документы простые и сложные в чем разница

Тема 2. Понятие документа, документопотока. Правила составления документов

Цели обучения — познакомить студентов:

Оглавление

Понятие документа, документопотока

Информационные связи предприятия и документопотоки

Документопоток — это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему. Документопотоки экономической системы делятся:

Свойства управленческой информации

Каждый вид деятельности вызывает появление своего класса информации, поэтому в экономической системе можно выделить несколько eе видов:

Ведущее место занимает управленческая информация, содержащая цели и подцели функционирования предприятия, определяемые на базе использования всех остальных классов информации и, в первую очередь, экономической информации.

К каждому классу информации предъявляются особые требования. Так, к управленческой информации предъявляются следующие:

Основные понятия делопроизводства

Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования информации.

Делопроизводство — деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы ними.

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ содержит сведения, отражающие:

Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы.

Функции документа

К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся:

Наличие юридической силы обеспечивается наличием реквизитов, присущих данному виду документа.

Реквизит – информационный элемент документа, расположенный в строго определенном месте (ГОСТ).

Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, организации и фирме создается свой документооборот. Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т. е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Документооборот на предприятии может быть двух типов:

Основные требования к организации документооборота заключаются в следующем:

Для каждого типа документов должен быть разработан свой маршрут движения.

Основные задачи делопроизводства

Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления.

Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует отнести:

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах.

Нормативная база делопроизводства

Нормативную базу делопроизводства составляют законы и нормативно-правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий.

Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на слайде 5.

Основные нормативные документы

Классификация документов

Общее представление и признаки классификации

Документы можно классифицировать по различным признакам:

Можно перечислить еще множество признаков классификации. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификации.

На слайде представлена классификация документов по характеру информационных связей предприятия.

Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.

Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.

Классификация управленческих документов по функциональному назначению представлена на слайде.

К организационным документам предприятия можно отнести:

К распорядительным документам относятся:

К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием:

К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.

Входящие – документы, которые поступили на предприятие от других организаций.

Исходящие – документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.

Внутренние – документы, имеющие хождение внутри предприятия, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.

Первичные – документы, в которых зафиксированы исходные данные.

Сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.

Документооборот можно представить в виде нескольких потоков, циркулирующих в организации:

Рис. 1. Документооборот на предприятии

Правила составления документов

Установка формата бумаги и размеров полей

Документы оформляются в основном на бумаге формата А4 (реже на А5), а некоторые документы, содержащие таблицы, графики, схемы, – на бумаге формата А3.

Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля.

Поле – пространство по краям листа бумаги, свободное от размещения информации.

Источник

В связи с тем, что мы в повседневной жизни постоянно сталкиваемся с документами на работе и дома, то дальнейший разговор мы хотим посвятить именно им. Давайте выясним, что такое документ и какие их виды существуют.

Что такое документ?

Документ – это информация, зафиксированная на материальном носителе, имеющем реквизиты, которые позволяют ее идентифицировать. Существуют и другие определения данного понятия. Так, можно сказать, что документ – это информация, сохраняемая физическими лицами и организациями в качестве подтверждения деятельности или обязательств.

Сущность документа

В основном, все имеющиеся определения документа подчеркивают его информационный характер (сущность).

В Законе об «Информации, информационных технологиях» говорится, что информация – это предоставленные сведения вне зависимости от форм и методов их подачи. И значит, отобразив в документе, мы можем сохранять и передавать имеющиеся сведения другим лицам, а также пользоваться ими неоднократно.

Носитель задокументированной информации – это объект, который используется для ее хранения и закрепления в звуковой, речевой и наглядной форме.

Из сказанного можно сделать вывод, что документ – это еще и непременный элемент внутренней работы любой организации, учреждения, фирмы, который обеспечивает взаимодействие отдельных подразделений. Ведь именно информация является причиной принятия всех управленческих решений, а также доказательством их выполнения и материалом для дальнейшей деятельности.

В управленческой сфере документ – это предмет труда, так как любое принятое решение записывается в письменной форме.

Внешние признаки документов – это характерные черты, которые отражают его размер и форму, способы записи и элементы оформления. Автором его может быть как физическое лицо, так и юридическое. Любой рабочий документ при правильном оформлении имеет юридическую силу.

Реквизиты документов

Оформление документов связано с соблюдением всех обязательных элементов, которые называют реквизитами. К ним можно отнести:

Надо отметить, что различные документы имеют и совершенно разные реквизиты. Их количество зависит от его целей и назначения. Многие, например, имеют ограниченное число реквизитов. Кстати, если хотя бы один из них указан неверно, то документ считается недействительным.

Учет документов

Какие документы нужны в работе? В сфере управления организацией используют самые разные формы. Все зависит от того, куда и с какой целью нужно подать документы.

Все они существуют не сами по себе, а подлежат строгой систематизации. Иными словами, любое предприятие ведет учет документации. Это необходимо, прежде всего, для того, чтобы любые сведения всегда можно было с легкостью и в нужный момент отыскать.

Личные и официальные документы

Документы имеют свою классификацию по разным основаниям. Так, по происхождению они бывают личные и официальные.

Понятно, что в делопроизводстве принимают участие в основном официальные бумаги, большая часть из которых – это управленческие документы. С их помощью реализуются функции управления организацией: планирование, финансирование, контроль, снабжение и учет.

Классификация по способу документирования

По способу документирования информация может носить разный характер:

Это может быть видео-, аудио-, фотодокумент, а также беловой и черновой. Как видите, тут их огромное разнообразие.

Какие документы нужны в управленческом учете? Абсолютно все. Многие из них присутствуют в любой организации. Невозможно обойтись использованием только одного вида. Все они нужны в зависимости от ситуации.

Входящие, исходящие и внутренние документы

По количеству же затронутых вопросов документы делятся на простые и сложные. В первых затрагивается только один вопрос, а в других – несколько.

Виды по ограничению доступа к бумагам

По доступности бумаги определяются как секретные, несекретные и для общего служебного использования. Секретные помечают специальным грифом. Для их использования требуется специальное разрешение. А для работы с остальными документами не требуется никаких допусков. Они предназначены для работников организации.

Способ изложения текста документа

По способу изложения документы делят так:

В индивидуальных бумагах изложение идет в своем собственном стиле, как бы от себя. Оформление документов трафаретного типа происходит по определенной схеме с использованием набора стандартных фраз. Наиболее распространенным видом таких бумаг являются анкета или справка. Как правило, они напечатаны на готовых бланках, в которые потом вписывают некоторые данные.

Какие документы нужны в ежедневной работе? Конечно же типовые. Они оформляются на основе определенного образца, используются в однотипных ситуациях. Создаются шаблоны, которые при необходимости берут за основу, вставляя лишь дополнительную информацию. Очень часто приходится оформлять одни документы для получения других, например, в налоговой службе или в других инстанциях.

Виды документов по подлинности

По подлинности документы делят на оригиналы, копии и дубликаты. Понятно, что подлинник – это первый единственный экземпляр. Он заверяется мокрой печатью и подписью.

Дубликат является повторным экземпляром оригинала, чаще всего оформляется при потере оригинального документа и тоже имеет юридическую силу. А вот что касается копий, то они хоть и полностью совпадают с оригиналом, однако не имеют никакой юридической силы.

Деление документов по срокам хранения и способу передачи

По срокам хранения документы делятся на бумаги постоянного, временного (срок хранения до десяти лет) и долговременного хранения (более десяти лет).

А по способу передачи, на телеграммы, письма, факсы и сообщения (электронные).

Что ни говори, а документы плотно вошли в нашу жизнь. Ежедневно мы имеем дело с разного рода бумагами. И в какой бы сфере мы ни трудились, всегда используем документы для получения и передачи той или иной информации.

Источник

Визуализация юридических данных: что это и как помогает победить в суде

Визуализация данных, или Legal Design, — прием, который помогает донести позицию в суде быстро и понятно. В статье рассказываем, как применять визуализацию в судебных спорах, чтобы выигрывать самые сложные дела

Игорь Носков

Визуализация юридических данных, или Legal Design, помогает компаниям и ИП донести свою позицию в суде быстро и понятно. Благодаря этому судье проще рассмотреть точку зрения бизнеса, разобраться в сложном аргументе и принять взвешенное решение.

Управляющий партнер адвокатского бюро «Башилов, Носков и Партнеры» Игорь Носков в статье рассказывает, как применять визуализацию в судебных спорах, и делится практикой, как Legal Design помогает адвокатам бюро выигрывать дела клиентов.

Что такое Legal Design

Legal Design — визуализация данных в судебных спорах — это представление сложных юридических процессов и ситуаций в наглядной и понятной форме. Мы переносим правила и принципы современного дизайна на судебные документы: используем простые шрифты без засечек, а дизайнеры составляют графики и схемы.

Итог — судьям проще и приятнее изучать аргументы и обстоятельства дела.

Например, на схеме показали, как конкурсная масса после продажи имущества компании-банкрота распределялась между кредиторами. Описание этого процесса могло бы занять несколько листов А4. При этом в тексте было бы сложно разобраться, даже если использовать выделения и смысловые акценты.

Схема помогает быстро и наглядно показать судье, что вся залоговая масса пошла на выплату задолженности залоговому кредитору, а остальные кредиторы денег не получили.

Legal Design можно использовать и для демонстрации сложных процессов в виде понятных схем, и для оформления «полотна» текста в хорошо структурированный документ, где легко увидеть важные детали.

Если подрядчик уведомил заказчика о том, что нужно провести допработы, — у заказчика нет права не оплатить их.

С заказчиком все согласовали. В деле присутствуют извещение от 15.08.2020 (приложение 3) и подписанное заказчиком допсоглашение о проведении дополнительных работ № 22.8.20 (приложение 4).

Вывод: заказчик в данном случае обязан оплатить допработы, проведенные нашим клиентом.

Документ становится визуально легче именно приемов дизайна. Текст разбит на небольшие кусочки, в каждом проставлен акцентированный элемент. Как итог, по нему можно пробежаться глазами и понять, о чем идет речь.

Ключевой принцип Legal Design — помочь судье разобраться в ситуации

В сути Legal Design — упрощение чужой работы с документом. Вместо нечитаемой стены текста со сложными формулировками — простой и понятный документ с предсказуемой структурой и схемами.

Возьмем дело о нарушении сроков выполнения работ и опишем текстом, что пошло не по плану.

«Реализация этапа 3 по контракту была назначена на сроки с 15.10.16 до 14.11.16. В связи с дальнейшими событиями и пересогласованием сроков по новому плану-графику сроки увеличились: подрядчик обязался начать работы тогда же, 15.10.16, но закончить их к 25.08.17. Однако этого не произошло: работы были сданы только 05.12.17. Таким образом, подрядчик нарушил срок выполнения работ и задержал их сдачу на 102 дня.

Реализация этапа 4 происходила параллельно реализации этапа 3. По контракту реализация этапа 4 была назначена на сроки с 15.11.16 до 14.01.17. По новому плану-графику сроки также увеличились: после согласования плана-графика подрядчик обязался закончить работу к 08.09.17. Однако этого также не произошло: работы нам сдали 30.03.18. Таким образом, подрядчик просрочил выполнение работ на 203 дня».

А теперь посмотрите, как это можно показать одной иллюстрацией:

Содержание дела не изменилось, но в случае с графиком не нужно вчитываться в длинный текст: достаточно посмотреть на иллюстрацию — и все становится понятно. Это и есть главная задача визуализации — помочь судье быстро разобраться в ситуации.

Как Legal Design помогает выигрывать судебные дела

Лучше всего юридический дизайн показывает себя там, где много информации, которую нужно долго обрабатывать и разбираться в цифрах. Обычно это дела о долгах, дела с длительными партнерскими отношениями и дела с крупными компаниями, где участвуют множество менеджеров.

Собрали примеры из практики адвокатского бюро «Башилов, Носков и Партнеры», когда Legal Design помогает бизнесу отстоять свою точку зрения в судебном процессе и выиграть дело. Визуализацию данных можно использовать в таких ситуациях:

Подчеркнуть небольшую, но определяющую дело деталь. Например, в одном деле использовали календарь, чтобы показать, что кредитор нарушил срок подачи заявления на включение в реестр требований.

Нужно было доказать, что кредитор не успел подать заявление в суд в 30-дневный срок. Опоздал он ровно на день, но сразу это было непонятно: 14 марта опубликовали сообщение о введении процедуры банкротства, а 14 апреля кредитор предъявил свои требования. Кажется, что срок в 30 дней был соблюден, но нюанс в том, что в марте 31 день, а значит, кредитор опоздал.

Судья мог упустить эту деталь и дело пошло бы по неудачному для нашего клиента сценарию:

Чтобы этого не случилось, подготовили продуманный таймлайн:

Мы сделали все, чтобы суть дела стала очевидной, и позаботились обо всех деталях в иллюстрации: 30 дней срока выделены зеленой подложкой, дни пронумерованы, приведена ссылка на закон, выделены нужные даты.

Итог: суд принял сторону нашего клиента, требование кредитора не включили в список требований.

Отметить значительную разницу. В другом деле мы защищали руководителя, которого обвинили в банкротстве компании и попытались привлечь к субсидиарной ответственности.

Одним из доводов против нашего клиента был аргумент: «Руководитель растратил 396 000 ₽ со счета компании и не предоставил документы. Расходование средств компании в личных целях привело ее к банкротству и образованию долга в 100 000 000 ₽».

На этой разнице мы и сыграли: решили показать, насколько сумма, в растрате которой бывшего директора обвиняли, абсурдно мала на фоне гигантского долга компании. И, как следствие, даже если наш клиент совершил трату и не подтвердил ее, виноват в банкротстве компании был не он.

Указать несоразмерную разницу между нарушением ответчика и требованиями истца. Например, продемонстрировать, как изменится долг человека, если суд примет аргументы истца.

В одном из таких дел мы показывали суду, что нужно уменьшить неустойку, вменяемую нашему клиенту. Банк насчитал огромные пени, и человек, который взял у банка 1 500 000 ₽, стал должен 10 351 000 ₽.

В таком деле судье в условиях дефицита времени сложно самостоятельно разобраться в структуре долга и в том, откуда какие суммы взялись. Это аналитическая работа, требующая долгого изучения условий и непростых подсчетов.

Без графика судье требовалось бы:

Здесь мы сделали за судью большую часть работы — просчитали данные и подготовили график, на котором видно:

То есть судье осталось выслушать стороны и сделать выводы. В итоге суд решил, что требовать неустойку, которая в десять раз больше долга, — несправедливо.

Лаконично продемонстрировать большой массив данных. Другой пример работы с информацией — судебный спор о реализации продукции с определенным товарным знаком.

У нашего доверителя был партнер — ИП, который создавал и продавал продукцию с товарным знаком доверителя. Он вел отчет и платил оговоренный процент.

В 2013 году у ИП начались сложности и объем продаж стал уменьшаться. В 2014 году он открыл ООО и начал продавать продукцию уже от имени этого общества. Партнер не сообщил об этом нашему клиенту и не стал платить отчислений за пользование товарным знаком. Когда эта ситуация стала известна, встал вопрос, что делать и как определить нанесенный ущерб.

Чтобы сопоставить числа, нам пришлось запросить сотни накладных, проанализировать их и после этого составить график:

Из графика видно, что партнер нашего доверителя реализовал больше продукции с товарным знаком, чем заявил в отчетах перед ИП. Судье было легко оценить как сам факт ущерба, так и сумму для выплаты.

Работа с юридическим дизайном в таких делах помогает добиваться своих целей намного лучше. Судья не тратит свое время и внимание на подсчеты и проверки и может сосредоточиться на том, чтобы принять решение, которое будет соответствовать закону.

Подписка на новое в

Подборки материалов о том, как вести бизнес в России: советы юристов и бухгалтеров, опыт владельцев бизнеса, разборы нового в законах, приглашения на вебинары с экспертами.

Сейчас читают

Как оформить груз на таможне

Чтобы продавать в России зарубежные товары, нужно ввезти их через таможню и правильно оформить. На что обратить внимание при таможенном оформлении, сколько это будет стоить и как избежать частых ошибок — в статье.

Как оптимизировать расходы и увеличить эффективность бизнеса в кризис

Статья о том, как малому бизнесу в сфере услуг остаться на плаву в сложный период пандемии и другие кризисные времена. Рассказываем на примерах из сферы авторемонта, но их можно применить и к другим видам бизнеса

Средний доход на пользователя: что это такое, как и зачем его считать

Рассказываем, чем бизнесу поможет знание ARPU — среднего дохода на пользователя, как его рассчитать и что сделать, чтобы увеличить этот показатель

Будьте в курсе событий бизнеса

Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее

© 2006—2021, АО «Тинькофф Банк», Лицензия ЦБ РФ № 2673 — Команда проекта

Тинькофф Бизнес защищает персональные данные пользователей и обрабатывает Cookies только для персонализации сервисов. Запретить обработку Cookies можно в настройках Вашего браузера. Пожалуйста, ознакомьтесь с Условиями обработки персональных данных и Cookies.

Чтобы скачать чек-лист,
подпишитесь на рассылку о бизнесе

После подписки вам откроется страница для скачивания

Источник

Приказ и распоряжение: чем отличаются и в каком случае использовать

Бывает непонятно, какой распорядительный документ использовать, чтобы поставить задачи внутри компании: приказ или распоряжение. Разбираем на примерах, в чем разница и какой документ лучше подойдет в разных ситуациях

Сергей Скрябин

Чтобы ставить и решать задачи внутри компании, бизнес использует приказы и распоряжения. Не всегда понятно, когда какой документ нужно издать. Разбираемся, в чем отличия приказа от распоряжения, какой документ нужно издавать в разных ситуациях и кто имеет право это делать.

Сходства и различия приказа и распоряжения

В законодательстве нет общих правил, которые регулируют, когда издавать приказ, а когда — распоряжение. Например, в трудовом кодексе эти документы часто уравнивают в правах.

Так, чтобы принять сотрудника на работу или уволить его, подойдут оба документа.

Чтобы понять, чем отличается приказ от распоряжения, возьмем за основу определения из Единой государственной системы делопроизводства — ЕГСД.

Приказ — правовой акт, который издает руководитель органа государственного управления или его структурного подразделения, чтобы решить основные и оперативные задачи.

Распоряжение — правовой акт, который издает руководитель коллегиального органа государственного управления, чтобы решить оперативные вопросы. У распоряжения обычно ограниченный срок действия, и оно касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.

Главное отличие этих документов в том, что приказ всегда издает руководитель компании или его заместитель, а распоряжение — руководитель компании, заместитель и другие уполномоченные лица, например начальники отделов.

Есть также условные отличия приказа от распоряжения. Мы собрали их в таблице.

Виды приказов и распоряжений

В делопроизводстве есть три вида приказов и распоряжений.

По основной деятельности. Цель — решить основные задачи, которые стоят перед компанией. Например, ввести штатное расписание или создать новое подразделение.

По административно-хозяйственным вопросам. Относятся к деятельности, которая связана с транспортным обслуживанием, эксплуатацией и оснащением зданий. Например, приказ или распоряжение о покупке оборудования.

По личному составу. Касаются вопросов взаимодействия сотрудников с компанией. Например, чтобы принять на работу или уволить сотрудника, нужно издать соответствующий приказ или распоряжение.

Порядок издания приказа и распоряжения

Правила не регламентированы законом, но их прописывают в инструкции по делопроизводству. Обычно порядок издания приказов и распоряжений выглядит так:

Иногда порядок может быть сложнее: ответственный сотрудник сначала готовит проект, согласует его с юристами и руководителем и только потом отдает на подпись.

Например, если руководитель издает приказ о введении системы сохранения коммерческой тайны, лучше сначала подготовить проект и согласовать его с юристом, чтобы документ не противоречил законам.

А вот при издании приказа о приеме на работу можно воспользоваться шаблоном — готовить проект и согласовывать с юристом не обязательно.

Требования к оформлению приказов и распоряжений

В законе нет требований к оформлению приказов и распоряжений, но в государственном стандарте есть рекомендации, примеры и шаблоны распорядительных документов.

Компаниям и ИП не обязательно оформлять документы строго по ГОСТу, но чтобы они имели юридическую силу, нужно указать следующие реквизиты:

Например, ООО «Компания»Имя и должность автора документаДолжность указывают так, как она прописана в распорядительном документе о назначении на должность.

Например, генеральный директор ООО «Компания» Петров П. П.Вид документа«Приказ» или «Распоряжение»Номер документаУказывают номер, который присвоен при регистрации документаДатаДолжна соответствовать дате подписания или издания документаНаселенный пунктНужно указать город или другой населенный пункт, в котором издан документЗаголовокТо, о чем пойдет речь в документе.

Например, приказ «Об утверждении штатного расписания»Подпись руководителяРуководитель ставит подпись, а расшифровку печатают в документеКонтроль за исполнением приказа или распоряженияЧтобы назначить сотрудника, который будет отвечать за исполнение документа, последним пунктом в тексте указывают фамилию и должность ответственного.

Например: «Контроль за исполнением возложить на начальника отдела Петрова П. П.»

Кроме реквизитов, есть и другие рекомендации по оформлению распорядительных документов.

Оформление приказа. Текст приказа состоит из двух частей: первая — это основания или причины создания документа, вторая — решение руководителя, которое начинается со слова «Приказываю».

Оформление распоряжения. В отличие от приказа, в распоряжении оснований и причин для издания документа может не быть. В таком случае оно начинается сразу с решения руководителя — например, со слова «Обязываю».

Коротко

Сейчас читают

Оферта: что это и зачем она нужна

Одному бизнесу оферта поможет ускорить заключение договоров с клиентами, а другому — будет нужна по закону. Что включить в оферту и как избежать типовых ошибок — в статье

Как ИП оформить банкротство

Пошаговый план действий для ИП при оформлении банкротства и другие способы погасить долги

Что такое выездная налоговая проверка и как бизнесу к ней подготовиться

С экспертом по налоговым проверкам разобрались, как бизнесу вести себя при выездной проверке, какие права и ограничения есть у сотрудников налоговой и как оспорить результаты, если вы с ними не согласны

Будьте в курсе событий бизнеса

Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее

© 2006—2021, АО «Тинькофф Банк», Лицензия ЦБ РФ № 2673 — Команда проекта

Тинькофф Бизнес защищает персональные данные пользователей и обрабатывает Cookies только для персонализации сервисов. Запретить обработку Cookies можно в настройках Вашего браузера. Пожалуйста, ознакомьтесь с Условиями обработки персональных данных и Cookies.

Чтобы скачать чек-лист,
подпишитесь на рассылку о бизнесе

После подписки вам откроется страница для скачивания

Источник