для чего нужен платежный календарь

Как платежный календарь поможет предотвратить кассовые разрывы

В бизнесе гораздо больше исходящих и входящих платежей. Появляются ситуации, когда нужно заплатить сейчас, но денег нет. Чтобы избегать этих неприятных моментов, удобно пользоваться платежным календарем.

Платежный календарь — это перечень платежей и поступлений в компании, которые разбиты по датам. Обычно он составляется на месяц и помогает увидеть ситуацию с финансами за конкретный день.

Например, будут ли у компании деньги на страховые взносы 15 числа? Стоит ли заплатить поставщику пораньше или перенести платеж и оставить небольшой резерв? Когда ждать оплаты от заказчиков?

Функции платежного календаря:

Разница между платежным календарем и бюджетом движения денежных средств заключается в том, что приток и отток денег в БДДС не привязан к конкретным датам. Его чаще всего используют в больших компаниях, поскольку составление бюджета занимает меньше времени. Но наличие отчета БДДС не может показать возможный кассовый разрыв в будущем.

Вернемся к примеру с офисом Андрея, из которого видно, что месячный бюджет выполняется:

Поступления: 20 000 рублей.

Расходы: 2 000 рублей.

Прибыль: 18 000 рублей.

Но стоит внести данные в платежный календарь, становится виден кассовый разрыв:

Плюсы платежного календаря:

Минусы платежного календаря:

Александр Нечаев, фаундер Dorfer Games:

«Мы работаем на рынке гиперказуальных игр и делаем по 20-30 проектов в месяц. Это короткие сроки разработки и оплата за каждый проект по отдельности, поэтому нам важно прогнозировать, когда мы получим деньги на счет.

Год назад нас было пятеро, и я понял, что пора учиться планировать и анализировать финансы. Мы завели и настроили себе платежный календарь, где учитываем ближайшие поступления и расходы понедельно на ближайшие 4-6 недель, список инвойсов в оплате и их суммы, а также планирование по отправке инвойсов в оплату»

Как составить платежный календарь

1. Сделать шаблон

2. Собрать информацию

Чтобы собрать информацию для платежного календаря, нужно запросить ее у разных отделов и ответственных лиц.

Информация о поступлениях: когда планируется поступление оплаты от клиентов, доход от сдачи имущества в аренду, страховые выплаты, субсидии, кредиты. Вся эта информация есть в договорах поставки и аренды, можно ее уточнить у руководителей или юриста. Важно не забыть указать схему работы: предоплата, постоплата или рассрочка.

Информация о тратах: планируемые закупки сырья, оплата коммунальных услуг, аренды, зарплаты. Чаще всего такие платежи носят повторяющийся характер, поэтому можно проанализировать данные по тратам за предыдущий период и аналогичные периоды прошлых лет.

Информацию о налогах лучше актуализировать по налоговому календарю, это позволит избежать штрафов и пеней.

3. Внести информацию о входящих платежах

Бывают ситуации, когда у контрагента есть отсрочка платежа. В этом случае планировать поступление денег лучше на последний день, указанный в договоре. Такая предусмотрительность поможет не попасть в кассовый разрыв.

Есть сферы, где нет возможности ориентироваться на условия договора. Например, в розничной торговле. В этом случае при составлении платежного календаря можно учитывать данные предыдущих периодов.

4. Внести информацию об исходящих платежах

Срочные расходы лучше сразу внести в календарь, а несрочные планировать относительно поступлений денег от клиентов.

Мария Кузьменко, CEO EasyIIKO:

«Платежный календарь — это отличное решение для управления бизнесом. Да, он помогает планировать движение денежных средств, потому что все ваши платежи учтены. Если говорить про оплаты по накладным, то системы автоматизации позволяют не делать это вручную. Все внесенные первичные документы будут „просить“ об оплате автоматически»

5. Определить даты кассовых разрывов

Для этого нужно посчитать нарастающим итогом ежедневные остатки по счетам. Если есть угроза кассового разрыва, то с ней нужно работать — постараться ускорить поступления денег и отложить траты.

На основе платежного календаря можно составить бюджет движения денежных средств, но часто компаниям достаточно лишь одного из этих инструментов.

Работа с платежным календарем

Вносить данные о планируемых расходах и доходах нужно каждый день. Кроме этого, нужно постоянно следить за остатком денег и не допускать просрочек. Сразу же вносятся данные о новых поступлениях и расходах. Такие операции помогут точно спрогнозировать появление кассового разрыва. Воспользуйтесь следующими способами, чтобы его избежать:

Вывод

Использование платежного календаря в компании позволяет оперативно планировать финансы, отслеживать их состояние и не попадать в кассовые разрывы. Календарь наглядно отображает всю картину движения денег.

Можно вести платежный календарь и в Excel, и в виде списка на бумаге, но удобнее, быстрее и нагляднее это делать в специальном онлайн-сервисе ПланФакт.

Источник

Платежный календарь предприятия: зачем он нужен и как его составить

Представим ситуацию. Ваша компания занимается поставками сезонного оборудования. Недавно вы заключили успешную сделку с большим количеством нюансов по денежным поступлениям (например, вы работаете по индивидуальной программе лояльности, которая включает в себя разные расчеты по скидкам для клиента и т.п.). То есть текущие финансовые процессы требуют большого внимания и постоянного поддержания данных в актуальном виде. Упустив какую-то деталь, можно прийти, увы, к неприятным как для компании, так и для клиента последствиям.

Поэтому, чтобы работать с финансовыми процессами компании детализировано, учитывая все поступления, избегать кассовых разрывов и сохранять репутацию надёжного партнёра, мы советуем использовать платежный календарь предприятия.

Вопросы, рассмотренные в материале:

Отличия платежного календаря от бюджета движения денежных средств (БДДС)

Платежный календарь входит в систему бюджетирования, т.к. используется при планировании поступающих и расходуемых денежных средств.

В более общем виде данные статьи представлены в бюджете движения денежных средств (БДДС). То есть основным отличием платежного календаря является возможность внесения ежедневных правок с учетом актуальных сведений о фактическом наличии денег на счетах предприятия или в кассе.

Отметим, что во время подготовки платежного календаря расходы прогнозируются при помощи действующих договоров и первичных документов на оплату. А при прогнозе поступлений денег во внимание принимаются фактически совершенные отгрузки товара покупателям и кредитные средства, полученные по кредитным договорам. Поэтому данный документ обычно составляется на месяц.

Если вы хотите эффективно управлять денежными средствами, необходимо, чтобы платежный календарь устанавливал приоритетность выплат предприятия. Поясним: если недостаточно свободных ресурсов, в первую очередь погашают те обязательства, которые являются наиболее существенными для продолжения работы компании.

Преимущества платежного календаря для предприятия

Платежный календарь позволяет:

Работая с платежным календарем, вы:

Основная цель введения данного документа — создание графика денежных потоков на несколько рабочих дней — месяц.

Содержание платежного календаря бывает разным — все зависит от особенностей компании и потребностей работающих с данным документом специалистов. Но в нем обязательно должны учитываться поступления, выбытия, плановые остатки финансов.

Основные виды платежных календарей предприятия

Расскажем про наиболее популярные типы документов, с которыми вы можете работать.

Налоговый платежный календарь

В нем фиксируются осуществляемые в налоговые органы отчисления. В качестве даты уплаты обычно устанавливают последний день срока, выделенного на перечисление средств.

Календарь инкассации дебиторской задолженности

Все данные вносятся в документ в сроки, указанные в соглашениях с контрагентами. В качестве даты поступления денег используется дата зачисления на расчетный счет.

Календарь выдачи зарплаты

Используется в компаниях, работающих с многоступенчатым графиком выплаты зарплат.

Бюджет формирования производственных запасов

Сведения по данным платежам вносятся согласно планам закупок либо договорам, заключенным с контрагентами. Этот же документ должен содержать данные в случае выплаты долгов поставщикам.

Бюджет управленческих расходов

В него вносятся затраты на приобретение лицензий, оргтехники, то есть все, что не относится к внеоборотным активам, а также расходы на деловые поездки, почтовые отправления, прочие виды затрат, необходимые для управления компанией. Отметим, что сюда не входит оплата труда административно-управленческого персонала, она фиксируется в календаре выплат зарплаты. Сумму в этом случае устанавливает соответствующая смета, а сроки согласовываются со службами управления.

Бюджет реализации товара

Здесь предусмотрено два раздела: «График поступления платежей за реализованную продукцию» (вы получили оплату за проданный товар/услугу), а также «График расходов, обеспечивающих реализацию продукции» (например, затраты на транспортировку товара).

Какие данные нужны для составления платежного календаря

При разработке данного документа используется реальная информационная база денежных потоков предприятия. В нее должны входить такие сведения:

Как составить платежный календарь

Расскажем на конкретном примере о создании платежного календаря предприятия.

Компания «Х» ведет свою деятельность в нескольких крупных городах, поэтому может похвастаться обширной филиальной структурой. Руководство решило провести централизацию управленческого учета, чтобы обосновать перераспределение финансов между филиалами. В результате чего потребовалось изменить систему контроля движения денежных потоков.

Для этого были сделаны такие шаги:

Налажено поступление информации от региональных офисов при подготовке БДДС, балансировке поступлений и выплат. Получившийся образец платежного календаря предприятия вы видите ниже:

Нюансы составления платежного календаря предприятия

Реестр запланированных выплат является важной частью данного календаря. Обычно именно он идет на подпись финансовому или генеральному директору предприятия. Отметим, что в идеале в реестре платежей предусмотрены как стандартные колонки, например, дата составления заявки на платеж, номера счета и договора, наименование контрагента и сумма к оплате, так и ряд дополнительных полей. Последние могут помочь руководителю департамента казначейства (либо финансовому директору, если в компании отсутствует отдельная казначейская функция) сформировать платежный календарь.

Наибольшую сложность из всех описываемых задач, как показывает практика, представляет собой планирование объемов средств, поступающих в течение дня. Обычно действуют таким образом: запланированные в бюджете поступающие средства делят на количество рабочих дней, после чего результат заносят в платежный календарь. Таким образом получается входящий денежный поток одного дня. Это единственный вариант расчетов, если компания торгует в розницу без предварительных договоров.

Рекомендуется заблаговременно определить, какая часть запланированных к поступлению средств пойдет на оплату счетов. Обычно это делается на основе опыта работы или анализа движения финансов. Также стоит заранее определить в регламенте платежей страховой остаток средств на конец рабочего дня – этот показатель необходимо принимать во внимание при подготовке платежного календаря предприятия, даже простого.

Советуем включить в данный документ информацию о существующих невыбранных лимитах в рамках кредитных линий. Эти данные указывайте рядом со сведениями о входящих остатках. Тогда в платежном календаре будут как можно более полно представлены сведения о финансовых возможностях предприятия, а значит, у финансового директора появится возможность эффективнее использовать ресурсы.

Определение приоритетов, если нет денег для оплаты всех счетов.

Для более быстрого управления рекомендуется указывать в заявках приоритет платежа и срок оплаты по договору. С помощью этой информации финансовый директор единолично примет решение о том, выплату каких сумм можно временно отложить. В первую очередь компании стараются расправиться с долгами по заработной плате, перед бюджетом, банками. Далее в очереди следуют ключевые контрагенты, непосредственно влияющие на возможность продолжения работы компании, или договор с которыми предусматривает серьезные штрафы. И в конце вносятся все прочие платежи.

Вы почувствуете, насколько проще следить за неоплаченными заявками, если указывать факт исполнения/неисполнения. Также рекомендуется, помимо классического деления платежей по статьям, предусмотреть аналитику по контрагентам. В этом случае самым удобным инструментом является Excel – вам нужно только ввести дополнительный столбец с названием получателя. Вы получите возможность при необходимости видеть список дебиторов, которые ждут перечисления в ближайшее время.

Можно ли автоматизировать процесс работы с платежным календарем

Помните, что выбранная или уже используемая компанией программа платежного календаря должна давать такие возможности:

создавать заявки на оплату или реестры платежей;

формировать отчеты, которые дают возможность следить за исполнением платежей, выполнять нормы платежной системы, бюджетов движения денежных средств;

поддерживать контроль и согласование бюджетов, заявок на оплату, пр. – допустим, участники бизнес-процесса не видят заявки, утвержденные начальником соответствующего ЦФО и заявки на оплату, но сразу после утверждения заявка попадает на рассмотрение финансисту;

разграничить доступ к сведениям о финансовой деятельности по уровням ответственности в компании – каждый руководитель ЦФО должен видеть лишь собственные заявки и их исполнение.

Успешность внедрения и автоматизации платежного календаря зависит от того, насколько корректно и полно во время создания была продумана внутренняя структура процесса.

И, конечно, мы готовы вам в этом помочь. Отправьте заявку и наши эксперты вас проконсультируют.

Источник

Платежный календарь

Платежный календарь — удобный инструмент бюджетирования и финансового планирования организации, позволяющий избежать кассового разрыва и сбалансировать денежные потоки.

На этапе развития бизнеса и внедрения новых стартапов руководители часто сталкиваются с ситуацией, когда в текущий момент не хватает средств для оплаты обязательных статей — кредита, аренды, заработной платы, налогов. Это случается и тогда, когда компания имеет хорошую прибыль, но нет понимания о правильном распределении средств и сроке обязательных взносов.

Зачем нужен платежный календарь?

Если в фирме нет прописанного регламента по платежам, планирование календаря не имеет смысла. В других случаях это самый эффективный способ избежать отсутствия денег для оплаты расходов и решить ряд задач:

Отличия платежного календаря от бюджета движения денежных средств

Бюджет движения денежных средств также является инструментом финансового планирования и ориентирован на предупреждение кассовых разрывов.

Основное отличие — постоянное обновление информации и внесение ежедневных правое с учетом фактического, а не предполагаемого количества денег на счете или в кассе. Это позволяет бухгалтеру оперативно вносить правки в планы и прогнозировать необходимость перенаправления средств или использование заема.

Для эффективной работы с бюджетом приоритетность выплат лучше определять с помощью календаря, используя свободные ресурсы для оплаты наиболее важных счетов.

Важно: в документе учитываются все поступления, выплаты и плановые остатки за выбранный период.

Другие отличия от бюджета движения денежных средств компании:

Преимущества платежного календаря

Виды платежных календарей

Платежный календарь предприятия зависит от специфики работы, частоты обязательных выплат и сферы деятельности, поэтому его содержание зачастую индивидуально.

Различают несколько подвидов:

Данные, необходимые для составления платежного календаря

Разработка платежного календаря предполагает использование фактических данных о состоянии счетов и движении денег:

Как составить платежный календарь?

Не существует универсальной формы составления такого графика. Вы можете посмотреть пример платежного календаря для предприятия в своей отрасли и скачать варианты для последующей доработки.

Формирование проходит в три этапа.

Выбор формы платежного календаря предприятия — Этап 1

Возьмите за основу бюджет движения денежных средств компании и скопируйте строки с него, так как это и есть расшифровка всех доходов и расходов на ближайший период. Детализируйте крупные группы, но не загромождайте график, чтобы он был читаемым.

Совет: отдельная строка требуется для статьи расходов, если оборот по ней составляет 5%. Пункт «прочее» не должен превышать 10%.

Указывайте все даты в графике, даже выходные и праздничные дни. Это поможет избежать путаницы. Если вы составляете платежный календарь в Excel выделите колонки нерабочих дней другим цветом.

Создайте взаимосвязь между БДДС по сумме лимитов и переносите остатки в отдельную колонку. Это поможет контролировать отклонение реальных данных от прогнозируемых в бюджете.

Учитывайте все расчетные счета, если их несколько.

Методика заполнения платежного календаря — Этап 2

Выберите тип данных, используемых при заполнении таблицы. Предпочтительней брать информацию договоров с контрагентами, а не цифры БДДС, но такой вариант неприменим к розничной торговле, где невозможно установить полученную сумму от клиентов. В таком случае можно взять данные из бюджета за месяц и разделить на количество рабочих дней.

Сформируйте отчеты по бухгалтерским расчетам, договорам с поставщиками и подрядчиками, заявкам на оплату. Объедините информацию и включите ее в календарь.

Если компания часто сталкивается с задержками отплаты от контрагентов, заложите поправку на это в документ, чтобы сократить риск образования кассового разрыва.

При разработке плана платежей в Excel ведите все записи в одном документе, чтобы видеть повторяющиеся статьи и быстро их вносить. Всегда вносите цифры в рублях, чтобы не пропустить большие суммы.

Создайте регламент составления платежного календаря, если у вас большая организация. Это позволит избежать путаницы и сформирует бесперебойность его формирования.

Регламент отвечает на вопросы:

Актуализация и внесение правок — Этап 3

Для достижения максимальной информативности календаря рекомендуется ежедневно вносить изменения, заменяя плановые цифры фактическими на основании выписок и кассового отчета. Еженедельная актуализация экономит время, но снижает ценность документа.

Систематически проводите анализ полученной информации и отклонений от предполагаемых сумм. Такой подход гарантирует полный контроль финансового состояния организации, оценку сложностей с соблюдением бюджетных лимитов и предотвращение кассовых разрывов. На основании аналитических данных руководитель может изменить политику расчета с поставщиками, предотвратить нарушение сроков обязательных выплат, привлечь краткосрочные заемные средства или сократить расходы.

Пример составления платежного календаря в Excel

Платежный календарь компании удобно составить, обновлять и дорабатывать в Excel таблицах. Вы можете скачать готовый шаблон и корректировать его под свои потребности или составить с нуля, учитывая рекомендации.

С ростом бизнеса использование таблиц станет затруднительным из-за количества транзакций. В таком случае задумайтесь о внедрении автоматических систем расчета.

Как автоматизировать процесс работы с платежным календарем?

Автоматизация платежного календаря возможна, если идет в связке со всеми бизнес-процессами в организации. От внутренней структуры зависит насколько корректным и успешным будет автоматическое ведение плана расходов. Для этого необходимо использовать программное обеспечение, которое дает возможность:

Использование платежного календаря в любом виде позволяет эффективно управлять финансами, избегать неприятных последствий и сохранять репутацию вашего бизнеса.

Источник

Платежный календарь предприятия: как разработать и применять

Платежный календарь предприятия: как разработать и применять

Кандидат экономических наук, доцент. Автор двух монографий, шести учебных пособий и нескольких десятков статей по вопросам бухгалтерского учета, финансового менеджмента и анализа. Лауреат премии губернатора в сфере науки, техники и инновационной деятельности за 2012 г. За плечами — опыт работы главбухом бюджетного учреждения и преподавателем государственного вуза.

Платежный календарь – это

Как разработать и применять платежный календарь

Этап 1. Разрабатываем форму платежного календаря

Совет 1.1. Для строк берите за основу БДДС. Детализируйте, но не выделяйте лишнее

Платежный календарь – это своеобразная расшифровка бюджета на ближайший период. Логично, что названия строк в документах должны совпадать.

Крупные статьи БДДС детализируйте подстатьями, но в разумной мере. Иначе календарь станет громоздким и неудобным в заполнении и анализе. Воспользуйтесь принципом существенности: когда суммарный оборот по статье не более 5% за отчетный период, то для нее не нужна отдельная строка. Включайте ее значения в прочие платежи или поступления. Подход не касается стратегически важных или особых для компании операций, например, трат на благотворительность.

Избегайте и другой крайности: раздувание статей «Прочее». Они не должны оказаться больше 10% от общих поступлений и выплат.

Совет 1.2. В колонках указывайте все предстоящие дни

Даже выходные и те, в которые не ожидается движение денег в организации. Так проще не запутаться.

Если формируете календарь в Excel или Google Таблицах, то колонки для нерабочих дней выделяйте другим цветом.

Совет 1.3. Обеспечьте связь с БДДС по суммам лимитов

Добавьте колонку, в которую будут переноситься бюджетные остатки по конкретной статье. Этим реализуете оперативный контроль за тем, допустимы ли траты и сколь велико на данный момент отклонение от ожидаемых за год поступлений.

Совет 1.4. Если расчетных счетов несколько, то продумайте механизм включения их в календарь.

В Excel это можно реализовать так:

Этап 2. Определяемся с методикой заполнения платежного календаря

Совет 2.1. Установите, что будет информационной базой

В календаре – два основных блока: поступления и платежи. У каждого – свои особенности формирования.

Поступления от контрагентов заполняются на основании:

Предпочтительнее первый вариант, ведь он точнее. Но он работает не для всех организаций. Например, в розничной торговле неизвестно заранее, какая сумма придет от покупателей на счета и в кассу организации в каждый день. Проблему решают так: из БДДС берут поступления за конкретный месяц и делят их на количество рабочих дней в нем.

Платежи формируются по следующим документам:

Рисунок 1. Заявка на платеж и реестр платежей: реквизиты

Совет 2.2. Делайте поправку по суммам поступлений

Если в организации покупатели часто нарушают сроки оплаты, то откорректируйте поступления.

В некоторых компаниях намеренно переносят договорные даты в платежном календаре на более поздние. При этом ориентируются на сложившийся средний процент задержек. Например, деньги от контрагента должны прийти в течение 20 дней после отгрузки. Средняя задержка по оплате составляет 10%. Значит, сумму сдвигают на два дня по отношению к крайней договорной и ставят на 22-й день. Такой подход снижает риск наступления кассового разрыва.

Совет 2.3. Если составляете календарь в Excel, то ведите его в течение года в одном файле или даже на одном листе.

Это поможет видеть повторяющиеся платежи и быстрее их планировать. Чтобы данные за предыдущие месяцы не мешали, сверните их с помощью функции «Скрыть».

Совет 2.4. Вносите в календарь цифры в рублях

Так точно не проглядите нехватку денег, которая исчисляется десятками тысяч.

При необходимости перевести рублевый формат в Excel в тысячный или миллионный, воспользуйтесь алгоритмом со схемы.

Рисунок 2. Перевод цифр в тысячный или миллионный формат в Excel

Совет 2.5. Напишите регламент формирования платежного календаря

Для небольшой организации такой документ может оказаться излишним. Когда все договоры, счета и платежи сосредоточены в руках одного или максимум двух бухгалтеров, то регламентировать попросту нечего. Для крупного предприятия – это, напротив, возможность четко определить правила игры для всех сотрудников и достичь бесперебойности в процессе формирования календаря.

В регламенте зафиксируйте:

Дальше некоторых из этих моментов мы рассмотрим подробнее.

Этап 3. Устанавливаем частоту корректировок календаря и проведения план-фактного анализа

Распространенная практика – это ежедневная актуализация документа. В конце рабочего дня плановые цифры меняются на фактические на основании банковских выписок и кассовой книги. Благодаря этому остаток на начало всегда показывает реальную ситуацию с деньгами.

Но такой подход – не единственный. Есть немало специалистов, предпочитающих делать еженедельные корректировки. Этим экономится время, но снижается информационная отдача от календаря.

Важный момент его применения – систематические проведение анализа отклонений. Он помогает:

Сложности при формировании платежного календаря

Рассмотрим лишь два момента. Они оба технического характера.

Первый. Поступления не всегда следует полностью выбирать платежами

Не планируйте нулевое сальдо по деньгам на конец дня, если по договору с банком оговорен неснижаемый остаток на счете. Помните о нем и фиксируйте его в календаре. Если счетов несколько, значит, отмечайте лимиты по каждому из них.

Второй. Продумайте, кому платить первому, когда денег на покрытие текущих обязательств не хватает

Для этого ранжируйте кредиторов исходя из следующего:

Исходя из полученных ответов определите, чей платеж не может ждать, а с кем попробовать договориться об отсрочке. На схеме мы привели один из подходов к ранжированию контрагентов. Используйте его для разработки своего варианта.

Рисунок 3. Вариант ранжирования предстоящих платежей кредиторам

Платежный календарь: пример составления

Скачайте наш пример платежного календаря в Excel. В нем мы учли все то, что написали выше. Например, ввели колонку с лимитами из БДДС и возможность выбирать расчетный счет по каждой денежной операции. А еще заполнили типовой набор поступлений и платежей для производственной компании.

Возможно, для кого-то это лишние опции. А кому-то, напротив, потребуется что-то добавить. Помните: платежный календарь не имеет унифицированный формы. Он настраивается под потребности конкретной организации и предпочтения специалиста.

На рисунке 4 – скриншот созданного документа.

Рисунок 4. Платежный календарь: образец

Платежный календарь – важный инструмент для предотвращения кассовых разрывов. Кроме того, он помогает оперативно контролировать соблюдение бюджетных лимитов в отношении трат. Время, потраченное на его формирование и актуализацию, с лихвой окупится снижением риска блокировки счетов, получения административных штрафов за несвоевременные расчеты с бюджетом и работниками, а также пеней за несоблюдение договорных условий.

Источник