Что такое отдел учета

Бухгалтерия

Основные задачи, стоящие перед бухгалтерской службой организации

Основные задачи, стоящие перед бухгалтерской службой организации заключаются в следующем:

формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности — руководителям, учредителям и собственникам имущества организации, а также внешним — инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности;

обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства РФ при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

Организационная структура бухгалтерии

Структура бухгалтерской службы зависит от вида деятельности, размеров организации и т.д.

В современных условиях сложились три основных типа организации структуры бухгалтерской службы: линейная (иерархическая), вертикальная (линейно-штабная) и функциональная (комбинированная).

При линейной (иерархической) организации структуры бухгалтерии все работники бухгалтерии получают задания и отчитываются непосредственно перед главным бухгалтером. Такая структура бухгалтерии применяется в небольших организациях.

При вертикальной (линейно-штабной) организации аппарата бухгалтерии создаются промежуточные звенья управления (отделы, секторы, группы), возглавляемые старшими бухгалтерами. Работники бухгалтерии получают задания от старших бухгалтеров соответствующих звеньев управления и отчитываются непосредственно перед старшими бухгалтерами.

Данная модель структуры бухгалтерии применяется в средних и крупных организациях. При этом в структуре бухгалтерии могут создаваться отделы:

расчетный, который осуществляет учет расчетов с персоналом по оплате труда, органами социального страхования, поставщиками, покупателями и заказчиками и др.;

материальный, который ведет учет поступления и расходования материально-производственных запасов;

кассовый, который учитывает кассовые операции, операции по счетам в банках;

производственный, который осуществляет учет затрат и выпуск продукции, калькулирует себестоимость продукции, составляет отчетность о затратах и выпуске продукции;

учета готовой продукции, который осуществляет учет готовой продукции на складах и ее реализации;

налогообложения, который ведет учет налоговых платежей и составляет налоговые декларации;

общий, который осуществляет остальные операции и отражает их в Главной книге, составляет бухгалтерскую и статистическую отчетность.

В крупных организациях кроме перечисленных отделов могут выделяться отделы учета капитальных вложений, учета основных средств и др. Кроме того, в структуру бухгалтерии могут быть включены секторы внутреннего аудита, управленческого учета, налогового учета.

При функциональной (комбинированной) организации специальные структурные подразделения бухгалтерии создаются по участкам учетной работы, которые выполняют замкнутый цикл работ.

Права главного бухгалтера в этом случае передаются руководителям подразделений бухгалтерий в пределах установленной компетенции.

Такая структура аппарата бухгалтерии применяется в крупных организациях и организациях, в которых созданы центры ответственности на базе организации внутрихозяйственных финансово-экономических отношений.

При использовании любого типа организации структуры бухгалтерии только хорошо налаженные взаимоотношения с другими службами и подразделениями дают возможность получать необходимую информацию для управления и обеспечения контроля за хозяйственно-финансовой деятельностью организации.

При необходимости (большом объеме работ) в штат бухгалтерии может вводиться должность заместителя главного бухгалтера, через которого осуществляется взаимодействие главного бухгалтера с работниками и их группами.

При наличии более двух бухгалтеров бухгалтерская служба должна оформляться как структурное подразделение организации, возглавляемое главным бухгалтером, который руководит бухгалтерией.

Варианты организации бухгалтерии

В зависимости от уровня сосредоточения учетных функций в бухгалтерской службе организации различают централизованный и децентрализованный варианты организации бухгалтерского дела.

При централизации учетного процесса аппарат бухгалтерской службы сосредоточен в главной бухгалтерии, где ведется синтетический и аналитический учет на основании первичных и сводных документов, поступающих из подразделений организации.

В самих подразделениях происходит лишь первичная регистрация фактов хозяйственной деятельности.

В случае децентрализации учетного процесса персонал бухгалтерской службы рассредоточен по производственным подразделениям организации, где ведется аналитический и синтетический учет, составляются отдельные балансы и отчетность цехов, филиалов, структурных подразделений.

Главная бухгалтерия в этом случае сводит балансы подразделений, выполняет консолидацию баланса и отчетности по организации, контролирует постановку учета в подразделениях организации.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

Источник

Бухгалтерия и бухгалтер: их роль в организации

А как у вас складываются отношения с бухгалтерией и бухгалтерами? Возможно, вы, как и многие IT-специалисты, с трудом находите с ними общий язык и, в результате, у вас регулярно возникают рабочие конфликты? Или вы, являясь подрядчиком, постоянно ощущаете со стороны главбуха неприязнь, а ваши счета почему-то оплачиваются в последнюю очередь? А, может, противоречивые требования руководства компании и главбуха ставят вас в тупик, как специалиста по внедрению программного продукта, и вы не понимаете, что с этим делать? Тогда эта статья — для вас.

Сегодня я решил поговорить о бухгалтерии, бухгалтере и его роли в организации. Предназначена она, в первую очередь, специалистам, занятым в сфере внедрения ERP, CRM, учетных систем (например, 1С) и других продуктов автоматизации бизнеса. И здесь я хочу поговорить о человеческом факторе и о правилах взаимодействия с бухгалтерией.

Также уточню что в данной статье речь будет идти именно о компаниях сферы бизнеса, но не о государственных организациях.

Дело в том, что финансовые потоки, в том числе, утверждение договоров и оплату счетов в малом и среднем бизнесе очень часто держит в своих руках бухгалтер. Владелец (руководитель) бизнеса делегирует бухгалтерии полномочия, если дело касается всего, что связано с финансами. Причины очевидны – занятость руководителя, необходимость грамотного с точки зрения бухгалтерской и налоговой отчетности оформления документов, в конце концов, необходимость в непосредственном выполнении тех или иных действий, связанных с оплатой счетов. Все это оказывается в зоне ответственности бухгалтерии. И если вы не сумеете найти общий язык с бухгалтером, с подписанием документов и оплатой счетов гарантированно возникнут проблемы.

Кроме того, при внедрении любой учетной системы вы обязательно столкнетесь с первичной бухгалтерией. Вам необходимо будет разобраться, каким образом организована работа первичной документации в компании, и как происходит взаимодействие с бухгалтерией (получение документов для заказчиков, информации об оплате и т.д.). И здесь без доброжелательной помощи специалиста-бухгалтера вы рискуете получить массу сложностей, недопонимания, как следствие, переделок и доработок. И, само собой, недовольство заказчика.

Также эта статья может помочь сотрудникам компании, например, системным администраторам, сервисным инженерам или специалистам отдела продаж наладить правильные и эффективные взаимоотношения с бухгалтерией.

На любом предприятии существует два вида учета:

Что такое бухгалтерия?

Если вы начнете изучать справочники и документацию, определений бухгалтерии встретится много. Например, Википедия предлагает такое:

Бухгалтерия — штатно-структурное подразделение хозяйствующего субъекта, предназначенное для аккумулирования данных о его имуществе и обязательствах.

В учебниках вместо краткого, но сложного для восприятия текста, вы найдете целые главы, посвященные этому определению. Но для неспециалиста они также не вносят ясности.

На самом деле, отдел бухгалтерии отвечает за следующие направления:

Внутреннюю отчетность и управленческий учет возможно вести без бухгалтерских проводок, документов и отчетов определенного образца. В то время как отчетность перед государством жестко регламентирована. На это и нацелена основная функция любой бухгалтерии.

Из кого состоит отдел бухгалтерии

Здесь я не буду рассматривать отдельные подразделения, подчиненные бухгалтерии – финансовый и HR (кадровый) отдел. В разрезе проблематики работы с бухгалтерией эти отделы вызывают наименьшее число проблем.

Финансовый отдел занимается строго движением средств, и взаимодействие с ним редко вызывает вопросы. Часто разработчики и технические специалисты с ним вообще не пересекаются.

Отдел кадров, хоть и относится к бухгалтерии, но является, по сути, отдельным подразделением с собственными системами автоматизации учета и другими особенностями. HR скорее относится к управленческому учету.

Основной состав бухгалтерии делится на два разновесных субъекта:

От того, как главный бухгалтер понимает свою ответственность и определяет степень личного контроля за документооборотом, в том числе, первичным, напрямую зависят все особенности работы бухгалтерии и ее взаимодействие с другими подразделениями.

Рядовой состав бухгалтерии в вопросах организации работы и взаимодействия с различными специалистами задействуется только в качестве подчиненных, ведомых сотрудников. И особой роли для построения эффективного сотрудничества с бухгалтерией не играет.

Казалось бы, что и организация работы других подразделений строится подобным образом. На самом деле, это не совсем так. Например, в отделе продаж помимо ответственности руководителя за эффективность работы в целом, существует и персональная ответственность каждого менеджера за взаимодействие с клиентами. При этом здесь нет столь строгих правил и четко оговоренной ответственности руководителя подразделения. А потому допускается много больше инициативы, различных подходов к работе и т.д.

Важно понимать, что в среднем и малом бизнесе ответственность перед государством за деятельность предприятия, отчетность и оплату обязательных отчислений (налоговых и социальных) несут два человека – руководитель компании и главный бухгалтер. О руководителе мы поговорим позже, а сейчас остановимся на главном бухгалтере.

Главный бухгалтер

Итак, главный бухгалтер – это руководитель, на котором лежит ответственность не только перед руководством компании, но и перед государством. Исходя из этого, главные бухгалтера строят обычно работу на основе таких подходов:

В программах для бухучета нет разделения на «Лиды» и «клиентов», не предусмотрены документы типа «заказ поставщику», «запрос (заказ) покупателя» или «коммерческое предложение». В результате невозможно отслеживать все этапы работы с клиентами, невозможно формировать отчетность во многих важных для анализа эффективности работы отчетов и т.д.

Второй вариант также имеет свои недостатки:

В этом случае бухгалтера занимаются исключительно бухгалтерскими документами (выписывают доверенности, контролируют правильность проведенных документов и наличие необходимых оригиналов с печатями и подписями). Т.е. бухгалтерия осуществляет общий контроль за той частью документооборота, которая требуется для отчетности, а также выписывать те документы, которые никто другой выписать не может.

В остальном управленческий учет и текущий документооборот не входят в сферу интересов и жесткого контроля со стороны бухгалтеров. Это позволяет наиболее гибко настроить системы автоматизации для различных подразделений, получить все преимущества качественного управленческого учета. И на сегодняшний день я не встречал лучшего решения для эффективной работы бизнеса.

Причины разных подходов

Понятно, что выбор вариантов документооборота зависит от главного бухгалтера. Руководитель компании чаще всего самоустраняется от формирования процессов взаимодействия с бухгалтерией, так как считает, что это – зона ответственности специалистов по бухучету. Руководитель отдела продаж может пытаться оказать влияние на главбуха, но решение принимает не он.

Но выбор варианта реализации документооборота напрямую зависит от личности и степени профессионализма главного бухгалтера.

Если главный бухгалтер компании является настоящим специалистом в своем деле, он четко понимает цель работы компании, т.е. получение прибыли, и строит свою работу таким образом, чтобы помогать, а не мешать бизнесу.

На самом деле, даже не нужно быть бухгалтером, чтобы понимать – всю первичную документацию проконтролировать невозможно. За исключением случая, когда выпиской этих документов занимаются только бухгалтера. Но этот путь снижает качество и конкурентоспособность бизнеса либо «раздувает» штат бухгалтерии до нерентабельных размеров. А на это уже не пойдет ни один разумный руководитель. Много проще автоматизировать обмен данными между системами и контролировать документооборот на уровне отчетов и выборочных проверок наиболее важных документов.

Также стоит понимать, что многие бухгалтера, даже будучи вполне опытными специалистами, стремятся «завязать» на себя как можно больше процессов, чтобы стать в компании незаменимыми. Это нормальное и вполне понятное человеческое желание – обезопасить свое будущее и стабильно высокий доход. И здесь важно, чтобы подобные желания не выходили за разумные пределы.

Почему так сложно быть главбухом

Одна из самых больших проблем главных бухгалтеров, приводящая к сложностям во взаимодействии с ними, в том числе, при автоматизации и оптимизации бизнес-процессов, это несоответствие ответственности главного бухгалтера и его заработной платы.

Например, руководитель отдела продаж получает ставку плюс определенный процент, и несет ответственность за возможные ошибки в работе только перед руководством компании. Руководитель бизнеса также получает определенную прибыль в зависимости от успехов компании. Главный бухгалтер получает только ставку (иногда с фиксированной премией) без «плавающей» составляющей вообще, а отвечает за возможные ошибки не только перед руководством, но и перед государством.

Исходя из этого фактора и нужно строить взаимоотношения с главным бухгалтером. Помните об их ответственности и относитесь к попыткам «перестраховываться» с пониманием.

Причины проблем взаимодействия с бухгалтерией

Рекомендации для специалистов по внедрению и автоматизации

Исходить в общении с главным бухгалтером компании необходимо из перечисленных выше проблем и понимания огромной ответственности специалиста. При этом есть простые рекомендации, которые помогут найти общий язык тем, кто по тем или иным причинам вынужден взаимодействовать с бухгалтерией в процессе автоматизации бизнес-процессов, внедрения нового ПО, сервисного обслуживания и т.д.

Источник

Отличие управленческого учета от бухгалтерского

Управленческий учет – это, в первую очередь, учет. Им занимается бухгалтер. Логично?
Не совсем. Дело бухгалтера – отчитываться перед налоговой. Это ангел-хранитель, оберегающий бизнес от проверок, штрафов и блокировки счетов. Должен ли он считать рентабельность компании? Предлагать способы оптимизации расходов? Строить диаграммы с показателями бизнеса, на которых видна прибыльность проектов? Нет. Это работа финансового директора.

Бухгалтерский и управленческий учет. Сходства и различия

Оба учета строятся на одних и тех же данных, в них отражается прибыль компании, могут фиксироваться расходы на закупку товаров, аренду, оплату труда.

Бухгалтерский учет обязателен для всех экономических субъектов, кроме индивидуальных предпринимателей. На его основе рассчитывают налоги. Правила бухучета строго определены и зафиксированы законодательно. Все операции должны быть подтверждены документами, а неточность может привести к штрафам.

Предприниматели, которые платят налоги в фиксированной сумме (например, патент) и работают в одиночку, иногда могут обойтись без учета. Парикмахер Иван может приблизительно рассчитать, сколько нужно заработать, чтобы хватило на аренду кабинета, рекламу, покупку расходников и осталось на жизнь, но назвать это полноценным учетом нельзя. Но чаще всего ИП тоже ведут бухгалтерский учет, пусть и упрощенный.

Управленческий учет ведется для роста прибыли и развития компании. Обычно необходимость в нем возникает, когда появляются несколько направлений работы, и нужно понять, какое из них более прибыльное. Или вдруг деньги заканчиваются, и возникает кассовый разрыв. Или собственнику хочется понять, сколько на самом деле он зарабатывает. С этими вопросами идут к бухгалтеру. А он, скорее всего, не знает. И дело не в том, что он не компетентен или вместо работы раскладывает пасьянсы. Просто его задача – бухгалтерский учет, а эти вопросы относятся к управленческому.

Что будет, если бухгалтер возьмет на себя управленческий учет

Отлично, если бухгалтер знает, как законно снизить налоговую нагрузку, следит за новостями в своей сфере и избегает проблем с контролирующими органами. Он может работать с цифрами, на основе которых строится управленческий учет, но полноценно анализировать деятельность компании не обязан. Лучше доверить бухгалтерский и управленческий учет разным сотрудникам. Сопоставляя их данные, можно выявить ошибки или восстановить потерянную информацию.

Почему организацию управленческого учета не нужно поручать бухгалтеру? Комментирует Оксана Бондаренко, директор компании «Учет и Право»:

«Управленческий учет часто доверяют бухгалтеру. Он постоянно работает с финансами компании, и, вроде как, должен достаточно хорошо понимать «внутреннюю кухню», чтобы выдавать руководству адекватную информацию для управления бизнесом. Но это в теории.
На практике же бывают проблемы.
В бухучете все строго: есть регламент, есть общепризнанные практики. В управленческом таких строгих правил нет. Информацию можно собирать как угодно — главное, чтобы она помогла управлять бизнесом. В итоге от бухгалтера требуют «какой-то учет, чтобы там что-то отображалось». Он, может, и рад сделать качественно, но не знает, что нужно. Результат — плохой, почти бесполезный учет.
Часто на бухгалтера взваливают непосильные задачи: организовать все виды учета по самым современным методикам в кратчайшие сроки. Бухгалтер, естественно, выгорает и начинает работать спустя рукава. В итоге — проблемы во время налоговой проверки и сложности в управлении компанией.
С плохими данными по управленческому учету можно работать годами, ничего не замечая. Тут либо предпринимателю нужно хорошо разбираться в финансах компании и контролировать процесс самому, либо заказывать аутсорс.
Все эти проблемы решаются просто: нужно нанять дополнительного сотрудника, увести часть работы на аутсорс или заказать аудит. В любом случае — передать часть обязанностей бухгалтера третьим незаинтересованным лицам»

Если не бухгалтер, то кто? Организация управленческого учета

Финансовый учет, так или иначе, ведет вся компания. Менеджер по продажам выставляет счета покупателям, контролирует оплаты и отгрузку товара. Из этих данных понятен объем продаж, размер дебиторской задолженности, процент оплаченных счетов.

Специалист по закупкам отчитывается по потраченным средствам: у поставщика А закупили партию товара на 500 тысяч рублей по предоплате, а поставщик Б предоставил товар на 300 тысяч в рассрочку на две недели. Объем закупок за период – 800 тысяч рублей, кредиторская задолженность – 300 тысяч.

Офис-менеджер взял деньги под отчет, заказал воду, купил бумагу и канцелярские принадлежности. Это расходы на содержание офиса.

Бухгалтер оплатил с расчетного счета зарплату и налоги, потратив фонд оплаты труда.
Все эти данные нужно уложить в систему, чтобы у руководителя было понимание того, как движутся финансовые потоки в компании. Кто это может сделать?

Собственник

Чаще всего предприниматель ведет какой-то учет самостоятельно в Excel. Контролирует расходы и доходы, планирует бюджет. Он лучше всех разбирается в бизнесе и знает, какие показатели самые важные. Но выстроить идеальную систему управленческого учета ему может быть не просто, особенно если бизнес растет и появляется необходимость вести все три главных отчета. Так таблицы разрастаются и превращают учет денег в унылую рутину, которая съедает уйму времени. Которого нет.

Финансовый директор

Его обязанность – организация управленческого учета в компании. Он может собрать первичные данные у своих коллег, правильно внести их в ПО для учета, проанализировать показатели и представить понятные отчеты для руководителя. Финансовый директор планирует будущие доходы и расходы, отслеживает выполнение бюджета, прогнозирует кассовые разрывы. Собрав достаточное количество информации в разных разрезах, этот специалист может предложить пути оптимизации расходов или подсказать, какое направление выгоднее развивать. Минус этого решения – дополнительные траты на зарплату сотрудника.

Специальный сервис

Да, вести учет в Excel просто и бесплатно. Но со временем система усложняется, формулы становятся запутанней, времени требуется все больше. И здесь на помощь собственнику и финансовому директору приходят специальные сервисы для автоматизации учета.

Александр Топач, соучредитель «Мама знает»:

«Я сам вел весь учет в Excel-таблицах, но их мог понять только я. Чтобы объяснить партнеру и коллегам, что происходит в компании, мне приходилось тратить массу времени. Мой соучредитель предложил автоматизировать учет в ПланФакте. Сейчас я вручную вношу информацию по нашему проекту, трачу не больше 20 минут каждый день. Раньше уходило не меньше часа»

В ПланФакте есть несколько вариантов ведения учета:

Последний вариант набирает популярность в последние годы и позволяет собственнику серьезно сэкономить на услугах финансового директора.

Денис Лопатский, собственник компании Volta:

«Полная автоматизация учета освободила время бухгалтера, которое он раньше тратил на выгрузку данных по операциям и формирование отчетов. Это дополнительно экономит нам 25 тысяч рублей ежемесячно, а бухгалтер занимается другими более важными и полезными задачами»

Алексей Прозоров, владелец логистической компании IMPORT.PLUS:

«ПланФакт заменяет для нас опытного финансиста, с образованием, навыками учета, который может тратить много времени на сведение всех финансовых данных. Его зарплата минимум 100-150 тысяч. В ПланФакте все эти функции предусмотрены»

Организация управленческого учета – этап, который проходит любая растущая компания. Кто-то поручает разобраться с «этими непонятными цифрами» бухгалтеру. Чаще всего это ничем хорошим не заканчивается.

Кто-то пытается вникнуть сам, а кто-то нанимает финансиста. Отличным помощником, который упрощает работу собственника с учетом, делает его простым и понятным, являются специализированные онлайн-сервисы. Рынок таких программ активно растет в последние годы и в России, и за ее пределами.

Источник