Что такое переходящий отпуск

Переходящий отпуск. Как не запутаться с перечислением НДФЛ, вычетами и отчетностью

Ни одна организация — плательщик налога на прибыль или единого налога при применении упрощенной системы налогообложения, в штате которой числятся работники, не обходится без такой операции как предоставление сотрудникам ежегодных отпусков. Соответственно, компания должна оплатить отдых работников исходя из их среднего заработка.

Довольно часто дни отпуска приходятся на разные месяцы календарного года, причем иной раз они попадают на разные отчетные (налоговые) периоды.

Рассмотрим нюансы налогообложения, связанные с исчислением НДФЛ по переходящим отпускам, выплачиваемых работникам предприятия и порядок отражения отпускных в расчете 6-НДФЛ.

Согласно п. 1 ст. 226 НК РФ при выдаче отпускных (в том числе по переходящим отпускам) Организация обязана исчислить и удержать НДФЛ.

При этом работодатель обязан удерживать НДФЛ как налоговый агент (п. п. 1, 2 ст. 226 НК РФ).

Удержание налога производится на дату выплаты отпускных, то есть работник получает суммы отпускных уже за минусом НДФЛ (пп. 1 п. 1 ст. 223, п. п. 3, 4 ст. 226 НК РФ, Письма Минфина России от 28.03.2018 N 03-04-06/19804, от 17.01.2017 N 03-04-06/1618).

Организация — работодатель, выступая в роли налогового агента, должна перечислить в бюджет НДФЛ, удержанный с отпускных, не позднее последнего числа месяца, в котором производились выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ).

То есть, бухгалтер перечисляет НДФЛ с отпускных в том месяце, когда они были начислены и выплачены.

Поскольку время отпуска оплачивают авансом, налог удерживают сразу со всей суммы отпускных, даже если отпуск приходится на несколько месяцев.

«Отпускной» НДФЛ и вычеты

Несмотря на то, что в случае с «переходящими» отпускными фактически сотрудник в одном месяце получает зарплату и «отпускные» за два месяца, стандартные вычеты следует предоставлять только за один из них.

Таким образом, вычет может быть предоставлен или с отпускных, или с заработной платы.

Таким образом, причитающиеся работнику вычеты, предоставляются в общем порядке за текущий месяц, то есть распределять на вычеты, приходящиеся на сумм отпускных за текущий и следующий месяцы не надо.

Работнику был предоставлен основной оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней с 25 июня по 8 июля 2019 года включительно.

Работник имеет одного ребенка, в связи с чем ему предоставляется стандартный вычет в размере 1 400 руб.

На момент выплаты отпускных доход работника, рассчитанный нарастающим итогом с начала года не превысил 350 000 руб.

Аванс по зарплате за отработанное время был выдан работнику в первой половине месяца — 15 июня 20196 года в размере 10 000 руб. НДФЛ с этой суммы не удерживался.

30 июня 2019 года была начислена заработная плата за июнь, за фактически отработанное время, в размере 22 500 руб. (с 1 по 24 июня 2019 года).

Отпускные начислены в размере 13 500 руб., в том числе за июнь 2019 года −7 500 руб., за июль 2019 года — 8 000 руб.

При расчете НДФЛ с отпускных был учтен вычет за июнь 2019 года.

Сумма НДФЛ с отпускных составила 1 573 руб. — (13 500 руб. — 1 400 руб.) х 13%.

20 июня 2019 года работник получил отпускные в размере 11 927 руб. (13 500 руб. —1 573 руб.).

На дату начисления заработный платы за июнь, доход работника, рассчитанный нарастающим итогом с начала года не превысил 350 000 руб.

Поэтому за работником сохраняется право на стандартный вычет. Но так как вычет за июнь был уже применен при выплате отпускных, то с общей суммы заработной платы необходимо удержать НДФЛ в размере 2 925 руб. (22 500 руб. х 13%).

Порядок отражения отпускных в расчете 6-НДФЛ

Сдавать его все работодатели обязаны каждый квартал.

Форму отчета, порядок заполнения 6 НДФЛ и его предоставления определяет приказ ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@.

В начале 2018 года в него внесли изменения приказом ФНС России от 17.01.2018 N ММВ-7-11/18@, который вступил в силу 26 марта 2018 года.

Отчет, который показывает расчет сумм налога на доходы физических лиц, сдается поквартально в электронном формате, если за отчетный квартал в организации производились выплаты в пользу 25 человек и более.

Если организация отчитывается меньше чем за 25 человек, то форму можно сдать на бумажном носителе. Сумма налога заполняется в рублях, а сумма дохода — в рублях и копейках.

Инструкция по заполнению расчета 6-НДФЛ по переходящим отпускам

Отпускные по общему правилу включаются в 6-НДФЛ за период, когда они выплачены.

Таким образом, в расчете следует отразить только выплаченные отпускные, а отпускные, которые начислены, но не выплачены, указывать не нужно (пп. 1 п. 1 ст. 223, п. п. 3, 4 ст. 226, п. 2 ст. 230 НК РФ). В расчете 6-НДФЛ информацию об отпускных нужно отразить в том периоде, в котором они выплачены.

Исключение — если организация выплатила отпускные в последний месяц квартала и его последний день приходится на выходной. Тогда срок перечисления НДФЛ по отпускным наступит в следующем периоде (п. 7 ст. 6.1, п. 6 ст. 226 НК РФ). Такие отпускные нужно включить в разд. 1 в периоде их выплаты, а в разд. 2 расчета 6-НДФЛ уже в следующем периоде.

Например, если отпускные выплачены в декабре и 31 декабря является выходным днем, то в разд. 1 их нужно включить за этот год, а в разд. 2 — в I квартале следующего года (Письмо ФНС России от 05.04.2017 N БС-4-11/6420@).

В разд. 1 нужно (ст. 216 НК РФ, п. п. 3.1, 3.3 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ):

по строкам 100 и 110 в качестве даты фактического получения дохода и удержания НДФЛ — день выплаты отпускных (пп. 1 п. 1 ст. 223, п. 4 ст. 226 НК РФ);

ВНИМАНИЕ!

1 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.

Повышайте свою ценность как специалиста прямо на «Клерке». Подробнее

Источник

Расчет переходящего отпуска

Трудовое законодательство гарантирует, что отпуск предоставляется работающим россиянам ежегодно. Но большинство сотрудников разделяют отпуск на части. О порядке расчета отпускных и об особенностях «переходящего» отдыха рассказала Татьяна Нечаева, эксперт по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения «ИК Ю-Софт».

Для большинства работников продолжительность ежегодного основного отпуска составляет 28 календарных дней, для несовершеннолетних работников – 31 день, для работников-инвалидов – не менее 30. При этом хотя бы одна из частей отпуска должна быть не меньше 14 календарных дней. Остальные дни могут быть разделены на любые части (ст. 123, 125 ТК РФ). Но такое «дробление» предполагает согласование между сотрудником и работодателем, намерение разделить отпуск должно быть зафиксировано в графике. Документ обязателен для работодателя (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

Составлять график отпусков обязаны все организации, независимо от численности штата. Не делать этого могут только индивидуальные предприниматели, но лучше и им составлять такой документ, чтобы избежать разногласий с работниками (ст. 305 ТК РФ).

График составляется один раз в год. На 2018 год утвердить план отпусков нужно было не позднее, чем за 14 календарных дней до наступления нового календарного года, то есть 17 декабря 2017 года, поскольку крайний срок выпадает на выходной (ст. 123 ТК РФ). С утвержденным графиком работников необходимо ознакомить под подпись.

Учесть страховые взносы с отпускных для целей налогообложения можно в полной сумме, даже когда сами отпускные доходы не уменьшают, и их нужно распределять по кварталам, если отпуск «переходящий» (п. 1 ст. 264 НК РФ).

Трудовым законодательством не регламентировано, как поступать, если на работу были приняты сотрудники после того, как график уже был утвержден. Из норм ТК следует, что право впервые пойти в отпуск на новой работе возникает у специалиста по истечении шести месяцев непрерывного стажа. Уйти в отпуск вновь принятые сотрудники могут и раньше, но только с разрешения руководителя (ст. 122 ТК РФ).

Предоставление отпуска

О предоставлении отпуска работодатель должен известить сотрудника не позднее, чем за две недели до его начала. Специалисту нужно передать уведомление или извещение, составленное в произвольной форме. При этом писать заявление на отпуск работнику не обязательно, поскольку он предоставляется на основании графика (даже если сотрудник отказывается идти в отпуск). Достаточно приказа, с которым работник должен быть ознакомлен под подпись. Заявление необходимо только при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работникам, которые «уходят» отдыхать впервые, не отработав в организации шести месяцев (ст. 122 ТК РФ).

Расчет отпуска

Расчетным периодом для отпуска являются 12 месяцев, предшествующих началу отдыха. Например, если работник идет в отпуск с 9 января 2018 года, расчетный период для отпускных – это период с 1 января 2017 года по 31 декабря 2017 года. Если отпуск начинается в первый рабочий день января, отпускные нужно выплатить в предшествующем месяце – в декабре. В связи с этим, если отпуск начинается в первых числах следующего месяца, рассчитывать отпускные придется, когда последний месяц еще полностью не отработан. В случае, если точная зарплата неизвестна, рассчитать отпускные можно исходя из оклада, а затем, если сумма изменится, отпускные нужно пересчитать и разницу доплатить. Сумма отпускных определяется путем умножения среднего дневного заработка, рассчитываемого в соответствии со статьей 139 ТК РФ и Положением от 24 декабря 2007 года № 922 об особенностях порядка исчисления средней заработной платы на количество календарных дней отпуска (п. 9 Положения № 922).

Средний дневной заработок для оплаты отпуска определяется по формуле:

База для отпуска : 12 : 29,3 (ч. 4 ст. 139 ТК РФ, п. 10 Положения).

В базу включаются заработная плата и другие выплаты, предусмотренные системой оплаты труда. При этом время, когда сотрудник находился в любом отпуске, на больничном, в командировке или по другим причинам освобождался от работы с сохранением среднего заработка, в соответствии с законодательством РФ исключается из расчетного периода. Если месяц отработан не полностью, средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы зарплаты за расчетный период на 29,3 и умножения на количество полных календарных месяцев и количество календарных дней в неполных календарных месяцах. Количество дней в неполном месяце равно отношению количества отработанных дней к чис­лу дней месяца, умноженному на 29,3 (п. 10 Положения).

Не отработанные дни

В случае, если весь расчетный период состоит из исключаемых дней, в качестве расчетного периода берутся предшествующие им 12 месяцев, в которых у сотрудника были отработанные дни. Для специалиста, у которого и в предшествующих периодах не было отработанных дней, расчетным будет период с 1-го числа месяца начала отпуска по дату, предшествующую первому дню начала отдыха. Например, если работница на окладе не имела фактически начисленной заработной платы или отработанных дней за расчетный период и до начала периода (например, находилась в отпуске по беременности и родам), но имела заработную плату в месяце ухода в отпуск (вышла в этом месяце из отпуска и отработала несколько дней), то средний заработок для отпускных рассчитывается путем деления заработной платы, начисленной за отработанные в месяце дни, на расчетное число календарных дней в этом месяце. Если до дня ухода в отпуск у работницы совсем не было выплат, включаемых в расчет среднего заработка, или отработанных дней, средний дневной заработок рассчитывают путем деления установленной ей тарифной ставки на 29,3.

Не использованные в течение нескольких лет отпуска ни в коем случае не «сгорают», хотя не предоставлять их – нарушение закона. А раз дать человеку отдохнуть работодатель все равно обязан, то и в налоговых расходах отпускные за «накопленные» отпуска учитываются полностью.

На расчет отпускных и порядок их выплаты влияет, пришлись ли на отпуск праздничные дни. Могут возникнуть сложности, если отпуск начинается в конце декабря или сразу после новогодних каникул, а также во время государственных праздников в феврале или марте. В январе в России много нерабочих праздничных дней. Всего их восемь: новогодние каникулы и Рождество. Если эти дни выпали на отпуск, они не считаются днями отдыха и оплачивать их не нужно.

Вместе с тем, сумма отпускных для работника от этого не будет меньше, поскольку при подсчете дней отдыха нерабочие праздники не принимаются во внимание. В заявлении работник укажет количество дней отпуска, за которые ему и будут выплачены деньги. При этом время отдыха нужно увеличить на восемь дней. Дни новогодних каникул и Рождество являются не оплачиваемыми днями. Так же следует поступать и при расчете отпускных, попадающих на февраля, 8 марта или майские праздники.

НДФЛ и взносы

НДФЛ с отпускных нужно удержать при выплате дохода и перечислять в бюджет не позднее последнего числа месяца, в котором суммы выплачены (п. 7 ст. 6.1, п. 6 ст. 226 НК РФ, письмо Минфина России от 17 января 2017 г. № 03-04-06/1618). Если выплата отпускных и начало отпуска приходятся на разные отчетные периоды, то отпускные нужно «показывать» в расчете за тот период, в котором они выплачены. Отпускные, выданные в декабре, отражаются только в I разделе отчета 6-НДФЛ за 2017 год. Дата получения таких доходов – день выплаты их сотруднику (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Нужно заполнить строки 020, 040 и 070. А в раздел 2 отчета 6-НДФЛ за год эти отпускные не попадут, их компания отразит в 6-НДФЛ за I квартал 2018 года, даже если заплатила налог в прошлом месяце.

Отпускные облагаются страховыми взносами, в том числе взносами на травматизм (ст. 420 НК РФ, ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ). Начислить взносы с сумм отпускных необходимо в месяце, в котором они выплачены, и в этом же периоде отразить их в отчетности, даже если отпуск начинается в другом периоде (п. 1 ст. 424 НК РФ). Следовательно, если отпуск приходится на январь 2018 года, а отпускные были выданы в декабре 2017 года, то начислять взносы надо было в декабре и отразить в расчете по страховым взносам и 4 – ФСС за 2017 год (письмо Минтруда России от 17 июня 2015 г. № 17-4/В-298, от 4 сентября 2015 г. № 17-4/Вн-1316, от 30 июня 2016 г. № 17-3/ООГ-994, от 4 сентября 2015 г. № 17-4/В-448). Минфин России в письме от 16 ноября 2016 года № 03-04-12/67082 разрешил пока руководствоваться разъяснениями, данными ранее.

Перечислить взносы нужно не позднее 15 января 2018 года.

Налог на прибыль

Расходы на оплату основного ежегодного отпуска, установленного законодательно, организации учитывают при исчислении налога на прибыль и УСН с объектом обложения «доходы минус расходы» как затраты на оплату труда. Раз отпускные – это расходы на оплату труда, то они учитываются в том периоде, к которому относятся (п. 7 ст. 255 НК РФ). По мнению контро­лирующих органов, отпускные нужно учитывать в расходах по налогу на прибыль в том периоде, к которому они относятся, независимо от того, когда они выплачены.

«Сгоревший» отпуск

Не использованные в течение нескольких лет отпуска ни в коем случае не «сгорают», хотя не предоставлять их – нарушение закона. А раз дать человеку отдохнуть работодатель все равно обязан, то и в налоговых расходах отпускные за «накопленные» отпуска учитываются полностью. С этим согласен и Минфин. Учесть страховые взносы с отпускных для целей налогообложения можно в полной сумме, даже когда сами отпускные доходы не уменьшают, и их нужно распределять по кварталам, если отпуск «переходящий» (п. 1 ст. 264 НК РФ).

Некоторые недобросовестные работодатели сначала не отпускают сотрудников в отпуск, связывая это с производственной необходимостью, а после этого не отгулянные отпуска просто аннулируют. Это незаконно. Если бухгалтеру поступают подобные указания о «сгорании» отпусков от руководства, то впору задуматься, стоит ли продолжать работать в данной организации.

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

Полная информация о правилах учета и налогах для бухгалтера.
Только конкретный алгоритм действий, примеры из практики и советы экспертов.
Ничего лишнего. Всегда актуальная информация.

Источник

Как правильно рассчитать отпускные работникам в 2021 году. Примеры и калькулятор расчета

эксперт Контур.Школы по бухгалтерскому учету, зарплате, кадрам, трудовому праву

За 10 лет Контур.Школа ответила на сотни вопросов про расчет отпускных. Каждый год мы проводим вебинары и онлайн-курсы и знаем, что нужно бухгалтеру по этой теме. В этой статье вы найдете порядок расчета отпускных по шагам, онлайн-калькулятор, примеры расчета и видеосовет

На ежегодный основной оплачиваемый отпуск могут рассчитывать все работники организации. В общем случае его продолжительность составляет 28 календарных дней.

Порядок расчета отпускных

Порядок расчета отпускных регламентирует Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее — Постановление 922). Чтобы рассчитать средний заработок для оплаты отпуска, необходимо выполнить ряд действий. Рассмотрим по шагам.

Шаг 1. Определить состав выплат работнику в расчетном периоде

Для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат (п. 2 Постановления 922):

Премии включаются в расчет среднего заработка в особом порядке, который поименован в п. 15 Постановления 922.

Шаг 2. Определить расчетный период

Расчетный период для исчисления среднего заработка — 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата (п. 4 Положения 922).

Календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале — по 28-е (29-е) число включительно):

Из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если:

В расчет среднего заработка для отпускных следует включать только те дни (часы), в которые работник присутствовал на работе, согласно установленному ему графику, и выполнял работу, предусмотренную трудовым договором, заключенным с ним при трудоустройстве.

На практике могут возникнуть нестандартные ситуации:

Нестандартная ситуация 1

Нестандартная ситуация 2

Шаг 3. Рассчитать средний заработок для отпускных

Ситуация 1: расчетный период полностью отработан

Ситуация 2: весь расчетный период не отработан

Рассчитаем средний заработок на период отпуска Гришина Виктора:

В конце статьи есть шпаргалка

Ежегодный отпуск можно делить на части

При предоставлении каждой из частей отпуска расчетный период надо определять каждый раз заново:

Начислить отпускные можно в любой день, начиная с даты издания приказа об отпуске:

Шаг 4. Выплатить отпускные, перечислить НДФЛ и страховые взносы

Из начисленной суммы следует удержать НДФЛ, а потом выплатить работнику отпускные. Работодатель обязан выплатить отпускные не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). День выплаты отпускных — это дата получения дохода в целях НДФЛ.

Перечислить НДФЛ в бюджет надо не позднее последнего числа месяца, в котором перечислены отпускные (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Страховые взносы с отпускных

Страховые взносы начисляют на всю сумму среднего заработка за тот же месяц, в котором начислены отпускные (Письмо Минтруда России от 04.09.2015 № 17-4/Вн-1316).

Перечислить страховые взносы с отпускных следует не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором начислили отпускные (п. 3 ст. 431 НК РФ).

Отпуск в рабочих днях

Есть такие категории работников, которым отпуск предоставляется в рабочих днях:

За каждый месяц работы работнику предоставляется два рабочих дня отпуска:

Пример расчета отпускных, предоставленных в рабочих днях

Синициной Анне предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск в рабочих днях с последующим увольнением (с 1 по 2 октября). С работницей был заключен срочный трудовой договор на временную работу (с 1 по 30 сентября). За отработанный месяц Синициной Анне было начислено 30 000 руб.

Бухгалтер рассчитает отпускные так:

Расчет отпускных в 2021 году. Примеры расчета

Выводы к статье:

Хотите быстро рассчитать отпускные в соответствии со всеми утвержденными правилами? Воспользуйтесь бесплатным калькулятором отпускных от сервиса Контур.Бухгалтерия.

Калькулятор расчета отпускных

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Ответы на вопросы. Про график отпусков 649.5 КБ

Список. Кто из работников вправе попросить внеочередной отпуск 565.6 КБ

Источник

Переходящий отпуск. Практические примеры порядка учета и налогообложения

Ни одна организация не обходится без выплат среднего заработка, сохраняемого за работником на время предоставляемого ему ежегодного отпуска. Нередко дни отпуска приходятся не только на разные месяцы календарного года, но и попадают на различные отчетные (налоговые) периоды, установленные для исчисления налога на прибыль. Рассмотрим порядок учета и налогообложения выплачиваемых отпускных.

Законодательство об отпусках

Сотрудникам, занятым на сезонных работах, и лицам, заключившим трудовые договоры на срок до двух месяцев, положены оплачиваемые отпуска из расчета двух рабочих дней за каждый месяц работы (ст. 291 и 295 ТК РФ).

Некоторым работникам предоставляются так называемые удлиненные отпуска. Продолжительность такого отдыха зависит от должности, работы либо возраста сотрудника. Например, на удлиненные отпуска могут претендовать военнослужащие, педагогические работники и др.

Трудовым законодательством предусмотрены и ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска (ст. 116 ТК РФ), в частности, для работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, имеющих особый характер работы, ненормированный рабочий день

Отметим, что по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части, При этом одна из них должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

В отдельных случаях ежегодный отпуск должен быть продлен либо перенесен на другой срок, который определяется работодателем с учетом пожеланий работника (ст. 124 ТК РФ).

для оформления и учета отпусков могут использоваться формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется с сохранением среднего заработка (ст. 114 ТК РФ), порядок исчисления которого установлен в ст. 139 ТК РФ.

Отпуск оплачивается не позднее чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ). В случае прекращения трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, в том числе компенсации за неиспользованный отпуск, производится в день увольнения работника (ст. 140 ТК РФ).

Общий порядок расчета отпускных

Так, средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска рассчитывается за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и 29,3 (среднемесячное число календарных дней). До 2 апреля 2014 г. указанное число составляло 29,4.

для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у работодателя, независимо от источников этих выплат (п. 2 Положения № 922), в частности:

заработная плата, начисленная по окладу (тарифным ставкам), а также выданная в неденежной форме; надбавки и различные доплаты к окладам (тарифным ставкам) за профессиональное мастерство, классность, выслугу лет, знание иностранного языка, совмещение профессий (должностей); выплаты, связанные с условиями труда, в том числе обусловленные районным регулированием оплаты труда (в виде коэффициентов и процентных надбавок к заработной плате), повышенная оплата труда на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда, за работу в ночное время, оплата сверхурочной работы и работы в выходные и нерабочие праздничные дни; премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда у данного работодателя.

Все названные выплаты для включения их в расчет среднего заработка должны относиться именно к расчетному периоду. Так, если годовая премия начислена за показатели тех периодов, которые не входят в расчетный, данная премия в расчете среднего заработка не учитывается. Если же премия по результатам работы за год начисляется после выплаты отпускных, средний дневной заработок следует пересчитать с учетом премии и начислить работнику доплату (письмо Роструда от № ).

Премии к профессиональным праздникам, юбилейным и памятным датам и по итогам работы можно учесть При расчете отпускных, если они предусмотрены системой оплаты труда и начислены в расчетном периоде (письма Минфина России от № /1/150, Минздравсоцразвития России от № 22–2/377012–772).

Выплаты социального характера и выплаты, не относящиеся к оплате труда, не учитываются При расчете средней зарплаты. Это касается материальной помощи, оплаты стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха (п. 3 Положения № 922).

Бухгалтерский учет

Оценочное обязательство и выплата отпускных

В бухгалтерском учете обязательства по предстоящей оплате отпусков являются оценочными (пп. 4, 5 ПБУ 8/2010), так как:

Организации, использующие упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность, вправе не применять ПБУ 8/2010 (п. 3 ПБУ 8/2010). В этих организациях сумма отпускных отражается по дебету счетов 20 (23, 25, 26, 29, 44) и кредиту счета 70. Причем в случае «переходящих» отпусков распределять средства в зависимости от количества дней не нужно, так как в правилах учета такие требования не содержатся (письмо Минфина России от № /1/190).

Оценочное обязательство по предстоящей оплате отпусков (выплате компенсации за неиспользованный отпуск) признается в бухгалтерском учете по состоянию на каждую отчетную дату (п. 15 ПБУ 8/2010). Таким образом, ею может быть:

последнее число каждого месяца; последнее число каждого квартала; 31 декабря каждого года, но лишь для тех организаций, которые представляют участникам только годовую отчетность.

Оценочное обязательство признается в величине, которая отражает наиболее достоверную денежную оценку расходов, необходимых для расчетов по нему (п. 15 ПБУ 8/2010). При этом под наиболее достоверной оценкой необходимо понимать величину, которая необходима непосредственно для исполнения обязательства или для его перевода на другое лицо по состоянию на отчетную дату. В рассматриваемой ситуации таковой следует признать сумму, которую работник имеет право истребовать у организации При выходе в отпуск либо увольнении по состоянию на отчетную дату.

Cоздание резерва по отпускам

Оценочное обязательство по предстоящей оплате отпусков (выплате компенсации за неиспользованный отпуск) отражается на счете 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков». В случае признания величина оценочного обязательства относится на расходы по обычным видам деятельности (счета 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 44 «Расходы на продажу» в зависимости от характера занятости соответствующих работников).

Когда работнику предоставляется отпуск или выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск, частично списывается ранее сформированное оценочное обязательство записями по дебету счета 96 и кредиту счетов 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (в части суммы отпускных или компенсации) и 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» (в части страховых взносов). При этом за счет резерва списывается вся сумма начисленных отпускных, в том числе и по «переходящему» отпуску. Делить отпуск на части, соответствующие количеству дней отпуска в каждом месяце, не нужно, поскольку оценочное обязательство погашается непосредственно При выплате отпускных (компенсации за неиспользованный отпуск).

Удержание НДФЛ с суммы отпускных или компенсации показывается записью по дебету счета 70 и кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам».

Если суммы признанного оценочного обязательства недостаточно, затраты по его погашению отражаются в бухгалтерском учете в общем порядке (п. 21 ПБУ 8/2010). Иными словами, если в отчетном периоде фактические расходы на выплату отпускных выше, чем размер признанного оценочного обязательства, сумма превышения отражается по дебету счета 20 (23, 25, 26, 29, 44) в корреспонденции с кредитом счета 70.

На основании заявления сотрудника организации ему предоставлен очередной оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней (с 24 марта по 6 апреля 2016 г.). Средний дневной заработок работника, рассчитанный в целях выплаты отпускных, составляет 1500 руб. Организация уплачивает страховые взносы во внебюджетные фонды по общему тарифу. Тариф «несчастных» взносов составляет 0,2%. На 31 декабря 2015 г. в бухгалтерском учете было признано оценочное обязательство по оплате отпусков в размере 1 500 000 руб. Сумма начисленных отпускных не превышает признанного оценочного обязательства. Отпускные выплачены в безналичной форме 20 марта 2016 г. Соответствующие операции по выплате отпускных отразить следующими записями (см. таблицу).

Налоговый учет

Налог на доходы физических лиц

Согласно п. 1 ст. 226 НК РФ при выдаче отпускных (в том числе по переходящим отпускам) организация обязана исчислить и удержать НДФЛ.

Поскольку время отпуска оплачивают авансом, налог удерживают сразу со всей суммы отпускных, даже если продолжительность отдыха составляет несколько месяцев. При этом налоговую базу уменьшают на сумму налоговых вычетов, положенных работнику за тот месяц, в котором он идет в отпуск.

Несмотря на то что в случае с «переходящим» отпуском фактически сотрудник в одном месяце получает зарплату и «отпускные» за два месяца, стандартные вычеты следует предоставлять только за один из них. В таких ситуациях налоговая база определяется с учетом стандартных налоговых вычетов, причитающихся за месяц выплаты. Стандартные налоговые вычеты за следующий месяц будут учтены налоговым агентом При исчислении налоговой базы нарастающим итогом с начала года за этот месяц с учетом ограничения, установленного п.п. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ (280 тыс. руб.), на что указано, в частности, в письме Минфина России от № /8–134.

Таким образом, причитающиеся работнику вычеты предоставляются в общем порядке за текущий месяц, нет необходимости распределять вычеты между текущим и следующим месяцами.

Работнику был предоставлен основной оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней с 25 июня по 8 июля 2016 г. включительно. Сотрудник имеет одного ребенка, в связи с чем ему предоставляется стандартный вычет в размере 1400 руб. На момент выплаты отпускных доход работника, рассчитанный нарастающим итогом с начала года, не превысил 280 000 руб. Аванс по зарплате за отработанное время был выдан работнику в первой половине месяца () в сумме 10 000 руб. НДФЛ с нее не удерживался. 30 июня начислена заработная плата за фактически отработанное в июне время в размере 22 500 руб. (с 1 по 24 июня 2016 г.). Отпускные составили 13 500 руб., в том числе за июнь — 7500 руб., за июль — 8000 руб. При исчислении НДФЛ с отпускных был учтен вычет за июнь 2016 г.

Сумма НДФЛ с отпускных составила 1573 руб. (13 500 руб. — 1400 руб.) х 13%).

20 июня 2016 г. работник получил отпускные в размере 11 927 руб. (13 500 руб. — 1573 руб.).

Поскольку доход работника, рассчитанный нарастающим итогом с начала года, не превысил 280 000 руб., за сотрудником сохраняется право на получение стандартного вычета. Однако вычет за июнь уже был учтен При выплате отпускных, поэтому с общей суммы заработной платы необходимо удержать НДФЛ в размере 2925 руб. (22 500 руб. х 13%).

В этой ситуации заработную плату за июнь работник получит в сумме 9575 руб. (22 500 руб. — 2925 руб. — 10 000 руб.).

Перечисление НДФЛ с отпускных в 2015 году

По мнению официальных органов, отпускные не являются для работника доходом в виде оплаты труда (письма Минфина России от № /20406, от № /2187, ФНС России от № /19079О, от № /9698@, от № /407@ и от № /0001, УФНС России по г. Москве от № 20–15/3/030267@, от № 20–15/3/011795@), так как отпуск — это время, в течение которого он свободен от исполнения трудовых обязанностей (ст. 106 и 107 ТК РФ).

Поэтому датой получения дохода в виде отпускных налоговые органы считают дату их выплаты работнику или дату перечисления на банковскую карточку (п.п. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ), а не последний день месяца, в котором их начислили, так как на него ориентируются лишь При выплате зарплаты (п. 2 ст. 223 НК РФ).

В зависимости от способа выплаты отпускных сумму удержанного НДФЛ организация перечисляет в бюджет в следующие сроки (п. 6 ст. 226 НК РФ):

если из кассы за счет наличных средств, снятых с расчетного счета в банке, — в день получения денег в банке; из наличной выручки, поступившей в кассу организации, — на следующий день после выдачи отпускных работнику; При переводе отпускных со счета работодателя на банковскую карту (банковский счет) сотрудника либо на счета третьих лиц по его поручению — в день их перечисления.

Перечисление НДФЛ с отпускных в 2016 году

Согласно Федеральному закону от № в п. 6 ст. 226 НК РФ были внесены изменения, в соответствии с которыми с 1 января 2016 г. налоговый агент должен перечислять в бюджет НДФЛ, удержанный с отпускных, раз в месяц не позднее последнего числа месяца, в котором такие доходы выплачивались.

Независимо от того, распределяет ли организация в налоговом учете отпускные между месяцами отпуска, на всю их сумму она обязана начислить страховые взносы во внебюджетные фонды (часть 1 ст. 7 Федерального закона от № ), в том числе взносы на травматизм (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от № ), поскольку работодатель выплачивает отпускные в рамках трудовых отношений (ст. 114, 115,116 ТК РФ).

Налоговые органы Москвы и ранее считали, что страховые взносы в фонды с отпускных следует включать в состав расходов в том периоде, в котором эти взносы начислены (письма УФНС России по г. Москве от № 21–11/073877.1@ и УМНС России от № 26–12/43524). Взносы не нужно делить между месяцами пропорционально дням отпуска, так как расходы в виде налогов, сборов, страховых взносов и других обязательных платежей признают единовременно на дату их начисления (п.п. 1 и 45 п. 1 ст. 264 и п.п. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ).

В письме Минтруда России от № 17–4/ приведен конкретный пример: отпуск работника начинается с 1 апреля 2015 г., в марте ему начислены и выплачены отпускные (27 марта), исчислить страховые взносы с отпускных (начисленных и выплаченных в марте) следует в полном объеме в марте 2015 г. и включить их в отчетность за I квартал 2015 г.

Аналогичные разъяснения приведены в письме Минтруда России от № 17–4/.

Если, например, отпуск работника приходится на март и апрель 2016 г., то страховые взносы с отпускных сумм следует признать в налоговом учете в марте 2016 г. Данные расходы в полном объеме отражаются в декларации по налогу на прибыль за I квартал 2016 г.

Взносы, начисленные на отпускные, уплачиваются:

в ПФР, ФФОМС и ФСС (страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством) — не позднее числа месяца, следующего за месяцем, в котором были начислены отпускные; ФСС (страхование от несчастных случаев на производстве) — одновременно с выплатой заработной платы за месяц, в котором были начислены отпускные.

Организация предоставила работнику отпуск с 24 июня по 21 июля 2016 г. и выплатила отпускные в сумме 40 000 руб.

Сумма отпускных учтена в расходах:

во II квартале — 10 000 руб. (40 000 руб. /28 дн. х 7 дн.); в III квартале — 30 000 руб. (40 000 руб. /28 дн. х 21 дн.).

Взносы с отпускных сумм учитываются в расходах на дату их начисления независимо от того, на какие периоды приходится отпуск, во II квартале.

По вопросу учета «переходящих» отпускных При исчислении налога на прибыль существуют два варианта.

Первый заключается в том, что если период отпуска распространяется на два отчетных периода, то сумма начисленных отпускных включается в состав расходов пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый из отчетных периодов.

В разъяснениях Минфин России (письма от № /27129, от № /27643, от № /1/42) неоднократно разъяснял, что При определении налоговой базы по налогу на прибыль сумма начисленных отпускных за ежегодный оплачиваемый отпуск включается в состав расходов пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый отчетный период. Обосновывали они свою позицию следующими нормами главы 25 НК РФ.

При определении облагаемой базы налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением указанных в ст. 270 НК РФ). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком (п. 1 ст. 252 НК РФ).

В зависимости от их характера расходы делятся на связанные с производством и реализацией и внереализационные (п. 2 ст. 252). Расходы на оплату труда отнесены к первым из названных (п. 2 ст. 253 НК РФ).

Согласно ст. 255 НК РФ в расходы на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников и предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

В соответствии с п. 7 ст. 255 НК РФ к расходам на оплату труда отнесен, в частности, сохраняемый за работником средний заработок на время отпуска.

Если в налоговом учете используется метод начисления, принимаемые для целей налогообложения прибыли расходы согласно п. 1 ст. 272 НК РФ признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их уплаты, и определяются с учетом положений ст. 318–320 НК РФ.

Затраты на оплату труда (п. 4 ст. 272 НК РФ) признаются в качестве расходов ежемесячно исходя из начисленных в соответствии со ст. 255 НК РФ сумм.

Если отпуск приходится на разные месяцы, средний заработок начисляется за календарные дни каждого месяца. Поэтому При определении налоговой базы по налогу на прибыль рекомендуется сумму начисленных отпускных за ежегодный оплачиваемый отпуск включать в состав расходов пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый отчетный период.

Рассматривая в письме от № /1/315 вопрос об учете в расходах на оплату труда отпускных за ежегодный оплачиваемый отпуск с 29 декабря по 27 января, Минфин России уточнил, что При определении налоговой базы по налогу на прибыль сумму начисленных отпускных следует признавать:

в декабре — за дни отпуска, приходящиеся на декабрь; в январе — за дни отпуска в январе.

Работнику предоставлен очередной оплачиваемый отпуск на 28 календарных дней с 15 июня по 12 июля 2016 г. Средний дневной заработок работника При начислении отпускных — 1500 руб./дн.

По разъяснениям Минфина России, средний заработок за отпуск в сумме 42 000 руб. (1500 руб./дн. x 28 дн.) следует поделить пропорционально дням отпуска, приходящимся на июнь (16 календарных дней) и июль (12 календарных дней).

Сумма среднего заработка за отпуск в июне составит 24 000 руб. (1500 руб./дн. x 16 дн.), в июле — 18 000 руб. (1500 руб./дн. x 12 дн.).

Первая из них (24 000 руб.) включается в расходы на оплату труда При исчислении налога на прибыль за первое полугодие 2016 г.

При исчислении облагаемой базы по налогу на прибыль за девять месяцев в расходах на оплату труда будет учтена полная сумма сохраняемого за работником среднего заработка (42 000 руб.), дополнительно в III квартале учитывается 18 000 руб.

Второй вариант состоит в том, что всю сумму отпускных по «переходящим» отпускам следует учитывать в месяце их начисления.

В письме от № /614@ ФНС России вновь проанализировала ситуацию, когда отпуск работника начался в декабре одного года и завершился в январе следующего. Всю сумму отпускных организация включила в расходы декабря, однако налоговые органы При проверке посчитали это нарушением. Они вычли ту часть отпускных, которая относится к январю, и пересчитали налог на прибыль. В связи с этим организация попросила разъяснить, как в этом случае включить в расходы на оплату труда январской части отпускных. ФНС России объяснила, что в НК РФ не содержатся правила, которые предписывали бы признавать отпускные пропорционально дням отпуска в каждом месяце. Отпускные относятся к расходам на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ), поэтому их нужно включать в расходы ежемесячно в размере начисленных сумм (п. 4 ст. 272 НК РФ).

Как упоминалось ранее, работодатель обязан оплатить сотруднику отпуск не позднее чем за три дня до его начала, именно в этом периоде будут начислены отпускные. При этом неважно, на сколько месяцев или налоговых периодов приходится отпуск, так как организация должна начислить и выплатить работнику отпускные сразу за все время отдыха. Таким образом, как указала ФНС России, расходы на оплату труда, которые сохраняются работникам на время отпуска, приходящегося на несколько месяцев, учитываются единовременно в том отчетном периоде, в котором они сформированы и выплачены.

В качестве дополнительного аргумента ФНС России сослалась на арбитражную практику, однако привела не самые «свежие» решения судов (постановления ФАС округа от № /2011 и от № /2011, ФАС Московского округа от № / и от № /, ФАС Уральского округа от № /08), в которых арбитры указали, что отпускные следует включать в расходы без деления на части и периоды и отражать в полном объеме в месяце начисления (при этом необходимо отметить, что рассматриваемое письмо изъято из справочных систем).

Используем условия предыдущего примера; При этом организация всю сумму отпускных по «переходящим» отпускам учитывает в месяце их начисления. Тогда сумма среднего заработка за отпуск (42 000 руб.) будет полностью учтена в расходах на оплату труда При исчислении налога на прибыль за первое полугодие 2016 г. Однако отметим, что, если организация будет распределять отпускные по «переходящему» отпуску пропорционально дням отпуска, это избавит ее от претензий проверяющих. Если же будет принято решение включать всю сумму отпускных в состав расходов того периода, в котором отпуск начался, без деления ее на части, то правомерность такого подхода придется отстаивать в арбитражном суде.

Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков

Чтобы избежать необходимости выбора одного из вариантов учета, налогоплательщику целесообразно в налоговом учете создавать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков, тогда отпускные и начисленные страховые взносы в расходах не учитываются (п. 2 письма Минфина России от № /2/10401).

В этом случае в состав расходов на оплату труда каждого месяца включается сумма отчислений в резерв, рассчитанная как произведение начисленной суммы расходов на оплату труда и ежемесячного процента отчислений.

для исчисления данного процента необходимо составить смету, в которой приводятся данные о:

предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков, включая сумму страховых взносов, начисленных с этих расходов, на обязательное пенсионное страхование, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, а также от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний; предполагаемом годовом размере расходов на оплату труда с начисленными на эту сумму страховыми взносами в государственные внебюджетные фонды.

Процент отчислений в указанный резерв определяется как отношение первой величины ко второй (п. 1 ст. 324.1 НК РФ).

Смета составляется перед началом нового налогового периода; При этом создание резерва предстоящих расходов на оплату отпусков необходимо зафиксировать в учетной политике для целей налогообложения.

В течение года за счет резерва учитываются предполагаемые, а не действительные затраты на оплату отпусков. В связи с этим НК РФ обязывает организацию на конец налогового периода (31 декабря) провести инвентаризацию резерва.

Величина резерва предстоящих расходов на оплату отпусков работникам должна быть уточнена исходя из:

количества дней неиспользованного отпуска; среднедневной суммы расходов на оплату труда работников (с учетом установленной методики расчета среднего заработка); обязательных отчислений страховых взносов.

После этого определяется разница между суммой начисленного резерва и совокупностью фактических расходов на оплату использованных в течение года отпусков и предстоящую оплату не использованных в текущем году отпусков, предусмотренных законодательством.

Если указанная разница будет положительной, то ее надо учесть в составе внереализационных доходов текущего налогового периода, если же менее нуля — не покрытая за счет резерва сумма включается в расходы на оплату труда текущего года.

При создании рассматриваемого резерва суммы отпускных, приходящиеся на месяцы следующего отчетного (налогового) периода, будут учтены в фактических расходах на оплату использованных отпусков.

Применение ПБУ 18/02

В бухгалтерском учете расходы в виде выплачиваемых работнику отпускных и начисленных страховых взносов учитываются в момент признания соответствующего оценочного обязательства, в налоговом учете отражаются фактически понесенные затраты, поэтому следует применять положения ПБУ 18/02.

Возникающие разницы относятся к временным. В зависимости от соотношения признаваемых сумм разницы могут быть как вычитаемыми, так и налогооблагаемыми, что обязывает организацию начислять отложенный налоговый актив либо отложенное налоговое обязательство.

В случае признания оценочных обязательств возникают вычитаемые временные разницы (ВВР) и соответствующие им налоговые активы (ОНА) (пп. 11, 14 ПБУ 18/02).

В целях налогообложения прибыли по мере признания расходов (в виде сумм, начисленных работнику в связи с предоставлением оплачиваемых отпусков, и страховых взносов) указанные ВВР и ОНА уменьшаются (погашаются) (п. 17 ПБУ 18/02).

Упрощенная система налогообложения

Объект учета «доходы»

При использовании данного варианта учета сумма отпускных на расчет единого налога не повлияет (п. 1 ст. 346.14 НК РФ). Однако сам налог можно уменьшить на сумму взносов на пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний, уплаченных с отпускных.

Начисленные взносы уменьшают сумму авансового платежа и налога за период, в котором взносы были перечислены в бюджет ПФР, ФСС и ФФОМС (п.п. 1 п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ), но не более чем на 50%.

Объект учета «доходы минус расходы»

Применяя данный вариант учета, налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на величину расходов на оплату труда на основании п.п. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. При этом указанные расходы «упрощенцы» учитывают в порядке, предусмотренном для налога на прибыль организаций согласно ст. 255 НК РФ (п. 2 ст. 346.16).

Следует иметь в виду, что При УСН затраты признают после их фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Расходы на оплату труда учитываются в момент погашения задолженности путем списания денежных средств с расчетного счета организации, выплаты из кассы, а при ином способе погашения задолженности — в момент такого погашения (п.п. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

В связи с этим расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска, предусмотренного законодательством, признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором фактически осуществляется их оплата (письмо Минфина России от № /2/90).

Таким образом, При расчете налога в расходах учитываются (п.п. 6, 7 п. 1, п. 2 ст. 346.16, п.п. 1, 3 п. 2 ст. 346.17 НК РФ):

сумма отпускных за вычетом НДФЛ — на дату выплаты этой суммы работнику; страховые взносы, начисленные на отпускные, — на дату перечисления в бюджет ПФР, ФСС и ФФОМС.

Единый налог на вмененный доход

При расчете единого налога страховые взносы, начисленные на отпускные, уменьшают сумму налога за квартал, в котором взносы перечислены в бюджет ПФР, ФСС или ФФОМС (п.п. 1 п. 2 ст. 346.32 НК РФ).

ВНИМАНИЕ!

1 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.

Повышайте свою ценность как специалиста прямо на «Клерке». Подробнее

Источник