для чего нужен конференц зал
Конференц залы как важный элемент повышения эффективности управленческих решений в организациях любого размера и уровня
Конференц-залы и их роль 
В советские времена существовал термин «актовый зал», и все хорошо знают и помнят, что это за помещение и какие функции оно выполняло. Примечательно, что такие помещения востребованы и в современном мире. Правда, название «актовый зал» безнадёжно устарело, и теперь оно используется для обозначения места, где можно провести школьное или институтское собрание. Серьёзным компаниям нужна не менее серьёзная информационная площадка, и называть её актовым залом как-то не солидно. Да и не нужно использовать советские словосочетания, от которых так и веет пионерскими галстуками, комсомольскими значками и партсобраниями, тем более что в русском языке появились новые словосочетания: «конгресс-холл», «коворкинг-центр», «конференц-зал».
А нужен ли конференц-зал компании?
Современные конференц-залы, оборудование в которых должно соответствовать своему времени, предназначены для проведения, как внутрикорпоративных, так и более масштабных мероприятий, далеко выходящих за рамки одной компании. К примеру, это могут быть: семинары, совещания, презентации, интерактивное общение с партнёрами по бизнесу (видеомосты), брифинги, пресс-конференции. Как правило, конференц-залы располагаются в бизнес-центрах, и являются неотъемлемым атрибутом успешной компании.
И если одни прямо горят желанием купить конференц-зал и обустроить его по собственному усмотрению, то другие предпочитают аренду. Неважно, какой способ изберёт руководство, а важно то, что конференц-залы можно смело назвать отличным маркетинговым инструментом, позволяющим организовывать бизнес-процессы и управлять ими, а также воздействовать на потенциальных клиентов и партнёров по бизнесу. И для этого одного ораторского искусства «спикера» мало, поскольку техническое оснащение (зал ведь должен иметь не только трибуну с микрофоном), порой, играет решающую роль.
«Зеркало успеха» компании
Этого несколько «высокопарного» словосочетания вполне заслуживают современные конференц-залы, оснащение которых имеет немаловажное значение. Информационная площадка должна быть удобной во всех отношениях, и каждый человек, участвующий в брифинге или просто присутствующий на семинаре, не должен испытывать ни малейшего дискомфорта. Визуальный комфорт имеет огромное значение, и добиться его можно только за счёт привлечения к работе высококлассных дизайнеров, работающих вместе с архитекторами. Правильный выбор отделочных материалов крайне важен, так как если этим пренебречь, то излишняя звукопроницаемость, зашумленность, неразборчивость речи и другие «недостойные явления» не позволят донести информацию так, как хотелось бы. Разумеется, оборудование для конференц-зала просто обязано быть качественным и заслуживающим доверия.
В идеале, чтобы избежать возникновения непредвиденных ситуаций и негативных факторов, необходимо, чтобы специалисты, занятые в сфере акустических технологий, тесно взаимодействовали с архитекторами и дизайнерами, поскольку такой термин, как «акустика помещения» ещё никто не отменял. Чтобы создать идеальный конференц-зал, проект его должен предусматривать использование акустических панелей, обладающих определёнными свойствами (звукоотражение, звукоизоляция, звукопоглощение). Разумеется, функциональные системы информационной площадки необходимо выбирать в соответствии с конкретными условиями. Оснащение конференц-зала подразумевает наличие подходящей по всем критериям мебели и спецоборудования.
Перечень основного конференц-оборудования
Состав технических средств для передачи и воспроизведения информации зависит от того, какие мероприятия будут проводиться на информационной площадке. Здесь нет единого стандарта, и конференц-оборудование подбирается с учётом потребностей, и в этот перечень может входить:
Система видеоконференцсвязь. Обеспечивает аудиовизуальное общение сразу нескольким собеседникам в режиме онлайн. Видеоконференцсвязь – это отличный способ наладить коммуникативные связи между людьми, находящимся на значительном удалении друг от друга. Производители таких систем предлагают усовершенствованные модели, в состав которых входит: встроенный кодек, микрофон и «самонаводящаяся» видеокамера.
Экраны для конференц-залов. Подобный вид конференц-оборудования в узких кругах принято называть «видеостенами», предназначенными для «донесения» видеоинформации. В роли «поставщика картинки» могут выступить всевозможные видеопроигрыватели, ПК и ноутбуки, видеокамеры и другие устройства, способные воспроизводить изображение. В роли экрана может выступить «плазма», а также другие устройства.
Подсистема коммутации. Теперь она тоже может входить в комплекс акустического оборудования информационной площадки, и функции подсистемы коммутации сводятся не только к переключению источников звука, но и к звукообработке.
Проекционная система. В её состав может входить пара приспособлений: проектор и экран. Это достаточно распространённый элемент конференц-зала, оснащённый целым рядом дополнительных функций.
Конференц-система. Это конференц-оборудование, в состав которого входит множество элементов, и нередко оно обозначается другим термином – конгресс-система. При желании, можно оснастить конференц-систему дополнительным функционалом, чтобы она могла регистрировать участников мероприятия, вести подсчёт голосов при голосовании. А оборудование для синхронного перевода – это есть не что иное, как составной элемент конгресс-системы. Кстати, благодаря конференц-системе, в диспуте смогут принимать участие сразу несколько человек.
Конференц-связь. Даёт возможность для общения сразу нескольким людям. При желании, можно организовать как аудио-, так и видеоконференцию, благодаря чему собеседники смогут друг друга видеть. Такой «визуальный полилог» очень уместен при проведении многосторонних рабочих совещаний, презентаций, вебинаров, пресс-конференций и пр.
Конференц-микрофон. Это настоящий помощник, без которого невозможно проведение бизнес-мероприятий. Разумеется, в большинстве случаев такое приспособление используется «во множественном числе», и очень часто предпочтение отдаётся радиомикрофонам различных моделей, что и понятно: никто не хочет путаться в проводах. Существует невероятное количество разновидностей конференц-микрофонов, и одной из них является спикерфон – устройство, в состав которого может входить несколько динамиков и микрофонов.
Многофункциональный конференц-зал
Нередко один конференц-зал решает сразу несколько задач. Например, он может служить не только залом для совещаний и презентаций, но и взять на себя функцию помещения, где можно устроить банкет, провести круглый стол, устроить корпоративную вечеринку или использовать в качестве кинотеатра. То есть, конференц-зал можно обустроить так, чтобы он выполнял сразу несколько функций, и это будет лучшим решением из всех возможных. Но как обеспечить конференц-залу подобную трансформацию? Это можно сделать путём перестановки мебели и тщательного подбора разнородного оборудования, которое обязательно должно быть современным, поскольку его возможности по-настоящему безграничны.
Как выбрать конференц-зал?
Мероприятия с большим количеством человек всегда требуют наличия оборудованного конференц-зала. Подобное помещение поможет решить проблемы с оборудованием, пространством и техникой. Сейчас стало модно брать такие помещения в аренду, поскольку таким образом можно сэкономить время и средства.
Для чего нужен конференц-зал?
Различные презентации, встречи, семинары и деловые переговоры успешнее пройдут в соответствующей обстановке. Современные офисы из-за ограниченного пространства не всегда обладают нужными помещениями либо переговорные комнаты малы по размеру и не имеют качественного мультимедийного оборудования. Конференц-зал поможет решить эти проблемы. Обычно он используется для:
Как выбрать?
Грамотный выбор конференц-зала позволит избежать массу проблем. Чтобы арендовать действительно подходящее помещение, нужно определиться с рядом вопросов:
Сначала следует определиться с количеством участников. Для 10-15 человек достаточно арендовать небольшой зал. Если же людей будет более 50, стоит позаботиться о более просторном помещении. Масштабные мероприятия и презентации обычно проводятся в крупных городах, поэтому количество человек соответствующее. Так, например, конференц залы в Одессе или любом другом крупном городе должны быть достаточно вместительными (важно оставить место еще и для техники).
Если на презентацию или прием приглашены иностранные партнеры, следует позаботиться о дополнительных услугах. К ним относятся кулеры с водой, возможность забронировать билеты, охраняемая парковка, обеды и десерты.
Наконец, важна чистота и само оформление зала. Яркие кричащие цвета в отделке будут отвлекать внимание и даже раздражать. А слишком пастельные оттенки создают сонное настроение.
Конференц-залы для чего нужны и их подготовка к мероприятию
Для чего нужны конференц-залы?
Оборудованное помещение в гостинице делает возможным проведение широкого спектра различных мероприятий:
Правильно подобранный конференц-зал на 50% решает исход встречи, поэтому немаловажно помнить об удобстве всех сторон. Очевидно, что в комнате должны иметься удобные и комфортные стулья и хорошая вентиляция. Благодаря этому, даже если переговоры затянутся, всем присутствующим будет комфортно. Среди технических средств обязательно должны быть компьютер, проектор и экран, достаточное количество розеток или переносок, чтобы можно было подключить все необходимое устройство.
Важное значение имеет планировка помещения. Вне зависимости от размера комнаты, должно быть правильное расположение в ней мебели и технических приспособлений, с помощь чего это все способно сделать комнату подходящей для проведения любых официальных мероприятий даже с очень большим количеством людей.
Что нужно учитывать при подготовке к конференциям?
Особое внимание следует уделить расчету количеству людей. Будет крайне неприятно, если не хватит мест на всех участников мероприятия, поэтому выбирать конференц-зал стоит вмещающий немного большее количество участников, чем заявлено. Комфорт гостей мероприятия зависит не только от мебели в помещении, но также от того, насколько удобно добираться к назначенному месту из разных уголков города. Конечно, длительные переговоры или встречи требуют перерывов, а потому прекрасно, если у конференц-зала есть деление на зоны, в одной из которых можно организовать фуршет и кофе.
Для чего используется конференц-зал?
Конференц-залом сейчас называют и небольшой кабинет на 6 человек, и просторные залы на 200 мест со сценой и помпезным интерьером. Но главное в этих, казалось бы, не имеющих ничего общего помещениях – возможность уединиться и провести переговоры/обучение отдельного количества человек. Предложений по запросу «конференц-зал Тюмень аренда» в Сети огромное количество, потому давайте разбираться, что же там проводить, и стоит ли тратить деньги на съем дополнительного помещения.
Обучение и встречи коллег
В любом деле, будь то большой или малый бизнес, приходит время, когда остро встает вопрос об обучении сотрудников, проведении семинаров, круглых столов, либо встрече коллег, торжественном награждении и прочих мероприятий. Для таких случаев необходимо отдельное помещение, снабженное вентиляцией, отличным освещением, аудио- и видеооборудованием. И большинство компаний не имеют в собственности таких кабинетов. В этом случае арендовать конференц-зал в Тюмени будет очень даже кстати.
Пресс-конференции
Развитие компании, введение новых технологий и их продвижение немыслимы без встречи с представителями прессы. Неважно, будет это круглый стол, фуршет, пресс-завтрак или пресс-конференция, главное – найти удобное и подходящее по размеру помещение со сдержанным интерьером, хорошей мебелью и наличием микрофонов, экранов, аудиосвязи, выхода в интернет.
Бизнес-встречи, консультации, мастер-классы
Также аренда конференц-зала в Тюмени может потребоваться и для проведения бизнес-мероприятий. Встречи с партнерами из других городов и даже стран проводить в офисе или в ресторане не принято. Чтобы показать отличное расположение к будущим партнерам, уважение к ним и даже благосостояние собственной фирмы, лучше арендовать специальное помещение.
То же самое касается и организации мастер-классов для предпринимателей, консультаций, тренингов. Только в хорошо оборудованном конференц-зале можно провести встречу продуктивно, не отвлекаясь на организационные и технические вопросы.
Светские мероприятия
Конференц-зал необходим и для проведения светских мероприятий, а наличие большого экрана и сцены станет залогом успешно организованного события.
На что обратить внимание при выборе конференц-зала:
Чтобы мероприятие в Тюмени прошло на высшем уровне, лучше обратиться к профессионалам. Например, в бутик-отеле Green House на выбор предложат семь уникальных залов вместимостью от 6 до 200 человек. Вы сможете подобрать зал не только по вместимости и интерьеру, но и по техническому оснащению, исходя из целей и задач ивент-события.
10 простых вопросов о конференц-залах
Не так давно мы написали текст “10 “глупых” вопросов о видеостенах”, после чего почувствовали некоторую неловкость: а не обидели ли мы кого-либо столь “фривольным” названием? Очень надеемся, что нет. Но чтобы впредь не ставить себя в подобное положение, мы больше не будем давать нашим экспертным статьям столь неоднозначные заголовки. А интересных текстов в ближайшем будущем у нас планируется немало.
Сегодня мы бы хотели поговорить о переговорных комнатах в формате конференц-зала: это больше, чем небольшая переговорная комната, но гораздо меньше, чем большой концертный зал.
1.Что такое конференц-зал и для каких мероприятий его можно использовать?
Конференц-залы обычно используются для:
2.Что такое многофункциональные конференц-залы?
Как правило, так называются залы, когда сложно выявить одну из преобладающих задач, которые выполняет оборудование этого конференц-зала. Такие конференц-залы могут использоваться и для проведения обычных голосовых совещаний, и для прослушивания докладчика с одновременным просмотром видеоматериалов, и для организации видеоконференций и даже для просмотра фильмов, как в обычном кинотеатре.
3.Каково оптимальное количество мест в конференц-зале?
Не существует какой-либо универсальной цифры. Все зависит от размера помещения, финансовых возможностей заказчика, а также функционала, который будет выполнять будущий конференц-зал.
Основываясь на нашем многолетнем опыте разработки инженерных решений и интеграции, скажем так: стоимость оснащения конференц-зала зависит не только и не столько от его размера, сколько от уровня его универсальности и автоматизации: чем шире функциональность зала, тем большее количество оборудования там установлено, а соответственно и сумма затрат выше.
4.Какие существуют схемы расположения аудитории в конференц-зале?
Вариантов размещения участников и зрителей в конференц-залах существует немало, однако все они являются частными случаями пяти основных вариантов: Т-образного размещения, круглого стола, стола переговоров, школьного класса и театра.
Рассмотрим каждый из них.
Т-образное размещение
Руководитель (ведущий мероприятия) находится во главе стола и возглавляет мозговой штурм, поочередно слушает отчеты подчиненных или говорит сам.
Круглый стол
Стол переговоров
Этот способ размещения во многом схож с Т-образным размещением, но, тем не менее, имеет ряд особенностей, которые позволяют выделить его в отдельный тип организации конференц-зала.
Данный вариант отлично зарекомендовал себя в переговорных комнатах крупнейших компаний со всего мира. Он сочетает в себе удобство общения между участниками и работу с наглядными материалами: длинный вытянутый стол позволяет разместить видеопанели по обе стороны стола или даже закрепить их на потолке, разделив переговорное пространство надвое.
Школьный класс
Театр (или формат классической конференции)
Если во время выступления предполагается большое число слушателей, то такой способ размещения будет наиболее уместным: ведь благодаря отсутствию столов и другой мебели высвобождается дополнительное пространство, а стулья участников располагаются друг за другом рядами, что позволяет всем видеть и слышать выступающих.
5.Какие системы должны быть обязательно в конференц-зале?
Переговорная комната становится конференц-залом, если в ней установлены:
Если хотя бы одной из этих систем нет, то это не конференц-зал, а уже снова просто переговорная комната.
Все чаще к вышеперечисленным системам добавляется и система управления оборудованием зала.
6.Что такое система отображения конференц-зала?
7.Что такое звуковая система конференц-зала?
8.Что такое система управления конференц-залом?
9.Какое оборудование обычно устанавливается в конференц-зале?
10.Что нужно учесть при проектировании конференц-зала?
Обстановку конференц-зала мебелью и оснащение техникой лучше заблаговременно, тщательно и точно спланировать, а проект постройки конференц-зала следует разделить на этапы, в рамках которых будут производиться те или иные работы. Все это избавит Вас от таких неприятностей, как укладка забытых кабельных трасс поверх ламината или линолеума (например в коробе) или штробления при уже законченной финишной отделке и других, нередко, забавных, проблем монтажа.
Укладка кабельных трасс
Камеры и видео
Акустические “нюансы”
На заднем плане можно увидеть кабины для синхронного перевода
А вот так кабина выглядит вблизи
При оснащении конференц-залов большого размера мы рекомендуем в начале провести акустический расчет помещения.
Специалисты компании МедиаСтройИмидж будут рады оборудовать конференц-зал в Вашей организации, учитывая особенности помещения и специфику деятельности предприятия.