Что такое опись в архиве
Инструкция: составляем опись дел
Опись дел — это особая форма документа, которая составляется при передаче документов из одного отдела в другой. Например, при передаче документации в архивный отдел придется составить этот документ. В статье расскажем, какие виды описей могут быть составлены в учреждении, а также определим ключевые особенности заполнения.
Суть и назначения документа
В деятельности любого субъекта встречается неисчислимое множество различных форм, видов, бланков бумаг, без которых осуществление этой самой деятельности не представляется возможным. Всю эту документацию приходится хранить, причем довольно длительное время.
Сохранность бумаг в большинстве случаев возложено на специальный структурный отдел предприятия — архив. Причем передача бланков и форм в архивный отдел на ответственное хранение — это целый ритуал, который также должен быть оформлен соответствующими документами.
Основная форма, которая составляется при приеме-передаче бумаг, — это опись. Специальная форма перечня, в котором поименованы все виды документов, передаваемые из одного отдела в другой либо от одного должностного лица другому. Ключевое назначение — организация порядка в учете документации и обеспечение оперативного поиска нужной информации.
Применяемые формы
В зависимости от ситуации, ответственному работнику придется заполнить специальный бланк. Их предусмотрено несколько. Так, Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 утверждены следующие формы перечней дел (ОД):
Такой документ — это не просто папка с разрозненными таблицами и файлами. Форма имеет свою индивидуальную структуру:
Причем для каждого вида они имеют унифицированные бланки, которые отличаются друг от друга. Рассмотрим особенности составления и примерные образцы документации.
Опись дел постоянного хранения
Такой перечень может быть составлен в отношении бумаг, которые имеют статус хранения «Постоянно». Опись дел постоянного хранения, образец заполнения отличается от остальных форм своей структурой. В табличной части формы отсутствует графа «Срок хранения», так как этот срок указывать не имеет смысла.
Подготовьте предисловие к описи дел постоянного хранения, образец должен содержать сведения об основных направлениях деятельности, а также информацию о структуре предприятия за период составления бланка. Дополнительно в предусловии дается краткая характеристика документации фонда, включенного в данный раздел. При наличии дел, выходящих за границы периода, их также следует расписать в отдельном порядке. Также в предисловии можно указать, имеет ли данная архивная опись дополнительные сведения.
Предисловие должно быть подписано ответственным составителем. Причем следует поставить не только подпись, но и указать должность составителя, Ф.И.О., дату оформления. Помимо составителя, предисловие к описи дел постоянного хранения (пример ниже) подписывает заведующий архивным отделом или иное ответственное лицо (например, начальник архива).
Описи по личным делам
Кадровый учет должен быть организован в каждом учреждении. Опись личных дел по личному составу также придется составить при передаче документации в архивный отдел. Данный перечень должен содержать следующие реквизиты в обязательном порядке:
Регистрируйте личные дела в ОД в хронологическом порядке. Если в течение переписи было выявлено дело, которое должно было быть указано ранее, то допустимо внести запись с литерой, например, 100/а, но зарегистрировать его придется в самом конце документа.
В нижней части ОД следует зафиксировать итоговые записи, которые отражают общее количество дел, а также номер первого и последнего дел. Затем информация визируется руководителем организации (структурного подразделения), ответственным исполнителем, а также начальником архивного отдела. Сведения об ответственных лицах отразите в следующем формате: должность, подпись, Ф.И.О. и дата.
Что такое опись в архиве
3.7. Составление и оформление описей дел
3.7.1. Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.
Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.
3.7.2. В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.
Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение 12) в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.
3.7.3. Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:
порядковый номер дела (тома, части) по описи;
индекс дела (тома, части);
заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;
даты дела (тома, части);
количество листов в деле (томе, части);
срок хранения дела.
3.7.4. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).
Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.
По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.
3.7.5. На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреждения.
3.7.6. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку «ЭПК», причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.
Первому годовому разделу сводной описи дел фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи.
3.7.8. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке.
3.7.9. Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела.
После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений.
Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений после утверждения его ЭПК архивного учреждения допускается только после принятия ЭПК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения.
3.7.11. В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда; отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию; дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.
Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив).
3.7.12. Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются: предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).
3.7.13. Годовой раздел сводной описи дел составляется в 4-х экземплярах.
Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они должны храниться в папках с клапанами и завязками.
После утверждения годового раздела ЭПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем организации, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации.
3.7.15. Несколько годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в которых достигло четырехзначной цифры, считаются законченной архивной описью.
В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.
3.7.16. Каждой законченной описи присваивается номер.
3.7.17. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляются итоговая запись и заверительная надпись. Итоговая запись и заверительная надпись (приложение 13) к законченной описи составляются так же, как к годовому разделу сводной описи дел.
При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных описей дел, изымаются.
3.7.18. Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист (приложение 14).
На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:
название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;
крайние даты дел, включенных в опись.
Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела данной организации.
3.7.19. К законченной описи обязательно составляются оглавление и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов при наличии последних в годовых разделах.
3.7.20. Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку и переплетается.
3.7.21. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений.
Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.
При необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление, список сокращенных слов (см. п. 3.7.10).
Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах и одобряется вначале ЦЭК (ЭК) организации, а затем утверждается ее руководителем.
3.7.23. Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:
приказы (распоряжения) по личному составу;
списки личного состава;
карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел);
личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);
лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);
акты о несчастных случаях.
Указанные виды документов, образующиеся в организации в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи (личные дела, трудовые книжки и т.п.). Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.
При необходимости к годовому разделу сводной описи дел и к законченной описи дел по личному составу составляются оглавления, указатели и списки сокращенных слов.
Годовой раздел сводной описи дел по личному составу организации, передающей документы на постоянное хранение, печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, заверяется начальником отдела кадров (инспектором по кадрам) и представляется на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации. После одобрения раздела ЦЭК (ЭК) он подлежит согласованию с ЭПК соответствующего архивного учреждения и утверждению руководителем организации.
Порядок составления и оформления описи на каждую разновидность специфических для данной организации документов (научные отчеты, тексты программ радио- и телепередач и т.п.), а также на служебные ведомственные издания определяется в зависимости от сроков их хранения по аналогии с порядком составления и оформления описей дел постоянного и временного хранения. Дела систематизируются в годовых разделах сводных описей с учетом специфики документов.
3.7.24. Отбор документов на уничтожение и составление на них акта (приложение 4) производится после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот период. Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК одновременно с описями дел.
Для организаций, сдающих дела на постоянное хранение, акты утверждаются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения за этот период архивным учреждением.
3.7.25. Порядок передачи документов в архив организации.
Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.
В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.
Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив (специальным сотрудником), в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела.
При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.
Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.
АРХИВНАЯ ОПИСЬ
Понятие и функции архивной описи
Архивная опись — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя, справочного аппарата. Объектом описания является единица хранения.
Правила составления архивной описи
При составлении описи первичным документом является делопроизводственная номенклатура дел. Перед составлением описи необходимо проверить по номенклатуре соответствие заголовка дела находящимся в нем документам, правильность оформления дела, правильность оформления документов в деле.
Правила (основные требования) оформления описи:
Структура составления описи учреждения:
Титульный лист состоит из полного названия архива, названия фондообразователя, названия фонда, номеров фонда, описи, названия описи, крайних дат, внесенных в опись документов.
В оглавлении перечисляются разделы описи с указанием их листов по валовой нумерации.
В предисловии сообщаются сведения о фондообразователе, фонде, приводится аннотация состава и содержания его документов, состав справочного аппарата к описи.
Основной текст описи содержит ее описательная статья. В ней указываются порядковый номер единицы хранения, единицы учета, делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер, заголовок единицы хранения, единицы учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения, язык, подлинность/копийность, способ воспроизведения, степень сохранности документов, внешние особенности. При наличии особо ценных документов возможно введение в описательную статью их аннотаций.
Список сокращений вводится в случае наличия в описи специфических, присущих только конкретному учреждению, сокращений слов и терминов.
Указатели раскрывают предметные понятия описи с необходимыми пояснениями и указанием единиц хранения. Возможны предметный, именной, географический, хронологический, другие указатели. В зависимости от необходимости они могут быть глухие или аннотированные.
Переводные таблицы используются при переработке описи для перевода новых номеров единиц хранения на старые. В них параллельно указываются номера новой и старой описи для облегчения работы с новой описью.
Библиография определяет степень использования документов фонда, сообщая сведения об их публикациях, упоминании их в печатных и непечатных материалах, в том числе научносправочном аппарате.
Терминологический словарь вводится в случае специальных для фондообразователя терминов, упоминающихся в описи и содержащихся в ней документах.
Лист-заверитель сообщает суммарные сведения описи, число ее пронумерованных листов, количество находящихся в ней единиц хранения от первого до последнего их номера, изменения в составе описи. Лист-заверитель подписывается составителем описи. При внутренних изменениях в описи он фиксирует эти изменения.
Архивная опись: виды, правила составления
Оформление архивной описи в нашей стране в последние годы особенно актуально в силу постоянно происходящих перемен, реформ, перестроек и изменений, затрагивающих экономический сектор. Информация, хранимая в архивах, считается важной и ценной. Она позволяет понять, почему ситуация развивалась конкретным образом, а также разобраться в том, каковы перспективы будущего. Архивы – это бесценный источник информации, но только тогда действительно полезный, когда в нем можно сориентироваться. Для этого была внедрена система организации архивов.
Актуальность вопроса
Архивы нашей страны направлены на кумуляцию достоверных сведений. Основная функция архивной описи – упрощение поиска необходимых сведений в огромнейших хранилищах информации. Для этого предусмотрена справочная система, методологическая основа, распространяющаяся на все архивные учреждения державы. Фактически речь идет о научно-справочном аппарате, за счет которого функционирует архив национального уровня. Эффективность работы этого аппарата зависит от того, насколько эффективно и тщательно формируются справочники, то есть описи.
Текущие реалии ведения дел таковы, что архивная опись дел – это ключевой справочник, помогающий ориентироваться среди моря информации. Опись представляет собой документ, в котором перечислены хранимые дела, одновременно она используется для учета документации. Информационная нагрузка оценивается как большая, опись выступает фундаментом составления указателей и путеводителей. Во многом то, насколько качественна опись, определяет, как легко и быстро будет найдена нужная информация. Говорят о двух основных функциях такой документации: информационная и учетная.
О терминологии
Архивная опись дел – основной справочник, структурирующий работу архивной организации. Опись – это учетная документация, вместе с тем она является научным и справочным объектом, обеспечивающим возможность быстро найти искомое. Опись – заключительный шаг делопроизводственных операций с документацией, которую необходимо хранить в государственном архиве или организованном при некотором ведомстве. Чтобы архив был полноценно укомплектован, нужно формировать описи на все дела, предназначенные для хранения постоянно или больше десятилетия. Необходимо формировать справочники, описывающие, какая личная документация, связанная со штатом, прошла оценку экспертизой и признана ценной, поэтому тоже подлежит хранению.
В современном делопроизводстве, говоря об архивных описях и их назначении, отмечают принадлежность документации к категории справочной. Она формируется, дабы описать состав, содержание хранимых единиц, а также закрепить систематизацию и учетную систему, принятую в конкретном фонде. Объекты, которые рассматриваются в описи – это единицы. Каждая опись – это один уровень. В ней должно быть достаточно сведений, чтобы можно было найти необходимые данные в единице, не тратя на это много времени.
Какие и куда
Согласно методическим рекомендациям, составление архивных описей должно быть индивидуализировано для дел, которые предназначены для хранения постоянно, больше десятилетия, и касающихся личной информации о персонале. Отдельно нужно составлять описи дел, свойственных строго одному юридическому лицу. К примеру, это могут быть официальные следственные, судебные бумаги или научная отчетность – все зависит от характера работы учреждения. Обычно опись формируется в том же учреждении, где были составлены документы, подлежащие хранению, и передается вместе с ними в архив. В государственных архивных организациях есть специализированный научный аппарат. Если поступившее описание не удовлетворяет его стандартам, опись составляют заново, учитывая локальные требования.
Составление архивной описи позволяет раскрыть состав документации, описать ее содержание, упрощает учет общего числа хранимых дел и помогает стабилизировать внутреннюю систематизацию ведения документационного оборота. Каждое дело описывается на специальной карте. Обязательно указывается заголовок, из которого видно, какого типа документы хранятся внутри, и содержание такой единицы. Корректно оформленная завершенная опись четко описывает содержание всего фонда документации.
Функциональность и составление: ряд нюансов
Составление архивной описи позволяет определить, как много единиц содержится в фонде. Через это реализуется сохранность документации и контроль за корректировкой объема. Поскольку делам задаются порядковые номера, можно быстро отыскать полезные сведения. Вместе с тем опись помогает установить и задать рациональное расположение документации, соответствующее четкой логике. Классификация документации в рамках архива – это группирование на базе некоторых научных выкладок. При этом учитываются исторически принятые в конкретном учреждении особенности структуры, а также специфика работы фонда.
Классификация, являющаяся неотъемлемым элементом в составе архивной описи, предполагает сперва проработку системы разделения всех дел на группы, затем непосредственно распределение. Классифицировав все карточки, можно создать для них опись. Иногда формируют опись, отражающую все имеющиеся у фонда дела. Такая обычно нужна, если предприятие больше не существует. Если прекратила существование часть юридического лица, тогда формируют опись всех дел за все годы существования этого подразделения.
Описи: для чего нужны
Документация, объясняющая, на какие дела составляются архивные описи, существует на федеральном уровне – это законодательство. Также на предприятии могут приниматься локальные акты, регламентирующие этот вопрос. Как правило, описи делают за год, но могут оформлять и за другой временной период. Так классифицируют дела, появившиеся у компании за этот срок. Описи могут нести разные функции, быть тематическими, предметными. Можно оставить опись на все дела некоторого фонда, можно формировать отдельный самостоятельный документ на разные части этого фонда.
Фактически архивная опись – это перечень хранимых дел, конечный итог, заверяющий лист, справочник. В описании указывают, какие единицы хранятся в деле. Для этого используют номера, индексы, заголовки, крайние даты, число листов и примечаний. Обычно опись составляется в виде таблицы, и для каждого перечисленного параметра есть своя графа. Первичная документация для лица, ответственного за формирование описи – номенклатура, принятая в делопроизводстве предприятия. Прежде чем начинать работу в архивах, следует сверить, совпадают ли заголовки документации с наименованием дела, насколько оно корректно оформлено, верна ли документация внутри. Чтобы опись считалась составленной правильно, все единицы хранения нужно пронумеровать, учитывая внутренние правила систематизации. Единая система норм применяется как для дел, так и для объектов внутри них. Чтобы корректно заполнить описательную статью, нужно предельно точно перенести все заголовки. Внося элементы, у которых заголовки совпадают, нужно писать «То же». Если заголовки отличаются, информацию переносят полностью.
Основные правила
Опись архивных документов может состоять из нескольких листов. На каждом новом все заголовки должны присутствовать в полной формулировке, точно соответствуя оригинальной документации, даже если на предыдущем листе были такие же названия. В примечаниях необходимо описывать физическое состояние документации, а также ставить отметку в случае, если дело выбыло. Если в одном деле содержится документация за несколько лет, сортировать ее необходимо, ориентируясь на дату старта ведения. При нумерации нельзя превышать значение «9999». Пятизначные цифры для этого неприменимы. По возможности следует все систематизировать и описывать, учитывая хронологию. Второе правило сортировки – внутренняя структура предприятия.
Когда составляется опись архивных документов, заключительным этапом ее формирования становится уникальный номер. Для его определения ориентируются на реестр описей. Если организация получает описи от структурного подразделения и использует их в работе, дабы сформировать описание всего архива предприятия, необходимо, чтобы отдел передал все документы в двух экземплярах. Опись за год делают в четырех экземплярах, для дел личного состава необходимо три одинаковых описи. Для дел, предназначенных для хранения более двух десятилетий, следует сделать опись в количестве двух экземпляров. Составляя опись документации, связанной с персоналом, сперва нужно сложить все приказы, затем списки, карточки. Только после этого сортируют личные дела, затем – счета и зарплатные ведомости. Следующие по порядку – трудовые книжки, заключительная часть – акты, составленные в рамках произошедших на производстве несчастных случаев. Для систематизации личного дела прибегают к алфавитному упорядочиванию. В опись необходимо вносить дела, ориентируясь на то, в каком году был уволен человек.
Структура и содержание: тонкости оформления
За формирование разных видов архивных описей ответственны разные структуры предприятия. Так, за год такой структурный документ должны составлять отделы, а ответственность за формирование сводной описи возлагается на ведомственный архив. Такой документ будет базой для работы специалистов государственного архива, получающих документы от предприятия. Они используют сводную опись, дабы сформировать свою внутреннюю архивную документацию таким образом, чтобы личные дела и документы, предназначенные для постоянного хранения, находились в разных отсеках архива.
Любая форма архивной описи начинается с заглавного листа. За титулом следует оглавление, затем предисловие, после которого начинается непосредственно опись. Обязательно перечисляют все используемые в документе сокращения, расшифровывая их, ставят указатели и расписывают таблицы перевода. Необходимый элемент описи – библиография. Затем следует словарь терминов, а закрывает документ лист заверения. На титуле необходимо полностью указать наименование архива и предприятия, которое создало документы, наименование фонда и номерные знаки, наименования описей и даты.
О чем где пишут
Оглавление архивной описи предназначено для указания, какие внутри есть разделы, на каких страницах они начинаются. Предисловие аккумулирует сведения о предприятии, сформировавшем фонд документации, о самом фонде. Здесь же пишут аннотацию, описывают, какая документации хранится внутри. Предисловие – это еще и перечень справочного аппарата.
Основной текст – это описание. Для каждой единицы указывают порядковый номер, ее заголовок и подлинность. Если ранее на предприятии использовались инвентарные номера, их нужно фиксировать в основной части описи. Здесь же упоминают, каковы учетные единицы, как много листов в конкретной единице, на каком языке она составлена и в каком варианте воспроизводится. В описи могут указывать некоторые визуальные особенности хранимого дела. Если предполагается хранение особенно важной и ценной документации, в описании могут давать аннотации к таким объектам.
Перечисление сокращений, используемых в архивной описи, необходимо, если в работе применялись какие-либо специфические аббревиатуры, используемые в пределах конкретного предприятия. Через указатели отражают предметные понятия. Иногда указатели связаны с географией, именами, датами. Допускаются аннотированные. Если в работе использовались специализированные термины, таковые необходимо расшифровать в сопровождающем опись словаре. Заверительный лист предназначен для указания суммарной информации о документе. Здесь пишется, сколько внутри пронумеровано листов, как много единиц хранится, менялся ли состав в ходе хранения. Составитель описи обязан подписать заверительный лист. Если необходимо внесение изменения, таковые фиксируются на заверительном листе составителем или иным ответственным за процедуру лицом.
Подробно и точно
Как можно заключить из образцов архивных описей дел, законченный объект должен быть оформлен в соответствии со стандартами делопроизводства. Необходимо сформировать справочный аппарат, благодаря которому поиск данных становится быстрее и эффективнее. Через такой аппарат можно быстро получать дополнительные данные о фонде документации. Справочный аппарат, сопровождающий опись, должен содержать заглавный лист и содержание документа, предисловие, перечень использованных аббревиатур и сокращений, а также указатели. В некоторых случаях могут быть дополнительные элементы – таблицы, словари.
На титуле необходимо указать, как называется архив, в котором хранится документация, каково наименование фонда, включая сокращение, а также его номер. Указывают номер описи и ее наименование. Оглавление должно включать полный перечень всех разделов и справочного аппарата, включая предисловие, перечень использованных сокращений и наименования частей. Каждое название сопровождается номером страницы, закрепленным за ним при составлении описи. Справедливо считается, что для справочного аппарата одна из наиболее значимых частей – предисловие, в котором описана история учреждения, сформировавшего фонд. Пишут историческое окружение, условия, в которых предприятие было активно, дату его появления и иерархическую структуру подчинения. В предисловии указывают, как было организовано делопроизводство, насколько учреждение было крупным и какие функции исполняло, почему было реорганизовано либо ликвидировано и когда это случилось.
О сокращениях
Такой перечень составляется с учетом алфавита. В нем должны присутствовать все сокращения, использованные при составлении описи. В документе должно быть полное наименование каждого слова, хотя бы раз подвергшегося сокращению. Обычно к сокращениям прибегают, чтобы сэкономить место, меняются только часто используемые слова. Кроме того, справочный аппарат расшифровывает все аббревиатуры. Правильное составление этого элемента помогает сделать однообразную опись, каждый пункт которой максимально информативен и четко передает необходимые читателю сведения.
Есть некоторые сокращения, которые общеприняты и активно используются в письменной речь – символы, которыми кодируют длину и массу, иные единицы измерения, а также сокращения «т. д.», «т. е.» и сходные. Их не требуется расписывать. Не нужно давать расшифровку и тем сокращениям, которые фактически являются употребляемыми словами. К примеру, «профком» относится как раз к такой категории сокращений, обширно применяющихся в разговорной речи.
Как все начиналось
Из истории человечества известно, что архивная опись – это едва ли не самый древний тип справочника, введенного для архивов. Официально подтверждено применение описей в тринадцатом столетии В те времена их использовали, чтобы учитывать важные документы и обеспечивать сохранность. Благодаря описям стал проще розыск документов, поэтому к ним можно было прибегать как к источникам ценной информации. В период 13-15 столетий описи были краткими, составлялись без специальной систематизации, лишь вкратце описывали книги, рукописи. Фактически это были неформальные перечни.
В шестнадцатом столетии подход к составлению описей стал более ответственным. Перечни включали перечисление различных вариантов документации. Были описи, в которых объекты группировались с учетом некоторого признака, хотя одновременно все еще использовались и те, в которых сведения фиксировались без систематики. В семнадцатом столетии прогресс формирования описей пошел дальше, стали создаваться подробные справочники, отличающиеся друг от друга форматом. Они были весьма полезными, и даже современные исследователи, используя такие описи, получают из них некоторую важную информацию о ведомых ранее делах, составленных тогда документах. В семнадцатом столетии описи окончательно закрепляют за собой систематический описательный характер.