для чего нужна канбан доска

Канбаньте с умом: 3 правила и 6 вредных советов для ведения канбан-доски

Я руковожу разработкой Granatum и являюсь product owner платформы. В этой статье я хочу рассказать о том, как мы используем канбан в ежедневной работе, и поделиться с вами своими лайфхаками и набитыми шишками.

Канбан сейчас однозначно ассоциируется с IT-сферой и программированием. Однако эта система впервые появилась на заводе Toyota еще в 1959, а уже в 1962 году ее начали использовать повсеместно. В основе канбана — работа главного конвейера для поставки деталей точно в срок, чтобы они не залеживались на складе.

В IT-отрасли эта система используется с 2005 года в таких компаниях, как Microsoft и Corbis. Интересный пример — бренд одежды «12 Storeez»: канбан здесь начали внедрять на уровне топ-менеджмента, создав доску, объединяющую задачи по всему процессу производства — от идеи до склада.

В современном мире канбан как фреймворк для организации работы может быть применим в разных сферах: промышленность, программирование, HR, маркетинг и т.п. Основная цель — сделать процесс сквозным и прозрачным для всех участников для максимально быстрого достижения цели.

Ключевые ценности канбана: прозрачность, баланс, сотрудничество, клиентоориентированность, поток, лидерство, понимание, согласие, уважение.

Обобщив свой 10-летний опыт применения этого фреймворка в работе, я сформулировала для себя 6 важных принципов:

1. Начните с того, что важно именно сейчас: сформируйте пул задач, который критично реализовать в ближайшее время.

2. Организуйте рабочий процесс по стадиям, которые будут понятны и релевантны для всех участников. Основных стадий четыре:

Кроме этих основных стадий, можно добавлять и другие, которые будут отражать процессы именно в вашей компании, например, «выбрано для ближайшей работы”, “готово к проверке”, “отложено”, “возврат» и т.д.

3. У каждой задачи есть ответственный: поощряйте лидерские качества сотрудников, чтобы они не боялись брать на себя ответственность.

4. Организуйте не команду, а работу, то есть конкретные задачи — и пусть ваши сотрудники соорганизуются вокруг этих задач.

5. У канбана есть свой ритм: выработайте оптимальный для вашей команды темп и придерживайтесь его.

6. Один из самых важных принципов: у каждой стадии есть свой лимит по количеству задач на одного сотрудника, и выход за пределы лимита — табу.

Кроме того, по системе канбан на единой доске работает наша техподдержка: задачи «в работе” и “в ожидании ответа» отслеживаются в режиме реального времени. Это помогает контролировать перегруз отдельных сотрудников и своевременно передавать задачи другим специалистам, освободившимся в данный момент.

Мы используем канбан и для маркетинговых активностей, в том числе для организации собственных конференций, которые проводим 1-2 раза в месяц: задачи для разных участников стекаются на доску, где каждому удобно их отслеживать, отражать статус и передавать таск дальше. Такая организация работы очень полезна и наглядна и для руководителя: реальная картина видна здесь и сейчас, и дополнительные программы типа excel или google docs уже не нужны. Всё четко и понятно.

Сервисов для ведения канбан-досок онлайн сегодня довольно много: jira, trello, bitrix24, wrike, TargetProcess, SwiftKanban, LeanKit и многое другое. Мы работаем в jira и bitrix24.

Источник

Методология Kanban: доски, принципы и возможности управления

Управлять командой нелегко. Особенно в digital. Нужно организовать работу так, чтобы и дедлайны соблюдались, и заказчик был доволен.

Вы когда-нибудь собирали вместе группу людей, чтобы создать продукт или запустить проект? В качестве бонусов — жёсткий дедлайн, объемное техзадание и несговорчивый заказчик. Получилось? Всему этому мы учим на курсе «Руководитель digital-проектов».

Волшебной таблетки для решения всех проблем не существует. Но есть методы, которые упрощают работу команды. Один из них ― Kanban.

Пишет про управление в Skillbox. Работала координатором проектов в Русском музее, писала для блога агентства
CRM-маркетинга Out of Cloud.

Что такое Kanban

Kanban ― это метод улучшения процессов разработки и часть agile-философии. В его основе ― «Манифест гибкой разработки программного обеспечения».

Цель Kanban

Только одна ― получать готовый качественный продукт вовремя. Давайте разбираться, как этого добиться.

Kanban начинается с визуализации, чтобы процессы были на виду у команды. Для этого используют специальную доску и набор карточек или стикеров.

Доски Kanban

Доска ― это обязательный элемент для гибкой методологии. Она есть в Scrum, есть и в Kanban. Каждый член команды получает к ней доступ в любое время и видит, на каком этапе находится задача.

Доска подойдёт и реальная, и виртуальная: можно использовать простую пробковую или программы вроде Trello. Kanban-доска подстраивается под любой процесс и применяется в любой области. Например, чтобы составить список дел.

Как устроен Kanban в проектах

У каждого проекта есть план процесса работ. Сначала мы его анализируем и разделяем доску на столбцы, которые отражают этапы. Например, для процесса создания IT-проекта этапы могут быть такими:

Имена столбцов меняются в зависимости от проекта, но важно сохранять их последовательность ― это ключевая ценность Kanban, которую называют потоком.

Kanban-карточки ― это задачи, которые движутся по потоку и перетекают в другие столбцы в зависимости от их состояния. На карточке или стикере пишут название задачи и прикрепляют в начало доски.

C помощью kanban-доски легко вести несколько проектов одновременно, используя карточки разных цветов: один цвет ― один проект.

На доске отражаются все процессы. Команда их анализирует и устраняет слабые места. В Kanban это называется управлением потоком.

Чтобы использовать Kanban, одной доски недостаточно. Команда должна знать принципы, по которым работает.

Команда в Kanban ― единый механизм. Если кто-то не справляется, то страдает общее дело. Работу планируют на доске, поэтому каждый может увидеть свой вклад и ценность для проекта.

В Kanban смешались принципы agile-методологий и lean-мышления. Здесь нет жёстких правил, но есть принципы, на которые можно опираться.

Как помогает визуализация

Визуализация помогает видеть картину целиком и корректировать отдельные её части, понимая, как изменения затронут весь проект. Получить результат точно в срок возможно, если контролировать нагрузку команды. Определите количество задач: сколько команда реально способна решать в установленные сроки. Например, в «Проектировании» одновременно ― не больше двух задач, а на «Тестировании» ― только одна. Всё в зависимости от возможностей команды.

Ситуация: разработчик ещё не закончил с текущей задачей, а ему уже поступила следующая. Он не успевает и тормозит всю работу.

Решение: прекратить передавать задачи в разработку и дать программисту время закончить текущую.

Важно найти баланс: выбрать темп работы, который удобен команде и не вредит срокам проекта. Для этого в Kanban учитывают время выполнения каждой задачи. Так команда понимает, что занимает больше времени, а что ― меньше, и может правильно организовать работу.

Ситуация: на этапе тестирования продукта возникли трудности. Нужно больше времени.

Решение: выяснить, какую часть работы можно сделать быстрее, не потеряв в качестве. Или выделить сотрудника, который свободен и поможет тестировщику.

Чем отличаются
Kanban и Scrum

Kanban часто путают или объединяют с гибкой методологией Scrum. Но это не совсем так.

Представьте, что разработка ведётся по стандартному водопадному подходу. Много времени уходит на утверждение документации, а ошибки всплывают в самый последний момент. Команда понимает, что пора меняться. Scrum сейчас популярен, все говорят о его пользе. Но страшно: придется уйти от привычного процесса разработки, а вдруг не поможет.

В такой ситуации лучше начать с Kanban. Если команда заметит явные улучшения, то после сможет решиться и на Scrum.

Команда уже внедрила Scrum, но хочет продолжать совершенствовать процесс. Тут снова поможет Kanban.

Как внедрить Kanban

Если вы решили использовать Kanban, то запаситесь терпением и научитесь самодисциплине. Не думайте о радикальных переменах, не внедряйте все практики сразу. Kanban ― это про последовательные и плавные улучшения. Возможно, для достойного результата и не понадобится часть инструментов.

Заключение

Теперь вы знаете, что есть Kanban, как использовать метод и чем он отличается от Scrum. И уже готовы проверять всё в деле. Теория ― это хорошо, но нужна практика. И лучше практиковаться без опасений, что одно неверное движение может навредить проекту.

В Skillbox есть курс, который прокачает вас в управлении проектами. Вы сможете внедрять в свою работу любые agile-системы и будете уверены в результате.

Источник

14 Лучших Kanban Инструментов в 2019 Году

Когда необходимо оптимизировать перенасыщенные рабочие процессы, обычных to-do листов может быть недостаточно. В этом случае стоит поискать волшебный функционал, который будет отслеживать все задачи, над которыми работает ваша команда, задачи, которые только планируются, а также показывать полную картину по уже выполненным.

Kanban-доска — отличное решение. Этот инструмент для совместной работы над проектами широко используется в разработке ПО, маркетинге, строительстве, логистике и в любых решениях, где присутствует постоянный поток задач. Kanban-подход помогает командам визуализировать рабочие процессы, грамотно анализировать их и повышать эффективность управления задачами. Этот пост мы посвящаем самым актуальным в 2019 году онлайн инструментам, ориентированным на Kanban. Сравните их и выберите самый подходящий.

Но прежде, чем рассмотреть лучшие программные решения с Kanban досками, стоит узнать, для чего они вообще нужны.

Если вы только еще собираетесь перейти на Канбан и присматриваетесь к популярной методологии, то непременно погрузитесь в доступные руководства и гайды по Канбан для начинающих.

Если кратко, Kanban — это метод управления проектами, направленный на минимизацию многозадачности, повышение эффективности производства и оптимизацию скорости и качества работ. Метод широко применяется в крупных командах, стартапах и для индивидуальных целей.

Правильно подобранное программное обеспечение с функцией Kanban позволит сосредоточиться на приоритетах, держать свою команду в курсе того, что актуально и что будет происходить в ближайшем будущем, а также контролировать все рабочие процессы.

Эффективный Kanban-инструмент поможет управлять Agile-разработкой с помощью удобных досок и карточек, потока действий, функций Swimlanes и WIP limits, диаграмм и таймлайнов — всего, что помогает качественно визуализировать управление рабочими процессами.

Что включает в себя мощное Канбан ПО

На первый взгляд, система Канбан может показаться сложной и не всегда применимой. Но настоящая сила Kanban в том, что, как только команда начинает применять его принципы, то сразу может оптимизировать и стандартизировать рабочие процессы.

Тем не менее, существуют решения, которые выполняют работу лучше и эффективнее других. Рассмотрим главные критерии для поиска лучшего Канбан-инструмента:

Лучшие Канбан инструменты для управления проектами

У вас, по сути, есть два пути:

Описывая JIRA, часто употребляют слова «мощная» и «мультифункциональная». Это действительно популярный универсальный РМ софт, который позволяет командам разработчиков планировать задачи, назначать исполнителей, работать со спринтами, устанавливать приоритеты и сроки и многое другое.

JIRA предоставляет большое количество настроек фильтрации, удобную визуализацию, подробные отчеты и удобный трекер времени.

Сомнения: JIRA хорошо подходит для технических команд, но небольшие компании и стартапы просто не смогут использовать все возможности сервиса. Нет возможности назначить нескольких исполнителей для одной задачи.

Trello

Trello — это популярный инструмент управления, который позволяет организовывать задачи, списки дел, инициативы, обсуждения и идеи на одной доске. Сервис довольно прост и интуитивно понятен, и многим компаниям просто нужна его базовая бесплатная версия для работы. Система Trello подходит всем, кому нужна базовая функциональность досок Kanban.

Сомнения: Trello не имеет своего собственного учета времени, поэтому вам придется платить за другое программное обеспечение (например, Everhour или Toggle). Кроме того, в Trello нет функций WIP limits, Swimlanes и диаграмм Burndown.

Hygger

Hygger — яркий представитель нового поколения PM-инструментов, который отлично подходит продуктовым компаниям, стартапам и организациям средних размеров. Сервис предоставляет удобные to-do листы с кастомными полями, Канбан досками, функциями Swimlanes, WIP limits и Timelines.

Достоинством сервиса является возможность приоритизировать функции, идеи или задачи, используя различные методы приоритизации. Этот фактор часто является решающим при выборе Hygger vs Trello. Кстати, если вы знакомы с функционалом Trello, то быстро освоиться в Hygger не составит труда, потому что платформа имеет похожий интерфейс.

Hygger предлагает определять приоритеты с помощью простых методов (Eisenhower matrix, Value vs Effort, Value vs Risk), а также продвинутых техник (ICE и RICE, Weighted Scoring).

Сомнения: Не хватает возможности переключения из Канбан в timeline автоматически, нет мультиязыковой поддержки.

Asana

Asana – не менее популярный сервис с доступными iOS и Android приложениями, который хорош в управлении задачами, отслеживании дедлайнов и постановке приоритетов. Asana позволяет качественно следить за статусом выполнения задач и статусом проекта в целом.

Сервис чаще всего выбирают для личного пользования и работы небольших команд, которых в первую очередь нужны to-do листы и базовая Канбан-доска.

Сомнения: Платформа вряд ли будет полезна маркетинговым и креативным агентствам или сервис-компаниям.

Favro

Favro предоставляет инновационное решение для управления проектами, более всего подходящее для разработчиков, маркетологов и руководителей, которые планируют, отслеживают и развивают свои идеи. Favro предлагает встроенную поддержку Kanban и Scrum досок с панелями управления, масштабируемыми бэклагами и отчетами.

Функция Breakdown в Favro помогает разбить ваши проекты на различные задачи. Инструмент интегрирован с Google Drive и Dropbox, что позволяет прикреплять файлы к доске планирования.

Сомнения: Управление досками не так просто, как может показаться. Не все функции ПО могут быть использованы в полной мере: лучше меньше фич, но более качественная работа сервиса.

MeisterTask

MeisterTask подойдет командам любого размера и состава. Ключевые направления, в которых инструмент может помочь — управление файлами, отслеживание времени и создание отчетов.

Канбан доски MeisterTask помогают пользователям просматривать и управлять текущими действиями и активными проектами, создавать планы проектов и сотрудничать с членами команды. Платформа предлагает интеграцию с GitHub, DropBox, Zendesk и Bitbucket.

Сомнения: Отсутствие календаря, который мог бы показать, когда вы запланировали свои задачи. Нет диаграмм Ганта, чтобы установить продолжительность для задач.

Kanbanchi

Kanbanchi – еще одно подходящее решение, если вам нужно программное обеспечение для управления задачами и совместной работы с досками Kanban, диаграммами Ганта и системой учета времени.

Вы легко визуализируете рабочие процессы всех задач и действий с помощью удобных досок проектов со списками и карточками. Инструмент предназначен для G Suite. Вы должны зарегистрироваться в учетной записи Google, управлять досками в виде файлов на Google диске, помещать даты в Google календарь и т. Д. Приложение отлично подходит для работы отделов компании, потому как каждый член команды знает, над чем он работает.

Сомнения: Нет мобильной версии и некоторых важных интеграций, нет возможности группировать карты вместе.

Paymo

Выбирая Paymo, вы получаете полнофункциональный инструмент управления с системой планирования, управления задачами, выставления счетов и отслеживания времени. Сервис также отлично подходит командам, которые желают грамотно расставлять приоритеты задач. Paymo позволяет работать из одного приложения, не переключаясь с одной платформы на другую.

Сомнения: Понадобится некоторое время, чтобы привыкнуть к Paymo, потому что на рабочем столе много вариантов. При работе с десятками небольших проектов пользовательский интерфейс становится довольно загруженным.

Breeze

Еще одно отличное решение для управления клиентскими проектами с помощью досок Kanban. Breeze подойдет малому бизнесу и фрилансерам, которым нужно все четко и быстро организовывать и отслеживать.

Инструмент основан на принципах Agile и Lean и включает в себя следующие основные функции: списки задач, отслеживание времени, бюджетирование проекта, отчетность, календарь, экспорт данных, неограниченное количество пользователей, поддержка Android и iOS, интеграция с Google Drive и Dropbox, и т.п.

Сомнения: Малое количество инструментов, с которыми Breeze может быть интегрирован.

Blossom

Приложение Blossom было разработано для целевого использования в проектах, управляемых по методологии Kanban. Как и в других инструментах, ориентированных на Kanban, вы должны отображать этапы проекта в списках. Основным отличием Blossom является то, что каждый список должен быть следующим этапом процесса. Вы должны добавить новые карточки в 1-й столбец слева, а в последнем столбце справа отображается кнопка архива.

Blossom позволяет использовать аналитику с подсчетом количества отправленных карт и диаграммой, показывающей, сколько времени ушло на изготовление каждой карточки.

Сомнения: Нет бесплатного плана для личного использования. Интеграционные возможности — только отправление обновлений на канал Slack.

ProofHub

Известные бренды, выбравшие ProofHub, по достоинству оценили это программное обеспечение для управления облачными проектами, которое помогает им легко управлять сроками и результатами.

ProofHub предлагает расширенные функции и ценовые пакеты в соответствии с требованиями различных компаний, а также приложения для iOS и Android, что позволяет пользователям работать более продуктивно. Среди ключевых функций выделим списки задач, календари, обсуждения, диаграммы Ганта, удобные расписания и т. д.

Сомнения: ProofHub может показаться слишком простым с первого взгляда, но может не подойти для сложных проектов и крупных организаций.

ZenHub

Основное преимущество ZenHub заключается в том, что он изначально интегрируется с пользовательским интерфейсом GitHub, поэтому разработчики остаются в привычной среде, а менеджеры проектов могут получить полное представление о процессе разработки.

Инструмент можно использовать для организации, планирования и запуска спринтов. Нет необходимости в специальном обучении — ZenHub широко используется как командой разработчиков, так и продуктовиками. Основными функциями являются Kanban-доски, списки дел, графики Burndown, оценки времени, интеграция со Slack и др.

Сомнения: Zenhub не предоставляет достаточно аналитических и отчетных функций. В UX есть некоторые «причуды», которые могут периодически отвлекать и беспокоить.

Taiga

Taiga — выбор разработчиков, менеджеров проектов, дизайнеров и других практиков Agile-методологии. Облачная платформа включает в себя совместную работу над проектом, управление задачами, отслеживание ошибок, отчетность и систему учета времени. Выбирая инструмент, вы также получаете настраиваемые доски Kanban и бэклоги.

Сервис можно легко интегрировать с GitHub, GitLab, Webhooks, Bitbucket и Gogs. Доступны мобильные приложения для Android, iOS и Windows.

Сомнения: Интерфейс выглядит немного старомодно. Экраны довольно сложные — это немного запутывает работу с разными их видами.

LeanKit

LeanKit — это также доступный Kanban сервис, предназначенный для компаний любого размера в различных отраслях. Он помогает проектным командам безболезненно внедрять принципы и практики Lean.

LeanKit предлагает удобный способ соединения досок проектов на уровне команды и проекта и предоставляет пользователям полную видимость. Вы также получите модуль отчетности и аналитики с полезными показателями и метриками. Платформа поддерживает интеграцию с JIRA, Zendesk, Pivotal Tracker и другими инструментами.

Сомнения: Много спама по электронной почте — даже небольшое изменение, внесенное в задачу, будет отправлено вам письмом. Отсутствие базовых вариантов интеграции.

Независимо от того, выбираете ли вы автономный инструмент Kanban или более широкий пакет управления проектами, вы можете быть уверены, что применение системы Kanban в стратегии управления проектами расширит возможности вашей команды и облегчит ее жизнь.

Источник