением всех указанных в повестке вопросов. Руководителю важно следить за регламентов и ходом дискуссии, вовремя останавливать неконструктивные диалоги и ссоры. Если есть необходимость принятия решения, это можно сделать путем общего обсуждения или голосования.
Этап 4. Протокол
Фиксируйте основные моменты, имена докладчиков и принятые решения. Это официальный документ, на основании которого вы можете требовать от сотрудников выполнения поставленных задач.
Пример протокола совещания:
Важно: раздайте бумажные копии протокола всем подчиненным, которые несут ответственность за выполнение.
Этап 5. Анализ
Проанализируйте, насколько успешным было собрание и подготовка к нему. Было ли принято решения и эффективно проведено время? Какие недочеты выявились в ходе совещания? Были ли противоречия между участниками. Что вы можете улучшить в следующий раз?
Пример плана делового совещания
Заранее подготовленный подробный план рабочего собрания гарантирует его успешность и эффективность. Составляйте такой документ для каждой встречи, в соответствии с текущими потребностями и целями.
Примерные пункты плана:
Следуйте правилам подготовки и проведения заседаний и делайте это систематически, чтобы обеспечить качественную коммуникацию внутри коллектива и эффективно использовать команду для решения рабочих задач.
Пожиратели времени: как правильно проводить совещания
Генеральный директор платформы для автоматизации бизнеса «Мегаплан» Сергей Козлов подготовил для vc.ru цикл материалов «Дюжина причин ваших факапов» о типичных ошибках руководителей компаний.
В восьмой статье автор рассказывает, почему нельзя отказываться от совещаний и как проводить их с пользой.
Материал опубликован при поддержке «Мегаплана».
Мы хотим быть продуктивными, делать больше в единицу времени. Главный пожиратель времени — совещания. Я помню трёхчасовые собрания, на которых спят все, кроме говорящего. Театр одного актера канул в Лету. Но отказаться от совещаний не получится.
Даже если вы закоренелый интроверт-фрилансер и запираетесь дома на семь замков, вы знаете, что есть вопросы, которые нельзя решить без личной беседы. Если у вас один заказчик, который принимает решение, в спорной ситуации вы созваниваетесь по телефону или в Skype. Если решение по проекту принимают хотя бы двое, придётся договариваться с обоими. Проще встретиться и обсудить нюансы, чем бесконечно переписываться по почте и сто раз переделывать работу. То же касается и штатных работников. Выход один — не отказываться от совещаний, а сделать их эффективными.
Отсекаем лишнее
Раньше руководитель созывал совещания по любому поводу — от представления нового работника до вопросов стратегического планирования. Сейчас это не нужно. Я разделил совещания на три типа в зависимости от цели:
Совещания второго и третьего типа мы давно перенесли в «Мегаплан». Нет смысла собирать коллектив, чтобы рассказать о новом правиле в компании. Проще создать обсуждение. Работники прочитают его в свободное время. Если появятся вопросы, я отвечу в комментариях.
Исключение — встреча с владельцами компании. Если они приехали в офис, чтобы лично поговорить с коллективом, — это важно. От очной ставки отказаться не получится.
Цель мозговых штурмов — вместе придумать решение. Мы устраиваем их в «Мегаплане» и получаем бонус: работники высказывают идеи в комментариях, и они не теряются, как это бывает во время личного обсуждения.
Остался один тип — решение проблемы. Обсуждение новых проектов, утверждение бюджета на рекламу, стратегические вопросы, решение конфликтных ситуаций — всё это требует личной встречи. Избавиться от этих совещаний не выйдет. Зато их можно сделать эффективными.
Причины вашей ненависти
Прежде чем совершенствовать совещания, разберемся, почему они так раздражают. Причина на поверхности — они крадут время. Я взглянул чуть глубже и выделил плюсы и минусы совещаний.
помогают руководителю оценить рабочий процесс, а работнику — увидеть, куда движется компания;
разбивают день на куски и нарушают рабочий процесс;
согласовывают работу людей из разных отделов и объединяют работников в команду;
превращаются в театр одного актёра;
решают спорные вопросы.
абстрактны, вопросы сформулированы нечётко и решаются не сразу.
Руководитель соглашается с минусами, но понимает, что плюсы для развития компании важнее. Цель руководителя — наладить рабочий процесс, создать команду, которая двигает компанию вперёд. Даже ярый противник совещаний, основатель 37signals Джейсон Фрайд признаётся, что иногда ему приходится проводить совещания.
Подчиненный плюсов не видит. Всё, что он знает: совещания — пустая трата времени. Задача руководителя — ликвидировать минусы.
Избавляемся от минусов
За каждым минусом скрывается боль. Находим её и подбираем лекарство.
Совещания разбивают день на куски и нарушают рабочий процесс
Перед важным событием за час-полтора до мы не можем сосредоточиться ни на чём другом. Так устроен наш мозг.
Вспомните себя за пару часов до экзамена. Кажется, ещё можно что-то подучить, прочитать. Вы открываете книгу, но мозг не воспринимает информацию. Он отдыхает перед стрессовой ситуацией.
То же происходит с подчинёнными перед совещанием.
Если на 11 утра запланирована встреча с коллегами, час до неё исчезает. Максимум, на что хватит работников в это время, — выпить кофе и проверить почту. За важные дела они не возьмутся: не успеют закончить до начала совещания. Решают приступить к ним сразу после. Но и так не бывает.
После стрессовой ситуации человек «выдыхает». Организм расслабляется, и ещё полчаса подчиненные слоняются по коридорам, сёрфят в интернете, пытаясь настроиться на рабочий лад. Только это получилось, как впереди следующее совещание.
За день работник успевает выполнить мелкие задачи, а до глобальных, требующих концентрации внимания в течение нескольких часов подряд руки не доходят. Результат — подчинённые задерживаются в офисе, когда все уходят и можно спокойно поработать. И тихо ненавидят начальника за это.
Лекарство: выбирайте правильное время. В «Мегаплане» я назначаю совещания на утро и сразу после обеда. Обед заменяет тот самый потерянный час перед совещанием. Если я знаю, что на двух совещаниях в день мне понадобится один и тот же работник, стараюсь развести встречи: первую — на утро, вторую — на вечер. Между встречами — 5–6 часов. Этого достаточно, чтобы справиться со сложными задачами.
Руководители команд в «Мегаплане» проводят совещания ежедневно в 12:00. Цель — скоординировать работу команды.
Группы разработчиков «Мегаплана» сократили подобные встречи до 15 минут. Помог им в этом приём, который используют в Facebook, — совещание стоя. Ребята выстраиваются в круг в центре кабинета и по очереди рассказывают о делах. Выглядит забавно, зато сокращает время и помогает сконцентрироваться на главном.
Совещания превращаются в театр одного актёра
Когда человеку дают возможность высказаться, он говорит. Бесконечно. Одни стремятся покрасоваться: рассказывают истории из личного опыта, не относящиеся к вопросу на повестке. Другие в это время копаются в телефоне или засыпают. Вот как Мэтью Перри.
Лирические отступления длятся вечность, а вопрос так и остается нерешённым.
Лекарство: ограничьте время и количество участников. Часовое совещание руководителя с десятью работниками — минус в лучшем случае одиннадцать часов рабочего времени компании.
Мое правило: совещаемся не дольше часа, больше пяти человек не собираемся. Если и в этом случае подчинённого занесло в демагогию — останавливаю его, подвожу итог выступления и передаю слово другому. Так я успеваю выслушать все точки зрения, собрать их воедино, принять решение и наметить план действий.
Совещания абстрактны, вопросы сформулированы нечётко и решаются не сразу
Цель совещания — решить насущный вопрос. Но мы не умеем чётко формулировать мысли устно. Эмоции зашкаливают, прибавляются оценочные суждения, нам хочется покрасоваться (смотрите пункт выше). Писать нам лень, поэтому мы составляем схематичный план. По такому же плану и надо строить выступления на совещании: чётко и по делу.
Лекарство: подготовьтесь к совещанию и позвольте сделать это работникам. Первый этап подготовки руководителя — понять, нужно ли совещание. В большинстве случаев решить вопрос я могу самостоятельно или мне достаточно завести обсуждение, поставить задачу в «Мегаплане». Так не придётся отрывать работников от дел. Понять, нужно ли совещание, мне помогает простая схема:
Если совещания не избежать, переходим ко второму этапу подготовки — составляем план. План — шпаргалка на совещании. Он отвечает на четыре вопроса:
«Что» и «кто» — решаю я до совещания. Создаю событие в «Мегаплане» с кратким описанием вопроса и добавляю туда выбранных подчинённых. У работников есть суть проблемы, они знают тему и ещё до совещания собирают полезную информацию, статистические данные, анализируют прошлые похожие проблемы. Только при таком подходе можно ждать результативного совещания.
Хороший результат
Если работникам не хватило базы знаний, чтобы понять, как действовать, — это плохой результат. Придётся назначать повторную встречу. Хороший результат совещания — разработанная стратегия решения проблемы, установленные сроки и назначенные ответственные.
После совещания я создаю проект в Мегаплане и кратко описываю результаты. В рамках проекта ответственные работники создают задачи. Я в любой момент могу посмотреть, как обстоят дела с проблемой, — мне не нужно созывать новый совет. Это ещё один способ сохранить украденное время.
Успех компании зависит от команды. Если люди внутри не общаются друг с другом, они не могут работать слаженно. Спорные вопросы решать в письменной форме тяжело. Вы тратите на переписку больше времени, чем могли бы при личной беседе. Мы избавляемся от совещаний, чтобы сэкономить время, а результат получаем с точностью до наоборот. Не надо отказываться от опыта прошлого. Стоит его трансформировать с учетом возможностей настоящего.
В следующий раз я расскажу, как планировать бюджет в тяжелые времена. До встречи через неделю.
Как проводить совещания: инструкция для эффективного проведения совещаний
Всего лишь одна встреча с сотрудниками заменит десятки звонков по телефону и длительные переписки. Совещание необходимо для того, чтобы обсудить задачи бизнеса и получить обратную связь. В статье расскажем, как проводить совещания для эффективного управления компанией.
Зачем проводить совещания
Несмотря на возросшую во время пандемии популярность Skype и Zoom, приложения не заменят общения с глазу на глаз. На совещаниях руководитель может уловить настрой коллектива и понять, как воспринимается информация от него.
Систематические собрания приучают сотрудников к дисциплине и мотивируют к эффективной работе. Сотрудники охотнее выполняют поставленные задачи, зная, что потом придется рассказать о них на совещании.
Совещания помогают сплотить коллектив. На них коллеги обмениваются опытом, делятся впечатлениями и высказывают мнения о результатах работы и проектах.
Виды совещаний
Рабочие совещания делятся на два типа:
Внеплановые. Их организуют, если появилась проблема, требующая немедленного решения. Внеплановые собрания проводятся без расписания.
Причины низкой эффективности совещаний
Для того, чтобы совещания всегда были продуктивными, необходимо понимать причины их низкой эффективности:
Большинство вопросов не решают без руководителя. Коллективу непонятно, кому задавать вопросы, кто и что решает, кому выступать, кто прав и не прав. Такие встречи не принесут ничего, кроме суеты, потраченного времени и сил. Необходим человек, который составит план действий и подведет итоги.
Если к началу собрания сотрудники подтягиваются лениво или вовсе не приходят, встречи приходится задерживать либо переносить. Эффективность корпоративных собраний падает, поэтому необходимо четко устанавливать регламент и следить за его исполнением.
Если задачи не прописывали, и выступающих нет, то встреча заканчивается тем, что сотрудникам дают дополнительные задания, чтобы обсудить их позже на планерке. Получается совещание для того, чтобы подготовиться к следующему совещанию.
Руководители не продумали состав участников: должны ли на заседании присутствовать сотрудники, не владеющие ситуацией, нужно ли приглашать людей, которые не принимают решения, кого позвать — исполнителя или начальника отдела.
Без конкретной цели важные вопросы забываются. Сотрудники могут обсуждать то, для чего собрание в принципе не собирали.
После совещания никто так и не понял, что же делать. Сотрудники разошлись с большим количеством вопросов — какой дедлайн, кому отчитываться, кто и что делает, а выполнение заданий откладывают до следующего совещания.
Принципы эффективных совещаний
Чтобы сотрудники не засыпали и не приходили ради галочки, тщательно подготовьтесь к совещанию.
Соответствие задачам
Составьте план будущего собрания, чтобы не начался хаос. Импровизация сыграет злую шутку, отдаляя от главной темы. Запутаетесь сами и собьете с толку коллектив.
Конкретность
Определите нужный состав и отталкивайтесь от поставленной цели. Не приглашайте сотрудников, не участвующих в том или ином проекте, например, бухгалтера.
Кратковременность
Очень сложно быть сосредоточенным на совещании в течение нескольких часов. Не затягивайте, помните, что на встречах, которые длятся больше часа, работники устают и теряют внимание. Можно устраивать маленькие перерывы, если совещание двухчасовое.
Тайминг
Установите регламент: во сколько начинается и заканчивается совещание. Следуйте ему, даже если коллеги опаздывают. Обозначьте время для выступлений, чтобы сотрудники учились говорить только по делу, не уходить от темы. Не забывайте контролировать поток вопросов, а также останавливать затянувшиеся споры.
Адекватность участников
Пригласите только тех сотрудников, которых касается тема совещания. Не стоит звать людей для массовки. Малое количество участников не отразится на эффективности совещания, ведь все нужные люди будут задействованы в решении рабочих вопросов.
Право на слово
Совещание — это не монолог. После каждого пункта спрашивайте у сотрудников, нет ли у них вопросов. Пресекайте выкрики с места и дайте коллегам свободно высказаться. Иногда сотрудник может сильно нервничать перед выступлением, поэтому поддержите его.
Закрепление результатов
В конце не забудьте подвести итоги. Убедитесь, что указания поняли правильно и никакая тема не нуждается в дополнительном обсуждении. Распечатайте протокол совещания и раздайте сотрудникам (и тем, кто не смог прийти на совещание) либо отправьте в электронном виде.
Плановость совещаний
Старайтесь их не переносить и не отменять. Сотрудники должны знать время, чтобы успеть проанализировать этап работы и подготовить отчет. Пусть обсуждения на совещаниях станут привычным делом.
Как провести эффективное совещание
На всех этапах совещания строго придерживайтесь плана — это залог эффективного собрания. Рассмотрим все этапы собрания.
Подготовка к совещанию
Чтобы увеличить продуктивность, руководителю следует соблюдать правила подготовки к совещанию:
Начало совещания
Разбейте встречу на части, чтобы не запутаться и другим было легче понять обсуждаемые вопросы:
Проведение совещания
Для эффективного проведения совещаний придерживайтесь нескольких советов:
Чем проще, тем лучше. Не затягивайте начало совещания, не выбирайте полчаса секретаря, сведите чрезмерную официальность к минимуму.
Уверенность в себе поможет сохранить субординацию в коллективе даже в самых сложных ситуациях. Споров может возникнуть много, но терять спокойствие нельзя. Также не вдавайтесь в крайности, не нужно никого наказывать.
Говорите о них на собраниях, мотивируя их работать еще лучше. Также это станет примером для других.
Не только ругайте. Будьте справедливы и не заводите любимчиков. Работники чаще конфликтуют, когда чувствуют дискриминацию.
Лирические отступления (например, пара шуток) помогут разрядить обстановку. Материал легче воспринимается, если вовремя отвлечься.
Завершение совещания
После собрания подведите итог и подготовьте протокол совещания, чтобы сотрудники запомнили важные вопросы. Протокол состоит из следующих пунктов:
Если на совещании более двадцати человек, то попросите помощника взять на себя часть работы, чтобы не отвлекаться на ведение протокола. Раздайте сотрудникам протокол в распечатанном или электронном виде.
Совещание должно заканчиваться позитивно. Так коллектив поймет, что их участие в дискуссии было не напрасным.
Неприятности на совещаниях
На совещаниях могут случиться следующие неприятности:
Важно не терять самообладание и держать ситуацию под контролем. Внимательно прислушивайтесь к обеим сторонам конфликта и определите причину спора, чтобы уладить недоразумения.
Если никто не отвечает, то спросите у сотрудников, есть ли вопросы по теме, чтобы оживить обстановку. Повторите тему собрания и главную цель. Постарайтесь разговорить сотрудников, проговорите сложные моменты. На крайний случай перенесите затруднительный вопрос на конец совещания или сделайте перерыв.
Если сотрудники боятся рассказывать о самых сложных проблемах, скажите, что на совещаниях нет запретных тем для обсуждения и вы поощрите тех, кто выскажется. Поблагодарите каждого за идеи.
Если коллектив постоянно вспоминает уже обсуждавшийся вопрос, то напомните порядок совещания. Еще раз пройдитесь по всем пунктам и подчеркните, что пора приступить к следующему.
Попросите сотрудников не обсуждать на повышенных тонах проблемы на собрании. Убедите коллег в преимуществах позитивного настроения и переведите внимание на суть вопроса.
Особенности регулярных совещаний
Регулярные совещания систематически проводятся на одну и ту же тему и с одним и тем же составом, например: совет директоров, совещание по HR-направлению (комитет), проектные группы.
Подготовка к регулярным совещаниям занимает меньше времени и ресурсов, так как подготавливать ничего не нужно:
Многие вопросы будут повторяться от совещания к совещанию. Их нужно записать в регламент. Например, для HR-ов обязательное обсуждение следующих вопросов:
Особенности дистанционных совещаний
Главное в дистанционном совещании — демонстрация экрана выступающих и ведущего. Попросите коллег отключить микрофоны во время выступлений, чтобы не было лишнего шума. Узнайте, слышно ли ведущего и видна ли демонстрация. Заранее проверьте как работает запись экрана.
Для ведения протокола воспользуйтесь онлайн-документами. Так сотрудники увидят изменения, которые вносит помощник, и дополнят протокол.
Заключение
Если следовать правилам, то можно сделать совещания эффективным инструментом общения с коллективом и обеспечить тесную коммуникацию между сотрудниками.