договор ахо что это
Специалист АХО: кто это такой?
Что такое АХО?
Если же корпорация масштабная, то АХО внутри себя дополнительно разделяется на ряд подразделений:
Основные задачи отдела
Сотрудники отдела
Штатная численность отдела зависит от масштабности компании. В среднем, на 100 человек сотрудников приходится 15 специалистов АХО (по инструкции). Подразделяются эти работники на три профессиональных уровня:
Требования к специалисту
Должностная (ведущего специалиста АХО) инструкция подразумевает ряд требований к работнику. Сотрудник должен знать:
Минимальные требования к подготовке специалиста:
Для занятия руководящих должностей обязателен опыт работы в административно-хозяйственном отделе не менее 5 лет.
Личные качества работника
Главные рабочие функции сотрудника
По профстандарту специалист АХО исполняет следующие главные задачи на своем рабочем месте:
Должностные обязанности специалиста
Круг обязанностей специалиста АХО необычайно широк:
Взаимодействие с другими подразделениями
Начальник АХО. По вопросам, требующим согласования с вышестоящим руководителем.
Все другие структурные подразделения организации. Здесь составлен целый список вопросов по получению:
Управление отчетности и учета. Вопросы по получению от АХО:
Предоставляется управлением отчетности и учета следующее:
Юридическое управление. Вопросы получения административно-хозяйственным отделом:
Секретарь-референт. Передача документов на отправку и/или тиражирование. От секретаря отдел получает корреспонденцию в свой адрес.
Права специалиста
Специалист АХО имеет право:
Ответственность специалиста
Работник несет полную ответственность за:
Отдел АХО: как выбрать руководителя и организовать работу
Без административно-хозяйственного отдела (АХО) не может обойтись ни одна крупная компания. АХО обеспечивает условия для работы сотрудников, подразделений и служб организации. Если ответственно подойти к подбору специалистов и их обучению, организация будет всегда обеспечена расходными материалами, не будет уходить в длительные простои из-за поломок оборудования, сможет сэкономить на закупках и без проблем перейдёт на системы бережливого производства или офиса.
Заниматься административно-хозяйственной деятельностью должна команда специалистов. Список состоит из следующих должностей:
Оптимальное соотношение — 15 сотрудников АХО на 1000 работников.
Набор функций отдела и непосредственно директора АХО зависит от специфики работы организации и выделенного бюджета. Анализ вакансий рекрутинговых сайтов показывает, что потребность в руководителях административно-хозяйственной части на отечественном рынке довольно высока. В них нуждаются и заводы, и инжиниринговые фирмы, и телекоммуникационные компании, и футбольные клубы.
Из числа общих функций отдела АХО можно выделить:
Как организовать работу отдела АХО в компании
Функции, права и обязанности сотрудников отдела АХО, требования к их квалификации нужно закрепить в должностных инструкциях. Отдел АХО должен быть независимым и подчиняться напрямую руководителю организации или его заместителю.
В нормативно-правовом отношении отдел АХО обязан соблюдать акты, правила хозяйственного обслуживания, нормы содержания и эксплуатации помещения, всего здания, своевременно проводить ремонтные работы, следить за состоянием технического оборудования, обеспечивать соблюдение техники противопожарной безопасности, санитарного и противоэпидемического режимов.
Контролировать исполнение всех поставленных перед отделом задач, определять меры поощрения и наказания для сотрудников должен руководитель АХО.
Кого назначить на должность руководителя АХО: требования к кандидату
У кандидата на должность руководителя АХО должна быть хорошая практическая подготовка. Важны личные качества: организаторские способности, порядочность, стрессоустойчивость.
Руководитель организации определяет, какие обязанности возложить на руководителя АХО. На рекрутинговых сайтах в числе требований к кандидату можно увидеть: ведение хозяйственной деятельности, подбор жилых и нежилых помещения для нужд компании, планирование закупок, учёт хозяйственных и расходных материалов, организация ремонтных работ, ведение отчётной документации по АХО, проведение инвентаризации и многое другое. Вы можете ознакомиться с образцом должностной инструкции для руководителя АХО.
Руководителю АХО общается с представителями строительных, транспортных организаций, сферы продаж, госструктурами. Потребуются самостоятельность, коммуникабельности и умение строить диалог. Не обойтись без умения работы с документами и владения компьютерными программами.
Будущий руководитель АХО должен иметь минимальные знания в областях экономики, управления, ведения материальной отчетности, знать порядок, сроки составления отчетности и ведения табельного учета, владеть информацией о:
Кандидата на должность следует протестировать. Можно устроить экскурсию по организации, спросить, какие ошибки и недочёты увидел кандидат. Предложите составить план работ по устранению недостатков, рассчитать затраты. Это поможет определить компетентность соискателя.
Задайте контрольный вопрос: «Как вы можете описать свой первый рабочий день в нашей компании?»
Дополнительным плюсом будет готовность выйти в выходной день или ночное время в случае форс-мажорной ситуации.
Как служба АХО взаимодействует с другими отделами
Отдел АХО получает заявки от других отделов. Схему взаимодействия с ними нужно выстроить максимально эффективно. Разберём подробнее, с кем и как взаимодействует АХО.
Отделов может быть и больше. Для всех отдел АХО должен обеспечить комфортную и бесперебойную работу.
С чего начать работу в организации: небольшой совет руководителю АХО
Работу в новой организации руководитель АХО может начать с построения плана административно-хозяйственной деятельности. Оптимальный вариант — составить матрицу всех бизнес-процессов в компании, указать все отделы, которые участвуют в процессе. Нужно отметить, на каких этапах к работе должен подключаться отдел АХО. Составить список расходных материалов и инвентаря, которые всегда должны быть в запасе. Запланировать срочные закупки, приуроченные к конкретному событию в организации. Например, покупку компьютера для нового сотрудника при расширении штата.
Получить полное представление о принципах административно-хозяйственной деятельности, разобрать на практических примерах особенности организации АХО-подразделений, условия оплаты персонала АХО и оценки эффективности их работы вы сможете на курсе «Руководитель АХО» в Учебном центе «Финконт».
15. Административно-хозяйственное обеспечение деятельности
Перечень документов,
образующихся в процессе деятельности Федерального архивного агентства
и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения
15. АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
15.1. Общие вопросы
Правила внутреннего распорядка (служебного распорядка) организации
(1) После замены новыми
Журналы ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка и положением о защите персональных данных (при приеме на работу)
(1) После замены новыми
Документы (акты, докладные, служебные записки, переписка) о нарушении правил внутреннего распорядка
Книги, журналы оттисков и слепков печатей, штампов, факсимиле
Переписка об утверждении печатей и штампов
Журналы учета выдачи печатей и штампов
(1) После возвращения печатей и штампов
Акты уничтожения печатей и штампов
(1) При отсутствии книг, журналов, оттисков и слепков – пост.
Документы (акты, докладные, служебные записки, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт
Книги регистрации (учета выдачи) удостоверений, пропусков, идентификационных карт
Приемные акты на бланки удостоверений, пропусков, идентификационных карт, расходные акты уничтожения удостоверений, пропусков, корешков к ним
Разовые пропуска, корешки пропусков в служебные здания и на вынос материальных ценностей
Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни
Книги, журналы, табели регистрации прихода и ухода (местных командировок) работников
Списки, книги адресов и телефонов
(1) После замены новыми
15.2. Эксплуатация зданий, помещений, строительство, ремонт
Договоры, соглашения о приеме и сдаче зданий, помещений в аренду (субаренду); документы (технические паспорта, планы, схемы, расчеты) к ним
Документы (информации, справки, сводки, сведения, отчеты) по вопросам владения, пользования и распоряжения имуществом
Карты сведений об объекте учета владения, пользования, распоряжения земельными участками, зданиями, помещениями и другим имуществом
Переписка о сдаче и приеме зданий, помещений в аренду
Акты приема и передачи зданий, помещений, земельных участков и другого имущества в пользование, распоряжение, аренду от юридических и физических лиц
Паспорта зданий (1), сооружений (1)
(1) Паспорта зданий и сооружений-памятников архитектуры и культуры – пост.
(2) После ликвидации здания, сооружения
Документы (акты обследования, поэтажные планы, паспорта, схемы размещения и установки оборудования и систем коммунального обеспечения, переписка) по строительству, капитальному ремонту и установке оборудования
(1) После ликвидации здания, сооружения, списания оборудования
Разрешения на производство огневых работ
(1) После списания оборудования
Документы (информации, акты, заключения, докладные, служебные записки, справки, переписка) по вопросам охраны объектов культурного наследия
Переписка о паспортизации зданий и сооружений
Договоры о страховании зданий, сооружений
(1) После истечения срока действия договора
Документы (полисы, переписка) о страховании зданий, сооружений
(1) После истечения срока страхования
Планы размещения организации
(1) После замены новыми
Переписка о предоставлении помещений организации (о вселении, выселении, продлении сроков пользования помещениями, занимаемыми организацией)
Договоры страхования оборудования
(1) После истечения срока страхования
Документы (доклады, обзоры, акты, справки, заявки, докладные записки, планы-графики работ, переписка) о состоянии зданий и помещений, занимаемых организацией, необходимости проведения капитального и текущего ремонта
Переписка о содержании зданий, прилегающих территорий в надлежащем техническом и санитарном состоянии
Документы (заявки, акты, переписка) о проведении санитарно-гигиенической обработки помещений
(1) После истечения срока действия договора
Документы (заявки, отчеты, переписка) о топливно-энергетических ресурсах и водоснабжении
Договоры коммунального обслуживания организации
(1) После истечения срока действия договора
Переписка о коммунальном обслуживании организации
Документы (справки, сводки, переписка) о подготовке зданий, сооружений к зиме и предупредительных мерах от стихийных бедствий
Журналы учета неполадок при эксплуатации технического оборудования помещений, зданий, сооружений
Документы (технические, иные учетно-технические документы, перечни объектов, акты обследования объектов) первичной и плановой технической инвентаризации объектов недвижимости
До ликвидации организации
Документы (технические, иные учетно-технические документы) внеплановой, в том числе проведенной в связи с чрезвычайными ситуациями, и текущей технической инвентаризации объектов недвижимости
До ликвидации организации
Дубликаты (копии) отдельных правоустанавливающих, оценочных, технических и учетно-технических документов, не включенных в инвентарные дела
До минования надобности
Технико-экономические предложения и обоснования по строительству объектов
Протоколы согласования разрешений на подключение строящихся объектов к энергетическим, транспортным сетям, водоснабжению и канализации
Переписка о пересмотре проектов объектов строительства по незаконченным срокам
Титульные списки по новому строительству
Титульные списки на реконструкцию и реставрацию объектов
Внутрипостроечные титульные списки на строящиеся и реконструируемые объекты
Переписка о составлении титульных списков строительства и реставрации объектов
Документы (акты, обзоры, докладные записки, сводки) о ходе строительства, реконструкции, реставрации объектов
Документы (акты, решения, докладные записки, справки) о приеме в эксплуатацию законченных объектов строительства, реконструкции, реставрации
Протоколы и акты по разногласиям между заказчиками и подрядчиками по сроку и качеству работ
Технические паспорта зданий, сооружений
До ликвидации организации
Оценочные акты стоимости законченных объектов
Документы (акты, докладные записки, справки) о состоянии зданий и сооружений
Документы (акты, заключения, протоколы, переписка) о снижении стоимости строительства, реконструкции, реставрации объекта
Переписка о согласовании объемов и организации строительно-монтажных и пуско-наладочных работ
Графики ввода объектов в эксплуатацию
Технические требования на производство подземных работ
Акты на производство подземных работ (котлованы, фундаменты, подземные сооружения)
Книга учета разрешений на производство скрытых (подземных работ)
Документы (акты, докладные записки, справки) об обследовании зданий и сооружений на определение видов ремонтных работ
Титульные списки на капитальный ремонт
Заявки, графики на капитальный и текущий ремонты
Документы (протоколы, решения, акты) о согласовании объема ремонтных работ
Документы (докладные записки, сведения, сводки, переписка) о проведении капитального и текущего ремонта
Акты осмотра и приема объектов после капитального и текущего ремонта
(1) После окончания работ
Расценки на ремонтные работы
(1) После замены новыми
Ведомости строительных недоделок и дефектов; акты на ремонтные работы
(1) При отсутствии судебных исков
Описи, инвентарные ведомости ремонтных работ по зданиям и сооружениям
Договоры об оказании инженерно-консультационных услуг
15.3 Материально-техническое обеспечение деятельности
Особые условия поставки продукции и материалов
Переписка по вопросам материально-технического обеспечения деятельности
Списки поставщиков и потребителей
Договоры по материально-техническому и хозяйственному обеспечению организации
(1) После истечения срока действия договора
Документы (заявки, заказы, наряды, графики отгрузки, диспетчерские журналы, записи поручений, сводки, сведения) о поставке материалов (сырья), оборудования и другой продукции
Спецификации на отгрузку и отправку продукции, материалов (сырья), оборудования
(1) Импортного оборудования – до окончания эксплуатации
Журналы учета материалов (сырья), продукции и оборудования, отправляемых потребителям
Документы (акты, рекламации, заключения, справки) о качестве поступающих (отправляемых) материалов (сырья), продукции, оборудования
Гарантийные талоны на продукцию, технику, оборудование
(1) После истечения срока гарантии
Отчеты об остатках, поступлении и расходовании материалов (сырья), продукции, оборудования
Документы (распоряжения, наряды, требования, накладные) об отпуске товаров со складов и отгрузке продукции
(1) При условии проведения проверки (ревизии)
Нормативы складских запасов
(1) После замены новыми
Договоры хранения (складского хранения)
(1) После истечения срока действия договора
Документы (уведомления, карточки учета материально-имущественных ценностей (движимого имущества), кладовые и амбарные книги, складские свидетельства, требования, наряды, погрузочные ордера, лимитно-заборные карты, переписка) об учете прихода, расхода, наличия остатков материалов (сырья), продукции, оборудования на складах, базах
(1) После списания материально-имущественных ценностей (движимого имущества). При условии проведения проверки (ревизии)
Документы (справки, отчеты, сведения) о складском хранении материально-имущественных ценностей (движимого имущества)
(1) При условии проведения проверки (ревизии)
Книги учета распоряжений на отпуск товаров и продукции со складов
Зачем компании отдел АХО и как оценить эффективность его работы?
Для достижения максимальных показателей деятельности любой компании необходимо наладить работу всех подразделений. Чтобы обеспечить комфортные условия труда на рабочих местах, фирмы создают специальное административно-хозяйственное подразделение — отдел АХО. Именно эта структура несет ответственность за результативную работу коллектива, закупая нужные расходные материалы, поддерживая чистоту и порядок в кабинетах, обеспечивая на рабочих местах удобство и комфорт.
В чём заключаются функции АХО?
Фирма, в которой организация труда находится на высшем уровне, обречена на успех. Ведь наравне с профильными вопросами, должны решаться и хозяйственные — не менее важные и нужные. Каждый кабинет следует укомплектовать канцелярскими принадлежностями, помещения подготовить к переговорам, транспортные средства заправить горючим.
«Прикрывает» тылы фирмы руководитель АХО. В его компетенции находится довольно обширный список обязанностей. Это курирование вопросов аренды, взаимодействие с надзорными органами, руководство деятельностью персонала, обслуживающего офисное либо производственное помещение.
В функционал этой службы входит не только обеспечение жизнедеятельности компании, но и закупка мебели, приобретение оргтехники, канцтоваров, хозинвентаря, типографской продукции, необходимых расходных материалов.
Кроме этого, отдел АХО выполняет обязанности по уборке помещений, прилегающих территорий, содержания в чистоте туалетных комнат и умывальников, обеспечение их бесперебойной работы. Работники отвечают за озеленение всей территории, ухаживают за насаждениями, обеспечивают стирку и ремонт гардин, штор, чистку мебели.
Руководитель АХО разрабатывает и представляет на рассмотрение руководству фирмы предложения по ремонту помещений, санитарных комнат, озеленению и благоустройству, уборке территории.
Каким должен быть руководитель АХО?
Начальник отдела АХО должен быть личностью целеустремленной, стрессоустойчивой, требовательной, коммуникабельной. Также приветствуются навыки лидерства, организационный опыт, оперативность, порядочность.
Руководитель АХО должен найти несколько вариантов оперативного решения возникшего вопроса. Специалисту следует ознакомиться с Трудовым кодексом, внутренним распорядком организации, изучить структурные подразделения, их взаимодействие, соблюдать требования охраны труда. Обязательным для сотрудника такого ранга является осведомленность об актах, приказах, распоряжениях, изданных для службы АХО руководством.
Начальнику подразделения необходимо обладать познаниями в области экономики, управления, разбираться в материальной отчетности, знать и соблюдать порядок ее составления и сроки сдачи. Также руководитель должен уметь разбираться в поставщиках и функционале техники.
Так как в подразделении работает целая команда рабочих разных специальностей, то руководитель должен уметь управлять людьми, распределять отпуска, вести табельный учет, определять способы наказания.
Как оценить работу АХО-шника?
Большинство сотрудников фирмы видят проявление деятельности АХО только внешне, в привычной обстановке, в отлаженной «как часы» повседневной жизни компании. Однако за этим кроется большой труд группы сотрудников, которая и составляет отдел АХО.
Эффективность деятельности этого участка, независимо от размеров и структуры, зависит от компетентности руководителя.
KPI специалиста АХО проявляется:
Добиться таких результатов может специалист АХО, умеющий адаптироваться к любой ситуации, нацеленный на результат, исполнительный и умеющий работать в команде, ответственный, дисциплинированный, аккуратный.
Помимо этих качеств, специалист должен постоянно обучаться инновационным технологиям ведения деятельности, применяя их в соответствии со спецификой фирмы.
Абсолютно весь коллектив компании пользуется услугами АХО. Поэтому объективную оценку работы начальника и всего отдела могут дать сами сотрудники фирмы.
Рекомендуем
Слушатели курса получат полное представление по принципам управления компанией, подробно разберут на практических примерах особенности организации АХО-подразделений, условия оплаты персонала АХО и оценки эффективности их работы.
АХО. Секретариат и делопроизводство
Если представить компанию как большой часовой механизм, административно-хозяйственный отдел (АХО) будет в нём секундной стрелкой, которая показывает, что компания точно работает, а не ушла в простой.
Случается, ли вам по нескольку минут искать нужный документ, гаечный ключ, любую другую вещь на рабочем месте, которая срочно нужна, но где лежит — непонятно? Ещё хуже, когда коллега уходит в отпуск и передаёт дела на время. Пояснения есть, но разобраться на чужом рабочем месте непросто, часы уходят, чтобы понять, что есть что.
Трудовой кодекс дополнили новой статьёй 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений» (Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ). Большинство кадровых документов теперь можно вести только в электронном виде без дублирования на бумаге.
С 2022 года бумажные больничные полностью заменят на электронные. И только на основании ЭЛН будут выплачиваться пособия по временной нетрудоспособности и по беременности и родам (Федеральный закон № 126-ФЗ от 30.04.2021).
У электронного документооборота (ЭДО) множество плюсов. Он особенно удобен, когда организация работает с большим количеством контрагентов.
Чтобы зафиксировать факт передачи документов налоговой инспекции, контрагенту, сотруднику другого отдела или любому другом лицу, требуется опись. Это обобщённый перечень документов, который позволит подтвердить факт передачи документов и избежать споров с принимающей стороной.
Федеральная налоговая служба планирует утвердить единый формат электронного договора. Инициативу планируют применить уже в декабре 2021 года.
Как быть работодателю, который получил от уволенного сотрудника заявление с требованием отозвать согласие на обработку персональных данных? Нужно ли сразу удалять все данные. Разъяснения дали в Роскомнадзоре.
Без административно-хозяйственного отдела (АХО) не может обойтись ни одна крупная компания. АХО обеспечивает условия для работы сотрудников, подразделений и служб организации. Если ответственно подойти к подбору специалистов и их обучению, организация будет всегда обеспечена расходными материалами, не будет уходить в длительные простои из-за поломок оборудования, сможет сэкономить на закупках и без проблем перейдёт на системы бережливого производства или офиса.
В ФНС разъяснили, кто и как может получить бесплатную квалифицированную электронную подпись (КЭП).
Нужна помощь с подбором обучающей программы?
Оставьте заявку на обратный звонок, и наш специалист свяжется с вами в кратчайшие сроки.