для чего нужна деловая документация
Требования к оформлению документов по делопроизводству
Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.
Правила оформления документов и их значение
Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.
В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.
Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление реквизитов документов не только свидетельствует о делопроизводственной культуре, но и гарантирует юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение — сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает правильное направление на исполнение, позволяет связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке и т.п.
Как оформить реквизиты документов?
Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:
Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.
Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:
Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.
Требования ГОСТа
ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.
Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:
В приложениях А, В даны:
На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.
Документы организации: учитываем новый стандарт
На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?
Вот эти важные моменты:
Заключение
Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.
В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.
Деловая документация в фирменном стиле
Вы будете перенаправлены на Автор24
В европейской практике маркетинга и брендинга применяется понятие «corporate identity advertising». Это англоязычное сочетание буквально переводится на русский язык как «реклама корпоративной идентичности». В России понятию «corporate identity advertising» соответствует термин фирменный стиль.
Фирменный стиль – это совокупность неизменных стилевых инструментов и приёмов, который формирует единый образ бренда и указывает на принадлежность всего, сто оформлено с их помощью, этому бренду.
Благодаря фирменному стилю происходит идентификация бренда (повышается узнаваемость и запоминаемость организации, ей становится проще выделиться на фоне конкурентной массы), возрастает доверие потребителя, повышается рекламная конверсия и укрепляются позиции компании на рынке.
Спектр инструментов фирменного стиля достаточно широк, но при этом ограничен и включает в себя название (имя бренда, а не юридического лица), логотип, фирменный знак, фирменный блок, слоган, фирменный цвет, фирменный комплект шрифтов, корпоративного героя, постоянного коммуниканта (лицо фирмы).
Не каждый бренд использует весь арсенал инструментов фирменного стиля. Наличие корпоративного героя и постоянного коммуниканта совсем не обязательно. Логотип, фирменный знак, и фирменный блок не используются в структуре фирменного стиля все вместе; как правило бренд имеет один или два из этих инструментов в произвольном сочетании. Что касается остальных инструментов фирменного стиля, при их отсутствии образ бренда может быть лишён целостности, и это повредит функциональности фирменного стиля.
В качестве стандартных носителей фирменного стиля выступают упаковка продукции, интерьерное и экстерьерное оформление магазинов и точек обслуживания, полиграфические материалы, специализированная одежда сотрудников или её отдельные элементы, любые рекламные материалы. Особенным носителем фирменного стиля являются бланки деловой документации.
Готовые работы на аналогичную тему
Деловая документация — это один из носителей фирменного стиля компании, который представляет собой непостоянный набор бланков деловых бумаг с корпоративной символикой.
Деловая документация в фирменном стиле: виды
Деловая документация в фирменном стиле включает шаблоны:
Это расширенный список деловой документации в фирменном стиле. В небольших компаниях он может ограничиваться 2-3 позициями. Минимальный пакет деловой документации включает универсальный фирменный бланк, который используется для любых целей и шаблон визитной карточки.
Деловая документация в фирменном стиле разрабатывается согласно брендбуку компании.
Брендбук – официальный документ, в котором закрепляется концепция бренда, его атрибуты и полное руководство по фирменному стилю, которое включает в себя подробное описание использования каждого фирменного элемента на различных носителях, как рекламных, так и корпоративных.
На бланках деловой документации, как правило, используется название, логотип компании, фирменный знак, фирменный блок, иногда размещается слоган. Деловая документация оформляется в фирменных цветах с помощью фирменного комплекта шрифтов.
Функции деловой документации в фирменном стиле
Любой бланк деловой документации в фирменном стиле должен органично сочетать в себе функциональность и эстетичность, соответствуя при этом общей визуальной стилистике компании. Если визуальный компонент дизайнеры, как правило, учитывают при разработке деловой документации, то о непосредственном назначении бланка зачастую забывают.
Помимо маркетинговых функций, главной задачей деловой документации всё-таки остаётся её изначальная функциональная нагрузка (для визитки – обмен контактами, для конверта – упаковка бумажных отправлений, для письма – передача информации и т.д.), поэтому главным критерием при разработке документации в фирменном стиле является функциональность.
Функциональность диктует такие параметры как формат бланков документов, размеры печатного поля, тип бумаги, размеры полей и отступов, цвет фона и т.д.
Некогда существовала идея унифицировать требования к фирменной документации на государственном уровне, поэтому был принят ГОСТ Р 6.30–2003, который формально действует до сих пор. Но на практике требования ГОСТа, мягко говоря, не соответствуют условиям современной действительности и редко принимаются дизайнерами за руководство при разработке шаблонов документов.
Требования к деловой документации в фирменном стиле
Общепринятым для визитки является минимальный отступ в 3 мм от краёв карточки. Это разумно с точки зрения композиции и необходимо для технологии производства при резке.
Оптимальными размерами полей для фирменных бланков будут: левое и нижнее —30 мм, а правое и верхнее — не менее 20 мм. Минимальные размеры: нижнее и левое поля документа не менее 20 мм, а правое — не менее 10 мм. Они необходимы для последующей работы с документами: нумерации страниц, обработки дыроколом, сшивания, подшивки в папки.
При разработке шаблонов конвертов обязательно должен быть использован унифицированный порядок оформления адресного блока, где значатся: страна, почтовый индекс, область, район, город, улица, номер дома, строение, этаж, номер офиса.
Для международных компаний при переписке с иностранными партнёрами целесообразно использовать европейский стандарт порядка оформления адресного блока: номер офиса, этаж, номер дома, строение, улица, город, район, область, почтовый индекс, страна.
Существует стандарт размещения реквизитов адресанта на конвертах в левом верхнем углу, а адресата — в правом нижнем. Такое расположение блоков обусловлено техническими особенностями автоматической сортировки писем в почтовых службах.
Целесообразно не использовать при разработке деловой документации шрифты размером меньше 12 типографских пунктов.
Фон бланков документации не должен быть сложным, содержать обилие текстур или графических элементов. Фон не должен снижать «читабельность» документа. Также необходимо предусмотреть отступ не менее 4 мм между фирменной частью делового бланка и его основным содержанием.
Если пакет деловой документации в фирменном стиле не предполагает отдельного бланка для факсимильных сообщений, то необходимо предусмотреть беспрепятственный перевод цветовой палитры универсального фирменного бланка в черно-белые цвета.
Получи деньги за свои студенческие работы
Курсовые, рефераты или другие работы
Автор этой статьи Дата написания статьи: 05 02 2018
Новый гост для оформления документов
С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.
Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.
Мы прочитали его весь — вот главное.
Как составлять документы по госту
Вот несколько советов из стандарта:
Зачем гост для документов
У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.
Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.
Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.
Когда документ на нескольких страницах
Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.
У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.
Шрифты — бесплатные
Шрифты рекомендуют такие:
Или похожие по начертанию и размеру.
В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.
Отступы и интервалы
Абзацный отступ — 1,25 см.
Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.
Вот требования к интервалам:
Минимальные поля для всех документов:
Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.
Выравнивание — по ширине
Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.
Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.
Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.
От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса
Реквизиты документа
Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.
В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.
По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.
Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие: