говоря об особенностях деловых мероприятий можно утверждать что

Виды деловых мероприятий

Деловые мероприятия – это важная составляющая любой общественной деятельности и бизнес-процессов. Периодическое проведение таких мероприятий и встреч способствует формированию положительной репутации компании и созданию ее благоприятного имиджа, а также является залогом успешного выстраивания внутрикорпоративных связей и отношений с целевыми группами, в том числе, партнерами, клиентами, инвесторами и СМИ.

Креативное агентство «Max Event» предоставляет комплексную услугу по организации и проведению деловых мероприятий – от разработки концепции, оформления и технического обеспечения событий до формирования качественного контента деловой программы.

При создании концепции встреч мы обязательно учитываем ожидания компании-заказчика и характеристики целевой аудитории. Это может быть конференция, презентация, брифинг, церемония открытия либо любое иное торжество, которое может быть использовано в качестве эффективного инструмента маркетинга.

Виды деловых мероприятий и их особенности

Среди основных разновидностей деловых встреч выделяют следующие:

Соответствующий формат мероприятия подбирается в зависимости от целей, которые ставит перед собой заказчик, и ожидаемого результата. К примеру, если это презентация продукции, то информация может быть доведена до широкого круга участников с помощью монолога спикера, тогда как обучающая составляющая в данном случае отсутствует.

Какие задачи включает в себя организация деловых мероприятий?

Проведению делового мероприятия предшествует решение множества задач. Среди них:

По желанию заказчика также возможна аренда вспомогательного персонала, в том числе, администраторов, переводчиков, хостес, звукорежиссера.

Как видим, чтобы инициировать какое-либо деловое мероприятие, потребуется пройти большой путь – от создания плана встречи до оперативного выполнения мелких смежных задач. Это требует наличия организаторских способностей, опыта, усилий и времени. Именно поэтому подготовку таких событий в сфере бизнеса многие предприятия предпочитают доверять организациям, которые занимают этими вопросами на профессиональном уровне.

Этапы подготовки деловых мероприятий

Выше мы обсудили, какие общие и специфические задачи приходится решать организаторам подобных мероприятий. Рассмотрим теперь, в какие этапы укладывается их решение:

Каждый этап подготовки общественного события – это напряженная организационная и творческая работа, за которой скрывается труд одновременно нескольких специалистов. И если их усилия окажутся успешными, процент достижения бизнес-целей, ради которых планируется мероприятие, достигнет своего максимального значения.

Чтобы запланированное деловое мероприятие прошло гладко и надолго запомнилось вашим гостям, обращайтесь в агентство МаксЭвент. Мы с удовольствием возьмем на себя все заботы по организации встречи любого формата, и проведем это мероприятие на достойном уровне. Наличие собственной базы подрядчиков, современного технического оборудования и комфортных условий для торжества, позволяет нам справляться с задачами любой сложности. Оставить заявку можно на сайте либо посредством телефонного звонка.

Источник

Виды деловых мероприятий. Цели деловых мероприятий. Особенности деловых мероприятий.

Главным инструментом в развитии бизнеса и завлечении потенциальных партнеров, являются деловые мероприятия. Они устанавливают обоюдовыгодных отношений между представителями компаний. Это позволяет поддерживать деловые отношения и увеличивать свою популярность на рынке.

Основные виды и особенности деловых встреч

Важнейшим событием в существовании компании являются деловые встречи. Правильная подготовка к ним – это более 60% успеха в достижении поставленных перед предприятием целей.

Виды деловых мероприятий и их особенности

Деловые мероприятия также делят на официальные и неофициальные встречи. Официальные – следуют строгому протоколу, не допуская отклонения от строгой процедуры. Неофициальные встречи проходят без оформления документации результата, и больше напоминают обычное неформальное общение.

На формат проведения встречи влияют основные цели деловых мероприятий. Целевой аудиторией для их посещения являются бизнес-партнеры, потенциальные клиенты или инвесторы.

Главные цели деловых встреч

Перечисленные цели касались встреч для внешнего формата состава участников, приглашенных на мероприятие. Фирменные корпоративы организовывают для одной компании. Внутренние деловые встречи снижают конфликтность, показывают перспективы сотрудничества и информируют о новых стратегиях в развитие бизнеса.

Основные задачи и все возможные решения принимаются организаторами. Для достижения поставленных положительных результатов необходимо выделить некоторые этапы подготовки деловых мероприятий.

Проведение бизнес-мероприятий пошагово

Для того чтобы обезопасить мероприятие от отклонений от плана, необходимо провести несколько чек-ап репетиций. Нужно предварительно посетить место проведения, провести встречу с администратором, за которым закреплен заказ. В ходе мероприятия важно распределение ответственных лиц за общение с целевыми группами и отдельными персонами.

Опытные специалисты компании DoctorTeam учитывают ряд нюансов для правильной организации деловых мероприятий, включая цели инициаторов. Они сопоставляют с уже существующими форматами, чтобы выбрать идеальный вариант. Также важен баланс между информативной программой и временем для непринужденных личных бесед. Однако завершительным этапом для организаторов является не время окончания мероприятия, а оценка полученных результатов, мониторинг публикаций в СМИ и рассылка итогового пресс-релиза. Так проводится работа организаторов, когда деловые мероприятия полностью заканчиваются.

Сотрудничество с иностранными партнерами имеет свои особенности. Российские бизнесмены предпочитают вести переговоры в неформальной обстановке. Однако они оценивают партнера по внешнему виду. При необходимости переводчика учитываются его знания терминологии и наличие опыта в соответствии с заданием. Он должен быстро ориентироваться в изменении ситуации.

Организаторы бизнес-встреч должны знать особенности их организации. Важно ориентироваться на цели таких мероприятий. Следуя алгоритму этапов их проведения, повышается вероятность успеха. Наша компетентная команда поможет вам на каждом этапе, чтобы запланированное вами мероприятие удалось. Связаться с нами можно по указанным номерам телефона.

Источник

Главные тренды организации деловых мероприятий

Гиганты западного бизнеса каждый год демонстрируют, что крупные деловые мероприятия могут и должны быть не только полезными, но и увлекательными. Будь то технический форум, съезд специалистов по продажам или бизнес-конференция – на все есть пример того, как организаторы переступили через привычные границы – отель, конференц-зал, раздаточный материал – и сделали из своего события чуть ли не фестиваль. В России таких проектов пока не так много, однако, и отечественной ивент индустрии не чужды мировые веяния. Мы постарались собрать самые интересные кейсы рынка, и с их помощью рассказать об основных трендах в организации масштабных деловых мероприятий.

На российском ивент рынке существует несколько «игроков», задающих планку и наглядно демонстрирующих, что аудитория страны уже готова принимать новое и динамичное. Один из примеров видоизменения типичных презентаций – «печа-куча» или «печа-куча 20Х20». Формат, подразумевающий 20 слайдов, на каждый из которых спикер уделяет всего по 20 секунд. Все больше брендов предпочитают трансформировать традиционную схему взаимодействия «докладчик-аудитория» в диалог, а иначе – в public talk. Известные в стране журналисты и телеведущие проводят такие интервью с амбассадорами брендов, первым лицами компаний и не только. Разговоры на публике часто проходят и в формате дебатов, что также может оживить мероприятие. К дебатам прибегают, к примеру, организаторы Syberday в Сколково. Неформальной атмосферой, привлекающей молодую аудиторию, может похвастаться независимая конференция TEDx Moscow. Одними из первых, TEDx сделали частью программы дружескую вечеринку Bigger Than Us, в ходе которой гости смотрели видео о том, как проходит одноименное мероприятие в Ванкувере.

Американский онлайн ресурс BIZBASH опубликовал список наиболее креативных деловых мероприятий 2018 года. В него вошли конференции IBM Think, Code Conference, C2 Montréal и другие. Опираясь на опыт западных коллег, мы выделили основные тренды, на которые стоит обратить внимание при организации бизнес ивентов.

Тренд №1: развлечения

Ежегодная конференция Google I/O – пример, который доказывает важность модернизации деловых мероприятий.

«Технологии – это не просто девайсы и фрагменты кода. Это как раз то, что подпитывает инновации в мире искусства сегодня»

Помимо яркой дневной программы, компания организует вечерние мероприятия After Dark, целью которых, по словам Матук, является демонстрация возможностей технологий, освещение цифровых новшеств в другом свете, общение между разработчиками и просто неформальный отдых. Среди прочего на вечерних мероприятиях выступала группа Flaming Lips, а также была возможность посетить интерактивные перформансы, инсталляции, магические шоу, зал игровых автоматов и даже тату студию. За закуски отвечала станция с названием Wi-fries.

Конечно, размах Google I/O под силу не каждому бюджету: в этом году конференция всемирно известного поисковика проходила в специально отстроенном кампусе, где аудитория с сессиями соседствовала с залом с игровыми автоматами или сценой диджея. Однако, идея ясна: тренд на смешение серьезного и несерьезного вышел далеко за рамки молодежных мероприятий.

Тренд №2: нестандартная локация

Говоря о передовице крупных ивентов, сложно умолчать о бизнес-конференции C2 Montréal. Прошлой весной она в восьмой раз собрала большую аудиторию в канадском «городе дизайна». Количество поклонников конференции растет с каждым годом, на что и рассчитывали организаторы – в этот раз трехдневный ивент провели в когда-то самом крупном цехе по ремонту поездов, метраж которого вдвое превышает вместимость прошлой площадки. Крупная индустриальная локация не только дала возможность вместить семь тысяч прибывших, но и позволила «развернуться» по-полной – коммуникативная зона на открытом воздухе C2 Village моментально попала в прессу. В технологичную «деревню» посетители попадали, едва переступив порог C2. В расслабленной атмосфере гостям были предложены фуд-траки, поп-ап кофейня, коктейльный бар и даже популярная в этом году йога с козами (goat yoga).

Тренд №3: изучение аудитории

Даже самые продвинутые цифровые новинки могут не вызвать резонанс у аудитории, и наоборот – иногда вокруг себя собирает людей самая примитивная активность. Третий тренд иллюстрирует кейс, доказывающий, насколько важно отходить от шаблонов и предлагать именно то, что нужно людям. Массачусетская канцелярская корпорация Staples провела конференцию для специалистов по продажам. На Staples Sales Conferenece в Орландо приехали четыре тысячи человек. С целью сплотить участников, организаторы инициировали Wi-Li Challenge – мобильное приложение, где каждый пользователь должен был набирать очки, отвечая на вопросы и знакомясь с профилями своих потребителей. Довольно простая идея попала в цель, ведь, как правило, люди, работающие в продажах, отличаются особой тягой к конкуренции. В итоге, участники мероприятия активно пользовались приложением, что позволило не только держать аудиторию в тонусе, но и познакомить сотрудников друг с другом. Победителей мобильного конкурса отправили в супер-финал – они продолжили соперничество на сцене огромного зала.

Источник

Деловые мероприятия. Виды, организация

Деловыми мероприятиями принято называть различные события, касающиеся бизнес-сферы: семинары, конференции, круглые столы, презентации, форумы, встречи. Как правило, они превосходят по географическому охвату, количеству участников и другим характеристикам обычные офисные совещания.

По мнению Маартен Ваннесте, некогда возглавлявшего Институт проектирования деловых мероприятий, их правильная организация позволяет заинтересованным людям быстрее достигать поставленных бизнес-целей, таких как:

Для успешного проведения деловых мероприятий нужно сначала сопоставить их виды с целями, преследуемыми инициатором, и выбрать оптимальный вариант. Кроме этого, следует уделить внимание балансу между официальной частью события и культурной.

Подготовка деловых мероприятий, последовательность

Основные этапы подготовительных действий таковы:

Форматы деловых мероприятий

Предлагаем рассмотреть основные форматы событий, касающихся бизнес-сферы, и задачи, которые можно решить с их помощью:

Чаще всего презентации являются составляющей более масштабных мероприятий, а их задачи заключаются в представлении, продвижении продуктов, привлечении заинтересованных людей. Независимо от формата презентаций (креативные, классические, концептуальные, стандартные) организаторы должны сделать их запоминающимися. Для этого нужно провести рекламную кампанию с презентами, промоматериалами и другими эффективными инструментами.

Краткосрочные мероприятия, осуществляемые в воспитательных, образовательных целях, принято называть тренингами. Они предназначаются для получения новых знаний, навыков и т.д. Сейчас повышенным спросом в кругу современных бизнесменов пользуются тренинги по деловому общению, по продажам, урегулированию конфликтов.

Главная цель этих узконаправленных мероприятий – профессиональное обучение. В рамках бизнес-семинаров подвергаются рассмотрению успешные проекты, проводятся дискуссии. Участники делятся накопленным опытом и получают новую информацию. По формату такие события разделяются на открытые и корпоративные. Первые принимают всех желающих, а вторые – работников компаний, стремящихся повысить квалификацию.

Конференции – мероприятия такого типа обычно заказываются компаниями для обсуждения каких-либо проблем, вопросов с партнёрами и сотрудниками. По типу решаемых задач их принято делить на несколько видов: дилерские, презентационные, отраслевые и др. А по способу организации – на распределённые (проходящие на разных площадках), локальные (в одном месте) и видео- и аудиоконференции.

Всегда подразумевают представление продуктов/услуг в выгодном свете для их успешной продажи. Обычно выставки служат неким преддверием более масштабных событий, но иногда устраиваются и как отдельные деловые мероприятия с мастер-классами, тренингами, фуршетами, шоу и т.д.

Как правило, дилеры собираются вместе, чтобы презентовать продукцию, обмениваться опытом, налаживать контакты, привлекать новых клиентов и партнёров. Под дилерскими подразумеваются масштабные события, начиная со съездов и заканчивая конференциями. Их организация занимает от одного до нескольких месяцев и требует привлечения профессионалов.

Эти деловые мероприятия носят имиджевый характер, затрагивая вопросы разных сфер человеческой деятельности: бизнеса, экономики, науки и т. д. Обычно участники в рамках круглых столов стремятся продвигать собственные интересы или интересы структур, которые им доверили представлять.

Они охватывают очень большую аудиторию и позволяют участникам общаться полуформально, независимо от их статуса и достижений. Однако организация бизнес-форумов – весьма сложная задача, реализовать которую под силу только опытным специалистам. Требуется найти подходящую площадку, провести рекламную кампанию, найти участников, обеспечить им комфортное размещение и т.д.

Эти события больше относятся к светским мероприятиям, предполагающим приятный досуг. В неформальной обстановке деловые люди налаживают выгодные контакты, решают важные вопросы, обмениваются опытом и просто отдыхают в окружении единомышленников.

Независимо от типа события, нужно прикладывать немало усилий, чтобы результат оправдал ожидания. Поэтому такие задачи лучше всего поручать специалистам, знающим толк в своём деле.

Источник

Деловые мероприятия: форматы, особенности организации

Деловые мероприятия — это общественные события в бизнесе: конференции, презентации, круглые столы, форумы, семинары, встречи, которые по составу, длительности, географическому охвату превосходят классические офисные совещания.

Основываясь на своем огромном практическом опыте, Ваннесте пришёл к твёрдому убеждению, что подготовка деловых мероприятий и их организация — это до 60% успеха в достижении бизнес-целей, ради которых мероприятие проводится:

Что учитывают опытные компании по организации деловых мероприятий в своей работе

Чтобы организовать деловое мероприятие успешно, необходимо:

Форматы деловых мероприятий в контексте решаемых бизнес-задач

Конференция

Инициаторами бизнес-конференций становятся коммерческие и некоммерческие организации. Они проводят деловые мероприятия такого типа для своих партнёров (реальных и потенциальных) и коллег с целью обсудить различные проблемы, частные и общие вопросы, связанные с отраслевым, региональным бизнесом и бизнесом вообще, с целью привлечь партнёров и клиентов и т. д.

По решаемым задачам конференции делятся на дилерские, маркетинговые, презентационные, отраслевые и т. д., по способу организации — на локальные (в одном месте) и распределённые (в разных местах), аудио- и видеоконференции.

Чтобы организовать деловое мероприятие-конференцию, необходимо:

Только тщательно разработанный план мероприятия, чёткая организация и оперативное решение всех возникающих вопросов обеспечат успех инициатора. Потому сегодня подготовку деловых мероприятий делегируют компаниям, которые занимаются этим профессионально.

Дилерское мероприятие

Деловые мероприятия для дилеров могут проходить в разных форматах, которые объединяют одинаковые цели — обмен информацией, анализ рынка, налаживание контактов, увеличение базы клиентов, презентация продукции и марки.

Обычно это масштабные выездные конференции, форумы, выставки, семинары, съезды, которые сочетают деловые встречи и развлекательные мероприятия. Потому подготовка деловых мероприятий для дилеров занимает от 1 до нескольких месяцев. За это время нужно эффективно решить те задачи, которые подразумевает конкретный формат события.

Бизнес-семинар

Это узко направленное деловое мероприятие, задача которого в первую очередь — обучение. Участники семинара обсуждают сообщения по актуальным деловым вопросам, проекты, удачный опыт, получают новую информацию по заданной теме, проводят дискуссии, обмениваются собственным опытом.

По форме и задачам семинары бывают:

Сложность организации семинаров зависит от размаха мероприятия и поставленных задач. Проще организовать корпоративный семинар, однако и он может быть довольно масштабным. Например семинар-поощрение, когда администрация, владельцы компании вывозят сотрудников в зоны отдыха внутри страны или за ее пределами.

Для организации семинара требуется подобрать место проведения, разработать оформление и рекламную поддержку, программу семинара, обеспечить техническое оснащение, организовать приглашения, питание, проживание, проезд (при необходимости).

Тренинги

Тренингами называют краткосрочные мероприятия преимущественно обучающего и воспитательного характера. В ходе тренинга отрабатывают конкретные узкие навыки, умения, получают новые знания, меняют поведенческие модели.

Большим спросом пользуются тренинги по продажам и деловому общению, деловые ролевые игры. Для их проведения приглашают бизнес-тренеров, выбирают площадку, оформление, составляют программу мероприятия, если оно планируется развёрнутым и т. д.

Несмотря на краткосрочность тренингов, компании по организации деловых мероприятий должны приложить максимум усилий, чтобы тренинг оправдал ожидания. Его успешность зависит и от выбора тренера, и от настроя команды, который формируется комплексом факторов — от даты проведения до места проживания.

Выставки

Выставки проводят с целью демонстрации продукта (продукции или услуг), его продажи, создания и поддержания репутации, имиджа компании.

Особенность организации выставки в том, что для её проведения необходимо подходящее помещение, его оснащение стендами, оборудованием. В ходе выставки также устраивают семинары, тренинги, конференции, мастер-классы, организуют фуршеты, шоу и т. д. Но чаще сама выставка является мероприятием-партнёром к другому бизнес-событию, например — форуму или конференции.

Выставки могут быть постоянными или разовыми, проходить в моно- и полиформате. Моновыставки инициирует одна компания, полиформат предполагает участие нескольких компаний и более масштабен.

Успех организации выставки зависит от того, где экспонируются компании, состава участников (чем конкурентнее он, тем больший интерес привлекает выставка), насыщенности деловой и развлекательной программы.

Компании по организации деловых мероприятий, планируя выставку, должны разработать креативную идею-концепцию (международные примеры: «Мудрость природы» — Япония, 2005 год; «Вода и устойчивое развитие» — Испания, 2008 год; «Лучше город — лучше жизнь» — Китай, 2010 год), на которую станут ориентироваться потенциальные участники. Если выставку инициирует одна компания, то она и предлагает концепцию, которую разрабатывает организатор.

Именно концепция определит место проведения, приглашённых, оформление, культурную программу и прочие моменты мероприятия.

Презентации

Задача этого мероприятия — представление продукта (продукции, услуги), рассказ о достижениях компании, а цель — продвижение продукции, поиск партнёров, клиентов.

Презентация обычно проходит как часть более масштабного мероприятия, а потому сложность в её проведении — сделать событие заметным и запоминающимся. Организатору презентации нужно тщательно разработать рекламу события — промоматериалы, подарки, освещение в медиа; найти помещение с отличными техническими условиями или обеспечить их там, где презентация будет происходить.

По форме организации и задачам презентации делятся на представление товаров, компании, стандартные и концептуальные, классические и креативные, самостоятельные и в рамках бизнес-встреч.

Деловые приёмы

Деловые приёмы по организации напоминают светские мероприятия и необходимы для налаживания контактов, связей, решения каких-либо вопросов.

Подобно презентациям, они чаще проводятся в рамках других мероприятий и представляют собой синтез делового события и развлекательного. Неформальная обстановка приёмов способствует раскрепощённому общению и лёгкому контакту участников.

Круглые столы

Круглый стол — мероприятие имиджевое. Его темы — это широкие вопросы бизнеса, политики, экономики, науки и т. д. Потому продвижение собственных интересов в рамках круглого стола — это яркие, интересные выступления, спонсорство — то, что будет непременно отражено в средствах массовой информации.

Бизнес-форумы

Форум — одно из особенно масштабных бизнес-мероприятий. Этот формат становится особенно популярным, потому что охватывает большую аудиторию, позволяет общаться полуформально, достаточно свободно для официальных мероприятий и включает все виды (или большую их часть) перечисленных выше бизнес-событий. На форумах можно громко заявить о себе даже тем, кто только начинает деятельность, установить важные контакты.

Но масштаб мероприятия и его структура чрезвычайно сложны в организации, потому требуют много времени для подготовки,а также высокого профессионализма организаторов.

Подготовка деловых мероприятий-форумов требует поиска площадки, участников, разработки рекламной компании и информационной поддержки, бронирования жилья для гостей и организации трансфера из аэропортов, с вокзалов, питания гостей, оформления помещений, составления культурно-развлекательной программы и решения ещё множества вопросов.

Эти задачи типичны для организации бизнес-мероприятий, но их решение усложняется большим охватом участников, огромным количеством событий в рамках форума.

Подготовка деловых мероприятий: основные этапы

Выше мы указали, какие специфические и общие задачи приходится решать организатору деловых мероприятий. А теперь мы расскажем, в какие этапы укладывается решение:

За этими общими словами кроется напряжённая творческая и организационная работа, результатом которой станет запоминающееся и эффективное бизнес-мероприятие.

Источник