для чего предназначена система автоматизации деловых процессов
Автоматизация бизнес-процессов
Не знаете, как освободить время сотрудников и повысить эффективность каждого этапа работы? Рекомендуем заняться автоматизацией бизнеса! В статье рассказываем об особенностях автоматизации бизнес-процессов, трендах и тенденциях в ее развитии, приводим примеры.
Автоматизация бизнес-процессов — помогает освобождать ресурсы, отслеживать рыночные изменения, быстро менять стратегию продвижения. Это нужно любой организации, которая планирует свое развитие в условиях конкуренции. Автоматизацию можно назвать ключом к успеху, без которого стать лидером рынка очень сложно.
Руководство компаний тратит много сил на повышение эффективности коллектива. Без слаженной работы результата добиться сложно, и это понимает каждый. Разобщенность отделов и отдельных сотрудников наносит большой ущерб компании. Сотрудники стремятся сделать свою работу, но не задумываются над решением общей проблемы.
Автоматизация бизнес-процессов помогает сотрудникам понять, какова их роль в производстве продукта. Они наглядно видят результат общей работы и понимают ее значимость.
Автоматизация бизнес-процессов можно внедрить в любую часть деятельности организации: будь то производство или маркетинг. Эффективное внедрение строится на крепком фундаменте:
Существует концепция развития компании, которая называется business management process. Она связана с внедрением автоматизации и повышение эффективности бизнеса. С ее помощью проводится:
Автоматизация бизнес-процессов повышает гибкость компании и помогает ей быстро реагировать на внешние изменения, выявлять слабые места и находить способ их усиления. Результат — улучшение качества работы организации.
Когда впервые стали применять автоматизацию
Этот термин появился благодаря инженерам-механикам в 20-х годах, которые использовали его по отношению к производственным этапам. В 80х был разработан другой подход к теории, который основывался на точных расчетах. Тогда на смену печатным машинам приходили портативные компьютеры, а позднее появился и интернет, который дал толчок развитию технологий и в корне изменил процесс автоматизации.
Зачем нужна автоматизация бизнес-процессов
Автоматизация призвана прийти на смену всем плохо функционирующих процессов. Например, это может быть ненужный сотрудник, без работы которого процесс передачи документов становится быстрее, или подрядчики, задерживающие доставку материалов. Таким «лишним элементом» может быть устаревшее оборудование, замедляющее производство продукции, или склад, расположенный на значительном удалении от производства.
Главные задачи автоматизации бизнес-процессов:
Преимущества автоматизации бизнес-процессов
Как говорилось выше, автоматизация необходима для повышения эффективности работы и увеличения прибыли. Цель не в замене сотрудников на роботов с последующим увольнением. Задача автоматизации — избавить специалистов от монотонных задач. С ее помощью получается научить сотрудников работать вместе, единой командой.
Главные преимущества автоматизации бизнес-процессов в следующем:
Этапы автоматизации бизнес-процесса
Тренды и тенденции в автоматизации бизнес-процессов
Каждое предприятие занимается автоматизацией внутренних процессов по-разному. Однако общие тенденции прослеживаются абсолютно у всех. Например:
Инструменты для автоматизации бизнес-процессов
Программа для автоматизации планирования всех ресурсов компании, в том числе денежных. Это комплексная система для управления всеми бизнес-процессами.
Технология по улучшению качества коммуникации с клиентом. Функционал позволяет быстро получить доступ к информации о клиенте и этапах работы с ним.
Система, позволяющая следить за реализацией проекта, делать прогнозы на этот счет, определять дедлайны, ставить задачи исполнителям и т.д.
ПО, которое видит бизнес-процессы как последовательность этапов с рядом задач, которые должны быть выполнены определенными лицами. Работает как автономно, так и вместе с другими программами, перечисленными выше.
Функциональность системы автоматизации бизнес-процессов
Мы уже говорили, что бизнес-процесс состоит из этапов, которые выполняются разными членами группы. ПО должно иметь функцию представления этих этапов графическим способом, чтобы каждый сотрудник понимал, в чем его роль, и как можно оптимизировать свою работу.
Исходя из того, что работать с программой автоматизации будут неподготовленные люди, она должна быть простой, с интуитивно понятным интерфейсом. При этом доступ к системе легкий, а данные надежно защищены от утечки. Сотрудники должны иметь возможность работать с системой из любой точки мира, как с десктопа, так и с мобильника.
Еще одно важное требование к ПО — система оповещения о статусе решения конкретной задачи и работы бизнес-процессов в целом. Она должна отправлять сообщения о выполненных и ожидающих выполнения этапах. Идеально, если ПО отображает ход работы в формате графиков.
Программа автоматизации бизнес-процессов должна иметь возможность интеграции с другими системами и одновременного запуска нескольких бизнес-процессов. При этом важно, что была функция назначения ролей и доступа на основе этих ролей, т.к. не все данные предназначены для внимания команды сотрудников.
Как внедрить автоматизацию бизнес-процессов
Есть два способа это сделать: своими силами или с помощью подрядчиков. У каждого из них есть преимущества и недостатки, которые мы изложили в формате таблиц.
Не нужно платить подрядчикам.
Низкий профессионализм в вопросе автоматизации.
Сотрудники знают о делах компании изнутри, им понятны ее особенности.
Отсутствие мотивации на быстрое решение задачи.
Конфиденциальность: утечки данных за пределы компании не происходит.
Помимо основной работы специалисты вынуждены решать задачу по автоматизации. Это сказывается на общей эффективности компании.
Не знают тонкостей работы инструментов автоматизации, могут использовать лишь самые известные инструменты.
Дополнительные расходы для компании, зачастую немаленькие.
Заинтересованность в быстром выполнении задачи.
Сторонние специалисты не в курсе внутренней кухни компании, а потому иногда их решения могут расходиться со спецификой бизнеса.
Работа специалистов заключается в настройке автоматизации, они не имеют других задач, и их работа не страдает.
Нет гарантий качественного выполнения работы.
Могут навязывать дополнительные продукты или свою систему автоматизации, которая не всегда подходит компании.
Выбор метода зависит от ситуации. Если необходима автоматизации внутренних процессов, лучше доверить ее членам своей команды. Если же речь идет о стандартных процессах, то можно обратиться к сторонним экспертам.
Пример автоматизации бизнес-процессов
Чтобы было понятнее, о чем мы говорили в этой статье, рассмотрим 2 задачи на примере СЭД «Корпоративный документооборот».
Решение: В системе СЭД «Корпоративный документооборот» предусмотрена возможность импорта данных из почты и каталогов. Можно организовать автоматический импорт: если система обнаружит в каталоге или на почте новый документ, она загрузит его в базу и заполнит по шаблону. Также система может оповестить о загрузке нового документа, выслав уведомления необходимому перечню лиц.
Решение: Доступ к бухгалтерским документам можно получить с помощью встроенных механизмов СЭД «Корпоративный документооборот». Его использование позволяет расшарить доступ к другой бухгалтерской базы в рамках одного сеанса работы. Все бухгалтерские документы могут быть использованы в бизнес-процессах, инициированных с помощью программы.
Надеемся, нам удалось подробно рассказать об автоматизации бизнес-процессов и убедить в их нужности и важности. Они серьезно упрощают жизнь сотрудников и позволяют не тратить время на выполнение монотонной работы. Компания от этого только выигрывает.
Хочешь получать еще больше полезных материалов, информацию о бесплатных вебинарах, скидках и новых курсах Like Центра?
Оставь свой email 😉
Like Centre — это не просто компания, занимающаяся созданием образовательных курсов, это настоящее сообщество предпринимателей, которые нацелены на развитие и готовы внедрять новые подходы ведения бизнеса.
Блог Лайк Центра помогает молодым стартаперам и опытным владельцам бизнеса черпать свежие идеи, первыми узнавать об эффективных инструментах и способах масштабирования своего дела. Это платформа для смелых, инициативных предпринимателей, которые не боятся рисковать, но риск этот должен быть оправданным и обоснованным.
В блоге в свободном доступе находится информация, которая помогает:
Мир меняется очень быстро, завладеть вниманием потребителя становится не так просто как раньше. Поэтому Лайк Центр делится актуальной информацией, которая помогает держать руку на пульсе и всегда оставаться в курсе изменений на рынке. При этом не забывает и об основных постулатах — нетленном своде правил, который помогает становлению и развитию бизнеса.
Новые технологии, маркетинговые приемы, дополненная реальность, соцсети с молниеносно изменяющимися алгоритмами — все это способно поставить в тупик. Поэтому Like Centre взял на себя обязательство пролить свет на все важные аспекты построения успешной компании, которая уверенно занимает высокие позиции на современных рынках, быстро подстраивается под нестабильную обстановку и неизменно выходит на новый уровень даже в кризисное время.
Безусловно, поддержка бизнеса не строится только на статьях из блога. «Лайк Центр» предлагает и обучающие курсы ведения бизнеса, которые содержат не только полезную информацию, но и реальные кейсы по выведению компании из кризиса, максимизации ее прибыли и решению других глобальных проблем.
Обучение ведения бизнеса подойдет тем, кто готов последовательно прилагать усилия, хочет всегда оставаться в курсе последних новостей и не бояться внедрять тенденции в работу.
Like Centre blog — это база знаний, позволяющая рассмотреть проблемы комплексно, оперативно их выявить и решить. А для тех, кто готов продвинуться дальше, Лайк Центр готов оказать помощь в ведении бизнеса в Москве и любом другом регионе России.
В блоге мы много рассказываем об этом, но лучше один раз попробовать самостоятельно. За 3 дня мы дадим все инструменты, чтобы начать. Четко, структурировано. Ничего лишнего.
Автоматизация бизнес-процессов: что это такое, этапы, цели и задачи, как автоматизировать предприятие
Что такое автоматизация бизнес-процессов предприятия — это возможность освобождать ресурсы, своевременно реагировать на изменения рынка, быстро принимать решение и распланировать дальнейшие действия. Это важно для любой организации, которая собирается расти и развиваться в современных условиях жесткой конкуренции и в режиме постоянной многозадачности. Это — часть успеха, без этого будет сложно достичь результатов. Осталось разобраться, как внедрение нового оборудования повлияет на улучшение показателей фирмы.
Что это такое
Часто руководство предприятия прилагает огромные усилия, чтобы двигаться к достижению цели и увеличивать эффективность коллективной работы персонала. Они осознают, как много зависит от четкого и слаженного исполнения функций каждого сотрудника в масштабах всей организации.
Попытка одного отдела выполнить свою часть задания без взаимодействия с другими подразделениями несет в себе больше вреда, чем пользы. Сотрудники, нацеленные справляться с поставленной задачей, не задумываясь над решением вопроса или достижением общей цели — в результате получают несколько разобщенных, некачественно выполненных частей одного целого.
Автоматизированные бизнес-процессы позволяют работникам визуализировать собственную роль в создании конечного продукта. Это приносит положительную динамику, ведь люди наглядно видят, что получится в итоге, если они будут действовать сообща.
Применять автоматизацию можно в любой области деятельности организации. Наравне с постановкой цели это HR, продажи, маркетинг, подготовка единицы продукции, даже объединение с небольшой компанией.
Чтобы добиться оптимизации, нужно создать верную основу:
Определить, какие данные и материалы требуются для выполнения полного цикла производства единицы продукции, обеспечить их наличие.
Создать выверенный алгоритм без лишних элементов, по которому все время будет работать программа или человек.
Заранее определить результат, ради которого тратятся ресурсы времени и прикладываются усилия.
Business management process — это концепция развития организации. Ее основная задача — внедрение автоматизации в управление и повышение эффективности бизнеса.
изучает, чем занимается фирма, что проходит внутри нее;
ищет несоответствия, затруднения, замедления в операциях, применение ручного труда там, где можно использовать механизированный или автоматический;
занимается поисками путей для совершенствования каждого выявленного нарушения.
Использование системы автоматизации бизнес-процессов компании позволяет организации быть гибкой и оперативно подстраиваться под изменения окружающей бизнес-среды. С их помощью выявляют слабые и уязвимые места подразделений и подбирают способы усиления.
Это частичный или полный перевод повторяющихся циклов и задач под контроль специального оборудования или программ. В результате высвобождается время сотрудников и финансы, повышается производительность труда, эффективность тоже становится выше.
История создания
Первыми этот термин использовали инженеры-механики 20х годов прошлого столетия. Изначально его применяли только применительно к этапам производства, сейчас его переосмыслили и задействовали гораздо шире.
В 80-х годах разработали несколько иной подход к теории, подкрепили экономическими расчетами и компьютерными технологиями. В то время появились копировальные и печатные машины, а затем — ПК. Еще большего прорыва удалось достичь с развитием интернета. Сейчас их используют для разработки оригинальных подходов к автоматизации бизнес-процессов, постановки новых задач и их решения.
В современной бизнес-среде она активно развивается, и для нее находятся необычные сферы использования. Так получается достигать оптимизации во многих подразделениях. Это возможно благодаря разделению на отдельные этапы для выполнения и внедрения разработок.
Готовые решения для всех направлений
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».
Основные направления для развития
Как правило, проводится в 2 одинаково важных сферах:
Производственные бизнес-процессы. В зависимости от деятельности компании это могут быть продажи, общение с посетителями, производство продукции. Сводится к непосредственному увеличению показателя — повышению объемов или качества, доходности предприятия в целом.
Поддерживающие. Не менее серьезная отрасль. Сюда входит отчетность, делопроизводство, бухгалтерия и другие. Это не влияет напрямую на увеличение прибыли, но с помощью внедрения автоматики здесь становится возможным сократить расходы часов и финансов на выполнение однообразной работы.
Цели и задачи автоматизации бизнес-процессов
Эта система нацелена автоматизировать все, что медленно или плохо функционирует, убрать несостыковки и тормозящие производство элементы. Это может быть лишний заместитель с минимальным набором обязанностей, без которого бумаги попадают напрямую к директору и оперативно решаются.
Сюда относятся побочные посредники, которые задерживают доставку до конечного потребителя и берут комиссию за хранение. Статистика показывает, что часто достаточно иметь одного проверенного перевозчика, чем много мелких необязательных фирм, которые могут подвести в неожиданный момент.
Таким тормозящим элементом выступает старое оборудование, удаленный склад, отсутствие дополнительного обучения для новых сотрудников, даже слишком длинная лента конвейера влияет на скорость производства и создает недополученную прибыль. Это только часть действия оптимизации.
Среди основных задач выделяют:
организация безопасного хранения информационных и программных элементов;
поддержка функционирования на высоком уровне;
оперативная подготовка и печать документов для поставщиков, партнеров, подрядчиков от счет-фактуры до делового предложения;
формирование отчета о состоянии дел фирмы за любой промежуток времени;
пересмотр финансовых затрат в отношении сотрудников, повышение эффективности использования часов работников за счет выведения на автоматический режим однотипных занятий;
улучшение качества обслуживания посетителей;
Примеры и идеи
С помощью такой процедуры удается сохранить постоянно обновляющуюся связь между всеми подразделениями одного предприятия. Кроме того, можно налаживать ее взаимодействие с информационными сервисами, делать ее более гибкой.
Так, становится возможным высвобождение человеческих и финансовых ресурсов, повышается производительность труда, стратегия развития действует более эффективно.
В большинстве фирм не соблюдается четкая последовательность действий. В итоге руководители постоянно загружены, никто не знает, когда будет закончен проект и на каком он этапе сегодня, многие задачи и проверяющие сотрудники дублируются. Получается, что все заняты, а процесс идет крайне медленно.
А действовать надо иначе. У одного менеджера должно помещаться в ежедневном планере столько проектов, сколько он реально может выполнить. Его цель — контролировать их, отслеживать исполнение, докладывать о результатах. Если на него спустить больше, то все они или некоторые будут сделаны хуже либо медленнее. Но на многих организациях одно и то же задание проверяют сразу несколько людей.
В бизнес-процессах участвуют все сотрудники, которые любым образом взаимодействуют между собой или с производством. Поэтому часто оптимизация начинается именно с персонала.
Иногда процедура помогает наладить даже простые, но занимающие время задачи:
обработка поступивших заказов;
систематизация любых данных.
Существует множество успешных примеров ее применения. Если внедрить в заказы материалов или продукции для продажи, то не будет простоев и перегруженности складов однотипным товаром.
Основные преимущества
Для чего нужна автоматизация управления бизнес-процессами — главный смысл здесь состоит в налаживании эффективной работы, максимальной отдачи и прибыли. Здесь не ставится цель заменить или перераспределить сотрудников, выполняющих однотипные операции, на роботов. Благодаря оптимизации эти работники избавятся от ежедневных рутинных мелких отчетов и повторяющихся действий, которые только занимают рабочее время и не дают перейти к более значимым, интересным или исследовательским задачам.
Люди лучше координируют совместную деятельность, потому что работают сообща и через одинаковые программы. Слаженность так будет выше, а результат точнее. Сейчас все больше крупных и малых организаций применяют автоматизацию по этим причинам. Основные преимущества:
действия сотрудников будут более согласованными;
уменьшится количество ошибок из-за человеческого фактора;
ручной рутинный труд заменится на механику или автомат и ускорится воспроизведение циклов;
изнутри предприятие станет прозрачнее и технологичнее;
вырастет качество выполняемых задач;
легче будет принимать решения для стандартных ситуаций;
большой объем станет проще обрабатывать.
Тенденции, технологии и опыт в автоматизации бизнес-процессов
Постепенно появляются проверенные пути, движение по которым ведет к увеличению прибыли и минимизации потерь. Одним из них стоит назвать использование специальных платформ Low-code.
Подобные программы позволяют руководителям решать проблемы развития бизнеса довольно быстро. Для этого встроено несколько комфортных пользовательских инструментов. С их помощью можно моделировать текущую ситуацию и вносить изменения. Так, становится реальным радикально сократить сроки внедрения IT-решений, которые помогают организациям адаптироваться в постоянно обновляющейся среде.
Какие функции могут потребоваться
Так как все бизнес-процессы обычно заключаются в различных действиях, выполняемых разными людьми, у ПО должна быть возможность представить все пункты в графическом и наглядном виде. Так персонал понимает, что и как нужно выполнить. А руководство ищет, где можно оптимизировать.
Всем программам необходимо интуитивное меню и простота в использовании. Важна возможность пользоваться ПО любым сотрудникам, поэтому для средних и крупных фирм часто стоят на первом месте системы из облачного хранилища. Наличие доступа здесь открывается в любую точку мира без привязки к конкретным ПК или планшетам.
У программного обеспечения должны работать оповещения участников оптимизации и возможность рассылать уведомления о завершенном этапе. Требуется навык управления одновременно нескольких бизнес-процессов, ведущих к общей цели. Так введение скидок на группы товаров и параллельное списание остатков ведут оптимизирующей процедуре и увеличению прибыли.
Отдельно работает контроль доступа. Не всему персоналу нужна одновременно вся аналитическая информация, поэтому к таким данным вход требуется отдельный, по ролям.
Как автоматизировать бизнес
В первую очередь — понять, что это необходимо. Когда прибыль перестает расти, появляются частые и неприятные осложнения простых процессов — пора исправлять ситуацию. Важно не останавливаться и постоянно развиваться, чтобы конкуренты не оказались впереди. Большинство руководителей начинают процедуру с того, что занимает много часов и часто однотипно: бухгалтерский и складской учет, документооборот, маркетинг.
Облачные технологии. Если у фирмы нет собственного сервера, то это отличный способ для малого и среднего бизнеса.
Маркетинг — CRM и BI. Настроенная реклама и поиск клиентов увеличивает прибыль.
Межмашинное взаимодействие. Опции между двумя разными станками или сложными бизнес-процессами исключает ошибки человеческой природы.
Инструменты для крупных объемов информации. Обычно задействованы в больших организациях для упрощения обработки баз данных.
Анализ в настоящий момент. Постепенно ПО развивается и становится доступным наблюдение за изменениями и отчетами, когда удобно. Это позволяет быстро принимать решения.
Чтобы разобраться, как лучше автоматизировать свое предприятие, стоит обратиться в «Клеверенс». Компания поможет проанализировать производство и подберет лучшие способы для оптимизации затрат и увеличения доходности.