Что такое цифровая копия
В чем разница: электронный документ или скан-копия?
Что такое электронный документ?
Чтобы ответить на вопрос, обратимся к Федеральному закону от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Согласно п. 11.1 ст. 2, электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
Только те электронные документы, которые подписаны квалифицированной электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе (п. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).
Что такое скан-копия документа?
Скан-копия – это электронный образ документа, который уже есть на бумаге. А электронный документ – это документ, которого на бумаге никогда не было.
Проще говоря, документ, оформленный на бумаге, не будет считаться оригиналом, если вы сделаете его скан-копию. Соответственно, не будет считаться оригиналом и электронный документ, если вы его распечатаете его на бумаге.
Важно ли для инспекторов, электронный документ или электронная копия?
Следует понимать, что при электронном документообороте (ЭДО) в электронном виде создаются не электронные копии бумажных документов (электронные образы), а именно оригиналы электронных документов.
Замена подлинника документа его электронным скан-образом действующим законодательством не предусмотрена (Письмо ФНС России от 17.05.2016 N АС-4-15/8657@).
Если вы оформляете документ в бумажном/электронном виде, заверяя его собственноручной/квалифицированной электронной подписью, такой экземпляр и будет являться подлинником.
В соответствии с пунктом 3.1 Национального стандарта Российской Федерации «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» подлинником считается первый или единичный экземпляр документа.
Государственный архив административных органов Свердловской области
Государственное казенное учреждение Свердловской области
Ксерокопия и цифровая копия архивного документа. В чем различие?
При составлении запросов в архив, исследователи часто запрашивают ксерокопию или же цифровую копию архивного документа. Зачастую пользователи воспринимают слова «ксерокопия» и «цифровая копия» как тождественные, хотя между этими двумя терминами есть существенная разница.
В этой статье мы расскажем, почему важно различать понятия «ксерокопия» и «цифровая копия» и как полученные знания помогут Вам сэкономить время при обращении в архив.
Под термином «ксерокопия» понимается воспроизведение полной копии документа на бумажном носителе. Такая копия заверяется штампом «Копия верна», подписью директора или уполномоченного лица, и имеет юридическую силу.
Под сканированием следует понимать оцифровку архивного документа – перевод информации из традиционной формы (чаще всего это бумажный носитель) в цифровой формат. Такой вид копий архивных документов обычно запрашивают для семейного архива.
Цифровая копия может быть отправлена заказчику по электронной почте или загружена сотрудником архива на флеш-накопитель заявителя.
Разница терминов не только в способе предоставления информации, юридической значимости, но и в стоимости.
Например, для тематических запросов услуга по ксерокопии и сканированию архивных документов является платной. В Государственном архиве стоимость ксерокопии архивного документа составляет 37 рублей, цифровая копия архивного документа обойдется пользователю в 45 рублей.
Надеемся, что статья оказалась для Вас полезной!
Анастасия Павлова,
главный археограф отдела НСА,
использования и публикации архивных документов ГААОСО
Цифровая копия
Опубликовано 16.07.2021 · Обновлено 16.07.2021
Что такое цифровая копия?
Цифровая копия применительно к биткойнам означает дублирующую запись каждой подтвержденной биткойн транзакции, которая имела место в одноранговой сети.
Цифровая копия – одна из функций безопасности платформы Биткойн, которая была реализована для решения проблемы двойных расходов.
Как работает цифровая копия
Рост криптовалют начался в 2009 году с появлением биткойнов.Одним из катализаторов создания Биткойна было желание его создателей изобрести цифровую валюту, которая не может контролироваться никаким центральным органом и не требует наличия доверенной третьей стороны для гарантии транзакций.
В отличие от доллара США, который может быть инфляционным или дефляционным в зависимости от денежно-кредитной политики Федерального резервного банка, Биткойн не зависит от какого-либо контролирующего органа. Это потому, что Биткойн работает через децентрализованную сеть независимых компьютеров по всему миру, которые обмениваются данными и передают биткойн-транзакции и данные друг другу.
Проблема двойных расходов
Операции в цифровой валюте с использованием децентрализованной системы привели к проблеме, известной как двойные расходы.
Двойные расходы возникают, когда пользователь покупает у двух продавцов, используя один и тот же биткойн. Возьмем в качестве гипотетического примера Дэйва, у которого на текущем счете есть 700 долларов. Его текущий счет привязан к обоим его инвестиционным счетам у брокера A и брокера B.
Когда Дэйв завершает заказ на покупку, средства автоматически переводятся с его текущего счета на его инвестиционный счет, на котором был размещен заказ. Дэйв покупает одну акцию на сумму 700 долларов, включая комиссию за торговлю у брокера A, и делает точно такой же ордер на покупку той же акции одновременно с брокером B. В то же время оба брокера получат информацию о том, что у Дейва есть необходимые средства на его счету, благодаря чему Дейв заработал две акции вместо одной.
К счастью, трата денег более одного раза представляет собой риск, которого традиционные валюты избегают через такие учреждения, как расчетные палаты, банки и системы онлайн-платежей, такие как PayPal, которые проверяют, чтобы средства не использовались до обработки транзакции. (И даже тогда могут возникнуть ошибки.)
Чтобы решить эту проблему на платформе цифровой валюты, производитель биткойнов создал процесс, посредством которого каждая транзакция, скопированная в реестр, проверяется несколькими майнерами биткойнов, распределенными по сети.
Распределенная книга и несколько цифровых копий
Каждая биткойн-транзакция записывается в реестр, известный как блокчейн, а затем сохраняется и копируется в цифровом виде в нескольких сетях в децентрализованной системе. Чтобы не дать манипулятивным пользователям дважды тратить цифровые деньги, цифровые копии гарантируют, что каждый участник биткойнов имеет зашифрованную цифровую копию всех биткойн-холдингов.
Биткойн-майнеры проверяют новые транзакции и добавляют их в распределенные регистры. Первый майнер, подтвердивший законную транзакцию, добавляет ее в очередь новых транзакций для включения в реестр и публикует свои результаты. Другие майнеры проверяют результаты первого майнера перед добавлением транзакции в очередь реестра своих цифровых копий.
Транзакции окончательно и навсегда записываются в блокчейн после того, как шесть майнеров подтвердят, что у пользователя есть необходимые средства для завершения транзакции. Из приведенного выше примера первый майнер может пометить заказ Дейва у брокера A как законный и отменить свою транзакцию с брокером B, учитывая, что у него недостаточно средств. Если другие майнеры последуют их примеру, транзакция Дейва с Брокером A завершается и регистрируется в бухгалтерской книге. В некотором смысле необходимость в едином доверенном центре заменяется распределенным безопасным сообществом хранителей реестра.
С цифровыми копиями транзакций Биткойн в бухгалтерской книге очень маловероятно, что история транзакции будет скомпрометирована. Пользователь, который пытается манипулировать транзакцией в реестре для собственной выгоды, сделает это напрасно, поскольку транзакция должна быть проверена несколькими майнерами, и он может изменить только свою собственную цифровую копию. Для изменения входных данных транзакции в бухгалтерской книге пользователь должен будет получить доступ к копии каждого пользователя. (Исключением является атака 51%.)
Определения
Методические рекомендации
по электронному копированию архивных документов
и управлению полученным информационным массивом
ОПРЕДЕЛЕНИЯ
Архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.
Документ на компакт-диске – документ, носителем которого является компакт-диск типов CD-ROM, CD-RW, CD-R, DVD, DVD-R.
Единица хранения электронного фонда пользования – физически обособленный носитель (DVD, СD, HDD – диск и т.п.) с записью части электронного документа, одного или нескольких электронных документов.
Единица учета электронного фонда пользования – файл или совокупность файлов, составляющих образ дела, за единицу измерения файла принимается байт (Мб, Гб, Тб).
Компакт-диск – оптический диск, в котором слой для записи информации располагается на одной поверхности подложки и данные считываются с помощью светового луча.
Компакт-диск с однократной записью информации (CD-R) – внешний носитель информации, записываемый оптический диск, на котором информация может быть записана только однократно. Записанная на диске информация не может быть стерта или заменена на новую.
Компакт-диск незаписываемый (CD-ROM) – внешний носитель информации, оптический диск, на который информация переносится фабричным способом и доступна только для чтения (read-only memory – память «только для чтения»).
Компакт-диск с многократной записью информации (CD-RW) – внешний носитель информации, записываемый оптический диск, на котором возможны многократное стирание и многократная запись информации.
Конвертация – процесс перемещения документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой. ГОСТ 15489-1–2007 «Управление документами. Общие требования».
Контейнер – ящик, коробка или картонная коробка, используемые для хранения и перевозки материалов для записи.
Копия первого поколения (дубликат; рабочая копия) – цифровая копия архивного документа, полученная методом компьютерного преобразования мастер-копии.
Согласно ГОСТ 6.10.4–84. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»: Дубликатами документа на машинном носителе являются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию записи документа на машинном носителе и содержащие указание, что эти документы являются дубликатами.
Копия №№ поколения – цифровая копия архивного документа, полученная методом компьютерного преобразования копии первого поколения (дубликата).
Согласно ГОСТ 6.10.4–84. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»: Копиями документа на машинном носителе или машинограммы являются документы, переписанные с подлинника или дубликата документа на машинном носителе или машинограммы на другой носитель информации, аутентичные по содержанию и содержащие указание, что эти документы являются копиями.
Мастер-копия – «идеальная» копия, сделанная с подлинника документа, эталон. В терминах данных методических рекомендаций – первая цифровая копия (копия-оригинал, подлинник), сделанная с подлинника архивного документа и не подвергавшаяся никакой обработке, в том числе многократной перезаписи (миграции, репликации) на другой носитель информации. Мастер-копия является неприкосновенной и не предназначена для использования.
Согласно ГОСТ 6.10.4–84. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»: подлинником документа на машинном носителе является первая по времени запись документа на машинном носителе, содержащая указание, что этот документ является подлинником.
Метаданные – данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление документами в течение времени. ГОСТ 15489–1–2007 «Управление документами. Общие требования».
Миграция цифровой информации – процесс периодического переноса цифровых материалов с одной аппаратно-программной конфигурации на другую, или с одного поколения компьютерных технологий на следующее (перевод в другой формат, из одной операционной системы в другую, с одного языка программирования на другой и пр.) с сохранением всех исходных функциональных характеристик, обеспечивающий долговременный доступ к цифровым объектам независимо от смены технологий. В настоящее время общепризнано, что миграция является неотъемлемой функцией цифровых архивов.
Согласно ГОСТ 15489–1–2007 «Управление документами. Общие требования»: Миграция – действие по перемещению документов из одной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.
Носитель информации – материальный объект, в том числе физическое поле, в котором информация находит свое отображение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов, количественных характеристик физических величин.
Обеспечение сохранности – процессы и операции по обеспечению технической и интеллектуальной аутентичности документов в течение времени. ГОСТ 15489-1–2007 «Управление документами. Общие требования».
Обновление – метод сохранения цифровой информации, предполагающий копирование на такой же носитель (предотвращает утрату цифровых материалов в случае физического старения носителя).
Оптический диск – выполненный в форме диска оптический накопитель, в котором запись и считывание данных осуществляется лазером при помощи луча света.
Оптический диск (DVD) – внешний носитель информации, в котором один или более слоев для записи информации располагаются между подложками и данные считываются с помощью светового луча. Имеет в несколько раз больший, чем CD, объем записываемых данных.
Оптический диск с однократной записью информации (DVD-R) – внешний носитель информации. Имеет в несколько раз больший, чем CD-R, объем записываемых данных.
Особо ценный документ – документ, имеющий непреходящую культурно-историческую, научную ценность, а также особую важность для общества и государства, находящийся на особом режиме учета, хранения и использования.
Оцифровка (англ. digitization, оцифрование) – описание объекта, изображения или аудио- видеосигнала (в аналоговом виде) в виде набора дискретных цифровых замеров (выборок) этого сигнала/объекта, при помощи той или иной аппаратуры (сканеров, цифровых фотоаппаратов и т.п.), т.е. преобразование документа из традиционной, присущей ему формы, в цифровую (компьютерную) в виде электронного файла (файлов) данных, пригодных для записи на электронные носители.
Результатом оцифровки документов являются – медиафайлы (графические файлы, аудиофайлы, видеофайлы и т.п.), которые могут быть воспроизведены различными цифровыми устройствами.
Оцифрованный документ – документ, полученный в результате конверсии бумажных и других аналоговых документов в цифровую форму.
Первичное средство хранения (первичная упаковка) – папка, конверт, коробка, футляр, кожух, предназначенные для физической защиты CD (DVD и т.п.) от механических повреждений.
Рабочая копия (копия первого поколения, дубликат) – цифровая копия, сделанная с мастер-копии и предназначенная для использования в различных целях.
Регистрация – действие по присвоению документу уникального идентификатора при его вводе в систему. ГОСТ 15489-1–2007 «Управление документами. Общие требования».
Репликация – метод сохранения цифровой информации, предполагающий создание одной или нескольких полных копий (клонов) цифровых материалов. Репликация требует специальных мероприятий по поддержке всех копий в актуальном состоянии.
Режим хранения – совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов на различных носителях, и контроль за их выполнением.
Сканер, иногда сканнер (англ. scanner, от scan – пристально разглядывать, рассматривать): в общем смысле – устройство или программа, осуществляющие сканирование, т.е. исследование объекта, наблюдение за ним или считывание его параметров.
Сканер изображений – устройство для считывания двумерного (плоского) изображения и представления его в растровой электронной форме. После этого возможна программная обработка полученных данных с целью распознавания сканированного текста или векторизации графики.
Сканирование – процесс оцифровки аналогового изображения (документ на бумажном носителе, фотоотпечаток, документ на прозрачном носителе (пленке, стекле), и т.п.) посредством специального устройства – сканера. Сканирование – то же, что оцифровка.
Уникальный документ – особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения юридического значения и /или автографичности.
Управление документами – совокупность действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях, осуществляющих деловую деятельность планомерно и эффективно, в целях доказательства проведения деловых (управленческих) операций. ГОСТ 15489-1–2007 «Управление документами. Общие требования».
Фонд пользования – совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях (микрофиши, микрофильмы и электронные носители) и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности подлинников архивных документов.
Цифровой документ – зафиксированная на цифровом носителе информация, которая записывается, сохраняется, передается и представляется в приемлемой для человека форме с помощью цифровых технологий и устройств.
Электронный фонд пользования – 1) структурированный массив электронных (оцифрованных) копий архивных документов, размещенных в хранилище (на цифровых носителях); 2) система электронных (оцифрованных) копий архивных документов, информационно идентичных (адекватных) подлинникам, к которым создана необходимая поисковая система и существует возможность их электронного или принтерного копирования.
Электронная копия документа – копия, изготовленная в цифровой форме. ГОСТ 7.48–2002. «Консервация документов. Основные термины и определения».
Эмуляция – метод сохранения цифровой информации, предполагающий создание образа исходного материала на другом носителе с сохранением всех функциональных характеристик (например, эмуляция CD-ROM на жёстком диске, или части информации жесткого диска на CD-ROM). Согласно ГОСТ 15971–90. «Системы обработки информации. Термины и определения», эмуляция – это имитация функционирования одного устройства посредством другого устройства или устройств вычислительной машины, при которой имитирующее устройство воспринимает те же данные, выполняет ту же программу и достигает того же результата, что и имитируемое. Эмуляция направлена на сохранение функциональности информационной системы, а не документов как доказательства.
Что такое электронная копия бумажного документа
Электронная копия бумажного документа полностью воспроизводит информацию подлинника, при этом в случае необходимости вы найдете ее за несколько секунд. Другие преимущества электронных копий – простота тиражирования, рассылки и внесения изменений.
Как создаются электронные копии?
Создание электронных копий – процедура трудоемкая. Первый ее этап заключается в подготовке документов к последующей оцифровке. В извлеченных из архива делах проверяют поисковые данные и нумерацию листов, заголовки сверяют с описью, а также производят необходимые уточнения в листах-заверителях.
После подготовки выполняется сканирование документа
При этом отдельные документы оцифровываются полностью, вместе с обложками, оборотными сторонами и листами со служебной информацией. Очередной этап – распознавание полученного электронного изображения с помощью специальной программы. Это действие выполняется в отношении структуры страниц и непосредственно в отношении текста.
Для трех условных разновидностей документов (формализованные, не формализованные и специальные) применяются отдельные технологии распознавания. Когда электронное изображение распознано, наступает очередь визуальной проверки правильности распознавания. Такая проверка помогает выявить неправильно распознанные символы.
Варианты размещения
Для размещения электронная копия бумажного документа сохраняется в виде многостраничного файла (формат PDF) и помещается в отдельный каталог. Каждому файлу присваивается уникальное имя – шифр-маркировка. В структуру имени файла включаются все элементы архивного шифра бумажного документа — так обеспечивается возможность однозначного соотнесения электронной копии с подлинником.
Копии хранятся на сервере организации
Дополнительно цифровая информация может сохраняться на RAID-массив, что повышает надежность хранения данных. Кроме того, электронные копии записываются на внешние носители информации, причем без возможности последующей записи новых данных. В качестве внешних носителей могут использоваться магнитные и магнитооптические диски, оптические накопители, флеш-карты.