для чего в excel предусмотрен инструмент условное форматирование

Условное форматирование: инструмент Microsoft Excel для визуализации данных

Смотря на сухие цифры таблиц, трудно с первого взгляда уловить общую картину, которую они представляют. Но, в программе Microsoft Excel имеется инструмент графической визуализации, с помощью которого можно наглядно представить данные, содержащиеся в таблицах. Это позволяет более легко и быстро усвоить информацию. Данный инструмент называется условным форматированием. Давайте разберемся, как использовать условное форматирование в программе Microsoft Excel.

Простейшие варианты условного форматирования

Для того, чтобы произвести форматирование определенной области ячеек, нужно выделить эту область (чаще всего столбец), и находясь во вкладке «Главная», кликнуть по кнопке «Условное форматирование», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Стили».

После этого, открывается меню условного форматирования. Тут представляется три основных вида форматирования:

Для того, чтобы произвести условное форматирование в виде гистограммы, выделяем столбец с данными, и кликаем по соответствующему пункту меню. Как видим, представляется на выбор несколько видов гистограмм с градиентной и сплошной заливкой. Выберете ту, которая, на ваш взгляд, больше всего соответствует стилю и содержанию таблицы.

Как видим, гистограммы появились в выделенных ячейках столбца. Чем большее числовое значение в ячейках, тем гистограмма длиннее. Кроме того, в версиях Excel 2010, 2013 и 2016 годов, имеется возможность корректного отображения отрицательных значений в гистограмме. А вот, у версии 2007 года такой возможности нет.

При использовании вместо гистограммы цветовой шкалы, также существует возможность выбрать различные варианты данного инструмента. При этом, как правило, чем большее значение расположено в ячейке, тем насыщеннее цвет шкалы.

Наиболее интересным и сложным инструментом среди данного набора функций форматирования являются значки. Существует четыре основные группы значков: направления, фигуры, индикаторы и оценки. Каждый выбранный пользователем вариант предполагает использование разных значков при оценке содержимого ячейки. Вся выделенная область сканируется Excel, и все значения ячеек разделяются на части, согласно величинам, указанным в них. К самым большим величинам применяются значки зеленого цвета, к величинам среднего диапазона – желтого, и величины, располагающиеся в самой меньшей трети – помечаются значками красного цвета.

При выборе стрелок, в качестве значков, кроме цветового оформления, используется ещё сигнализирование в виде направлений. Так, стрелка, повернутая указателем вверх, применяется к большим величинам, влево – к средним, вниз – к малым. При использовании фигур, кругом помечаются самые большие величины, треугольником – средние, ромбом – малые.

Правила выделения ячеек

По умолчанию, используется правило, при котором все ячейки выделенного фрагмента обозначаются определенным цветом или значком, согласно расположенным в них величинам. Но, используя меню, о котором мы уже говорили выше, можно применять и другие правила обозначения.

Кликаем по пункту меню «Правила выделения ячеек». Как видим, существует семь основных правил:

Рассмотрим применение этих действий на примерах. Выделим диапазон ячеек, и кликнем по пункту «Больше…».

Открывается окно, в котором нужно установить, значения больше какого числа будут выделяться. Делается это в поле «Форматировать ячейки, которые больше». По умолчанию, сюда автоматически вписывается среднее значение диапазона, но можно установить любое другое, либо же указать адрес ячейки, в которой содержится это число. Последний вариант подойдёт для динамических таблиц, данные в которых постоянно изменяются, или для ячейки, где применяется формула. Мы для примера установили значение в 20000.

В следующем поле, нужно определиться, как будут выделяться ячейки: светло-красная заливка и темно-красный цвет (по умолчанию); желтая заливка и темно-желтый текст; красный текст, и т.д. Кроме того, существует пользовательский формат.

При переходе на этот пункт, открывается окно, в котором можно редактировать выделения, практически, как угодно, применяя различные варианты шрифта, заливки, и границы.

После того, как мы определились, со значениями в окне настройки правил выделения, жмём на кнопку «OK».

Как видим, ячейки выделены, согласно установленному правилу.

По такому же принципу выделяются значения при применении правил «Меньше», «Между» и «Равно». Только в первом случае, выделяются ячейки меньше значения, установленного вами; во втором случае, устанавливается интервал чисел, ячейки с которыми будут выделяться; в третьем случае задаётся конкретное число, а выделяться будут ячейки только содержащие его.

Правило выделения «Текст содержит», главным образом, применяется к ячейкам текстового формата. В окне установки правила следует указать слово, часть слова, или последовательный набор слов, при нахождении которых, соответствующие ячейки будут выделяться, установленным вами способом.

Правило «Дата» применяется к ячейкам, которые содержат значения в формате даты. При этом, в настройках можно установить выделение ячеек по тому, когда произошло или произойдёт событие: сегодня, вчера, завтра, за последние 7 дней, и т.д.

Применив правило «Повторяющиеся значения» можно настроить выделение ячеек, согласно соответствию размещенных в них данных одному из критериев: повторяющиеся это данные или уникальные.

Правила отбора первых и последних значений

Кроме того, в меню условного форматирования имеется ещё один интересный пункт – «Правила отбора первых и последних значений». Тут можно установить выделение только самых больших или самых маленьких значений в диапазоне ячеек. При этом, можно использовать отбор, как по порядковым величинам, так и по процентным. Существуют следующие критерии отбора, которые указаны в соответствующих пунктах меню:

Но, после того, как вы кликнули по соответствующему пункту, можно немного изменить правила. Открывается окно, в котором производится выбор типа выделения, а также, при желании, можно установить другую границу отбора. Например, мы, перейдя по пункту «Первые 10 элементов», в открывшемся окне, в поле «Форматировать первые ячейки» заменили число 10 на 7. Таким образом, после нажатия на кнопку «OK», будут выделяться не 10 самых больших значений, а только 7.

Создание правил

Выше мы говорили о правилах, которые уже установлены в программе Excel, и пользователь может просто выбрать любое из них. Но, кроме того, при желании, пользователь может создавать свои правила.

Для этого, нужно нажать в любом подразделе меню условного форматирования на пункт «Другие правила…», расположенный в самом низу списка». Или же кликнуть по пункту «Создать правило…», который расположен в нижней части основного меню условного форматирования.

Открывается окно, где нужно выбрать один из шести типов правил:

Согласно выбранному типу правил, в нижней части окна нужно настроить изменение описания правил, установив величины, интервалы и другие значения, о которых мы уже говорили ниже. Только в данном случае, установка этих значений будет более гибкая. Тут же задаётся, при помощи изменения шрифта, границ и заливки, как именно будет выглядеть выделение. После того, как все настройки выполнены, нужно нажать на кнопку «OK», для сохранения проведенных изменений.

Управление правилами

В программе Excel можно применять сразу несколько правил к одному и тому же диапазону ячеек, но отображаться на экране будет только последнее введенное правило. Для того, чтобы регламентировать выполнение различных правил относительно определенного диапазона ячеек, нужно выделить этот диапазон, и в основном меню условного форматирования перейти по пункту управление правилами.

Открывается окно, где представлены все правила, которые относятся к выделенному диапазону ячеек. Правила применяются сверху вниз, так как они размещены в списке. Таким образом, если правила противоречат друг другу, то по факту на экране отображается выполнение только самого последнего из них.

Чтобы поменять правила местами, существуют кнопки в виде стрелок направленных вверх и вниз. Для того, чтобы правило отображалось на экране, нужно его выделить, и нажать на кнопку в виде стрелки направленной вниз, пока правило не займет самую последнюю строчу в списке.

Есть и другой вариант. Нужно установить галочку в колонке с наименованием «Остановить, если истина» напротив нужного нам правила. Таким образом, перебирая правила сверху вниз, программа остановится именно на правиле, около которого стоит данная пометка, и не будет опускаться ниже, а значит, именно это правило будет фактически выполнятся.

В этом же окне имеются кнопки создания и изменения выделенного правила. После нажатия на эти кнопки, запускаются окна создания и изменения правил, о которых мы уже вели речь выше.

Для того, чтобы удалить правило, нужно его выделить, и нажать на кнопку «Удалить правило».

Кроме того, можно удалить правила и через основное меню условного форматирования. Для этого, кликаем по пункту «Удалить правила». Открывается подменю, где можно выбрать один из вариантов удаления: либо удалить правила только на выделенном диапазоне ячеек, либо удалить абсолютно все правила, которые имеются на открытом листе Excel.

Как видим, условное форматирование является очень мощным инструментом для визуализации данных в таблице. С его помощью, можно настроить таблицу таким образом, что общая информация на ней будет усваиваться пользователем с первого взгляда. Кроме того, условное форматирование придаёт большую эстетическую привлекательность документу.

Помимо этой статьи, на сайте еще 12476 инструкций.
Добавьте сайт Lumpics.ru в закладки (CTRL+D) и мы точно еще пригодимся вам.

Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

Источник

Условное форматирование в Excel

В таблицах Excel часто находятся сухие цифры и перечень других данных, которые обычному человеку очень сложны для восприятия. Однако с помощью графической визуализации данные в таблице можно сделать более читаемыми, обратив внимание на важные пункты. Специально для этого в Excel был встроен инструмент «Условное форматирование». Неопытные пользователи могут спутать его с инструментом создания диаграмм и иллюстраций, но это не совсем то, так как установка обозначений происходит непосредственно в ячейках, а не выносится в отдельный блок.

Варианты условного форматирования

Всего предусмотрено три варианта форматирования:

Работа с каждым из них будет рассмотрена далее. Во всех случаях вам придется выполнить некоторые действия, чтобы получить доступ к условному форматированию:

Перейдем к рассмотрению каждого из данных пунктов подробнее.

Настройка гистограммы

Выделив ячейки с данными откройте контекстное меню «Условное форматирование» и выберите там пункт «Гистограммы». Обратите внимание, что вам предлагается несколько дизайн-вариантов оформления. Они разделены на две большие категории: с градиентной заливкой и сплошной. Выберите среди них тот вариант оформления, который вам больше нравится.

По умолчанию, чем больше числовое значение в ячейке, тем длиннее будет гистограмма. Примечательно, что если в выделенной части таблицы присутствуют отрицательные числа, то гистограмма тоже под них подстроится: появится разделение, которое продемонстрировано на скриншоте. К сожалению, Excel версии 2007 года и более ранние не способны корректно работать с отрицательными значениями.

Цветовая шкала

В отличии от гистограммы такое форматирование предполагает заливку ячеек цветом в зависимости от того, какое число расположено непосредственно в ячейке. Для этого в выпадающем меню «Условное форматирование» выберите вариант «Цветовые шкалы». Среди представленных вариантов вы можете указать наиболее подходящую вам цветовую гамму. Она применится к выделенным ячейкам. Цветовая шкала корректно работает и с отрицательными значениями в ячейках во всех версиях Excel.

Наборы значков

Это более интересный вариант внешнего оформления ячеек с данными в таблице, так как предоставляет большое количество вариантов значков и индикаторов для оформления ячеек в таблице. Всего их 4 группы:

Каждый выбранный пользователем вариант предполагает использование разных значков в зависимости от содержимого ячейки. Выделенная область анализируется встроенным алгоритмом, после чего к ней применяются выбранные значки. По умолчанию к наибольшим числовым значениям применяются элементы зеленого цвета, а к наименьшем красного. Ячейки с промежуточными значениями выделяются желтым цветом.

Исключения бывают в том случае, если вы выбрали вариант, где не предусмотрена градация по цвету. Тогда она происходит в соответствии с указанным шаблоном, например, частичное заполнение фигуры.

При выборе индикаторов из блока «Направления» помимо цветового оформления, используется ещё сигнализирование в виде направлений. Так, стрелка, повернутая указателем вверх, применяется к большим величинам, влево – к средним, вниз – к малым.

В новых версиях Excel при выборе в качестве индикаторов геометрических фигур в основном используются круги, но есть и другие геометрический фигуры. В таком случае будет меняться не только цветовая заливка, но и сами фигурки в зависимости от числовых значений в ячейках. Например, круги для крупных значений, треугольники для средних и четырехугольники для наименьших.

Изменение правил выделения ячеек

Вы можете не только настроить отображение какого-то цвета или фигурки в ячейках в зависимости их значений, но и задать свои правила, если вам не нравятся те, что установлены по умолчанию. Чтобы это реализовать, сделайте следующее:

Правила отбора первых и последних значений

Это еще один пункт «Условного форматирования» в Excel. Здесь происходит настройка правил выделения только для максимальных или минимальных значений в выделенном диапазоне ячеек. Инструмент подразумевает возможность провести как отбор по порядковым величинам, так и по процентным.

Рассмотрим доступные критерии отбора подробнее:

Примечательно, что вы можете настроить эти фильтры под себя. Например, сделать выделение не первых 10 элементов, а первых 5 или 3.

Создание пользовательских правил

Стоит обратить внимание, что в выпадающем меню «Условное форматирование» есть пункт «Создать правило». При нажатии на него открывается окошко из шести правил, которые вы можете менять на свое усмотрение:

Выберите одно из представленных правил, чтобы провести его детальную настройку. В нижней части окна отобразятся возможные изменения: описание правил, установка величин, интервалов и других значений. Во многом это похоже на те шаблоны, которые мы уже рассматривали выше, только настройка здесь более гибкая и все параметры собраны в одном окне.

Во вкладке «Условное форматирование» так же есть и пункт «Управление правилами». С его помощью удобно применять и удалять дополнительные правила к выделенной области. Дело в том, что к ячейкам можно добавить сразу несколько правил, например, сделать гистограмму со значками и цветовыми выделениями на заднем плане. В окошке «Диспетчера правил условного форматирования» (открывается при нажатии на «Управление правилами»). Здесь можно вносить изменения в уже установленные правила, добавлять новые или удалять неактуальные.

Дополнительно правила можно менять местами – по умолчанию они занимают место в зависимости от того, какое из них было раньше добавлено. Изменение места правила происходит с помощью кнопок со стрелками в верхней части окна.

Удаление «Условного форматирования»

Если вам нужно удалить условное форматирование для ячеек, то здесь нет ничего сложного:

Инструмент «Условное форматирование» является отличным решением для визуализации данных в таблицах Excel. Здесь есть как уже встроенные шаблоны, так и возможность создания собственных, в том числе и на основе имеющихся по умолчанию.

Источник

Условное форматирование в EXCEL

history 26 октября 2012 г.

Условное форматирование – один из самых полезных инструментов EXCEL. Умение им пользоваться может сэкономить пользователю много времени и сил.

Начнем изучение Условного форматирования с проверки числовых значений на больше /меньше /равно /между в сравнении с числовыми константами.

Рассмотрим несколько задач:

СРАВНЕНИЕ С ПОСТОЯННЫМ ЗНАЧЕНИЕМ (КОНСТАНТОЙ)

СРАВНЕНИЕ СО ЗНАЧЕНИЕМ В ЯЧЕЙКЕ (АБСОЛЮТНАЯ ССЫЛКА)

Чуть усложним предыдущую задачу: вместо ввода в качестве критерия непосредственно значения (4), введем ссылку на ячейку, в которой содержится значение 4.

ПОПАРНОЕ СРАВНЕНИЕ СТРОК/ СТОЛБЦОВ (ОТНОСИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ)

Теперь будем производить попарное сравнение значений в строках 1 и 2.

Теперь каждое значение в строке 1 будет сравниваться с соответствующим ему значением из строки 2 в том же столбце! Выделены будут значения 1 и 5, т.к. они меньше соответственно 2 и 6, расположенных в строке 2.

Внимание! В случае использования относительных ссылок в правилах Условного форматирования необходимо следить, какая ячейка является активной в момент вызова инструмента Условное форматирование .

Примечание-отступление : О важности фиксирования активной ячейки при создании правил Условного форматирования с относительными ссылками

Теперь посмотрим как это влияет на правило условного форматирования с относительной ссылкой.

УСЛОВНОЕ ФОРМАТИРОВАНИЕ и ФОРМАТ ЯЧЕЕК

ОТЛАДКА ПРАВИЛ УСЛОВНОГО ФОРМАТИРОВАНИЯ

Чтобы проверить правильно ли выполняется правила Условного форматирования, скопируйте формулу из правила в любую пустую ячейку (например, в ячейку справа от ячейки с Условным форматированием). Если формула вернет ИСТИНА, то правило сработало, если ЛОЖЬ, то условие не выполнено и форматирование ячейки не должно быть изменено.

Вернемся к задаче 3 (см. выше раздел об относительных ссылках). В строке 4 напишем формулу из правила условного форматирования =A1

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ В ПРАВИЛАХ ССЫЛОК НА ДРУГИЕ ЛИСТЫ

ПОИСК ЯЧЕЕК С УСЛОВНЫМ ФОРМАТИРОВАНИЕМ

Будут выделены все ячейки для которых заданы правила Условного форматирования.

ДРУГИЕ ПРЕДОПРЕДЕЛЕННЫЕ ПРАВИЛА

В меню Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Правила выделения ячеек разработчиками EXCEL созданы разнообразные правила форматирования.

Чтобы заново не изобретать велосипед, посмотрим на некоторые их них внимательнее.

Теперь посмотрим на только что созданное правило через меню Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Управление правилами.

Советую также обратить внимание на следующие правила из меню Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Правила отбора первых и последних значений.

Слова «Последние 3 значения» означают 3 наименьших значения. Если в списке есть повторы, то будут выделены все соответствующие повторы. Например, в нашем случае 3-м наименьшим является третье сверху значение 10. Т.к. в списке есть еще повторы 10 (их всего 6), то будут выделены и они.

К сожалению, в правило нельзя ввести ссылку на ячейку, содержащую количество значений, можно ввести только значение от 1 до 1000.

В этом правиле задается процент наименьших значений от общего количества значений в списке. Например, задав 20% последних, будет выделено 20% наименьших значений.

Задавая проценты от 1 до 33% получим, что выделение не изменится. Почему? Задав, например, 33%, получим, что необходимо выделить 6,93 значения. Т.к. можно выделить только целое количество значений, Условное форматирование округляет до целого, отбрасывая дробную часть. А вот при 34% уже нужно выделить 7,14 значений, т.е. 7, а с учетом повторов следующего за 10-ю значения 11, будет выделено 6+3=9 значений.

ПРАВИЛА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ФОРМУЛ

Предположим, что необходимо выделять ячейки, содержащие ошибочные значения:

Того же результата можно добиться по другому:

Источник