график работы и табель учета рабочего времени в чем разница
Графики
Основа существования компании – ее сотрудники. А их слаженная деятельность невозможна без правильно составленного графика работы.
Что собой представляет график?
Рабочий день трудящегося может быть нормированным или ненормированным. Устанавливается он на базе следующих нормативных актов:
Стандартные режимы деятельности сотрудников:
О графике работы речь заходит в рамках положений статьи 103 ТК. Документ этот требуется тогда, когда продолжительность производственного процесса длиннее рабочего дня трудящегося. Что под этим понимается? Редко рабочее время предприятия и рабочее время сотрудника совпадают. К примеру, рабочий день специалиста завершается в 18 00. Но учреждение продолжает работать. Оно может работать круглосуточно.
График необходим для обеспечения беспрерывности производственного процесса. Предполагается, что работники будут сменять друг друга. Это исключает простой производственных мощностей. График сменности необходим при ненормированном рабочем дне.
Обычно график служит приложением к коллективному соглашению. Утверждается он руководителем компании. Однако последний должен получить согласие на утверждение графика от представительного органа.
Кроме того, с утвержденным графиком нужно ознакомить самих сотрудников под роспись. Если работник отказывается от ознакомления, в присутствии 2 свидетелей составляется соответствующий акт.
Чем график отличается от табеля учета?
Табель учета времени оформляется в соответствии со статьей 91 ТК. Он нужен для фиксации того, сколько специалисты трудились на протяжении некого периода. Документ отражает фактически отработанное время. График, в свою очередь, служит для планирования времени. В нем не отражаются фактические данные. Документ служит именно для планирования.
К графику предъявляются определенные требования. К примеру, он должен быть согласован с представительной структурой сотрудников. К табелю таких требований не предъявляется. Табель должна вести любая организация. График не считается обязательным документом. Однако его нужно вести при большом количестве сотрудников, которые работают посменно.
Функции графика
График рабочего времени наделяется этими функциями:
График рабочего времени – документ, который может использоваться для определения ЗП и других выплат.
Кто оформляет график?
График оформляется или руководителем, или лицом с соответствующими полномочиями. К примеру, это может быть представитель кадровой службы, руководитель подразделения. После того, как документ заполнен, он утверждается руководителем организации. Как правило, график составляется на основании стандартного образца.
Особенности составления
Форма графика сменности не задана законом. То есть, каждая фирма может разработать бланк самостоятельно на основании образца. Но в документе, в любом случае, должна содержаться эта информация:
График обычно формируется раз в месяц.
Принципы, которые нужно учитывать при разработке графика
При разработке графика нужно учитывать эти принципы:
Правильно составленный график помогает грамотно распределить нагрузку между трудящимися.
К СВЕДЕНИЮ! Графиком может устанавливаться сокращенная длительность дня для некоторых категорий сотрудников. К примеру, она должна быть установлена для сотрудников, работающих во вредных условиях (часть 4 статьи 94 ТК). Трудовой день уменьшается для лиц с ограниченными возможностями и несовершеннолетних (часть 1-3 статьи 94 ТК).
Особенности хранения графика
Сроки хранения документа установлены Приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года. В пункте 586 приказа указано, что журналы учета времени хранятся 5 лет. Если это производство с вредными условиями труда, этот срок увеличивается до 75 лет. Но некоторые считают, что пункт 586 относится только к табелям учета. В некоторых компаниях графики хранятся в течение года.
Рабочее время: кадровик нарушает – ГИТ выявляет
По состоянию на: 02.06.2010
Журнал: Справочник кадровика
Год: 2010
Тема: Ответственность работодателя, Сокращенное Рабочее время, Ненормированный рабочий день, Неполное Рабочее время, Иные режимы рабочего времени, Работа в ночное время, Сверхурочная работа
Рубрика: Кадровая практика
Начнем наш сегодняшний разговор с того, что напомним о необходимости вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым работником.
ГРАФИК СМЕННОСТИ ≠ ТАБЕЛЬ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
Вместе с тем на практике встречаются случаи, когда сотрудники отдела кадров путают табель учета рабочего времени и график сменности. Нужно учитывать, что это разные документы, несущие разную смысловую нагрузку.
Согласно ст. 103 ТК РФ график сменности утверждается с учетом мнения представительного органа работников и доводится до сведения персонала не позднее чем за месяц до введения его в действие. Таким образом, за месяц работник должен знать свой график работы. Вместе с тем нередки случаи, когда работников с графиком сменности не знакомят, а порой он вообще отсутствует. К чему это может привести? Если работник не был ознакомлен с графиком сменности, то его практически нельзя уволить за прогул, совершенный в этот период. Будет сложно доказать вину работника в невыходе на работу.
Наш совет При доведении до сведения работника графика сменности получите его роспись об ознакомлении
Например, в учреждении здравоохранения ряду работников установлена пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями: в субботу и воскресенье. Данное условие внесено в трудовые договоры. В таком режиме работники работали в течение нескольких лет. Тем временем отдел кадров учреждения каждый месяц составлял график сменности, отражая выход на работу по режиму пятидневной рабочей недели, т. е. с понедельника по пятницу. Естественно, возникает вопрос: для чего ведется график сменности, если работа не сменная, работники и без графика знают, что их рабочие дни с понедельника по пятницу? Конечно, график сменности в данном случае не нужен.
Кстати сказать
Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 содержит перечень условных обозначений, используемых
при заполнении табеля учета рабочего времени.
НЕ НАДО САМОДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Предположим, что работник отработал в определенный день три часа вместо положенных восьми. Из такого табеля с «плюсиками» не ясно, сколько часов ему следует оплатить (а бухгалтерии учесть для расчета).
Опять же, если встанет вопрос о привлечении работника к ответственности за опоздание или прогул, то из такого табеля учета рабочего времени невозможно будет понять, сколько часов реально он находился на работе.
В то же время, если работник отработал вместе со сверхурочными 10 часов, то безликий «плюсик» не отразит это количество.
СВЕРХУРОЧНУЮ РАБОТУ ТОЖЕ НУЖНО УЧИТЫВАТЬ
Многие работодатели в нарушение действующего законодательства предпочитают не отражать сверхурочную работу в табеле учета рабочего времени и впоследствии не оплачивать.
В ходе проверки частного охранного предприятия был рассмотрен табель учета рабочего времени. Из него следовало, что охранники работают 5 дней в неделю по 8 часов в день. Иными словами, охраняют имущество заказчика только днем с понедельника по пятницу с 9.00 утра до 18.00 вечера. Между тем в договоре об оказании услуг между охранным предприятием и заказчиком предусмотрено, что охранное предприятие берет на себя обязательство охранять имущество круглосуточно. Это давало основание предположить, что в табеле рабочего времени отработанное время отражалось не полностью.
В свете обсуждаемой темы затронем вопрос, который возникает на практике довольно часто.
УСЛОВИЯ ДОГОВОРА НАДО СОБЛЮДАТЬ
Нередко работодатели пытаются в одностороннем порядке изменить продолжительность рабочего времени сотрудника. Зачастую это связано с финансовыми проблемами: компании пытаются таким образом «экономить».
Вместе с тем в любом из подобных случаев нужно учитывать, что это условие трудового договора, определенное сторонами. Следовательно, изменить его можно только по соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ). Исключение составляет ситуация, когда данное условие не может быть сохранено по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (ч. 1 ст. 74 ТК РФ). Но в таком случае работодатель должен выполнить специальную процедуру (ст. 74 ТК РФ).
По общему правилу изменение продолжительности рабочего времени работодателем в одностороннем порядке недопустимо.
Например, при проверке обнаружился такой факт. С работника, принятого в соответствии с трудовым договором на должность завуча на ставку заработной платы, через определенное время приказом работодателя было «снято» 0,25 ставки с соответствующим уменьшением количества рабочих часов. Конечно, госинспектор труда в выданном предписании потребовал отменить данный приказ.
Говоря о рабочем времени как обязательном условии трудового договора, рассмотрим еще один пример.
Работника по трудовому договору приняли на должность «ночного сторожа» для работы в ночное время. В штатном расписании имелись еще должности сторожей, которые работают днем. Позже график сменности данному работнику составили таким образом, что появились и дневные смены, а количество смен в ночное время уменьшилось, соответственно снизился и размер оплаты труда. Представляется, что в данном случае имело место изменение условий трудового договора относительно рабочего времени и оплаты труда. Изначально работник и работодатель в трудовом договоре договорились, что работник будет работать именно в ночное время и получать за это соответствующую оплату.
Читатель задает вопрос
Каков порядок привлечения к работе в выходные и нерабочие праздничные дни работников, которым объявлен простой, и работников, работающих на условиях неполного рабочего времени?
А. М. Петрова, г. Сургут
Полагаем, что, независимо от того, работает ли работник неполный рабочий день, неполную рабочую неделю, объявлен ли простой, порядок привлечения к работе в выходные и нерабочие праздничные дни и соответствующей оплаты за нее всегда будет регулироваться ст. 111-113, 153 ТК РФ, не делающими в этом смысле каких-либо исключений. К тому же в соответствии со ст. 93 ТК РФ работа на условиях неполного рабочего времени не влечет для работников каких-либо ограничений трудовых прав.
ПОДПИСЬ РАБОТНИКА НЕ ОЗНАЧАЕТ СОГЛАСИЕ
Отдельно следует сказать о приказе (распоряжении) о привлечении работника к работе в выходные и нерабочие праздничные дни и получении от него согласия на это. Согласно ч. 2 ст. 113 ТК РФ привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни производится с их письменного согласия в случаях, предусмотренных в законе. Но работники и работодатели трактуют данную норму по-разному.
В ГИТ поступила жалоба гражданина: работодатель, привлекая его к работе в нерабочие праздничные дни, не получил от него согласия. В ходе проверки инспектору ГИТ был представлен приказ работодателя, где стояла подпись работника. При этом руководитель компании был крайне возмущен тем, что «работник сначала сам в приказе расписался, а потом побежал жаловаться в ГИТ». Он был уверен, что данная подпись свидетельствует о согласии работника на привлечение его к работе в нерабочие праздничные дни. Работник же утверждал, что когда он ознакомился с приказом, то своей подписью всего лишь подтвердил факт ознакомления. Кто прав?
Подобных недоразумений следует избегать. Нужно четко проводить разницу между визой ознакомления работника с приказом и его письменным согласием. Если работник просто ставит свою подпись, это означает, что он ознакомлен с приказом. При этом расценивать данную подпись как его согласие на работу в выходной или нерабочий праздничный день не стоит.
Чтобы смело утверждать, что требование закона выполнено и согласие работника получено, попросите его на приказе (если не в отдельном документе) написать: «На работу в выходной день согласен», поставить подпись и дату.
УЧЕТНЫЙ ПЕРИОД УЧЕТНОМУ ПЕРИОДУ РОЗНЬ
В ходе проверок рассматриваются жалобы граждан, касающиеся и суммированного учета рабочего времени. Согласно ст. 104 ТК РФ в случае, когда по условиям производства (работы) у индивидуального предпринимателя, в организации в целом или при выполнении отдельных видов работ не может быть соблюдена установленная для данной категории работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, допускается введение суммированного учета рабочего времени. При этом общая продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал или другой период) не должна превышать нормального числа рабочих часов. Учетный период не может превышать одного года (ст. 104 ТК РФ).
Одна из проверок организации сферы жилищно-коммунального хозяйства выявила, что операторам ЦТП установлен суммированный учет рабочего времени. Работники в июле прошлого года отработали 220 часов и жаловались в госинспекцию труда на то, что сверхурочная работа за этот месяц им не была оплачена.
Из представленных по запросу инспектора документов следовало, что действительно работники отработали 220 часов, которые были указаны в табеле учета рабочего времени. Оплата сверхурочной работы за июль им не производилась. Это связано с тем, что учетный период времени составлял один год. За 2009 г. норма часов при 40-часовой рабочей неделе составляла 1987 часов. Работники в 2009 г. отработали 1987 часов (первый заявитель) и 1932 часа (второй заявитель). Таким образом, переработки за 2009 г. установлено не было, соответственно и сверхурочной работы в июле тоже.
Таким образом, оснований для выдачи предписания по указанному вопросу не усматривалось, и заявителям дан письменный ответ с разъяснением положений трудового законодательства.
Действительно, при суммированном учете рабочего времени переработка часов в одном периоде зачастую компенсируется недоработкой часов в другом периоде. В любом случае работник получает свой оклад, а сверхурочная работа подсчитывается по итогам учетного периода, который может быть равен и месяцу, и кварталу, и году.
СОВМЕСТИТЕЛЬСТВО И СОВМЕЩЕНИЕ: НАЗВАНИЯ ПОХОЖИ, УЧЕТ ВРЕМЕНИ РАЗНЫЙ
В этой связи необходимо отличать ведение табеля учета рабочего времени на работника, выполняющего работу на условиях совмещения. При совмещении профессий (должностей), расширении зоны обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику производится доплата (ст. 151 ТК РФ). Размер доплаты устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы согласно ст. 602 ТК РФ. Исходя из изложенного, если работа по совместительству выполняется в свободное от основной работы время, то работа на условиях совмещения выполняется в пределах рабочего времени, следовательно, в табеле учета рабочего времени дополнительно не отражается. И если за работу на условиях совместительства выплачивается заработная плата, то за работу на условиях совмещения устанавливается доплата.
Когда при проверке исследуется данный вопрос, зачастую возникают сложности в толковании представленных документов.
Например, работник согласно трудовому договору выполняет работу на условиях совместительства, а в табеле учета рабочего времени отражена только основная работа. Из этих документов неясно, почему работник не выходит на работу по совместительству и на основании чего в этом случае ему начисляется заработная плата.
Или наоборот: работник днем работает дворником, а по ночам выходит на работу сторожем. При этом табель ведется один, заработная плата выплачивается одна. Вместе с тем установлена доплата за совмещение, хотя фактически имеют место признаки работы на условиях совместительства, поскольку вторая работа (сторож) выполняется в свободное от основной работы время.
ПОРЯДОК СЛЕДУЕТ СОБЛЮДАТЬ
Отметим также нарушение, связанное с необходимостью при принятии локального нормативного акта, устанавливающего режим рабочего времени, учитывать мнение представительного органа работников.
Проверка одной из организаций сферы ЖКХ показала: при утверждении Положения о рабочем времени и времени отдыха, устанавливающего особенности рабочего времени и времени отдыха для различных категорий работников, не было учтено мнение представительного органа, хотя на предприятии такой орган есть. Это явная ошибка.
Учет рабочего времени: что нужно знать бухгалтеру-кадровику
Современная реальность открыла бизнесу новые возможности удаленного контроля за сотрудниками и количеством отработанных ими часов. Но и до нее вопрос эффективного учета рабочего времени постоянно всплывал в компаниях.
Учет рабочего времени позволяет выявить проблемы, связанные с эффективностью трудозатрат сотрудников организации, а также обеспечить справедливый расчет заработной платы. Такой учет предусмотрен российским законодательством (ч. 3 ст. 91 Трудового кодекса). Выбор средств и методов учета времени, затрачиваемого работниками на выполнение служебных заданий, предоставляется руководству организаций. Приемы учета выбираются в зависимости от направления и масштабов бизнеса, а также от режима труда.
Виды учета рабочего времени
Какой вид учета рабочего времени применять, решает работодатель, исходя из особенностей производственного процесса. Этот выбор закрепляется в локальном нормативном акте.
Например, в Правилах внутреннего трудового распорядка или Положении о табельном учете рабочего времени.
Для каждого режима труда (графика работы сотрудников) целесообразно применение следующих видов учета:
Фиксируется также длительность отпусков, отслеживается отсутствие сотрудников на работе (больничный или другая причина).
При учете рабочего времени за ориентир принимают сведения ежегодного производственного календаря. В нем отмечены даты государственных и профессиональных праздников, выходных, укороченных предпраздничных дней.
В общероссийском производственном календаре содержится информация о количестве рабочих часов в каждом месяце и квартале года, а также о нормах рабочего времени при полной и сокращенной трудовой неделе.
Поденный учет
Такой учет рабочего времени производится в организациях, работающих в нормированном режиме с 5-дневной или 6-дневной рабочей неделей. Это стандартный режим работы большинства организаций и учет рабочего времени не вызывает особых сложностей. При поденном учете фиксируются:
Возмещение сверхурочного труда согласуется с работником. Возможно получение денежной компенсации, предоставление оплачиваемых отгулов или дополнительных дней отпуска.
Понедельный учет
Такой вид учета используется при ненормированном режиме работы (неравномерном распределении рабочих часов по различным дням календарной недели).
Например, в начале недели решаются вопросы, требующие более долгого рассмотрения, а предвыходной рабочий день укорачивается.
Иногда по договоренности с руководством сотрудники намеренно перераспределяют недельную нагрузку, если у них возникают особые семейные обстоятельства. Это случается например у родителей, воспитывающих маленьких детей или имеющих нетрудоспособных родственников.
Учет рабочего времени обязательно проводится посуточно, но суммарное количество отработанных часов подсчитывается за неделю. Также ведется учет сверхнормативных часов, потребовавшихся для выполнения поставленных задач. В конце учетного периода результаты понедельного учета сдаются в бухгалтерию для расчета ежемесячного заработка.
Суммированный учет
Специфика деятельности некоторых организаций такова, что их сотрудники работают не по пятидневке, а выходят на работу по графику. Причем продолжительность рабочего дня у них может быть и больше 8 часов. При этом за неделю выходит то больше 40 часов, то меньше.
В такой ситуации применяют суммированный учет рабочего времени. При таком способе учетным периодом может являться месяц, квартал или иной промежуток времени, но не более одного года. Об этом сказано в ч. 1 ст. 104 ТК РФ. Используется, когда по условиям работы не может быть соблюдена ежедневная или еженедельная норма рабочих часов.
Работодатель обязан установить учетный период: месяц, квартал, полугодие или год, по итогам которого фактически отработанное время должно совпадать с нормой рабочего времени по производственному календарю. Переработки в течение одних временных отрезков учетного периода должны быть компенсированы за счет недоработок в другие промежутки времени.
Данный вид учета наиболее трудоемкий и сложный.
При суммированном учете количество рабочих часов в квартальном, месячном или годовом графике устанавливается исходя из общей нормы. При этом рабочие и выходные дни должны чередоваться таким образом, чтобы как минимум раз в неделю работник отдыхал не менее 42 часов подряд.
Формы и средства учета рабочего времени
Учете рабочего времени это фиксация часов, которые сотрудник фактически посвятил своим рабочим обязанностям. Для реализации учета обычно используются табели. Учетный табель по форме Т-12 заполняется вручную. Для его ведения назначается специальный сотрудник.
Табель по форме Т-13 составляется с помощью автоматической программы регистрации учетных показателей.
В табеле ежедневно фиксируется явка сотрудников, особенности работы (дневная, ночная, сверхурочная, труд в выходные и праздничные дни), количество отпускных дней, отсутствие сотрудника (с указанием причины).
При суммированном учете рабочего времени работодателю необходимо составить график работ. Данная обязанность за работодателем напрямую не закреплена, однако такой график поможет вести точный учет рабочего времени и не допускать случайных переработок. Фактически в графике работ указывается предполагаемое время работы каждого сотрудника (начало, окончание, количество часов).
Конечно, график работ в какой-то степени компенсируется и дублируется табелем учета рабочего времени. Но главное их отличие в том, что график работ составляется как план будущей трудовой загрузки сотрудников, а в табеле информация указывается по факту работы.
Используются также многочисленные дополнительные средства, облегчающие учет рабочего времени. К ним относятся:
Нестандартные ситуации при учете рабочего времени.
Исходя их данных учета рабочего времени, бухгалтер производит начисление зарплаты: труд оплачивается пропорционально отработанному времени или выполненным объемам работ. Однако бывают нестандартные ситуации.
Учет рабочего времени в выходной день
По общему правилу в выходные и праздничные дни сотрудник должен отдыхать. Если же сотрудник привлекается к работе, ее необходимо оплатитьв двойном размере или предоставить другой день отдыха. Поэтому так важно внимательно вести учет рабочего времени в выходные дни.
Это правило не всегда действует при суммированном виде учета рабочего времени. ТК РФ предписывает в этом случае оплачивать в двойном размере только праздничные дни, так как обычные выходные суббота и воскресенье для работающих посменно будут являться обычными рабочими днями, а для отдыха им предоставляются другие дни недели.
Нерабочие праздничные дни установлены для всех сотрудников без исключений (ст. 112 ТК). Поэтому работу в такие дни оплачиваются дополнительно. Оплату и учет рабочего времени в выходные и праздничные дни ТК РФ регламентирует в статье 153.
Оплата работы в ночное время
Каждый час работы в ночное время (с 22.00 до 6.00) оплачивается в повышенном размере по сравнению с работой в нормальных условиях, но не ниже размеров, установленных трудовым законодательством (ч. 1 ст. 154 ТК РФ) в независимости от системы оплаты труда и вида учета рабочего времени.
Минимальный размер повышения оплаты труда за работу в ночное время установлен законом и составляет 20 процентов часовой тарифной ставки (оклада, рассчитанного за час работы) за каждый час работы в ночное время.
Для отражения в табеле учета рабочего времени отработанных ночью часов используется буквенный код «Н» или цифровой «02» с указанием количества часов работы в ночное время.
Оплата сверхурочной работы
Согласно ч. 1 ст. 99 ТК РФ сверхурочная работа – выполнение сотрудником по инициативе работодателя работы за пределами установленного в организации рабочего времени (смены) или сверх нормального числа рабочих часов за учетный период (при суммированном учете).
Существует два способа компенсации за сверхурочную работу (ст. 152 ТК РФ):
Если работник, которому установлен суммированный учет, отработал неполный учетный период (например, болел или был в отпуске), то при определении его нормы рабочего времени в таком периоде время отсутствия по уважительным причинам нужно исключить.
Таким образом, при подсчете часов переработки за учетный период нужно ориентироваться не на стандартную норму рабочего времени, а на уменьшенную для этого работника.
Согласно ст. 101 ТК РФ ненормированный рабочий день – это режим работы, при котором отдельные сотрудники могут по распоряжению работодателя и в случае необходимости эпизодически привлекаться для выполнения обязанностей за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени.
Работа в режиме ненормированного рабочего дня, в отличие от сверхурочной работы, не оплачивается дополнительно. Фактически сотрудники, работающие по такому графику, получают заработную плату, как при нормальной продолжительности рабочего дня. Но им полагаются дополнительные дни отпуска.
Если же работник при ненормированном рабочем дне привлекается к работе в выходные и нерабочие праздничные дни, а также в ночное время, то такая работа подлежит оплате в особом порядке.
Учета рабочего времени «вахтовика»
На основании ст. 300 ТК РФ, работодатель обязан вести суммированный учет рабочего времени за весь отчетный период (время вахты), а также ежемесячно в случае если период вахты превышает один календарный месяц.
Рабочее время и время отдыха вахтовиков надо указать в графике работы на вахте. Там, в частности, фиксируются рабочие и выходные дни, время в пути и время междувахтового отдыха.
Продолжительность смены должна быть не более 12 часов, также у работника должно быть не менее четырех выходных в месяц.
При суммированном учете рабочего времени “вахтовика” работа в выходной или праздничный день не компенсируется другим выходным днем (как при обычном режиме работы) и не оплачивается в повышенном размере, поскольку она включена по графику в норму рабочего времени и за нее предоставляются оплачиваемые дни междувахтового отдыха.
Если сотрудник работает вахтовым методом в районе с особыми климатическими условиями, надо рассчитывать зарплату с учетом северных коэффициента и надбавки.
Коротко о главном
Регулярный учет рабочего времени важен для укрепления трудовой дисциплины и сознательности работников, для выявления причин отставания по срокам выполнения заказов, снижения доходности предприятия.
Контроль расходования рабочих часов позволяет избежать авралов, повысить эффективность работы организации в целом, увеличить мотивацию сотрудников путем разумного поощрения за добросовестный труд.