гриф что это в документах
Гриф что это в документах
Гриф утверждения документа – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Генеральный директор ЗАО «Термика»
Личная подпись А.Г. Цицин
Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки.
Генеральный директор ЗАО «Термика»
Личная подпись А.Г. Цицин
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
УТВЕРЖДАЮ
УТВЕРЖДАЮ
Коммерческий директор
ЗАО «Термика»
Личная подпись Е.Н. Ярославцева
Технический директор
ЗАО «Термика»
Личная подпись К.В. Воробьев
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.
решением общего собрания
акционеров от 10.05.2009 № 5
Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО согласуются с видом документа, например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО.
Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству. Основанием для составления перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА
Смотреть что такое «ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА» в других словарях:
Гриф утверждения документа — 53 ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ: реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Источник: ГОСТ Р 51141 98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения… … Официальная терминология
гриф утверждения — Надпись, утверждающая издание в качестве нормативного или учебного и помещаемая на титульном листе перед заглавием или после него. [ГОСТ Р 7.0.3 2006] гриф утверждения реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер… … Справочник технического переводчика
гриф утверждения — 3.1.5.15 гриф утверждения: Надпись, утверждающая издание в качестве нормативного или учебного и помещаемая на титульном листе перед заглавием или после него. Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
УГЛОВОЙ БЛАНК ДОКУМЕНТА — согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – бланки с расположением в верхнем левом углу реквизитов «Наименование организации» (08), «Наименование вида … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТА — согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: наименование структурного подразделения – автора документа; резолюция; гриф утверждения; отметка о заверении … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
Реквизиты — Реквизиты совокупность постоянных элементов содержания документа. Один из наиболее полных перечней реквизитов (30 реквизитов) приведен в ГОСТ Р 6.30 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно… … Википедия
МЕЖСТРОЧНЫЕ ИНТЕРВАЛЫ (ИНТЕРЛИНЬЯЖ), ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ ПРИ ОФОРМЛЕНИИ РЕКВИЗИТОВ — – это расстояние между строками в абзаце. При подготовке документов в текстовом редакторе Microsoft Word расстояние по вертикали указывается в межстрочных интервалах или в пунктах: 1) одинарный интервал – 12 пт; 2) полуторный интервал – 18 пт;… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
ГОСТ Р 51141-98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения — Терминология ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения оригинал документа: 21 автор документа: Физическое или юридическое лицо, создавшее документ Определения термина из разных документов: автор документа 77 архив… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Организационно-распорядительная документация — (ОРД) комплекс документов закрепляющих функции, задачи, цели организации, а также права и обязанности работников и руководителей. Содержание 1 Виды ОРД 2 Составление 3 … Википедия
ГОСТ Р 7.0.3-2006: Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Издания. Основные элементы. Термины и определения — Терминология ГОСТ Р 7.0.3 2006: Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Издания. Основные элементы. Термины и определения оригинал документа: 3.1.5.19 авторский знак: Условное буквенно цифровое обозначение фамилии… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Шпаргалка делопроизводителя
Ваш персональный гид в мире документов
Страницы
09 августа, 2019
Какие бывают грифы ограничения доступа
Тема сложная и интересная. Я и сама не так давно в ней разобралась. Раньше, например, думала, что гриф «Для служебного пользования» может применяться во всех организациях. Оказалось, нет.
Правила применения грифа ограничения доступа есть и они меняются, в связи с введением новых нормативных актов. Например, статья 139 ГК РФ «О служебной и коммерческой тайне» утратила силу. Теперь действуют ФЗ «О коммерческой тайне» и «Положение о порядке обращения со служебной информацией» (ссылки ниже). А методические рекомендации к ГОСТ Р –2016 наконец разъяснили правила оформления грифа. И это порадовало.
Давайте разберемся какие бывают грифы ограничения доступа и в каких случаях их нужно применять.
Гриф ограничения доступа — это реквизит документа, который ограничивает распространение информации. Его применяют при оформлении конфиденциального документа. Именно это и отличает конфиденциальный документ от обычного.
Конфиденциальный документ — носитель документированной информации, оформленный определенным образом и содержащий сведения, которые относятся к коммерческой, служебной или иной тайне, доступ к которому охраняется законодательством и его обладателем.
Конфиденциальная информация отличается от конфиденциального документа тем, что может быть и устной. А устную информацию контролировать довольно трудно. С материальными носителями все проще. Поэтому для документов, флешек, дисков существует гриф ограничения доступа.
Работодатель сам решает (кроме гостайны) какую информацию следует отнести к конфиденциальной, но это не должно противоречить законодательству. Поэтому нужно сначала изучить нормативные акты по этому вопросу.
После изучения нормативных документов работодатель должен решить какой гриф(ы) ограничения доступа будет использоваться в организации и будет ли. Затем правила работы с конфиденциальной информацией и использования грифа следует закрепить в нормативных документах организации. Тогда сотрудники будут знать какая информация относится к конфиденциальной и как с ней работать.
Виды грифов ограничения доступа:
Совершенно секретно
Экз.№ 1
Государственная тайна — это защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.
Какую информацию отнести к несекретной определяет исполнитель и должностное лицо, подписывающее документ. Они несут ответственность за обоснованность этого решения и за соблюдение ограничений в отношении этой информации.
Для служебного пользования
Экз.№ 1
«Коммерческая тайна»
Используется для информации, которая позволяет организации увеличить доходы, сократить расходы, сохранить положение на рынке и получить коммерческие выгоды.
Коммерческая тайна
Акционерное общество
«ИнтелИнвест»
Норвежская ул., д. 24,
г. Казань, 657533
В документах, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, указывается полное наименование юридического лица и место его нахождения.
«Конфиденциально» или «Конфиденциальная информация»
Если в организации есть конфиденциальные документы, которые не отвечают признакам тайны, то организация вправе сама определить форму грифа. Например, ввести гриф «Конфиденциально» или «Конфиденциальная информация».
Конфиденциально
Экз.№ 2
Это самые распространенные грифы ограничения доступа. Организация также может установить грифы, связанные с профессиональной деятельностью — «Банковская тайна», «Налоговая тайна», «Врачебная тайна» и другие. На практике встречается и гриф «Персональные данные», но в 80% случаях для ограничения доступа к этой информации организации используют гриф «Конфиденциально».
Новый гост для оформления документов
С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.
Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.
Мы прочитали его весь — вот главное.
Как составлять документы по госту
Вот несколько советов из стандарта:
Зачем гост для документов
У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.
Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.
Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.
Когда документ на нескольких страницах
Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.
У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.
Шрифты — бесплатные
Шрифты рекомендуют такие:
Или похожие по начертанию и размеру.
В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.
Отступы и интервалы
Абзацный отступ — 1,25 см.
Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.
Вот требования к интервалам:
Минимальные поля для всех документов:
Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.
Выравнивание — по ширине
Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.
Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.
Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.
От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса
Реквизиты документа
Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.
В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.
По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.
Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:
Как ставится гриф утверждения документа — образец оформления
Гриф утверждения документа является неотъемлемой частью большинства бумаг нормативного характера. Данный элемент позволяет придать документации легитимность и юридическую силу.
Оформление грифа должно соответствовать всем требованиям действующего трудового законодательства РФ.
Что такое гриф утверждения документа и его назначение?
Деятельность каждой компании подразумевает собой оформление множества документов. Каждая бумага несет в себе определенный смысл, делающий ее распорядительной, управленческой, инструктивной или информационной. Вся документация подобного характера должна иметь юридическую силу.
Организационно-распорядительная документация должна оформляться согласно требованиям, установленным на государственном уровне. Статус фирмы, ее организационно-правовая форма, значения в данном случае не имеет. Правила оформления документации упомянутого типа едины для всех организаций.
В делопроизводстве имеют важную роль следующие регламенты:
Оформление документов в едином виде позволяет добиться следующих результатов:
Гриф утверждения является обязательным элементом некоторых бумаг. В ГОСТе данному реквизиту присвоен порядковый номер 16. Описание данного элемента, информация о его необходимости и технология оформления также присутствует в регламенте.
В каждой организации должен быть список документов, подлежащих обязательному утверждению. На бумагах из этого списка должен присутствовать гриф.
Перечень документации, как правило, закрепляется в инструкции по делопроизводству. При его составлении необходимо руководствоваться отраслевыми нормативами и соответствующими требованиями.
Точного перечня документов, подлежащих обязательному утверждению, в трудовой документации, действующей на территории РФ, нет. Поэтому в каждом компании данный список определяется в зависимости от необходимости.
Следует отметить, что документы, имеющие распорядительный характер, в большинстве случаев не утверждают. Следовательно, грифа на них быть не должно. Связано это с тем, что приказы и распоряжения подписывают главные руководители фирмы. Их подписи и выступают в качестве утверждения.
Основное назначение грифа утверждения – придание документу юридической силы. Бумаги могут утверждаться двумя способами – должностным лицом или соответствующим распорядительным актом.
Чаще всего гриф проставляется на следующих бумагах:
Где и как ставится?
Информация о расположении грифа утверждения отражена в правилах оформления организационно-правовой документации.
В соответствии с регламентом, место для размещения элемента располагается в правой верхней части титульного листа.
Действующим ГОСТом установлено содержание грифа.
В ситуации, когда документация утверждается одним должностным лицом, он подразумевает собой 4 строки. каждая из них несет определенный смысл и информацию:
Образец
Выводы
Гриф утверждения – обязательный реквизит некоторых документов. Благодаря данному элементу бумаги приобретают юридическую силу. В связи с этим подойти к организации процесса его оформления необходимо с особой важностью.
Согласно ГОСТу, данный реквизит должен располагаться в правой верхней части титульного листа. В стандартном случае элемент имеет 4 строки. При необходимости они могут смещаться к центру листа.