документ в котором указана причитающаяся за что либо денежная сумма
Словарь терминов и сокращений из делопроизводства
(глоссарий)
Автобиография— документ, в котором автор приводит сведения о себе самом и своих родственниках.
Адресант— отправитель.
Аккредитив— документ, содержащий распоряжения кредитного учреждения другому о выплате держателю указанной в ней суммы.
Архивная выписка— справка об имеющихся в документальных материалах архива сведениях, заверенная в установленном порядке.
Архивная справка— справка об имеющихся в документальных материалах архива сведениях по определенному вопросу, теме, предмету или библиографических сведениях, заверенная в установленном порядке.
Аспект— точка зрения, с которой производится поиск документа или извлечение из него необходимых сведений.
Бланк— чистый лист с частично напечатанным текстом (реквизитами адресанта), логотипом и пробелами для текста.
Виза— подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом.
Внутренний адрес письма— наименование и адрес организации или фамилия и адрес лица, которому направлено письмо.
Внутренний документ— документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан.
Входящий документ— документ, поступивший в учреждение. Выписка из документа— копия части текстового документа.
Гарантийное письмо— письмо, представляющее собой гарантийное обязательство.
ГОРСТ— государственный стандарт России.
График— текстовой документ, отражающий, как правило, план работы с точным показателем норм и времени выполнения.
Гриф— пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции («секретно», «срочно», «не подлежит оглашению», «лично»).
Дата— важнейший реквизит документа. Само наличие этого реквизита указывает на официальный статус документа. Дата приводится при ссылке на документ. Состоит из числа, месяца и года составления или подписания документа указываются на нем арабскими цифрами.
Дежурный лист— талон для регистрации деловой корреспонденции.
Дело— 1) единица хранения письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку; 2) совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенных в твердую обложку и соответствующим образом оформленную.
Деловое (служебное) письмо— вид корреспонденции, направляемый от имени одной организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному лицу, и подписана одним лицом (такое лицо выступает в этом случае как юридическое, а не частное).
Делопроизводство— 1) сфера деятельности человека, связанная с разработкой и оформлением документов, организация их движения, учета и
хранения. Равнозначен ему термин «документационное обеспечения управления» (ДОУ); 2) ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по документам в них; 3) совокупность работ связанных с созданием документов; их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением.
Депонирование документов— установленный порядок их хранения в Справочно-информационном фонде.
Директивный документ— документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов.
Договор— документ, закрепляющий соглашения двух или нескольких сторон.
Договорное письмо— один из видов сопроводительного письма, указывающего на факт отправки договора.
Документ— 1) информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу; 2) средство закрепления различными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.
Документирование— процесс создания, исполнения и оформления документов.
Документооборот— 1) движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки; 2) количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за определенный период времени.
Дубликат— второй экземпляр документа, заменяющий утраченный подлинник.
ЕГСД— Единая государственная система делопроизводства.
Заголовок письма— указание на содержание письма, выражается сочетанием в предложном падеже с предлогом «о»
Заявление— документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу (например, заявление о приеме на работу, заявление о предоставлении отпуска и т.д.)
Запрос— коммерческий документ, представляющий собой обращения импортера к экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) или направлять предложение на поставку товару.
Извещение— документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и предлагающий принять в нем участие.
Индексы— условные обозначения, присваемые документам в процессе учета (регистрации) и исполнения.
Индексация— проставление индекса.
Индекс дела— порядковый номер дела по номенклатуре и условное обозначение структурной части учреждения, проставления на обложке дела.
Инициативный документ— документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса.
Исходящий документ— документ отправленный из учреждения.
Классификация документов— деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.
Классификационный индекс— условное обозначение (цифровое, буквенное, смешанное), присваиваемое классификационным делением схемы классификации и проставляемое на карточках систематического и других каталогов. Он может проставляться и на документах и делах.
Ключевая фраза— стандартное выражение, включающее речевое действие и представляющее собой важнейший информационный сегмент текста.
Ключевые слова— стандартные, клишированные фразы, формулирующие содержание документа.
Коммерческое письмо— название делового документа, принятого в коммерческой практике и подготовке или оформляющего сделку.
Консервация документа— предохранение документа от разрушающего действия внешней среды.
Контракт— договор об установлении, изменении или прекращении правовых отношений.
Контрольный лист— талон для индивидуальной регистрации документов, включающий резолюцию и тему письма.
Копия— точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенная.
Корреспондент— учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка.
Кредит— включаемая в смету сумма, в пределах которой разрешен расход на определенную потребность.
Лимит— документ, определяющий предельный размер ассигнований денежных средств, материалов и т.д. из государственных фондов.
Машиночитаемый текст— документ, использование которого требует применения специально предназначенных для этого технических средств.
Накладная— документ, которым оформляются прием и отправка груза, перемещение или отпуск материальных ценностей.
Номенклатура— перечень наименований.
Номер входящего письма— регистрационный номер документа, проставляемый адресатом.
Номер исходящего письма— регистрационный номер документа, проставляемый отправителем.
Опись— юридически оформленный перечень документов.
Оригинал документа— 1) первоначальный экземпляр документа; 2) экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.
Особые отметки— степень открытости (секретности), срочность исполнения документов.
Отчет— документ, содержащий сведения о подготовке и проведении работ, об итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу.
Отпуск— заверенная полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя.
Оферта— см. Приложение.
Официальные документы— документы, составленные учреждением или должностным лицом и оформление в установленном порядке.
Оформление дела— комплекс работ по описанию дела по обложке, по брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной подписи.
Письмо— обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между предприятиями и частными лицами.
Подлинник— 1) первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный; 2) рукопись.
Подпись на документе— подпись должного лица или автора документа, удостоверяющая подлинность или заверяющая копию документа.
Поисковые данные документа— сведения о месте, хранения документа, включающие архивный шифр и ссылку на номера листа (страницы) документа.
Положение—1) правовой акт, устанавливающий основные правила организации государственных органов, структурных подразделений, а также нижестоящих учреждений, организаций или предприятий; 2) свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления.
Предложение— письменное заявление от имени предприятия, адресованное другому предприятию, о готовности заключить с ним договор на определенных условиях; оферта.
Предметный каталог— каталог документов, содержащих сведения о предметах (фактах, событиях, географических наименованиях) и лицах, которые упоминаются в документах.
Предметный указатель— указатель основных предметных (тематических) обозначений, расположенных в алфавитном порядке.
Представления— документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения.
Прейскурант— перечень видов работ, услуг, продукции, товаров и т. д. с указанием цен и расценок.
Претензионное письмо— письмо, отправленное виновной стороне в случае невыполнения ее заключенных ранее договоров и разного видов обязательств.
Приказ— 1) правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующий на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности; 2) документ, выдаваемый органами государственного и ведомственного арбитража на обязательное исполнение его решения.
Приказ— документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период.
Программа— предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.
Проект документа— предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.
Протокол— документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
ПЭВМ— персональное ЭВМ.
Распорядительные документы— документы, в которых фиксируется решение в учреждении административных и организационных вопросов.
Распоряжения— правовой акт, издаваемый по оперативным вопросам на предприятиях единолично заместителями первого руководителя, а также руководителями структурных подразделений.
Регистрационный штамп— штамп, содержащий следующую информацию: название учреждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое был помещен документ.
Регистрационная карточка— карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве.
Регистрация документов— запись в учетных формах (журналах, карточках) кратких сведений о документе и проставление на документе индекса и даты регистрации.
Резолюция на документе— письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.
Резолюция— решение, принимаемое совещанием, съездом, конференцией и т.п. по обсуждаемому вопросу.
Реквизиты— обязательные элементы служебного документа.
Реквизит переменный— реквизит документа, наносимый при составлении документа.
Реквизит постоянный— реквизит документа, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка (трафарета) документа.
Рекламационное письмо— заявление об обнаружении недостачи, дефектов в полученной продукции или выполненной работе.
Реферат— краткое письменное изложение первоисточника.
Решение— 1) правовой акт, принимаемый коллегиальным органом или руководящей инстанцией государственного органа; 2) документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора гражданского дела или спорного вопроса; 3) резолюция собрания, совещания.
Свободное предложение— предложение без обязательств. Если заказчик примет условия такого предложение, сделка считается заключенной.
Сдаточная опись (разг.)— опись документальных материалов, составленная учреждением при передачи дел в архив.
Система документирования— принятый в учреждении порядок создания, оформления и исполнения документов.
Сопроводительное письмо— письмо, указывающее на факт отправки приложенных к письму документов и других материальных ценностей.
Список— перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации.
Справка— документ, содержащий запрошенную информацию или подтверждение тех или иных фактов и событий.
Стандарт— нормативный документ, устанавливающий термины и их определения, требования к продукции, правила ее эксплуатации, хранения, перевозки, выполнения работ или оказания услуг.
Стандартизация— процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в данной области.
Стенограмма— дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществляемая методом стенографии.
Твердое предложение— предложение, оформляемое лишь для одного возможного заказчика (покупателя) с указанием срока, в течении которого поставщик связан этим предложением.
Тезисы— краткое изложение текста документа или выступления. Телеграмма (служебная)— вид документа, переданного по телеграфу. Телекс— телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту).
Телетайп— телеграфный аппарат с клавиатурой типа пишущей машинки.
Текстовый документ— документ, содержание которого изложено по средствам любого вида письма.
Телефонограмма— обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста по телефону.
Техническая документация— обобщающее название документов, отражающих результат проектирования, конструирования, инженерных изысканий и прочих работ по строительству зданий и сооружений, а также изготовлению изделий промышленного производства.
Технологическая документация— обобщающее название документов (чертежей, спецификаций и пр.), предназначенных для описания и оформления технологических процессов.
Либо
Трафаретизация— способ унификации текстов документов, состоящих в разделении содержащейся в них информации на постоянную (трафаретную) и закладываемую заранее, и переменную (индивидуальную для каждого отдельного документа).
Трафаретный документ— документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющие его конкретное содержание.
Трудовая книжка— документ, подтверждающий трудовую деятельность.
Унификация— установление единообразного набора реквизитов, форматов бумаги и размещения реквизитов как в рамках одного документа, так и в масштабе документного образования.
Указатель— систематизированное перечисление наименований, имен, предметов со справочными данными о них.
Факс (телефакс)— телефонная факсимильная связь для передачи печатной информации, аппарат для приема факсимильной связи.
Факсимиле— 1)воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи (текста), сделанного от руки; 2) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить подпись на документах.
Физическое лицо— гражданин, обладающий гражданскими правами и подлежащий ответственности за нарушение гражданских обязанностей.
Формирование дел— группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой.
Формулировка— языковая формула, точно выражающая мысль или ее фрагмент и использующаяся в качестве эталона в деловых текстах, при ссылках.
Формуляр документа— совокупность (схема) расположенных в установленной последовательности реквизитов документа.
Характеристика— документ, выдаваемый администрацией предприятия, учреждения своему сотруднику.
Циркулярное письмо— письмо, направленное из одного источника в несколько адресов.
Шаблон— заранее разработанный тип документа.
Экспедиция— специальный аппарат учреждения по приему документов.
Экспертиза ценностей документа— определение значения документов в целях их отбора на хранение и установления сроков хранения.
Юридическое лицо— учреждение, предприятие или организация, выступающее в качестве самостоятельного носителя гражданских прав и обязанностей.
Статья 875. Исполнение инкассового поручения
1. При отсутствии какого-либо документа или несоответствии документов по внешним признакам инкассовому поручению исполняющий банк обязан немедленно известить об этом лицо, от которого было получено инкассовое поручение. В случае неустранения указанных недостатков банк вправе возвратить документы без исполнения.
2. Документы представляются плательщику в той форме, в которой они получены, за исключением отметок и надписей банков, необходимых для оформления инкассовой операции.
3. Если документы подлежат оплате по предъявлении, исполняющий банк должен сделать представление к платежу немедленно по получении инкассового поручения.
Если документы подлежат оплате в иной срок, исполняющий банк должен для получения акцепта плательщика представить документы к акцепту немедленно по получении инкассового поручения, а требование платежа должно быть сделано не позднее дня наступления указанного в документе срока платежа.
4. Частичные платежи могут быть приняты в случаях, когда это установлено банковскими правилами, либо при наличии специального разрешения в инкассовом поручении.
5. Полученные (инкассированные) суммы должны быть перечислены исполняющим банком банку-эмитенту, который обязан зачислить эти суммы на банковский счет клиента. Исполняющий банк вправе удержать из инкассированных сумм причитающиеся ему вознаграждение и возмещение расходов.
Комментарий к ст. 875 ГК РФ
1. Термин «инкассовое поручение» в наименовании данной статьи принято рассматривать как распоряжение клиента банку о получении от плательщика платежа, которое может оформляться в виде разных расчетных документов: как инкассовых поручений, так и платежных требований. Тем не менее содержание норм ГК, регулирующих сходные отношения об исполнении платежных поручений (ст. 864 ГК) и аккредитива (ст. 870 ГК), дает основания полагать, что в них речь идет именно о расчетных документах, а не о распоряжениях клиентов банку.
2. Исполнение инкассового поручения означает списание денежных средств со счета плательщика и перечисление их на счет получателя.
Получатель представляет в банк расчетные и иные документы при реестре расчетных документов, переданных на инкассо. В реестр могут включаться по усмотрению получателя инкассовые поручения и платежные требования.
Исполнение осуществляется исполняющим банком по получении им документов и реестра. Принятие документов на инкассо осуществляется банком-эмитентом, поскольку именно он обслуживает получателя средств на основании договора банковского счета.
Получив инкассовое поручение, банк-эмитент должен проверить его на соответствие по внешним признакам требованиям закона. Ответственный исполнитель банка-эмитента осуществляет проверку соответствия документа установленной форме бланка, полноты заполнения реквизитов, соответствия подписей и печати получателя (взыскателя) средств образцам, указанным в карточке с образцами, а также идентичности всех экземпляров расчетных документов. Также проверяется соответствие реквизитов расчетного документа реквизитам исполнительного документа. Но наименования «получатель» и «взыскатель» могут не совпадать в случае взыскания денежных средств судебным приставом-исполнителем на депозитный счет службы судебных приставов (п. 8.4 Положения ЦБ РФ N 2-П).
В соответствии с п. 12.6 Положения ЦБ РФ N 2-П банки не принимают к исполнению инкассовое поручение, если прилагаемый к нему исполнительный документ предъявлен по истечении срока, предусмотренного законодательством.
Не принятые к исполнению расчетные документы вычеркиваются из реестра переданных на инкассо документов и возвращаются получателю.
В соответствии с п. 6 ст. 70 Закона об исполнительном производстве в случае обоснованных сомнений в подлинности исполнительного документа, полученного непосредственно от взыскателя, банк имеет право задержать исполнение для проверки подлинности исполнительного документа и достоверности сведений, но не более чем на семь дней.
3. Если банк-эмитент принимает документы на инкассо, этим он принимает на себя обязательство доставить их по назначению. Данное обязательство, а также порядок и сроки возмещения затрат по доставке отражаются в договоре банковского счета с клиентом. Банк организует доставку документов своих клиентов самостоятельно.
Исполняющий банк, получивший документы, также должен проверить их на соответствие по внешним признакам требованиям закона. Ответственный исполнитель банка осуществляет проверку соответствия документа установленной форме бланка, полноты заполнения реквизитов, идентичности всех экземпляров расчетных документов, наличия штампа банка-эмитента и подписи ответственного исполнителя. Также проверяется соответствие реквизитов расчетного документа реквизитам исполнительного документа.
Если полученный документ не отвечает предъявляемым к инкассовым поручениям требованиям, исполняющий банк обязан немедленно известить об этом лицо, от которого документ был получен (получателя или банк-эмитент), с указанием конкретных недостатков документа. Получатель имеет право устранить выявленные недостатки и представить документы в банк повторно. Срок для устранения недостатков не установлен, но это не означает, что он может быть сколь угодно долгим. Разумность срока определяется исходя из времени, необходимого для доставки извещения получателю, исправления им документов и доставки исправленных документов исполняющему банку.
Такие же последствия наступают, если отсутствует какой-либо документ, который должен быть подан вместе с инкассовым поручением (например, исполнительный документ).
Если получатель, извещенный о недостатках представленных им документов, не устраняет данные недостатки, банк может возвратить документы без исполнения. Но п. 8.8 Положения ЦБ РФ N 2-П вступает в противоречие с коммент. ст., так как устанавливает не право, а обязанность банка вернуть документы, оформленные с нарушением установленных требований. Но даже если рассматривать возврат документов как обязанность банка, он не должен ее исполнять без предоставления права получателю средств исправить недостатки представленных документов, так как ведомственный акт не должен противоречить ГК.
4. Исполняющий банк и банк-эмитент, получающие инкассовые поручения, делают на нем отметки и надписи, необходимые для оформления инкассовой операции. К таким отметкам, например, относятся штамп банка-эмитента, дата приема и подпись ответственного исполнителя.
В той форме, в какой инкассовое поручение было получено, с необходимыми отметками документы представляются плательщику.
Срок по предъявлении означает, что исполняющий банк должен сделать представление к платежу немедленно по получении инкассового поручения. Термин «немедленно» в данном случае не имеет однозначной трактовки. Его буквальное толкование позволяет заключить, что оплата инкассового поручения должна быть осуществлена в тот же день, когда инкассовое поручение было получено. Но оно не находит подтверждения в законодательстве. Так, согласно п. 8.12 Положения ЦБ РФ N 2-П исполняющий банк должен исполнить поручение получателя средств не позже рабочего дня, следующего за днем получения соответствующего документа от получателя (взыскателя) средств, если иной срок не предусмотрен договором банковского счета. В соответствии с п. 5 ст. 70 Закона об исполнительном производстве банк исполняет требование исполнительного документа о взыскании денежных средств со счета должника в течение трех дней с момента получения исполнительного документа от взыскателя или судебного пристава.
6. Исполнение инкассовых поручений означает списание денежных средств со счетов плательщиков в бесспорном порядке. Банки не рассматривают по существу возражения плательщиков против списания средств с их счетов.
При отсутствии или недостаточности денежных средств для удовлетворения требований взыскателя на счете плательщика (если договором банковского счета не предусмотрено кредитование счета плательщика) инкассовые поручения помещаются в картотеку по внебалансовому счету N 90902 «Расчетные документы, не оплаченные в срок» с указанием даты помещения в картотеку. Оплата документов в картотеке осуществляется по мере поступления денежных средств на счет плательщика в очередности, предусмотренной законом.
7. Исполнение инкассового поручения осуществляется в полном объеме. Частичная оплата инкассового поручения допускается в случаях, предусмотренных банковскими правилами, либо при наличии специального разрешения на это в инкассовом поручении.
В соответствии с п. 8.10 Положения ЦБ РФ N 2-П допускается частичная оплата инкассовых поручений, находящихся в картотеке N 90902 «Расчетные документы, не оплаченные в срок», в порядке, аналогичном порядку частичной оплаты платежных поручений.
8. Денежная сумма, списанная со счета плательщика, должна быть немедленно передана исполняющим банком в распоряжение банка-эмитента. Такая передача осуществляется путем зачисления денежных средств на корреспондентский счет банка-эмитента при наличии между ними корреспондентских отношений, либо денежные средства зачисляются на корреспондентский счет банка-эмитента в ЦБ РФ. Сроки осуществления банковских операций должны соответствовать срокам, предусмотренным законом (ст. 849 ГК).
Общие сроки всех операций, необходимых для расчетов по инкассо, определяются с учетом особенностей проведения инкассовых операций. Так, при определении срока, в пределах которого банк-эмитент обязан обеспечить зачисление денежных средств на счет получателя, принимаются во внимание сроки совершения операций по счетам (ст. 849 ГК), сроки пробега документов, направляемых в исполняющий банк, а также сроки, установленные банковскими правилами для акцепта этих документов плательщиком. Нерабочие дни не засчитываются в течение срока (п. 16 письма ВАС N 39). Поэтому такой срок может превышать общий срок безналичных расчетов, установленный ст. 80 Закона о ЦБ РФ.
Исполнительный документ, взыскание по которому произведено, возвращается в суд или в другой выдавший документ орган.
Исполняющий банк имеет право удержать из инкассированной суммы причитающиеся ему вознаграждение и возмещение расходов, так как инкассирование является банковской услугой и производится за счет клиента. Поскольку предъявление документов к платежу не всегда заканчивается перечислением денежных средств, а исполняющий банк до получения отказа совершает определенные действия и несет расходы, банки часто заключают соглашение об оплате услуг исполняющего банка за счет банка-эмитента. Последний, в свою очередь, может взыскать свои расходы с плательщика на основании п. 1 ст. 874 ГК.
9. Исполнение платежных требований осуществляется по аналогии закона по правилам, установленным для исполнения инкассовых поручений, если они не противоречат особенностям осуществления расчетов по платежным требованиям.
Правила об исполнении инкассовых поручений применяются по аналогии при предъявлении к оплате инкассированных чеков (ч. 2 п. 1 ст. 882 ГК).
К отношениям по оплате инкассированных векселей коммент. правила применяться не могут, так как вексель не является расчетным документом и для осуществления перечислений денежных средств со счета на счет предъявления векселя в банк плательщика недостаточно. Списание средств со счета плательщика может производиться только на основании расчетного документа (например, плательщик, готовый оплатить предъявленный в его банк вексель, может выдать банку платежное поручение либо оплата векселя может быть предусмотрена условиями аккредитива).