документооборот завершен диадок что означает
Электронное согласование документов и договоров
Переход организации на электронный документооборот позволяет оптимизировать работу, в том числе согласование документов. Все статусы подписания будут зафиксированы онлайн в автоматизированной информационной системе. Это делает процесс согласования прозрачным и понятным.
Обычно в компаниях перед подписанием договора или другого документа его согласуют внутри одного или нескольких отделов. Документ перемещается на визирование ответственному сотруднику или подразделению. Если документооборот происходит на бумаге, то приходится долго ждать получения подписей и постоянно отслеживать движение документов. Если документы в электронном виде, сложные цепочки согласований можно автоматизировать.
Согласование документов в электронном виде происходит в системе для электронного документооборота внутри организации (СЭД) или в сервисе для электронного документооборота (ЭДО) с контрагентами. Использование программ для согласования документов позволяет ускорить процессы. При этом хронология изменений будет сохранена — так участники смогут отследить внесенные изменения и актуальные статусы документа в реальном времени.
Как согласовать?
Рассмотрим, как происходит электронное согласование проекта договора и других документов в СЭД.
Система согласования документов предоставляет доступ к нужным файлам, правкам и комментариям сотрудникам компании. Доступы можно настроить на подразделение, отдельных коллег, а также разграничить права: администратор, редактор, читатель.
После того как вовлеченные сотрудники выдадут решение по документу, статус последнего изменится, и система отправит ответственному уведомление.
Когда процесс завершен, необходимо подписать документ. Это автоматически сделает система согласования. Либо сотруднику понадобится проверить цепочку и поставить подпись самостоятельно. Если документ подписан, внести в него правки невозможно.
Таким образом, согласование документов в электронном виде состоит из этапов:
Также СЭД позволяет настроить автоматизированные маршруты, когда документ движется по цепочке, а участники получают напоминания.
Настройте систему согласования документов под ваши процессы в Диадоке
Согласование документов в системе ЭДО Диадок
Разберем, как происходит согласование документов в сервисе для электронного документооборота с контрагентами Контур.Диадок.
Система позволяет быстро согласовывать документы внутри компании: направлять документ на визирование или подпись определенному сотруднику, всему подразделению. Получателям придет уведомление на электронную почту, и они смогут обработать документ в Диадоке на странице «Согласование». Согласовать документы можно в веб-интерфейсе Диадока, мобильном приложении или интеграционных решениях, например в модуле для 1С.
Рассмотрим сценарии согласования и подписания входящих документов от контрагентов с участием в процессе двух сотрудников.
В первом случае у оператора есть право подписи и передачи на согласование или подпись, у бухгалтера — право согласования:
Теперь опишем сценарий подписания, где участвуют оператор, который может передавать документы на согласование или подпись, и директор с правом подписи:
Все статусы документов наглядно отображены в системе, поэтому сотрудники могут легко ориентироваться в статусах.
Маршруты согласования в системе ЭДО Диадок
В Диадоке можно использовать автоматизированные маршруты согласования документов. Они нужны в следующих случаях:
Маршруты настраиваются индивидуально в каждой организации. Это ускоряет процесс согласования и позволяет:
Диадок позволяет настраивать автоматический режим, когда система сама запустит документ по маршруту.
Составляйте маршруты согласования, подключайте уведомления для всех участников процесса, чтобы ускорить обработку документов в системе ЭДО Контур.Диадок
Плюсы согласования
Согласование договоров в электронном виде и других документов экономит время и упрощает работу. Еще преимущества:
После завершения согласования документ можно сразу подписать и принять к учету или отправить контрагенту.
Вопрос-ответ
В каких случаях лучше автоматизировать маршруты согласования?
Автоматизация пригодится, если согласование занимает несколько дней, в нем участвуют больше трех сотрудников из разных филиалов, работать приходится с большим объемом документов.
Сколько участников можно добавить в цепочку согласования?
В Диадоке нет ограничений по количеству пользователей в маршруте. Для автоматизации в цепочку добавляют всех участников процесса.
Выгрузка
Вы просматриваете старую версию данной страницы. Смотрите текущую версию.
Коннектор.Выгрузка предназначен для ведения локального архива, а так же выгрузки статусов документов из Диадока.
Из системы Диадок через Коннектор.Выгрузка могут быть выгружены:
Ниже представлена схема получения документов из Диадока.
1. После запуска Коннектора происходит поиск документов в ящике Диадока по указанным параметрам при настройке:
2. Найденные документы постепенно выгружаются на доступный файловый ресурс:
3. По окончании выгрузки Коннектор завершает свою работу. В файловом ресурсе содержатся выгруженные данные за указанный период.
Если среди найденных событий есть те, которые соответствуют правилам выгрузки, то Коннектор начинает выгрузку документов и их данных. Если по документу было множество событий, то по каждому из них выгружается состояние документа на дату события с удалением данных по предыдущему из места выгрузки.
Фильтры выгрузки
Под ними понимаются все возможные фильтры по документам и их данным для выгрузки из Диадока.
Подразделение. Текущее местоположение документа в ящике Диадока. Можно настроить выгрузку документов как из конкретного подразделения, так и из множества. Если у подразделения есть дочерние, то можно организовать выгрузку сразу по всем.
Список контрагентов. Используется для получения документов только от определенных организаций.
Счет-фактура и корректировки
УПД и корректировки
Первичный документ (акт выполненных работ/оказанных услуг и накладная ТОРГ-12)
Протокол согласования цен
Дополнительное соглашение к договору
и другие типы документов.
К дате отправки/получения документов. Промежуток времени, указанный в настройках, будет применен только к отправленным/полученным документам за этот период. Если документ был создан за пределами указанного периода, а событие произошла в рамках этого периода, то документ выгружен не будет.
Выгрузка пакетов. Для выгрузки документов можно использовать разные режимы в зависимости от требуемого результата:
Примечание. Рекомендуется в шаблоне выгрузки для группировки документов внутри корневой папки выгрузки использовать макросы
Пример использования выгрузки из Входящих
1. Пакетная выгрузка без ограничений. Требуется выгружать СФ с завершенным ЭДО и все связанные с ней документы вне зависимости от их статуса и типа.
2. Пакетная выгрузка с ограничениями. Требуется выгружать СФ с завершенным ЭДО и все связанные с ней документы, по которым завершен ЭДО. Минимальное количество документов в пакете должно быть равно двум.
Данные по документам
В стандартном режиме всегда осуществляется выгрузка всех файлов документооборота по документу. Дополнительное ограничение на выгружаемые данные по документам настраивается менеджером, а именно:
Для всех типов документов:
Для двусторонних документов:
Для формализованных актов и накладных:
Коннектор позволяет выгружать метаданные по документу в отдельный файл формата TXT с использованием специальных макроподстановок.
Шаблон выгрузки метаданных прописывается в файле settings\MetadataTemplate.txt.
Например, необходимо выгружать данные в виде ключ-значение, то в файле settings\MetadataTemplate.txt пишем:
В результате выгрузки метаданных Коннектором будет сформирован файл вида:
Путь выгрузки
Выгрузка всегда происходит в файловую систему компьютера. Опционально доступно дублирование выгрузки документов на FTP-сервер или SFTP-сервер.
Внутри корневой папки задается структура подпапкок на основе макроподстановок.
Макрос
Расшифровка
Формат
Макросы даты и времени выгрузки документа из Диадока (часовой пояс МСК)
Год дня выгрузки в формате четырьмя цифрами
Как работает электронный документооборот?
Электронный документооборот — обмен электронными документами между организациями по телекоммуникационным каналам связи оператора ЭДО.
Как работает электронный документооборот через Диадок? Для пользователей работа в веб-версии Диадока схожа с работой с электронной почтой. В ящике организации есть папки «Входящие», «Исходящие», «Черновики», «Удаленные» и другие, обусловленные тем, что в данном случае речь идет о работе с юридически значимыми оригиналами: «Требующие обработки», «Обработанные», а также кнопки «Согласовать», «Подписать и отправить» и т.д.
Отличие Диадока от e-mail — полная прозрачность. Отправитель видит в ящике актуальный статус каждого исходящего документа: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи». Диадок автоматически формирует протокол передачи по каждому циклу документооборота, в котором фиксирует любой действие, произведенное сторонами с документом. Протокол передачи можно скачать или распечатать.
Поставщик формирует документы в редакторе Диадока или загружает их с ПК, при необходимости отправляет на согласование внутри компании. Последним звеном цепочки согласования становится подписант, который нажимает кнопку «Подписать и отправить». Как работает система электронного документооборота в этот момент? Диадок автоматически проверяет:
Если Диадок находит ошибки, пользователь получает на них указание и подсказки, как их исправить. Если все в норме, документ уходит контрагенту, который видит его в папке «Входящие». Он его открывает и просматривает.
Если документ требует двусторонней подписи и не вызывает вопросов у получателя, получатель подписывает его. В этот момент Диадок, так же как и при отправке, автоматически проверяет его сертификат. Отправитель видит статус документа «Подписан». К подписанному документу имеют доступ обе стороны. Если документ нуждается в корректировке или исправлении, получатель отказывает в подписи. Отправитель видит соответствующий статус и изменяет документ.
После того как документы подписали и поставщик, и покупатель, в него невозможно внести изменения. Если документ должен подписать только поставщик, например, счет-фактуру, документооборот по нему считается завершенным после того, как покупатель получил его, а оператор ЭДО зафиксировал этот факт.
Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.
Обмен счетами-фактурами
Процесс обмена электронными счетами-фактурами в Диадоке полностью соответствует требованиям Минфина (Приказ Минфина РФ от 05.02.2021 № 14Н).
Чтобы электронные счета-фактуры имели юридическую силу и их можно было принимать к учету, заполните и отправьте заявление об участии в электронном документообороте счетов-фактур.
Согласно приказу Министерства финансов № 14Н от 05.02.2021 при получении счета-фактуры нужно подписать извещение о получении. При входе в сервис с сертификатом Диадок все извещения формирует и подписывает автоматически.
При подписании извещений Диадок обращается к закрытому ключу сертификата, поэтому при подписании нужно ввести пин-код. Если извещений накопилось много, то пин-код потребуется вводить несколько раз.
В Диадоке есть возможность отключить автоматическое подписание извещений о получении документов через веб-интерфейс. В этом случае извещение о получении можно подписать только через интеграционное решение. Для отключения автоподписания извещений обратитесь в техподдержку сервиса по телефону 8-800-500-1018 или по электронной почте diadoc@kontur.ru.
С точки зрения продавца и покупателя документооборот счетами-фактурами выглядит так:
Получает извещение о получении счета-фактуры от покупателя.
Получает подтверждение Оператора о дате отправки извещения о получении счета-фактуры. Документооборот завершен.
Если получено уведомление об уточнении счета-фактуры и подтверждение Оператора о дате отправки уведомления об уточнении, формирует счет-фактуру с исправлениями и повторяет отправку счета-фактуры, начиная с п.1.
Получает счет-фактуру и подтверждение от Оператора о дате отправки счета-фактуры покупателю.
Формирует и отправляет извещение о получении счета-фактуры.
Получает подтверждение Оператора о дате поступления извещения о получении счета-фактуры. Документооборот завершен.
Доставка документов производится мгновенно.
Установка ЭДО
Быстрота и особенности подключения к системе электронного документооборота (ЭДО) Контур.Диадок зависят от выбранного решения. Рассмотрим процесс на примере внедрения в работу компании веб-версии системы. Она позволяет быстро и безопасно обмениваться электронными документами, выстраивать документооборот с новыми контрагентами и оптимизировать многие бизнес-процессы.
Возможности веб-версии Диадока
В Диадоке используется квалифицированная электронная подпись (КЭП), которая обеспечивает юридическую значимость всем документам. Для этого не нужны дополнительные соглашения между контрагентами. Начать обмениваться документами без бумаг можно легко и быстро, в том числе электронными счетами-фактурами, которые можно передавать только через доверенного ФНС оператора. СКБ Контур — как раз такой.
Веб-версия системы электронного документооборота Диадок позволяет:
Доступ ко всем опциям Диадока и обмену юридически значимыми документами при наличии КЭП можно получить сразу — и тут же начать работать. Если КЭП нет, то варианта два: либо дождаться оформления КЭП, либо регистрироваться по логину — это быстрее, но подписывать документы в таком случае будет нельзя.
Регистрация в сервисе и установка ЭДО понятны, а новых пользователей на каждом этапе сопровождает поддержка специалистов Диадока. Рассмотрим весь процесс, отталкиваясь от того, что с электронными документами вы прежде не работали и электронную подпись не получали.
Сделайте документооборот быстрым и эффективным с Диадоком
Отправка заявки на подключение
Самый простой вариант начала работы в Диадоке — отправить заявку на сайте системы. Все, что нужно, есть в небольшой анкете:
После заполнения заявки с вами свяжется менеджер, ответит на возможные вопросы, разъяснит условия и предложит заключить договор.
Оформление сертификата электронной подписи
Для оформления сертификата электронной подписи (ЭП) впервые обратитесь в сервисный центр. Его сотрудники создадут специальную форму на выпуск сертификата. Затем зайдите в личный кабинет на сайте i.kontur-ca.ru. Вход осуществляется по номеру телефона, на который придет СМС с кодом.
В личном кабинете нужно заполнить заявку на сертификат. Для этого:
Заявка будет рассмотрена в течение одного-двух дней, на электронную почту и телефон поступит уведомление об одобрении. После этого нужно лично посетить сервисный центр для предоставления оригиналов документов и подтверждения личности. Очный визит не понадобится, если заявление подписано сертификатом и все данные прошли проверку в госсистемах.
Следующий этап — завершение выпуска КЭП, возможное после получения сообщения о том, что сертификат готов к выпуску. Вставьте
ключевой носитель в компьютер и настройте рабочее место. Для этого:
Завершенная настройка рабочего места позволяет приступить к получению сертификата. Перейдите в соответствующее окно, проверьте реквизиты и подтвердите согласие на выпуск сертификата электронной подписи. Затем выберите место для записи сертификата:
Дождитесь генерации случайной последовательности в программе датчика случайных чисел, введите PIN-код (стандартный или установленный на рутокене самостоятельно) и оставьте пустым окно ввода пароля.
В течение четырех часов удостоверяющий центр выдаст сертификат — о готовности на телефон придет СМС. Вернитесь в окно оформления сертификата в личном кабинете и подтвердите его получение с помощью действующей электронной подписи или СМС-кодом. В последнем окне установите сертификат и при необходимости сразу сделайте его копию.
Электронная подпись пользователям сервиса Диадок выдается на один год.
Поможем получить КЭП, подключиться к Диадоку и отправить первый электронный документ
Регистрация с сертификатом КЭП
Доступ к сервису Диадок можно получить и иначе. Например, если у вас уже есть квалифицированный сертификат электронной подписи (КЭП). В этом случае:
Регистрация по логину и паролю
Можно воспользоваться еще одним вариантом регистрации в сервисе — с помощью логина и пароля. Без сертификата КЭП пользователю недоступны опции подписания и отправки документов, однако просматривать, скачивать, распечатывать файлы можно. Это подходит для тестирования сервиса или присоединения к уже работающей в Диадоке компании.
Для такой регистрации:
В кратчайшие сроки с вами свяжется техподдержка Диадока — и вы получите доступ к личному кабинету.
Технические требования
Настройка веб-версии Диадока — самый легкий во всех смыслах вариант подключения к сервису Диадок. Однако для его бесперебойной работы все же требуются определенные технические возможности компьютера:
Также понадобятся надежный интернет, обновленный браузер, открытый доступ по 443 порту на домены Контура и Adobe Reader версии 8.0 и новее.
Другие требования могут возникнуть, если захотите внедрить электронный документооборот через одно из интеграционных решений Диадока: модуль для 1С, Диадок.Коннектор, API Диадока или решение для SAP.
Вход в сервис после регистрации
После регистрации в системе электронного документооборота Диадок клиент получает доступ в личный кабинет. Для входа в сервис и начала работы нужно:
На главную страницу входа можно попасть и сразу, введя в браузере адрес https://diadoc.kontur.ru.
При этом если вы работаете в Диадоке с несколькими организациями, сперва нужно выбрать ее ящик.
Если сертификата нет, в сервис можно войти по логину и паролю. Предварительно понадобится пройти регистрацию. Как это сделать, мы описали выше. Далее все просто: вводите «Имя пользователя» и «Пароль» и входите в систему.
После первого входа происходит подписание договора с Диадоком. Это можно сделать в онлайн-формате — нажатием одной кнопки вы сможете принять лицензионный договор-оферту.
Первые действия в сервисе
Чтобы начать работу в Диадоке, нужно настроить сотрудничество с контрагентами. Для отправки им приглашений введите название или ИНН организации в строке поиска на странице «Контрагенты» в разделе «Поиск и приглашение». Уже при вводе первых букв или цифр появится список совпадающих по данным компаний.
Выданные в результатах фирмы будут отображаться в нескольких блоках:
Для запуска документооборота с теми контрагентами, которые пока не работают в Диадоке, укажите в приглашении адрес электронной почты того, с кем обмениваетесь документами в этой компании. Контрагент получит письмо с приглашением и инструкцией по подключению.
Все отправленные в сервисе приглашения обозначаются в списке на странице «Ожидается ответ». Приглашение при необходимости можно отозвать в этом же разделе. Когда партнер примет запрос, он перейдет в перечень на странице «Ваши контрагенты». Заключать соглашение о переходе на обмен электронными документами необязательно.
Надежная техподдержка
В случае если какие-то этапы регистрации, подключения, входа или пользования сервисом вызвали трудности, вы можете обратиться в техподдержку системы ЭДО Диадок. Специалисты круглосуточно на связи по нескольким каналам:
При любом обращении реакция и решение проблемы будут максимально оперативными.
Кроме того, во многих нюансах работы с Диадоком поможет раздел «Вопросы и ответы». В нем можно найти информацию о подключении, роуминге, передаче документов, работе с контрагентами, взаимодействии с госорганами и по многим другим темам.
Ответим на все вопросы и поможем начать электронный документооборот