для чего предназначены задачи на свободное согласование директум рх
DirectumRX 3.0. Согласовать за 60 секунд
Опубликовано:
27 декабря 2018 в 14:49
С DirectumRX 3.0 согласование документов становится быстрее и проще. В новой версии появилась возможность переадресации заданий и добавления согласующих, сводка по документу, обновленные роли и условия согласования, а также роль согласования «Ответственный за контрагента».
Обновленное задание на согласование документа
Карточка задания на согласование стала функциональнее и позволяет:
Далее подробнее остановимся на каждой из новинок.
Сводка по документу
Как правило, при согласовании по регламенту типовых договоров, дополнительных соглашений и входящих счетов для быстрого принятия решения достаточно просмотреть основную информацию по документу. Теперь в карточках заданий на согласование по регламенту и подписание в области «Реквизиты документа» отображается краткая сводка по документу. В сводке содержится информация о контрагенте, названии, содержании, сумме и сроке действия документа.
Переадресация согласования
В некоторых ситуациях необходимо делегировать задание на согласование документа другому сотруднику. Например, начальник отдела получает задания на согласование документов, а затем распределяет их между подчиненными. Сделать это теперь просто: достаточно указать сотрудника в поле Переадресовать сотруднику и нажать на одноименную кнопку на ленте.
При согласовании по регламенту сотрудник получит задание со сроком, который предусмотрен для этапа. При свободном согласовании срок исполнения указывается вручную. На следующем круге согласования задание сразу получит выбранный сотрудник.
Добавление согласующего
Иногда при согласовании документа необходимо расширить состав согласующих. Для этого в карточке задания на согласование теперь можно нажать на кнопку Добавить согласующего на ленте и в открывшемся окне выбрать нужного сотрудника.
При согласовании по регламенту новый согласующий получит задание со сроком, который указан в соответствующем этапе. Например, если по регламенту на согласование документа отводится 4 часа, то новый согласующий получит задание со сроком 4 часа с момента отправки задания. В зависимости от настроек этапа сотрудник получает задание сразу, либо после того, как вы выполните текущее задание.
Аналогично можно добавить согласующего и при свободном согласовании. Достаточно указать сотрудника и срок задания в открывшемся окне. Сотрудник получит задание сразу после нажатия на кнопку Добавить.
Выбранный сотрудник автоматически включается в состав согласующих. Результат, с которым он выполнит задание, отобразится в листе согласования.
Улучшенные настройки согласования
Объединение этапов согласования, а также новые роли и условия согласования позволяют упростить настройки согласования в DirectumRX 3.0.
Объединение этапов согласования
Прежде согласование документа могло затянуться, так как согласование с обязательными и дополнительными согласующими происходило только последовательно.
В DirectumRX 3.0 этапы «Согласование с обязательными согласующими» и «Согласование с дополнительными согласующими» объединены в этап «Согласование». Обязательные согласующие указываются в полях Сотрудники/группы и Роли согласования. Если требуется, чтобы инициатор задачи на согласование мог указать дополнительных согласующих, то в карточке этапа необходимо установить флажок Инициатор согласования может указывать дополнительных согласующих.
Благодаря объединению этапов все исполнители могут получать задания одновременно, если в карточке этапа настроена одновременная отправка заданий.
При обновлении системы на новую версию этапы согласования с обязательными и дополнительными согласующими в существующих правилах согласования автоматически заменятся на новые этапы.
Согласование с руководителем
Теперь для более точного определения руководителя в этапе «Согласование с руководителем» доступны для выбора четыре роли согласования:
Ответственный за контрагента
В DirectumRX 3.0 можно указать сотрудника ответственным за взаимодействие с контрагентом, выбрав его в новом поле Ответственный карточки организации. В обязанности ответственного может входить, например, переписка с контрагентом, ведение договорной работы, отправка и контроль возврата документов от него.
Также в систему добавлена роль «Ответственный за контрагента», с помощью которой DirectumRX определит исполнителя задания в этапах с типом «Согласование», «Отправка контрагенту», «Контроль возврата», «Задание» и «Уведомление» в зависимости от организации, к которой относится согласуемый документ. Если же ответственный не указан, то этап с типом «Согласование» будет пропущен, а на остальных этапах задание получит инициатор согласования.
Новые условия согласования
Новые условия призваны упростить настройку правил согласования. Так, в DirectumRX 3.0 теперь доступны типы условий:
При переходе на новую версию системы в существующих правилах согласования условие автоматически заменится на условие «Способ доставки документов» со значением Сервис эл. обмена.
Согласование документов в DirectumRX позволяет экономить массу времени и контролировать процесс на всех этапах. Оцените новые возможности согласования документов в DirectumRX с помощью бесплатного демо-доступа.
В скором времени Вас ждут новые статьи о новинках DirectumRX 3.0. Не пропустите!
Бизнес-процессы
Directum RX улучшает взаимодействие сотрудников в рамках деловых процессов и повышает общую эффективность работы компании.
Прозрачные процессы
Все внутреннее взаимодействие сотрудников организуется в системе. Такой подход позволяет контролировать рабочий процесс и обеспечивает необходимую прозрачность. Взаимодействие сотрудников построено через задачи и задания. Они отображаются в папках «Входящие» и «Исходящие».
Любой пользователь может создать задачу с указанием исполнителей, сроков выполнения и содержания работы.
Если после отправки сотрудник обнаружил, что написал в задаче не всю информацию или сделал опечатку, то в течение 15 минут ее текст можно изменить. А в поле «Кому» в тексте задачи или задания инициатор и исполнители могут сразу посмотреть всех, кому отправлена задача.
Для сложных задач, например, по согласованию договоров, настраиваются правила, которые определяют последовательность маршрута. При старте такой задачи Directum RX сам запускает процесс, и пользователю не нужно задумываться, кому и в какой очередности отправлять документ. Правила настраиваются в соответствии с регламентами компании, таким образом исключены случаи их нарушения.
Кроме исполнителей задания, в правиле для каждого этапа можно указать сотрудника, который получит документ при отправке на доработку. Также можно предоставить выбор ответственного за доработку самому исполнителю:
Ход согласования документа всегда можно отследить на закладке «Регламент», где для удобства текущий этап выделяется цветом. А если нужно предоставить отчет в бумажном виде о ходе работ, то последовательность этапов согласования можно распечатать:
Если в организации нет утвержденных регламентов, используются задачи на свободное согласование. Пользователь указывает согласующих вручную в зависимости от содержания документа. При этом документ можно отправлять на доработку и повторное согласование.
При получении задания исполнитель может запланировать время на выполнение, добавить напоминание или назначить обсуждение с другими исполнителями. Для этого достаточно из карточки добавить встречу в календарь Microsoft Outlook, Evolution или приложение «Календарь» для macOS.
В карточке задания или уведомления благодаря панели предпросмотра сотрудник может ознакомиться с документом, не открывая его в приложении-редакторе. Для удобства ширина панели регулируется, настраивается масштаб документа, также есть возможность выбрать, какой документ отображать. А через контекстное меню можно распечатать документ, настроить к нему доступ или перейти в его карточку.
Если у исполнителя остались вопросы по заданию, с помощью всплывающих подсказок можно быстро связаться с инициатором и обсудить детали. При наведении курсора на фото или ФИО сотрудника отображаются все необходимые сведения, на которые есть права: подразделение, должность, руководитель, рабочий телефон. Эти сведения также помогут легко отличить однофамильцев.
Быстро отчитаться о выполнении задания или отправить задачу в работу помогают автотексты. Это готовые фразы, которые добавляются в текст одним кликом мыши. Система адаптируется под человека: запоминает уникальный набор фраз, которые сотрудник часто пишет в тексте, и предлагает их для выбора. А для некоторых задач и заданий сразу предлагаются варианты готовых автотекстов.
Если по заданию остались незавершенные подзадачи, то при выполнении задания система предложит просмотреть их, прекратить или оставить в работе. Таким образом подзадачи остаются под вашим контролем.
Если на выполнение задания требуется больше времени, можно запросить продление срока.
Сотрудник, у которого запрошено продление срока, получит задание. Он может продлить срок или отказать.
Также сотрудник может самостоятельно продлить срок своего задания на доработку, если он не успевает выполнить его в первоначальный срок.
Вложенный в задание документ можно в один клик отправить по электронной почте, например, на согласование контрагенту.
Если у документа есть приложения, система предложит отправить их вместе с ним.
Графический редактор регламентов
Правила согласования документа, которые определяют маршрут задачи, удобно настраиваются в графическом редакторе. Нужные этапы и условия просто «перетаскиваются» на схему (Drag-and-Drop). При этом доступны абсолютные и относительные значения параметров. Например, роль согласования в зависимости от этапа вычисляет исполнителя автоматически.
Проверить, что настроенные правила согласования соответствуют регламентам организации, просто. Для этого в системе есть:
Ограничение прав исполнителя и инициатора согласования
Для прозрачности согласования и неизменности уже согласованных документов в Directum RX предусмотрено ограничение возможности редактировать документы на определенных этапах согласования. Например, администратор системы может разрешить инициатору согласования вносить изменения в документ только после получения задания на доработку или прекращения задачи, а согласующим — только до момента выполнения заданий.
Замещение сотрудников
Чтобы не прерывать ход ключевых бизнес-процессов компании из-за отсутствия сотрудников, настраивается замещение.
Во время отсутствия коллеги замещающий принимает его входящие задания и контролирует исполнение отправленных задач. Для этого у замещающего появляется папка «Замещение», в которой задания структурированы по папкам потоков. Таким образом, легко найти нужное задание в потоке входящих:
Замещающий может подписывать документы электронной подписью от имени отсутствующего коллеги с результатом «Согласовано» или «Не согласовано». При этом в информации о подписях будет указано, что документ подписан замещающим.
Чтобы работы по замещению не выпали из внимания замещающего, предусмотрены email-оповещения о появлении новых непрочитанных или просроченных заданий.
Автоматизируйте бизнес-процессы с Directum RX
В Directum RX взаимодействие сотрудников эффективно за счет:
DirectumRX 2.5. Все об изменениях в настройке согласования документов
Опубликовано:
10 января 2017 в 10:14
В новой версии вы сможете настроить правила согласования независимо от конкретных сотрудников. Для этого в этапах согласования в качестве участников теперь можно указывать и роли. Также доступна настройка отправки уведомлений или задач целому отделу, группе или сотрудникам, входящим в определенную роль. Все о новинках в настройке правил согласования документов расскажем в данной статье.
Роли в правилах согласования
Ранее в этапах согласования в качестве исполнителей указывались только конкретные сотрудники или специальные роли согласования. Теперь в качестве исполнителей можно указывать и настраиваемые роли из справочника Роли. Таким образом можно настроить правила независимо от конкретных сотрудников. Для этого в карточке этапа в качестве выделенного сотрудника достаточно указать необходимую роль:
Кроме этого теперь есть возможность создавать роли с одним участником. Они используются в этапах согласования с одним исполнителем:
Например, можно создать роль «Юрист» и настроить этап согласования так, что сотруднику, входящему в данную роль, будет приходить задание на печать документов. В дальнейшем, если сотрудник поменяется, то достаточно изменить только участника роли. А вот все правила и этапы согласования менять уже не нужно.
При необходимости вы можете указать роль и в этапах согласования с несколькими исполнителями. Например, когда договор нужно одновременно отправить на согласование юристу и главному бухгалтеру.
Отмечу, что по умолчанию в системе нет преднастроенных ролей с одним участником. Вы можете сами создать необходимую роль и указать ее в качестве участника этапа согласования.
Давайте посмотрим подробнее. Предположим есть правила согласования договоров закупки, поставки и аренды оборудования, в которых участвует сотрудник юридического отдела. Создадим роль «Юрист» и укажем ее в качестве исполнителя этапов согласования.
Шаг 1. В привычном справочнике Роли создадим запись. Установим новый флажок Роль с одним участником и в качестве участника укажем юриста.
Обратите внимание, что после сохранения карточки роли с одним участником добавить других участников уже нельзя. Флажок станет доступен только для просмотра.
Шаг 2. Роль создана, приступим к настройке правил согласования. Возьмем правило согласования договоров поставки. В нем есть этап «Печать договора юристом». В карточке этапа в качестве исполнителя укажем созданную роль Юрист.
В примере мы меняем этап согласования, по которому еще нет задач в работе. О том, как изменить правило согласования и этап, по которым уже отправлены задачи, см. в справке.
Таким образом настроим все правила и этапы согласования, где участвует юрист.
Шаг 3. Предположим, что теперь данную роль будет выполнять другой сотрудник. Откроем карточку роли и изменим в ней участника.
Роль с одним участником можно использовать не только в правилах согласования, но и при создании задач, настройке прав доступа на объекты системы.
Группа и отдел в этапе согласования
Выше мы уже сказали, что в этапах согласования в качестве исполнителей можно указывать не только сотрудников или специальные роли согласования, но и настраиваемые роли. А что, если в качестве участников выступает целый отдел или группа сотрудников? Во-первых, список сотрудников будет большим и на нужном этапе всех придется вводить вручную. Во-вторых, состав сотрудников может меняться, что влечет за собой постоянную донастройку этапов правила согласования.
DirectumRX поможет справиться и с этим. Так, в этапах «Согласование с обязательными согласующими», «Контроль возврата», «Задание», «Уведомление» вы сможете указать отдел или группу сотрудников.
Например, после согласования планов необходимо отправлять уведомление всему отделу продаж. Для этого добавим в правило согласования этап «Уведомление» и укажем в качестве исполнителя данный отдел.
Таким образом, вне зависимости от изменения состава отдела, все сотрудники своевременно получат уведомления.
Новая роль согласования «Согласующие»
Иногда после подписания документа нужно отправить уведомление об этом всем сотрудникам, которые согласовывали документ. Теперь и эта задача легко решится с помощью новой роли согласования.
Отмечу, что роль «Согласующие» – это специальная роль для правил согласования, она уже есть в системе и «сама» вычисляет нужных сотрудников.
Для настройки правила добавим этап «Уведомление» и в качестве исполнителя укажем роль «Согласующие».
После подписания документа система сама вычислит всех, кому нужно отправить уведомление.
При необходимости роль доступна для использования и в этапах согласования «Задание», «Контроль возврата».
А также
В схему правила согласования теперь можно добавлять новое условие согласования «Доставка через сервис эл. обмена». Используйте условие, если в вашей компании настроен обмен документами с контрагентами через сервисы обмена электронными юридически значимыми документами. Подробнее об этом рассказано в другой статье.
Итак, мы посмотрели на примерах, как использовать новые возможности в настройке согласования документов. Делитесь с нами своими примерами, ждем ваши предложения и вопросы.
Directum RX 3.5: Изменения в согласовании по регламенту
Опубликовано:
3 ноября 2020 в 10:31
Процесс согласования по регламенту стал более гибким. В версиях 3.4.52.0 и 3.5 появились настройки, которые позволяют скорректировать параметры отправки документа на доработку на разных этапах согласования. Подробнее о них расскажем в статье.
Настройка правил согласования
Ранее при возникновении замечаний к документу он всегда отправлялся на доработку инициатору задачи. Но как быть, если документ надо передать на исправление другим сотрудникам? Например, специалист отдела снабжения оформил и отправил на согласование договор, а для исправления документа его нужно передать юристу.
Теперь в правиле согласования можно настроить, кому отправлять задания на доработку документа и с каким сроком. В качестве ответственного за доработку можно указать любого сотрудника, роль с одним участником или роль согласования:
Если срок доработки по умолчанию короткий, то его можно увеличить. Или, наоборот, сократить в случае срочного согласования.
Настройка этапов согласования
А теперь представим ситуацию, что сотрудник не согласует документ, но является непосредственным участником этого процесса. К примеру, ему отправляют задания на печать документа, регистрацию или создание поручений. В ходе обработки документа у него появляются замечания: заметил орфографические или пунктуационные ошибки, обнаружил, что комплект документов не полный. Что в этом случае делать?
В новой версии Directum RX администратор может включить возможность отправки документа на доработку в этапах, где ее раньше не было: «Печать», «Регистрация», «Отправка контрагенту», «Создание поручений по документу» и «Задание». Для этого в карточке этапа в новой группе «Доработка» надо установить флажок:
Таким образом, если настройка включена, и у вас появились замечания к документу или его приложениям на этих этапах, документ можно отправить на доработку в один клик:
Тонкие настройки для отправки документа на доработку
Иногда нужно, чтобы в процессе согласования по регламенту на разных этапах документ дорабатывали разные исполнители.
Допустим, договор надо согласовать со всеми лицами, осуществляющими управление государственными закупками в одном из регионов РФ. При этом порядок согласования должен быть в иерархической последовательности: от нижестоящих должностей до высших. Ес ли один из участников согласовал документ, то руководители выше будут отправлять документ на доработку на ступень ниже. Например, от главы министерства к начальнику управления гос. закупками, а от него – к начальнику отдела информатизации закупок. Таким образом, на каждом этапе согласования должен быть свой ответственный за доработку:
В карточке этапа согласования в группе «Доработка» теперь можно, как и в правиле, выбрать нужного ответственного за доработку и задать порядок доработки. Для нашего примера надо создать несколько этапов согласования и в каждом указать конкретного ответственного за доработку: в первом этапе – начальника отдела информатизации закупок, во втором – начальника управления гос. закупками:
В качестве ответственного можно выбрать ответственного из правила, роль согласования, роль с одним участником или инициатора. По умолчанию поле заполняется ответственным из правила согласования.
А если регламент еще более сложный, и при настройке сложно оценить, кому будут отправляться документы на доработку, то выбор ответственного за доработку можно предоставить самому согласующему. Для этого достаточно в этапе установить флажок:
Если доработкой документа занимается не инициатор, то это не значит, что его совсем исключили из согласования. После каждой отправки документа на доработку ему отправляются соответствующие уведомления. Также уведомления приходят, если ответственный за доработку прекращает работы по документу. Таким образом, процесс согласования остается прозрачным и контролируемым.
Переадресация задания на доработку
Чтобы делегировать задание, теперь достаточно указать сотрудника в карточке задания на доработку и нажать на кнопку Переадресовать:
Срок задания пересчитывается с момента переадресации и меняется на то количество дней, которое указано в правиле согласования.
Особенности обновления системы
После обновления на новую версию система будет работать как прежде: задания на доработку будут приходить инициатору задачи со сроком 3 рабочих дня, возможность доработки останется только в этапах согласования, рассмотрения, подписания и обработки резолюции по документу. Это сделано для того, чтобы не нарушить устоявшиеся процессы согласования в организациях. В случае использования прежних настроек, после обновления доработка системы не требуется.
Со стороны разработки создана новая версия схемы задачи на согласование по регламенту и доработана объектная модель Directum RX на прикладном уровне. Детально об этом можно почитать в справке по среде разработки, в разделе «Несовместимости». Поэтому, если у вас используется заказная разработка Directum RX или внесены собственные модификации, то рекомендуется обновить разработку.
В заключение
Отправка документа на доработку не инициатору задачи, включение возможности доработки на разных этапах согласования, переадресация задания на доработку – всё это гибкие настройки, которые позволяют выстроить согласование в Directum RX в соответствии с регламентами и их особенностями. Выбирайте для себя лучшие возможности, которые сделают процесс согласования в вашей организации более удобным.
Механизм согласования по регламенту продолжает регулярно развиваться. Если у вас есть пожелания, или вы давно ждете какую-то новинку, пишите нам. Будем рады рассмотреть ваши идеи!