если бухгалтер неправильно начислил отпускные что делать
Как исправлять ошибки в расчете отпускных
Ошибки при начислении отпускных – явление нередкое. Бухгалтер может ошибиться в расчетах и получить ошибку в сумме, которая причитается работнику. Бывают, конечно, и технические ошибки, когда в момент расчета произошел сбой в компьютерной программе, а ошибку обнаружили потом. Однако на практике чаще всего ошибки связаны с определением среднедневного заработка.
Расчет среднедневного заработка
Первая группа ошибок при расчете среднедневного заработка – это ошибки с определением расчетного периода.
Например, в расчет попало время больничного или время простоя по вине работодателя. Возможен и обратный вариант ошибки — когда в расчете оказались не учтены дни, которые должны туда попадать.
Вторая группа связана с определением дохода, включаемого в расчет.
Например, бухгалтер включил в расчет разовые поощрительные выплаты, не предусмотренные системой оплаты труда, или материальную помощь.
Или наоборот. Бывает, что бухгалтеры не включают в расчет среднего заработка разовые вознаграждения по итогам работы за год или за выслугу лет. А такие суммы по общему правилу должны включаться (п. 15 Положения № 922, утв. постановлением Правительства России от 24 декабря 2007 г.).
Таким образом, ошибки в расчете отпускных могут привести как к недоплате выдаваемых сумм и связанных с ними налогов, так и к переплате отпускных и налогов по ним.
От этого зависит и порядок исправления ошибок.
Общие правила исправления ошибок в отпускных
Правила исправления ошибок и порядок раскрытия информации о них в бухгалтерском учете и отчетности установлены в ПБУ 22/2010 (утв. приказом Минфина от 28 июня 2010 г. № 63н).
Согласно пункту 2 ПБУ 22/2010 неточности в вычислениях квалифицируются как неправильное отражение (неотражение) фактов хозяйственной деятельности, то есть как ошибка.
Ошибки могут быть существенными и несущественными. Определяется это тем, как ошибка повлияла на общие показатели отчетов, в которые попала.
Для несущественных ошибок, к которым, на наш взгляд, можно отнести ошибки при расчете отпускных, ПБУ 22/2010 предусматривает такой порядок исправления:
Ошибка в большую сторону
Ошибка в отпускных в большую сторону означает:
В бухучете в месяце выявления ошибки следует внести сторнировочные записи в уменьшение начисленных сумм по отпускным и взносам.
Если по неправильным суммам отчет по страховым взносам вы сдали, подайте уточненку. Ведь в ваших интересах, чтобы ваши данные не расходились с данными ФНС.
Если исправления относятся к разным месяцам внутри одного квартала, в расчете за квартал все нормализуется, и уточненку можно не подавать.
Что касается излишне удержанного у работника НДФЛ, то в общем случае его можно учесть в счет уменьшения удержаний с будущих выплат. Ситуация другая, если работник увольняется.
Что касается переплаты отпускных, то их невозможно удержать без согласия работника.
Если работник согласен на удержание и дал на это письменное согласие, то сумму переплаты можно удержать из следующих выплат.
Если же работник на удержание не согласен, то переплата отпускных в месяце обнаружения становится расходом (убытком). В налоговом учете такие расходы учесть нельзя.
Ошибка в меньшую сторону
В случае недоплаты отпускных все проще.
Такая ошибка означает, что:
Дополнительные отпускные и причитающиеся с них удержания надо доначислить в бухгалтерском учете в месяце выявления ошибки. Их можно сразу отнести на счет 91 – в прочие расходы.
Не выплаченную работнику сумму нужно доплатить. Начислить и удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет. Внести уточнения в расчет по взносам и доплатить недостающую сумму взносов в бюджет.
электронное издание
100 БУХГАЛТЕРСКИХ ВОПРОСОВ И ОТВЕТОВ ЭКСПЕРТОВ
Полезное издание с вопросами ваших коллег и подробными ответами
наших экспертов. Не совершайте чужих ошибок в своей работе!
Свежий выпуск издания доступен подписчикам бератора бесплатно.
Ошибка в отпускных: как исправить?
chto_delat_esli_obnaruzhena_oshibka_v_otpusknyh.jpg
Похожие публикации
Отпускные выплачиваются минимум за 3 дня до начала отдыха. Нередко выясняется, что сумма, выданная сотруднику, рассчитана неверно. Если бухгалтер обнаружит ошибку в отпускных, как исправить допущенную неточность? Расскажем об этом далее.
Основные ошибки при начислении отпускных
Начисление отпускных обычно отражается в унифицированной форме № Т-60 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). На первой странице формы отражаются кадровые данные (кто уходит в отпуск, на какой срок, за какой период предоставлен отдых и т.д.), на второй приводится сам расчет.
Условно ошибки в начислении можно разделить на 5 групп:
Если обнаружилась ошибка в расчете отпускных – ее нужно исправить, независимо от причины возникновения неточности. Иначе работодатель может быть привлечен к ответственности за неверное исчисление налогов, страховых взносов или за нарушение трудовых прав работника.
Как исправляется ошибка в отпускных
Порядок исправления ошибок приведен в ч. II ПБУ 22/2010 (утв. приказом Минфина от 28.06.10 № 63н). Корректировка будет состоять из нескольких этапов. Что необходимо сделать:
У компании в итоге может образоваться недоимка по налоговым обязательствам и страхвзносам за прошлые периоды. Прежде чем подавать уточненные отчеты, рекомендуется сначала перечислить в бюджет задолженность и пени, что позволит избежать штрафных санкций от ИФНС.
Какой датой исправляется ошибка в расчете отпускных
Дата корректировки зависит от существенности ошибки. Какие суммы считать существенными, организация определяет сама, закрепляя выбранный вариант в учетной политике.
Общий порядок исправления таков:
Обычно суммы отпускных к доплате или уменьшению невелики, поэтому корректируются датой обнаружения.
Отпускные были выплачены в большем объеме
Если изначально отпускных начислили больше, чем нужно, у сотрудника возникает переплата. В излишней сумме при этом удерживаются НДФЛ и начисляются страховые взносы.
Как исправить переплату отпускных:
Пример
Сотруднику начислили отпускные в декабре 2019 в сумме 24000 руб. В июне 2020 г. бухгалтер обнаружила, что ошибочно включила в расчет среднего заработка больничные. Переплата по отпускным оставила 600 руб.
Как исправили ошибку:
Из расходов июня исключили сумму в 780 руб. (600 руб. переплаты и 180 руб. взносов).
Пересчитать и сторнировать нужно и взносы на «травматизм».
Отпускных было начислено меньше, чем нужно
Доначисленную сумму отпускных сотруднику нужно выплатить. При этом:
Такая ошибка по отпускным на НДФЛ прошлого периода не влияет – налог с доходов удерживается при выплате доначисленной суммы сотруднику и отражается в Расчете 6-НДФЛ текущего периода.
Пример
Работнику в марте 2020 г. выплатили отпускные, но в мае выяснилось, что из-за неверно рассчитанного среднего заработка ему начислили на 950 руб. меньше. Бухгалтер:
Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.
Трудовые войны: работник не должен возвращать необоснованно полученные отпускные
На повестке дня : Определение Четвертого кассационного суда общей юрисдикции от 03.11.2020 № 88-25712/2020.
Предыстория : организация-работодатель оплатила учебный отпуск работнику, получающему второе высшее образование. Впоследствии выяснилось, что оплата отпуска была совершена по ошибке и оплачиваемый отпуск работнику не полагался. При этом возвращать неосновательно полученные деньги работник отказался. В связи с этим работодатель обратился в суд с требованием о взыскании с работника денежных средств, ушедших на оплату учебного отпуска.
Задействованные нормы : ст.ст. 137 и 173 ТК РФ.
За что спорили : возврат необоснованно выплаченных отпускных.
В обоснование заявленных требований работодатель ссылался на то, что обязан оплачивать учебный отпуск только тем сотрудникам, которые получают высшее образование впервые. Правовые основания для получения денежных средств в качестве оплаты за учебный отпуск в период получения второго высшего профессионального образования отсутствуют. Поэтому работник обязан вернуть неосновательно полученную денежную сумму.
Суд отклонил вышеуказанные доводы работодателя и встал на сторону сотрудника. Суд указал, что работникам, направленным на обучение работодателем или самостоятельно получающим высшее образование, работодатель предоставляет дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка.
В частности, оплачиваемые отпуска сроком 40 календарных дней предоставляются для прохождения промежуточной аттестации на первом и втором курсах вузов и по 50 календарных дней на каждом из последующих курсов (ст. 173 ТК РФ).
Работники, осваивающие программы подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре (адъюнктуре) по заочной форме обучения, имеют право на дополнительные оплачиваемые отпуска продолжительностью 30 календарных дней в течение календарного года. При этом к указанному дополнительному отпуску работника добавляется время, затраченное на проезд от места работы до места обучения и обратно с сохранением среднего заработка. Указанный проезд оплачивает работодатель (ст. 173.1 ТК РФ).
При этом оплачиваемые учебные отпуска предоставляются именно при получении высшего образования впервые. Возможность предоставления таких отпусков при повторном получении высшего образования ТК РФ не предусмотрена.
В свою очередь удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности перед работодателем могут производиться только в случаях, прямо предусмотренных законом.
Зарплата и другие выплаты, излишне осуществленные в пользу работника (в том числе при неправильном применении трудового законодательства), не могут быть с него взысканы, за исключением случаев счетной ошибки (ч. 4 ст. 137 ТК РФ). Также зарплату разрешается взыскать и в тех случаях, когда она была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.
В то же самое время действующее законодательство не содержит оснований для взыскания с работников, получающих второе высшее образование, ошибочно выплаченных отпускных.
При отсутствии неправомерных действий со стороны работника и выплате денег по причине неправильного применения работодателем норм трудового законодательства спорные отпускные взысканию с работника не подлежат.
Сотрудник имеет задолженность за переплату отпускных. Как возместить эту сумму?
Подскажите, пожалуйста. Сотрудница была в отпуске с 1 мая по 4 июня. Со 2 июня по 10 июня у неё был открыт больничный, а следом, с 11 июня, начался отпуск по беременности и родам. Соответственно, на 3 дня совпадения отпуска и больничного был сделан перерасчёт отпускных.
На данный момент за сотрудницей имеется задолженность перед организацией за переплату отпускных. Каким образом можно возместить эту сумму, если в ближайшее время не предполагается никаких выплат в её пользу? Только с помощью возврата выплаченной суммы сотрудницей?
Хотела перенести эти 3 дня отпуска на период между отпуском по беременности и родам и отпуском по уходу за ребёнком. Можно ли так сделать и по заявлению сотрудницы зачесть задолженность в полном объёме в счёт начисленных отпускных за перенесённые 3 дня отпуска?
Добрый день,
В соответствии со ст. 1102 ГК РФ, в общем случае, излишне выплаченный сотруднице доход в виде отпускных, признается неосновательным обогащением. При этом, согласно ст. 1109 ГК РФ, не подлежат возврату в качестве неосновательного обогащения:
1) имущество, переданное во исполнение обязательства до наступления срока исполнения, если обязательством не предусмотрено иное;
2) имущество, переданное во исполнение обязательства по истечении срока исковой давности;
3) заработная плата и приравненные к ней платежи, пенсии, пособия, стипендии, возмещение вреда, причиненного жизни или здоровью, алименты и иные денежные суммы, предоставленные гражданину в качестве средства к существованию, при отсутствии недобросовестности с его стороны и счетной ошибки;
В ситуации, описанной в вопросе, недобросовестности со стороны сотрудницы нет, поэтому удержать сумму по своей инициативе работодатель не может. В этом случае, работодатель должен проинформировать сотрудницу в письменной форме о наличии излишне выплаченных сумм и их размере. Сотрудница в письменной форме должна дать свое согласие с указанной суммой излишне полученного дохода и только после согласия, добровольно вернуть его организации в кассу наличными или на расчетный счет в безналичном порядке.
Что касается переноса недогулянных отпускных дней, то разъяснения о такой возможности приведены в Письме Минтруда от 20.09.2016 N 14-2/В-899:
В случае если дата начала отпуска по беременности и родам приходится на период пребывания работника в ежегодном оплачиваемом отпуске, то ежегодный отпуск должен быть либо продлен на число календарных дней нетрудоспособности работника, либо перенесен на другой срок.
Основанием для продления или перенесения ежегодного оплачиваемого отпуска будут являться заявление работницы и листок нетрудоспособности.
В случае продления ежегодного оплачиваемого отпуска на число календарных дней отпуска по беременности и родам ежегодный отпуск должен быть предоставлен непосредственно после окончания отпуска по беременности и родам и до начала отпуска по уходу за ребенком, поскольку нахождение работника одновременно в двух отпусках, предоставляемых по разным основаниям, законодательством не предусмотрено.
При продлении ежегодного оплачиваемого отпуска на число дней отпуска по беременности и родам количество фактически использованных дней отпуска будет соответствовать количеству оплаченных дней.
При переносе ежегодного оплачиваемого отпуска на другой срок, срок предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска определяется работодателем с учетом пожеланий работника.
При этом в случае переноса ежегодного оплачиваемого отпуска на другой срок количество фактически использованных работником дней отпуска не будет соответствовать количеству дней отпуска, оплаченных работодателем. В этом случае производится перерасчет отпускных.
Перерасчет отпускных при больничном
Как влияет больничный на продолжительность отпуска
Если сотрудник заболел перед началом или во время отпуска, то, согласно п. 1 ст. 124 ТК РФ, работодатель обязан перенести период отдыха или позволить сотруднику вернуться из отпуска позже. Решение о продлении или перенесении отпуска принимается по соглашению работника и нанимателя, но есть общее правило, закрепленное нормативным актом Наркомтруда СССР от 30.04.1930 № 169. В нем говорится о том, что если период нетрудоспособности наступил до отпуска, то отпуск переносится. А если во время отпуска, то отдых продлевается.
В случае заболевания во время нахождения в отпуске сотрудник в обязательном порядке должен предупредить работодателя о том, что ему выдан листок нетрудоспособности, на основании которого он хочет изменить дату окончания отпуска. Основанием для продления является больничный лист, заявление писать необязательно.
А если сотрудник хочет отпуск перенести, то ему необходимо написать заявление.
Как документально оформить перенос отпуска, читайте в материале «Заявление о переносе отпуска — бланк и образец».
Как пересчитать отпускные в связи с переносом отпуска
Необходимо ли будет пересчитывать отпускные при переносе, зависит от того, на какой срок сдвигается период отдыха. Если даты начала отпуска до его переноса и после относятся к одному месяцу, то пересчитывать отпускные не придется. Но если перенесенный отпуск состоится гораздо позже, то поменяется расчетный период для определения среднего заработка для расчета отпускных. А значит, сумма подлежит пересчету.
ВАЖНО! К сожалению, законодатели не рассмотрели случаи возврата отпускных в Трудовом кодексе. Ст. 137 ТК РФ предусматривает возможность удержания излишне выплаченных отпускных лишь при увольнении. Поэтому не рекомендуется зачитывать выплаченные отпускные за неиспользованные дни в счет заработной платы или пособия по нетрудоспособности. Сделать это можно, только получив письменное согласие сотрудника.
Пересчитать отпускные придется и в случае, если неотгулянный отпуск будет присоединен к другому периоду отдыха по графику отпусков или, наоборот, разделен на части. Изменится продолжительность, значит, поменяется и сумма начисленных отпускных.
Сотрудник заболел перед плановым отпуском, даты которого приходились на период с 1 по 20 февраля (20 календарных дней). Было принято решение перенести отпуск на более поздние даты. К моменту начала болезни отпускные уже были выплачены. Расчет их был произведен следующим образом:
За расчетный период с февраля 2020 года по январь 2021 года среднедневной заработок составил 1 150 руб., сумма отпускных начислена в размере 1 150 × 20 = 23 000 руб. За минусом НДФЛ на руки сотрудник получил 20 010 руб.
Если сотрудник по согласованию с работодателем принимает решение перенести отпуск на период с 13 февраля по 5 марта (23 февраля — праздничный день — не учитывается), то продолжительность отпуска не меняется, также не меняется и расчетный период. Сумма отпускных не пересчитывается.
Если отпуск переносится на период с 1 по 20 апреля, то расчетный период изменится. Соответственно, может измениться и величина среднего заработка. Например, при среднем заработке за расчетный период с апреля 2020 года по март 2021 года в размере 1 170 руб. отпускные составят 1 170 × 20 = 23 400 руб. За минусом НДФЛ необходимо будет доплатить сотруднику 348 руб.
Перерасчет отпускных нужно показать в расчете 6-НДФЛ. Порядок заполнения отчета в такой ситуации смотрите в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно изучите материал.
Как пересчитать отпускные в связи с продлением отпуска
Если из-за больничного сотрудник заявляет о желаемом продлении отпуска, то причин для пересчета отпускных не возникает. Основанием для продления отпуска является предоставленный листок нетрудоспособности. Отпуск не разрывается на период больничного, поэтому расчетный период остается одним и тем же, даже если во время отпуска наступит другой месяц.
ВАЖНО! Больничный оплачивается работодателем за первые 3 дня болезни. Все остальные дни оплачивает ФСС в рамках пилотного проекта. Работодателем и Фондом оплачиваются все календарные дни болезни, включая праздничные дни. Но при оплате отпуска праздники не учитываются. В случае попадания праздников на период больничного продление отпуска будет сделано все равно только на то количество дней отпуска, которые «потерялись» из-за болезни. Общее количество отпускных дней измениться не должно.
Сотрудник в рамках утвержденного графика отпусков уходит в отпуск с 27 апреля по 12 мая. Продолжительность такого отпуска составит 14 календарных дней, т. к. 1 и 9 мая являются праздничными днями, не учитываемыми для расчета отпуска. На отдыхе сотрудник заболел, и ему был выдан больничный лист на период с 5 по 10 мая. На время болезни приходится один праздничный день — 9 мая. А это значит, что, несмотря на то, что по больничному листу оплачено будет 6 дней, отпуск будет продлен только на пять. То есть отпускными будут считаться 7 дней — с 27 апреля по 4 мая (1 мая не учитывается) и 7 дней — с 11 по 17 мая. К работе необходимо будет приступить 18 мая. Оснований для пересчета отпускных не возникнет.
Продлевать ли отпуск, если сотрудник во время отпуска ухаживал за больным ребенком и принес больничный, узнайте в экспертном мнении от КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите к Типовой ситуации.
Итоги
Порядок пересчета отпускных из-за болезни сотрудника зависит от того, будет отпуск переноситься или продлеваться, а также от того, меняется ли расчетный период для определения среднего заработка и продолжительность отпуска. Удерживать переплату отпускных без согласия сотрудника не разрешается.