для чего составляют протокол
Для чего составляют протокол
КоАП РФ Статья 28.2. Протокол об административном правонарушении
1. О совершении административного правонарушения составляется протокол, за исключением случаев, предусмотренных статьей 28.4, частями 1, 3 и 4 статьи 28.6 настоящего Кодекса.
(в ред. Федеральных законов от 24.07.2007 N 210-ФЗ, от 18.07.2011 N 225-ФЗ, от 03.07.2016 N 290-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
2. В протоколе об административном правонарушении указываются дата и место его составления, должность, фамилия и инициалы лица, составившего протокол, сведения о лице, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении, фамилии, имена, отчества, адреса места жительства свидетелей и потерпевших, если имеются свидетели и потерпевшие, место, время совершения и событие административного правонарушения, статья настоящего Кодекса или закона субъекта Российской Федерации, предусматривающая административную ответственность за данное административное правонарушение, объяснение физического лица или законного представителя юридического лица, в отношении которых возбуждено дело, иные сведения, необходимые для разрешения дела.
3. При составлении протокола об административном правонарушении физическому лицу или законному представителю юридического лица, в отношении которых возбуждено дело об административном правонарушении, а также иным участникам производства по делу разъясняются их права и обязанности, предусмотренные настоящим Кодексом, о чем делается запись в протоколе.
4. Физическому лицу или законному представителю юридического лица, в отношении которых возбуждено дело об административном правонарушении, должна быть предоставлена возможность ознакомления с протоколом об административном правонарушении. Указанные лица вправе представить объяснения и замечания по содержанию протокола, которые прилагаются к протоколу.
4.1. В случае неявки физического лица, или законного представителя физического лица, или законного представителя юридического лица, в отношении которых ведется производство по делу об административном правонарушении, если они извещены в установленном порядке, протокол об административном правонарушении составляется в их отсутствие. Копия протокола об административном правонарушении направляется лицу, в отношении которого он составлен, в течение трех дней со дня составления указанного протокола.
(часть четвертая.1 введена Федеральным законом от 24.07.2007 N 210-ФЗ)
5. Протокол об административном правонарушении подписывается должностным лицом, его составившим, физическим лицом или законным представителем юридического лица, в отношении которых возбуждено дело об административном правонарушении. В случае отказа указанных лиц от подписания протокола, а также в случае, предусмотренном частью 4.1 настоящей статьи, в нем делается соответствующая запись.
(в ред. Федерального закона от 24.07.2007 N 210-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
6. Физическому лицу или законному представителю юридического лица, в отношении которых возбуждено дело об административном правонарушении, а также потерпевшему вручается под расписку копия протокола об административном правонарушении.
(в ред. Федерального закона от 08.12.2003 N 161-ФЗ)
Протокол совещания
Протокол совещания – документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия. Он не относится к строго обязательным документам, но в некоторых случаях бывает действительно необходим.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Роль протокола
Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр.
Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа.
Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения.
Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.
Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы. Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений.
Порядок проведения совещания
Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.
Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.
Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.
С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.
Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.
Кто должен оформлять протокол
Функция по оформлению протокола обычно входит в компетенцию секретаря предприятия или иного работника, назначенного для выполнения этой миссии прямо на совещании. При этом человек, выбранный для ведения протокола, должен иметь четкое понимание того, как и для чего это делается и обладать хотя бы минимальными навыками по написанию протоколирующих документов.
Составление протокола
На сегодня закон не предусматривает строгой унифицированной формы протокола совещания, так что организации могут составлять его в произвольном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. Однако определенную информацию указывать в нем обязательно:
Иногда в протокол вносят точное время (вплоть до минут) начала и окончания совещания – это позволяет дисциплинировать сотрудников и оптимизировать в будущем время, которое тратится на подобного рода собрания.
При необходимости к протоколу совещания могут быть прикреплены какие-то дополнительные документы, фото и видео свидетельства. Если таковые имеются, их наличие нужно отразить в протоколе совещания отдельным пунктом.
Следует отметить, что протокол должен вестись крайне внимательно, нужно избегать ошибок и исправлений, и совершенно недопустимо вносить в него недостоверные или заведомо ложные сведения. При выявлении таких моментов в случае проверки внутренней документации фирмы контролирующими органами, компания может понести серьезное наказание.
Основные правила оформления протокола
Протокол, как правило, составляется в единственном экземпляре, но при необходимости могут быть сделаны его копии, количество которых не ограничено.
Документ должен быть обязательно подписан непосредственным составителем, секретарем, а также всеми членами собрания.
Оформлять протокол можно на простом листе А4 формата или на фирменном бланке организации – это роли не играет, как и то, ведется он в рукописном виде или заполняется на компьютере. Удостоверять его печатью предприятия не обязательно, так как с 2016 года юридические лица по закону имеют полное право не использовать для заверения своей документации печати и штампы.
Содержание и хранение протокола
После оформления и надлежащего визирования протокол должен содержаться вместе с другими документами фирмы, фиксирующими внутренние совещания, переговоры и заседания. После утраты актуальности его следует отправить на хранение в архив предприятия, где он должен находиться установленный законом или внутренними локальными актами компании срок (не меньше 3 лет), после чего он может быть подвергнут утилизации (эта процедура также должна проводиться строго в определенном законом порядке).
Протоколы
Протокол представляет собой бумагу, в которой отражаются обсуждения и решения, принятые на собраниях и заседаниях. Это одновременно и информационный, и распорядительный документ. В нем фиксируются сведения о ходе обсуждений. Но в бумаге есть не только информация, и распорядительная часть.
Для чего требуется протокол?
Протокол нужен для документации работы коллегиальных структур. К примеру, это могут быть комиссии, президиумы, профсоюзы. Бумага составляется на конференциях и совещаниях. За ее оформление отвечает секретарь. Он должен следить за тем, что все сведения зафиксированы правильно. Срок составления протокола – 5 суток с даты заседания.
Основная функция протокола – отражение решений, сроков и ответственных лиц, определенных в ходе мероприятий. Дело в том, что решения, принятые в процессе заседания, могут быть истолкованы по-разному участниками обсуждения. Кроме того, сведения могут быть проинтерпретированы по-разному в дальнейшем. Все эти проблемы и решает протокол. Он твердо фиксирует все необходимые сведения. Если возникнут разногласия в дальнейшем, можно будет просто сослаться на документ.
Протокол является основанием для предъявления требований к исполнителям. На его основании сотрудники будут осуществлять свою работу, исполнять поставленные руководителем задачи.
Документ будет актуальным при возникновении конфликтов. Он исключает проблему искажений. Исполнители не смогут «забыть» о поставленных задачах. Протокол фиксирует актуальное состояние дел и проблем в компании на момент совещания.
Особенно принципиально его наличие, если коллегиальных органов много. Документ облегчает взаимодействие между акционерными обществами, профсоюзами, ассоциациями. Его обязательно нужно составлять при принятии глобальных решений.
Кто занимается составлением протокола?
Обычно протокол составляется секретарем коллегиального органа (профсоюз, комиссия). Однако приглашение к работе секретаря – не всегда правильное решение. Иногда от человека, фиксирующего ход обсуждения, нужны специальные знания. Только при наличии достаточной квалификации сотрудник сможет отразить все сведения правильно. Поэтому иногда секретаря заменяет специалист нужного профиля.
Основные разновидности документа
Протоколы подразделяются на эти разновидности:
Вид составляемого протокола зависит от вида проводимого обсуждения.
Особенности составления
Для составления протоколов используются специальные бланки. В них фиксируются эти реквизиты:
Текст подразделяются на 2 части: вводная и основная. В вводной части фиксируются эти положения:
Основная часть заполняется в соответствии с повесткой заседания.
К протоколу предъявляются строгие требования. Он должен полностью фиксировать содержание обсуждения. Документ должен быть достоверным и полным. Нумерация бумаги выполняется в рамках календарного года. Документ составляется на базе рукописных, стенографических и магнитофонных записей. Основаниями для составления также являются бумаги, подготовленные к мероприятию: повестка заседания, тезисы докладов.
Если на мероприятии присутствует большое число участников, не имеет смысл перечислять их в вводной части. Следует использовать для этого отдельный список. В вводной части протокола фиксируется общее число присутствующих со ссылкой на дополнительный список.
Выписки из протокола
Из протоколов часто делаются выписки. Если присутствует такая необходимость, имеет смысл перечислять в выписке эти реквизиты:
Из содержательной части изымаются только положения, которые важны для заинтересованного лица.
Что делать при составлении протокола об административном правонарушении.
В настоящее время имеется устойчивая тенденция к ужесточению административной ответственности, проще говоря, размер штрафов за различные административные проступки постоянно растет. Например, многие статьи Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ), устанавливающие ответственность в области предпринимательской деятельности, дополнены примечаниями, указывающими, что индивидуальные предприниматели несут ответственность как юридические лица. Это увеличило сумму штрафа для предпринимателей в десятки раз.
Ранее многие считали, что даже если с наказанием и вообще фактом совершения нарушения они не согласны, то все же проще, быстрее и дешевле заплатить штраф в 500-1000 рублей, чем заниматься его оспариванием. Теперь же, когда размер штрафа вырос многократно, ситуация, согласитесь, уже иная, имеет смысл пытаться оспорить постановление о назначении наказания. Кроме того, любой из нас не застрахован от необоснованного привлечения к административной ответственности во всех сферах жизнедеятельности — от дорожного движения до отдыха и рыбалки.
В этой связи каждому полезно знать базовые правила поведения при составлении протокола об административном правонарушении.
Протокол — это документ, который составляет должностное лицо (сотрудник полиции или иного контролирующего или надзорного органа), после выявления (обнаружения) административного правонарушения. С момента составления протокола, в подавляющем большинстве случаев, и начинается собственно производство по делу об административном правонарушении. Здесь важно понимать, что протокол — это документ, который только фиксирует событие правонарушения, наказание за проступок (штраф или иное) при его составлении не назначаются. Протокол и иные доказательства будут в дальнейшем рассматриваться судьей или иным уполномоченным административным органом и по итогам этого рассмотрения и принимается документ — постановление по делу об административном правонарушении (в арбитражном суде — решение суда), которым может быть или назначено наказание или прекращено производство по делу.
В большинстве случаев протокол составляется сразу — там, где имело место событие правонарушения (на месте ДТП, на рабочем месте, дома и т.п. — в зависимости от существа нарушения). Однако нередки и ситуации, когда нарушителя вызывают на другой день и в другое место для составления протокола, а сразу после обнаружения нарушения вручают лично или направляют по почте (иным образом) только уведомление о времени и месте составления протокола (это характерно для нарушений выявленных позже, чем их фактически совершили, в рамках контрольных или надзорных мероприятий и при длящихся нарушениях — например, вы не подали декларацию). Закон разрешает отложить составление протокола до 2 суток с момента выявления административного проступка, однако несоблюдение этого срока, на практике случается часто и не считается грубым нарушением (не позволит вам ответственности избежать).
Из изложенной общей схемы, есть несколько исключений:
— прокурор, который имеет право возбуждать дела об административных правонарушениях, составляет документ, который называется не протокол, а постановление. Но иное тут только название, суть (назначение) документа и содержание — одинаковы с протоколом, это название — «постановление»- не должно вас смущать, прокурор, вынося его, виновным вас не признает, наказание не назначает. Все нижеследующие правила поведения верны и для случаев составления постановления прокурором.
— в некоторых случаях допускается проведение административного расследования, о чем выносится определение (прокурором опять же — постановление), а протокол составляется только после окончания такого расследования. Это допустимо по категориям правонарушений, перечисленных в ст. 28.7 КоАП РФ в случаях, когда необходимо проведение экспертиз или иных процессуальных действий, требующих временных затрат. По фактам побоев (ст. 6.1.1 КоАП РФ) и мелкого хищения (ст. 7.27 КоАП РФ) расследование проводится обязательно
— иногда стадия составления протокола отсутствует в принципе, сразу выносится постановление с назначением наказания. Это возможно, если лицо, выявившее нарушение, имеет полномочия и на рассмотрение дела, а наказание назначается в виде предупреждения или штрафа. Если лицо, привлекаемое к ответственности, оспаривает событие нарушения или не согласно с наказанием, то составляется и протокол.
— не составляется протокол и в случае выявления правонарушений в области дорожного движения (глава 12 КоАП РФ), зафиксированных с применением работающих в автоматическом режиме специальных технических средств
Протокол, согласно КоАП, является доказательством по делу (иногда даже единственным), все что там записано, может использоваться против вас.
С другой стороны, грубые нарушения, допущенные должностным лицом при составлении протокола, могут являться основанием для прекращения дела судом или иным органом административной юрисдикции, даже если административное правонарушение вы совершали.
Таким образом, понятно — в зависимости от того, что и как отражено в протоколе, как проходила процедура его составления, во многом и решится дальнейшая судьба всего вашего дела, и именно поэтому важно знать, как правильно действовать.
Итак, что важно помнить, если вы находитесь в ситуации составления в отношении вас протокола об административном правонарушении.
1. Не имеет никакого смысла отказываться от подписания протокола или не являться по вызову для его составления (если протокол составляется не сразу). Административный орган прекрасно обойдется без вашей подписи и явки (в КоАП есть соответствующие процедуры) и никаких особых сложностей вы не создаете и себе ничем не помогаете.
2. До составления протокола вам должны разъяснить ваши права, факт разъяснения удостоверяется письменно отметкой в протоколе. Если права вам не разъяснили, просить это сделать — не надо, скромно молчите, потом в разделе протокола «замечания» пишем: «мои права мне не разъяснили». Надо учесть, что в случаях составления протокола позже, а не сразу на месте нарушения, описательная часть уже, скорее всего, будет заполнена заранее. Если нарушение многоэпизодное, сложное, должностное лицо подготовится заранее, а не будет строчить весь текст при вас. Это нормально. В этом случае «до составления» — означает, что это первое, что делает должностное лицо применительно к протоколу с момента вашей явки и удостоверения личности.
3. Основные моменты процедуры такие — составление протокола должностным лицом, ваше ознакомление с протоколом, подписание вами протокола, внесение вами замечаний по его содержанию и письменных объяснений. Именно в такой последовательности. Вы должны быть последним лицом, которое знакомится с протоколом и что-то в нем пишет. Если вам передают протокол для ознакомления и подписания, то прочитав его, задайте вопрос: будут ли вносится в протокол еще какие-либо сведения (изменения) составившим его лицом. Если да — верните, пусть сначала все заполнит, если нет — смело во всех незаполненных местах бланка протокола (пока — кроме разделов с вашими замечаниями и пояснениями) ставьте Z. Это нужно для того, чтобы после вашего ознакомления с протоколом там ничего нового не появилось.
5. Вы имеете право сделать замечания по содержанию протокола. Помимо уже упоминавшейся пометки о том, что права вам не разъяснили или не указали ваших свидетелей, здесь можно и нужно отметить все иные недостатки протокола. Он должен содержать указание на место его составления, должность, фамилию и инициалы лица, составившего протокол, сведения о вас, место, время совершения и событие правонарушения, статью закона, предусматривающую административную ответственность за данное административное правонарушение. Укажите, если есть ошибки в описании события нарушения (неправильное место, время, иные обстоятельства — количество, продолжительность чего-либо и т.п.). Если такие ошибки есть, а вы подпишите без замечаний – значит вы согласились с написанным. Опровержение будет возможно только с помощью других достоверных доказательств. Также отметьте отсутствие нужных сведений, непонятный почерк, наличие исправлений. Если замечаний у вас нет или осталось свободное место — ставьте Z.
6. Не торопитесь в разделе «объяснения» писать что-то о признании или не признании вины или изложенных в протоколе фактов, это вы успеете сделать и на стадии рассмотрения дела по существу. Чтобы вам ни говорил сотрудник, составляющий протокол, (как правило, они говорят именно так, мол, пишите — признаю или нет) вы НЕ ОБЯЗАНЫ на этой стадии выражать свое отношение к обвинению. Дать объяснения — это ваше право. Тем более это не следует делать, если вы не уверены, совершили вы нарушение или нет. Приемлемый вариант — в графе пояснения написать «Объяснения дать не могу, так как сильно волнуюсь. Нужна юридическая помощь.» Или «Объяснения дам при рассмотрении дела, необходима помощь защитника». Это правильно с практической точки зрения, так как составление протокола в любом случае стрессовая ситуация. Вы должны помнить, что протокол — доказательство, и чем меньше вы напишите про себя и свое отношение, тем проще потом скорректировать позицию, а адвокату (защитнику), если вы прибегнете е его помощи — лучшим образом отстоять ваши интересы. Потом, в спокойной обстановке, вы уже внимательно изучите протокол, если требуется — обратитесь за правовой помощью и сформируете свою позицию по делу. Если в этом разделе протокола осталось свободное место — обязательно ставьте Z.
7. Вам обязаны вручить копию протокола. Если он составляется сразу, то как правило, это вариант протокола на бланке, который заполняется «под копирку». После того, как вы внесете все нужные отметки в протокол — просто забираете второй экземпляр. Если протокол составляется позже, то скорее всего вам будут предоставлены 2 экземпляра протокола, распечатанные на компьютере. В этом случае, первый экземпляр у вас заберут в целях его направления для рассмотрения по существу. Если заполнение происходит не под копирку, вам придется заново и точно так же все написать в своем экземпляре, или как минимум, сфотографировать первый экземпляр протокола. Не уходите, не имея при себе полного и окончательного варианта протокола, так как, например, если вы обратитесь за помощью к юристу, он должен знать, как в точности выглядит протокол, который будет рассматривать суд или иной орган административной юрисдикции.
Также вы должны знать, что лицо, привлекаемое к административной ответственности, вправе пользоваться юридической помощью защитника (адвоката или иного лица по доверенности). Такая помощь может оказываться не только при рассмотрении дела по существу, но и на стадии составления протокола. По нашему опыту явка для составления протокола об административном правонарушении с адвокатом способна существенно поменять позицию административного органа. Явка с адвокатом означает, что лицо будет отстаивать свою позицию и скорее всего — в дальнейшем обжаловать постановление по делу. В случае проигрыша дела расходы на адвоката будут взысканы с административного органа, и этот факт заставляет соответствующих должностных лиц в сомнительных случаях прекращать производство.
Надеемся, что эти несложные правила помогут вам выйти из ситуации с административными наказаниями с наименьшими потерями и, как минимум, не навредить самим себе.
Общие правила составления и оформления протокола
Д анная статья – наглядное методическое пособие по оформлению протоколов. Она поможет вам правильно и быстро создать протокол. Она пригодится и когда вы решите научить этому своих коллег, чтобы избавить себя от необходимости исправлять допускаемые ими ошибки.
Название вида и принадлежность к системам и подсистемам документации
Протокол – документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.
Обязательному протоколированию подлежат:
Отражение в цели создания документа управленческого принципа коллегиальности, коллегиального принятия решений позволяет говорить о протоколе как о самостоятельном виде документа.
Протокол является документом, относящимся прежде всего к системе организационно-распорядительной документации. Протоколы являются управленческими распорядительными документами (относятся к подсистеме распорядительной документации), которые выполняют управленческую и правовую функции, причем правовая функция протокола является приоритетной и выступает на первый план.
Но документ с названием вида «ПРОТОКОЛ» применяется в процессе документирования и многих других видов деятельности.
В учебных и научных учреждениях протоколы фиксируют научные достижения и открытия, прием на обучение, открытие специальностей, стандарты образования, присвоение профессиональной квалификации, ученых степеней и званий, избрание на должности и другие вопросы. Подобные протоколы относятся к системам научно-исследовательской или учебно-методической документации (к определенным их подсистемам в зависимости от цели создания протокола и его содержания).
В практике бизнеса составляются протоколы деловых встреч, протоколы о намерениях, протоколы передачи конфиденциальной информации, протоколы разногласий и другие, в которых фиксируются не управленческие решения, а договоренности и достигнутое сторонами (т.е. коллегиальное, коллективное, а не «комиссионное», как иногда неправильно говорят) согласие в решении вопросов взаимной заинтересованности. Подобные протоколы возможно отнести к подсистеме информационно-справочных документов системы организационно-распорядительной документации или к подсистеме гражданско-правовой договорной документации этой же системы, т.к. в них закрепляется ход исполнения договоров и соглашений, подтверждается заинтересованность и возможные сферы сотрудничества, а также фиксируются основные условия для заключения в дальнейшем конкретных сделок.
Протоколы, создаваемые с целью подтверждения расчетов, входят в состав подсистемы по кассовым операциям системы банковской документации.
По некоторым функциям управления персоналом составляются протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, которые входят в специальную подсистему кадровой документации.
Протоколы общих собраний акционеров (и документы к ним), обязательный состав информации которых устанавливается Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об акционерных обществах», требованиями регулятора – Федеральной службы по финансовым рынкам, образуют подсистему организационных документов, на основе которой уже сформировалась специальная подсистема учредительной документации, а в настоящее время можно говорить о процессе формирования подсистемы/системы документации, обеспечивающей процедуры корпоративного управления.
Классификация протоколов
Все виды и разновидности протоколов, независимо от принадлежности к системе или подсистеме документации, классифицируются по двум основаниям – способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы подразделяются на краткие и полные.
Полные протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования), стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола), фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций). Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости от способа документирования.
Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос – принятое решение».
Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности, а протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или помощники руководителей.
Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, информационные справки, проекты решений и др.
Составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если на заседании велась стенограмма или производилась запись на диктофон), отредактирован и оформлен не позднее 3 или 5 дней с даты заседания. Эти сроки или другие стандарты сроков подготовки протокола к подписанию – «в день заседания», «не позднее следующего рабочего дня» и т.п. – обычно регламентируются положениями о соответствующих коллегиальных органах и должностной инструкцией/должностным регламентом секретаря конкретного коллегиального органа.
Формуляр протокола
Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.
Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) центрованно.
В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:
Дополнительными реквизитами протокола являются:
Особенности оформления обязательных реквизитов протокола, а также наличие, количество и правила оформления дополнительных реквизитов, особенности формуляра определяются требованиями действующего законодательства, обычаями делового оборота или конкретной управленческой ситуацией. Но все особенности оформления базируются на общем алгоритме, который исторически сложился в процессе составления и оформления протокола как одного из основных видов распорядительных документов.
Заголовочная часть протокола
Для обеспечения юридической силы протокола необходимо правильно оформить полное наименование организации или предприятия, в качестве которого признается зарегистрированное в Едином государственном реестре юридических лиц наименование юридического лица в соответствии с его учредительными документами и уставом, (т.е. с обязательным указанием организационно-правовой формы):