Что такое ордерная система документооборота
Что значит ордерная схема документооборота? (1С)
Ордерная схема приема товаров
Журналы-ордера – учетные регистры хронологической регистрации хозяйственных операций синтетического и в ряде случаев аналитического учета. Записи в них производятся по мере поступления первичных документов или итогами за месяц из накопительных ведомостей. Регистрация производится по кредитовому признаку, т. е. по кредиту данного счета в корреспонденции с дебетуемыми счетами. Это достигается использованием шахматной формы журналов-ордеров. При этом сумма хозяйственной операции записывается лишь однажды, но показываются как дебетуемый, так и кредитуемый счета.
Для удобства записей в журналах-ордерах предусмотрена типовая корреспонденция счетов. Каждый журнал-ордер ведется по одному счету или по нескольким близким по своему содержанию счетам.
Журнал-ордер открывается на месяц. В каждом из них отражаются кредитовые обороты конкретных счетов. Дебетовый же оборот этого счета найдет отражение в других журналах-ордерах.
Вспомогательные (накопительные) ведомости применяются тогда, когда необходимые данные трудно отразить непосредственно в журналах-ордерах. В этом случае на основании первичных документов показатели накапливаются в ведомостях и группируются по корреспондирующим счетам, статьям аналитического учета. Итоги из ведомостей переносятся в соответствующие журналы-ордера.
В конце месяца итоги журналов-ордеров переносятся в Главную книгу, которая открывается на год и предназначена для обобщения данных текущего учета и взаимной сверки записей по отдельным счетам.
Сами бухгалтерские работники могут вносить соответствующие изменения, дополнения, упрощения в приведенные формы, учитывая специфику своего производства на предприятии, если это не ломает саму структуру журнально-ордерной формы учета. Как раз этот принцип ( причем уже старый положен в основу.. и в программе 1-с
Использование ордерных складов
Настройка ордерной схемы документооборота, отражение основных операций приемки и отгрузки на ордерном складе.
Ордерную схему документооборота (ДО) целесообразно использовать в том случае, если:
В рамках урока мы рассмотрим отражение в УТ 11 трех видов операций:
Настройка УТ 11 в части ордерного хранения
Здесь включаем использование ордерных складов и выбираем порядок оформления накладных и расходных ордеров (чаще всего вначале создаются накладные, а затем ордера).
Необходимо выбрать вариант формирования расходного ордера, на выбор 3 варианта:
В нашем примере мы остановимся на первом варианте.
Также нужно выбрать очередность создания накладной и приходного ордера (в нашем случае сначала будет формироваться накладная, а потом ордер).
Ввод НСИ, приходные и расходные операции
Создадим два ордерных склада. В карточке склада на первой вкладке никаких нововведений (по сравнению с неордерными складами):
На второй вкладке нужно выбрать операции, для которых необходимо применять ордерную схему:
Для более детального контроля обработки ордеров пользователями есть смысл установить использование статусов. Также можно установить дату, начиная с которой на складе действует ордерная схема (при пустой дате считается, что на складе ордерная схема действовала всегда).
Отразим закупку у поставщика.
Создаем новый документ, заполняем шапку, выбираем ордерный склад:
На второй закладке указываем сведения о номенклатуре:
Проводим документ. Открыв отчет по задолженности поставщикам, увидим что она выросла на сумму документа:
А вот номенклатура на склад не поступила:
Для отражения складской приемки введем приходный ордер, для этого откроем рабочее место Приемка:
В верхнем отборе нужно выбрать склад, после этого заполнится список необработанных распоряжений на оформление приходных ордеров. Видим, что появилось новое распоряжение, выделяем его в списке и нажимаем Создать ордер:
Открывается форма нового документа (почти полностью заполненного):
Для документа можно установить определенный статус:
Для автоматического заполнения количества можно воспользоваться кнопкой:
При необходимости, кладовщик прямо из формы документа может зарегистрировать штрихкод выбранного товара, создать упаковку, отредактировать реквизиты номенклатуры (добавить картинку, артикул, ввести весогабаритные характеристики и т.п.):
Для дополнительной проверки можно нажать на кнопку Проверить и пересчитать товар заново (с использование ТСД, сканера штрихкода или вручную):
В реальной жизни чаще всего при приемке на склад кладовщик выполняет следующую последовательность действий:
Вот список всех доступных форм из приходного ордера:
В рабочем месте приемки появляется новый ордер:
Теперь можем убедиться, что номенклатура фактически поступила на склад:
Для анализа состояний распоряжений на оформление приемки (т.е. чтобы проверять, по всем ли финансовым документам оформлены ордера) можно воспользоваться отчетом Выполнение приемки товаров:
Оформление операций перемещения между ордерными складами и продажи с такого склада продемонстрированы в видеоуроке
Буду вам очень благодарен, если поделитесь ссылкой на него на своей страничке в любой соцсети или подпишетесь на новости сайта в Инстаграме.
Это поможет сайту развиваться и расширять аудиторию.
Другие уроки по теме «Складские операции»
Настройка складского учета, ордерная схема, адресное хранение. Перемещение, внутреннее потребление, использование заказов. Сборка и разборка, статусы документов.
Создание управленческой структуры предприятия (подразделений), а также мест хранения товаров (оптовых и розничных складов).
Как создавать шаблоны печати и печатать этикетки и ценники для выбранной группы товаров.
Как оформить перемещение товаров между складами организации с использованием заказов на перемещение.
Оформление складской инвентаризации с отражением излишков и недостач.
Отражение операций сборки и разборки комплектов с помощью одноименного документа.
Как списывать материалы на собственные нужды и передавать в эксплуатацию спецодежду и спецоснастку.
Рассмотрим механизм обеспечения складских потребностей в номенклатуре за счет покупки, перемещения с другого склада и сборки.
Как и зачем использовать обособленное обеспечение заказов (на примере заказа клиента.)
Как (и для чего) использовать различные методики автоматического поддержания складских товарных запасов.
Как произвести настройку программы для организации адресного хранения товаров на складе.
Оформление приходных и расходных складских операций в помещении, для которого выбрано справочное размещение товаров.
Как оформляются приходные и расходные операции по складскому помещению с хранением товарных остатков в разрезе ячеек.
Выбор и применение наиболее подходящего варианта приема товара на ответственное хранение в 1С:Управление торговлей 11.
В этом уроке разберем основные настройки учета алкогольной (спиртосодержащей) продукции и рабочее место для обмена с ЕГАИС.
Ордерная схема документооборота для операции поступления товаров в 1С:ERP Управление предприятием 2.4
Все скриншоты сформированы в релизе 1С:ERP 2.4.5.143.
1. Ордерная схема и обычная схема документооборота.
В этой статье мы рассмотрим ордерную схему документооборота при поступлении товаров на склад. Но указанная схема может быть настроена и для операций отгрузки товаров, отражения излишков и недостач.
В предыдущей статье было описано, какие настройки в системе нужно сделать для использования ордерных складов с адресным хранением.
Можно привести много доводов использования как ордерной схемы, так и обычной схемы документооборота. Но если кратко, то суть в следующем:
· При неордерной (обычной) схеме, движение товаров на складе фиксируется документами «Приобретение товаров и услуг» 1С (ПТУ), «Реализация товаров и услуг» (РТУ), «Перемещение товаров». Также при такой схеме отсутствует возможность детализации процессов приемки/отгрузки со склада.
· При ордерной схеме – есть возможность разделить процесс оформления указанных выше документов и процесс оприходования товаров на складе. Также здесь можно дополнительно детализировать процесс приема/отгрузки товаров с помощью различных состояний документов (статусов).
То есть при ордерной схеме сначала создаем документ ПТУ, а через некоторое время можно создать документы «Приходный ордер на товары» и «Размещение товаров».
Итак, рассмотрим документы поступления при ордерной схеме.
2. Документ «Приобретение товаров и услуг» 1С
Созданный документ делает следующие движения по складскому учету (см. Рисунок 3):
• Товары к поступлению (расход)
• Товары организаций (приход)
Создадим еще один документ ПТУ, но уже не на основании Заказа Поставщику, а независимо (см. Рисунок 5, Рисунок 6).
3. Рабочее место «Приемка»
4. Документ «Приходный ордер на товары»
5. 1С Документ «Отбор (размещение) товаров»
Размещение (см. Рисунок 11) про использование 1С документа «Отбор товаров». Если настроены правила размещения для складских групп номенклатуры и упаковок, система автоматически подставит доступные ячейки в документ (см. Рисунок 12). Настройка правил размещения была описана в предыдущей статье «Настройка адресного хранения на складе в 1С:ERP Управление предприятием 2.4».
На этом мы закончили рассмотрение ордерной схемы документооборота при поступлении товаров на склад.
В следующей статье рассмотрим ордерную схему документооборота для операции отгрузки товаров со склада.
Управление запасами в 1C:УНФ. Ордерная схема. Складские ордера. Плюсы и минусы. Для чего она нужна?
Управление запасами в 1C:УНФ
В программе 1С:Управление нашей фирмой ведется складской учет запасов, с поддержкой всех необходимых операций. В предыдущих статьях мы рассмотрели – поступление на склад и отгрузку со склада. В общем случае, поступление оформляется Приходной накладной, а отгрузка – Расходной накладной. Но есть случае, когда может потребоваться ордерный учет товаров на складе, который реализован в 1С:УНФ.
Ордерная схема
Ордерная схема предполагает следующее: поступление на склад (отпуск со склада) оформляется приходным (расходным) складским ордером, а приходная (расходная) накладная является финансовым документом, которая отражает состояние запасов и взаиморасчетов с поставщиком (покупателем). Ордерная схема позволяет отражать следующие ситуации:
Для включения ордерной схемы необходимо в настройках программы в разделе Компания в группе Закупки включить настройку Использовать ордерный склад:
Дальше необходимо в карточке склада или подразделения установить флаг Ордерный, с данным флагом все операции по складу будут с учетом складских ордеров.
Список документов доступен по гиперссылке Складские ордера подраздела Склад раздела Закупки:
Для оформления отгрузки с ордерного склада используется документ Расходный ордер, который может вводиться на основании документа Расходная накладная, либо вручную. Для оформления поступления на ордерный склад используется документ Приходный ордер, который вводится на основании Приходная накладная или вручную. В табличное поле документа вводится список номенклатурных позиций, поступивших на ордерный склад. Для каждой позиции указываются наименование, характеристика, единица измерения и количество, пример ордера на рисунке 4:
При оформлении перемещения запасов на ордерный склад также требуется вводить Приходный ордер, так как документ перемещения запасов не формирует приходные движения по ордерному складу.
Расчет потребностей запасов
В программе присутствует специальный механизм Расчет потребностей в запасах, который располагается по гиперссылке Расчет потребностей раздела Закупки:
Расчет потребностей – это по сути, требуется? В автоматизированное место снабженца. Ведь данная обработка отвечает на вопросы: что именно каком количестве? К какому сроку? И что из требуемого есть на складе?
При открытии обработке на вкладке Потребности информация о потребностях выдается в товарах и материалах на период от рабочей даты до даты, указанной в реквизите Потребность за (см рисунок 6). Красным цветом отмечаются просроченные потребности.
Выбрав в дереве интересующую позицию и развернув ее, можно получить информацию о том, что явилось основанием для расчета: прогнозные остатки запасов, ожидаемые поступления и потребление, минимальные и максимальные значения уровня запасов. Основания можно детализировать до заказов – источников поступления и потребления запасов.
На закладке Рекомендации (см. рисунок 7) отображается список позиций номенклатуры, по которым имеется дефицит, с расшифровкой по способам пополнения запасов. Способ пополнения, который является основным для номенклатуры, имеет представление «…(основной)».
Для каждой номенклатурной позиции в колонке Характеристика/Источник указывается характеристика номенклатуры с расшифровкой по поставщику. Основной поставщик определяется на основании данных карточки номенклатуры и сведений о поставщиках, по которым регистрировались цены для данной номенклатуры.
Кроме того, в табличном поле указывается дата поступления – дата потребности в запасе с расшифровкой по датам возможных поступлений. При этом указывается самая поздняя из двух дат: даты потребности в запасе и текущей даты плюс срок пополнения.
Позиция номенклатуры, которая должна быть включена в заказ, отмечается флажком. По умолчанию флажки устанавливаются для тех позиций, у которых дата потребности больше или равна дате возможного поступления.
В таблице для каждой позиции номенклатуры указываются: количество дефицита, цена, зарегистрированная при поступлении номенклатурной позиции от контрагента (согласно прайс-листу контрагента), стоимость, валюта и вид цен (прайс-лист контрагента).
На закладке Заказы (см. рисунок 8) по нажатию кнопки Сформировать заказы происходит автоматическое формирование заказов, включающих отмеченные флажками позиции номенклатуры.
Заказы формируются в соответствии со следующими правилами:
С помощью кнопок командной панели можно провести или отменить проведение выбранного в списке заказа. Также ошибочно сформированный заказ может быть помечен на удаление.
Управление запасами – остатки товаров на складах
График движения запасов является одним из объектов контроля со стороны специалистов закупки и складских работников, поэтому отчет График движения запасов дает информацию о планируемых движениях запасов – поступлению и отгрузке:
Отчет Движение товаров позволяет получить исчерпывающую информацию о поступлении, отгрузке и остатков запасов.
Инвентаризация
Документ Инвентаризация запасов предназначен для проведения инвентаризации в производственном подразделении или на складе. Перед тем как начать подсчет фактических остатков, необходимо создать документ Инвентаризация запасов в разделе Закупки. Документ не формирует движения, он является основание пересчета товарных остатков.
В документе обязательно указывается:
Список товаров можно заполнить автоматически по остаткам на складе с помощью одноименной команды Заполнить. Также можно указать в табличном поле только учетные данные, оставив свободными колонки, предназначенные для указания фактического количества товара (команда Заполнить только учетные данные).
Далее на основании документа Инвентаризация запасов необходимо сформировать документы Оприходование запасов при обнаружении излишков, Списание запасов для списания недостач, Пересортица запасов, когда перепутаны между собой сорта одного товара, а также документ Ввод начальных остатков. После проведения этих документов количество номенклатурных позиций на складе установится равным реальному количеству.
Оприходование запасов
Документ Оприходование запасов (см рисунок 12) предназначен для оформления факта оприходования материальных ценностей на склад или в производственное подразделение.
Документ может быть оформлен на основании проведенной инвентаризации или как свободный документ в случае произвольного оприходования товаров.
Журнал документов оприходования доступен в разделе Закупки в панели навигации Оприходования запасов (группа Склад).
В документе необходимо заполнить:
Списание запасов
Документ Списание запасов (см рисунок 13) предназначен для оформления факта списания материальных ценностей со склада или производственного подразделения из принадлежащей ему ячейки. Документ может быть оформлен на основании проведенной инвентаризации или как свободный документ в случае произвольного списания товаров.
Журнал документов списания доступен по команде панели навигации Списания запасов (группа Склад) раздела Закупки.
Форма документа заполняется аналогично форме документа Оприходование запасов – с той разницей, что в данном случае товар не приходуется, а списывается.
Если документ оформляется на основании документа Инвентаризация запасов, табличное поле формы заполняется автоматически в соответствии с данными о недостачах, обнаруженных по результатам проведенной инвентаризации.
Контроль остатков
Для того чтобы нельзя было продать товар, которого нет на складе, или переместить больше, чем необходимо, в программе реализован контроль остатков. Он включается в разделе компания, в группе Администрирование – Общие настройки – Контролировать остатки при проведении:
В программе остатки контролируются не на дату документа, а на момент проведения!
Остатки контролируются так же по организации, если не установлен флаг Учета по компании в целом. В случае такой настройки, остатки контролируются только в рамках склада:
В случае включения контроля остатков серийных номеров, серийные номера обязательны к заполнению во всех документах движения товаров. Так же есть настройка контроля остатков по номерам ГТД:
Ордерная схема. Плюсы и минусы
Давайте сразу же зададимся вопросами: Что такое ордерная схема и для чего она нужна? А в конце статьи попытаемся ответить на главный вопрос: Нужна ли ордерная схема вашему предприятию?
В этой схеме существуют финансовые документы (Поступление товаров, Реализация товаров) и складские (Приходный и расходный ордера). Соответственно финансовые документы делают движения по регистрам финансового учета (взаиморасчеты, выручка и т.д.), но движение по складам не происходит при проведении финансовых документов. Отражение движений по складским регистрам осуществляется складскими ордерами. Из этого вытекают следующие особенности ордерного ведения учета, они же отличия ордерной схемы от без ордерной в 1С Управление торговлей 11.
Рассмотрим на примере поступления товаров (для реализации будет все тоже самое, только финансовый документ будет Реализация товаров и услуг, а складским Ордер на списание товаров):
Далее мне бы хотелось сразу написать плюсы и минусы ордерной схемы, но не так все просто. Дело в том, что для одних компаний ордерная схема может нести сплошные плюсы, а для других сплошные минусы. Т.е. плюсы данной схемы также являются и минусами (как говорится, палка о двух концах). Как же быть тогда? А мы поступим следующим образом, мы представим себе 2 типовые компании и для каждого типа опишем полезность или не полезность применения ордерной схемы.
Первая компания: ООО Мебель
Это небольшая компания имеющая торговый павильон в которой выставлена мебель, а также склад он же небольшой цех по сборки мебели из готовых комплектующих.
У нас 2 склада и сразу не понятно удобна ли ордерная схема будет или нет. Вот представим ситуацию, что руководитель компании дал задание программисту 1С расписать ему плюсы и минусы внедрения ордерной схемы. И вот что получилось:
Вторая компании ООО Стройматериалы
Имеет офис, торговый зал и несколько отедльно расположенных складов на территории с возможностью подъезжать к каждому складу на автомобиле.
Товар выписывается оптовым клиентам в офисе, а розничным в торговом зале. Забирается товар покупателем только со складов.
В итоге для данной компании применение ордерной схемы будет оправданным.
Ещё конечно встречаются и промежуточные случае, в таких компаниях принимать решение нужно сугубо индивидуально.