Юзэдо что это такое

Юридически значимый ЭДО

Организации постепенно внедряют электронный документооборот для оптимизации работы с внутренней и внешней документацией.

В 2020 году увеличению интереса к ЭДО способствовали ввод ЭТК, новая форма отчёта — СЗВ-ТД, пандемия и режим удалённой работы, а также поправки к федеральному закону № 63 «Об электронной подписи».

Обмен юридически значимыми документами между организациями — задача, решение которой позволяет открыть новые возможности для перехода с классического документооборота на безбумажные технологии.

Компании переходят на СЭД, чтобы организовать юридически значимый ЭДО.

Что такое ЮЗЭДО

Юридическая значимость (ЮЗ) — свойство, которое обеспечивает правовую силу какому-либо объекту или действию. В зависимости от того, есть у объекта это свойство или нет, его можно использовать в качестве полноценного правового аргумента.

Все организации ведут документооборот, который делится на три вида:

Внешний отвечает за обработку входящей и исходящей корреспонденции. К нему относятся счета, декларации, отчёты и накладные.

Внутренний документооборот обеспечивает движение документов между структурными подразделениями и сотрудниками. Он включает в себя приказы, уставы, заявления, протоколы совещаний, инструкции, положения о структурных подразделениях, служебные записки.

Юридически значимый электронный документооборот обладает правовой силой благодаря законодательной базе. Главный признак юридической значимости документа — наличие правовых последствий.

Критерии юридически значимого ЭДО

С электронными документами можно проводить четыре основные операции: создание, получение, обработка и архивирование. Но электронный документ становится юридически значимым не в момент создания, а после его удостоверения, регистрации или оформления. После этого основные действия имеют правовые последствия для человека, который работает с документами.

Главное свойство ЮЗ электронных документов — равнозначность бумажным. Они обладают соответствующей правовой силой и гарантируют подлинность совершаемых с их помощью действий.

Файл в системе ЭДО включает в себя не только основную информацию, но и идентифицирующие его реквизиты.

Документ может получить правовую силу в организациях, которые являются официальными операторами электронного документооборота. Компании предоставляются системы для ведения ЭДО, в которых документам и придаётся юридическая значимость.

Актуальность ЮЗЭДО

СЭД превосходят бумажный документооборот по скорости обмена данными, удобности контроля потока документов. С помощью систем ЭДО можно обеспечить коллективный доступ к файлам, что, в свою очередь, увеличит скорость их создания, получения, обработки и архивирования.

Работы с электронными документами минимизирует риск их утери или порчи. Все файлы находятся внутри системы, что облегчает их поиск и управление. Также СЭД предлагает типовые формы, например, СЗВ-ТД для отправки в ПФР.

С помощью СЭД можно разграничить доступ к файлам разным категориям работников, а также ввести прозрачную систему работы. Каждый файл обладает историей изменений, а во всей системе введён автоматический поиск по всем файлам.

Помимо общих плюсов, которые даёт внедрение электронного документооборота, ЮЗЭДО обладает собственными преимуществами:

Источник

Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО)
Обменивайтесь всеми видами
электронных документов с Почтой России

Что такое «Юридически значимый электронный документ (ЮЗЭД)» и «Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО)»

ЮЗЭД – документ в электронном виде, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью и равнозначный бумажному документу с собственноручной подписью. Типичными электронными документами ЮЗЭДО являются: договоры, акты, накладные, универсальные передаточные документы и т.д.

ЮЗЭДО – электронный документооборот (обмен документами в электронном виде) между субъектами хозяйственной деятельности: юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями.

Юридическую значимость (силу) электронному документу (как и бумажному) придают следующие условия:

Электронная подпись как реквизит электронного документа решает задачу гарантии целостности, подлинности документа и авторства подписи электронного документа.

Виды электронного документооборота

ЮЗЭДО – электронный документооборот между субъектами хозяйственной деятельности: юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями. Типичными электронными документами ЮЗЭДО являются: договоры, акты, накладные, универсальные передаточные документы и т.д.

Обмен электронными документами осуществляется через операторов электронного документооборота.

Электронные документы могут подписываться квалифицированной электронной подписью любого сотрудника, имеющего соответствующую доверенность или на основании приказа.

Государственная отчетность – электронный документооборот между каждым субъектом хозяйственной деятельности и государственными регуляторами (ФНС, ПФР, РосСтат, ФСС). Типичными электронными документами государственной отчетности являются: декларация по НДС, сведения о среднесписочной численности персонала, единый расчет по страховым взносам, форма СЗВ-М и т.д.

Обмен электронными документами осуществляется через специализированных операторов электронного документооборота с государственными органами.

Электронные документы подписываются только квалифицированной электронной подписью Генерального директора или сотрудника его замещающего на основании доверенности или приказа.

Личный кабинет ЮЗЭДО

Это веб-интерфейс для формирования, подписания и обмена бухгалтерскими и иными документами между вашей организацией и Почтой России. Это мобильная рабочая среда, упрощающая работу бухгалтерии, административно-хозяйственных служб и руководителей предприятия.

Для использования ЮЗЭДО вам необходимо иметь квалифицированную электронную подпись.

Шаги по подключению к ЮЗЭДО

Что такое «Электронная подпись»

Для нужд ЮЗЭДО используется усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП).

Для юридических и физических лиц выпуском КЭП занимаются специализированные организации – Удостоверяющие центры (УЦ).

При заказе КЭП в УЦ следует уточнить что электронная подпись нужна для использования в электронном документообороте (для бизнес-задач).

Квалифицированная
электронная подпись (КЭП)

Это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа квалифицированной электронной подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Для работы в ЮЗЭДО можно использовать КЭП, выданные любым удостоверяющим центром, аккредитованным Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

Поиск удостоверяющего центра (УЦ)

Получить КЭП можно в любом УЦ, аккредитованном Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

Найти ближайший к вам УЦ можно здесь.

Все операции с КЭП (прием заявок, проверка и хранение персональных данных заявителя, выпуск, выдача заявителю, сопровождение, отзыв КЭП) в соответствии с 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи» могут выполнять только УЦ, аккредитованные Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

Для получения КЭП необходимо подготовить пакет документов в бумажном виде (точный перечень указан на сайте УЦ), произвести оплату услуг УЦ по выпуску квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи, лично явиться в УЦ для получения КЭП с документом, удостоверяющим личность.

Тарифы каждого УЦ указаны на его сайте.

Срок действия КЭП, в соответствии с действующим законодательством, составляет 1 год. По истечении этого периода процедура получения КЭП повторяется, с обязательной регистрацией вновь выданной КЭП в ЛК ЮЗЭДО.

Резюмируя список аккредитованных УЦ хотелось бы обратить Ваше внимание на следующие крупные УЦ, имеющие максимальное покрытие филиальной сетью территорию РФ:

Среднее время изготовления КЭП зависит от УЦ и составляет от 1 (одного) до 3(трех) дней с момента подачи заявки на изготовление.

Что такое «Ключевые носители»

Ключевые носители являются местом хранения электронной подписи. В качестве носителя ключевой информации могут использоваться:

Рекомендуем при обращении в УЦ заказывать ключи ЭП на защищенных носителях так как эти устройства: физически надежны и имеют функцию защиты информации — доступ к контейнеру с ключом может быть получен только после ввода пароля, защищающего носитель. Кроме этого, эти носители соответствуют регламенту Федеральной.

Какие документы необходимы
для выпуска ключа электронной подписи

Состав документов, необходимых для выпуска КЭП зависит от требований УЦ, к которому обратился пользователь.

Чаще всего требуются следующие документы:

Резюмируя: для подключения к ЮЗЭДО необходимо обратиться в УЦ и заказать выпуск усиленной квалифицированной электронной подписи для применения в электронном документообороте (для бизнес-задач). Желательно, чтобы УЦ записал КЭП на защищенный носитель (Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен Lite, Рутокен S, JaCarta-2 PKI/ГОСТ SE, JaCarta LT).

Стоимость услуг ЮЗЭДО

Услуги партнерского оператора электронного документооборот «i-Конто» в течении первого года предоставляются бесплатно.

Источник

Юридически значимый документооборот в торговых операциях

Главный двигатель развития ЮЗЭДО — государство, которым движут цели, связанные с борьбой с уклонением от уплаты налогов, упрощением контрольных процедур и снижение издержек налоговых органов на выявление нарушений. Но мы тоже «двигаем» ЮЗЭДО в факторинге и открываем цикл наших публикаций с вопроса «а зачем вообще торговой компании ЮЗЭДО».

Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО) — единый механизм работы с документами, представленными в электронном виде, для реализации концепции «безбумажного делопроизводства» с использованием квалифицированной электронной подписи.

Документы, которые можно использовать в электронном виде — УПД, акт выполненных работ, счет на оплату, договор поставки и др.

Непрямые выгоды от использования ЮЗЭДО

Сокращение времени простоя транспорта — теперь времени на обработку документации в процессе приемки товара нужно существенно меньше за счет автоматизации процесса создания буфера приемки.

Сокращение количества спорных ситуаций при приемке — автоматическое заполнение номера УПД позволяет снизить вероятность ошибки ввода данных в информационные системы при проведении приемки, а также исключить пересортицы при вводе позиции.

Сокращение затрат на формирование документов за счет объединения двух документов в один.

Повышение скорости ответа на запросы и требования контролирующих органов — в электронном архиве найти тот или иной документ гораздо проще и быстрее, чем в бумажном.

Что нужно сделать, чтобы перейти на ЮЗЭДО

Уточнить у своих контрагентов, кто из них использует/готов использовать ЮЗЭДО для обмена документами.

Подписать дополнительное соглашение к договору поставки/оказания услуг об использования электронного УПД с функцией «СЧФДОП», указав на то, какое информационное поле в электронном УПД будет использоваться для идентификации поставки.

Законом предусмотрены два типа электронных подписей: простая и усиленная. Последняя имеет две формы: квалифицированная и неквалифицированная. Более подробно читайте в № 63-ФЗ «Об электронной подписи». В будущем мы создадим специальный материал, обновляемый на регулярной основе, где расскажем обо всех нормативно-правовых актах, касающихся практики использования ЮЗЭДО.

УПД — многофункциональный документ, который позволяет существенно сократить объем документооборота. В зависимости от потребностей, бизнес-процессов и документооборота каждая компания сама выбирает в какой форме ей использовать УПД.

(используется вместо счета-фактуры в целях расчета НДС)

Универсальный передаточный документ СЧФДОП

(используется вместо пакета «счет-фактура + первичный докмент»)

(используется вместо первичных документов — товарной накладной или акта выполенных работ/оказанных услуг)

Как можно отправить электронный документ контрагенту

WEB — доступ через сайт провайдера ЮЗЭДО. Заходите в личный кабинет по логину и паролю, создаете документ, пописываете его КЭП (квалифицированной электронной подписью).

Интеграция ЮЗЭДО с учетной системой. Отправка и получение документов происходит непосредственно из/в учетную систему, например, 1С или SAP. Для интеграции используются специальные коннекторы, как правило, платные, но цена на них редко превышает 12 000 — 15 000 рублей в год. Зато удобно — не нужно в ручном режиме создавать документы.

Информационное поле факта хозяйственной жизни — один из элементов УПД, содержащих сведения об участниках факта хозяйственной жизни, основаниях и обстоятельствах его проведения. Более подробно о формате УПД, обязательных и необязательных полях к заполнению мы расскажем отдельно.

Уступочная надпись необходима для информирования Дебитора об уступке денежного требования Фактору: «Во исполнение договоров (соглашений и/или контрактов), заключенных между нашими компаниями, просим Вас по всем нашим поставкам, произведенным с [дата], осуществлять платежи на [наименование и реквизиты обслуживающего Фактора]». Формирование уступочной надписи по форме Совкомбанк Факторинг обязательно за исключением случаев, когда иное предусмотрено договором факторинга.

Не будем вводить в заблуждение и пытаться убедить читателя в том, что проблем ноль. Во-первых, немножко покритикуем операторов ЮЗЭДО и на основании собственного опыта смело заявим об их недостаточной функциональности. Например, может отсутствовать интеграционное решение или какой-нибудь элемент интерфейса, что требует доработки на стороне сервиса. Внести изменения в « ИнфПолФХЖ1\ТекстИнф » электронной УПД нам стоило долгих переговоров с одним из операторов, но теперь любой поставщик, использующий факторинг со своими дебиторами, может вставлять уступочную надпись и информацию о сроке отсрочки по контракту в случае, когда контракт устанавливает несколько критериев отсрочки. Во-вторых, между операторами ЮЗЭДО существует роуминг, который настраивается на так быстро, как того бы хотелось. Наконец, законодательство. Есть еще некоторое количество пробелов и противоречий в различных нормативных вопросах. Например, хранение документов в электронном виде, предоставление их в судебные инстанции и органы власти. Однако, на практике потихоньку решается многое.

У нас, факторинговых компаний, тоже есть свой интерес, чтобы как можно больше поставщиков и дебиторов использовали ЮЗЭДО. И этот интерес, в первую очередь, также лежит в экономической плоскости. Например, через Совкомбанк Факторинг ежемесячно проходит почти 100 000 поставок, и по некоторой части этих поставок мы запрашиваем у контрагентов оригиналы отгрузочных документов. Потом мы сверяем их с данными, зарегистрированными клиентами в нашей системе е-Факторинг, и отправляем на хранение в архив. Откажись мы здесь и сейчас от бумажных накладных в пользу электронного УПД, мы бы высвободили порядка 36 рабочих часов ежемесячно и экономили бы более 250 000 рублей в 1-й год частичного отказа от архива (и больше полумиллиона, когда полностью откажемся от архива). Для клиентов ЮЗЭДО в факторинге — это, в первую очередь, минимизация риск отказа Фактора выплатить финансирование из-за некорректно заполненных или заверенных неуполномоченным на то лицом документами. И еще некоторое количество плюсов, но о них мы расскажем в нашей следующей статье.

У Вас остались вопросы или решили воспользоваться нашими услугами?

Позвоните нам по телефону 8-800-200-18-08, либо отправьте заявку:

Источник

Юридически значимый ЭДО

Рынок систем электронного документооборота (СЭД) в России растет ежегодно. Этому способствуют детально проработанные решения для их внедрения и взятый государством курс на переход к безбумажному документообороту. Тем более что юридически значимый электронный документооборот (ЭДО) ни в чем не проигрывает бумажному, но способен снизить административные расходы и даже повысить конкурентоспособность компании.

Что такое ЮЗЭДО

Система юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО) — это способ обмена официальными документами между субъектами хозяйственной деятельности. Работа по такому механизму реализует концепцию безбумажного делопроизводства, а юридическую значимость счетам, приказам, актам, договорам придает электронная подпись (ЭП).

Электронный документооборот юридические препятствия при использовании ЭП не создает. Участвующие в ЮЗ документообороте документы имеют такой же правовой статус, как бумажные, подписанные собственноручной подписью.

Преимущества ЮЗДО

Все системы юридически значимого документооборота отличаются схожими достоинствами, которые превосходят качества привычного бумажного формата. Среди них — мгновенная скорость транзакций, сокращение административных расходов на печать и отправку документов, опция создания электронного архива и поиска файлов по критериям, снижение риска ошибок или утери.

Также внедрение ЮЗ ЭДО сделает возможным:

Еще одно преимущество электронного документооборота стало очевидным в 2020 году. Компания, освоившая использование СЭД, способна в считаные дни перестроить работу. В том числе перейти на удаленку.

Ваш подарок: 25 % пакета исходящих документов

Критерии юридически значимого ЭДО

Электронные документы ничем не отличаются от бумажных — их так же создают, обрабатывают, изменяют, получают, отправляют. Но взаимодействие с контрагентами и госструктурами будет облагаться правами и обязанностями для сторон, вызывать правовые последствия, только если:

В электронном документообороте применяется электронная подпись — аналог собственноручной. ЭП дает право убедиться в достоверности подписи и отсутствии изменений в документе после подписания. За счет этого документы принимаются как доказательства и правовые аргументы, в том числе в судебных инстанциях. Это подтверждает судебная практика по электронному документообороту.
В федеральном законе № 63-ФЗ прописаны виды ЭП:

Для ЭДО ЮЗД применяется наиболее надежная и защищенная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Она позволяет проверить, кто именно и в какой момент подписал документ, а также вносились ли в файл изменения после визирования.

Кто использует ЮЗЭДО

Документооборот в организации бывает двух видов. Внутренний затрагивает отделы компании — руководителей, бухгалтеров, разработчиков, менеджеров, HR-специалистов. Внешний служит способом обмена документами с контрагентами. Так что электронный документооборот, юридическая сила которого подтверждена ЭП, востребован на разных уровнях для:

Логика проста: ЭДО надежнее и намного экономнее «бумажного» ведения дел. При этом с электронной подписью документы имеют тот же статус, что обычные. Более того, некоторые госструктуры требуют представлять документы в электронном виде. Например, ФНС (если в компании числится свыше 100 сотрудников), Пенсионный фонд и Фонд социального страхования (если работает больше 25 человек). Это делает юридически значимый документооборот незаменимым решением.

Поддержка ЮЗДО в Диадоке

Диадок — система электронного документооборота, подключение к которой открывает абоненту новые возможности для выстраивания точных и действенных бизнес-процессов, оптимизации работы в компании. Сервис Диадок:

К системе Диадока уже подключилось свыше 1 500 000 компаний из разных сфер: автопрома, фармацевтики, IT, производства. Абоненты отмечают: документооборот стал более мобильным, надежным и прозрачным, одновременно — менее трудоемким и затратным. Бизнес признает возможность обмена юридически значимыми электронными документами дополнительным конкурентным преимуществом.

При этом подключение к ЭДО ЮЗД в Диадоке займет минимум времени и усилий. Для начала нужно оставить заявку. Специалисты Диадока обучат взаимодействию с системой, окажут техническую поддержку, при необходимости адаптируют работу под нужды компании и детально ответят на каждый вопрос.

Источник

Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗДО)

За последние несколько лет внедрение электронного документооборота или внедрение сэд укрепилось в бизнес-среде. Ведение бухгалтерии и документов налогового учёта уверенно переходит с бумажных носителей в сферу электронной документации, и в этом есть множество неоспоримых преимуществ. В этой статье мы расскажем, что такое юридически значимый электронный документооборот, разберем его плюсы и минусы, а также развеем самые популярные мифы об электронной документации.

Что такое ЮЗЭД?

Статья 2, п. 1.1. Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 19.07.2018) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

(п. 1.1 введен Федеральным законом от 27.07.2010 N 227-ФЗ)

Также приняты соответствующие изменения Налогового Кодекса и целый ряд других законов, которые позволяют рассматривать электронные документы как равноценные оформленным на бумаге.

Для того, чтобы документ стал юридически значимым, он должен обладать простой электронной или усиленной квалифицированной электронной подписью, о чем говорит Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Зачем нужен ЮЗДО?

Несомненно, система документооборота, и принятые в связи с ним законы, во многом упрощает как создание и учёт документов, так и их доставку. Вне зависимости от местонахождения контрагента, доставка электронного документа происходит мгновенно. В случае ошибки, документ можно оперативно переделать и за считанные секунды отправить на подпись его корректную версию.

Самым главным плюсом ведения ЮЗДО является высокий уровень сохранности документов. Их оригиналы всегда присутствуют на руках, вероятность бухгалтерских ошибок сводится к минимуму, а при возникновении спорных ситуаций, любую путаницу можно разрешить в кратчайшие сроки.

Внедрение системы электронного документооборота обеспечивает высокую скорость передачи, согласования договоров и обработки электронных документов, что положительно влияет на формирование отчетов, быструю отгрузку товаров, выставление счетов и их оплату, и т.д.

Также в качестве плюсов внедрения ЮЗЭД нельзя не отметить отсутствие необходимости ведения документации в бумажном виде.

Виды ЮЗДО

Для того, чтобы перейти на электронный документооборот, например с помощью сэд диадок, необходимо определить, какие виды документов компания имеет возможность и готова перевести в электронный вид. Ими могут стать как внутренние документы, так и документы, определяющие взаимоотношения между контрагентами: счета, акты, накладные, и пр.

Стоит отметить, что не всегда имеется возможность вести полный ЮЗДО, поэтому такие документы, как транспортные накладные или сертификаты на перевозимый груз по-прежнему будут иметь бумажный вид.

Электронная подпись

Статья 5, п. 1 Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 23.06.2016) «Об электронной подписи» (с изм. и доп., вступ. в силу с 31.12.2017).

Видами электронных подписей, отношения в области использования которых регулируются настоящим Федеральным законом, являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись.

Как правило, для обмена документами компании используют усиленную электронную подпись. Согласно закону, усиленная подпись имеет такие особенности, как ключи проверки и сертификаты уникальности, что дает документу такие преимущества, как защиту от его подделки, контроль его целостности и защиту от внесения изменений.

Контроль электронного документооборота

Одним из главных преимуществ перехода на ЮЗЭД является усиленный контроль за движением документов. Все документы проходят через единую систему электронного документооборота и в ней же фиксируются. В этой системе можно отследить движение документов и статус их обработки, организовать сортировку, но ни один документ невозможно удалить, поэтому ни пропустить, ни потерять электронный документ невозможно.

Также ЮЗДО положительно влияет на поиск документов и безопасность их хранения. Система ЭДО имеет гибкую систему поиска по многим значениям и возможность установки прав доступа.

* ЮЗЭД можно легко подделать, а электронной подписи нельзя доверять.

Технология электронной подписи настолько надёжна, что она исключает любую возможность подделки документа, его незаконного изменения и отказа от его авторства. В создании электронной подписи используются современные криптосистемы и методы шифрования, поэтому подделать ее также невозможно.

* Компьютерам нельзя доверять – мой документ запросто может удалиться или потеряться.

По сравнению с бумажными документами, шанс потерять электронный документ минимален и практически равняется нулю. При организации регулярного резервного копирования данных, доставка и сохранность документа – гарантированы.

* Юридическую силу электронных документов сложно доказать, поэтому их использование в качестве доказательства в суде – сомнительно.

Юридическая сила электронных документов закрепляется использованием электронной подписи. Если в суде возникает сомнение о подлинности электронной подписи, то как и в случае с бумажными документами, проводится экспертиза.

Заключение

Отказ от ведения бумажного архива документов с переходом на электронный документооборот становится реальностью. ЮЗДО имеет массу преимуществ, которые касаются как удобства ведения документации, так и обмена документами, их сохранности и защиты.

Компании все чаще переходят на ЮЗЭД, внедряют системы автоматизации как внутреннего, так и внешнего документооборота.

Ну, и конечно же, нельзя не отметить ту роль, которую сыграли государственные органы в развитии электронного документооборота, приняв соответствующие законы и взяв под жёсткий контроль их исполнение.

Смотрите больше полезной информации на нашем YT канале.

Дополнительная информация о возможностях решений Флексби:

Документооборот

автоматизация согласований договоров, документов и контрагентов;

CRM и Продажи

автоматизация продаж, взаимодействия с клиентами и маркетинга;

Финансовые Документы

согласование счетов, актов, отгрузок, контроль оплат и графики платежей;

Электронный Архив

автоматизация хранения скан-копий и оригиналов;

Управление Закупками

автоматизация закупочных и тендерных процедур в компании;

Заявки и Сервис

автоматизация обработки заявок сотрудников, клиентов и партнеров;

Dialogforce

чат-боты, боты-консультанты, лидогенераторы, делопроизводители и роботы технической поддержки;

Источник