документовед или делопроизводитель что лучше
Советы от школы бухгалтеров в СПБ: как стать делопроизводителем
Просматривая список вакансий нередко можно увидеть «требуется делопроизводитель». Эта профессия востребована на любом предприятии, так как везде имеется техническая, административная или архивная документация. Чтобы не утонуть под ворохом этих бумаг и ориентироваться в их круговороте в штате имеется делопроизводитель. И не имеет значения, в какой сфере работает канцелярский работник, его обязанность заниматься документационной работой. Ежедневно, через его руки проходит огромный поток документации, которую следует проанализировать, обработать и отдать адресату. Начиная с подготовки документа и заканчивая его хранением. Что входит в обязанности делопроизводство:
оформление их, согласно требованиями предприятия, правилам делопроизводства и госстандартов;
работа с входящей, исходящей и внутренней документацией;
направление писем и бумаг в требуемую инстанцию;
в зависимости от резолюции директора организации передает бумаги на исполнение;
обеспечение быстрого поиска необходимых бумаг;
контроль за сроком, отведенным на выполнение;
Что должен уметь делопроизводитель
принять, зарегистрировать, обработать, отдать ответственному лицу, проследить за выполнением и подшить в архив документ;
создать и систематизировать электронные архивы;
организовать свой и офисный рабочий процесс;
организовать прием и по-деловому общаться с посетителями;
вести деловую переписку;
помнить, какие документы не подлежат регистрации.
Как получить эту профессию
Чаще всего делопроизводством во всевозможных учреждениях занимается секретарь, который является правой рукой руководителя. Им он и назначается на эту должность. В обязательства секретаря помимо правильного оформления документации, входит быть осведомленным обо всём происходящем в организации и служебных обязанностях сотрудников, чтобы в нужный момент без задержки передать тот или иной документ, на исполнение, необходимому человеку.
Требования, которые предъявляются в больших корпорациях к кандидату на эту должность таковы:
наличие университетского образования по специальности «Документоведение и архивоведение» либо высшее образование и курсы;
стаж работы свыше одного года;
знать основы делопроизводства;
уметь работать в офисном программном обеспечении, пользоваться электронной почтой, архивировать информацию и папки с помощью программ архиваторов;
знать деловой этикет
уметь управляться с оргтехникой.
Чтобы получить такую же должность на небольшом предприятии, вполне хватит среднего образования и законченных курсов. Курсы пользуются популярностью, их предлагает большое количество учебных центров, а также подобные курсы существуют и при вузах.
После чего перейдете к профессиональному блоку занятий: освоите работу с разными видами корреспонденции и узнаете о ведении документооборота, освоите архивоведение, психологию делового общения, научитесь работать с посетителями.
Курсы дадут Вам хорошую основу, которая пригодится в течение всей трудовой деятельности и не только в должности секретаря, опыт будет полезен в бухгалтерии и юридическом отделе. Документы – опора управления в любой организации. Поэтому специальность документоведения неизменно обретает всё более широкую популярность на рынке труда.
Главным предпочтением этой специальности считается, то что она позволяет получить работу в большой компании и госучреждении. А полученный опыт, при наличии образования, открывает двери к карьерному росту, а это влечет за собой повышение зарплаты.
Обязанности делопроизводителя в банке:
знание банковских нормативных документов;
прием входящей и отправка исходящей корреспонденции;
систематизировать полученную корреспонденцию, согласно порядка установленного в определенном банке;
оформление, обработка, сортировка документов;
передача документов исполнителю под роспись, с подшивкой необходимых ксерокопий;
знание правил оформления деловых писем, постановлений, приказов, распоряжений;
регистрировать возврат пропусков в специальном журнале, а также выданных штампов, печатей, пломбировочных материалов и ключей;
исполнение поручений управляющего банком, а также его заместителя;
знание делопроизводства, включая кадровое. Уметь оформить документы приема на работу сотрудника или на его увольнение, на трудовой отпуск, декретный, учебный;
вести учет документ, которые необходимо передать в архив;
вести архив и журналы учета выданной, полученной и внутренней документации;
соблюдение коммерческой тайны и конфиденциальной информации клиентов;
учитывать и фиксировать товарно-материальные запасы;
в сжатые сроки выполнять несколько поставленных задач;
высокая исполнительность и ответственность;
умение работать с оргтехникой;
уничтожать документы, у которых истек срок годности.
Чем отличается документовед от делопроизводителя
В обязательства делопроизводителя входит ответственность за регистрацию и движение внутренней и внешней корреспонденции, ее учете и хранении. Делопроизводителем может работать человек и без специального образования, а чтобы занимать должность документоведа требуется обязательное образование по профилю
Однако в современном мире, принимая на работу делопроизводителем, от сотрудника требуют знания документоведа и даже специалиста отдела кадров.
Документовед – это более высокопрофессиональный специалист. Он обязан хорошо владеет современными компьютерными технологиями и программами, и быть уверенным пользователем оргтехники.
В его обязанности входит разработка новых форм необходимых для внутреннего пользования. Также он проводит анализ и рационализирует документооборот в учреждении, передает документы на государственное хранение и утилизацию. Такие специалисты работают в архивно-документационных службах разных учреждений: в музеях, библиотеках, научно-исследовательских бюро, регистратуре здравоохранения, проектных организациях.
Чем документовед отличается от делопроизводителя?
Любой служебный документ должен разрабатываться по общепринятым правилам. В России есть целый ГОСТ 2003 года, который звучит как
Согласно этого документа, установлены варианты оформления служебных документом, в которых предполагается размещение различных сведений, как например герб, дата, номер и др.. Также определены различные расстояния, как по тексту, так и по отступам слева-справа, снизу-сверху. Предусматривается и возможность подшивки документа в деле, чтобы текст был полностью читаем.
Вот все эти установленные нормы оформления служебных документов и являются ограничительными отметками. Бывает, что эти ограничительные отметки помечены линиями, уголками, но как правило, все правила должен знать делопроизводитель оформляющий документ, который не должен нарушать, при оформлении документа установленных правил.
Что-бы понятнее было, вот вариант помеченных ограничительных отметок в виде линий для заполнения даты и номера документа:
На этой картинке представлены некоторые ограничительные отметки, которые предусмотрены при составления служебных документов, это отступы и порядок размещения текста (изображений):
Как следует из названия науки, документоведение занимается изучением и классификацией документов, способами организации документооборота, прежде всего связанных со стороной руководства. Документоведение исследует документ как предмет на теоретическом, историческом и методическом (практическом) уровнях. Знание документоведения необходимо в делопроизводстве, архивном деле, работе секретаря.
В чем заключается работа документоведа
Любое предприятие и государственное учреждение — это сотни циркуляров, приказов, должностных инструкций, распоряжений. Одним словом — документов. Неважно, в каком виде они передаются, бумажном или электронном. Главное, что без их оборота любое производство встанет, так как нарушится вся коммуникация между ведомствами и отделами. Чтобы этого не произошло, в любом серьезном учреждении держат целый штат специалистов — документоведов.
Чем отличается документовед от делопроизводителя?
Designed by prostooleh/Freepik
Самая большая путаница чаще всего возникает между профессиями документоведа и делопроизводителя. Речь об одной и той же специальности или все-таки о разных? В действительности, документоведы и делопроизводители хоть и родственные профессии, но все-таки разные.
Документоведами называют специалистов, которые организуют документооборот на предприятии.
Делопроизводители — это менее квалифицированные работники, чья основная задача заключается в подготовке и пересылке официальных бумаг различным ведомствам и отделам. Как правило, на небольших предприятиях эти обязанности совмещают секретари или личные помощники руководителей.
На крупном предприятии или в государственном ведомстве документоведы руководят отделом и имеют в подчинении штат из нескольких делопроизводителей.
Обязанности документоведа
Исходя из этого, возникает вопрос: чем конкретно занимается документовед на предприятии? Если коротко, то организационной работой.
Подготовка документов (тем более строгой отчетности) — это тоже технология. Примерно такая же, как производство деталей для машины. У любого документа есть своя форма. Есть правила его составления. При этом каждый документ должен соответствовать нормативно-правовым актам, то есть быть приведен в соответствие с законодательством. Наконец, цель любой официальной бумаги (приказа, распоряжения) — вовремя проинформировать начальство и сотрудников.
Кроме того, документы имеют свойство устаревать. После этого их следует поместить в архив и должным образом оформить.
Обязанности документоведа таким образом можно перечислить в нескольких пунктах:
Учет, контроль и хранение различных документов;
Планирование и обеспечение документооборота на предприятии;
Внедрение передовых систем ведения документации, в первую очередь электронных баз данных;
Участие в повышении квалификации сотрудников отдела.
Выглядят должностные обязанности документоведа не слишком увлекательно. В этой профессии хватает рутины и того, что принято презрительно называть крючкотворством. Но в действительности от того, чем занимается документовед напрямую зависят сотни процессов — от своевременной передачи распоряжений начальства до закупки нового оборудования и успешного прохождения налоговых проверок.
Требования к знаниям и навыкам документоведа
Первое, что должен знать специалист документовед, это правильное оформление любых официальных бумаг. Однако этим требования к его навыкам не исчерпываются. Настоящий профессионал на зубок знает:
основы права в части делопроизводства;
нормативно-правовые акты и распоряжения, касающиеся оформления любых бумаг;
порядок оформления документов, правила их хранения и экспертизы ценности;
основы программирования и обеспечения работы баз данных;
Ключевой навык работы документоведа заключается в умении обращаться с базами данных. Хороший специалист владеет всеми популярными СУБД и по крайней мере должен уметь находить общий язык с программистами. Ведь конечный результат его работы заключается в том, чтобы любой документ можно было легко найти в архиве либо через поисковую систему на внутренних серверах. Собственно, за тем специалисту и нужны навыки в программировании.
Должностная инструкция документоведа
Этот документ в точности определяет должностные обязанности и права специалиста. В нём должны быть перечислены все требования к сотруднику, четко определена зона его ответственности и приведен полный перечень задач. Все эти нюансы могут значительно отличаться в разных организациях, где работают документоведы, поэтому ниже вы можете ознакомиться сразу с несколькими образцами должностных инструкций:
Как получить образование документоведа
Исходя из требований законодательства, на должность документоведа могут принять только совершеннолетнего с оконченным высшим либо средним специальным образованием. Курс так и называется — «Документоведение» либо «Документационное (информационное) обеспечение предприятия».
Первое, на что следует обращать внимание при поступлении в учебное заведение, это возможность производственной практики в крупной компании. Успешная стажировка на таком предприятии — не только хорошее подспорье в обучении документоведа, но и открывает дополнительные возможности при последующем трудоустройстве.
Перспективы работы документоведом
Designed by drobotdean/Freepik
Карьерный рост документоведа заключается в повышении квалификации. Специалист без опыта работы может пройти повышение квалификации и получить сначала первую, а затем вторую категорию. Однако при этом в обоих случаях нужно отработать не менее трех лет в должности.
У профессии документоведа есть весомое преимущество — универсальность подготовки. Работник с такой квалификацией может устроиться практически на любое предприятие. Он может работать документоведом в МФЦ, образовательных учреждениях и многих других организациях.
Помимо того, специалисты с дипломом документоведа могут работать и на других позициях: секретарей-референтов, помощников директора, архивариуса и т.д.
Самая главная перспектива для такого специалиста — это возможность открыть собственное дело и оказывать частные услуги по проверке правильности оформления документов (аудит по документообороту).
Однако при этом профессия документоведа не отличается особым разнообразием или творческим подходом. В ней гораздо важнее такие навыки, как грамотность, скрупулезность, усидчивость и внимательность. У документоведов всегда много работы и она крайне ответственна. Любая мелочь может стоить ему квартальной премии, а то и карьеры.
Средняя зарплата документоведа, вакансии
Как уже было сказано, документовед — специальность универсальная. Такие специалисты ценятся и в офисах крупных компаний, и в архивах, и на государственной службе. При этом вакансий для документоведов весьма много, хотя, конечно, называются они по-разному: секретарь-документовед, делопроизводитель, помощник директора, специалист по документообороту и т.д.
Средняя зарплата также существенно разнится, хотя в среднем колеблется в районе 25 т.р. В свою очередь документовед без опыта может претендовать на зарплату в районе 16 т.р. В целом же по стране, картина следующая:
Документовед
В свое время советский поэт Василий Лебедев-Кумач в своей «Песенке бюрократа» точно подметил, что главную особенность российского общества: «без бумажки ты букашка, а с бумажкой – человек!». Эти строки не потеряли своей актуальности и сегодня. Поэтому нет ничего удивительного в том, вся наша жизнь, так или иначе, тесно связана с представителями профессии документоведа, для которых документ – это не просто бумажка, а основной инструмент профессиональной деятельности.
В свое время советский поэт Василий Лебедев-Кумач в своей «Песенке бюрократа» точно подметил, что главную особенность российского общества: «без бумажки ты букашка, а с бумажкой – человек!». Эти строки не потеряли своей актуальности и сегодня. Документы сопровождают нас везде и всегда, независимо от того, личная это жизнь, или рабочие моменты. Поэтому нет ничего удивительного в том, вся наша жизнь, так или иначе, тесно связана с представителями профессии документоведа, для которых документ – это не просто бумажка, а основной инструмент профессиональной деятельности.
Отметим, что сегодня данная профессия переживает «второе рождение», обусловленное бурным развитием экономики и электронного документооборота. В современном обществе информация, во всех ее проявлениях, воспринимается как «ходовой» товар, поиск, обработка и хранение которого требует существенных финансовых, трудовых, временных и материальных затрат. Минимизировать эти затраты помогают документоведы, которые знают все секреты грамотного документооборота и владеют навыками оптимизации работы с информационным потоком. Как следствие, специалисты в этой сфере пользуются устойчивым спросом практически во всех сферах жизнедеятельности человека, а факультеты документоведения – большой популярностью среди абитуриентов.
Кто такой документовед?
Документовед – высококвалифицированный специалист в области делопроизводства и документоведения, обеспечивающий порядок в бумагах предприятия или организации. Родственные профессии: архивист, секретарь, организатор делопроизводства.
Название профессии произошло от латинского documentum (доказательство) и старославянского вѣдѣти (знать). Другими словами, изначально документоведы, функции которых, кстати, раньше выполняли писцы, скорее фиксировали доказательства о юридической подоплеке того или иного события, чем систематизировали документы. Привычное нам понятие документоведение приобрело только в первой половине 20 века, когда Поль Отле расширил значение слова «документ» до того, что документом стали называть любую информацию, зафиксированную на материальном носителе. Одновременно с этим возникла и профессия документоведа, обязанности которого кардинально отличались от обязанностей писца.
Профессиональные обязанности документоведов сегодня включают в себя не только составление документов, но и:
Какими личностными качествами должен обладать документовед?
Как следует из названия профессии, деятельность документоведа целиком и полностью связана с поиском, обработкой и хранением документов, поэтому специалист должен иметь склонность к «бумажной» работе. Кроме того, документовед не сможет качественно выполнять свою работу, если не будет обладать такими личностными качествами, как:
Помимо перечисленных выше личностных качеств, хороший документовед владеет целым набором профессиональных знаний и навыков, в перечень которых входят: навыки работы с офисными приложениями ПК (Word, Excel, 1С, Outlook и т.д.), знание основ экономики, бизнес-планирования, архивного дела, менеджмента, управления персоналом, организации электронного документооборота, источниковедения, кадрового делопроизводства, литературного редактирования, законодательства в области трудового, административного, гражданского и конституционного права.
Преимущества профессии документоведа
Основным преимуществом профессии документоведа является ее «универсальность». Диплом специалиста по организации документооборота и обширный «багаж знаний», полученный в ВУЗе, позволяет профессионалу устроиться на работу практически в любую компанию или организацию, независимо от сферы деятельности предприятия. При этом он может рассчитывать на вполне приличный уровень оплаты (в среднем, около 30-40 тысяч рублей в месяц).
Привлекает в этой профессии и богатая должностная «вариативность». После окончания ВУЗа молодой специалист может с легкость устроиться на такие должности, как: делопроизводитель, архивист, администратор, секретарь-референт, офис-менеджер, персональный ассистент (помощник руководителя) и т.д.
Несмотря на кажущуюся монотонность и рутинность профессиональной деятельности документоведа, работа этого специалиста весьма интересна и разнообразна. Ведь именно этот специалист первым получает документы, а значит, он всегда владеет самой актуальной информацией о новшествах, внедряемых в компании (а ведь, как известно, кто владеет информацией, тот владеет миром). Мало того, достаточно часто документовед является единственным человеком (помимо высшего руководства, конечно), который посвящен во все деловые секреты предприятия.
При наличии предпринимательской жилки и достаточного опыта работы в области документационного обеспечения управления персоналом, документовед может организовать собственный бизнес (например, создать аудиторскую компанию), и предоставлять услуги частным образом.
Недостатки профессии документоведа
Не сложно догадаться, что наравне с преимуществами профессия документоведа имеет и недостатки. И самым главным недостатком является большая ответственность. Особенно это касается тех специалистов, которые работают в архивном агентстве федерального значения или государственном НИИ документоведения и архивного дела. Ведь именно эти организации занимаются подготовкой документов для правительства, на основе которых принимаются важные государственные решения.
Недостатком профессии документоведа также можно назвать необходимость наличия практического опыта работы при трудоустройстве. Поэтому начинающему документоведу придется либо начинать свою профессиональную деятельность еще в процессе обучения (кстати, такая возможность у студентов появляется уже на 2 курсе, поскольку к этому времени они уже овладевают достаточным объемом знаний для их практического применения), либо устраиваться на работу помощником документоведа после окончания ВУЗа.
Обязанности документоведа
Похожие публикации
Активное развитие предпринимательской деятельности и увеличение количества документов во всех сферах способствовало популяризации ряда профессий. Одной из них является документовед. Что входит в обязанности документоведа? Чем регламентируется его профессиональная деятельность? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.
Кто такой документовед?
Вакансия «документовед» присутствует обычно в крупных компаниях, где для работы с документацией нужен отдельный специалист. Документовед ведет реестр документов, сортирует их, а также выполняет ряд других задач. Он знает все о документах и о работе с ними. Близкой профессией является секретарь и архивист.
Необходимость введения данной вакансии обусловлена тем, что вся документация должна быть правильно рассортирована и перемещена в архив. Именно в этом заключаются главные должностные обязанности документоведа в организации. Без налаженной системы документооборота возникнет хаос и беспорядок в бумагах.
Переход организации на электронный документооборот значительно упрощает работу специалиста. Профессиональную деятельность документоведа не стоит считать скучной и заурядной, так как в некоторых случаях он является единственным человеком, посвященным во все деловые тайны компании.
Где может работать документовед:
Работа документоведа связана с большой ответственностью. Карьерный рост будет зависеть от места работы. В крупных компаниях документовед может дослужиться до должности управляющего делами, в небольших фирмах – до помощника руководителя.
Требования к документоведу
Документовед, должностные обязанности которого включают работу с важной документацией, должен обладать следующими качествами:
Кроме того, документовед должен:
Какими нормативными актами регламентируется деятельность документоведа
Обязанности документоведа прежде всего регламентируются должностной инструкцией. Также требования к специалистам устанавливают иные нормативные документы:
Какие обязанности выполняет документовед в организации?
Должностная инструкция документоведа определяет его функциональные обязанности. К ним относятся:
Особенности работы специалиста в школах и детских садах
Чем отличаются обязанности документоведа в школе или ином образовательном учреждении от его работы в иных отраслях? Образовательные учреждения имеют ограниченный штат работников, поэтому одному лицу приходится совмещать сразу несколько профессий: документоведа, секретаря, кадрового работника, делопроизводителя. В обязанности документоведа в детском саду или школе помимо вышеперечисленных функций нередко входит:
Соискатель работы на должность «Документовед» кроме высшего образования должен иметь опыт работы с документами. Для получения необходимого опыта можно поработать помощником секретаря, юриста или иного специалиста. Ряд высших учебных заведений России проводят обучение по специальности «Документоведение». Заработная плата специалиста в среднем по стране составляет 20-30 тыс. руб., но может быть как выше, так и ниже этого показателя (в зависимости от отраслевой принадлежности организации и прочих факторов).
Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.