для чего в трудовой книжке голографическая наклейка
Зачем нужна в трудовой книжке голограмма, обязательна она или нет, куда клеить
Уже более восьми лет Гознак изготавливает голограммы для документов. Среди них есть и наклейка для бланка трудовой. В трудовой книжке голограмма была задумана как защита от незаконных правок или удаления записей. Но многие работодатели и по сей день используют трудовые без голограммы. Рассмотрим подробнее, является ли данная наклейка обязательной и можно ли обойтись без нее.
Все о трудовой книжке
Законодательные акты РФ регламентируют обязательный порядок оформления бланка трудовой для каждого сотрудника, устраивающегося на постоянную работу. Работодатель обязан заполнить трудовую, если для сотрудника это является основным местом работы.
Раньше трудовые должны были заводить только организации, теперь же и индивидуальные предприниматели должны заполнять этот документ. За вносимыми записями должны следить как отел кадров, так и сам работодатель, ведь процесс признания записи неверной довольно затратный по времени и в финансовом плане.
За вносимую информацию должен отвечать и владелец книжки, а вот за голограмму сотрудник не отвечает. Это только работодатель решает, клеить ее или нет.
Что такое голограмма
Голографическая наклейка появилась задолго до появления трудовых. Раньше она подтверждала подлинность составления королевских актов. На данный момент голограмма также призвана подтвердить подлинность сделанных записей.
Гознак начал вкладывать в бланки трудовых лист с шестью голограммами. Инструкция к наклейкам говорит о том, что они могут быть вклеены в трудовую под записью организации (например, в месте, где ставится печать компании) как еще одно подтверждение того, что все записанное было сделано организацией, а не самим работником.
Наклейка имеет круглую форму, диаметром не больше 1,5 см. Голограмма имеет переливающуюся структуру, она оформлена на глянцевой бумаге. В середине изображен двуглавый орел.
В трудовой книжке голограмма может применяться только один раз. И если она наклеена неверно, то отклеить ее невозможно. Поэтому работать с ней нужно предельно внимательно.
О чем говорит закон
Зачем в трудовой книжке голограмма, может объяснить только официальное письмо от Гознака. Потому как даже несмотря на то, что голограммы вкладываются отдельным листом в трудовые, ни один из законодательных актов не прописывает условия применения этих наклеек.
Обязательно ли клеить
Обязательна ли голограмма в трудовой книжке? Нет. Пока законодательно не установлены правовые акты, обязывающие клеить голограммы, данное право оставляет за собой работодатель.
Подобная наклейка – это всего лишь способ защитить документ от подделывания. И если у гражданина трудовая книжка не содержит голограмм, это не значит, что она недействительна. Следовательно, все записи в ней так же действительны, как и в том документе, где есть голограмма.
Где взять голограмму
Купить наклейки самостоятельно невозможно, их не продают просто так. Лист с голограммами приобретается руководителем организации вместе с трудовыми книжками. А точнее трудовая книжка нового образца уже идет вместе с вкладышем с наклейками. Поставляет их Гознак или уполномоченные организации, имеющие лицензию и сертификат на продажу подобного рода документов.
Конечно, гражданин может и самостоятельно приобрести трудовую, но есть вариант, что сторонняя организация продаст документ ненадлежащей формы.
С какого года используется
Впервые о введении голограмм на документе официального трудоустройства заговорили еще в 2007 году, но первые трудовые с наклейками стали появляться только в 2008. И с тех пор нет еще ни одного официального документа, который бы регламентировал обязательность использования подобных голограмм.
Голографическая наклейка до сих пор ставит в тупик многих работодателей и сотрудников отдела кадров. Кто-то их не использует, а кто-то старательно вклеивает в бланк. При этом оставшиеся наклейки должны быть переданы сотруднику при увольнении вместе с книжкой.
Особенности вклеивания
В трудовой книжке голограмма является своеобразной защитой персональных данных, что на сегодняшний день довольно актуально. Но при наличии такой защиты возникает целесообразный вопрос – куда ее приклеивать?
К сожалению, нет ни одного официального документа, который бы регламентировал правила вклеивания. Поэтому приходится ориентироваться на письмо от Гознака. Куда клеить голограмму в трудовой книжке? На титульном листе или на вкладыше трудовой в строго определенных местах. Сюда относятся:
Клеить голограмму нужно аккуратно, так как некорректное наклеивание защиты может привести к порче бланка. Если голограмма наклеена неровно, не стоит это исправлять, так как сама наклейка может испортиться: порваться или расслоиться, что приведет к необходимости замены всей трудовой книжки. А это трата времени и денег работодателя.
Общие правила
В трудовой книжке голограмма может быть наклеена по определенным правилам, составленным Гознаком. К данным правилам можно отнести следующее:
Неизвестно, сколько еще времени голограмма будет экспериментом. Ведь такая защита наверняка показывает, что сделанные записи в трудовой книжке являются истинными и их сделали в организации. Следовательно, все сведения в подобном документе будут правильными и подтверждающими истинный трудовой стаж конкретного сотрудника.
Несмотря на то что ни в одном законодательном акте не прописана обязанность кадрового сотрудника вклеивать голограмму, многие кадровики все-таки решают использовать данный защитный знак. И, скорее всего, это правильное решение.
Но в любом случае, и трудовая книжка без голограммы, и трудовая нового образца (поставляемая уже с защитной пленкой) будут считаться оригинальными документами, подтверждающими рабочий стаж сотрудника. И ни одна инстанция пока что не имеет права делить трудовые на «правильные» (с голограммой) и «неправильные» (без наклейки).
Порядок оформления трудовых книжек
Факт трудоустройства нового сотрудника должен быть подкреплен записью в трудовой книжке. Исключение может быть сделано для работников, которые исполняли свои обязанности до 5 дней включительно (ст. 66 ТК РФ), а также для лиц, работающих по совместительству, чье место деятельности не признано основным. В случае отсутствия трудовой руководство само должно оформить сотруднику документ.
Подробную информацию об оформлении трудовых отношений см. в материале «Инструкция по заполнению трудовых книжек».
Работодатель при оформлении трудовой книжки в присутствии самого сотрудника вносит следующую информацию:
Работник подтверждает внесенные сведения личной подписью.
Далее в документ вносятся события трудовой деятельности в хронологическом порядке: факты трудоустройства, увольнения, информация о переводах, поощрениях, награждениях. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся (за исключением указания оснований при увольнении).
Голограмма в трудовой книжке
В трудовых книжках нового образца можно встретить вклеенные голограммы или специально отведенные места для них. Означает ли это, что документ без этих знаков недействителен?
С 01.09.2021 порядок ведения трудовой книжки утвержден приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н (ранее постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225). При этом требований к обязательному наличию голограмм данные документы не содержат.
Подробно новый порядок ведения трудовых книжек описан в готовом решении от КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в материал.
Трудовые книжки нового образца нужно применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.
Наличие голограммы в трудовой книжке свидетельствует о повышенной степени защиты бланка. Цель ее использования – максимально исключить возможность подделки.
Однако отсутствие голограммы в книжке не означает, что документ неактуален. В настоящее время в продаже можно встретить трудовые книжки нового образца без подобных знаков. Такие документы имеют ту же юридическую силу, что и трудовые книжки, обладающие дополнительной степенью защиты.
Куда вклеить голограмму
Но, допустим, работодатель с целями трудоустройства новых сотрудников приобрел документы с голограммой. При этом у него может возникнуть вопрос: куда клеится голограмма в трудовой книжке? Наклеивается знак защиты, как правило, на титульный лист трудовой в то место, которое планируется защитить (по рекомендации Гознака от 27.01.2008). Это может быть номер трудовой, печать или подпись работодателя, подпись владельца книжки. Однако прямых указаний на такие способы вклейки голограммы не существует. Поэтому при необходимости использовать дополнительную степень защиты работодатель вправе решить вопрос по своему усмотрению.
Образцы мест расположения голограммы можно скачать на нашем сайте по ссылке ниже:
Итоги
Оформление трудовой книжки и порядок ее заполнения сопровождаются определенными правилами. Однако указаний по обязательному использованию голографических изображений они не содержат. Поэтому, куда клеить голограмму в трудовой книжке, руководство вправе определить самостоятельно.
Голографическая наклейка в трудовой книжке
При найме, увольнении или переводе сотрудников несмотря на большой практический опыт у кадровиков часто возникают вопросы. Что за наклейки поставляются в комплекте с трудовыми книжками? Куда клеится голограмма в трудовой книжке? Продолжать использовать документы без наклеек или срочно все исправлять?
Даём определение понятию
Начнём с того, какой у неё внешний вид. Круглая прозрачная наклейка из переливающейся серебряной глянцевой бумаги, с изображением двуглавого орла — символа нашей страны. При разных углах падения света она показывает разные отражения. Любая попытка отклеить её разрушает материал послойно. Это свойство обеспечивает возможность использовать её только однажды. В результате скрытый участок гарантированно не будет изменён, ведь будет запятнан остатками разрушенной голограммы.
Идея наклеивать уникальные изображения из особо защищённого материала появилась не на пустом месте. Трудовые книжки давно используются для фиксации и подтверждения стажа, опыта, и прочих успехов гражданина. Но иногда работники пытаются мошенническим образом накрутить свой стаж. Подделывают почерки, добавляют года.
Гознак решил провести эксперимент, будет ли новая система безопасности эффективно использоваться сотрудниками кадровых отделений для предохранения от подделки. Технология их изготовления довольно сложна и требует использования специального оборудования. Это позволяет быть уверенными, что голограммы не будут создаваться мошенниками.
Трудность производства обуславливает отсутствие данных средств защиты в бракованной и незаконной продукции. Самостоятельно изготовить такую наклейку практически невозможно. Прозрачные плёнки можно использовать как дополнительную меру защиты реквизитов документа. Подтверждение отсутствия попыток подделать подпись в документе. Особенностью голограмм является саморазрушение, поэтому снять её не получится.
Документ будет испорчен полностью и его необходимо заменить. Наклейки используются для подтверждения достоверности подписей и номера документа на титульном листе трудовой книги.
Согласно требованиям Гознака, использование наклеек преследует следующие цели:
К этому же списку можно отнести разрушение голограммы вследствие естественных или искусственных причин. Зачастую разрушение голограммы свидетельствует о попытке исправить документ.
С какого года её используют
Постановление правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (с последующими изменениями) установило форму трудовой книжки и вкладыша. Использование книжек нового образца началось с 1 января 2004 года. Использование наклеек для дополнительной защиты описывается в письме ФГУП «Гознак» от 27.01.2007.
С 2008 года стали выпускать новые комплекты для документов:
Целью данного нововведения от Гознака является предотвращение подделки документов учёта профессиональных заслуг работников. Данная мера — эксперимент Гознака для определения как приживётся использование голограмм в России. Их использование — это сугубо добровольная мера. Они не упоминаются в законодательных актах.
Законом установлены лишь форма и содержание документов, но не способы их защиты. Также, кроме письма Гознака, нигде не упоминается ни необходимость использования голограмм, ни правила их использования. Единственной инструкцией к наклейкам остаётся само письмо.
Действительна ли трудовая книжка без наклейки
Действующим законодательством не были установлены обязательные требования по установке голограмм. Использование наклеек является просто дополнительным способом защиты от подделок. Трудовые книжки, не имеющие голограмм, также продолжают считаться действующими.
Если в кадровом отделе необходим дополнительный контроль, то использование голограмм позволяет гарантировать подлинность подписи в документе с момента его создания.
Например, действия ваших кадровых сотрудников не вызывают у вас доверия. Вы можете обязать использовать голограммы при заполнении титульных листов. Отклеить наклейку и подделать подпись будет уже невозможно.
Где взять голограмму для наклеивания
Голограммы не распространяются в розничной торговле отдельно от самих бланков. Комплекты, содержащие книжки, вкладыши и наклейки заказываются у типографий, заключая договор на поставку. Голографические наклейки поставляются в комплекте с трудовыми книжками бесплатно. Достаточно заказать сами книжки.
Поставлять бланки с клеящимися плёнками разрешено двум типам организаций:
Не противозаконно также покупать сотрудникам трудовые книжки самостоятельно, но есть риск что они будут ненадлежащего образца. Следует помнить, что наклеивать плёнки нужно аккуратно, так как повреждённая или скомканная голограмма может испортить весь документ.
Допустим, у вас маленькое предприятие или ИП, сотрудников у вас единицы и больших закупок вам не надо. Найдите киоск Гознака, и приобретите бланки там. Если компания довольно крупная и количество сотрудников десятки и сотни, то стоит посетить официальный сайт Гознака. Там вы можете найти партнёров, расположенных близко к вам, или даже собственно типографии Гознака. Заключение договоров с ними на оптовую поставку бланков принесёт вам большие скидки.
Цены на трудовые книжки варьируются в зависимости от региона продажи, но большие скидки можно получить при заказе больших партий. Необходимо помнить о том, что производство трудовых книжек полностью контролирует компания «Гознак». Чтобы не купить бракованную партию документов, предварительно проверьте на официальном сайте компании «Гознак», заключила ли типография договор на поставку печатной продукции.
Куда клеится голограмма
Довольно часто встаёт вопрос о том, какие места в документе предпочтительны для наклеек.
Чаще всего защита требуется для подписей и номеров на титульных листах трудовых книжек или вкладышей.
Законом не указано чёткого, регламентированного места для наклеек. Есть лишь рекомендации от ФГУП «Гознак».
Согласно им, наклейки стоит размещать поверх следующих реквизитов:
Голограммы вклеиваются строго поверх реквизитов, чем свидетельствуют о подлинности данных подписей. Создавать защиту надо аккуратно, складки и повреждения не допускаются. Двуглавого орла нельзя также располагать верх ногами.
Следует соблюдать ряд правил:
Важно помнить, что если нет опыта в наклеивании голограмм, то следует либо потренироваться в их наклеивании, либо не использовать вообще. Документ со смятой или неправильно расположенной наклейкой будет полностью испорчен.
Оторвать и наклеить новую нельзя, голограммы распадаются послойно и оставляют много следов неправильного использования. Документ с такими следами необходимо заменить.
Правомерность размещения голограмм
Дополнительная мера защиты остаётся дополнительной мерой. Безусловной необходимости использовать наклейки нет. Рабочие не должны сами заполнять трудовые книжки. Это должны делать работодатели. Организации, заключающие трудовые договоры со своими сотрудниками, вправе сами решать, использовать ли данный специальный способ защиты или нет.
Единого мнения о том, нужно ли использовать дополнительные меры в работе, нет. Одни кадровые сотрудники считают, что это будет обязательным атрибутом трудовых книжек. Другие говорят, что данное нововведение никогда не будет обязательным, и не используют голограммы.
Отказ от использования голограмм полностью легален. Если не будут приняты государственные законы об их использовании, можно совершенно спокойно продолжать пользоваться трудовыми книжками без дополнительной защиты.
Законодательно голограммы не объявлялись обязательной мерой защиты подписей. Постановлением Правительства были утверждены лишь формы новых трудовых книжек. Защитные наклейки же выпускаются по инициативе Гознака и их использование является добровольным.
Где разместить голограмму в трудовой книжке?
Куда вклеить голограмму в трудовой книжке?
Законодательство не обязывает работодателя использовать голограмму в трудовой книжке и не определяет точные страницы и поля для приклеивания голограммы, а также правила ее нанесения. Голограмма используется работодателем, выдающим трудовую книжку, по желанию. Место наклеивания при этом работодатель определяет тоже самостоятельно.
Рекомендуется наклеивать голограмму на титульную страницу трудовой книжки. Ею можно защитить неизменяемые элементы бланка, например, номер, подпись лица, выдавшего бланк, печать работодателя.
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты (абз. 2 п. 46 Правил) (п. 2 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденного Приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н «О трудовых книжках»).
С февраля 2008 г. в качестве меры защиты бланков трудовых книжек Гознак поставляет голограмму. Она используется по желанию работодателя, выдающего трудовую книжку. Наличие в трудовой книжке голограммы не рассматривается в качестве обязательного элемента защиты ни в одном из нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. Законодательством не определены точные страницы и поля для приклеивания голограммы, а также правила ее нанесения. Соответственно, трудовая книжка без голограммы является подлинным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Таким образом, законодательство не обязывает работодателя использовать голограмму в трудовой книжке и не определяет точные страницы и поля для приклеивания голограммы, а также правила ее нанесения. Голограмма используется работодателем, выдающим трудовую книжку, по желанию. Место наклеивания работодатель определяет самостоятельно.
Рекомендуется: наклеивать голограмму на титульную страницу трудовой книжки. Ею можно защитить неизменяемые элементы бланка, например, номер, подпись лица, выдавшего бланк, печать работодателя.
Куда клеить голограмму в трудовой книжке?
Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовой стаж. В ней отображается вся информация обо всех местах работы и занимаемых должностях за все время трудовой деятельности гражданина России. Встречаются попытки подделать данные трудового стажа на более выгодные, некоторые же пытаются изменить причину увольнения.
Для борьбы с подделками ФГУП «Гознак РФ» уже больше десяти лет выпускает специальную голограмму, которая предохраняет данные от подделки. О том, что это такое, и как при помощи нее защитить данные трудовой книжки, пойдет речь в этом материале.
Что такое голограмма для трудовой книжки?
Голограмма — это глянцевая, переливающаяся бумага, на которой изображен двуглавый орел, являющийся официальным символом России. Она имеет круглую форму и не превышает двух сантиметров в диаметре. Наклейка предназначена для одноразового вклеивания в документ. Приклеить голограмму можно только один раз на бланк документа, оторвать без повреждений не получится.
Голограмма не продается отдельно, а идут в комплекте вместе с бланком трудовой книжки, относятся к защищенным видам полиграфической продукции.
Образец голограммы
Зачем она нужна?
Наклейка в виде голограммы для трудовой книжки была создана ФГУП «Гознак РФ», чтобы дополнительно защитить от возможных попыток поделки данных со стороны владельца или третьих лиц. Существует две основные функции, которые выполняет голограмма:
Когда начали использоваться?
Трудовые книжки нового образца в которых предусмотрено использование голограмм впервые появились в 2008 году. Однако, до сих пор можно встретить в продаже трудовые книжки, у которых не прилагаются в комплекте набор наклеек.
Правовое регулирование
В Российской Федерации не существуют законодательных актов, которые бы регулировали область применения голограмм для защиты трудовых книжек от несанкционированных изменений. Единственным официальным документом, регулирующим порядок использования этого средства защиты, является информационное письмо ФГУП «Гознак» от 27.01.2007 года. Оно же по совместительству является инструкцией.
Ни в каком нормативно-правовом акте не говорится о том, что данное средство защиты является обязательным для использования, соответственно применять его можно по желанию работодателя.
Трудовая книжка без голограммы имеет такую же юридическую силу.
Куда клеится голограмма в трудовой книжке?
Четко прописанных правил относительно использования голограммы не существует, однако, среди кадровых работников принято использовать устоявшуюся практику, в которой есть места, куда чаще всего размещаются наклейки.
Особенности
Существует несколько особенностей вклеивания голограммы в трудовую книжку:
Важно! Не рекомендуется использовать наклейки в которых имеет брак. Все они делают документ недействительным.
Пример использования наклейки
Куда не стоит клеить наклейку?
Несмотря на то, что законодательно никак не регулируются места, на которые клеится голограмма, есть области, где нежелательно размещать наклейки. Эти средства защиты лучше не клеить в области, где указаны:
Где взять голограмму для трудовой книжки?
Как уже было отмечено выше, голограммы распространяются только вместе с трудовыми книжками. Поэтому единственным способом добыть необходимое количество голограмм является покупка новых бланков трудовых книжек. К каждому новому бланку прилагается 6 наклеек. Реализация этой продукции разрешена далеко не всем организациям. Для распространения трудовых книжек допускаются организации:
Во избежание ошибки при выборе поставщика трудовых книжек можно зайти на сайт Гознак и ознакомиться с полным перечнем распространителей этой продукции в разделе « Порядок обеспечения бланками трудовой книжки ». Здесь также доступна информация о контактных данных для связи. Связавшись с ними можно узнать обо всех точках розничной торговли, которые находится ближе всего.
Небольшая популярность этого средства защиты трудовой книжки и не частое использование среди кадровых работников, а также неопределенность в сфере законодательного регулирования его использования, формируют туманные перспективы относительно будущего голограмм.