Эдо что это в бухгалтерии как выглядит
Что такое электронный документооборот и как он работает
Можно подписывать документы на бумаге, но это долго и неудобно, плюс они занимают место, теряются, их сложно искать. Электронный документооборот (ЭДО) — это процесс, который ускоряет и упрощает передачу информации клиентам, поставщикам, госорганам и внутри компании, позволяет контролировать взаиморасчеты между организациями или территориально удаленными подразделениями. Все документы при этом создаются в электронном виде, подписываются электронной подписью, а значит, имеют юридическую силу.
Что вы узнаете
Кому подходит
Система электронного документооборота на крупном предприятии с сотнями и тысячами внешних документов в месяц помогает снизить издержки и сэкономить сотни тысяч рублей в год, а также уменьшить риски, связанные с потерей документов, ошибками и штрафами от налоговой.
Малому и среднему бизнесу важно получать оплату за товары или услуги в день выставления документов, безбумажный документооборот поможет им ускорить этот процесс, ведь чем быстрее документы дойдут до получателя, тем быстрее их оплатят. Пускай сейчас предприниматель заключает пару-тройку контрактов в месяц и не нуждается в ведении электронной документации, но у него могут появиться крупные заказчики, которые работают только по ЭДО, и потребуют подключиться.
Схема работы
Неважно, какого размера ваш бизнес, схема ЭДО для работы с документами будет одинаковой.
Преимущества ЭДО
Как совмещать бумажный ЭДО с электронным
Быстро перейти только на электронные документы у вас не получится, да и не все ваши контрагенты будут пользоваться ЭДО. Вам придется хранить и бумажные оригиналы, и их скан-копии — их можете хранить у себя в учетной системе или в отдельном архиве. В СБИС к архиву электронных документов можно добавлять сканы бумажных оригиналов, чтобы находить их по первому требованию и без лишних усилий. Система напечатает на бумажном документе QR-код, по которому быстро свяжет скан с электронным документом.
Как понять, что пора переходить на ЭДО
Проверьте себя по небольшому чек-листу. Если на большинство утверждений вы ответите «нет», то значит, самое время ознакомиться с рынком систем электронного документооборота и подобрать подходящую.
На что обратить внимание при выборе оператора ЭДО:
Как начать работу с ЭДО
Для обмена электронными файлами участники процесса должны:
С последним пунктом помогут специалисты компании-оператора: настроят бизнес-процессы для документооборота в вашей организации, обучат сотрудников, помогут пригласить контрагентов к ЭДО. В СБИС уже есть типовые форматы первичных документов для организаций разных сфер бизнеса — подключились и можно пользоваться без дополнительных настроек. А также под ряд клиентов уже созданы адаптированные модели ЭДО, например, обмен данными со сбытовой компанией, документооборот, в том числе и в системе EDI, с несколькими торговыми сетями, заключение договоров с тремя и более сторонами, электронная подпись на сайте и электронные документы с физлицами.
Какую ЭП использовать
Для обмена первичной документацией с контрагентами вам потребуется квалифицированная подпись (КЭП). Ее же используют для сдачи отчетности в госорганы, участия в госзакупках и других видах торгов. С помощью КЭП можно зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС, подать в суд или заключить трудовой договор с удаленным сотрудником без личной встречи.
Неквалифицированная подпись подойдет для внутреннего документооборота (для подписания приказов, инструкций, заявлений, справок) и обмена документами с иностранными контрагентами.
Простую подпись компании используют редко, в основном она требуется физлицам для отплаты штрафов ГИБДД, получения некоторых услуг на портале «Госуслуги», покупок в интернете и т.п.
Для бухгалтерии
Электронный документооборот всё больше внедряется в нашу жизнь. Взаимодействие с банковскими учреждениями, налоговой инспекцией, внебюджетными фондами, поставщиками — всё это может быть организовано в цифровом формате, без необходимости распечатки документов на бумаге.
Законодательная основа для перевода первичной документации и счетов-фактур в онлайн была разработана ещё несколько лет назад. Постепенно делопроизводство переходит в цифровой формат. Электронные документы вытесняют привычные бумажные.
Само слово «бухгалтерия» у многих ассоциируется с бесчисленными рядами папок и бумаг. Однако развитие информтехнологий сумело изменить и консервативную сферу бухучёта. Последние годы почти никто не заполняет учётную документацию от руки. Вся первичка формируется в компьютерных программах. Однако для передачи документной информации контрагентам или в соседний отдел часто приходится распечатывать её. Проблема решается путём перехода на новый формат обмена сведениями, без применения бумажных носителей.
Как решить проблемы документооборота
Изучая практики компаний различных отраслей, можно выделить следующие проблемы документооборота:
Распространённой проблемой становится несоответствие названия материалов их содержанию. Недостатки регламентации, несогласованность сроков формирования и передачи информации — всё это также относится к числу трудностей.
Указанные минусы нивелируются путём введения систем электронного документооборота — СЭД —, в том числе и в сфере бухгалтерского учёта на предприятии.
Автоматизация делопроизводства позволяет сократить жизненный цикл материалов, способствуя росту эффективности и оперативности. Исключается риск потери бумаг. Поиск значительно упрощается и ускоряется, для этого достаточно знать хотя бы приблизительное содержание материала. При этом растут показатели надёжности и качества осуществляемого документооборота.
Электронный документооборот в бухгалтерии означает уход от бумажной волокиты и дублирования функций работников компании. Вся работа организована в онлайн-формате.
Этапы внедрения ЭДО
Для начала нужно отметить, какая существует нормативно-правовая база электронного документооборота в бухгалтерии. Важно строго соблюдать законодательство. Основным законом считается ФЗ № 149. Согласно пункту 4 статьи 11 обмен цифровыми сообщениями приравнивается к бумажному.
Но есть одно важное условие — наличие подписи. Порядок удостоверения материалов с помощью ЭП оговорён нормативным актом ФЗ № 63. Электронный документооборот в бухгалтерии базируется на положениях пункта 5 статьи 9 ФЗ № 402.
Порядок действий для организации ЭДО следующий:
Все материалы нужно заверять ЭП. Это понятие включает закодированные данные, необходимые для идентификации самого документа и подписавшего его лица — автора. Согласно ФЗ № 63 ЭП бывает трёх уровней:
Последний вариант даёт максимальную степень защиты информации. Для неё характерны:
Материалы, оформленные и подписанные в цифровом формате с применением ЭП, имеют полную юридическую силу.
Наличие электронной подписи позволит бухгалтеру дистанционно совершать все необходимые действия — подавать отчётность, закрывающие документы, иные файлы, которые нужны контрагентам либо налоговой службе. Существующее законодательство чётко оговаривает необходимость применения как раз усиленной квалифицированной подписи при сдаче годовых отчётов, формы РСВ-1 и налоговых деклараций.
Электронный документооборот в бухгалтерии обеспечит оперативную передачу первички в контролирующий орган и хранение таких файлов. В итоге это значительно упростит работу бухгалтера и сэкономит деньги компании.
Выгоды автоматизации документооборота
Автоматизация документооборота в рамках компании позволяет эффективно решить широкий спектр задач:
Переход на электронный документооборот в бухгалтерии вполне оправдан.
Какие документы можно передавать через ЭДО
Все виды взаимоотношений в бизнес-сфере начинаются с договора. При реализации сделки появляется бухгалтерская первичная отчётность. Положения пункта 5 статьи 9 ФЗ № 402 оговаривают, что компания может перевести в цифровой формат любой первичный документ. Для большинства распространённых форм налоговая инспекция подготовила инструкции по оцифровке. Для счёта-фактуры это приказ ФНС РФ, изданный 24 марта 2016 года, для накладной ТОРГ-12 — соответствующий приказ от 30 ноября 2015 года.
Результаты деятельности фирмы отражаются в сдаваемой отчётности. Порядок обмена сведениями с контрагентами компания может выбрать самостоятельно. А вот в случае с отчётностью все строго — её необходимо подавать в цифровом виде. Плательщикам НДС нужно отправлять декларацию по указанному налогу лишь в электронном варианте, что оговорено в пункте 5 статьи 174 Налогового кодекса РФ. Все прочие налоговые отчёты потребуется оформить и сдать онлайн, если численность персонала организации превышает отметку 100 человек. Этот момент зафиксирован в пункте 3 статьи 80 Налогового кодекса РФ.
Бухгалтерская отчётность подразумевала возможность выбора для бизнесменов, действовавшую до 2018 года. Однако теперь регламентирован порядок сдачи баланса и иных форм финансовых отчётов — лишь в онлайн-формате. Исключений мало: под них подпадают лишь малые компании. В скором времени и им придётся обязательно перейти на электронный документооборот в бухгалтерии.
Принципы ЭДО в бухгалтерии
Единый механизм работы бухгалтера с документами в безбумажном виде организован на базе следующих принципов:
Во многих ситуациях электронный документооборот в бухгалтерии упрощает работу с документными данными. Компании самостоятельно принимают решение о переходе на обмен сведениями с контрагентами в цифровом формате.
Продукты по направлению
Онлайн-сервис для организации электронного документооборота с контрагентами. Попробовать бесплатно!
Сервис для организации документооборота с вашими контрагентами из программы 1С
Что нужно знать про обмен электронными документами
Документы можно подписывать на бумаге, а можно электронно. На бумаге долго, электронно — непонятно как.
Короче
Чтобы начать вести электронный документооборот, нужно:
Кому нужны электронные документы
Несмотря на удобство и современность, немногие ведут электронный документооборот. Если предприниматель на упрощенном налогообложении заключает пару контрактов в год, ему, может, не так страшно пару раз отправить печатные документы. Но есть случаи, когда электронный документооборот предельно полезен.
Крупным компаниям электронные документы помогают снизить издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Для них доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы.
Малому и среднему бизнесу, которому важно получать оплату товара или услуги в день получения документов, электронный документооборот позволяет в разы ускорить исполнение договоров.
Даже если сейчас вы подписываете один акт в полгода, это не значит, что ваш бизнес не вырастет. У вас могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от вас того же.
Например
У интернет-магазина регулярно копилась дебиторская задолженность на десятки миллионов из-за того, что в накладной в очередной раз допустили ошибку: товар стоит в фуре, на склад принять нельзя. Пока ждут, когда курьер с исправленным документом доедет от поставщика, идут дни. Внедрили электронные документы, и теперь все корректировки в документах занимают меньше часа.
А в крупной энергосбытовой компании во время выездных налоговых проверок инспекторы ежегодно находили нарушения и ошибки в документах. Чек на штрафы достигал 120 000 рублей в год. Дошло до того, что финансовый отдел заранее закладывал эти деньги в бюджет как накладные расходы. Внедрили электронный документооборот, и теперь правильность документов контролируют программы, а не люди. Ошибок больше нет.
Что такое электронный документ
Электронный документ — это обычный док- или пдф-файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Важно, чтобы он был подписан специальной электронной подписью и отправлен особым образом.
Чтобы партнер, юрист или судья не сомневались, что именно вы подписали электронный документ и никто его не изменил, специалисты по цифровой безопасности придумали электронную подпись. Это как отпечаток пальца, наложенный на уникальный набор битов и байтов вашего документа. Грубо говоря, подписывая что-то электронной подписью, вы говорите: «Я подтверждаю подлинность этого набора битов».
Электронную подпись прикрепляют к любому документу, после чего он считается подписанным. Документ можно прочитать и без подписи. Она лишь гарантирует, что перед вами тот самый неизменный документ, в том виде, в котором его вам отправили. Если поменять что-то в документе и сохранить, поменяется его набор битов — подпись будет недействительной.
Например
Две компании решили подписать электронный контракт. Составили договор, согласовали условия. Теперь одна компания подписывает договор своей подписью и отправляет другой. Та открывает договор и решает что-то втихаря исправить, например сумму штрафов. Исправляет. Сохраняет. Отправляет первой. Та смотрит — оп! — изначальная подпись на этом договоре сломалась. Значит, что-то исправили, злодеи. Потом идут бить морду, наверное.
Где взять электронную подпись
Все то же самое можно сделать прямо в офисе удостоверяющего центра: просто приходите со всеми документами и оформляете заявку. Но в этом случае вам придется ждать, пока пройдет безналичная оплата, — это может занять несколько часов. Наличными оплатить сертификат для фирмы нельзя, как и нельзя получить его удаленно.
Как работает электронная подпись
Юридическая сила электронной подписи описана в федеральном законе «Об электронной подписи».
Закон определяет типы подписей: простую, неквалифицированную и квалифицированную. Подписывать документы можно любой из них, но с оговорками: квалифицированная — для налоговой, торгов и в некоторых случаях для суда; простая и неквалифицированная — для всего остального.
Простая или неквалифицированная подпись
Доступный и дешевый вариант, но с ограниченным применением. Неквалифицированная подпись содержит криптографические алгоритмы, но не подтверждается никаким удостоверяющим центром. Простая вовсе представляет собой лишь комбинацию из логина и пароля, учетную запись на сайте госуслуг или электронный адрес контрагента.
Такие подписи подойдут, если вы не участвуете в электронных торгах, не обмениваетесь электронной первичкой и не отправляете налоговую отчетность. Простую подпись можно использовать для договоров, счетов и актов, но придется подписать отдельное соглашение с контрагентом и зафиксировать согласие сторон доверять такой подписи.
Если у вас десятки контрагентов и разные документы, схема работать не будет. Вам придется с каждым подписать такой документ, и со временем этот процесс будет замедлять, а не ускорять работу. Тогда лучше подумать о другом сертификате электронной подписи.
Чтобы использовать простую электронную подпись, надо распечатать и подписать бумажный вариант соглашения или включить специальный пункт в договор с контрагентом — это требование закона.
Шаблон соглашения по ЭДОPDF, 0,3 КБ
Квалифицированная подпись
Каждый год сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять, что добавляет забот: надо следить за сроком действия и вовремя заказывать перевыпуск.
Для работы с квалифицированной подписью надо установить специальную программу — средство криптозащиты информации. Программа крепит электронную подпись на документ и проверяет подписи других участников обмена.
Некоторые используют облачную электронную подпись, для нее не надо устанавливать программу криптозащиты. Облачная подпись хранится в сервисе обмена, и каждый раз, когда вы подписываете документ, вам на телефон приходит смс с подтверждением действия. Такой сертификат дешевле и удобнее в использовании, но менее безопасен, чем программа криптозащиты.
Зачем нужен оператор документооборота
Подписанный электронный документ можно отправить по обычной электронной почте, но это небезопасно. Если почту взломают, документы окажутся у злоумышленников. Поэтому, например, налоговая инспекция принимает декларации только через специальные сервисы. Через такие же сервисы вы должны обмениваться электронными счетами-фактурами, иначе нарушите приказ Минфина России. Такие сервисы называются операторами документооборота.
Для простого пользователя — это прокачанная электронная почта. Работает через браузер, есть папки с входящими и исходящими, справочник адресов, встроенный поиск, редактор документов. Внутри — высоконагруженный сервис с защищенными каналами связи и шифрованием, которые обеспечивают безопасность передачи документов.
Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы они примерно одинаковы. Операторов принято выбирать по качеству сервиса: как быстро работает техподдержка, готов ли оператор помогать подключать контрагентов, какие возможности он предлагает и есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.
Вашему контрагенту тоже придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого — тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи.
Сколько стоят электронные документы
Обычно новички покупают минимальный пакет на 300 документов, который очень быстро кончается. Потом надо покупать следующий пакет. Выгоднее купить безлимитный годовой пакет или договориться об индивидуальных условиях.
Переходить на электронные документы выгодно, если вы отправляете 100 и больше документов в месяц или минимум 1000 документов в год. Тогда вы сократите расходы на бумагу и доставку почти в 5 раз.
Система электронного документооборота: что это такое и какие бывают современные СЭД – примеры, описание, виды
В процессе своей деятельности хозяйствующие субъекты все реже отдают предпочтение бумажным носителям. Система электронного документооборота – это передовой стандарт, уже активно используемый в США и Европе, а у нас только набирающий популярность. Но какой она может быть и что за возможности дает? Предлагаем рассмотреть эти и другие сопутствующие моменты.
Сегодня она – обязательная и ключевая часть IT-инфраструктуры современного предприятия. Она существенно повышает эффективность деятельности – как коммерческой, так и промышленной или государственной организации, – помогая удобнее, быстрее, правильнее решать задачи как внутреннего управления, так и внешнего взаимодействия (с межведомственными подразделениями, вышестоящими инстанциями, поставщиками, целевой аудиторией).
Что такое система электронного документооборота (СЭД)
Она представляет собой совокупность программ, обеспечивающих создание, редактирование, разграничение прав доступа и распространение файлов в компьютерных сетях с сохранением возможностей контроля над ними на уровне компании.
Для ее внедрения требуется покупать платформу – программный пакет – и аппаратные средства для ее установки (сервер, сетевое оборудование и тому подобное). Для ее использования на уровне двух организаций и более нужен оператор, который будет контролировать отправку и доставку, правильность формата, заверение подписей, сохранность архива.
Разберемся с сокращениями, чтобы вы понимали, что такое СЭД, САД и так далее; первая аббревиатура общепринятая, тогда как под второй скрывается автоматизация делопроизводства; не реже можно встретить СЭДО и САДО, означающие системы документооборота – обычного и автоматизированного соответственно.
История развития
1. 80е годы ХХ века – стали появляться разрозненные решения, на базе отдельно взятых предприятий, разработанные под их нужды, силами их же внутренних специалистов; хорошо интегрировались в уже созданную инфраструктуру компании, но оставались плохо масштабируемыми – их практические нельзя было изменить.
2. Середина 90х – создание первых универсальных СЭД с возможностью адаптации к потребностям самых разных заказчиков; внедрялись уже сторонними разработчиками, в две стадии: сначала писалось унифицированное ядро, которое после подгонялось под конкретную фирму.
3. Старт нулевых – переориентация на WorkFlow и популяризация процессно-ориентированных движков; это позволило качественно изменить подход и не просто переводить бумажные документы в электронный вид, но и начать эффективно управлять их оборотом, постепенно его оптимизируя.
4. С 2005 года – появление и повсеместное распространение принципа enterprise content management (ECM), позволившего улучшить методологию и ввести разделение на файл и контент; вслед за этим двухзвенная архитектура эволюционировала в трехзвенную – вместо связи «СУБД – приложение» появился треугольник «СУБД – сервер – интерфейс», что позволило устранить многие ошибки.
Сегодня наблюдаются благотворные условия для дальнейшего совершенствования решений и предоставления бизнесу, промышленным предприятиям и государственным структурам все более мощных и удобных инструментов.
Готовые решения для всех направлений
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».
Функционал СЭД: что это такое
По сути, это совокупность тех возможностей, которые обязана предоставлять используемая система, а она должна обладать следующими свойствами:
В общем случае функционал должен быть гораздо шире, чем при работе с бумажными носителями.
Требования к системам документооборота СЭД
Внимание, данные критерии должны работать и в «обратном порядке». То есть подразумевается, что компания достаточно современно оснащена технически, что ее сотрудники являются уверенными пользователями ПК и обладают всеми средствами для делового общения (Скайпом или его аналогом, электронной почтой и так далее).
Правовое регулирование и стандарты
Рассматривая, что из себя представляют САДО и СЭДО, что это такое и какими особенностями они обладают, нужно отметить, что при их написании деятельность разработчиков строго не регламентирована. Но, продумывая и развивая свои продукты, создатели ПО все-таки ориентируются на положения следующих основных нормативов:
Внедряя проекты, следует руководствоваться ФЗ № 152 от 27 07 06 и № 363 от 27 12 09. При этом все стандарты скорее рекомендательного характера, что позволяет закладывать определенный процент гибкости в логику и архитектуру продуктов.
Преимущества ЭДО
Система СЭД – это по-настоящему передовое решение, так как она обладает целым рядом достоинств по сравнению с бумажным документооборотом. В числе безусловных плюсов:
Компании, которые работают с маркировкой товаров (например, обувь, табак, алкоголь, одежда), по законодательству обязаны использовать ЭДО. Упростить и оптимизировать деятельность поможет программный продукт от «Клеверенс» — «Курьер», который поддерживает электронный документооборот.
Недостатки ЭДО
Минусы, скорее, условные, но они тоже есть, и в их числе:
Какие бывают системы электронного документооборота
Один ее вид может содержать несколько элементов или признаков другого, но, в принципе, каждая из них ориентирована вполне конкретно. Поэтому уделим внимание каждой из существующих категорий.
Электронные архивы (ЭА)
Все их возможности ориентированы на хранение больших объемов данных и быстрый поиск нужной информации. Причем они должны позволять без проблем находить требуемые файлы как по названию, так и по заранее заданным ключевым атрибутам.
С развитыми workflow-средствами (WF)
Довольно сложны в организации и предполагают жесткую маршрутизацию с привязкой документов к соответствующим операциям. Пользуясь ими, можно задавать проведение работ по конкретным алгоритмам и таким образом предупреждать значительное число ошибок.
Нацеленные на поддержку управления компанией и на расширение базы знаний
Обычно они гибридные, то есть способные принимать в качестве базового элемента как сам файл, так и связанное с ним задание. Более того, они могут предполагать как строгий, так и свободный порядок действий.
Их активно используют в государственных структурах, на крупных предприятиях, в организациях с четко выстроенной иерархией и сводом правил. То есть в тех случаях, когда каждый сотрудник знает, как именно ему создать отчет, что в нем указать, куда его направить.
Системы типа коллабораций (collaboration)
Достаточно новые, созданные в связи с изменением условий рынка и появлением тренда к занятию четко очерченной бизнес-ниши. У них отсутствует формализация задач, их структура не строгая, зато все их возможности нацелены на удобство совместной работы. Люди могут редактировать какой-то файл, находясь в разных странах и часовых поясах, главное – чтобы им было комфортно делать это.
Обычно это порталы и сервисы публикации и хранения данных.
Программы с развитыми дополнительными инструментами
Это продукты с CRM-функциями, упрощающие обратную связь с клиентами (customer relation management). Это ПО, предлагающее расширенные варианты использования биллинга. Пакеты услуг весьма разнообразны, но выбранный вами должен быть простым в освоении, надежным, защищенным от действий злоумышленников, соответствующим параметрам имеющегося оборудования.
Технические возможности современных систем документооборота
Поэтому развитая и передовая СЭД (САДО) позволяет реализовать:
Также важна возможность масштабирования, расширения, произведения надстроек. При ее наличии вы можете быть уверены, что используемая система электронного документооборота обеспечивает комфорт управления сегодня и будет настолько же удобной и через месяц, и по прошествии пары-тройки лет.