для чего нужна справка с места учебы ребенка на работу
Вычет на ребенка‑студента: как часто работодатель должен требовать от родителей документы
Стандартный налоговый вычет по НДФЛ на ребенка-студента родители получают у своего работодателя. Должны ли родители ежегодно подавать соответствующее заявление и справку из образовательного учреждения? На этот вопрос Минфин ответил в письме от 21.07.20 № 03-04-05/63596.
В пункте 3 статьи 218 НК РФ сказано, что стандартные налоговые вычеты предоставляются физлицу на основании его письменного заявления и документов, подтверждающих право на вычет. Требования о ежегодном представлении заявления для получения стандартного налогового вычета на ребенка НК РФ не содержит.
На этом основании в Минфине делают вывод: заявление на вычет достаточно подать налоговому агенту только один раз. Если у налогоплательщика в следующем налоговом периоде сохраняется право на получение вычета на ребенка, то повторно представлять заявление не требуется.
ВАЖНО
Если в заявлении указано, что работник просит предоставить вычет только в определенном налоговом периоде, то для получения вычета в следующем налоговом периоде необходимо будет подать новое заявление.
Что касается подтверждающего документа — справки из образовательного учреждения — то тут, к сожалению, разъяснения Минфина расплывчаты. Как сказано в комментируемом письме, «при решении вопроса о периодичности представления справки следует исходить из того, что налоговый вычет предоставляется за период обучения ребенка (детей) в организации, осуществляющей образовательную деятельность». Из этого можно сделать вывод о том, что и справку об обучении можно представить только один раз, если в ней указан весь период обучения ребенка.
Зачем у меня на работе просят справку с места учебы сына?
Недавно попросили справку с места учебы сына(учится в вузе на 4-м курсе). Непонятно только зачем — он вписан в ИП и давно сам оплачивает учебу. Можно ли ее не давать? И если нужно принести, то в каких целях?
Здравствуйте. Можете не давать такой справки, если не обосновывают требования. Ребенок совершеннолетний — сам за себя отвечает. Ничего Вы на него социального не получаете.
ГК РФ Статья 21. Дееспособность гражданина
1. Способность гражданина своими действиями приобретать и осуществлять гражданские права, создавать для себя гражданские обязанности и исполнять их (гражданская дееспособность) возникает в полном объеме с наступлением совершеннолетия, то есть по достижении восемнадцатилетнего возраста.
Если справка действительно была бы обоснованно нужна, то просто объяснили бы — никаких секретов быть в этом плане не должно ни у кадровиков, ни у бухгалтерии.
Возможно, действительно, что для налогового вычета, если сын на очном учится (только тогда странно, почему за предыдущие периоды не просили эту справку — лишали вычета?).
Надо поставить четкий вопрос тому сотруднику, для чего справка, потому что либо требование неправомерно и кому-то она нужна для своих интересов, либо Вас лишали льгот.
Добрый день! Данная справка нужна для уменьшения налога на доход физических лиц.
В соот. со ст.218 НК РФ:
4) налоговый вычет в размере 1 000 рублей за каждый месяц налогового периода распространяется на: каждого ребенка у налогоплательщиков, на обеспечении которых находится ребенок и которые являются родителями или супругом (супругой) родителя; каждого ребенка у налогоплательщиков, которые являются опекунами или попечителями, приемными родителями, супругом (супругой) приемного родителя.Налоговый вычет, установленный настоящим подпунктом, производится на каждого ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, студента, курсанта в возрасте до 24 лет у родителей и (или) супруга (супруги) родителя, опекунов или попечителей, приемных родителей, супруга (супруги) приемного родителя.
Документы для несовершеннолетнего сотрудника
Чтобы оформить школьников на работу, понадобится месяц или два, даже если они работают три дня. Эксперт по кадрам Анна Моргун рассказывает, какие документы нужно получать и почему так долго.
Эта вторая статья о несовершеннолетних сотрудниках. В первой рассказывали, на каких условиях можно взять на работу: отпуск на месяц, не уволить без разрешения опеки — в общем, много всего. Статья целиком — «Работа с несовершеннолетними сотрудниками».
Штрафы за документы
В законе есть правила, по которым работодатели нанимают сотрудников. Часть правил связана с документами, например, нельзя оформить трудовой договор без пенсионного свидетельства. За такое полагается штраф.
Штрафы за ошибки в трудовом договоре — статья 5.27 КоАП
Штраф до 130 000 рублей, если наняли подростка без медосмотра, статья 5.27.1 КоАП
За ошибки в работе с несовершеннолетними тоже есть штрафы, например, если не хватает документов или ошибка в трудовом договоре:
Почти все документы для трудоустройства будущий сотрудник готовит сам или с родителями. За полноту документов отвечает работодатель: если каких-то не хватает, он не вправе подписать трудовой договор.
Подлинность документов — вне зоны ответственности работодателя. При этом работодатель обязан проверить, нет в ли документе ошибок. Например, курьером будет работать Иванов Иван Иванович, а в справке от врача — Иван Сергеевич. За ошибки можно получить штраф.
Штрафы — это еще не всё. Обычно к штрафам прилагаются разбирательства с трудовой инспекцией, возможно, с налоговой и комиссией по делам несовершеннолетних.
Документы в зависимости от возраста
Документы для трудового договора с несовершеннолетним — статья 63 Трудового кодекса
Единого списка «подростковых» документов нет, всё зависит от возраста. Чем младше несовершеннолетний, тем больше нужно документов.
14 лет
15 лет
16—17 лет
Разрешение органов опеки
Почти все документы готовит несовершеннолетний, но для некоторых понадобится помощь работодателя. Чтобы не запутаться, вот таблица:
Делает несовершеннолетний
Несовершеннолетний и работодатель
Справка от врача. Работодатель готовит направление на медосмотр и оплачивает обследование, а несовершеннолетний проходит врачей.
Разрешение органов опеки. Работодатель готовит гарантийное письмо, где обещает взять на работу, а несовершеннолетний с письмом идет в органы опеки.
Сбор документов и оформление несовершеннолетнего занимает до двух месяцев. Если сотрудник нужен к конкретному числу, советую подгадать время и начать процесс заранее.
14 лет: гарантийное письмо для опеки
Без гарантийного письма нельзя получить разрешение опеки — портал Госуслуг
Гарантийное письмо — документ, который помогает получить разрешение опеки на работу. В Трудовом кодексе ничего нет о письме, но его требует опека.
Кто делает: работодатель.
Сколько занимает подготовка: фиксированного срока нет, он зависит от работодателя. Я советую сделать шаблон и вписывать нужные сведения, когда придет время. Собеседование прошло хорошо, кадровик выдает письмо, и будущий сотрудник идет в опеку за разрешением.
Как составить: у гарантийного письма нет официальной формы, зато есть несколько пунктов, на которые смотрит опека. Советую написать:
С гарантийным письмом есть вопрос: можно ли отказать несовершеннолетнему, если работодатель подписал письмо. Точного ответа нет.
С одной стороны, нет закона, в котором четко сказано: работодатель выдал письмо — значит, обязан брать на работу и не вправе перевести несовершеннолетнего на другую должность.
Когда можно отказать в работе — 64-я и 80-я статьи Трудового кодекса
С другой — отказ может считаться нарушением поручительских прав. Нарушение дает сотруднику право обжаловать отказ через суд и получить работу. Я не думаю, что это реальный риск, но формально такое возможно.
Из-за перевода на другую должность могут начаться разбирательства с опекой. Опека дает разрешение на работу по гарантийному письму: в конкретной компании на конкретной должности. Разрешение на курьера, а работодатель переводит подростка на склад — опека может быть против.
Мой совет — выдавать гарантийное письмо, когда уверены, что берете сотрудника. Если планируете менять должность, напишите об этом в письме: берем курьером, а через полгода можем взять промоутером или помощником на склад.
14 лет: разрешение органов опеки
Согласие опеки для несовершеннолетнего 14 лет — пункт 3, статья 63 Трудового кодекса
Разрешение органов опеки — разрешение на работу. Документ подтверждает, что несовершеннолетнему можно работать в конкретной компании на конкретной должности.
Кто делает: несовершеннолетний.
Сколько времени занимает подготовка: до двух месяцев. Для разрешения несовершеннолетний готовит пять документов, на них может уйти месяц. Плюс почти месяц опека готовит само разрешение.
Сроки на подготовку разрешения зависят от региона опеки. В Санкт-Петербурге понадобится двадцать один день, в Москве — пятнадцать.
Чтобы несовершеннолетний быстрее вышел на работу, я подготовила шпаргалку. Она помогает разобраться, как получить разрешение опеки. Шпаргалку можно скачать, распечатать и дать несовершеннолетнему вместе с гарантийным письмом.
Как выглядит: у разрешения нет единой формы и даже названия. В Кургане разрешение называется «Согласие на заключение трудового договора с лицом, получившим общее образование и достигшим возраста четырнадцати лет, для выполнения легкого труда» и выглядит так:
В Астраханской области опека выдает «Распоряжение о выдаче разрешения несовершеннолетнему на заключение трудового договора»:
Что проверить: несовершеннолетний забирает разрешение в органах опеки и передает работодателю. Советую проверить в документе:
В моей практике нет примеров, когда опека ошибалась в разрешении. На всякий случай можно заложить несколько дней на проверку и переделку разрешения.
14—15 лет: согласие родителя
Согласие родителя — письменное подтверждение, что он не против работы несовершеннолетнего в этой компании и на этой должности с такими-то условиями.
Кто готовит: несовершеннолетний и родители. На документе хватает подписи одного родителя.
Сколько занимает подготовка: время зависит от семьи: может, уйдет день, а может, месяц.
Как составить: нет утвержденной формы согласия. Родитель пишет от своего имени в свободной форме от руки или распечатывает на принтере. Согласие может выглядеть так:
Я подготовила шаблон согласия, его можно скачать и дать несовершеннолетнему после собеседования. Родителям удобнее заполнять, а подросток быстрее принесет согласие и начнет работать.
Что проверить: если вы даете шаблон, скорее всего, в согласии не будет ошибок, но опечатки могут быть. Советую проверить:
Чтобы проверить имя родителя, советую попросить родителей принести согласие. Если так не получается, пусть подросток принесет копию свидетельства о рождении, там есть имена родителей.
Для всех: справка из школы
График работы несовершеннолетнего — в статье «Дела»
Еще один документ для трудового договора с несовершеннолетним — справка из школы.
Справка помогает составить правильный график работы. Длина рабочего дня подростка зависит от каникул и учебы. Например, во время учебы пятнадцатилетний вправе работать не больше двух с половиной часов.
Если несовершеннолетний закончил учебу, подходит копия школьного аттестата. Если после девятого класса пошел в ПТУ, справка от ПТУ.
Кто делает: несовершеннолетний.
Сколько занимает подготовка: точного срока нет, потому что у каждой школы свой регламент. Если вежливо попросить, школа сделает справку на следующий день.
Как выглядит: единой формы для справок нет, она может быть такой:
Что проверить: убедитесь, что в справке есть название школы, печать, имя и класс ученика, иначе справка не подойдет.
Для всех: справка от врача
О медосмотрах несовершеннолетних — статья 69 Трудового кодекса
Работодатель не вправе брать на работу несовершеннолетнего, пока он не пройдет медосмотр. Неважно на какую работу: развозить письма, прошивать договоры или подметать полы.
Итог медосмотра — заключение врача, что-то вроде допуска к службе «годен».
Кто делает: работодатель дает направление на медосмотр, будущий сотрудник его проходит и приносит справку.
Несовершеннолетний вправе пройти медосмотр:
За медосмотр платит работодатель, но в той клинике, куда отправит. Если подросток пройдет медосмотр в клинике на свой выбор, работодатель не принимает справку и не платит за осмотр.
Сколько занимает медосмотр: время зависит от загруженности клиники. По опыту, на осмотр уходит до двух недель. За это время несовершеннолетний проходит осмотр у терапевта, хирурга, офтальмолога, невролога, отоларинголога, делает флюорографию и сдает анализы.
Кажется, удобнее заранее сходить к врачам и прийти на собеседование с готовой справкой. Так не получится. Врачи дают разрешение на работу в конкретной должности. Одно дело подметать полы на улице зимой, другое — поливать цветы в офисе: требования к здоровью разные.
Как подготовиться: для осмотра работодатель дает направление, у него нет официальной формы. Пример направления можно скачать с сайта Гаранта и заполнить от руки или на компьютере.
О специальной оценке — в статье «Дела»: «Работа с несовершеннолетними сотрудниками
В направлении работодатель описывает условия работы. При этом он не вправе решать, есть или нет на рабочем месте вредные вещества, химические, физические или биологические факторы. Решение принимает комиссия по оценке условий труда — что это такое я рассказывала в первой статье о работе с несовершеннолетними.
После осмотра подросток приносит справку от врачей. Это справка для учебы, для работы примерно такая же.
Что проверить: главные слова в справке: «Медицинские противопоказания не выявлены» или «Годен к работе». Если таких слов нет, справка не годится.
Еще одно требование — срок действия справки. Она должна действовать на день подписания трудового договора. У справки есть срок годности — полгода. Если несовершеннолетний получил справку первого января, а трудовой договор подписывает первого августа, справка не подходит.
Сбор документов для несовершеннолетнего сотрудника может отнять много времени. Зато если пройти квест, компания получает помощника на простые задачи или будущего сильного специалиста.
Должен ли работник каждый год обновлять документы для получения стандартного вычета
Минфин пояснил, должен ли работник для получения стандартного налогового вычета ежегодно подавать работодателю заявление и представлять справку из образовательной организации, где обучается его ребенок.
В письме от 21.07.2020 № 03-04-05/63596 ведомство напоминает, что стандартный налоговый вычет производится на каждого ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента, курсанта в возрасте до 24 лет.
Для предоставления стандартного налогового вычета на ребенка требуется письменное заявление от родителя ребенка и документы, подтверждающие его право на налоговый вычет.
При этом НК РФ не содержит требований о ежегодном представлении заявления для получения стандартного налогового вычета на ребенка.
Это значит, что если налогоплательщика право на получение стандартного вычета на ребенка не прекратилось, то независимо от окончания налогового периода повторного представления заявления не требуется.
Вместе с тем если в заявлении указано, что работник просит предоставить налоговый вычет на ребенка только в определенном году, то для получения такого вычета в следующем году ему необходимо представить новое заявление.
Одним из подтверждающих документов для предоставления стандартного вычета на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента, курсанта в возрасте от 18 до 24 лет является справка из организации, осуществляющей образовательную деятельность, в которой указаны период и форма обучения ребенка.
Соответственно, при решении вопроса о периодичности представления справки следует исходить из того, что налоговый вычет предоставляется за период обучения ребенка (детей) в организации, осуществляющей образовательную деятельность.
Это значит, что если в справке указан весь период обучения ребенка, то ежегодное представление такого документа также не требуется.
Справочник по стандартным вычетам на ребенка
Подборка актуальных проблем при предоставлении вычета.
В каком порядке предоставляется налоговый вычет на детей?
Налоговый вычет производится на каждого ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента, курсанта в возрасте до 24 лет.
Стандартные налоговые вычеты, установленные пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ, предоставляются налогоплательщику за каждый месяц налогового периода путем уменьшения в каждом месяце налогового периода налоговой базы на соответствующий установленный размер вычета.
Уменьшение налоговой базы производится с месяца рождения ребенка (детей) или с месяца, в котором произошло усыновление, установлена опека (попечительство), или с месяца вступления в силу договора о передаче ребенка (детей) на воспитание в семью и до конца того года, в котором ребенок (дети) достиг (достигли) возраста, указанного в абз.12 данного подпункта, или истек срок действия либо досрочно расторгнут договор о передаче ребенка (детей) на воспитание в семью, или смерти ребенка (детей).
Представляется ли налоговый вычет родителю в случае нахождения его ребенка в интернате?
Нахождение детей в интернате на период их обучения не означает, что они не находятся в том числе на обеспечении родителей. Соответственно, родители имеют право на получение стандартного налогового вычета на детей по налогу на доходы физических лиц, если они несут соответствующие расходы на обеспечение детей. (см. Письмо Минфина РФ от 09.11.2018 № 03-04-05/80485).
Какими документами можно подтвердить, что родитель (супруг родителя) осуществляет расходы по обеспечению ребенка?
Статьей 99 СК РФ установлено, что соглашение об уплате алиментов (размере, условиях и порядке выплаты алиментов) заключается между лицом, обязанным уплачивать алименты, и их получателем, а при недееспособности лица, обязанного уплачивать алименты, и (или) получателя алиментов — между законными представителями этих лиц.
В силу ст. 100 СК РФ соглашение об уплате алиментов заключается в письменной форме и подлежит нотариальному удостоверению.
Несоблюдение установленной законом формы соглашения об уплате алиментов влечет за собой последствия, предусмотренные п. 3 ст. 163 ГК РФ, — ее ничтожность.
В Письме Минфина РФ от 07.11.2018 № 03-04-05/80099 сказано, что документами для подтверждения права на получение стандартного налогового вычета на детей, в частности, могут быть копии свидетельств о рождении детей, копия паспорта (с отметкой о регистрации брака между родителями) или копия свидетельства о регистрации брака, исполнительный лист (постановление суда) о взыскании алиментов или нотариально удостоверенное соглашение об уплате алиментов, документы, подтверждающие уплату алиментов.
В случае если родитель не перечисляет алименты на содержание детей на основании судебного решения (по исполнительному листу) либо на основании нотариально заверенного соглашения, при этом несет самостоятельно расходы на содержание ребенка, документами, подтверждающими понесенные им расходы, будут являться:
В общем случае разведенный родитель может получить стандартный вычет на ребенка, если подтвердит факт уплаты алиментов (платежные документы).
Таким образом, поскольку право на получение стандартного налогового вычета возникает у налогоплательщика при условии, что налогоплательщик является родителем и ребенок находится на его обеспечении,полагаем, что без нотариально заверенного соглашения на оплату алиментов стандартный налоговый вычет такому лицу не представляется.
Исходя из вышеизложенного если отец ребенка находится в разводе и фактически не проживает с ребенком, то документами для подтверждения его права на получение стандартного налогового вычета, в частности, могут быть:
Как предоставляется налоговый вычет на детей родителям, которые состоят в незарегистрированном браке?
Например, в отношении незарегистрированного брака в Письме Минфина РФ от 29.01.2014 № 03-04-05/3300 сказано, что если отцовство в отношении родителей, не состоящих в браке между собой, было установлено в порядке, предусмотренном ст. 48 и 49 СК РФ, для целей применения удвоенного стандартного налогового вычета значения не имеет.
Напомним, что согласноабз. 7 пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ удвоенный налоговый вычет по НДФЛ предоставляется единственному родителю (приемному родителю), опекуну, попечителю. Предоставление указанного налогового вычета единственному родителю прекращается с месяца, следующего за месяцем вступления его в брак.
Из Письма Минфина РФ от 24.07.2009 № 03-04-06-01/192 следует, что рождение ребенка у родителей, не состоящих в зарегистрированном браке, не означает отсутствие у ребенка второго родителя, то есть что у ребенка имеется единственный родитель. Следовательно, подобные случаи не подпадают под действие абз. 7 пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ.
Таким образом, родители, которые не состоят в зарегистрированном браке, имеют право на стандартный налоговый вычет, если ребенок находится на их обеспечении, проживая вместе с ними, то есть они несут расходы по содержанию такого ребенка.
В Письме Минфина РФ от 07.11.2018 № 03-04-05/80099 сказано, что факт совместного проживания супруга с ребенком супруги от первого брака может быть подтвержден:
Сотрудница учреждения предоставила справку с места учебы ребенка в апреле, а в период с января по март стандартный вычет не предоставлялся. Может ли работодатель предоставить вычет с января?
В соответствии с п. 3 ст. 218 НК РФ стандартные налоговые вычеты предоставляются налогоплательщику одним из налоговых агентов, являющихся источником выплаты дохода, по выбору налогоплательщика на основании его письменного заявления и документов, подтверждающих право на такие налоговые вычеты.
Одним из подтверждающих документов для предоставления стандартного налогового вычета на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента, курсанта в возрасте от 18 до 24 лет является справка из организации, осуществляющей образовательную деятельность, в которой указаны период и форма обучения ребенка (Письмо Минфина РФ от 08.05.2018 № 03-04-05/30997). Этот документ нужно запрашивать от работника каждый год, как правило, не позднее 1 сентября (обычной даты начала нового учебного года).
После получения такой справки налоговый агент вправе предоставить вычет, но только за те месяцы, которые включаются в период обучения в образовательном учреждении.
Право на получение рассматриваемого стандартного налогового вычета физическое лицо утрачивает с месяца, следующего за месяцем окончания учебы ребенком.
Таким образом, работнику, который в марте принес заявление на «детский» вычет, нужно предоставить его, пересчитав налоговую базу и НДФЛ с 01.01.2019, если он является работником с начала года и имел право на вычет с начала года.
Редакция «Клерка» получила информацию от источников в ФНС о том, что в 2022 году налоговики начнут массово снимать расходы компаний.
Чтобы подготовить вас к непростому 2022 году, «Клерк» оперативно разработал уникальный курс по защите при налоговых проверках. Записаться и получить подарок тут.