Что является ошибкой при планировании
10 типичных ошибок при планировании
Большинство людей в том или ином виде планируют свои дела: кто-то делает это регулярно, кто-то время от времени. От подхода к процессу планирования во многом зависит продуктивность человека, а также его общее состояние (например, при чрезмерной нагрузке, даже запланированной, люди чувствуют полнейшее изнеможение).
Я решила сделать небольшую подборку типичных ошибок при планировании, которые снижают эффективность в разы, да и вообще, сводят все усилия по планированию «на нет».
1. Планирование “в голове”, а не в письменном виде. Oдна из наиболее часто встречающихся ошибок, результатом которой является неорганизованность, неэффективность, такие люди многое забывают или делают не вовремя.
2. Отсутствие единого списка дел. Люди записывают дела и другую информацию на стикерах, всевозможных листиках, в заметках на телефоне. Вот только к планированию такие действия имеют весьма отдаленное отношение. Это не планирование как таковое, это просто напоминания, способ хранения информации, но не план. При фиксации информации таким способом не видна вся «картина» того, что нужно сделать в течение дня или другого периода времени, из-за чего сложно равномерно распределять нагрузку.
Легче при ведении записей таким способом не становится, а, наоборот, нужно еще тратить время на поиски нужной информации. Иногда стикеры висят на стене месяцами, на них просто перестают обращать и находят, когда они потеряли всякую актуальность.
3. В списке дел на день более 20 пунктов. Большая половина из которых так и не выполняется. Все эти дела потом переписываются на завтра, и так изо дня в день. Такие списки изначально демотивируют, от одного взгляда на них понятно, что выполнить всё не получится, зачем тогда вообще стараться? Одна из главных причин составления таких длинных списков — отсутствие долгосрочного планирования.
4. Не расставлены приоритеты, дела выполняются в хаотичном порядке. В итоге, целый день человек чем-то занят, суетится, но самые главные дела так и остаются невыполненными.
5. При планировании не предусматривается время на отдых, себя, семью, все заполнено рутиной, делами по работе, бизнесу. Такая ситуация встречается очень часто, а в результате люди быстро «выгорают» даже при занятии самым любимым делом, у них начинаются проблемы со здоровьем или в отношениях с близкими.
6. Планирование текущих дел без учета долгосрочных целей, планов. В итоге каждый день забит рутиной, а на долгосрочные дела, способные кардинально изменить жизнь к лучшему, времени не хватает.
7. Планирование по жесткому методу, когда каждое дело в списке привязано к какому-то конкретному времени. Любое внезапно возникнувшее обстоятельно рушит такой план в один миг как карточный домик.
Если постоянно не успеваете: 10 распространенных ошибок при планировании дня
Время представляет собой ценнейший ресурс, которым располагает человек. Особенно большое значение оно получает в период реализации крупных и технически сложных проектов. При этом большинство подходит к использованию имеющегося у него времени крайне нерационально. Из-за этого снижается эффективность человека и результативность выполняемых работ. В результате крайне важно избегать распространенных ошибок в управлении собственным временем.
Отсутствие систематизированного списка дел
Отличным решением проблемы может стать приобретение и установка на рабочий компьютер одного из специализированных ежедневников, который будет не только сохранять названия конкретных дел, но и позволит создавать детальное их описание, а также сможет информировать о подходе срока исполнения той или иной задачи.
Отсутствие поставленных целей
Каждый работник должен точно понимать, чего он желает достичь в конечном итоге. В противном случае он не сможет добиться стратегических успехов в выполняемом деле. Грамотно расставленные цели позволят не только получить конкретный результат, но также контролировать ход реализации всего проекта. Для этого необходимо поставить перед собой не только окончательную, но и промежуточные задачи.
Отсутствие приоритета задач
Рабочий день многих состоит из огромного количества срочных задач. В результате нередко без внимания остаются по-настоящему важные дела, определяющие успешность не только отдельного сотрудника, но и компании в целом.
Для того, чтобы избежать этого, следует воспользоваться так называемой матрицей приоритетности задач. Она позволит определить, какие из проблем следует решить в первую очередь, а какие можно отложить на потом. Это может значительно увеличить эффективность работы сотрудника. Практика показывает, что люди, сразу же бросающиеся решать новую проблему, откладывая выполняемое ранее дело, теряют огромное количество времени.
Отвлечение на посторонние дела
Как показали исследования, сотрудники современных компаний теряют до 2 часов в день на разного рода отвлекающие факторы. Речь идет о телефонных разговорах, приложениях для смартфона, помощи коллегам в решении их проблем, а также прочих моментах, заставляющих прервать выполнение поставленных задач.
Отвлечение обладает очень вредной особенностью. Даже после того, как человек вернется к работе, на то, чтобы «втянуться» в решение поставленной задачи, ему придется потратить 10-15 минут. В конечном итоге впустую тратиться огромное количество времени.
Для того, чтобы избежать этого, следует не только ограничить себя от влияния телефона и компьютера (если с этим не связана сама работа), но также и предупредить коллег о недопустимости отвлечения в трудовое время.
Откладывание на потом
Чаще всего эту ошибку допускают те, кого пугает масштабность поставленных перед ними задач. В итоге они стараются выделить на начало работ по проекту максимальное количество времени. Это приводит к постоянному откладыванию решения крупной и по-настоящему важной задачи.
Правильным решением проблем, связанных с реализацией подобных проектов, является фрагментация задачи на более мелкие, а также создание этапов их решения. В итоге человек сможет уверенно продвигаться в выполнении работ. Это положительно скажется на результативности его трудовой деятельности и в достижении конкретных целей.
Взвалить все на себя
Очень многие сотрудники и, прежде всего, руководители мелкого и среднего звена допускают серьезную ошибку в процессе своей деятельности. Они взваливают на свои плечи слишком многое. Многие из них при этом отмечают, что взваливают на себя решение слишком большого количества задач обусловлено недоверием к способностям подчиненных решить возникшую проблему качественно.
В отдельных случаях действительно лучше взять ответственность за реализацию проекта на себя, однако постоянное взваливание все новых функций на одного человека еще ни одной компании успеха в долгосрочной перспективе не приносило. В конечном итоге даже у очень хорошего сотрудника снижается эффективность. Качество его работы будет ухудшаться, да и ни о каком развитии не может быть и речи.
Правильным подходом для руководителя окажется не взваливание работы на себя. Ему следует делегировать решение большего числа задач на своих сотрудников. При этом он вполне может направлять их или контролировать процесс выполнения работ. Если же сотрудник не справляется с решением элементарных профильных для него задач, то стоит задуматься о целесообразности его пребывания в штате компании.
Слишком высокий темп работы и постоянная занятость
Некоторые сотрудники получают определенное моральное удовлетворение от осознания того, что они слишком востребованы и постоянно заняты. При этом на их столе беспорядок, они не успевают решить все поставленные перед ними задачи. Кроме этого, занимаются они чаще теми проектами, которые считают важными, а не те, что имеют по-настоящему большое значение для компании. В результате они тратят много времени на решение малозначимых, мелких, но трудоемких задач.
Ошибка планирования
Ошибка планирования – когнитивное искажение, которому подвержен практически каждый. Суть его заключается в излишнем оптимизме при оценке времени, требуемого для выполнения задачи. Вспомните, как часто с вами случалось, что вы планировали выполнить задачу за час, но уходило полтора? Как часто какое-то дело занимало больше времени, чем вы рассчитывали, и вам приходилось спешно менять график? В статье вы поближе познакомитесь с этим когнитивным искажением и узнаете, как с ним бороться.
Эксперименты, в которых вы можете узнать себя
Ошибка планирования в отношении личных задач. В ходе исследований у 37 студентов спросили, сколько времени им потребуется, чтобы завершить работу над дипломной работой. Средняя оценка требуемого времени составила 33,9 дня. По факту на работу ушло в среднем 55,5 дня. Правильную оценку смогли дать только 30% студентов.
Ещё одно показательное исследование было проведено в 1997 году в Канаде. Налогоплательщиков попросили спрогнозировать время, когда они отправят свои налоговые декларации. В среднем они сделали это на неделю позже, чем предполагали. Важно то, что они помнили, когда отправили налоговые декларации в прошлом году, но были уверены, что в этот раз справятся быстрее. Отсюда следует вывод, что даже учёт прошлого опыта далеко не всегда помогает избежать ошибки планирования.
Ошибка планирования в отношении коллективных задач. Этому когнитивному искажению подвержены не только единичные индивиды, но и сразу группы людей, коллективы. Это было доказано исследованиями, смысл которых аналогичен индивидуальным экспериментам.
Объяснения ошибки планирования
Учёные выдвигают ряд возможных объяснений этого когнитивного искажения, рассмотрим некоторые из них:
Расширенное определение ошибки планирования
Канеман и Ловалло предложили расширить смысл термина и включить в понятие ошибки планирования также и недооценку затрат и рисков.
Исходя из этого определения, ошибка планирования означает и то, что люди неправильно оценивают количество всех ресурсов, требуемых для выполнения задачи. К примеру, знаменитый Сиднейский Оперный театр был открыт на 10 лет позже и обошёлся не в 7 миллионов долларов, как планировалось, а в 102 миллиона, то есть в 14,5 раза дороже.
Способы борьбы с ошибкой планирования
Правильный анализ предыдущего опыта. Да, возможно, в прошлый раз вам что-то мешало и вы могли справиться с задачей быстрей. Но с чего вы взяли, что вам ничего не будет мешать на этот раз? Идеальных условий не бывает, примите это и учитывайте при планировании.
Также будет полезно при выполнении задач следить за временем. Вы должны знать, сколько времени у вас примерно уходит на то или иное дело.
Составляйте план реализации. План реализации – конкретный список того, как, когда и где нужно действовать. Такие планы помогают более реалистично смотреть на поставленную задачу и пути её решения.
Ещё это мобилизует волевые качества и становится дополнительным стимулом к действию.
Разделите на части. С ошибкой планирования связан любопытный эффект: время, которое отводится на выполнение задачи в целом, меньше, чем суммарное время, отводимое на выполнение каждой из частей этой задачи.
Разделите дело на составные элементы, а уже потом прогнозируйте необходимое время.
Планируйте правильно и достигайте намеченных целей. Желаю успехов!
10 типичных ошибок при планировании
Ошибки при планировании допускают многие, особенно поначалу. Даже имея список дел, можно чувствовать хроническую усталость и попадать в состояние выгорания. Продуктивность и общее самочувствие очень зависят от подхода к планированию.
В этой статье я собрала 10 типичных ошибок, которые, по моим наблюдениям, чаще всего встречаются.
1. Планирование в голове
Отсутствие списка в письменном виде — одна из наиболее распространённых ошибок. Планирование в голове — это, по сути, отсутствие плана как такового.
Подобная ошибка приводит к неорганизованности; к тому, что люди постоянно что-то забывают; делают с опозданием или не делают вовсе.
2. Отсутствие единого для всех сфер жизни списка дел
Варианты могут быть разные: отдельные списки для домашних и рабочих дел; хаотичные записи в телефоне, в блокноте или на стикерах. Всё описанное нельзя назвать полноценным планированием. Это всего лишь неупорядоченные заметки.
Такая ошибка приводит к тому, что не видна вся картина, и, как следствие, невозможно балансировать нагрузку, распределяя дела более равномерно в течение периода (недели, месяца, квартала, года).
Поиск нужной информации занимает много времени, бумажные записи часто теряются, а на стикеры люди со временем перестают обращать внимание или замечают их, когда они уже неактуальны.
Сохраните статью в Pinterest:
3. Приоритеты не расставлены
Если приоритеты в плане не расставлены, дела выполняются хаотично. Можно устать к концу дня, занимаясь чем-то неважным и несрочным. При этом то, что нужно было бы сделать в первую очередь, так и остаётся в списке дел.
4. Планирование на короткие промежутки времени без учёта долгосрочных целей
Эта ошибка приводит к тому, что день в основном заполняется рутиной и внезапно возникающими делами. А того, что важно в долгосрочной перспективе, в списке нет.
Подробнее о долгосрочном планировании и его связи с ежедневными планами я рассказывала в статье о планировании по методу Бенджамина Франклина .
5. Жёсткое планирование
Под «жёстким планированием» понимают такой способ организации дел, когда каждый пункт в списке привязан к конкретному времени. Минус в том, что любое изменение планов или новая задача в мгновение такой план разрушают, а дела постоянно приходится переносить.
Для большинства людей в таком способе планирования нет никакой практической пользы.
6. Размытые формулировки
Ошибка, которая мне сразу бросается в глаза во время консультаций. Часто в списке дел можно встретить что-то типа «банк», «звонок Ирине», «резюме» и т.д.
Что именно имеется в виду, не совсем непонятн, нет конкретики. Конечно, сам человек, который этот список составляет, наверняка может пояснить каждый из пунктов. Но смысл тратить время, глядя на этот перечень, чтобы вспомнить, что конкретно вы имели в виду, особенно если запись сделана давно?
Читать также:
Как стать организованнее. 5 практических советов
Минимализм как стиль жизни
7. Бесконечный список дел
Знакомы ли вам списки дел на день, в которых 20-25 пунктов? Когда в порыве вдохновения туда заносится всё, что есть в голове?
Это список дел, который заведомо невыполним. Бóльшая часть задач потом переносится на другие дни. Это не значит, что фактически мы делаем меньше 20 дел, это говорит лишь о том, что список перегружен лишней информацией (как пример, повторяющимися или мелкими задачами).
Подобный перечень демотивирует. Если посмотреть на такой утром, то можно сразу потерять желание что-то делать, ведь мало что изменится.
Чаще всего эта ошибка происходит из-за отсутствия планирования на более долгий срок.
8. План, в котором нет времени на отдых
Отсутствие выделенного времени на отдых, себя, семью может привести к эмоциональному выгоранию.
У тех, кто увлечён любимым делом, такая проблема встречается даже чаще. Кажется, что это не усталость, ведь так нравится то, чем занимаешься. Я и сама часто попадала в такую ситуацию и сейчас уже научилась отслеживать по ощущениям и самочувствию эти моменты.
Помимо выгорания, такая ошибка может вызвать проблемы со здоровьем или ухудшение в отношениях с семьёй и близкими. Происходит явный перекос в сторону одной или нескольких сфер жизни.
Так что, если в списке дел всё заполнено рутинными делами или рабочими задачами, а график при этом забит под завязку, это однозначно повод задуматься и пересмотреть подход к планированию.
9. Список есть, но в него весь день не заглядывают
Когда человек о плане в течение дня забывает, то вечером обнаруживает в нём много невыполненных пунктов. В лучшем случае некоторые люди заглядывают в него, готовясь ко сну, но реальной пользы от такого подхода к планированию мало.
10. Нерегулярное и несистематическое планирование
Без упоминания этой ошибки список явно был бы неполным. Новая жизнь с понедельника, с 1-го января и т.д. Вам это знакомо?
В конце и начале года с полок магазинов сметают ежедневники, но уже через 2-3 недели многие бросают это занятие. То же самое и с еженедельным планированием, когда на понедельник и вторник план есть, но дальше дело не идёт.
Подводя итоги
Рекомендую вам ещё раз внимательно перечитать этот список. Узнали себя в каком-то из пунктов? Если да, пометьте себе. В отдельной статье, которая скоро выйдет в блоге, я дам практические рекомендации, как избегать этих ошибок.
Читать также:
Если тема личной эффективности вам интересна, присоединяйтесь в Телеграме. Там я веду канал «Планирование — это просто», где делюсь опытом и полезными рекомендациями по темам личной эффективности и саморазвития.
10 роковых ошибок планирования жизни или Как управлять временем легко и эффективно
Случалось ли вам тратить время впустую?
Что хуже: потерять время или использовать его неправильно?
Ошибка 1. Плохое Планирование
Вы смотрели мультфильм «Ёжик в тумане»? Если ничего не планировать, то рано или поздно вы подобно этому герою рискуете оказаться в «густом тумане». Кажется, что все ясно, что все видно, но в действительности видно только на расстоянии вытянутой руки. Согласны? Часто ли Вы, выполняя ежедневные дела, знаете, к какому результату это приведет через месяц, два, год?
Решение: планируйте правильно, наблюдайте за собой – куда и на что вы тратите время. Хороший план – тот, в котором запланированы дела, приближающие к главным целям.
Ошибка 2. Постановка целей от «сейчас» к будущему
Вы строите планы от начала к концу? Например, вначале планируете, что нужно сделать сегодня, потом завтра, послезавтра, через неделю. Возможно, Вы даже составляете жесткий распорядок дня. А в результате: план составлен, но не выполнен. Знакомая ситуация?
Решение: Начните тренировать свою «дальнозоркость» – переходите к постановке целей в «обратном порядке». Сначала определите свою самую долгосрочную цель, а затем постепенно переходите ко все более и более близким (другими словами, промежуточным) целям. Это позволяет войти в состояние, когда желаемое уже достигнуто, а Вы – победитель! Ваше счастливое завтра уже давно наступило, а Вы уже сегодня морально настроены на свой неизбежный Успех.
Ошибка 3. Хватит Делать Все и Сразу.
Брать пример с Юлия Цезаря, конечно, хорошо, однако как говорится «за двумя зайцами погонишься, ни одного не поймаешь». Как минимум, дальновидным это не назовешь. Когда Вы пытаетесь делать несколько дел одновременно, больше шансов что-то забыть, упустить благоприятный момент, и т. п. В итоге – результат оставляет желать лучшего, а Вы чувствуете себя неудачником.
Решение: Как преодолеть синдром выполнения «слишком многих дел сразу»? Все просто: возьмитесь сначала за одно дело, и сделайте его от начала до конца, потом следующее, следующее … и так до тех пор, пока не закончатся все дела. Зато потом – «Сделал дело – гуляй смело».
Ошибка 4. Любая задача = Важная задача
Обычно Вы занимаетесь чем угодно, но только не тем, что делает Ваши самые главные цели явью? Почему? «Ну, это же очевидно, моя жизнь такая напряженная, что мне физически не хватает времени и сил на это!». Ну КАК эта цель попала в Ваши приоритетные, если Вы не можете найти хотя бы несколько минут в день на приближение к ней?
Решение: Прежде чем начать что-либо делать, определите свои приоритеты. Для этого составьте список всех задач на определенный период. Затем внимательно проанализируйте его и пронумеруйте задачи в зависимости от степени их значимости. Тогда под номером один будет стоять самое важное дело, т. е. то дело, выполнение которого приближает исполнение Ваших заветных целей.
Ошибка 5. С понедельника начну…
Сколько раз Вы говорили себе, что сделаете что-то важное «чуть позже», «завтра», «с понедельника», «с нового года»? Но приходит завтра (которое уже становится сегодня) или очередной понедельник, и ничего не меняется? Пора положить конец пустым обещаниям!
Решение: поймите, любое действие лучше бездействия! Если появилось дело – примите решение: начать его выполнение или отказаться. И никаких «завтра» и «потом»!
Ошибка 6. Планировать слишком много
Часто ли Вы стремитесь «впихнуть» очередное дело в короткий промежуток времени? Особенно, когда надо успеть как можно больше, когда хочется, чтобы времени хватило на все. Вы, наверное, Супермен или Супервумен? Боюсь, что нет. Тогда следует помнить, что чрезмерная занятость снижает результативность.
Решение: планируйте меньше дел, выполняйте все запланированное и будьте довольны!
Ошибка 7. Оставляете нерешенные вопросы?
Не все проблемы могут быть решены «здесь и сейчас», это факт. Ловушка в том, что «подвешенные дела» порождают стресс, напряжение и мешают справляться с делами текущими. В мозг как будто беспрестанно поступает сигнал о том, что есть одна или несколько «невыполненных задач». В итоге – стресс и перегрузки. Как быть?
Решение: наша психика считает дело «неоконченным» до тех пор, пока по поводу него не принято какое-либо решение. Парадокс в том, что если Вы решаете «сделать это на следующей неделе», это не всегда означает, что решение принято. На что следует обратить внимание? Во-первых, решение должно быть как можно более четким – не «сделаю, когда успею» (мозг по-прежнему сочтет это «подвешенной операцией»), а, допустим, «переношу ровно на две недели». Во-вторых, ненароком про важное дело можно вовсе забыть. Поэтому, чтобы избежать стресса, берите ежедневник и записывайте: «Суббота – оплатить квитанцию. Следующая среда – зайти сдать отчет о результатах деятельности». И спите спокойно.
Ошибка 8. Не учитываете свой суточный ритм? Что Вы за птица? Соважаворонок?
Казалось бы, очевидно, что сложную работу нужно выполнять в часы, когда организм наиболее активен. Знаете ли Вы свой пик активности – он утром, днем, вечером, а может ночью?
Решение: «Жаворонкам» самые важные вопросы следует решать с девяти до десяти часов утра и с шестнадцати до восемнадцати часов вечера, после этого работоспособность может резко падать.
“Совы” же наоборот, встают с трудом, а вот вечером их обуревает жажда активности, их пик с одиннадцати до двенадцати часов дня, и с восемнадцати до двадцати часов вечера. А вот засыпают они поздно, тогда, когда “жаворонки” уже видят десятый сон. Поэтому учитывайте при планировании, что Вы за «птица».
Ошибка 9. Не оставляете времени на отдых?
Как найти время на задуманные проекты, как довести начатое до победного конца, как взяться за отложенные дела, как добиться конечного результата… Знакомо? КАК, если нет ни времени, НИ СИЛ?
Может быть, проблема в отсутствии отдыха? Почему Вы не оставляете себе ни капельки времени на отдых? Вы же не батарейки ENERGIZER.
Решение: Выделяйте время на отдых. Самый важный отдых – это сон. Эффективность сна можно увеличить, если всегда в одно и то же время ложиться и просыпаться (организм адаптируется к распорядку, поэтому и заснуть, и проснуться становиться намного легче). Старайтесь не есть за несколько часов до сна. Желательны вечерние прогулки или хотя бы проветривание комнаты перед сном.
На работе выделите 5 минут на отдых через каждый час или 10 минут, если сможете отдыхать только через каждые полтора часа. Причем существует такое правило: чем более контрастным будет переключение, тем лучше отдых. Например, выйти на улицу и подышать свежим воздухом гораздо более ценное переключение, чем чтение статей в Интернете.
И напоследок.
Куда бы ты ни направлялся, следуй туда всем своим сердцем (Конфуций).
Специально для Вас,
Елизавета Гурьянова