документация смк что это
Что такое СМК
Система менеджмента качества (СМК) — это такой стиль управления предприятием, при котором руководители, инженерно-технические работники и рабочие стремятся к улучшению качества продукции и самой системы управления предприятием. Требования к СМК изложены в международном стандарте ISO 9001:2008, который так и называется «Системы менеджмента качества. Требования». Стандарт разработан международной организацией по стандартизации (ISO, г. Женева, Швейцария) и обобщает лучший мировой опыт управленческих практик.
При внедрении СМК на любом предприятии происходят изменения, которые направлены на установление технологической прозрачности всех видов деятельности. Иначе говоря, вводимые правила позволяют проследить весь путь изделия внутри предприятия: прием заказа от клиента, закупку сырья, изготовление продукции на каждом этапе, проверку, хранение и отгрузку продукции клиенту. При такой технологической прозрачности легко выявляются дефекты изделий и недостатки технологий, а также и причины их возникновения. А это не всем нравится. Особенности истории нашей страны и несовершенство человеческой природы привели к тому, что иногда работники стараются скрыть брак, выполнять технологические операции с отступлениями от требований. Для них внедрение системы управления качеством связано с отрицательными переживаниями, «борьбой» с нововведениями, вплоть до скрытого или явного саботажа. Для других работников, кто привык трудиться «по совести» внедрение СМК — это давно ожидаемое и желанное наведение порядка, возможность для самореализации в труде, возможность получить удовлетворение от труда, что, к тому же, обычно материально поощряется руководством предприятия. Управление качеством несет многие плюсы использования компаниям любого масштаба.
Часто задают вопрос: «Расскажите «в двух словах», что такое СМК».
Чтобы ответить на этот вопрос, необходимо внимательно прочитать Стандарт ISO 9001. Однако, надо честно признаться, что Стандарт написан сложным языком, и понять его содержимое без дополнительного обучения непросто. Поэтому мы возьмем на себя смелость пересказать основные требования Стандарта доступным языком. Перечень требований к деятельности предприятия и каждого работника будет пронумерован не обычным порядком 1,2,3, а по пунктам Стандарта, содержащим соответствующие требования.
4.1. Необходимо представить всю деятельность предприятия как цепочку процессов или подпроцессов.
В зависимости от того, что мы ожидаем в конце каждого процесса (составление плана производства, изготовление партии готовой продукции и т.п.) мы должны научиться численно измерять, в каком состоянии находится процесс, установить разграничительную метку между понятиями «что такое хорошо» и «что такое плохо». Например, качество процесса изготовления фанеры решили измерять с помощью индикатора (показателя) «Доля высоких сортов в общем объёме производства». Границей между «хорошо» и «плохо» является критерий результативности процесса, равный 52% (эта цифра взята для примера). Если получается 52% и более высоких сортов фанеры, то мы говорим о том, что процесс результативен. Если получается 51% и менее, то это значит, что процесс идет плохо и нуждается в улучшении. Таким образом, необходимо измерять все виды деятельности, которые определяют качество продукции. Постоянное улучшение процессов — это и есть управление качеством продукции.
4.2. Необходимо управлять информацией, которая содержит требования к продукции и к процессам и данные о состоянии производства.
4.2.3. Требования к продукции, полуфабрикатам, а также к процессам (технологическим режимам) содержатся в ДОКУМЕНТАХ.
Необходимо пользоваться только актуальными документами. На нашем предприятии установлены жесткие правила использования документов внешнего происхождения (например, ГОСТы) и внутреннего происхождения (инструкции, процедуры, чертежи). Вводится новое понятие «Процедура». Это документ, в котором приводится последовательность и описание действий с указанием должностей, ответственных за каждое действие.
4.2.4. Свидетельства выполнения или невыполнения требований содержатся в ЗАПИСЯХ (журналы, наряд-заказы, накладные, акты, отчеты).
Если выполняется запись, то обязательно указывают дату и того, кто выполнил запись. Все записи ведутся аккуратно и хранятся в установленных местах, чтобы их потом можно было найти повторно с ними ознакомиться.
5.3. Руководство предприятия написало короткий, но важный документ «Политика в области качества».
КАЖДЫЙ работник предприятия должен хотя бы раз прочитать эту Политику до конца и понять, что в этой Политике касается его лично. В Политике изложены долгосрочные (стратегические) цели предприятия. Не все предприятия имеют такой документ. Наличие внятной Политики говорит о том, что владельцы и руководство верят в успешное будущее своего предприятия, стараются обеспечить его стабильность, для чего вкладывают средства в развитие предприятия и в подбор лучших кадров. Читая Политику, каждый работник должен понять, какой вклад лично он может сделать для достижения стратегических целей предприятия.
5.4.1. Руководство предприятия установило «Цели предприятия», которые должны быть достигнуты предприятием в целом в краткосрочной (1 год) перспективе, а также цели для каждого руководителя отделов и служб.
Руководство предприятия ценит своих работников, в первую очередь, за то, что они умеют находить способы достигать цели. Для одних — это введение в строй нового оборудования в запланированные сроки, для других — своевременное выполнение плана по разработке технологической документации на изделия, для рабочих — это способность выпускать качественные изделия.
5.5.1. Руководство предприятия должно принять решение о том, каким образом до работников будет доводиться то, за что они отвечают (ответственности и полномочия).
Это могут быть: трудовой договор, процедуры, положения о службах и отделах, должностные инструкции, приказы, устные распоряжения. Каждый работник должен знать, за что он отвечает, и какие имеет полномочия (права).
5.6. Руководство предприятия должно периодически анализировать, насколько хорошо функционирует система управления предприятием.
Для этого собирается обширная информация — как положительная, так и отрицательная — о различных аспектах деятельности предприятия. Такой анализ проводится на совещаниях, посвященных качеству продукции и взаимодействию служб.
6.2.2. Для каждого работника, деятельность которого влияет на качество продукции, должны быть установлены требования к его компетентности: базовому образованию, дополнительному обучению, навыкам и опыту.
Предприятие должно заботится о том, чтобы компетентность работников постоянно повышалась. Необходимо письменно фиксировать результаты оценки компетентности работников. Такую оценку должны периодически проводить руководители в отношении своих подчиненных.
6.3. Руководство предприятия должно заботиться об исправности оборудования для того, чтобы оно не простаивало во внеплановых ремонтах, и было безопасным.
Необходимо выполнять запланированные ремонты, соблюдать правила работы на оборудовании. Показателем качественной работы механиков является малое число простоев оборудования.
Поделитесь этой публикацией:
За качество отвечаю! Для чего нужна система менеджмента качества
Компания, которая уделяет мало внимания качеству своего продукта, не будет иметь успеха у потребителя. То, насколько хорошо сделана вещь или оказана та или иная услуга, полностью определяет, придет ли клиент еще раз или навсегда забудет об организации. Но качество зависит от очень многих вещей. Этот параметр определяется и организационной структурой предприятия в целом, и отлаженностью каждого отдельного рабочего процесса в частности. Для того чтобы выжить в конкурентной среде, компании вводят системы менеджмента качества (СМК), которые помогают поддерживать заданный фирмой стандарт продукта.
Система менеджмента качества на предприятии должна действовать по принципу постоянного повышения качества всех организационных процессов. Главное — следить не только за качеством самого продукта, но и за уровнем квалификации персонала, за тем, как реализовывается принятая стратегия развития. Качество же можно определить количественно: по финансовым показателям компании и соотношению положительных и отрицательных отзывов клиентов.
Использование системы качества ISO 9000
СМК может быть сертифицирована по стандарту ISO 9000, куда входит целая серия стандартов.
Система предполагает проведение внешнего аудита сертифицирующим органом на предприятии. Сейчас в нашей стране эта процедура не является обязательной, но наличие подобного сертификата говорит о благонадежности компании и клиентам, и партнерам, и государству. Участие в международных и национальных тендерах, к примеру, без сертификата ISO 9000 представить себе невозможно. Сертификат, который выдается в России, оформляется по стандарту ГОСТ Р ИСО 9000. Для его получения понадобится целый набор документов: ОГРН, свидетельства из налоговой о регистрации изменений в учредительных документах фирмы, ИНН, коды ОКВЭД, выписка из ЕГРЮЛ, устав организации и все изменения, которые в него вносились, учредительный договор и лицензии с разрешенными фирме видами деятельности. В документах нужно будет указать сведения об организации (адрес, банковские реквизиты), а также описать полную структурную схему компании, включая различные подразделения. Требуется также подробное описание кадрового состава организации с указанием образования и стажа работы сотрудников. Оформление сертификата займет от трех недель до двух месяцев.
Получение документа сроком действия три года обойдется в 100–500 тыс. руб. в зависимости от системы, в которой он оформляется.
Внедрение системы менеджмента качества на предприятии поможет не только улучшению репутации компании. СМК помогает избежать ошибок при производстве, кроме того, за счет оптимизации всех процессов жизнедеятельности предприятия снижаются издержки. Если все сделано правильно, должно улучшиться финансовое состояние фирмы. Открытость для внешнего аудита заставляет руководителей считаться с мнением рядовых сотрудников, что приводит к сплочению команды и большей нацеленности на конкретный результат.
Основные принципы системы менеджмента качества предприятия
Выделяют несколько принципов, на которых должна базироваться система качества любого предприятия:
Желание клиента — главное. Основополагающей является ориентация на запросы клиента. Компания должна не просто следить за сиюминутным спросом, а предугадывать желания потребителей. Дальновидность руководства позволит вовремя изменить какие-то параметры продукта, что может вывести компанию в лидеры сегмента рынка.
Руководитель — главная движущая сила изменений. Глава компании должен мотивировать сотрудников на достижение максимально положительного результата.
Подход к менеджменту должен быть системным. Это значит, что руководитель должен оценивать как внешние, так и внутренние факторы, оказывающие влияние на функционирование компании.
Стремление к постоянному улучшению. Имеено это должно стать основным мотивом деятельности фирмы, которая внедряет у себя СМК. Конечно, затраты на исследования и постоянный аудит требуют материальных затрат, но новая технология, которая в результате будет применяться в производстве, наоборот, может снизить издержки и дать компании новый толчок к развитию.
Сотрудники должны быть вовлечены в процесс управления качеством. Персонал должен быть заинтересован в работе. Мотивация сотрудников является одним из важнейших элементов системы менеджмента качества.
Отношения с партнерами и поставщиками должны быть взаимовыгодными. Вопросы, связанные с поставками сырья, или, например, логистикой (которая обеспечивает своевременную доставку товара потребителю), должны быть выделены в отдельное направление, за которое будет отвечать конкретный сотрудник.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Все, что вы должны знать о документации СМК по ISO 9001:2008
Опубликовано: 10.09.2017 Рубрика: Статьи Автор: Единый Стандарт
Источник: материал вышел на английском языке на сайте одной из американских консалтинговых фирм в сфере внедрения ISO 9001 – «askartsolutions».
Что такое документ?
Давайте начнем с ряда определений. Документ – это информация, которая напечатана или записана на каком-либо носителе, например, компьютерном диске. В документе могут быть требования (схемы или технические спецификации, – ред.), рекомендации (например, план по качеству, – ред.), отражать результаты или свидетельства совершения действий (в частности, для этих целей есть записи, – ред.).
Что такое процедура?
Процедура представляет собой описание конкретного метода совершения действия или реализации процесса. Процедуры не обязательно закрепляются письменно. Если это все же делается, то тогда речь идет о документированных процедурах. Аналогично обстоят дела с рабочими инструкциями (они тоже описывают то, как реализуются отдельные задачи, – ред.) – они могут быть, а могут не быть записанными.
Для каких целей служит документация системы менеджмента качества?
Документы, которые создаются в организации при внедрении и поддержке СМК помогают добиваться следующих целей:
Каковы требования ISO 9001 к документации системы менеджмента качества?
Пункт 4.2.1 перечисляет все типы документов, которые нужно будет внедрить в системе менеджмента качества (СМК, – ред.). Вы должны документально декларировать ваши политику и цели в области качества. Более прикладные требования по отдельным типам документации есть в Параграфе №5 (Автор говорит о редакции ISO 9001:2008, сейчас уже опубликована версия ISO 9001:2015, – ред.). Пойдем дальше. Вы должны иметь документированное Руководство по качеству. Существует множество способов подготовить этот документ. Выбор одного из них будет диктоваться структурой, размером и сложностью той или иной организации. Пункт ISO 9001 4.2.2 сконцентрирован уже только на Руководстве по качеству. В отличии от предыдущей редакции стандарта, нынешняя – не так перегружена документацией. Пункт 4.2.1 всего лишь отмечает, что у вас должны быть документы, которые позволяют убедиться в эффективном планировании, производственной деятельности и управлении процессами СМК. Характер и детализация документации будет разниться от организации к организации в зависимости от факторов, о которых мы поговорим дальше.
Какими критериями должна руководствоваться компания, чтобы понять, сколько нужно заводить документации СМК?
Необходимость иметь дополнительную документацию в довесок к той, которую напрямую требует стандарт ISO 9001 может быть признана настоятельной при учете следующих аспектов: клиентов, требований регуляторов, собственные внутренние требования организации. Стоит учитывать сложность продукции и процессов, соображения качества, риск неудовлетворенности потребителей, экономический риск, эффективность и результативность, компетентность персонала, его способность адаптироваться, возникавшие ранее проблемы качества и несоответствия. Ну, вот, к примеру… Чем сложнее ваша продукция и процессы, тем больше вероятность возникновения проблем и реализации рисков. Если у вас не возникает текучки кадров и персонал хорошо подготовлен, тогда количество необходимых документов может быть гораздо меньше, чем в другом случае. Независимо от количества документации, которую вы создали, нужно продемонстрировать эффективное внедрение с точки зрения соответствия требованиям стандарта ISO 9001, требованиям клиентов и регуляторов и ваших собственных внутренних требований организации.
На каком носителе стоит распространять документацию СМК?
Годится любое сочетание способов подачи информации, если только оно все еще находится в рамках требований 4.2.3, пункта стандарта, который посвящен управлению документацией. Также надо принимать во внимание требования 4.2.4 – управление записями. Вариантов в вопросе носителей информации много: бумага, жесткий диск, облако, оптические диски, фотографии, аудиовизуальные средства и так далее.
Что это за обязательные документированные процедуры, которые требует ISO 9001:2008?
В соответствии с ISO 9001, у вас должны быть внедрены документированные процедуры:
Всеми этими процедурами необходимо управлять по требованиям из пункта 4.2.3. Вы можете принять решение «декомпозировать» ваши процессы документацией по более мелким аспектам процессов и отразить это в «Руководстве по качеству». Обоснованность подобного решения будет зависеть от размера организации, сложности процессов и продукции, компетентности сотрудников, использованных для хранения и передачи информации носителей (бумажные носители против компьютера, – ред.), простоты использования, понимания сотрудниками, того, насколько обеспечено хранение информации. Хорошенько взвесив свое положение во всех этих аспектах, вы сможете выбрать: добавить ли к вашей СМК дополнительные процедуры (помимо обязательных шести, – ред.) или сохранить некоторые процессы, которые были созданы в рамках СМК по старым редакциям стандарта, а теперь стали не нужны по новой версии. Некоторые обязательные процедуры могут быть совмещены в одном документе. Например, можно совместить корректирующие и предупреждающие действия. Каждой обязательной процедуре тоже можно придать дополнительные функции. И помните, что есть несколько способов создать документированную информацию. Изложение такой информации было признано наименее эффективным. Но есть еще графические способы: диаграммы потоков данных, видео, рисунки, фотографии и так далее.
Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Документы системы менеджмента качества
Грамотно составленный комплект документов, описывающих правильное построение системы обеспечения качества, является базовым инструментом и основой успешного функционирования процессов на предприятии.
Стандарты Международной организации по стандартизации серии 9000, помимо всего прочего, призваны систематизировать документооборот, при этом, не ограничивая количество внутренних инструкций. Организация вправе самостоятельно определять объем нужной документации, необходимой для демонстрации положительных сторон и единства целей, действующих на предприятии. Однако в этом и кроется смысл разработки полноценной СМК — определить оптимальное количество документированных процедур, необходимых для поддержания ее в функциональном состоянии и прохождения процедуры сертификации.
Что такое СМК?
СМК представляет собой сложную структуру, ключевой целью функционирования которой становится идентификация и систематизация внутренней деятельности, а также контроль качества на каждом этапе осуществления технологического процесса. Систему разрабатывают и внедряют, основываясь на принципах международных нормативов ISO 9000.
СМК представляет собой одну из составных частей, образующих общую систему управления на предприятии, и призвана поддерживать стабильность и высокий уровень качества предоставляемых услуг и производимых товаров.
Виды документов
Минимальный объем необходимых документов определяется количеством основных видов деятельности. В ходе разработки системы менеджмента качества предусмотрены составление следующих категорий документов:
Уровни документации в СМК
В рамках СМК документы имеют иерархическую структуру и представлены в нескольких уровнях:
Действующие требования
На каждом конкретном предприятии степень документирования, состав, объем и тип хранения могут быть разными. Это прямопропорционально зависит от следующих влияющих факторов: тип предприятия, его размер, сложность производственного процесса, требования законодательных и других нормативно-правовых актов в сфере деятельности предприятия. Поэтому важен индивидуальный подход, в каждом конкретном случае методика описания процессов может отличаться.
Для маленькой организации начальным этапом разработки могут стать документы верхнего уровня, однако для предприятия со сложной структурой резоннее будет сначала прописать документированные процедуры. При составлении важно руководствоваться следующими принципами: информационная полнота, простота трактовки, адекватность, системность, актуальность требований. Главным критерием правильности готовых документов является то, что с их помощью каждый сотрудник может вникнуть в суть любого процесса и проследить взаимосвязь между ними.
Документацию СМК должны периодически подвергать экспертизе и, при необходимости, актуализировать.
Для чего нужны?
Круг задач, которые решается с помощью документирования, довольно обширен:
Процедура оформления
Для разработки внутренних стандартов в соответствии с требованиями ISO серии 9000 необходимы соответствующие знания и навыки. При этом можно воспользоваться услугами компетентного центра.
Сертификационный центр «Севтест» предлагает не только разработку СМК, но и полный цикл внедрения системы управления качеством на предприятии. Обратитесь к нашим экспертам для получения консультаций.
Разработка документации по СМК
Внедрение и использование СМК (системы менеджмента качества) является важным условием для успешного ведения любого бизнеса. Даже если предприятие не планирует сертифицировать СМК и получать подтверждающий бланк, следует самостоятельно разработать и утвердить документацию под стандарты ИСО, либо поручить это профессиональным специалистам. Точный перечень локальных актов на СМК будет зависеть от сферы деятельности и величины компании, количества и особенностей бизнес-процессов.
Разработка и внедрение СМК на предприятии
Ключевой целью внедрения и использования СМК является введение строго контроля за качеством продукции и услуг, анализ возможных рисков и разработка мер по их устранению. Внедрив систему менеджмента в соответствии с общепринятыми или специальными стандартами ГОСТ ИСО, организация получает следующие преимущества:
Организация разработки СМК на предприятии является обязательным условием для успешного прохождения сертификации. Общераспространенным стандартом для этой процедуры является ГОСТ Р ИСО 9001-2015. На его базе разработано и утверждено множество стандартов под специальные сферы деятельности. Список документации для их внедрения и использования может отличаться, так как будут разными и возможные риски, бизнес-процессы, меры по контролю за качеством.
Без подготовки документации невозможно внедрить стандарты, обеспечить надлежащее применение и мониторинг, оценить результаты. Локальные акты, утвержденные руководством компании, будут использовать рядовые сотрудники всех звеньев. Поэтому они должны быть понятны, реализуемы на практике, соответствовать реальным бизнес-процессам и моделям управления.
Кто должен разрабатывать документацию
Процесс разработки документации СМК является сложным, так как для подготовки локальных актов нужно:
По указанным причинам только в редких случаях разработка и внедрение СМК предприятия осуществляется самостоятельно. Оптимальным вариантом является привлечение сторонних специалистов, экспертов в сфере стандартизации и сертификации, в профильных сферах деятельности. Это гарантирует отсутствие проблем при официальной оценке соответствия по ГОСТ Р ИСО 9001-2015 или иным госстандартам, получении сертификатов на систему менеджмента.
Какие документы нужно разработать на систему менеджмента
Непосредственно в содержании ГОСТ Р ИСО 9001-2015 содержаться только общие требования к локальной документации, которые нужно учесть при разработке. Чтобы внедрить, использовать и сертифицировать систему менеджмента, нужно подготовить:
Все процессы, отраженные в локальных документах, должны быть взаимосвязаны, последовательны. В этом заключается суть процессного подхода по ISO. Для каждого последовательного этапа производства или обслуживания должны определяться сотрудники, ответственные за итоговый результат. Это предусматривает издание приказов, внесение изменений в должностные инструкции.
Точный список документов может отличаться. Более того, из указанного перечня не все локальные акты нужно разрабатывать заново. Например, внутренние положения и регламенты могут уже соответствовать требуемым стандартам. Их достаточно проверить или внести незначительные корректировки, утвердить руководством.
Этапы разработки стандартов СМК
Порядок разработки СМК определяется организацией или предпринимателем. Чтобы приступить к подготовке документации, на предварительном этапе нужно:
Список процессов, применяемых при производстве или оказании услуг, их сложность и последовательность, будет отличаться для каждого конкретного предприятия. Кроме того, по мере развития бизнеса количество процессов может увеличиться, что повлияет на систему менеджмента. Поэтому владелец бизнеса должен обеспечить регулярный мониторинг за производством, своевременно вносить корректировки в менеджмент.
Дальнейшие этапы работы с документацией предусматривают следующие мероприятия:
Для повышения качественных показателей готовой продукции или оказания услуг может потребоваться изменение производственных условий, переоборудование предприятия, внедрение новых технологий. Под все эти процессы также разрабатываются или заказываются документы, проводятся согласования на ввод в эксплуатацию и пусконаладочные работы.
Комплект локальных актов, разработанный на подготовительной стадии, передается в аккредитованный центр. Его будет проверять инспекционная комиссия, в том числе при практическом анализе производственных процессов.
Как и когда проверяют документы на систему менеджмента
Анализ документов, разработанных на предприятии, является одной из ключевых стадий сертификации. Специалисты аккредитованного центра проверят:
Выводы специалистов будут отражены в акте аудита. Если претензий и замечаний нет, заказчик получит сертификат со сроком действия на 1 или 3 года.
Еще больше информации о правилах, сроках и условиях подготовки документов по ИСО вы можете узнать у наших специалистов. Звоните, по всем возникшим вопросам консультации бесплатны!